Etapa 03 Análise da Estrutura (continuação 01)

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1 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Disciplina Análise Organizacional 4º Período Administração 2013/2 Etapa 03 Análise da Estrutura (continuação 01) Agenda: O que é Estrutura Organizacional 1. Relembrando as etapas da Análise Organizacional Análise do Contexto e Histórico Organizacional Análise Estratégica Análise da Estrutura Análise das Pessoas Feedback e Resultados 2. Estrutura Organizacional Aspectos Físicos e Humanos Aspectos Processuais Aspectos Administrativos - Estudo de Layout - Departamentalização estruturação - Organograma - Análise de Processos Fluxogramas - Análise e Desenho de Formulários - Análise da Distribuição do Trabalho - Sistemas de Informações/Comunicações Análise da Distribuição do Trabalho A sistemática de elaboração do quadro de distribuição do trabalho é bem simples, sendo a própria análise facilitada pelo uso do gráfico demonstrativo da mesma. O quadro vai oferecer ao estudioso uma opção excepcional de desenvolvimento de trabalho que pode trazer resultados favoráveis Indicadores de Problemas na Distribuição do Trabalho: Para identificar se o trabalho está bem distribuído ou não, o gestor pode utilizar alguns indicadores: a) Insatisfação de unidades que mantêm alguma relação funcional com a unidade analisada b) Demora na transmissão de dados c) Atrasos na entrega de documentos ou informações d) Divulgação em rede de dados incorretos e) Aspectos exteriores de ineficiências internas (filas, por exemplo) f) Interação social conflitiva com boa parte da organização g) Rendimento individual dos colaboradores Objetivos da Análise da Distribuição do Trabalho Existem dois grandes objetivos na análise da distribuição do trabalho. Um de natureza funcional e outro de natureza comportamental:

2 a) Possibilitar um diagnóstico no qual se verifique a qualidade do trabalho, seu rendimento, sua eficiência, eficácia e produtividade em relação aos investimentos feitos, para avaliar se é necessária alguma intervenção para racionalizá-lo ou simplificá-lo. b) Minimizar tensões internas, motivadas inclusive por atritos relacionados a aspectos exclusivamente funcionais Etapas da Análise da Distribuição do Trabalho A análise da distribuição do trabalho depende, fundamentalmente, de informações e da ajuda do pessoal que atua na unidade em análise. Conheça as etapas: a) Identificação das tarefas individuais busca das tarefas realizadas pelos colaboradores da unidade, um a um. É importante verificar a previsão de tempo para execução de cada tarefa. b) Agrupamento das tarefas semelhantes em serviços nessa etapa é feita a identificação das tarefas que tenham caráter de similaridade e complementaridade, para que sejam identificadas como serviços dentro da unidade. c) Montagem do quadro de distribuição do trabalho aqui são avaliadas as horas e distribuídas as tarefas, conforme número e especialidade de cada colaborador. d) Análise do quadro de distribuição do trabalho nessa etapa se verifica se a distribuição condiz com a realidade, fazendo a análise na prática Bases da análise: Para verificar se tudo foi realizado e divido de forma correta, é importante considerar alguns itens, conforme a seguir: a) Tempo utilizado em cada atividade ou serviço b) Capacidade Profissional de cada colaborador c) Equilíbrio no volume de trabalho de cada colaborador d) Possibilidades preliminares de mudança/simplificação nos escopos das atividades e serviços Técnica de Análise da Distribuição do Trabalho A técnica indicada para a análise de distribuição do trabalho é a do Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT). Sua elaboração e digitação é simples, pois as fases anteriores servem como preparação para a montagem do quadro. Essa etapa nada mais é do que a somatória das etapas anteriores. Confira o exemplo de quadro a seguir:

3 Sistemas de Informações Sistema de informações é o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais. Verifica-se a grande interligação do sistema de informações gerenciais com o processo decisório nas empresas. O executivo ou tomador de decisões precisa de elementos que lhe permitam: caracterizar o problema que está exigindo uma ou mais decisões para sua solução; compreender o ambiente que cerca as decisões; e identificar os impactos que essas decisões podem provocar na empresa. Verifica-se que o processo administrativo apresenta a tomada de decisões como elemento básico; e, para um adequado processo decisório, é necessário ter um sistema de informações eficiente. Com referência ao uso da informática nas empresas, podem ser identificadas duas situações extremas: empresas em que a informática se situa como uma intrusa, causando-lhes muito mais problemas e conflitos do que as soluções esperadas; e empresas que possuem a informática totalmente integrada a seus objetivos e que utilizam na melhoria da eficiência e efetividade organizacionais, bem como consideram a informação como importante ativo, não só para atividades operacionais e de controle mas, principalmente, como suporte das decisões táticas e estratégicas. Diante do enfoque atual da informação e da evolução tecnológica, novas formas de planejamento, coordenação e controle serão necessárias para uma administração adequada dos recursos tecnológicos e humanos envolvidos no processamento das informações nas empresas.

4 Importância dos sistemas de informações gerenciais para as empresas: Geralmente, tem-se dificuldade de avaliar, de forma quantitativa, qual o efetivo benefício de um sistema de informações gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisório, entretanto, sob determinadas condições, ele pode trazer os seguintes benefícios: a) redução dos custos de operações; b) melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; c) melhoria no processo de tomada de decisões; d) fornecimento de melhores projeções e análise dos efeitos das decisões; e) melhoria na estrutura organizacional e nos métodos administrativos, para facilitar o fluxo de informações; f) melhoria na estrutura do poder, dando maior poder àqueles que entendem e controlam o sistema; g) redução do grau de centralização de decisões na empresa; h) melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos; i) melhor interação com os fornecedores; j) melhoria nas atitudes e atividades dos colaboradores dentro da empresa, aumentando a motivação das pessoas envolvidas; k) redução da mão-de-obra burocrática; e l) redução dos níveis hierárquicos Alguns aspectos que podem fortalecer o sistema de informações gerenciais nas empresas: a) Envolvimento adequado da alta e média administração com o Sistema de Informações Gerenciais-SIG; b) A competência por parte dos profissionais envolvidos no SIG; c) O uso de um plano-mestre do SIG; d) A habilidade dos executivos da empresa para tomarem decisões com informações; e) O apoio global dos vários planejamentos da empresa; f) O apoio de adequada estrutura organizacional e das normas e procedimentos inerentes aos sistemas; g) O apoio catalisador de um sistema de controladoria (contabilidade, custos, orçamentos e tesouraria); h) O conhecimento e a confiança no sistema de informações gerenciais; i) A existência de dados e informações relevantes e atualizados; e j) A adequada relação custos versus benefícios.

5 Fluxo do Sistema de Informações Gerenciais Referências Bibliográficas: ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. 1ª ed. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 6. ed. Rio de Janeiro: Campus, OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas, organização e Métodos. São Paulo: Atlas.