Etapa 03 Análise da Estrutura (continuação 01)

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1 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Disciplina Análise Organizacional 4º Período Administração 2013/2 Etapa 03 Análise da Estrutura (continuação 01) Agenda: O que é Estrutura Organizacional 1. Relembrando as etapas da Análise Organizacional Análise do Contexto e Histórico Organizacional Análise Estratégica Análise da Estrutura Análise das Pessoas Feedback e Resultados 2. Estrutura Organizacional Aspectos Físicos e Humanos Aspectos Processuais Aspectos Administrativos - Estudo de Layout - Departamentalização estruturação - Organograma - Análise de Processos Fluxogramas - Análise e Desenho de Formulários - Análise da Distribuição do Trabalho - Sistemas de Informações/Comunicações Organograma Organograma é o gráfico representativo da estrutura formal da organização em dado momento Objetivos do Organograma: a) Divisão do trabalho em unidades de direção, assessoria, conselhos, gerências, superintendências, departamentos, divisões, serões, serviços, setores, etc., conforme cada organização. b) Demonstrar as relações superiores-subordinados, facilitando a delegação de autoridade e responsabilidade. c) Mostrar os trabalhos desenvolvidos, como cargos existentes, titulares das unidades, quantidades de pessoas por unidades, relações funcionais, relação hierárquica. d) Permitir a análise organizacional, facilitando com uma boa elaboração gráfica Técnicas de Elaboração Existem muitas técnicas para elaboração de organogramas, e em nossa disciplina não vamos nos concentrar nesse detalhe, visto que essas técnicas podem ser acessadas a qualquer momento nas literaturas. São tantas as técnicas, que nos cinco livros pesquisados com o intuito de verificação de novas técnicas, 25 técnicas diferentes foram encontradas.

2 Caso você tenha curiosidade ou queira saber mais sobre algumas técnicas, poderá consultar o livro da bibliografia descrita ao final desse conteúdo. Confira algumas das técnicas encontradas: a) Estrutural (clássico; vertical) este tipo é simplificado e procura deixar bem claros os níveis de hierarquia. É bastante utilizado em instituições tradicionais, onde a visão é fator preponderante. b) Circular ou Radial - Pouco utilizado; Suaviza a apresentação da estrutura; Economiza espaço; A autoridade é representada do centro para a periferia; As linhas de autoridade ficam difíceis de serem identificadas; Reduz conflitos entre superiores e subordinados; Exemplos de organizações: hospitais, universidades (área acadêmica); Representação de estruturas mais complexas torna-se difícil; Representação de muitos níveis hierárquicos torna-se difícil; Pode utilizar letras e números para simplificar; Necessita de legendas. c) Funcional (a) - Demonstra uma forma diferenciada de as unidades transacionarem no cotidiano da organização. O funcionário não tem um chefe hierárquico imediato; Assim que o funcionário conclui a tarefa, sua subordinação muda para o supervisor adequado à nova tarefa executada; As ligações indicam uma subordinação temporária; A subordinação à Presidência é hierárquica, é possível porém uma diretoria com dirigentes responsáveis por cada função na organização. d) Funcional (b) - A representação gráfica é voltada apenas às funções da organização. Aplicado em organizações de pequeno porte; Pouco verticalizada; Poucos chefes para várias atividades. e) Estrutural-Funcional - É uma técnica de elaboração recomendada, pois alia a estrutura da organização às funções básicas ou principais de cada uma das unidades integrantes da organização. Em alguns casos, substitui a elaboração do manual da organização. Só pode ser elaborado por partes, devido ao espaço que ocupa cada uma das unidades. Retirando-se as funções, o organograma transforma-se no tipo estrutural. f) Matricial (em matriz) - Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura por projetos; Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierárquica; A autoridade maior é dividida entre a Presidência (cunho político) e o titular da área de projetos (cunho técnico); A sensação de duas chefias é permanente; Permite maior mobilidade e flexibilidade que as outras, mas é mais difícil de implementar; Difícil conciliar as duas estruturas; Podem ocorrer atritos por questões de jurisdição Significado dos principais componentes dos organogramas

3 Dicas para a elaboração de um Organograma 2.2. Aspectos Processuais Análise de Processos Fluxogramas O fluxograma, de maneira geral, procura apresentar o processo passo a passo, ação por ação. Toda ocorrência num determinado processamento deve merecer o registro na folha de fluxograma. Há vários tipos de representação gráfica de processos de trabalho e cada um deve ter sua destinação específica. A inter-relação dos processos é uma evidência e torna-se difícil estudar um processo isolando-o dos demais processos ou isolando-o de outros aspectos organizacionais

4 O que são Processos a) sequência de atividades que segue um cronograma pré-estabelecido; b) deve extrapolar as necessidades de seus clientes; c) contempla as etapas: entrada, transformação e saída; e d) não possui vínculo direto com a relação hierárquica (prega o espírito de equipe) Indicadores de Problemas no Processo O indicador de maior sensibilidade é a conhecida formação de filas, muito comum nas organização públicas. As razões para a formação de filas são: morosidade no atendimento, os famosos dias de pico ou então falhas no processo. Outro indicador forte é a constante reclamação de outros pontos da organização sobre o fluxo vagaroso e/ou confuso de um processo qualquer. A análise de processos, principalmente os processos críticos, é uma das melhores alternativas para buscar um melhor dinamicidade do cotidiano das organizações Objetivos da análise de processos - fluxogramas O objetivo principal do estudo de processo é o de assegurar a fluidez das movimentações e manter os limites de decisão dentro de princípios que não permitam a ineficiência e ineficácia de todo o processo. Há também objetivos secundários: a) Identificar a utilidade de cada etapa do processo; b) Verificar as vantagens em alterar a sequência; c) Adequar as operações (passos) às pessoas; e d) Identificar a necessidade de treinamento Estratégia para o estudo de Processo a) escolha do processo a estudar; b) coleta dos passos e sua representação gráfica (fluxograma); c) análise dos métodos empregados atualmente incluindo as pessoas, o que é feito, como é feito e a visão que essas pessoas têm de sua parte e de todo o processo; d) implantação de novo processo; e e) manualização do processo.

5 Técnicas a) fluxograma sintético É a representação de uma sequência dos vários passos relativos a determinado processo, sem mais informações como cargos ou unidades. Usado: quando desejamos um esboço, a fim de decidir sobre o detalhamento ou não; quando queremos apresentar o processo a um grupo de pessoas pouco acostumado com a leitura e interpretação de gráficos; quando o propósito é apenas o de demonstrar o processo com o intuito de análise superficial.

6 b) fluxograma de blocos tem também a finalidade de orientar, preliminarmente, o levantamento detalhado do processamento. Permite a representação do fluxo alternativo, ou seja, é possível estabelecer o processo positivo ou negativo. Usa uma simbologia que tem a função de facilitar a leitura e interpretação do gráfico. O fluxograma de blocos pede uma descrição dos símbolos, como no exemplo a seguir:

7 c) fluxograma esqueleto essa técnica é utilizada quando há consultas em documentos não estritamente ligados ao processo.

8 d) fluxogramas de procedimentos é um gráfico que, além de representar o processo, possibilita um detalhamento maior. Utiliza de símbolos internacionais, permitindo o entendimento por pessoas de outras cidadanias. A aplicação dessa técnica exige formação e experiência do responsável pelo estudo e que as pessoas em contato com o gráfico também conheçam sua elaboração.

9 e) fluxograma vertical e horizontal preenche três funções: a rápida demonstração do fluxo feita mediante ligação dos símbolos que já vêm impressos na folha; ajuda dada pela descrição dos passos na área central do gráfico; sinalização da unidade ou de quem executa cada passo.

10 f) fluxograma vertical é uma técnica aplicada com certa frequência, e tem na simplicidade sua característica maior. A identificação do trajeto é imediata. Sabe-se que realizou o passo, mas não há a identificação da unidade onde está ocorrendo o passo. É facilmente aplicável e entendida.

11 g) fluxograma de documentos é uma técnica de abordagem a problemas e demandas vinculadas a vias, cópias e originais de documentos. Não há detalhamentos dos passos, apenas a movimentação das vias e a ação primeira decorrente dessa movimentação. É simples de ser elaborado e indicado para o uso em situações pouco complexas e com o pessoal envolvido sendo de qualquer nível Análise e Desenho de Formulários O formulário pode ser definido como um veículo que transporta informações de uma pessoa para outra, de uma unidade para outra, ou de uma empresa para a outra; e É a materialização do dado, da informação, armazenada ou disseminada, veiculada por pouco período de tempo ou não Indicadores da análise e desenho de formulários a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; b) formação de filas; c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; e d) demora na utilização Objetivos A análise e o desenho de formulários não têm como objetivo apenas corrigir falhas, mas também prover a empresa de uma forma de transmissão, assimilação e armazenamento da informação. Detalhando os objetivos: a) Facilitar o fluxo de informações na empresa, com o mínimo custo e provendo os melhores resultados;

12 b) Uniformizar procedimentos; c) Centralizar controles, evitando dispersões e gastos desnecessários de tempo; d) Promover a criação e o desenvolvimento de formulário; e) Fixar padrões uniformes para projeto e especificações físicas de formulários; f) Harmonizar seu uso junto aos demais componentes que colocam a organização em movimento; g) Compatibilizar sua ação com a expectativa demonstrada pelo pessoal em termos de seu preenchimento e manipulação; e h) Dar ao formulário o papel de agente integrador da informação na empresa e de grande destaque na formulação e alimentação de sistemas de informações computadorizadas ou não Estratégia para a análise e desenho de formulários É composta por um conjunto de fases ou etapas. Para desenvolver essas fases é necessária a aplicação de um grupo de questionários, que darão as informações necessárias para seguir em frente: a) Questionário de questões abrangentes versa sobre todos os formulários existentes na organização b) Questionário de questões específicas válido para o formulário em estudo c) Questionário de questões de integração aborda o formulário em estudo e as relações que mantêm com outros formulários e demais aspectos da empresa Com as respostas dadas é possível iniciar a ação estratégica por meio do ciclo de fases, que nada mais é do que a colocação sistematizada do questionamento feito. As fases são: a) Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação b) Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações c) Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes d) Criação de novos formulários e) Teste dos formulários Itens que não devem ser esquecidos na elaboração de um formulário a) Escalonamento das informações por prioridade de consulta OU ordenamento das informações segundo sua origem (escolher uma das duas formas) b) Dimensionamento dos campos a serem preenchidos c) Determinação do tempo de duração e frequência de manuseio do formulário d) as instruções devem ser reduzidas; e) a redação deve ser clara; f) não utilizar terminologia específica; g) usar campos (boxes) definidos para resposta; h) evite linha pontilhada ou tracejada para resposta; i) prever sempre o uso de equipamentos eletrônicos; j) usar cores adequadamente; k) na elaboração, o usuário é a parte mais importante; l) testar os formulários antes de sua aplicação real. Referências Bibliográficas: ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. 1ª ed. São Paulo: Atlas, 2001.