UNEMAT SINOP Ciências Contábeis

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1 UNEMAT SINOP Ciências Contábeis Organização Sistemas e Métodos(FA) Professora: Priscila Pelegrini priscila_pelegrini@unemat-net.br Sinop 2016/1

2 FLUXOGRAMA Existem, basicamente, dois tipos de fluxogramas: aqueles que são mais adequados para descrever pequenas atividades, compostas de poucos passos e que requerem uma simbologia restrita, pois apresentam poucos eventos ocorrendo e que, na maioria dos casos, podem ser tratados como seqüências, e, por outro lado, aqueles mais complexos, envolvendo o início até o fim uma grande quantidade de ações, decisões, funções, áreas (BALLESTERO- ALVAREZ, 2000, p.235).

3 FLUXOGRAMA

4 FLUXOGRAMA Segundo Lins (1993), o fluxograma destina-se à descrição de processos. Um processo é uma determinada combinação de equipamentos, pessoas, métodos, ferramentas e matériaprima, que geram um produto ou serviço com determinadas características. Para Oliveira (2009), fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo ou sequência de um processo, bem como sua analise e redesenho.

5 FLUXOGRAMA Fluxogramas são formas de representar, por meio de símbolos gráficos, a sequência dos passos de um trabalho para facilitar sua análise. Um fluxograma é um recurso visual utilizado pelos gerentes de produção para analisar sistemas produtivos, buscando identificar oportunidades de melhorar a eficiência dos processos. (PEINADO; GRAEML, 2007).

6 Os aspectos principais de um fluxograma, segundo Oliveira (2002) são os seguintes: (i) Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; (ii) Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; (iii) Facilitar a leitura e o entendimento; (iv) Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; (v) Maior flexibilidade; (vi) Melhor grau de análise

7 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Símbolo Significado Verbos Mais Usuais Operação Transporte Arquivo Executar, criar, produzir, copiar, publicar, inserir, incluir, datilografar/digitar, emitir, pôr/colocar, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preencher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc. Remeter, transportar, conduzir, enviar, deslocar, encaminhar, trocar, destinar, movimentar etc. Arquivar, guardar, armazenar, encerrar, ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc. D Espera Controle Esperar, aguardar, demorar, receber etc. Aprovar, inspecionar, controlar, assinar, verificar, examinar, analisar etc. Fonte: Ballestero-Alvarez 2000 p.235

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11 REGRAS BÁSICAS

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13 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Horizontal Fluxograma horizontal refere-se à seqüência das seções envolvidas no processo que seguem esse sentido. São reservados espaços retangulares verticais para as atividades realizadas dentro de cada seção. Fonte: Ballestero-Alvarez 2000 p.243

14 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Horizontal Fonte: Ballestero-Alvarez 2000 p.248

15 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Macro Fluxograma Detalha cada setor e propicia uma visão geral dos processos, permitindo uma avaliação mais precisa do que merece ou não maior detalhamento. Fonte: Ballestero-Alvarez 2000 p.247

16 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Macro Fluxograma Fonte: Ballestero-Alvarez 2000 p.247

17 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma de Blocos O fluxograma de blocos oferece a possibilidade de fluxos alternativos. A descrição das tarefas/atividades devem ser descritas em cada símbolo que compõe o fluxograma. Não é mais usudo em fluxogramas, mas facilita o entendimento. É utilizado como meio de detalhar os processos. Fonte: Araújo 2000 p.70

18 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma de Blocos Fonte: Araújo 2000 p.70

19 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Esqueleto O fluxograma do tipo esqueleto é recomendado quando há consultas às informações indiretamente relacionadas aos processos. Ele permite visualizar de forma detalhada qual tipo de documento deve ser consultado, e o que será obtido na consulta. Exemplo: fichário de assinaturas, livro de registros, fichário de material, ficha de prateleira. Fonte: Araújo 2000 p.72

20 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Esqueleto Fonte: Araújo 2000 p.72

21 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma de Procedimentos O fluxograma de procedimentos é o que apresenta maior detalhamento das ações. Vale-se da simbologia da Associação dos Engenheiros Mecânicos dos Estados Unidos (ASME), que é mundialmente conhecida e compreendida. Exige boa capacitação para sua elaboração, além de exigir o mesmo grau de entendimento por parte de quem interpreta o fluxograma. Fonte: Araújo 2000 p.73

22 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma de Procedimentos Fonte: Araújo 2000 p.73

23 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Vertical/Horizontal O fluxograma vertical/horizontal conta com uma tabela de símbolos a serem preenchidos, que indicam as ações/fluxos, bem como conta com uma tabela a ser preenchida que indica o caminho percorrido para a realização das ações/fluxos. Fonte: Araújo 2000 p.74

24 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Vertical/Horizontal Fonte: Araújo 2000 p.74

25 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Vertical O fluxograma vertical de Araújo é uma variação do modelo de Ballestero- Alvarez, visto que inclui uma coluna central com os cargos que executam as tarefas. Fonte: Araújo 2000 p.76

26 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Vertical Fonte: Araújo 2000 p.76

27 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Integrado O fluxograma integrado traz uma série de complementos ao fluxograma vertical. Integra as informações sobre a descrição das fases, o nome do funcionário que executa a tarefa, a seção que executa a ação, o tempo gasto em cada passo e a distância entre cada pessoa. Fonte: Araújo 2000 p.79

28 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fluxograma Integrado Fonte: Araújo 2000 p.79

29 FLUXOGRAMA DESCRITIVO Esse tipo de fluxograma é utilizado para fins de descrever rotinas administrativas, com a adoção de alguns recursos técnicos que permitem uma apresentação mais compreensível da rotina, facilitando, assim, a sua análise e posterior racionalização.

30 Fluxo Descritivo - Exemplo INÍCIO Depto. Pessoal-DP Envia aos departamentos a Ficha de Indicação de Treinamento - FIT Unidade Administrativa- UA Preenche a FIT Devolve FIT ao DP, indicando os servidores, com os respectivos cursos DP Faz a tabulação dos dados coletados Confirma, junto aos departamentos a participação do servidor indicado Coordena a realização do curso Entrega o Certificado de participação ao servidor Faz avaliação do treinamento realizado Arquiva as avaliações Elabora programação de cursos, com base nas informações FIM

31 DICAS!!! Desenhando Fluxogramas

32 Desenhando Fluxogramas Utilizar os símbolos indicando onde o mesmo inicia e onde é finalizado é uma indicação lógica. É importante lembrar que os fluxos devem possuir um inicio e pelo menos um fim, exceto em casos muito específicos tais como o fluxo de processos contínuos, onde ao final de um ciclo, retornamos a condição de inicio de forma contínua e ciclicamente.

33 Desenhando Fluxogramas Há casos onde um fluxo possui uma indicação de inicio e pode possuir mais de uma forma de ser Finalizado, e isto é uma condição normal, visto que um processo pode ter diversas possibilidades de saídas ou até mesmo formas de ser finalizado.

34 Desenhando Fluxogramas Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas indicativas de direção Há ainda uma Convenção relacionada ao uso de setas nas linhas de conexão utilizadas entre os símbolos a qual define que nas situações onde uma linha esteja conectando dois símbolos e o sentido de conexão estiver indicando o mesmo sentido de direção definido pela convenção de escrita/leitura (da Esquerda para a Direita, e de Cima para Baixo) não é necessário a colocação de seta no final da linha de conexão Ex. ( 1 ao 2), ( 1 ao 3) e (3 ao 4).

35 Desenhando Fluxogramas Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas indicativas de direção Segundo esta mesma convenção, As setas, devem ser usadas apenas nos casos onde o sentido apontado pela conexão esteja apontando no contra fluxo estipulado pela convenção aplicada para a sua leitura Ex. ( 2 ao 3 ) e ( 4 ao 2 ).

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37 DESENHANDO FLUXOGRAMAS Procure detalhar o máximo possível em cada símbolo de atividades a ação a ser executada, sendo indicado sempre iniciar o texto a ser empregado na atividade por um verbo, indicando a ação de fazer alguma coisa.

38 Dependendo do nível de detalhamento realizado durante o levantamento de informações do processo, pode haver diversas atividades, executadas em sequencia, sem que algo seja efetivamente produzido entre elas, além da execução da própria atividade em si. O importante em relação ao sequenciamento é identificar a ordem de execução das ações no contexto de um processo.

39 Desenhando Fluxogramas Quando uma atividade estiver relacionada ao preenchimento de um documento, por exemplo, ela poderá ser representada através de uma única atividade ( Preencher tal documento ), sendo desnecessário identificar uma atividade para cada campo contido no corpo deste documento. Este nível de detalhamento e outros tantos exemplos a ele relacionados, não é indicado

40 Desenhando Fluxogramas É função essencial dos processos a produção de algum Resultado tangível em algum momento de sua execução. Quando estamos desenhando um processo de negócio e não identificamos se mesmo não produz um resultado tangível no final do seu ciclo de vida, este processo tem um erro de concepção grave.

41 Desenhando Fluxogramas

42 Desenhando Fluxogramas Tratamento de Arquivos As convenções mais antigas do uso deste símbolo recomendavam inserir no interior do triangulo, algumas letras indicando a ordem de arquivamento que deveria ser adotada como índice de ordem de arquivamento, esta informação poderia ser ainda acompanhada pelo tempo em (M Meses / D Dias / A Anos), que o documento deveria ser mantido, até ser descartado/destruído.

43 Desenhando Fluxogramas Tratamento de Arquivos Ex.: (A /3A) - Alfabética Destruir após 3 anos. (D /3M) - Destruir após 3 meses, (N /30D) - Ordem Numérica, Destruir após 30 dias, Sem conteúdo (Sem a presença de Letras seria o equivalente a arquivar o artefato em Ordem de Chegada. Ex: ( /3A) Ordem de Chegada, destruir após 3 anos), Uma segunda indicação de qual a Informação deveria ser utilizada como índice para a ordem de arquivamento Ex:(Nr. Pedido/A3 Destruir após 3 Anos, Razão Social, CNPJ).

44 Desenhando Fluxogramas Tratamento de Arquivos Nos casos onde o documento não seria arquivado e sim destruído, convencionava-se colocar um X cobrindo todo o triangulo ou o símbolo do próprio documento, indicando a destruição do documento.

45 Desenhando Fluxogramas Situações onde o Arquivamento encerra o Processo O mais comum, e encontrarmos símbolos de arquivo no fim de processos, onde após ser executadas todas as ações e atividades previstas e ainda depois de serem produzidas todas as evidencias (Artefatos), o destino final da documentação é indicada nos processos através do arquivamento dos documentos.

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47 Desenhando Fluxogramas Situações onde o Arquivamento Inicia o Processo Embora seja menos comum, também podemos encontrar símbolos de arquivo no inicio dos processos. Isto normalmente ocorre nos casos envolvendo rotinas de limpeza e descarte das próprias informações contidas nos arquivos ou ainda informações que estavam armazenadas de forma temporária ou aguardando um evento ou data para serem recuperadas e processadas.

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49 Atividade 1 Fluxo Vertical - Exemplo DESCRIÇÃO DA ROTINA RESPONSÁVEL SÍMBOLOS

50 Atividade 2 Fluxo Descritivo - Exemplo INÍCIO FIM

51 Atividade 3 Fluxo Macro- Exemplo UA COMPRAS DOCUMENTOS FINANÇAS ORDENADOR LICITAÇÃO Inicio Elaboração da Especificação Técnica Cotação de preço Solicitação para saldo orçamentário Solicitação para Autorização da Licitação A Formalização do processo Verificação de saldo orçamentário A Autorização para licitação Análise do Relatório de Recurso Análise da documentação recebida Encaminhamento das cartas convite Análise e julgamento das propostas Recebimento e respostas dos recursos Comunicação aos licitantes sobre o resultado Homologação e adjudicação da licitação Baixa no controle interno Fim