Importância da Análise de Processos

Transcrição

1 FLUXOGRAMAS

2 Introdução Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações (entrada, processamento e saída). Esse fluxo envolve:

3 ... Operações, Áreas da organização envolvidas, Recursos (humanos e materiais), Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execução, Documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada.

4 Importância da Análise de Processos

5 CONCEITO Fluxograma é: Técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.

6 ASPECTOS PRINCIPAIS Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Melhor grau de análise.

7 VANTAGENS Aumenta a competência e influência de quem os elabora Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada saída. Desenvolve o espírito da equipe Cria motivação pelas fontes de informações e apoio disponíveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de objetivos

8 DESVANTAGENS Apresentam dificuldades no desenho e alterações; Depuração e testes não são fáceis, em geral; Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem colocados nos fluxogramas

9 Análise pelo Fluxograma O que é feito? Para que serve essa fase? Por que essa fase é necessária? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executála? Como a fase está sendo executada?

10 TIPOS DE FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA VERTICAL É destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:

11 TIPOS DE FLUXOGRAMA Consiste em poder ser impresso como formulário padronizado; Rapidez de preenchimento, pois os símbolos já se acham impressos; Maior clareza de apresentação; e Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.

12 Ex. de Fluxograma Vertical Sí m bo los Nº Operação ou análise Cliente: Execução ou conferência Processo: To Demora tai Atual ( ) ou Proposta ( ) Arquivo Provisório s Estudado por: Arquivo Definitivo Transporte Símbolos Unidade Organizacional FLUXOGRAMA VERTICAL Data: Descrição

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14 Fluxograma Vertical Símbolo Significado Verbos Mais Usuais Operação Transporte Arquivo Executar, criar, produzir, copiar, publicar, inserir, incluir, datilografar/digitar, emitir, pôr/colocar, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preencher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc. Remeter, transportar, conduzir, enviar, deslocar, encaminhar, trocar, destinar, movimentar etc. Arquivar, guardar, armazenar, encerrar, ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc. D Espera Controle Esperar, aguardar, demorar, receber etc. Aprovar, inspecionar, controlar, assinar, verificar, examinar, analisar etc.

15 Ideal para pequenas tarefas

16 TIPOS DE FLUXOGRAMA... a elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.

17 Fluxograma Simbologia Inicio ou Fim Atividade ou ação Verificação ou decisão Conector Documento Linha do fluxo

18 SIMBOLOGIA DE FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS SÍMBOLO SIGNIFICADO Terminal SÍMBOLO SIGNIFICADO Documento Inutilização ou destruição de dcs. Arquivo Informação oral Decisão Demora ou atraso Conferência Conector de Rotina Sentido circulação Doc/Infor. Orais Material Conector

19 Exemplo... Projeto: Fluxo Completo e Integrações das Marcas Elaborado por: Joabi Calado Efetuada por: Joabi Calado / Duarte Salvador Rosa Data: 3/10/2004 Última atualização: 12/4/2008 Atualizado por: Joabi Calado Compras VTs / O&M (11) Indice: Banco de Trocas Cartões Cartões Não Consignados CENTRAL Conferencia Controle Custodia Distribuição Financeiro Geral LIB.TEC. PCP Produção Siscorp Status ped.

20 POR QUE FLUXOGRAMAS? A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias.

21 POR QUE FLUXOGRAMAS? Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura única.

22 Conclusão Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto torna-se muito mais difícil.

23 Conclusão...A maior parte das companhias falha em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.