TÉCNICAS DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS

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1 TÉCNICAS DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS MÓDULO 4 Os Diferentes Tipos e Padrões de Fluxogramas Há muitos tipos diferentes de fluxograma, cada um com sua aplicação específica. A seguir apresentaremos os quatro principais tipos. Diagrama de Blocos Trata-se do fluxograma mais simples e comum que existe. Ele nos fornece uma visão rápida e simples do processo. A figura abaixo apresenta um diagrama de blocos que fornece uma visão geral do processo de contratação. Os retângulos indicam atividades e as linhas com setas interligam os retângulos para mostrar o sentido do fluxo de informação e/ou relacionamento entre as atividades. Como você pode observar, muitas atividades são executadas dentro de cada retângulo. Se for conveniente, cada retângulo pode ser desenvolvido em um diagrama de blocos. A Fig. 3.8 mostra o processo de considerar a primeira

2 atividade do fluxograma da Fig. 3.9 e expandi-la num diagrama de blocos mais detalhado. Observe que os rótulos descritivos de cada atividade começam com um verbo. Embora isto não seja determinante, é bom seguir esta regra. A padronização das frases torna a compreensão mais rápida para o leitor. Além disso, todas as atividades empresariais podem ser descritas por um verbo. Assim sendo, se você rotular cada bloco com verbo poderá assegurar que o rótulo descreve, de fato, uma atividade empresarial.

3 Símbolos padronizados para Fluxograma Padrão ANSI O retângulo indica uma operação. Ele estará presente sempre que houver uma mudança. transporte. Esta é a chamada seta grossa e indica movimento ou O Losango deverá estar posicionado no ponto do processo onde a decisão deverá ser tomada. Usa-se o círculo grande para mostrar que o processo deverá ser interrompido e a qualidade do que está sendo desenvolvido possa ser revista.

4 O retângulo com base ondulada mostra quando a saída de uma atividade inclui informações registradas em papel (relatório escrito, cartas, listagens de computador). O retângulo com um dos lados arredondados indica um intervalo no processo. Também pode indicar que um item deve ser colocado em estoque temporário. O triângulo invertido indica uma condição de armazenagem. No processo empresarial o triângulo mostra a situação de uma requisição de compras. O retângulo aberto é usado para designar quem é o responsável pela realização de uma atividade. Também pode-se utilizar o retângulo aberto interligado por uma linha tracejada ao fluxograma para registrar informações adicionais pertinentes ao símbolo ao qual está ligado. A seta indica o sentido, bem como a seqüência das fases de um processo. Ela pode estar posicionada para cima, para baixo, para a direita ou para a esquerda. Este símbolo é denominado seta interrompida e identifica a transmissão instantânea de uma informação, seja por correio eletrônico, telefone ou fax. O círculo pequeno com uma letra inserida é usado no final do fluxograma para indicar que a saída daquela parte do fluxograma será usada como entrada em outro fluxograma. Esse símbolo é usado com freqüência quando não há espaço para desenhar o fluxograma inteiro na folha de papel.

5 final do processo. O círculo alongado é utilizado para indicar o início ou Fluxograma padrão ANSI Um fluxograma padrão ANSI fornece uma compreensão detalhada de um processo, que excede, e em muito, aquela dada por um diagrama de blocos. Na verdade, o diagrama de blocos normalmente é usado como ponto de partida, e um fluxograma padrão é usado para detalhar as atividades dentro de cada bloco, até o nível desejado do detalhe. Um exemplo de processo pode ser o de cortar o cabelo no barbeiro da esquina, e/ou sair para uma pescaria. Apresentamos os fluxos dos processos nas figs e Fig. 3.10

6 O Fluxograma padrão da fig mostra losangos como pontos de decisão, em que podem ser tomados percursos diferentes. Observe que as palavras SIM e NÃO são usadas para esclarecer as alternativas. Os pequenos círculos são símbolos de conexão, que levam a segunda parte do fluxograma (Fig. 3.11). Fig A Fig mostra o fluxograma do processo de cálculo do pagamento semanal dos vendedores. As atividades do procedimento estão anotadas ao lado de cada símbolo do fluxograma para melhor entendimento.

7 Fig IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS EMPRESARIAIS Análise dos processos-chave e de apoio Marketing / Vendas (processo chave): Levantamento das necessidades e expectativas dos clientes, a fim de determinar: As características de desempenho, físicas e funcionais do Produto ou Serviço. O preço pelo qual o cliente está disposto a pagar pelo Produto ou Serviço. Cliente alvo. Como promover o Produto ou Serviço. Produção (processo chave): Definição de como produzir para atender às Vendas. Desenvolvimento do produto ou serviço para atender às necessidades e expectativas dos clientes (Engenharia). Garantir o funcionamento contínuo das máquinas e

8 equipamentos da produção, bem como da estrutura física (predial) (Manutenção). Recursos Humanos (processo de apoio): Prover a organização de pessoas qualificadas para atender as suas necessidades. Para isso é necessário adequar as atividades de: Recrutamento, seleção e contratação. Integração. Atendimento à Legislação. Benefícios. Avaliação. Plano de Ação de melhoria da Qualificação. Acompanhamento da eficácia do Plano de Ação. Materiais (processo de apoio): Proporcionar a aquisição, o armazenamento e distribuição adequada dos materiais (matéria prima, insumos, equipamentos etc.). Transportes (processo de apoio) Adequar a entrega dos produtos atendendo o acordado com o cliente. Também abrange o transporte de colaboradores. Financeira (processo de apoio) Adequar os pagamentos aos recebimentos da organização. Planejar adequadamente os investimentos. Desenvolver adequadas Demonstrações Financeiras. Contratar seguros necessários. Gestão Administrativa (processo de apoio): Integrar todas as atividades e definir objetivos, indicadores e metas para toda a organização. Acompanhar, controlar e propor ações de melhoria. Fluxos dos principais processos empresariais

9 Tomando como base o Sistema de Gestão representado na figura anterior, podemos definir que: Para a Realização do Produto necessita-se da integração dos Processos de Marketing / Vendas e de Produção. A Gestão de Recursos abrange os Processos Financeiros, Transportes, Materiais e Recursos Humanos. É Responsabilidade da Administração a Gestão Administrativa. Para o atendimento aos Stakeholders, ou às partes interessadas em qualquer negócio como Acionistas / Proprietários; Clientes; Colaboradores; Fornecedores e Sociedade é necessário o acompanhamento contínuo de todos os processos, através de Medições, Análise dos Resultados e propostas de Aperfeiçoamento. Pode-se representar o fluxo dos processos empresarias conforme a seguir:

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