MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais

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1 MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais Prof. Daciane de O.Silva OSM- Luiz Carlos D Ascenção -Disponível na pasta da xerox 1

2 Conceito Manual é o conjunto, ou a coleção sistemática de normas, diretrizes, politicas, objetivos, instruções e orientações que indicam para todos o que deve ser feito, como onde, quando, quem deve fazer e por que é feito. Manual de processo- é o conjunto, ou a coleção sistemática dos procedimentos, instruções e orientações que indicam, para os funcionários que direta ou indiretamente se relacionam com o processo, o que deve ser feito, como, onde, quando, quem deve fazer e por que é feito. 2

3 Vantagens e desvantagens VANTAGENS Auxílio na fixação e efetivação dos critérios e padrões necessários para o bom desempenho do processo; Inibição da improvisação inadequada que sempre aparece das mais variadas formas; Evitação, ou minimização dos conflitos entre os funcionários envolvidos com o processo, por meio de clara exposição do que deve ser feito, como, onde, quando, quem e por que deve ser feito 3

4 Vantagens e desvantagens DESVANTAGENS São pouco flexíveis; Não representam a solução de todos os problemas do processo; Os custos de elaboração, manutenção e gerenciamento podem ser elevados; Incluem somente as relações formais, não apresentando as relações informais. 4

5 Objetivos Permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização. O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho. 5

6 Estratégia para a Manualização Otimizar os modelos manualizados: antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda. Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos. Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente; Distribuir o manual. 6

7 Tipos de manuais MANUAIS TÉCNICOS: Manual de manutenção de máquinas e equipamentos; Manual de operacionalização de máquinas e equip; Manual de terminologia técnica; Manual de processo de produção. MANUAIS ADMINISTRATIVOS: Manual da organização (ou da estrutura organizacional) Manual de processos administrativos (normas e procedimentos) Manual do funcionários

8 Manual de processos administrativos Visa descrever as atividades (o que é feito), como é feito, quando é feito, quem (ou que área) executa, onde é executada, por que e para que é feito, bem como a relação e interdependência dessas atividades. FINALIDADE Divulgar as atividades(o que é feito) ao pessoal envolvido com o processo; Permitir padronização de procedimentos (como, quando, quem faz e onde é feito) garantindo a eficiência e eficácia do processo; Delimitar as áreas de competência dos órgãos envolvidos com o processo; Permitir coordenação efetiva das atividades.

9 Manual de processos administrativos CONTEÚDO: NORMAS/PROCEDIMENTOS- o que é feito, de quem executa, de como, onde e quando são executadas as atividades. DOCUMENTAÇÃO- é a especificação de toda documentação(formulários, relatórios, etc.) que pertencem ao processo administrativo. FLUXOGRAMAÇÃO- é a indicação do fluxo expressa graficamente por meio das áreas envolvidas ANEXOS- tabelas, notas explicativas, figuras, etc.

10 Requisitos dos manuais de processos REDAÇÃO OBJETIVA; DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA; UTILIZAÇÃO RACIONAL; REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE. ESTRUTURA Introdução/apresentação Sumário Instruções de uso e atualização Conteúdo Anexos Bibliografia

11 Requisitos dos manuais de processos REDAÇÃO OBJETIVA; DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA; UTILIZAÇÃO RACIONAL; REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE; ESTRUTURA Introdução/apresentação Sumário Instruções de uso e atualização Conteúdo Anexos Bibliografia

12 Estrutura ESTRUTURA Introdução/apresentação: objetivos do manual e uma comunicação da alta administração sobre sua importância. Sumário: indicação dos itens que formam o conteúdo do manual Instruções de uso e atualização: sistema de codificação, utilização do conteúdo. Conteúdo: procura responder as questões levantadas: o que é feito? Quem faz? Como é feito? Onde é feito? Por que e para que é feito?

13 Roteiro de elaboração DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS CONHECIMENTO DA EMPRESA PLANEJAMENTO MANUAL LEVANTAMENTO ELABORAÇÃO DO MANUAL

14 Manuais: Roteiro de elaboração DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS: avaliar quais processo serão desenhados ou redesenhados. Depende do custo benefício. CONHECIMENTO DA EMPRESA: entrevistar com o pessoal da alta administração; conhecer a infraestrutura da empresa; analisar documentos do tipo Contrato Social, manuais e relatórios. PLANEJAMENTO MANUAL: cronograma de trabalho( início e término) LEVANTAMENTO: entrevista, questionário e observação direta

15 Manuais: Roteiro de elaboração ELABORAÇÃO: Redação: redigir pensando na facilidade da leitura, pois será um tira dúvida do usuário DIAGRAMAÇÃO/FORMATAÇÃO: São diferentes entre os manuais de papel e os eletrônicos. Manual de papel- é o único que se preocupa com formatação, usando as normas da ABNT

16 Logotipo da empresa Nome do manual N Folha Nome do processo Cod. Manual/norma Norma:

17 Logotipo MANUAL DE PR.ADMINISTRATIVO N Folha PROCESSO DE COMPRAS Cod. Manual/norma Norma: Aquisição de bens patrimoniais 1. Diretrizes gerais 1.1- Conceituação 1.2-Tipos de bens patrimoniais 2. Procedimentos das áreas envolvidas 2.1 Do usuário 2.2 Da divisão do almoxarifado 2.3 Da divisão de compras, etc.

18 Manuais eletrônicos São aqueles elaborado e disponibilizados aos usuários por meio de redes de computadores da empresa. Os M.E são vantajosos por vários motivos: Não se imprime e nem os encadernam; De fácil consulta, basta acessar as páginas da web A atualização é feita de imediato, basta os responsáveis acessarem e em seguida avisar aos interessados. As desvantagens são as mesmas verificadas nos manuais impressos.

19 Recomendações Finais O manual é elaborado para quem não sabe. Quem sabe não o consulta. Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização. É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca. 19

20 Recomendações Finais (1) A elaboração do manual deve incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos. Forma de impressão do texto. Desenho do gabarito da folha. Qualidade do papel. Cor do papel Perfuração da folha (quando for o caso) Formato da folha padrão 20

21 Recomendações Finais (2) Para a capa do manual deve ser considerado (quando for o caso): tamanho gravação ferragens O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante. O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa. A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual. 21