UNEMAT SINOP Ciências Contábeis

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1 UNEMAT SINOP Ciências Contábeis Organização Sistemas e Métodos(FA) Professora: Priscila Pelegrini priscila_pelegrini@unemat-net.br Sinop

2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A estrutura organizacional é a maneira como as atividades da organização estão divididas, organizadas e coordenadas. Constitui a arquitetura ou formato organizacional que assegura a divisão e coordenação das atividades membros da organização

3 Estrutura Organizacional A estrutura de uma organização pode ser definida como o resultado de um processo através do qual a responsabilidade é distribuída, as atividades desde os níveis mais baixos até a alta administração são especificadas e um sistema de comunicação é delineado permitindo que as pessoas exerçam a autoridade que lhe compete para o atendimento dos objetivos organizacionais

4 ORGANOGRAMA Constitui a representação gráfica da estrutura organizacional. É composto de retângulos (que são as unidades organizacionais, como órgãos ou cargos) e de linhas verticais e horizontais (que são as relações de autoridade e de responsabilidade).

5 Em Barras Organogramas Tipos São representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical, onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da Autoridade que o representa.

6 Organogramas Tipos Em Setores (Setorial ou Setograma) São elaborados por meio de círculos concêntricos, os quis representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maioe da empresa.

7 Radial (Solar ou Circular) Organogramas Tipos O seu objetivo é mostrar o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. 7

8 Organogramas Tipos Organograma Linear de Responsabilidade OLR Possui um diferencial em relação aos demais organogramas pois sua preocupação não é representar o posicionamento hierárquico, mas, sim, o inter-relacionamento entre as diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas.

9 Informativo Organogramas Tipos Apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa. DEPARTAMENTO DE PESSOAL Adm.: João da Silva Código: 6754 Referência: Lotação: 21 Síntese da Atribuições: -Processar o controle de férias -Elaborar a Folha de Pagamento -Recrutar e selecionar pessoal

10 Clássico (Vertical ou Retangular) Organogramas Tipos É o tipo de organograma mais completo e usual, o qual permite melhor entendimento da representação orgânica de uma empresa. Demonstra os órgãos de decisão, de assessoria, operacionais e o posicionamento hierárquico. Decisão Superior Assessoria Decisão Intermediária Decisão Intermediária Operacionais Operacionais 10

11 Estrutura Organizacional Unidade organizacional Dá-se o nome de unidade à cada subdivisão dentro de uma organização. Assim, divisões, departamentos, seções, grupos de trabalho e equipes são considerados unidades organizacionais.

12 Estrutura Organizacional HIERARQUIA ADMINISTRATIVA Refere-se ao número de níveis de administração que uma organização adota para assegurar a realização das tarefas e o alcance de seus objetivos. A função principal da hierarquia é assegurar que as pessoas executem suas tarefas e deveres de maneira eficiente e eficaz. A hierarquia administrativa é uma consequência da divisão do trabalho, ou seja, ela existe para assegurar que o trabalho distribuído entre os diversos componentes da organização seja devidamente executado.

13 ORGANOGRAMAS TÉCNICAS PARA CONSTRUÇÃO Nível dos Órgãos 1º nível órgãos deliberativos 2º nível órgãos executivos 3º nível órgãos técnicos 4º nível órgãos operacionais Deliberativos Executivos Técnicos Técnicos Operacionai s Operacionai s Operacionai s 13

14 Estrutura Organizacional DEPARTAMENTALIZAÇÃO É o processo de agrupar indivíduos em unidades para que possam ser administrados. Essas unidades são a seguir agrupadas em unidades maiores, sucessivamente até o nível mais alto da organização.

15 Departamentalização Procedimentos Departamentalização É uma forma de fracionar a estrutura organizacional, objetivando agrupar atividades homogêneas que possuam uma mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho funcional. Procedimentos Agregação Colocar especialistas numa mesma unidade de trabalho Controle Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente supervisionadas

16 Departamentalização Procedimentos Coordenação Agrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns. Enquadramento Agrupamento das atividades de acordo com seu grupo estrutural básico (direção, fim, meio e quase-fim). Processos Atividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.

17 Departamentalização Critérios Critério da Qualidade Atividades ligadas à geração da qualidade. Critério da Direção Superior Direcionado à gestão dos negócios empresariais. Critério Funcional Atividades que possuem o mesmo propósito. Critério de Produto e Serviço Diretamente relacionada com os produtos e serviços. Critério de Objetividade / Clientela Atendimento exclusivo ao cliente externo. 17

18 Departamentalização Critérios Critério Geográfico Visa atender a clientes dispersos geograficamente. Critério de Processo ou Equipamento Atividades que usam o mesmo tipo de máquina, equipamento ou técnica. Critério Ininterrupto Destinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia. Critério pela Força de Trabalho Destinado normalmente a supervisão dos serviços terceirizados. Critério Multifuncional Objetiva atender vários órgãos independente da vinculação hierárquica.

19 Estrutura Organizacional LINHA - órgãos incumbidos de realizar a missão primária da organização. Um departamento de linha é o responsável pelo cumprimento dos objetivos principais da organização. Em uma organização industrial e comercial, os departamentos de linha (como produção e vendas) fazem e vendem o produto.

20 ORGANOGRAMAS TÉCNICAS PARA CONSTRUÇÃO Representação das Linhas Órgãos de decisão representada por linhas verticais Órgãos de assessoria representada por linhas horizontais 20

21 ORGANOGRAMAS TÉCNICAS PARA CONSTRUÇÃO Representação dos Tipos de Autoridade Autoridade Colorido Preto / Branco Deliberativa Executiva Fiscal Consultiva Técnica Coordenadora 21

22 Estrutura Organizacional STAFF (ASSESSORIA) - têm a função de complementar e apoiar os órgãos de linha para que eles trabalhem melhor. Um departamento de staff é o responsável pela assessoria e consultoria interna dentro da organização.

23 Organogramas Representação dos órgãos 1. Assessores ligados à linha 2. Assistentes ligados ao órgão Diretoria 1 Assessoria Diretoria 2 Assessoria (da pessoa) (do órgão)

24 Linhas Tracejadas Para os órgãos que não existem formalmente ou deseja destacá-los, objetivando um estudo isolado. Manutenção Ônibus Tratores Caminhões Automóveis

25 Estrutura Organizacional CENTRALIZAÇÃO significa que a autoridade para decidir está localizada no topo da organização. DESCENTRALIZAÇÃO significa que a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos. DELEGAÇÃO é o processo pelo qual o administrador transfere autoridade e responsabilidade aos seus subordinados.

26 Estrutura Organizacional AMPLITUDE ADMINISTRATIVA OU AMPLITUDE DE CONTROLE Significa o número de empregados que deve-se reportar a um administrador. Determina o quanto um administrador deve monitorar estreitamente seus subordinados. Quanto maior a amplitude de controle, tanto maior é o número de subordinados para cada administrador. Quanto menor, tanto menor o número de funcionários.

27 Organograma Hierárquico Segue as linhas de comando estabelecidas pela própria estrutura hierárquica da organização Presidência Diretoria Planejamento Diretoria Comercial Diretoria Industrial Gerência de Planejamento Gerência de Vendas Gerência de Suprimentos Gerência de Marketing Gerência de Produção Gerência de Qualidade Divisão de Controladoria Divisão de Estratégia Divisão de Avaliação

28 Organograma Funcional Correspondente à autoridade estabelecida pela função exercida pelas unidades de trabalho Presidência Diretoria Marketing Diretoria Financeira Diretoria Regionais Regional Norte Setor de Caixa Setor de Vendas

29 Organograma Circular/Radial O organograma circular/radial propicia boa visualização e representa a hierarquia organizacional, apresentando-a na ordem central para a periferia. Fonte: Araújo 2000 p.136

30 Organograma Circular/Radial Fonte: Araújo 2000 p.136

31 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organograma Matricial Quanto ao organograma matricial, resulta de um complemento à estrutura tradicional, incorporando forma de representação para estrutura voltada para projetos. Este modelo representa uma estrutura em que o presidente é quem tem a última palavra nas decisões políticas da organização, contudo, a atuação do diretor de projetos tem forte relevância, pois este é o foco da organização. Fonte: Araújo 2000 p.140

32 Fonte: Araújo 2000 p.140 Organograma Matricial

33 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Funciograma Presidência Gestão integrada de todas as atividades da organização Diretoria Planejamento Elaboração da gestão estratégica da organização Diretoria Comercial Atuação voltada para a venda do produto e acompanhamento de mercado Diretoria Industrial Produção, qualidade e produtividade

34 Quadro de Distribuição de Trabalho Identificar as atividades executadas pelos funcionários. Quantificar as atividades executadas pelos funcionários. Definir quem faz o quê. Identificar a tarefa desenvolvida mais importante. Estabelecer o fluxo da atividade principal. Verificar a fluência do processo produtivo. Detectar sobrecarga ou ociosidade de trabalho. Analisar o fracionamento do trabalho. Analisar a compatibilização dos cargos e funções. Analisar a formação do pessoal com a tarefa efetuada. Fonte: Araújo 2000 p.86

35 Quadro de Distribuição de Trabalho Fonte: Araújo 2000 p.86

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37 Patologias Organizacionais Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa. Empresa Excessivamente Organizada Problemas ( bitolamento empresarial ; iniciativa pessoal tolhida; multiplicação da atividade de staff; estrutura amarrada...) Soluções ( reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural...) Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...) Soluções (criação de documentos formais de organização; definição das linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições...)

38 Patologias Organizacionais Coordenação Acumulativa Chefe A B C D E F G H I J K L M Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa...) Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias, segundo sua área de responsabilidade; aplicar a fórmula de Graicunas, na qual se tenta estabelecer o número ideal de subordinados para cada chefia, empregando a formula abaixo:...) Nt = N (2 n /2 + N 1)

39 Patologias Organizacionais. Multicomando Problemas (multicomando; excessiva proliferação da autoridade funcional; má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação a quem obedecer primeiramente...) Soluções (fazer com que cada funcionário seja responsável apenas perante a um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com moderação, zelando para que seus titulares tenham as respectivas áreas de atuação perfeitamente delineadas...)

40 Patologias Organizacionais Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade Problemas (engarrafamento do poder de decisão, excesso de problemas insignificantes na mesa da alta administração; estímulo à criação de unidades organizacionais independentes no seio da organização; emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqüentemente, prejuízos aos clientes...) Soluções (criar um ponto de equilíbrio entre a centralização e a descentralização administrativa de forma que o trabalho flua normalmente sem que os entraves decisórios possam prejudicá-lo...)

41 . Conjugação de Atividades Divergentes Patologias Organizacionais Departamento de Contabilidade Fiscalizado e Auditor sob a mesma chefia Lançamentos Contábeis Auditoria Interna Problemas (uma das atividades será preterida; as duas atividades serão prejudicadas; insatisfação e conflito entre as áreas...) Soluções (processar a divisão do trabalho por meio da redepartamentalização das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias específicas...)

42 Excesso de Níveis Hierárquicos Patologias Organizacionais Problemas (aumento do nível de ruído nas comunicações; demora excessiva na tomada de decisão, muitas vezes quando chega ao interessado já estourou o prazo para a ação; alto custo com pessoal, em virtude do grande número de chefias...) Soluções (processar a análise funcional / estrutural, enxugar a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessárias...)

43 Patologias Organizacionais Insegurança Executiva ou Trincheira de Assessores Problemas (alerta contra a incapacidade do executivo; demora nas decisões; conflito entre os órgãos de linha e assessorias; indefinição das funções e ociosidade da maioria dos assessores...) Soluções (rever quais assessorias são realmente necessárias ao desempenho da função; agrupar as assessorias com objetivos comuns; eliminar as assessorias desnecessárias...) R. Públicas Marketing Secretaria Consultor Comercial Presidente Jurídico Imprensa Auditoria Gabinete Operacional

44 Patologias Organizacionais O Chefe do Chefe Problemas (uma da chefias fica ociosa; briga pelo poder; despesa desnecessária com uma das chefias...) Soluções (eliminar uma das duas chefias, após a verificação de qual delas é a mais importante para os objetivos da empresa...) Departamento de Recursos Humanos Divisão de Serviços Sociais

45 Patologias Organizacionais Outros Problemas de Natureza Diversa Estrutura organizacional obsoleta e antiquada Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes Tolerância a incompetência Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexíveis Incoerência entre o que foi planejado e o que está sendo executado Ausência de agregação de valor na execução dos serviços Uso inadequado da tecnologia da informação Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros... Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros

46 REFERÊNCIAS ARAÚJO, L. C. G. de. Organização, sistemas e métodos e as tecnologias de gestão organizacional. 3.ed. São Paulo: Atlas, p. v.1 ARAÚJO, L. C. G. de. Organização, sistemas e métodos e as tecnologias de gestão organizacional. 2.ed. São Paulo: Atlas, p. v.2 BALLESTERO ALVAREZ, M. E. Manual de organização, sistemas e métodos. 2.ed. São Paulo: Atlas, p. OLIVEIRA, D. de P. R. Sistemas, organização e métodos. 15. ed. São Paulo: Atlas, p. STONER, J. A. F. Administração. 5.ed. São Paulo: LTC, p.