Palestra Administração do Tempo

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1 Palestra Administração do Tempo TJSP 26 de junho de 2018 Sergio Guimarães Tel (11) sergio@academiadotempo.com.br

2 O que é tempo? "Existe um mistério muito grande que, no entanto, faz parte do dia a dia. Todos os seres humanos participam dele, embora muito poucos reflitam sobre ele. A maioria simplesmente o aceita, sem mais indagações. Esse mistério é o tempo. Existem calendários e relógios que o medem, mas significam pouco, ou mesmo nada, porque todos nós sabemos que uma hora às vezes parece uma eternidade e, outras vezes, passa como um relâmpago, dependendo do que acontece nessa hora. Tempo é vida. E a vida mora no coração." Trecho de Momo e O Senhor do Tempo de Michael Ende "Tempo é a imagem do movimento, conforme o antes e o depois". Aristóteles, filósofo grego (384 a.c.-322 a.c.). Tempo é dinheiro. Benjamin Franklin, jornalista, cientista, diplomata e inventor norte americano ( ). O tempo é a substância de que sou feito. Jorge Luís Borges, escritor argentino ( ). E para você? O que é o tempo afinal? Para Einstein o tempo é relativo e não pode ser medido exatamente do mesmo modo por toda a parte. O tempo é sempre o mesmo ou de fato é relativo? Por que o tempo parece passar mais rápido, por exemplo, quando estamos nos divertindo com amigos do que quando estamos na fila do banco? Diga-me, por favor, para que lado devo seguir daqui? Depende muito de para onde você quer ir, respondeu o Gato. Não me importa muito onde - falou Alice. Então não importa por onde você vai, concluiu o Gato. Dialogo de Alice com o Gato em Alice no País das Maravilhas de LEWIS CARROL A melhor forma de viver é estar profundamente conectado com o que realmente importa. Edward M. Hallowell, autor do livro Sem Tempo para Nada Ninguém irá administrar o seu tempo para conseguir tempo livre para coisas que não tem a intenção de fazer. Stephen Covey, em Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes 1

3 Método SMART Definir Objetivos Eleger Prioridades O SMART é uma ferramenta muito útil e prática para a definição e planejamento de projetos pessoais e profissionais. SMART é um acróstico formado pelas palavras Específico (specific), Mensurável (mensurable), Acordado (agreed), Realista (realist) e Oportuno (timing). Registre seus objetivos por escrito Registrar seus objetivos por escrito ajuda a tornar o pensamento mais claro e objetivo. Você poderá rever e relembrar suas metas periodicamente. A releitura de suas metas estimula a autoconfiança e o otimismo. Registrar objetivos gera economia de tempo, ajuda medir o progresso e identificar obstáculos. Objetivos claramente definidos e registrados são o primeiro passo para a construção de um plano de ação eficaz. Seja mais produtivo com a Técnica do Elefante Divida um grande projeto em partes menores que facilitem sua execução. Inicie pelas frações que demandam mais tempo e que são mais importantes. Transportai um punhado de terra todos os dias e fareis uma montanha. Confúcio 2

4 Método SMART Atividade A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar John L. Beckley específico Descreva detalhadamente o objetivo do seu SMART a ponto de diferencia-lo de qualquer outra alternativa semelhante. Mensurável Eleja pelo menos um indicador matemático através do qual seja possível mensurar com precisão a conclusão bem como a evolução do seu SMART. Acordado Identifique outras pessoas que participem direta ou indiretamente da execução do seu SMART. Descreva qual o papel de cada uma delas no SMART. Realista Certifique-se de possuir todas as condições e recursos para execução do SMART. Tais como tempo, dinheiro, conhecimento e recursos físicos, entre outros... Tempo Oportuno Identifique as datas de início e conclusão do SMART, bem como, as datas das etapas do plano de ação, quando houver. 3

5 Análise PRC Projetos Defina objetivos específicos e mensuráveis alinhados com seus propósitos e valores. Projetos são concluídos passo a passo. Portanto, não adie o primeiro passo. Não se envolva em muitos projetos simultâneos. Exercite sua força de vontade, disciplina e perseverança. Atividades de Rotina Relacione e organize todas suas rotinas em um aplicativo como o Outlook. Evite adiar e acumular tarefas de rotina. Agrupe tarefas repetitivas, tais como responder s e pagar contas. Simplifique. Use checklists e desenvolva processos rápidos e eficientes. Delegue sempre que possível. Livre-se das rotinas que apenas ocupam seu tempo. Crises e Imprevistos Não se deixe seduzir pela adrenalina gerada por crises e emergências. Evite agir por impulso e microgerenciar. Lembre-se que o tempo exigido para solucionar um problema poderia ser melhor empregado. Prevenir, semear e colher é sempre melhor que remediar. Lembre-se também que muitas crises podem e devem ser evitadas. Qual dos três cenários abaixo mais se aproxima da sua realidade? P R P R P R C C C Predominância do Tempo dedicado a Projetos e Atividades de Rotina. Equilíbrio entre Projetos, Atividades de Rotina e Crises Predominância do Tempo dedicado as Crises Quem A receita tem infalível 20 prioridades do fracasso não tem é absorver nenhuma. tudo e tentar dar conta de tudo. Ram Charan Isabel Parlett 4

6 A Lista de Tarefas de Ivy Lee Ivy Lee No início do século XX o presidente da Bethlehem Steel, Charles M. Schwab, apresentou a Ivy Lee, Consultor em Administração de empresas, um desafio fora do comum: Mostre-me uma maneira de conseguir a execução de mais coisas. Se der resultado, pagarei qualquer quantia razoável. Lee entregou uma folha de papel a Schwab e disse: Relacione as tarefas que terá de executar amanhã, Schwab atendeu o pedido. Lee pediu em seguida: Agora enumere as tarefas na ordem de sua verdadeira importância, Schwab fez isso. Lee então recomendou: A primeira coisa que deve fazer amanhã cedo é executar a tarefa número um. Em seguida, passe a número dois e não faça mais nada enquanto não concluir esta atividade. Depois faça o mesmo com a número três e assim por diante. Se não puder executar todas as tarefas, não se preocupe, porque pelo menos você cuidou de tudo o que era mais importante antes de ter sua atenção desviada para imprevistos, interrupções e detalhes menos importantes. O segredo está em fazer isso todos os dias. Avalie a importância das coisas que tem para fazer, estabeleça prioridades, escreva um plano de ação e mantenha-se nele. Faça isso todos os dias. Depois de ficar pessoalmente convencido do valor do sistema, peça ao seu pessoal que faça a mesma experiência. Teste o sistema quanto tempo quiser e, no momento oportuno, mande-me um cheque no valor que você achar justo. Poucas semanas depois Charles Schwab enviou a Ivy Lee um cheque de U$ Schwab dizia que esta lição foi a mais proveitosa que ele aprendeu em toda a sua carreira empresarial. Fonte: Guia para a Administração do Tempo Serie Trabalho Eficaz American Management Association Roy Alexander - Editora Campus Se a primeira coisa que você faz pela manhã é comer um sapo vivo, você pode passar o resto do dia com a satisfação de saber que isso é provavelmente a pior coisa que vai acontecer Mark Twain Escritor norte-americano ( ) Copyright 2018 by Sergio Guimarães sergio@academiadotempo.com.br Skype: sergiotguimaraes Todos os direitos desta edição reservados. É proibida a duplicação ou reprodução deste volume, ou parte, sob qualquer meio, sem autorização expressa do autor. 5