Gestão de Tempo Técnica Pomodoro. Rafael Pereira Larizzatti

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Adelino Espírito Santo de Abreu
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1 Gestão de Tempo Técnica Pomodoro Rafael Pereira Larizzatti

2 Sobre o livro Aprenda a técnica de pomodoro, do italiano Fancresco Cirillo Agilize, organize e ganhe tempo na execução de suas tarefas Desenvolva o foco nas atividades, valorize pausas, gerencie seu tempo Aprenda a lidar com interrupções que atrapalham o andamento das tarefas

3 Autor Rafael Pereira Larizzatti Editor Rafael Pereira Larizzatti Copyright

4 Sobre o Autor Rafael Pereira Larizzatti é um Analista de Sistemas com mais de 22 anos de experiência. Durante sua jornada, estudou técnicas de gestão do tempo, e vem através desse ebook passar seu conhecimento no estudo e na prática da Técnica Pomodoro.

5 Dicas Iniciais Tempo é algo relativo. O que nos falta não é tempo, e sim definição de prioridades para as tarefas que precisamos realizar. O seu tempo e suas prioridades devem SEMPRE estar a frente das prioridades de terceiros. A disciplina é essencial para o correto funcionamento de qualquer metodologia! Siga o método com foco e atenção! Qualquer novo método ou técnica só se torna um hábito após sua prática por pelo menos 21 dias. Seja persistente!

História A técnica de Pomodoro foi desenvolvida no final dos anos de 1980 pelo italiano Fancesco Cirillo e foi publicada em 1992.

6 História A técnica de Pomodoro foi desenvolvida no final dos anos de 1980 pelo italiano Fancesco Cirillo e foi publicada em Francesco era um estudante preocupado em melhorar seu desempenho nos estudos, e pensou em uma maneira de usar o tempo a seu favor. Sua ideia surgiu quando imaginou se seria capaz de se concentrar e ter foco nos estudos por

7 determinado período de tempo, e para realizar essa experiência, utilizou um cronômetro de cozinha em formato de tomate ( pomodoro em italiano ) para marcar o tempo. Daí surgiu o nome da técnica.

8 Elaboração da Lista de Tarefas A primeira tarefa que precisamos realizar para a prática do Método Pomodoro, é a elaboração de uma lista com as tarefas que serão realizadas no período. Seja para o dia de amanhã, ou para o período da tarde. Faça como melhor lhe convir. Em uma folha de Papel, no cabeçalho escreva seu nome e período/data. Logo abaixo, escreva 'Tarefas Planejas', e do meio da folha para baixo, escreva 'Tarefas Não Planejadas'. Como a figura a seguir.

10 Abaixo da Tarefas Planejadas, faça uma lista das atividades que devem ser executadas no período e defina prioridades entre essas atividades. IMPORTANTE: A lista de tarefas deve ser realista. Uma quantidade de tarefas que de fato possam ser realizadas no dia ou período determinado! Se não nos atentarmos a isso, podemos rapidamente nos desmotivar e culpar a técnica por não dar certo! A organização da lista de tarefas já nos faz visualizar com mais objetividade nossas metas diárias ou periódicas.

11 Pré-execução das Tarefas A Técnica de Pomodoro consiste em dividir o período/dia de trabalho em ciclos de 25 minutos, chamados de Pomodoros. Ou seja, um ciclo = 25 minutos = 1 Pomodoro. Definido isso, passamos ao planejamento de nosso período de trabalho em relação ao tempo. Para cada atividade, definimos e anotamos quantos Pomodoros serão utilizados. Ao mensurar nossas atividades em Pomodoros, definimos uma meta, que acaba por nos gerar o que é chamado de stress positivo, pois nos sentimos impelidos em cumprir as atividades dentro dessa meta. A tendência é que a definição de pomodoros por atividade fique mais natural e fácil com a aplicação e prática da técnica. E não se preocupe, por enquanto, com as tarefas não planejadas. Elas serão explicadas mais abaixo.

12 Executando as Tarefas Com a lista organizada iniciamos a execução das tarefas obedecendo a prioridade pré-definida. Nos preparamos para a realização da tarefa, zeramos o cronômetro e junto com o início da atividade, disparamos o cronômetro. Durante o Pomodoro, devemos manter 100% da atenção, concentração e foco na execução da atividade, até que o cronômetro dispare seu alarme nos avisando do término do pomodoro. Quando o Pomodoro terminar, devemos parar a atividade, independente da mesma ter sido concluída ou não. Entre cada Pomodoro, temos uma pausa de 5 minutos. Essa pausa é parte importante da técnica, levando em consideração que pausas frequentes podem agilizar nossa habilidade mental. Durante a pausa, nenhuma atividade deve ser executada.

13 A cada 4 Pomodoros executados, fazemos uma pausa maior de 10 a 15 minutos. Após a pausa, passamos ao próximo Pomodoro, retomando a atividade pausada ou passando para a próxima tarefa. Se a atividade for concluída dentro da quantidade de Pomodoros planejadas, marcamos um X (xis) na tarefa realizada. IMPORTANTE: Pausa é pausa! Levante para tomar uma água, um café, para ir no banheiro, seja o que for. Mas tire o foco das atividades durante as pausas.

14 Interrupções Durante a execução da atividade em um Pomodoro, podemos sofrer interrupções, sejam elas internas ou externas. É nesses momentos que entra a lista de Tarefas Não Planejadas. A interrupção é interna se surge de nós mesmos, como, por exemplo, lembrar de uma ligação que precisa ser feita, ou de uma atividade que não foi inicialmente mensurada. Já a interrupção externa não surge de nós. Pode ser uma ligação telefônica que recebemos, ser interrompido por um colega de trabalho. Se durante um Pomodoro sofrermos uma interrupção, rapidamente anotamos a tarefa na lista de Tarefas Não Planejadas, e marcamos também na lista de Tarefas Planejadas em qual delas sofremos a interrupção. Fazemos um link através de uma nota com a tarefa não planejada e voltamos

15 imediatamente ao Pomodoro corrente. Essa marcação serve para identificarmos posteriormente quantas vezes nos distraímos durante a execução de determinado Pomodoro/tarefa. E se a interrupção foi interna ou externa. O que Francesco Cirillo diz é que toda interrupção pode ser postergada, já que o máximo de tempo que ela terá que esperar é um Pomodoro (25 minutos). No ciclo de 4 pomodoros é essencial se evitar ao máximo as interrupções. Salvo quando forem interrupções urgentes.

16 Tarefas Não Planejadas As tarefas não planejadas obedecem ao mesmo princípio das tarefas planejadas. Estabeleça pomodoros para a execução das mesmas e defina ou redefina a lista de prioridades. Elas NÃO devem ser executadas nas pausas.

17 Regras de Francesco Cirillo Francesco Cirillo definiu algumas regras para a melhor eficiência na aplicação da Técnica Pomodoro. São elas: Em cada Pomodoro apenas uma tarefa deve ser realizada. Um Pomodoro não deve ter menos de 25 minutos. Se a tarefa for concluída antes, a tarefa deve ser revisada até o término do Pomodoro. Um Pomodoro não deve ter mais de 25 minutos, mesmo que perceba que está a ponto de finalizar a atividade, ainda que acredite que em mais um minuto conclua a tarefa. Tocou o alarme do cronômetro, realize a pausa e finalize a tarefa no próximo Pomodoro.

18 Um Pomodoro interrompido deve ser anulado, independente do momento em que ele foi interrompido. Não deve ser considerado um Pomodoro cumprido.

19 Pós Aplicação da Técnica Com o passar do tempo e a prática da técnica de Pomodoro, você terá informações e poderá estudar seus Pomodoros. Quanto tempo/pomodoro(s) leva para realizar determinado tipo de atividade? Quais as principais interrupções, ou as que mais ocorrem durante a execução de seus Pomodoros? Dessa maneira você irá melhorar seu planejamento e irá perceber que vira um ciclo benéfico. Quando, durante as pausas, sentirmos necessidade de voltar a executar a atividade pausada, é que percebemos a eficácia da técnica. É o foco funcionando.

20 Observações do Escritor Abaixo, seguem observações do escritor desse ebook. Ressaltando que são opiniões de Rafael Pereira Larizzatti e não de Francesco Cirillo. Nenhuma técnica é definitiva, logo o bom senso pode ser usado. Alguns pontos da técnica que adaptei e adequei à minha prática: O tempo do Pomodoro a ser aplicado às Tarefas Não Planejadas foi algo que adequei. Por exemplo, já aconteceu de eu me lembrar de marcar dentista, tarefa que realizei em 5 minutos. Não havia o que revisar, apenas fazer a ligação e registrar em minha agenda. Logo, não fazia sentido me manter mais 15/20 minutos nessa atividade.

21 Pausas entre Pomodoros também já aconteceu de eu não obedecer 100%. Em casos de atividades onde era necessário seguir uma linha de raciocínio mais apurada, aconteceu de tocar o alarme do cronômetro e eu seguir com a atividade por mais alguns minutos para concluila sem perder o fio da meada. Mas é importante frisar que essa regra deve ser respeitada: pausas são processos fundamentais para que a técnica obtenha sua maior eficácia! Também já deixei de anular um Pomodoro por interrupção externa. Por exemplo, já houve caso de estar no final de um Pomodoro e meu chefe me interromper. Atendi prontamente à solicitação e, na sequência, finalizei o Pomodoro.

22 O importante, na minha visão e experiência de quem aplica a técnica no dia a dia, é usar do bom senso. Interrupção de chefe, OK, merece atenção e precisa ser atendida de forma tempestiva. Já interrupções de colegas que ficam o tempo todo mostrando posts de Facebook e piadas da internet, absolutamente não!

23 Final Me coloco desde já à disposição para sanar dúvidas e auxiliar na aplicação dessa técnica. Se dê a oportunidade e veja seu dia render, ou seja, ficar muito mais produtivo, com menores níveis de ansiedade e com reserva de tempo para fazer o que gosta!

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