FERRAMENTA MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

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Carlos Paiva Lameira
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1 FERRAMENTA MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

INTRODUÇÃO Como você viu no curso Organização de Tarefas com a Matriz de Administração do Tempo, Stephen Covey aprimorou uma

que realizar diariamente, sejam elas de cunho pessoal ou profissional.

2 INTRODUÇÃO Como você viu no curso Organização de Tarefas com a Matriz de Administração do Tempo, Stephen Covey aprimorou uma metodologia e elaborou uma ferramenta que nos auxilia a organizar e buscar a clareza sobre as demandas das atividades que temos que realizar diariamente, sejam elas de cunho pessoal ou profissional. A Matriz de Administração do Tempo nos permite alocar as diferentes obrigações, compromissos e tarefas em quatro diferentes quadrantes. A partir dessa distribuição das tarefas, conseguimos distinguir o que é Urgente e o que é Importante, além de identificarmos os ladrões de tempo, aquilo que nos faz perder tempo e nem percebemos. Q1 - E URGENTE Q2 -, MAS NÃO URGENTE E URGENTE, MAS NÃO URGENTE Q3 - URGENTE, MAS Q4 - NÃO URGENTE E URGENTE, MAS NÃO URGENTE E 2

3 Procure sempre preencher a matriz avaliando as tarefas e alocando-as no quadrante correto. Mas lembre-se de que, se você não tiver comprometimento e autodisciplina, nenhuma ferramenta será capaz de ajudá-lo a gerir melhor o seu tempo! Procure alinhar planejamento, organização, comprometimento e autodisciplina, pois são atitudes que resultam em sucesso. PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO MENOS TEMPO NA EXECUÇÃO MAIS EXECUÇÃO E PRODUTIVIDADE MAIS RESULTADOS MENOS ESTRESS COMPROMETIMENTO AUTODISCIPLINA TERMINE O QUE COMEÇOU PROCURE SEGUIR O QUE PLANEJOU 3

4 MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Reveja agora o que é importante alocar em cada quadrante da matriz: Q1 - E URGENTE Q2 -, MAS NÃO URGENTE prevenção crises reuniões problemas urgentes e inadiáveis projetos com data marcada criatividade recreação aprendizado planejamento desenvolvimento de relacionamentos identificação de novas oportunidades Q3 - URGENTE, MAS interrupções telefonemas relatórios correspondência atividades populares assuntos estressantes Q4 - NÃO URGENTE E detalhes pequenas tarefas correspondências sem importância atividades agradáveis perda de tempo 4

5 Procure distribuir suas tarefas de forma inteligente para não comprometer tempo precioso com o que não é urgente, nem importante. Aprenda a dizer não e interromper situações frívolas que tomam seu tempo. Os mais comuns ladrões do tempo são: atender ligações telefônicas ou ler e responder mensagens de texto constantemente; falta de planejamento diário e comprometimento para seguir o que se planejou; indisciplina; objetivos não definidos; inexistência de processos eficientes; dificuldade em elencar prioridades; má utilização dos recursos de comunicação (celular, internet, etc.); visitas não agendadas previamente; reuniões prolongadas; atrasos; desorganização pessoal; excesso de centralização de tarefas (dificuldade de delegar o que é possível); treinamentos deficientes; excesso de material para ler ou elaborar (relatórios, catálogos, s, propostas comerciais etc.); falta de organização dos arquivos; inexistência de padrões e critérios. 5

6 COMO PREENCHER A MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Observe, a seguir, o exemplo da Matriz de Administração do Tempo preenchida por uma secretária executiva que trabalha numa distribuidora de materiais de escritório, cursa alemão e mantém um blog na internet sobre moda e etiqueta empresarial. Diariamente, ela elabora a matriz anotando as tarefas dos quatro quadrantes em post-its de diferentes cores, o que a ajuda não apenas a lembrar do que é mais importante, mas torna esse hábito uma rotina que mantém sua disciplina em relação às tarefas. Observe que ela nomeou os quadrantes de UI (Urgente e Importante), NUI (Não Urgente, mas Importante), UNI (Urgente, mas Não Importante) e NUNI (Não Urgente e Não Importante). Q1 - E URGENTE Q2 -, MAS NÃO URGENTE UI NUI Reservar sala e providenciar suporte para a reunião Responder ao do diretor Imprimir material para reunião Pagar boleto da rematrícula do curso de alemão Conversar com gerente do DH Comprar presente da Ana Q3 - URGENTE, MAS Q4 - NÃO URGENTE E UNI NUNI Ligar para a gráfica Revisar relatórios comerciais Despachar encomenda Reclamar com a empresa de manutenção da máquina de café Responder s pessoais Ligar para a faxineira Marcar almoço com Renata Responder às mensagens dos grupos de WhatsApp Atualizar o blog Bem, agora é a sua vez de começar a fazer uso dessa ferramenta. Imprima-a e inicie a gestão do seu tempo de forma mais objetiva e produtiva! 6

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