Gerir o tempo e as tarefas (Outlook)

Transcrição

1 Gerir o tempo e as tarefas (Outlook)

2 Índice Revisão diária: gerir o tempo e as tarefas... 3 Dizer não... 3 Gestão do calendário... 3 Formas de criar tarefas... 3 Formas de gerir tarefas... 4 Utilize o calendário: crie compromissos para gerir o tempo... 5 Tarefas: o local ideal para trabalhar... 6 Revisão semanal... 6 Onde fazer o seu trabalho... 6 Processar tarefas em volume... 6 Concluir as tarefas... 7 Trabalhar offline... 8

3 Revisão diária: gerir o tempo e as tarefas Considera-se melhor prática reservar tempo todas as manhãs para gerir a lista de tarefas e o calendário. Isto inclui: Rever os compromissos e reuniões para esse dia e para a semana seguinte. Rever as tarefas e efetuar ajustes. Adicionar compromissos ao calendário para reservar tempo para realizar o seu trabalho. Dizer não À medida que vai revendo o calendário e a lista de tarefas, seja realista sobre o que pode fazer. Por vezes, isto significa dizer não. A seguir, indicam-se algumas formas de dizer não para recuperar tempo: Recuse reuniões nas quais não precisa de participar. Sim, pode fazer isso. Elimine tarefas que não precisa de fazer ou que sabe que não irá fazer. Envie mensagens para transmitir às pessoas que está a trabalhar numa resposta (e certifique-se de que a sinaliza para si mesmo ao enviar). É melhor dizer a alguém que irá responder dentro de um período realista do que deixar a pessoa ficar a pensar que se esqueceu do pedido. Gestão do calendário A realidade é que, se tiver um dia repleto de reuniões, tem menos tempo para realizar tarefas e escrever mensagens, pelo que deve passar as tarefas para outros dias. Se uma tarefa demorar muito tempo ou se for algo que tem de fazer (por oposição a tarefas que decide que não precisa de fazer), arraste-a da Lista de Tarefas Diárias para o calendário para reservar esse tempo. Formas de criar tarefas À medida que vai percorrendo o calendário e as tarefas, vai, inevitavelmente, lembrar-se de mais coisas que tem para fazer. A seguir, indicam-se algumas formas de criar tarefas no Outlook: Sinalize a mensagem. Escreva na caixa Escrever uma tarefa nova na parte superior da lista de tarefas. Utilize o atalho de teclado CTRL+SHIFT+K para criar uma tarefa nova. Se estiver a conduzir, e se for legal e seguro fazê-lo, utilize a função de memorando de voz do seu dispositivo móvel ou telemóvel para gravar as tarefas e transcrevê-las mais tarde para a Lista de Ações a Fazer.

4 Formas de gerir tarefas A seguir, indicam-se algumas formas que tornam mais fácil lidar com as tarefas: Adicione tarefas à medida que as recebe ao escrever na caixa Escrever uma tarefa nova na Barra de Ações a Fazer ou na parte superior da lista de Tarefas, num espaço em branco na Lista de Tarefas Diárias ou ao clicar em Nova Tarefa no friso. Limpe as tarefas que não precisa de fazer. A lista de tarefas é o seu espaço sagrado não o deixe ficar poluído ou deixará de ser útil. Relativamente a mensagens sinalizadas que pretende manter, clique em Remover da Lista. Caso contrário, basta Eliminar. Assinale como concluídas as tarefas concluídas para que sejam removidas da Barra de Ações a Fazer. Altere o assunto de uma tarefa sinalizada para atuar mais facilmente nas tarefas. Por exemplo, o nome de uma mensagem sinalizada com a linha de assunto Não é possível alterar os membros do grupo através do teclado deve ser alterado para Responder ao Carlos, que é a ação seguinte nesta tarefa. Para alterar o assunto da tarefa, clique no item na Barra de Ações a Fazer e escreva um assunto novo ou clique com o botão direito do rato e, em seguida, clique em Mudar o Nome de Tarefa. A alteração do assunto da tarefa não altera o assunto da mensagem. Só é alterado o assunto que vê na lista de tarefas. Aplique categorias para o ajudar a saber onde precisa de estar para dar o passo seguinte e para destacar algumas tarefas. Reordene as tarefas para agrupar tarefas semelhantes, como, por exemplo, tarefas com a mesma categoria. Para mover uma tarefa, clique nela na lista de tarefas e arraste-a. Desta forma, pode trabalhar em tarefas semelhantes ao mesmo tempo. Arraste tarefas na Lista de Tarefas Diárias e na Barra de Ações a Fazer para o dia em que prevê efetuar essas tarefas. Relativamente a tarefas que vão demorar algum tempo, arraste-as para o calendário para reservar tempo para as efetuar. Apesar de ser bom estar organizado, não passe demasiado tempo a atribuir prioridades e a gerir a lista de tarefas. O processo de gerir a lista de tarefas não deve sobrecarregar a sua vida!

5 Utilize o calendário: crie compromissos para gerir o tempo Lembre-se: há sempre mais coisas para fazer do que tempo para fazê-las. Como parte de uma boa gestão do tempo, precisa de tempo para lidar com as mensagens, gerir os compromissos e tarefas e refletir sobre o que tem de fazer. Pode agendar este tempo para si com compromissos e reuniões regulares no calendário. O calendário deve ser tratado como o plano efetivo para o seu tempo se tem agendada uma ação, é essa ação que se comprometeu a fazer nesse momento. Reserve tempo para: Lidar com as mensagens. Reservar tempo para lidar com mensagens é particularmente importante se receber muitas mensagens. Mesmo que tenha configuradas regras para que apenas apareçam na pasta A receber as mensagens importantes, ainda precisa de tempo para lidar com essas mensagens. Efetuar uma revisão diária e semanal das tarefas e compromissos. Veja o calendário e as tarefas e analise os compromissos e tarefas comparativamente às suas prioridades. Se tiver um calendário preenchido, esta é a altura para: Limpar compromissos em conflito, uma vez que não pode estar em dois sítios ao mesmo tempo. Agendar tempo para trabalhar. Refletir no que está a fazer, ou seja, se está a utilizar bem o seu tempo e se está a atribuir as prioridades adequadas. Encontre-se regularmente com o seu gestor. As reuniões regulares com o gestor podem ajudá-lo a explicar em que é que está a trabalhar e a repor as prioridades, sempre que necessário. Para preparar uma reunião regular ou periódica, clique em Periodicidade.

6 Tarefas: o local ideal para trabalhar Revisão semanal Ver uma perspetiva global do seu tempo e das suas tarefas ajuda-o a atribuir prioridades a trabalhos importantes em detrimento de tarefas menos urgentes. Irá ajudá-lo a transmitir de forma clara às outras pessoas o que se pode e não pode realisticamente esperar que consiga cumprir. Rever a semana anterior e a semana seguinte também é uma forma útil de o ajudar a preparar-se para uma reunião semanal com o seu gestor ou para o ajudar a preparar uma mensagem de correio eletrónico de estado. Onde fazer o seu trabalho Depois de ter processado as suas mensagens, o melhor local para trabalhar no Outlook (responder a mensagens, etc.) é nas Tarefas. Passando para as Tarefas, não será distraído por mensagens que chegam à pasta A receber. Processar tarefas em volume À medida que vai percorrendo a lista de tarefas e o calendário, faça tarefas semelhantes em conjunto. Por exemplo, se tiver apenas alguns minutos, faça todas as chamadas (se tiver poucas). Efetue as tarefas que exigem mais energia (para algumas pessoas, isso poderá ser responder a mensagens) quando estiver mais fresco. Efetue as tarefas que não requerem muita energia, como ler mensagens de estado, mais para o final do dia ou quando estiver mais fatigado. O processamento de tarefas "em volume" fá-lo-á avançar em todos os projetos ao mesmo tempo Uma forma de processar tarefas em volume consiste em alterar o esquema de Disposto Por: Data de Início para Disposto Por: Categorias. Para o fazer, clique no cabeçalho Disposto Por e, em seguida, clique em Categorias. NOTA Se tiver tarefas que estejam a impedir outras pessoas de efetuar o trabalho delas, faça essas tarefas primeiro.

7 Concluir as tarefas Depois de concluir as tarefas, assinale-as como concluídas. O Outlook 2010 mantém automaticamente a lista de tarefas concluídas. Esta lista pode ser um resumo útil do que já cumpriu. Se não precisar de manter um registo da tarefa na mensagem, elimine-a ou retire o sinalizador.

8 Trabalhar offline Se tiver muito trabalho para fazer, considere ficar offline para interromper o caudal de distrações provocado por mensagens recebidas. Quando alterna entre trabalhar online e offline, todas as contas de correio eletrónico no perfil do Outlook são alteradas. No separador Enviar/Receber no grupo Preferências, clique em Trabalhar offline. O comando Trabalhar offline fica destacado quando está a trabalhar offline. Clique em Trabalhar offline, que está destacado, para regressar ao modo Online.