Regras básicas para ótimas mensagens

Transcrição

1 Regras básicas para ótimas mensagens (Outlook)

2 Índice Regras básicas para ótimas mensagens: o que não deve fazer... 3 Conselhos para Grupos de Contactos... 4 Como redirecionar pessoas... 4 Como ser removido de um Grupo de Contactos... 4 Como utilizar comentários inline... 5 Quando utilizar Bcc... 6

3 Regras básicas para ótimas mensagens: o que não deve fazer Não utilize papel de carta. Não inclua o seu gestor em todas as mensagens que envia. Não envie uma mensagem quando estiver zangado. É melhor escrevê-la, guardá-la na pasta de rascunhos e voltar a abri-la mais tarde. Não espere uma resposta rápida quando enviar mensagens compridas (mais de dois parágrafos). Não envie uma mensagem de seguimento menos de um dia depois da primeira mensagem. Se não obtiver uma resposta de forma atempada, experimente telefonar ou enviar mensagens instantâneas. Não utilize recibos de leitura ou recibos de entrega em todas as mensagem que enviar. Utilize-os apenas se não tiver a certeza de que os destinatários vão receber as mensagens. Não anexe sinalizadores ou a todas as mensagens que enviar. Os destinatários começarão a ignorá-los. Não escreva tudo em MAIÚSCULAS. Não envie anexos envie antes hiperligações. Esta regra aplica-se particularmente a pedidos de reunião, em que os anexos podem aumentar significativamente para as quotas de servidores. Não expanda as listas de distribuição. A expansão das listas de distribuição torna mais difícil ler as mensagens e faz com que estas fiquem nas pastas de correio erradas das pessoas que utilizam regras. Não utilize sarcasmo. O seu humor pode ser mal interpretado. Não escreva algo que não gostaria que todas as pessoas da sua empresa lessem. Nunca se sabe onde poderá parar a mensagem. Não utilize tipos de letra cursivos ou "engraçados" e que sejam difíceis de ler. Não utilize tipos de letra vermelhos, porque são difíceis de ler e podem ser interpretados como sendo uma crítica. Não utilize Responder a Todos num Grupo de Contactos a pedir para ser removido. Nunca.

4 Conselhos para Grupos de Contactos (anteriormente denominados Listas de Distribuição) Se estiver a responder a um Grupo de Contactos grande, siga todas as regras sobre o que deve e não deve fazer relativamente às mensagens. Se precisar de mais informações ou estiver a investigar o problema separadamente, responda ao Grupo de Contactos completo para comunicar a todos os membros que está a responder e, em seguida, responda à pessoa individualmente. Certifique-se de que comunica a resolução do problema ao Grupo de Contactos depois de o resolver. Desta forma, a resolução pode ser referenciada por outras pessoas do Grupo de Contactos. Como redirecionar pessoas Se alguém enviar uma mensagem para um Grupo de Contactos de que é membro e a melhor resposta à mensagem seria dada por outra pessoa ou por outro Grupo de contactos, faça o seguinte: Responda com o Grupo de Contactos ou com a pessoa adequados na linha Para. Faça com que as respostas sejam enviadas para o Grupo de Contactos ou para a pessoa adequados. Não coloque o Grupo de Contactos original na linha Bcc, porque a sua mensagem não será filtrada pelas regras das outras pessoas. Em vez disso, deixe o Grupo de Contactos na linha Para ou Cc. Caso se esteja a transferir para uma nova função e verificar que está a redirecionar pessoas de forma regular, configure um Passo Rápido. Como ser removido de um Grupo de Contactos Se receber correio de um Grupo de Contactos onde não pretende estar inserido, envie uma mensagem para o administrador da sua rede ou para o proprietário do Grupo de Contactos e peça para ser removido. Não responda a todo o Grupo de Contactos. Para encontrar o proprietário do Grupo de Contactos, faça duplo clique no nome do Grupo de Contactos na linha Para.

5 Como utilizar comentários inline Adicionar comentários inline a uma mensagem que recebe é uma forma prática de responder a perguntas e abordar problemas diretamente. Considera-se melhor prática fazer o seguinte: 1. Na mensagem, refira que está a comentar inline. Por exemplo, inclua "Ver comentários adicionais abaixo". 2. Diferencie o seu texto da mensagem original. Algumas sugestões incluem: o Alterar a cor do tipo de letra. o Inserir o nome ou as iniciais entre parêntesis retos, por exemplo, [Bruno Miguel]. o Alterar o tipo de letra para itálico, negrito ou ambos. 3. Não elimine nada que não tenha escrito. Se só pretender comentar uma pequena parte de uma mensagem mais comprida, copie essa secção da sua mensagem para a sua resposta, utilizando uma cor diferente e inserindo a citação entre aspas e, em seguida, escreva a resposta.

6 Quando utilizar Bcc Se adicionar um nome de destinatário à caixa Bcc (blind carbon copy, cópia de carbono oculta) numa mensagem, é enviada uma cópia da mensagem para o destinatário, mas o nome do destinatário não é visível pelos restantes destinatários da mensagem. Utilize a funcionalidade Bcc para remover pessoas adicionais de uma conversação de correio eletrónico quando considera que essas pessoas já não precisam do correio eletrónico adicional ou se o tópico da conversação tiver sido alterado. Por exemplo, se for uma de cinco pessoas a receber uma pergunta e pretender responder, mova as outras quatro pessoas para a linha Bcc e escreva algo como "João, João Paulo, Jordão e Susana em Bcc. A resposta é esta " As mensagens futuras serão então apenas entre si e o remetente original. Não utilize Bcc para dar conhecimento de uma mensagem importante a terceiros (como o seu gestor). O destinatário de Bcc pode não se aperceber que recebeu um Bcc e poderá responder a todos, expondo o facto de que recebeu uma mensagem Bcc. Isso poderá ser interpretado como um comportamento dissimulado. Em vez de utilizar Bcc para informar terceiros relativamente a um problema, reencaminhe a mensagem depois de a enviar.