Quando o utilizador chega de manhã ao trabalho normalmente qual o primeiro programa que abre?

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Rosa Malheiro Amorim
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1 Como administrar o seu tempo no Microsoft Outlook? Primeiro, devemos retratar a realidade dentro das empresas: o mau uso do Microsoft Outlook dentro das organizações, ou seja, não adianta trabalhar todo o lado técnico da ferramenta se não levarmos em consideração o lado emotivo do utilizador, quais as suas preferências, a sua pressão diária, a cultura da empresa onde ele trabalha, enfim, diversos fatores que podem contribuir para que o produto seja utilizado de maneira correta e produtiva. Comecemos: Quando o utilizador chega de manhã ao trabalho normalmente qual o primeiro programa que abre? Microsoft Outlook ou facebook Não sou vidente, mas posso deduzir também que ao abrir o produto, o utilizador começa a olhar para a sua Caixa de Entrada (ou Inbox) e dezenas de mensagens começam a aparecer. De onde elas vieram? Servidor de ou Microsoft Exchange, quando o computador é ligado, o servidor sincroniza as mensagens armazenadas com o computador.

2 Agora a dúvida: qual a mensagem a ler primeiro? A do gestor? A de um Cliente importante? A de uma Lista? A de um assunto que está virando dias? Bom, vamos a primeira dica de produtividade: Regra dos 4 D s A regra dos 4 D s DELETE Passe os olhos pela sua caixa de entrada e APAGUE todas as mensagens desnecessárias: SPAM S, mensagens enviadas por enganos, mensagens já resolvidas que não necessitam ser armazenadas, ou seja, todo o lixo que não precisamos guardar. AVISO IMPORTANTE: O Bom Senso adverte apagar essas mensagens traz uma sensação de bem-estar, de alívio, de tranquilidade ao seu organismo que você não faz ideia. Nesse momento é bom ter um desapego as coisas materiais que nesse caso são aquelas mensagens que você guarda, guarda e guarda, mas não sabe por quê! Apagar mensagem não dói! Experimente Para realizar esse procedimento, clique sobre a mensagem desejada e pressione a tecla DEL. Caso queira excluir definitivamente, pressione as teclas SHIFT+DEL. Após apaga-las, não se esqueça de esvaziar o seu Lixo após esse procedimento: Clique com o botão da direita do mouse sobre o item Mensagens excluídas e clique em Esvaziar Pasta.

3 Lembrando apenas que esse procedimento apaga todas as mensagens do seu lixo, mas dependendo das configurações do Exchange de sua empresa, ainda é possível recuperar alguma mensagem que foi excluída por engano. Depois desse PRIMEIRO D aplicado observe que sobraram outras mensagens. Agora vamos a Regra do 2º D. A regra dos 4 D s DELEGATE Observe que em alguns casos, existem mensagens que podem ser delegadas a outras pessoas da equipe para realização de alguma ação. Então, mãos a obra: Delegue todas as mensagens que não são pra si (ou que sinta que não é o responsável do assunto) e a cada REGRA realizada vera que se irá sentir mais leve (rs) Para realizar esse processo, clique com o botão da direita sobre a mensagem e clique em Encaminhar. Caso queira realizar esse procedimento com teclas de atalho, pressionectrl+f. Esse é o conhecido termo, passar a bola. Então, faça isso!

Agora vamos a Regra do 3º D. A regra dos 4 D s DO Agora vamos falar do que é realmente importante: as mensagens que o seu nome aparece EXCLUSIVAMENTE na linha Para.

4 Agora vamos a Regra do 3º D. A regra dos 4 D s DO Agora vamos falar do que é realmente importante: as mensagens que o seu nome aparece EXCLUSIVAMENTE na linha Para. Se for algo que você consiga realizar no tempo de um estalar dos dedos, ou melhor, menos de 03 minutos, FAÇA! Caso contrário, vamos a Regra do 4º D. A regra dos 4 D s DEFER O que você não conseguir realizar na 3ª Regra, agende, ou seja, Defer. Aplique Sinalizadores no para que você seja lembrado nos próximos minutos ou horas que existe algo pendente. É o famoso follow-up. Para esse procedimento, clique com o botão da direita sobre a mensagem e escolha a opção Acompanhamento. Veja que será mostrado um sub-menu. Clique na opção Adicionar lembrete.

5 Será mostrada a janela Personalizar. Digite um texto no item Sinalizar como para que você seja lembrado com essa mensagem. Escolha data e horário e clique no botão OK. Observe que esse já está sinalizado como Follow-up e será despertado no horário escolhido. Veja que a lista na Barra de Tarefas Pendentes guarda esse item também para você gerenciar o acompanhamento, além da agenda e compromissos.

6 Vamos recapitular: Regra dos 4 D s 1. Irrelevante? Delete it! 2. Não é pra mim? Delegate it! 3. Vai gastar menos de 3 minutos? Do it! 4. Precisa de mais tempo? Defer it!

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