Manual de Aviso de Embarque - Vale

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1 Manual de Aviso de Embarque - Vale

2 Versão Data da Modificado por Comentários modificação /03/2008 Lorena Araújo Versão inicial /04/2008 Lorena Araújo Revisado conforme solicitação da Quadrem /10/2008 Lorena Araújo Atualizações Supply Centre /11/2008 Miriã Fernandes Atualizado conforme solicitação Quadrem /01/2008 Miriã Fernandes Atualização inf. transportadoras /02/2009 Ellen Ramos Atualizado conforme solicitação Quadrem /03/2009 Ellen Ramos Atualizações Supply Centre /04/2009 Ellen Ramos Revisão Quadrem /06/2009 Ellen Ramos Revisão Quadrem Quadrem International Ltd. 2

3 Quadrem International Ltd. Todos os direitos reservados. Todos os conteúdos deste Manual do Usuário, e também o nome Quadrem, seus logo, marca e estilo são de propriedade da Quadrem Internacional Ltd ( Quadrem ), e são protegidas sob marca registrada, cópia e outras leis de propriedades intelectuais de países em todo o mundo, acordos e outras leis. Qualquer uso desautorizado, reprodução, disseminação, preparação de trabalho derivado, desempenho ou exibição deste documento, no todo ou em parte, ou o software representado por este documento, sem uma previa autorização expressamente escrita pela Quadrem Internacional Ltd e estritamente proibida. Alem disso, algumas marcas e outras propriedades intelectuais aqui presentes, podem ser propriedades de terceiros, e seus respectivos direitos intelectuais de propriedade em relação a este trabalho também serão reservados. O software é planejado pela Quadrem para ser acessado e utilizado somente pelos usuários registrados no portal da Quadrem. Se você ou sua companhia não são registrados no portal dos usuários, então não há o direito de acesso e/ou o uso deste Software ou o uso desta documentação. Como usuário registrado do portal, seu uso do Software e desta documentação é também regido pelo seu acordo de usuário do portal. Quadrem International Ltd. 3

4 INDICE 1. COMO PROCURAR UM DOCUMENTO COMO CRIAR UM AVISO DE EMBARQUE INFORMAÇÕES GERAIS Cabeçalho Detalhes Rodapé INFORMAÇÕES DOS PARTICIPANTES TERMOS DE ENTREGA SUBMETER O AVISO DE EMBARQUE RESPOSTA DO AVISO DE EMBARQUE VISUALIZAR RESPOSTA DO AVISO DE EMBARQUE CANCELAR UM ASN REMOVER ASN DA MINHA ÁREA DE TRABALHO CONTRATO VALE COM AS TRANSPORTADORAS INFORMAÇÕES GERAIS TIPOS DE TRANSPORTE TIPOS DE CARROCERIA TIPOS DE CARGA ATENDIMENTO QUADREM Quadrem International Ltd. 4

5 1. COMO PROCURAR UM DOCUMENTO Na barra de comandos, selecione Procurar e a opção Documento. Quadrem International Ltd. 5

6 Na tela de Procurar realizar a busca conforme abaixo. - Tipo de Documento: Selecionar Ordem de Compra - Status: Selecionar Ativo (Caso não encontre a ordem ativa, deve haver uma Alteração de Ordem e o ASN deverá ser criado por esta Alteração após aceita) - Status do Processamento: Selecionar Respondido (Só é possível criar um ASN para pedidos aceitos). - Procurar data inicial: Incluir uma data inicial para pesquisa - Procurar data final: Incluir uma data final para pesquisa Após preencher os campos informados, clique no botão Procurar. 1. Realizar o filtro da pesquisa 2. Clique em Procurar Quadrem International Ltd. 6

7 2. COMO CRIAR UM AVISO DE EMBARQUE Após a sua busca listarão todos os pedidos conforme a tela abaixo. Para criar um Aviso de Embarque, o fornecedor deverá selecionar o pedido e clicar no botão Aviso de Embarque, na parte inferior da tela. 1. Selecione o pedido que deseja criar um Aviso de Embarque 2. Clique no botão Aviso de Embarque Observações Importantes: 1. Um Aviso de Embarque pode conter várias NFs e várias Pedidos, desde que todas tenham mesmo local de entrega; 2. Se for faturado mais de um pedido em uma Nota Fiscal terá que buscar por intervalo de data e correr as páginas até localizar os pedidos faturados na Nota Fiscal, para criar um único Aviso de embarque; 3. O Incoterms deverá ser EXW ou FCA, isto é, para pedidos nos modelos que são pagos pela Vale. Para os demais como CIP e CIF, modelos que são pagos pelo próprio fornecedor, o fornecedor deverá solicitar coleta pelo site da transportadora. Caso o contrato do fornecedor seja um dos modelos pagos pela VALE (EXW ou FCA) e o pedido vier com a informação errada, deverá abrir chamado no Call Center para que seja autorizada a coleta e seja feita a correção do contrato no Oracle, para que os futuros pedidos deste contrato já apareçam com o modo de frete correto; 4. Apesar do campo Notes, do Aviso de Embarque, ser um campo texto (livre) os símbolos de maior (>) e menor (<) não poderão ser utilizados, pois os mesmos invalidam o documento, fazendo com que a transportadora não o receba; 5. A Vale poderá rejeitar a Nota Fiscal se o total de itens faturados ultrapassar a quantidade total solicitada na Ordem de Compra. 6. Para itens de serviço não deverá ser criada ASN. A criação deverá ser realizada apenas para itens de material. Quadrem International Ltd. 7

8 Clique no botão Confirmar para criar Aviso de Embarque para todos os itens. Caso queira remover algum item selecione a linha e clique no botão Remover item(ns) selecionados. O Aviso de Embarque só poderá ser submetido somente se contiver itens. Ao criar um ASN a partir de uma Change Order (Alteração de Ordem), onde um item foi cancelado e conseqüentemente o valor da quantidade ficou como 0, o fornecedor deverá excluir o item que estiver com a sua quantidade zerada para que o ASN não seja rejeitado com o erro: Linha de Quant. Atendida... (Em Branco). 1. Selecione os itens do Pedido que deseja remover 2. Clique no botão Remover item(ns) selecionados 3. Clique no botão Confirmar Visualize nesses campos o incoterm e o destino de cada item. Quadrem International Ltd. 8

9 Na página Relatório de Aviso de Embarque possuirá uma barra de comandos com as opções: 1. Informações Gerais 2. Informações dos Participantes 3. Termos de Entrega 2.1 Informações Gerais A página Informações Gerais dividi-se em três partes: 1. Cabeçalho 2. Detalhes 3. Rodapé Barra de Comandos 1. Cabeçalho 2. Detalhes 3. Rodapé Quadrem International Ltd. 9

10 2.1.1 Cabeçalho Os campos obrigatórios para preenchimento são: 1. Data Estimada de Coleta: Data que a transportadora poderá coletar o material da empresa fornecedora. (A data de coleta deverá ser no mínimo, o dia seguinte, pois a DATA ESTIMADA DE COLETA é sempre às 18h.) 2. Data Estimada de Chegada: Data de entrega na Vale de acordo com a data de entrega do pedido. Caso haja no mesmo pedido mais de uma data de entrega, o fornecedor deverá preencher a primeira data de entrega. 3. Tipo de Transporte: Selecionar o transporte adequado para a coleta do material. A dimensão da carga não pode ultrapassar a capacidade do transporte escolhido. 4. Tipo de Carga: Selecionar Fracionada (Para os casos em que o material ocupar até 80% da capacidade do transporte.) 5. Valor do Transporte: Valor total da Nota Fiscal. 6. ASN Final: Selecionar Y se esse for o último aviso de embarque para esse pedido e N se não for Detalhes Nesta tela o fornecedor deverá preencher os campos: - Tipo de Embalagem: Tipo de embalagem (obrigatório) - Quantidade Enviada: Informar a quantidade que deverá ser coletada/entregue. A quantidade deve igual a quantidade que consta na Nota Fiscal. Quadrem International Ltd. 10

11 2.1.3 Rodapé Todos os campos são obrigatórios: - Quantidade total de volumes - Comprimento total (cm) - Largura Total (cm) - Altura Total (cm) - Volume Total (Altura x Largura x Comprimento) em m3 - Peso Bruto Total (Kg) OBS.: Os campos Comprimento total (cm), Largura Total (cm), Altura Total (cm) e Volume Total (Altura x Largura x Comprimento) em m3. Conversão de cm para m3: Para se converter de cm para m3 utiliza a regra abaixo: Multiplique as medidas em cm e após o resultado dividir por Exemplo: 60cm x 40cm x 30 cm = cm3/ = 0,072 m3 Quadrem International Ltd. 11

12 2.2 Informações dos participantes Informações da empresa compradora e da empresa fornecedora. Estas informações não poderão ser alteradas. Os dados cadastrais que aparecem no campo Fornecedor é o da matriz, caso o material esteja em outro local para coleta, o fornecedor deverá utilizar o campo Origem para informar o local correto de coleta. Informações do Comprador Informações da matriz do fornecedor Caso o CNPJ de faturamento não seja igual ao CNPJ que consta nas informações do fornecedor, preencher aqui com os dados da filial que faturou o pedido Quadrem International Ltd. 12

13 2.3 Termos de Entrega Informações direcionadas aos termos de entrega do material. Somente verificar com o fornecedor se os campos abaixo estão preenchidos corretamente: - Outros códigos de termos de entrega: Tipo de frete. Ex.: FCA (fornecedor entrega na transportadora) ou EXW (transportadora coleta no fornecedor). - ID do transportador: Selecione a transportadora que irá coletar o material. - Se o fornecedor informar que entregará o material na transportadora (FCA), mas nos termos de entrega está EXW, o mesmo deverá informar no campo Instruções de Embarque. Selecione a transportadora que irá realizar a coleta do material Quadrem International Ltd. 13

14 3. SUBMETER O AVISO DE EMBARQUE Após o preenchimento de todos os campos obrigatórios, clique em Submeter para enviar seu Aviso de Embarque para a transportadora. A Seguinte mensagem surgirá: Se SIM -> O portal vai disponibilizar um documento em formato PDF, após visualizá-lo, é necessário salvar em seu computador para posteriormente imprimir o documento. Se NÃO -> Surgirá a mensagem Você gostaria de criar a INVOICE a partir deste ASN agora? Quadrem International Ltd. 14

15 Observações Importantes: Ao criar um Aviso de embarque (ASN) o Supply Centre também irá sugerir que seja enviada uma INVOICE (Nota Fiscal Eletrônica). Vantagens de enviar a INVOICE: 1. Sua Nota Fiscal será validada pela Vale antes de ser despachada pra transportadora; 2. Não precisa esperar a transportadora digitar sua Nota Fiscal, basta informar que a INVOICE já foi aprovada; 3. Caso não seja aprovada (ver Invoice Response), onde poderá corrigir sua Nota Fiscal antes de entregar. O Manual esta disponível no Supply Centre na Sua área de trabalho ir em Noticias e Alertas Quadrem, clicar em "Atenção Fornecedor! Novas versões dos manuais por comprador e por tipo de documento", baixe o Manual de Fatura Vale. Para um treinamento completo de como preencher sua Invoice corretamente, entre em contato com o Suporte ao Fornecedor. Após emitir o ASN, surgirá a última mensagem: Quadrem International Ltd. 15

16 Status do Processamento do aviso de Embarque Status Sent ASN criado e enviado a transportadora Status Updated Se um ASN estiver com os status Sent, BeingSubmitted ou InProcess e outro ASN for criado, o primeiro terá seu status alterado para Updated. Obs.: O status Updated não significa ASN cancelado, somente que foi enviado outro ASN para os demais itens do pedido. Status Replaced Se um ASN estiver com status Pending e outro for criado, o primeiro terá seu status alterado para Replaced. Status ToBeDeleted Se um ASN criado de uma PO/CO estiver com status Pending e chegar uma nova CO (associada a esse documento), o status será alterado para ToBeDeleted. Essa alteração de status também acontece com as OR (Resposta da Ordem) e Invoices (Faturas) Quadrem International Ltd. 16

17 4. RESPOSTA DO AVISO DE EMBARQUE 4.1 Visualizar Resposta do Aviso de Embarque Após a transportadora responder o ASN, retornará a Resposta do Aviso de Embarque para o fornecedor. Se não receber o ASN_APR em 30 minutos, entrar em contato com o Call Center para abrir chamado. Para visualizar a Resposta do Aviso de Embarque, o fornecedor deverá pesquisá-la em Procurar > Documento ou localizar resposta, ainda não visualizadas, na área de trabalho. Informações Importantes: só deverá enviar a mercadoria após verificar o ASN APR (ASN com status Planned). Pesquisa: Selecione em Tipo de Processamento a opção Resposta do Aviso de Embarque Avançado. Se desejar estabelecer um período, preencha os campos Procurar data inicial e Procurar data final. Em seguida, clique em Procurar Quadrem International Ltd. 17

18 Listará todas as Respostas dos Avisos de Embarque. Selecione a resposta desejada. Lista de Respostas de Aviso de Embarque Avançado Quadrem International Ltd. 18

19 Visualizar ASN-APR na Área de Trabalho: Após clicar no link Resposta do Aviso de Embarque, o Portal listará todas as Respostas dos Avisos de Embarque. Selecione a resposta desejada: Quadrem International Ltd. 19

20 Status das Respostas dos Avisos de Embarque: Planned: ASN Aprovado pela transportadora O documento com status planned autoriza o fornecedor a despachar a mercadoria, no caso do tipo de frete ser FCA e a aguardar a coleta, se for EXW. Rejected: ASN Rejeitado pela transportadora O documento com status rejected informa que o ASN foi rejeitado e que o fornecedor deverá verificar o erro e corrigi-lo, se possível. Se não for possível corrigir, o fornecedor deverá contatar o Call Center com o número do pedido, número do ASN e abrir um chamado. Received: ASN Coletado/ Recebido pela transportadora Na O documento Resposta com do Aviso status received de Embarque, informa que o fornecedor o ASN já foi deverá coletado verificar no fornecedor as observações e/ou que o fornecedor transportador já entregou na em transportadora. Informações Gerais. Se este campo estiver com a Resposta Reject, o fornecedor deverá criar outro Aviso de Embarque corrigindo o que está incorreto. Verificar se a Resposta Erro que ocorreu ao preencher o Aviso de Embarque Quadrem International Ltd. 20

21 4. CANCELAR UM ASN Para pesquisar um ASN que já foi enviado, o fornecedor deverá pesquisá-lo em Procurar > Documento. Selecione em Tipo de Processamento a opção Aviso de Embarque e em status do processamento a opção Enviado. Se desejar estabelecer um período, preencha os campos Procurar data inicial e Procurar data final. O aviso de embarque só poderá ser cancelado antes de receber o ASN_APR (Aprovação do ASN) da transportadora. Após a seleção dos critérios, clique em Procurar Listará os Avisos de Embarque que foram enviados. Selecione o aviso de embarque que deseja cancelar, clicando no número do ASN. Quadrem International Ltd. 21

22 Lista dos Avisos de Embarque enviados. Clicar em Cancelar Aviso de Embarque Clique em Cancelar Aviso de Embarque Ao clicar em Cancelar Aviso de Embarque, aparecerá a mensagem abaixo. Clique em Ok para prosseguir com o cancelamento do ASN. Quadrem International Ltd. 22

23 Para informar o motivo do cancelamento, selecione a aba Termos de Entrega. Clique em Termos de entrega para inserir o motivo do cancelamento. Quadrem International Ltd. 23

24 Após preencher o campo Motivo do cancelamento, clique em Submeter para enviar o cancelamento do aviso de embarque. 2º Clique em Submeter para enviar o cancelamento do ASN. 1º Escolha o motivo do cancelamento. Ao clicar em Submeter a confirmação abaixo será mostrada na tela: Se SIM -> O portal vai disponibilizar um documento em formato PDF, após visualizá-lo, é necessário salvar em seu computador para posteriormente imprimir o documento. Quadrem International Ltd. 24

25 5. REMOVER ASN DA MINHA ÁREA DE TRABALHO 1. Acesse o link Resposta do Aviso de Embarque. O Portal vai disponibilizar todas as Respostas dos ASN s (ASN Response). 2. Para o ASN ser retirado da área de trabalho, basta acessálo clicando no link azul (número do ASN). Quadrem International Ltd. 25

26 6. CONTRATO VALE COM AS TRANSPORTADORAS 6.1. Informações Gerais Antes de gerar um Aviso de Embarque, o fornecedor deverá verificar a transportadora e os locais de entrega de cada item. A transportadora que esta integrada e recebe os Avisos de Embarque de material é a Della Volpe. Para solicitações de coletas de cargas especiais (quando as dimensões da carga exceder uma carreta) a transportadora indicada pela Vale é a Transpesminas, deverá realizar o fluxo manual, ou seja, ligar para Jader Medeiros nos telefones / ou através do medeiros@transpesminas.com.br solicitando a coleta do material. O contrato de transporte rodoviário de cargas especiais com a Transpesminas é um contrato corporativo, que abrange todas as regiões do país onde o grupo VALE atua, do Sistema Sul ao Sistema Norte. O contrato de transporte rodoviário de Carga Fracionada e Lotação para Abastecimento de Armazéns e atendimento aos requisitantes de itens não estocáveis, transportados em veículos de carga seca abrangem as unidades da VALE e Coligadas (FCA, Hispanobras, CPBS, MOP, FNS e SALOBO ) Tipos de Transporte Conforme contrato com a Vale segue as dimensões e limite de peso acordados para caca tipo de transporte. a. Utilitário: Veículo de pequeno porte com carroceria. Altura: 2,30 Largura: 1,00 Comprimento: 1,50 Peso: 1 tonelada b. Toco: Veículo de tamanho intermediário a um utilitário e um truck. Altura: 2,90 Largura: 2,40 Quadrem International Ltd. 26

27 Comprimento: 6,00 Peso: 6 toneladas c. Truck: Nome dado ao caminhão que possui dois eixos traseiros, sendo um deles o de tração motriz, e rodagem dupla. O eixo de tração motriz é aquele que recebe a força do motor e a transmite às rodas. Altura: 2,90 Largura: 2,40 Comprimento: 6,00 Peso: 14 toneladas d. Carreta: Veículo formado por um cavalo mecânico que puxa um semi-reboque. O cavalo mecânico é a parte da frente onde ficam o motor e a cabine. O semi-reboque é um veículo que se movimenta articulado e apoiado no cavalo mecânico. Altura: 2,90 Largura: 2,40 Comprimento: 12,00 Peso: 27 toneladas e. Bi-trem: Veículos que carregam 2 baús conjugados. Altura: 2,90 Largura: 2,40 Comprimento: 12,00 Peso: 40 toneladas 6.3. Tipos de Carroceria a. Indiferente b. Sider: possui as mesmas vantagens da carroceria do tipo baú, além da vantagem de possibilitar o carregamento e descarregamento pelas laterais. c. Graneleira: Veículo de carroceria aberta que possui as laterais mais altas (são 2 "camadas" da madeira lateral da carroceria, uma sobre a outra, ficando mais alta a lateral). Alguns chamam de veículo aberto com grade alta. d. Baú: usadas com as mesmas finalidades da carroceria aberta comum. Porém, o baú oferece maior proteção a carga, por se tratar de uma carroceria fechada. Quadrem International Ltd. 27

28 e. Aberta: usada para transportar vários tipos de produtos Tipos de Carga - Tipo de Carga: a. Lotação: Caracteriza-se por um volume único de carga (por pesagem ou cubagem) que ocupa 80% ou mais da capacidade nominal de um veículo convencional, compreendendo uma coleta e o transporte de um único CNPJ origem para único CNPJ destino. Exemplos: - Truck Capacidade nominal 14 tons (acima de 11,2 tons = LOTAÇÃO) - Carreta Capacidade nominal 27 tons (acima de 21,6 tons = LOTAÇÃO) Prazo de entrega: 24hs úteis (1 dia) coleta / expedição kms / dia de entrega. b. Fracionada: Caracteriza-se pela carga cujo volume é inferior a 80% da capacidade nominal de um veículo, sendo normalmente consolidada no depósito da transportadora com outras cargas fracionadas para serem transportadas para os almoxarifados ou aos usuários. - Truck Capacidade nominal 14 tons (abaixo de 11,2 tons = FRACIONADA) - Carreta Capacidade nominal 27 tons (abaixo de 21,6 tons = FRACIONADA) Prazo de entrega: 72hs úteis (3 dias) coleta / consolidação / expedição +500 Kms/dia de entrega. - Somente será gerado Aviso de Embarque para os pedidos da VALE que foram enviados após o dia 23 de julho de Quadrem International Ltd. 28

29 7. ATENDIMENTO QUADREM Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de atendimento ou para de segunda à sexta-feira das 8h às 18h. Quadrem International Ltd. 29