Manual de Fatura - Votorantim

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1 Manual de Fatura - Votorantim 1

2 Versão Data da Modificado por Comentários modificação /03/2009 Orlando Cajueiro Versão Inicial /03/2009 Ellen Ramos Revisão Quadrem 2

3 Quadrem International Ltd. Todos os direitos reservados. Todos os conteúdos deste Manual do Usuário, e também o nome Quadrem, seus logo, marca e estilo é de propriedade da Quadrem Internacional Ltd ( Quadrem ), e são protegidas sob marca registrada, cópia e outras leis de propriedades intelectuais de países em todo o mundo, acordos e outras leis. Qualquer uso desautorizado, reprodução, disseminação, preparação de trabalho derivado, desempenho ou exibição deste documento, no todo ou em parte, ou o software representado por este documento, sem uma previa autorização expressamente escrita pela Quadrem Internacional Ltd e estritamente proibida. Alem disso, algumas marcas e outras propriedades intelectuais aqui presentes, podem ser propriedades de terceiros, e seus respectivos direitos intelectuais de propriedade em relação a este trabalho também serão reservados. O software é planejado pela Quadrem para ser acessado e utilizado somente pelos usuários registrados no portal da Quadrem. Se você ou sua companhia não está registrada no portal de usuários, então não há o direito de acesso e/ou o uso deste Software ou o uso desta documentação. Como usuário registrado do portal, seu uso do Software e desta documentação é também regido pelo seu acordo de usuário do portal. 3

4 ÍNDICE 1. FATURA COMO PROCURAR DOCUMENTO RESUMO DA FATURA Informações Gerais Informações Gerais (CABEÇALHO DA FATURA) Itens da Linha Detalhes do Imposto do Item Resumo do Valor Total da Fatura Desconto ou Débito Informações dos Participantes Termos de Entrega Opções Multi-Linhas Aviso Registro de Alterações IMPRIMINDO A FATURA SUBMETENDO A FATURA RESPOSTA DE FATURA Remover Resposta da Fatura da área de trabalho CANCELAMENTO DE FATURA VISUALIZAR FATURA ENVIADA ATENDIMENTO QUADREM

5 1. FATURA O processamento de uma Fatura pode ser efetuado utilizando-se um ou mais pedidos e alterações de pedidos e suas respectivas linhas. As faturas podem ser criadas a partir de vários Pedidos ou Alterações de Pedidos, contanto que os Pedidos (ou Alterações) possuam a mesma Moeda, o mesmo Idioma e o mesmo Comprador. Se algum deles for diferente, o Supply Centre emitirá um aviso e não permitirá que o usuário prossiga. Informações adicionais com relação a uma Fatura incluem: Se uma Fatura for criada a partir de vários pedidos, e for salva, essa fatura será considerada como uma nova Fatura, mesmo que ela já exista para o mesmo conjunto de pedidos ou para um subconjunto dos pedidos selecionados para a criação da nova Fatura. A nova Fatura terá o status de processamento como Pendente, se tiver sido salva, ou enviado, se tiver sido submetida; É possível criar várias Faturas para um único Pedido. Entretanto, só poderá existir uma Fatura ativa por vez com o status de processamento definido como Pendente. As Faturas criadas anteriormente no status de processamento Pendente são alteradas para Substituída e o documento se torna inativo. As Faturas com um status igual a Substituída só podem ser abertas no modo de visualização; A validação de uma fatura por parte dos alguns compradores pode ser visualizada no link Resposta da Fatura. Para item de serviço não deverá ser criada Fatura (Invoice). A criação deverá ser realizada apenas para itens de material. 5

6 2. COMO PROCURAR DOCUMENTO Na barra de comandos, selecione Procurar e a opção Document Search. Apenas os pedidos aceitos podem ter suas faturas criadas no Supply Centre. O fornecedor realizará a pesquisa do documento. - Tipo de Documento: Selecionar Ordem de Compra - Status: Selecionar Ativo - Status do Processamento: Selecionar Respondido - Procurar data inicial: Incluir uma data inicial para pesquisa - Procurar data final: Incluir uma data final para pesquisa Após preencher os campos informados, clique no botão Procurar. 6

7 1. Realizar o filtro da pesquisa 2. Clique em Procurar Listarão todos os pedidos conforme a pesquisa. Para criar uma fatura, o usuário deverá selecionar o pedido e clicar no botão Fatura. 7

8 Lista de documentos Clique em Fatura A tela Confirmação da Fatura é exibida, relacionando as Informações do Comprador e os itens de linha que serão faturados. Essa tela permite que o usuário remova da fatura itens de linha não desejados. Veja abaixo como proceder: Atenção: Para itens de serviço não deverá ser criada INVOICE. A criação deverá ser realizada Apenas para itens de material. Clique Ok. Esta mensagem é exibida, caso o pedido já possua uma fatura associada. Se desejar abrir a fatura associada, clique em SIM, caso contrário, para iniciar uma nova fatura, clique em NÃO. 8

9 Selecione a moeda da Fatura Selecione a moeda da Fatura. Caso a moeda seja diferente de BRL (Real) informar a taxa de conversão para a moeda escolhida, assim como a data efetiva da conversão da moeda. Clique no botão para Remover i tem(ns) Selecionado(s) Clique no botão para confirmar item(ns) Selecionado(s) 3. RESUMO DA FATURA Após clicar em Continuar será aberta a tela Resumo da Fatura que fornece todos os campos que um usuário pode preencher ou modificar na Fatura do Comprador. As informações contidas no Pedido serão importadas na Fatura, eliminando a necessidade de inserir novamente informações duplicadas. Para simplificar as explicações, os exemplos a seguir serão divididos por seção. 9

10 3.1. Informações Gerais 1. Informações gerais Atenção no campo CNPJ o fornecedor deve informar o CFOP no formato: XXXX/01 Onde: XXXX CFOP 01 Deixar Fixo Selecione Y se emitir a fatura total ou N se for fatura parcial. Este campo é opcional servindo apenas de controle para o fornecedor. 2.Itens de Linha 3.Total de Impostos Os impostos não devem ser incluídos no cabeçalho, somente no detalhe do item. 4.Resumo do Valor da Fatura. 10

11 Informações Gerais (CABEÇALHO DA FATURA) O campo Informações Gerais traz informações sobre toda a fatura. Os campos com (*) são de preenchimento obrigatório. Campo utilizado Votorantim. não para Veja informações sobre os participantes do pedido. Verifique detalhes da entrega dos itens relacionados. Em Multi- Linhas, você pode entrar com impostos para todos os itens. Verifique o registro das alterações realizadas na nota fiscal. Insira neste campo, algum aviso para o comprador. Campo Número do Protocolo da Fatura Tipo/ Tam. Texto/5 0 Valores Obrig. Origem Descrição Sim Fatura Data de Emissão data dd/mm/aaaa. Sim Fatura Propósito Tipo da Fatura Lista de Valores Lista de Valores Original Sim Fatura Este campo deve ser preenchido pelo fornecedor com os seguintes códigos, de acordo com a opção que consta na NF original:. NF - (NOTA FISCAL). NFF (NOTA FISCAL-FATURA).NFe (FATURAMENTO ALTERNATIVO Número que identifica o documento de fatura no portal Quadrem, sugerido automaticamente pelo sistema. Pode ser alterado, pelo fornecedor para receber o mesmo valor do campo Núm Ref Interna. Isso facilita a identificação da nota fiscal no Portal Quadrem Data de emissão conforme consta na Nota Fiscal impressa. Tipo de fatura que está sendo criada. Sempre Original. Sim Fatura Tipo da Nota Fiscal. 11

12 Núm Ref Interna Texto/4 0 Não Fatura Número interno de identificação da Nota Fiscal no fornecedor. Se não possuir, repetir o número da Nota Fiscal impressa. Se for uma NFe, utilizar este campo para informar um número aleatório e o dígito de controle Utilizar o formato: xxxxxxxxx-y Onde: Xxxxxxxxx =>Número Aleatório (9 dígitos) Y => Dígito de controle (1 dígito). Data de vencimento da fatura Nota de Embalagem/Númer o do aviso de Embarque Número de Referência da Fatura Original Final Invoice Datahora dd/mm/aaaa. Não Pedido Data de vencimento da fatura Texto Não Fatura Texto/4 0 Texto/1 Nota Fiscal (máximo de 14 posições) + "-" + Série da Nota (lista de valores) Y para sim N para Não Não Sim Fatura Fatura Deve ser utilizado o ASN informado no próprio portal (Se possuir). Número da Nota Fiscal. A série informada neste campo deve ser a mesma que consta na Nota Fiscal impressa. Deve conter o número da fatura que será impresso no documento que acompanha a mercadoria. É utilizado somente para controle interno do fornecedor. Indica se esta é a última fatura referente ao pedido selecionado. Moeda da Fatura Texto/3 BRL (Brasil / Real) Não Pedido Moeda do preço unitário. Idioma Texto/2 pt (português) Pedido Sugerido automaticamente pelo Portal. Moeda de pagamento da Moeda de Texto/3 BRL (Brasil / Real) Sim Pedido fatura. Sugerido Pagamento automaticamente pelo Portal. Anexos Arquivo /2Mb Não Fatura O sistema permite a inclusão de anexos, porém, esta funcionalidade não se aplica a este comprador. Observações Importantes: Este documento deve ser obrigatoriamente preenchido no portal, a fatura deverá ser criada imediatamente após a emissão da Nota, sendo enviado à Votorantim antes da entrega efetiva do material, caso seja enviada depois a Invoice pode ser rejeitada pela Votorantim. Uma vez que este documento é utilizado para conferência na entrada do material e da Nota Fiscal. Nesta tela deverão ser preenchidos os campos que serão enviados a Votorantim. A Quantidade enviada em cada item deverá ser igual à quantidade faturada na Nota Fiscal. 12

13 A Votorantim poderá rejeitar a Nota Fiscal se o total de itens faturados ultrapassar a quantidade total solicitada na Ordem de Compra. Após preencher todos os campos, clique no botão Salvar para enviar posteriormente ou em Submeter para enviar à fatura para Votorantim. Após Submeter à fatura, aparecerá uma tela de confirmação da ação Itens da Linha Este campo mostra as linhas que compõem a fatura, são os itens originados do(s) pedido(s) de compra. Para editar informações sobre o item e de seus impostos, clique no número da linha, que está em formato de link. Caso a quantidade faturada seja alterada diretamente da tela de Itens da Linha, o botão Atualizar deve ser clicado para que as alterações sejam aplicadas à nota fiscal. Remover Itens de Linha Clique na caixa ao lado dos itens de linha a ser em removidos Adicionar Novo Item 2. Clique no botão Remover Itens marcados; 1. Clique no botão Adicionar Novo Item para adicionar um novo item à linha de Fatura. 13

14 Valor Total do Item Este campo mostra em detalhes o valor total do item: Para voltar à tela Resumo da Fatura clique no botão Resumo da Página. Para ver o próximo item de linha da Fatura, clique no botão Próximo. Esta área mostra os detalhes da linha. Desconto ou Acréscimo não são utilizados pela Votorantim. Aqui estão os impostos do item que devem ser preenchidos. Valor total do item. Digite aqui notas do item para comprador. Alguns compradores só consideram as informações colocadas no nível do cabeçalho na fatura. 14

15 Esta área possui todos os detalhes da linha. Os campos já estão preenchidos e tem como base o pedido de origem. Embora os campos estejam abertos para digitação, somente o campo Quantidade deve ser alterado, no caso de uma entrega parcial. Já o campo Preço não deve ser alterado. NCM Não é necessário o preenchimento. Número do fabricante da peça. Este campo não é obrigatório. Campo Tipo/Tam. Valores Obrig. Origem Descrição Quantidade NUMÉRICO Quantidade atendida para esta linha Sim Fatura da Fatura /(9,6) da Nota Fiscal. Preço unitário para o item desta linha Preço NUMÉRICO da nota fiscal com impostos inclusos Sim Fatura unitário /(9,6) conforme acordado previamente com a empresa compradora. Unidade de Medida do Preço Unitário NUMÉRICO /(9,6) Sim Fatura NCM Numérico/8 Sim Fatura Unidade de medida da quantidade, podendo ser identificação interna do fornecedor ou algum valor da lista de códigos padrão. Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) para o item. Se o código informado não for válido ou não estiver cadastrado nos sistemas legados Votorantim o valor é extraído internamente. 15

16 Detalhes do Imposto do Item Insira os impostos referentes a cada linha da Fatura. Campos de preenchimento obrigatório: Campo Tipo de Imposto Imposto Local/ Estado de Origem Alíquota Base de Cálculo Total do Imposto Tipo/ Tam. Lista de Valores Texto/ 2 NUMÉR ICO/(9, 4) NUMÉR ICO/(9, 6) NUMÉR ICO/(9, 6) Valores Obrig. Origem Descrição ICMS - ICMS (SEMPRE INCIDENTE). ICMS-S - ICMS - SUBSTITUICAO (NÂO-INCIDENTE TRIBUTARIA QUANDO TIVER DE SER SOMADO AO TOTAL DA LINHA OU INCLUSO NOS DEMAIS CASOS). IPI - IPI (SEMPRE EXCLUSO) Sim Não Sim Fatura Fatura Fatura Deve ser 0 Sim Fatura Deve ser 0 Sim Fatura É o identificador do imposto. Informe qual imposto está sendo destacado. Alguns compradores aceitam somente impostos de linha para itens de material. Como exemplo, o ICMS e IPI aplicado ao item devem estar sempre em nível de linha. Sigla do Estado de Origem do produto Acrescente aqui a alíquota do imposto informado. Se for isento de ICMS, informe alíquota igual a 0 (zero). Valor do item em que será incidido o imposto. Valor total do imposto, em reais, da linha. Observações: - Em hipótese alguma a base de cálculo do ICMS pode ficar sem valor; se não tiver ICMS a calcular, entre com base de cálculo = 0 (zero). - Se o ICMS for 'NORMAL' a base de cálculo deverá ser 0 (zero). - Se o ICMS for 'NÃO SE APLICA' não informe o imposto. 16

17 Selecione ICMS como tipo de imposto. A base de calculo é preenchida automaticamente. Informe alíquota. O recálculo é feito sempre que um imposto é incluído. Selecione caso o imposto discriminado já conste no preço unitário informado. Se houver, informe o percentual de redução da base de cálculo sem o caracter %. Depois de incluído, a base de cálculo terá uma subtração desse percentual. Clique em Atualizar na página Resumo da Fatura. Observação: Caso haja o sistema composto de tributação, ou seja, um determinado imposto seja calculado sobre o valor do produto líquido, mais um imposto já inserido, o sistema oferece a facilidade de cálculo aplicado. Como exemplo prático, há um tipo de ICMS que utiliza o valor de IPI como base de cálculo. O exemplo abaixo se refere a este caso. Informe a alíquota do primeiro imposto a incidir. 17

18 Informe a alíquota do segundo imposto a incidir. Repare que a base de cálculo é o valor total da linha sem impostos. Clique em Aplicar para calcular o novo valor de base tributável. Verifique o valor total calculado. Diferente do valor tributável anterior. 18

19 = 240 Estes 2 quadros mostram os impostos aplicados na fatura no nível da linha e do cabeçalho. O primeiro quadro apenas mostra o somatório de todos os impostos aplicados em nível de linha. O segundo quadro pode ser atualizado e se refere aos impostos aplicados em nível de cabeçalho. Os detalhes de cada campo serão explicados em outra seção. OBS: A Votorantim não considerará Impostos para o Cabeçalho. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de atendimento. 19

20 Resumo do Valor Total da Fatura Este campo deve ser checado antes de enviar a nota fiscal. Ele mostra o valor total da fatura somando o valor de cada item que a compõe. Número de Linhas Número total de linhas que compõem a fatura. Total de Impostos nos Débitos e Créditos Total de impostos referentes aos débitos e/ou ao crédito. Não aplicável. Impostos na Fatura Somatório de Impostos não Incidentes, ou seja, que não fazem parte do preço unitário. Total de Impostos Incidentes Somatório de impostos incidentes na fatura. Valor do Subtotal Valor total da fatura, sem impostos não incidentes. Desconto Total Desconto total da fatura. Custo Total Custo adicional. Total de Impostos Valor total de impostos aplicados. Quantia Atual Paga Valor a ser (preenchimento não obrigatório). Valor Total Valor total, com impostos, descontos e débitos atribuídos Desconto ou Débito A seção Descontos ou Despesas contém informações relacionadas a descontos e despesas com relação à fatura inteira. Os códigos de serviço mais utilizados são: Frete (Freight), Seguros (Insurance), Descontos (Discounts) e Outros (Other Discounts). Execute as etapas a seguir para preencher os dados desta seção: OBS: A Votorantim não considerará Desconto ou Débito para o Cabeçalho e linha do item. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de atendimento. 20

21 3.3. Informações dos Participantes A seção Informações dos Participantes contém informações do comprador e do fornecedor. Assim como as informações referentes a entrega do Pedido e Faturamento. A Votorantim desconsidera qualquer mudança nestas informações. 21

22 3.4. Termos de Entrega A seção Termos de Entrega fornece informações sobre entrega e transporte no nível de cabeçalho da Fatura em relação à Fatura inteira. Os itens de linha da fatura não possuem suas próprias informações de transporte. OBS: Na primeira fase do projeto de Invoice (nota fiscal eletrônica), a Votorantim não considerará Termos de Entrega para o Cabeçalho. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de atendimento. Informe o frete. Para editar informações referentes aos termos de entrega, clique no botão Modificar. 22

23 3.5. Opções Multi-Linhas A seção Opções Multi-Linhas, é usada para adicionar ou alterar impostos aplicáveis à nota fiscal. Caso necessário, selecione também as informações sobre as suas condições de entrega. Ao final, clique em Atualizar para aplicar as seleções à nota fiscal e retornar à aba Informações Gerais. Clique em Atualizar para aplicar as seleções à cotação. Preencha os impostos aplicáveis Aviso A seção Aviso, é usada para adicionar qualquer aviso para o comprador quando necessário. Preencha o campo de aviso. 23

24 3.7. Registro de Alterações A seção Registro de Alterações, é usada para consultar as alterações realizadas na nota fiscal. As informações disponíveis nesta seção são: usuário que realizou a ação, data, hora e a ação tomada. 4. IMPRIMINDO A FATURA Caso queira imprimira fatura, clique em Imprimir. Abrirá um arquivo com o resumo da fatura (Para isso, é necessário ter instalado na máquina o programa Adobe Acrobat Reader). 5. SUBMETENDO A FATURA Após editar as informações da fatura, clique no botão Submeter : A seguinte mensagem é exibida: 24

25 6. RESPOSTA DE FATURA A validação ou não da Fatura eletrônica enviada no portal será informada ao fornecedor através de documentos disponibilizados no link Resposta da Fatura, localizado na Área de Trabalho do Supply Centre. É importante que o fornecedor fique atento ao recebimento da resposta de fatura com aceite para só então, enviar a mercadoria para a Votorantim. Para as faturas rejeitadas, será enviada uma mensagem com o erro encontrado. O fornecedor deverá localizar o problema e gerar uma nova fatura no SupplyCentre. Clique no botão Fatura para gerar uma nova fatura. Verifique se a fatura foi aceita ou rejeitada. Verifique se a resposta da fatura obteve aceite ou rejeição, através do campo Finalidade. Caso a resposta da fatura conste como rejeitada, a causa da rejeição deve ser verificada no campo Observação. 25

26 Em alguns casos, a resposta da fatura é recebida como rejeitada, mas no conteúdo do campo observação, consta a informação de que a fatura está sendo analisada na Votorantim. Quando isso ocorre, você pode receber outras rejeições durante a validação na Votorantim, até que finalmente, você recebe uma resposta de fatura com aceite Remover Resposta da Fatura da área de trabalho Para remover a sua resposta da fatura da área de trabalho, siga os procedimentos abaixo: Clique em Resp da Fatura. Após selecionar o link Resposta da Fatura, serão listadas todas as faturas que já foram respondidas. 26

27 As respostas com status Accepted basta selecioná-las e clicar e remover. Já as que tiverem o status NotAccepted é necessário acessá-las, e no resumo da resposta selecionar o flag Remover da área de trabalho. Selecione o flag para que essa resposta da fatura seja removida da área de trabalho. 7. CANCELAMENTO DE FATURA O cancelamento de uma fatura pode ser usado quando o fornecedor perceber que enviou uma nota fiscal eletrônica com informações divergentes da nota impressa, mesmo que a resposta da fatura tenha sido processada com sucesso na Votorantim. O cancelamento também pode ser usado quando a nota fiscal impressa tem que ser cancelada pelo próprio fornecedor antes que a mesma seja enviada para a Votorantim e seja impressa uma nova nota fiscal para a substituição. Veja abaixo como cancelar uma nota fiscal: Na tela de procura por documentos, busque a ordem de compra referente à nota fiscal (invoice) que deseja cancelar. 27

28 Selecione o documento desejado. Clique em Fatura. A tela Confirmação da Fatura é exibida, mas você não precisa selecionar todos os itens. Então selecione pelo menos um item e clique em Confirmar para criar o formulário de cancelamento. 28

29 3. Para continuar a criação do cancelamento da Fatura, clique no botão Confirmar Item(s) Marcado(s). 1. No formulário de cancelamento, você deve preencher os campos Num Ref Fatura Original e Data de Emissão com os mesmos valores que foram preenchidos na nota fiscal que você deseja cancelar. 2. No campo Tipo de Fatura, selecione o valor Fatura Corrigida. Nota: Você não precisa preencher mais nenhum campo do cancelamento. Apenas os três citados acima. 3. Clique em Submeter. 4. Depois de enviado o cancelamento, você pode criar uma fatura com as informações corretas. Após o envio do cancelamento, a Votorantim pode enviar para o fornecedor, uma notificação via caso encontre uma das situações descritas abaixo: 29

30 Cancelamento enviado após 30 dias do envio da NF. eletrônica. O fornecedor receberá uma notificação via informando que a NF não será cancelada; Cancelamento enviado com o campo Num Fatura Original ou Data de Emissão diferente do que foi informado na fatura enviada. O fornecedor receberá uma notificação informando que a nota fiscal não foi enviada eletronicamente; Cancelamento enviado sem que a nota fiscal eletrônica tenha sido enviada anteriormente. O fornecedor receberá uma notificação informando que a nota fiscal não foi enviada eletronicamente; Cancelamento enviado para uma nota fiscal que já tenha sido enviada eletronicamente e que também já tenha sido rejeitada. O fornecedor receberá uma notificação informando que a nota fiscal não foi enviada eletronicamente. 8. VISUALIZAR FATURA ENVIADA Para visualizar suas faturas enviadas à Votorantim, utilize o menu, Procurar> Documento Search ou Document History Report. Selecionando a opção Documente Search preencha os campos abaixo: Tipo do Documento selecione a opção fatura; 30

31 Status do Documento selecione Ativo; Status do processamento selecione Enviado; Nº do documento insira o n da Fatura; Datas de Início/Finalização data em que o documento foi enviado à Votorantim. (Opcional) Após preencher os parâmetros de busca, clique em Procurar. Será listados os documentos com essas características. A outra opção de pesquisa é utilizando o Documente History Report, para isso preencha o número do documento com o número do pedido e no tipo de documento selecione a opção Order. Em seguida, clique em Gerar Relatório. 31

32 Após clicar em Gerar Relatório, o documento será apresentado abaixo: Clique no número da fatura com status do processamento sent para visualizá-lo. 9. ATENDIMENTO QUADREM Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de atendimento ou para sac@quadrem.com, de segunda à sexta-feira das 8h às 18h. 32