GESTÃO DO CONHECIMENTO PARA A MELHORIA DA GESTÃO PÚBLICA: OS CAMINHOS DA IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NA CÂMARA DOS DEPUTADOS

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1 GESTÃO DO CONHECIMENTO PARA A MELHORIA DA GESTÃO PÚBLICA: OS CAMINHOS DA IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NA CÂMARA DOS DEPUTADOS Cássia Regina Ossipe Martins Botelho

2 II Congresso Consad de Gestão Pública Painel 20: Gestão do conhecimento e inovação para a melhoria da gestão pública GESTÃO DO CONHECIMENTO PARA A MELHORIA DA GESTÃO PÚBLICA: OS CAMINHOS DA IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NA CÂMARA DOS DEPUTADOS RESUMO Cássia Regina Ossipe Martins Botelho A Câmara dos Deputados é uma organização que, desde 2004, tem despendido esforços no sentido de promover a discussão do tema e de implementar práticas de Gestão do Conhecimento. Para tanto, foi necessário trabalhar a cultura organizacional, por intermédio de um ciclo de palestras e sensibilizar a Administração para o tema, por meio da criação de Comunidades Virtuais para discussão de temas específicos. Em 2006, teve início a implantação da gestão estratégica na Casa. Em 2008, foram realizados os planejamentos estratégicos de diretorias e secretarias. A partir de então, houve necessidade de alinhar as ações e práticas de Gestão do Conhecimento promovidas na instituição à esse novo modelo de gestão. Entre os objetivos do mapa estratégico da área de apoio técnico foi definido o objetivo Aprimorar a gestão e a disseminação da informação e do conhecimento. Com iniciativas implementadas em momento anterior à definição da estratégia da área de apoio técnico administrativo e legislativo, houve a necessidade de diagnosticar a efetividade das práticas já desenvolvidas e qual rumo a organização deveria seguir em relação à Gestão do Conhecimento. Daí surgiu a oportunidade, em 2008, de aplicar o método de Avaliação do Conhecimento Organizacional(Organizational Knowledge Assessment OKA), desenvolvido com o suporte do World Bank Institute, do Banco Mundial e a colaboração de organizações internacionais e nacionais no teste, melhoria geral do método e sua especial adequação para a realidade das organizações brasileiras. O método objetiva avaliar o estado da Gestão do Conhecimento em uma organização, fornecendo um diagnóstico da sua situação em relação aos principais organismos internacionais na área da GC. A metodologia foi concebida para avaliar a capacidade e o nível de preparação de uma organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais. Está apoiada em três perspectivas básicas: Pessoas, Processos e Sistemas, com cada um deles caracterizado por uma série de Dimensões do Conhecimento que constituem o elemento-chave da ferramenta. A aplicação da metodologia gerou uma série de recomendações que corroboraram os resultados encontrados quando da aplicação da metodologia do Balance Scorecard (BSC) para implementação da Gestão Estratégica. Foi possível visualizar com mais clareza quais os pontos fortes e os pontos fracos da Casa para continuidade da implantação de um programa de Gestão do Conhecimento e que tal iniciativa deveria estar vinculada à inserção da GC nos processos de trabalho da organização, como forma de dar suporte à gestão de processos, à gestão de projetos e à gestão estratégica.

3 SUMÁRIO HISTÓRICO...03 CONCEITOS DESCRIÇÃO DA METODOLOGIA RESULTADOS ENCONTRADOS AVALIAÇÃO COMPARATIVA ANÁLISE DOS RESULTADOS REFERÊNCIAS... 22

4 3 HISTÓRICO O Poder Legislativo é exercido pelo Congresso Nacional, composto por duas Casas legislativas: a Câmara dos Deputados e o Senado Federal. A Câmara dos Deputados é composta por 513 deputados, representantes do povo, eleitos pelo voto secreto e pelo sistema proporcional, em cada Estado e no Distrito Federal. O mandato dos Deputados é de quatro anos. A Câmara dos Deputados possui o poder de elaborar as leis e proceder à fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta do governo federal. É o local em que tem início o trâmite da maioria das proposições legislativas. Cabe à Câmara dos Deputados elaborar, aprovar e fiscalizar leis que proporcionem o equilíbrio social e representem a vontade popular. A Câmara dos Deputados é a instituição responsável pelas principais ações e políticas de governo capazes de assegurar o desenvolvimento da democracia e da cidadania mediante a apreciação e a votação das leis e o controle dos atos da Administração Pública, de forma a atender aos interesses da sociedade. A promulgação da Constituição de 1988 aumentou o âmbito de atribuições da Câmara dos Deputados. Grande caixa de ressonância das exigências da sociedade é ela o grande fórum de debate das questões nacionais. Na era da informação e do conhecimento, alvo de pressões cada vez maiores por eficiência, eficácia e efetividade na utilização de recursos públicos, a Câmara dos Deputados tem pautado suas ações na linha da transparência. A garantia do cumprimento da sua missão constitucional, num mundo de constantes e rápidas transformações, recai sobre um modelo organizacional estruturado sob a ótica da Gestão da Informação e do Conhecimento. No setor público, a Gestão do Conhecimento (GC) pode ser visualizada sob dois prismas: o da política pública e o da ferramenta gerencial. É política pública porque visa dar efetividade, dar excelência ao serviço público prestado, com perspectivas de médio a longo prazo. É ferramenta gerencial porque busca otimizar processos e eliminar redundâncias, mapear onde está o conhecimento na instituição, quem são os peritos, onde estão as soluções que possam subsidiar o processo decisório, em tempo hábil para a resolução dos mais diversos problemas. Para tal, é necessário, organizar, filtrar e encontrar competências e informações.

5 4 A partir dessas premissas, isto é, considerando, no primeiro momento a Gestão do Conhecimento como uma ferramenta gerencial, em março de 2004 foi instituído, na Câmara dos Deputados, por meio da Portaria n o 20/2004, o Grupo de Trabalho para estudar e propor ações relacionadas ao tema Gestão Estratégica da Informação e do Conhecimento. Fruto da criação desse grupo, o assunto foi profundamente estudado e discutido. Um ciclo de palestras foi organizado para sensibilizar os funcionários da Casa em relação ao tema, para o qual foram convidados especialistas e dirigentes que implantaram com sucesso a Gestão do Conhecimento em suas organizações. Ao final de cada palestra foram 16 no total, os participantes eram convidados a preencher um formulário com algumas indagações, como, por exemplo, Você identificou de que modo a gestão do conhecimento pode melhorar o desempenho do seu setor? Entre outros resultados, o Grupo, que depois passou a atuar com a estrutura de um Comitê multidisciplinar, apresentou uma publicação, ao final de 2004, contendo a transcrição de todas as palestras e algumas recomendações sobre o tema Gestão Estratégica da Informação e do Conhecimento dirigidas ao Grupo pelos próprios funcionários Casa, a partir da análise das respostas contidas nos formulários coletados após as palestras. Daí surgiu a necessidade de implementar, de forma prática, um projeto piloto que respondesse às demandas apontadas dos funcionários da Casa, a fim de validar a aplicabilidade da GC na Câmara dos Deputados. Alguns dos pressupostos considerados relevantes para a escolha desse projeto foram: praticidade o resultado do projeto deve ser a solução de problemas reais e relevantes para a Casa; viabilidade o projeto não deve ter custos financeiros diretos nem envolvimento direto da área política; abrangência o projeto deve abranger várias áreas; generalização a solução adotada deve ser passível de ser reproduzida e aplicada em outras situações no futuro. No aspecto organizacional, a atmosfera de constantes mudanças exerce pressão sobre as instituições no sentido de que se dê resposta a questões cada vez mais complexas em tempos cada vez menores. Segundo alguns relatos que havíamos observado e toda literatura em relação ao tema, o compartilhamento de informações e a validação do conhecimento produzido por meio de uma

6 5 Comunidade Virtual de Práticas contribui para melhorar o desempenho da Instituição e aumentar a sua efetividade, com o mínimo de recursos e tempestividade. Mas qual assunto discutir nessa Comunidade? Qual seria o nosso projeto piloto de sucesso? Em 2002, já ocorrera uma tentativa semelhante na Casa, que, apesar dos resultados positivos de um fórum que discutiu o Regimento Interno, havia sido frustrada por outro fórum em que não houve a atuação de um moderador, elemento essencial nas Comunidades Virtuais para dar, digamos, o tempero certo à discussão. Com essas considerações, observamos que, nos últimos anos, houve na Câmara um sensível acréscimo do número de processos de aquisições de serviços e mão-de-obra, proporcionalmente superior ao ganho em pessoal. A participação na Comunidade Virtual de alguém que atuou no processo de aquisição proporcionou o acesso e o debate com membros que atuavam, por exemplo, no órgão interessado pela aquisição. A meta foi que todas essas áreas falassem a mesma língua. E, com essa linguagem estabelecida, no futuro, o objetivo é que qualquer funcionário, seja ele antigo ou novo na Casa, ao necessitar realizar uma aquisição saiba, com segurança, que caminho percorrer. Foi validado na comunidade um Manual produzido pela Assessoria Técnica da Casa que, com a contribuição de vários setores, culminou com a publicação eletrônica do Manual de Aquisições da Câmara dos Deputados. A partir dessa experiência, outras comunidades virtuais foram criadas na Casa. Muitas outras práticas de gestão do conhecimento foram desenvolvidas ao longo desse tempo: o Guia de Serviços ( Páginas-Amarelas ) da Instituição, o Banco de Talentos, o Tesauro e o Glossário de Termos Legislativos e Orçamentários, o salto qualitativo do Portal da Câmara dos Deputados, a Rede do Saber Legislativo, o Observatório do Legislativo Internacional, o Concurso Câmara em Idéias. Para 2009, está previsto o lançamento de um projeto-piloto de e-democracia, com base em ferramentas de gestão do conhecimento. Toda a discussão sobre a gestão do conhecimento trouxe a necessidade de se vincular os programas desenvolvidos a uma estratégia organizacional, ou seja, a Casa deveria conectar as práticas de gestão do conhecimento à estratégia da organização. Nesse sentido, a Administração, entre 2006 e 2008, promoveu a implantação de um modelo de gestão estratégica, com base na metodologia Balanced Scorecard (BSC), ou Painel Balanceado de Indicadores. Nos mapas do

7 6 planejamento estratégico de diversas áreas foram elencados objetivos estratégicos vinculados à gestão da informação e do conhecimento. Quando da construção o Mapa Corporativo da área de apoio técnico administrativo e legislativo da Câmara dos Deputados, foi eleito o objetivo estratégico Aprimorar a gestão e a disseminação da informação e do conhecimento, traduzido no descritor Aperfeiçoar a produção, o registro, o tratamento, a preservação, a recuperação e o compartilhamento da informação e do conhecimento, visando atender as necessidades institucionais e da sociedade. Com tantas iniciativas implementadas simultaneamente, muitas delas num momento anterior à definição da estratégia da área de apoio técnico administrativo e legislativo da instituição, houve a necessidade de verificar a efetividade das práticas já desenvolvidas. Daí surgiu a oportunidade, em 2008, de aplicar o método de Avaliação do Conhecimento Organizacional(Organizational Knowledge Assessment OKA), referenciado daqui por diante como método OKA, desenvolvido com o suporte do World Bank Institute, do Banco Mundial e a colaboração de organizações internacionais e nacionais no teste, melhoria geral do método e sua especial adequação para a realidade das organizações brasileiras. Vale ressaltar que tal oportunidade decorreu do apoio mútuo e do compartilhamento de experiências entre a Câmara dos Deputados e o Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica (CT-GCIE), do Comitê Executivo do Governo Eletrônico (CEGE), com apoio da Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento (SBGC) em diversas ações para promoção da Gestão do Conhecimento no âmbito da Administração Pública Federal, tais como a realização de congressos sobre o tema e a construção de uma Política de Gestão do Conhecimento para o setor público. O Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica (CT-GCIE), do Comitê Executivo do Governo Eletrônico (CEGE), tem ainda envidado esforços para testar e referendar o método para aplicação específica nas organizações públicas brasileiras, adotando-o como ferramenta a ser utilizada por estas organizações no diagnóstico da situação da Gestão do Conhecimento (GC) e para o fornecimento de subsídios na elaboração de um plano de GC. O método objetiva avaliar o estado da Gestão do Conhecimento em uma organização, fornecendo um diagnóstico da sua situação em relação aos principais organismos internacionais na área da GC.

8 7 CONCEITOS Os registros e os documentos em papel dominaram a informação até muito recentemente. Com a Revolução da Informação foi possível transformar em rotinas processos tradicionais de inúmeras áreas, com economia de tempo e custos. Contudo, é o indivíduo a parte central na criação do conhecimento. É ele, que, com o apoio de recursos tecnológicos ou não, vai disseminar o conhecimento na organização. Logo, para se promover a Gestão do Conhecimento (GC), enquanto um princípio gerencial que permite ampliar informação, conhecimento, experiência e intuição nas organizações a fim de gerar valor, é preciso criar uma cultura informacional. É preciso, portanto, mudar a maneira como os indivíduos utilizam a informação e conhecimento, a fim de dotar a organização de comportamento informacional adequado e produtivo. Segundo Davenport e Prusak (1998, p.110) O comportamento informacional se refere ao modo como os indivíduos lidam com a informação. Inclui a busca, o uso, a alteração, a troca, o acúmulo e até meso o ato de ignorar informes. É a eficácia no uso da informação e do conhecimento que vai permitir vantagem competitiva e sustentável para a organização por meio de gerenciamento informacional que privilegie estratégicas que ajudem a instituição a alcançar seus objetivos. Quase todas as pessoas intuitivamente consideram que o construto conhecimento é provido de significado amplo e profundo. O conhecimento tem mobilidade. Os pontos fortes do conhecimento são a velocidade, a complexidade, o contexto em que se insere e a sua flexibilidade. Para Davenport e Prusak (1998a, p.6) conhecimento é:...uma mistura fluida da experiência condensada, valores, informação contextual e insight experimentado, a qual proporciona uma estrutura para avaliação e incorporação de novas experiências e informações. Ele tem origem e é aplicado na mente dos conhecedores. Nas organizações, ele costuma estar embutido não só em documentos e repositórios, mas também em rotinas, processos, práticas e normas organizacionais. O conceito de Davenport e Prusak (1998ª, p. 6) enquadra-se na proposta de conhecimento sugerida por Nonaka e Takeuchi (1995) de conhecimento tácito (experiência individual) e conhecimento explícito (normas organizacionais, manuais, repositórios de informações). O conhecimento é inerente às pessoas e, portanto,

9 8 está sujeito às mesmas características de complexidade e imprevisibilidade encontradas na mente humana. Ele não tem uma estrutura rígida que exclui o que é complexo. Segundo Davenport e Prusak (1998ª, p.11) ele pode lidar com a complexidade de maneira complexa). Segundo Terra (2000), a gestão do conhecimento significa organizar as principais políticas, processos e ferramentas gerenciais e tecnológicas à luz de uma melhor compreensão dos processos de geração, identificação, validação, disseminação, compartilhamento, proteção (retenção) e uso dos conhecimentos estratégicos para gerar resultados (econômicos) para a organização e benefícios para os colaboradores internos e externos. Segundo grande parte da literatura sobre o tema, a Gestão do Conhecimento está baseada em três pilares presentes em todas as organizações: Pessoas, Processos e Sistemas. Para que a gestão do conhecimento ocorra de forma efetiva é preciso que esse tripé avance de forma integrada, o que nem sempre é fácil, visto que o conhecimento é inerente às pessoas e, portanto, está sujeito às mesmas características de complexidade e imprevisibilidade encontrados na mente humana. Figura 1 Pessoas, processos e tecnologias

10 9 DESCRIÇÃO DA METODOLOGIA Segundo a Profas. Maria de Fátima Peregrino Torres e Ana Flavia P. M. da Fonseca, que conduziram a aplicação da metodologia OKA na Câmara dos Deputados, a metodologia foi concebida para avaliar a capacidade e o nível de preparação de uma organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais. A metodologia está apoiada em três perspectivas básicas: Pessoas, Processos e Sistemas, com cada um deles caracterizado por uma série de Dimensões do Conhecimento que constituem o elemento-chave da ferramenta. Em relação à dimensão Pessoas, a análise considera os elementos cultura e incentivos, criação e identificação de conhecimento, compartilhamento de conhecimento, comunidades de prática e aprendizado. Na dimensão Processos considera-se os elementos liderança e estratégia, fluxos de conhecimento, alinhamento, operacionalização do conhecimento, métricas e monitoramento. No que diz respeito a Sistemas, são abordados os elementos programas de gestão do conhecimento, gerência de conteúdos de conhecimento, acesso ao conhecimento e tecnologia. OKA Dimensões Pessoas PCI Cultura & Incentivos PKIC Criação e identificação de Conhecimento PKS Compartilha-mento de Conhecimento PCPKT Comunidades de Pratica e Times de Conhecimento PKL Conhecimento & Aprendizado Os aspectos culturais implícitos e explícitos, crenças e incentivos que existem dentro das organizações para formatar, criar e dar suporte ao uso dos ativos intelectuais (incluindo conhecimento) para atingir suas metas. A capacidade das organizações e seus stakeholders em identificar e criar conhecimento (e outros ativos intelectuais), especialmente aqueles que contribuem para os objetivos da organização. A capacidade das organizações e seus stakeholders em compartilhar ativos intelectuais de maneira a permitir que a empresa atinja suas metas. A existência, natureza e uso de grupos de pessoas que possam ser efetivamente mobilizados para resolver problemas e permitir que a organização atinja suas metas. A capacidade da organização no desenvolvimento de seu capital humano através de treinamentos e outras estruturas ou atividades formalmente dirigidas ao desenvolvimento do conhecimento

11 10 Processos RL Liderança & Estratégias RKF Fluxo de Conhecimento ROK Operacionalização do Conhecimento RA Alinhamento RMB Métricas e Monitoração Sistemas SKMTI Infra-estrutura Tecnológica de GC SKAI Acesso a Infraestrutura SCM Gerência de Conteúdo SKMEL Suporte e gerencia do Programa de GC Critérios Adicionais Países DI Indústrias DF Localização A utilização das técnicas de GC como modelo de gestão dos lideres e gerentes da organização A natureza e a capacidade do fluxo de conhecimento e outros ativos intelectuais dentro da organização. Isto inclui captura, armazenamento, disseminação e outros aspectos de distribuição do conhecimento. A capacidade da organização em integrar e aplicar conhecimento dentro de seu negócio e processos operacionais (incluindo desenvolvimento de novos produtos, marketing, e outros). Representa o ciclo interativo de conhecimento dentro dos processos críticos da organização, e conseqüentemente de seus resultados. O grau no qual o objetivo do Programa de GC e seu resultado tenta satisfazer ou realizar os objetivos e metas da organização. A capacidade da organização para medir a si mesma com respeito a gestão de seus ativos intelectuais e a monitorar e identificar melhores práticas, informação externa e aprendizado que pode desenvolver os diversos segmentos da empresa e gerar valor. A capacidade e existência de infra-estrutura tecnológica que permita a gestão do conhecimento e o compartilhamento de melhores práticas. A capacidade e a infra-estrutura existente permitindo o acesso e interação dos stakeholders com os ativos intelectuais da empresa (sejam eles sistemas ou outras pessoas) O tipo de conteúdo e as ferramentas de gerência da informação que a organização produz e gerencia. A natureza, desenho e capacidade do Programa de GC, como construído dentro da organização, em envolver pessoas, unidades, grupos, etc. A metodologia será usada como uma forma de padronizar os índices provenientes de organizações de diversos países. Alguns indicadores industriais deverão ser considerados no ajuste dos índices de organizações ligadas a setores específicos, considerando as especificidades do setor. Alguns aspectos demográficos sobre a organização serão considerados devido a sua relevância na interpretação de outras questões. As 14 Dimensões do Conhecimento do método OKA incorporam uma série de métricas, escolhidas como resultado de entrevistas e pesquisa na área de Gestão do Conhecimento e da experiência derivada do Banco Mundial. Inicialmente, setenta (70) métricas foram escolhidas para o teste da ferramenta, levando a um posterior acréscimo de métricas demográficas, decorrentes de sua aplicação em diversos países do mundo, incluindo o Programa de Gestão do Conhecimento no Brasil. A aplicação da metodologia, no caso da Câmara dos Deputados, incluiu a distribuição de questionário, composto de 200 questões, com pontuação associada a cada questão, a segmentos representativos da estrutura administrativa da Câmara (Diretores, Gerentes e Membros do Comitê Técnico de GC). Dos Respondentes 42%

12 11 eram da média gerencia; 29% técnicos especialistas e 15% especialistas em informação. As áreas envolvidas foram Gestão Estratégica e Planejamento (Assessoria de Projetos Especiais da Diretoria-Geral), Documentação e Informação (Centro de Documentação e Informação CEDI), Tecnologia de Informação (Centro de Informática CENIN), Comunicação (Secretaria de Comunicação Social SECOM), Formação e Treinamento (Centro de Formação, Treinamento e Aperfeiçoamento CEFOR), Recursos Humanos (Diretoria de Recursos Humanos DRH), Processo Legislativo (Secretaria-Geral da Mesa SGM e Diretoria Legislativa DILEG) e Administração (Diretoria Administrativa DIRAD) Esse trabalho resultou no Relatório de Aplicação na Câmara dos Deputados da Metodologia OKA na Câmara dos Deputados. Segundo as autoras, as Profas. Maria de Fátima Peregrino Torres e Ana Flavia P. M. da Fonseca, as dimensões adotadas estão baseadas em uma extensa revisão de literatura sobre Gestão do Conhecimento e buscam refletir quais destas três áreas mais fortemente impactam nas mudanças. A metodologia dá suporte à elaboração de um futuro plano de Gestão do Conhecimento. No caso da Câmara dos Deputados, Casa que já havia iniciado desde 2004 discussões e implementações de práticas sobre o tema, a aplicação da metodologia contribuiu para o alinhamento das práticas existentes ao objetivo estratégico Aprimorar a gestão e a disseminação da informação e do conhecimento e para estabelecer quais as lacunas existentes, ou seja, quais os caminhos que deveriam ainda ser percorridos para dar continuidade a implementação de um programa de gestão do conhecimento. Na Câmara dos Deputados, a metodologia foi aplicada no período de 14 a 18 de abril de 2008, seguindo os seguintes passos: 1. identificação dos objetivos primordiais de um futuro programa de GC, priorizando as principais questões que a organização deseja resolver; 2. definição dos participantes, com foco nos macro-processos existentes na organização; 3. treinamento sobre o método o para o entendimento das métricas e dimensões adotadas, seguido de uma breve explicação sobre o uso da ferramenta; 4. aplicação do método, com o critério de respostas individuais e isoladas;

13 12 5. validação dos objetivos iniciais, feita através de entrevistas semiestruturadas, que deverá referendar os principais problemas existentes na organização. 6. análise preliminar dos resultados encontrados, pelo estudo de cada questão apresentada aos participantes considerando a média de suas respostas, desvio padrão e variância. 7. realização de workshop de avaliação dos resultados, com a explicação de cada conclusão feita na análise prévia e com a inserção de elementos comparativos com outras organizações do mesmo segmento de atuação.

14 13 RESULTADOS ENCONTRADOS A fim de assegurar que a Câmara cumpra sua missão e para dar suporte aos trabalhos legislativos, a estrutura funcional da Câmara dos Deputados é composta pela Secretaria-Geral da Mesa, responsável, órgão de assessoramento legislativo por excelência, que assessora a Mesa da Câmara dos Deputados em todos os trabalhos legislativos e a Presidência no desempenho de suas atribuições regimentais e constitucionais; e pela Diretoria-Geral, que planeja, coordena, orienta, dirigi e controla todas as atividades administrativas da Casa, de acordo com as deliberações da Mesa Diretora. Também integram a estrutura administrativa da instituição outras três diretorias (Recursos Humanos, Legislativa e Administrativa), nove departamentos, três centros, três assessorias, duas secretarias e duas consultorias. Conforme a percepção das Profas. Maria de Fátima Peregrino Torres e Ana Flavia P. M. da Fonseca, a instituição está inserida em um setor de mudança tradicionalmente lenta, a Câmara atua com um quadro funcional de alto nível de instrução, com cerca de 50% de seu efetivo constituído por pessoas com formação universitária, a maior parte delas ligadas a funções intensivas em conhecimento. É um órgão grande com escopo de atividades e ações amplas, necessitando de constante interação com informações externas. Conforme o relatório apresentado, a aplicação do método OKA envolveu segmentos representativos da estrutura administrativa da organização, com a participação de 12 setores e 20 respondentes que buscaram refletir sua visão institucional sobre os itens pesquisados. Os processo de aplicação da metodologia identificou de que forma atuam na organização os seguintes pontos: 1. cultura & incentivos aspectos culturais, crenças e incentivos existentes para suporte dos ativos intelectuais para atingir metas; 2. criação e identificação do conhecimento; 3. compartilhamento de conhecimento compartilhamento para atingir metas; 4. conhecimento & aprendizado capacidade da organização em desenvolver conhecimento; 5. comunidades de prática;

15 14 6. liderança e estratégia; 7. operacionalização do conhecimento capacidade de integração de conhecimento aos processos críticos da organização; 8. alinhamento alinhamento do Programa de GC aos objetivos da organização; 9. fluxo de conhecimento captura, armazenamento, disseminação e outros aspectos de distribuição do conhecimento; 10. métricas e monitoração; 11. tecnologia infra-estrutura tecnológica disponível para acesso e compartilhamento aos ativos intelectuais da organização; 12. gerência de conteúdos tipo de conteúdo e as ferramentas de gerência da informação que a organização produz e gerencia; 13. suporte e Gerência do Programa de GC.

16 15 AVALIAÇÃO COMPARATIVA Conforme a análise das Profas. Maria de Fátima Peregrino Torres e Ana Flavia P. M. da Fonseca, após a compilação dos dados de todos os respondentes do questionário OKA na Câmara dos Deputados, os resultados encontrados foram comparados com aqueles referentes à média de 159 organizações internacionais já avaliadas pelo método. Os spider diagrams (diagramas em forma de teia de aranha) da Câmara e da média das organizações internacionais mostram que os resultados encontrados estão excepcionalmente próximos daqueles obtidos das organizações internacionais já estudadas. Desta forma, a fim de obter uma avaliação mais precisa no ambiente no qual está inserida a Câmara dos Deputados, quatro organizações governamentais americanas foram selecionadas, com o seu sigilo devidamente preservado, e a média de seus índices está apresentada nas tabelas abaixo de forma a possibilitar uma melhor compreensão do posicionamento da organização dentro de seu universo. Nesta análise pretende-se utilizar aspectos comparativos na tentativa de entender esta proximidade tão pouco usual. Os resultados encontrados na Câmara dos Deputados relativos ao elemento PESSOAS está inteiramente compatível com a média das organizações internacionais, sejam elas privadas ou governamentais. Quando comparada com as organizações governamentais selecionadas, em todas as dimensões do elemento a organização apresenta índices acima da média e apenas para a dimensão Comunidades de Prática está 41% abaixo. Destaque especial necessita ser dado à dimensão Cultura & Incentivos 48,5 % acima da média das organizações governamentais selecionadas. Com relação ao elemento PROCESSOS a organização, apesar de superior a média das 159 organizações internacionais, está com um índice 18% abaixo da média das organizações governamentais selecionadas para comparação. Neste cenário, a Câmara apresenta todos os índices das dimensões deste elemento abaixo da média. Especial atenção necessita ser dada às dimensões Alinhamento do programa de GC aos objetivos da organização, com índice 25 % abaixo, Operacionalização do Conhecimento com índice 18,7% abaixo e Liderança, 19% abaixo da média das organizações governamentais americanas. O elemento SISTEMAS apresenta índice 7,6% abaixo daqueles referentes às organizações governamentais americanas selecionadas para comparação,

17 16 apesar de compatível com a média das organizações internacionais estudadas. Os indicadores mais baixos referem-se ao suporte ao programa de GC e a conteúdos. OKA Running Average Results KM Program Cultural Incentives Knowledge Identification and Creation Knowledge Content Knowledge Access and Infrastructure Technology Metrics and Monitoring Knowledge Sharing Communities of Practice and K-Teams Knowledge and Learning Leadership and Strategy Alignment Knowledge Flows Operationalization of Knowledge Figura 2 Média internacional OKA Running Average Results KM Program Cultural Incentives Knowledge Identification and Creation Knowledge Content Knowledge Sharing Knowledge Access and Infrastructure Communities of Practice and K-Teams Technology Knowledge and Learning Metrics and Monitoring Leadership and Strategy Alignment Knowledge Flows Operationalization of Knowledge Figura 3 Câmara dos Deputados

18 Figura 4 Quadro comparativo 17

19 18 ANÁLISE DOS RESULTADOS Segundo as Profas. Maria de Fátima Peregrino Torres e Ana Flavia P. M. da Fonseca, apesar de existir uma preocupação com a formação de uma cultura voltada para o conhecimento, a análise não mostra sérios obstáculos a um Programa de Gestão do Conhecimento na Câmara dos Deputados. Se existirem lideranças ativas e engajadas a cultura não impedirá as mudanças e as novas iniciativas. A organização apresenta um índice médio para Criação e Identificação de Conhecimento. A análise revela a necessidade de atenção especial para a identificação de lacunas de conhecimento e a captura de conhecimento externo para suprir essas lacunas. Com relação ao tempo gasto na busca de informações sobre os processos de negócio da organização, os resultados sugerem a necessidade de agregar valor às ações de integração e de gestão da informação. Existe indicação da necessidade de uma estratégia de específica para as informações e os conteúdos existentes na organização. Um ponto fundamental nesta dimensão é a necessidade de enfoque para o conhecimento não processual ligado as ações do dia-a-dia. Outro aspecto a ser observado é a efetividade dos produtos e serviços da organização que necessitam de especial atenção. A análise mostra a necessidade de desenvolvimento de ações para compartilhamento de conhecimento tais como: K-fairs e K-marketplaces. Usualmente a dimensão Compartilhamento está fortemente relacionada a incentivos e a ações da alta gerência. Existe também uma forte correlação com as tecnologias de comunicação aplicadas ao compartilhamento de conhecimento tácito e a treinamentos motivadores de condições para que as pessoas compartilhem este conhecimento tácito. A criação de políticas também é um importante instrumento para agregar valor. Os resultados parecem indicar que existe uma boa infra-estrutura de treinamento. Contudo, não são focados em compartilhamento de conhecimento e em sua introdução nos processos de trabalho.

20 19 Ênfase especial deve ser dada a treinamentos para formação de times/equipes como forma de agilizar o compartilhamento. Uma vez que a organização é reativa a riscos é difícil afirmar se o nível de criatividade detectado pela análise é realmente baixo ou se é conseqüência da falta de incentivos a novas iniciativas e a criação de novo conhecimento. No entanto, oportunidades de treinamento relacionadas à criatividade e inovação necessitam ser valorizadas e introduzidas nos planos de aprendizagem. Existe ambiente propício a Comunidades de Prática, mas não está claro como os resultados das discussões dessas equipes são utilizados e introduzidos nos processos da organização. Especial atenção necessita ser dada à composição desses grupos, pois parecem ser formados prioritariamente por gerentes. O corpo técnico da organização, com suas idéias inovadoras, necessita ser mais participativo. A Câmara dos Deputados tem uma liderança ativa, com uma postura aberta a novas idéias superior a média de outros organismos internacionais. É premente a necessidade de conexão do programa de GC com os objetivos e estratégias da organização a fim de engajar essas lideranças no projeto. Maior ênfase deve ser dada aos gerentes intermediários para compreender melhor como conquistá-los e tirar maior proveito do programa. Com relação à Operacionalização do Conhecimento a Câmara dos Deputados apresenta índices compatíveis com a média internacional. Contudo, mesmo sem um programa de GC, mas algumas práticas de GC, um novo caminho deve ser criado para introduzir conhecimento e experiência existentes (know-how) nos processos de trabalho. As iniciativas devem atuar na carência de conhecimento processual e na criação de mecanismos para dinamizar inovação e mudança de processos. Ênfase deve ser dada à integração de GC ao processo de Gestão de Mudanças. Processos específicos de GC devem ser estabelecidos para suprir a carência de conhecimento em gestão de mudanças e para associar o Programa de GC às iniciativas atuais em desenvolvimento na organização. O principal aspecto a ser salientado aqui é como o programa pode atuar nos processos de maneira a melhorar seu desempenho, eficácia e eficiência. No entanto, é preciso estar sempre em foco a necessidade de inserção da inovação nos processos. A busca da eficiência não pode bloquear a inovação. O corpo técnico deve reconhecer os benefícios do conhecimento e da inovação na

21 20 melhoria de seus processos operacionais. Sabe-se que a maioria dos funcionários desempenha atividades relacionadas a conhecimento e eles precisam ser incentivados e engajados nos programas de melhoria. O principal valor ligado ao programa de GC é o fato de existirem champions em diversas áreas. Este é o principal ponto de alinhamento do programa aos objetivos da organização. As Profas. Maria de Fátima Peregrino Torres e Ana Flavia P. M. da Fonseca sugerem ações junto à média gerência para fortalecimento e aceitação do programa. A análise identifica a necessidade de existirem mecanismos mais eficientes para a comunicação interna. Com relação à tecnologia os resultados indicam a necessidade de melhorar os mecanismos para busca e identificação das informações necessárias ao bom desempenho das funções. Especial atenção necessita ser dada a gestão dos conteúdos existentes, que além das dificuldades para acesso, parecem estar inadequados em alguns casos. O suporte ao programa de GC precisa estar claramente amparado em políticas objetivas e conectado com as estratégias da Câmara dos Deputados. Uma estrutura formal de coordenação geral do programa necessita estar melhor definida e reconhecida em todos os níveis da organização, segundo as professoras que aplicaram a metodologia. Os resultados indicam claramente a necessidade de fortalecimento do elemento Processos, com ênfase na operacionalização e no alinhamento das ações voltadas ao conhecimento. Todos os processos da casa necessitam ter mecanismos de compartilhamento de conhecimento incluídos em suas etapas como um ativo agregado a eles. A recomendação das Profas. Maria de Fátima Peregrino Torres e Ana Flavia P. M. da Fonseca é que conhecimento deverá ser uma abordagem processual. No que diz respeito às constatações anteriores sobre a estrutura formal do programa, existe um Comitê de Gestão do Conhecimento, de composição multidisciplinar, mas que, até então, desenvolvia ações pontuais no sentido de implementar algumas práticas de gestão do conhecimento, por exemplo, as comunidades virtuais de práticas. Tais iniciativas não estavam vinculadas a uma estratégia organizacional.

22 21 Em 2009, com a validação e divulgação do mapa corporativo da área de apoio administrativo e legislativo, a intenção é manter uma estrutura de apoio à GC em nível estratégico (Comitê) para promover a inclusão da gestão do conhecimento nos processos de trabalho da organização, com priorização dos programas de implementação da gestão estratégica, da gestão de projetos e da gestão de processos, além do tratamento específico a ser dado em âmbito organizacional, no que diz respeito à gestão da informação e à gestão de conteúdos. Assim, também espera-se fortalecer a dimensão Processos num efetivo alinhamento com a estratégia organizacional. O relatório indica que Câmara dos Deputados apresenta uma avaliação inteiramente compatível com a média das organizações internacionais. Além disso, possui uma situação privilegiada com relação a elas, pois se encontra em um momento especial, uma vez que projetos importantes estão sendo desenvolvidos e isto constitui uma oportunidade propícia à implantação de um Programa de Gestão do Conhecimento. A análise não mostra obstáculos à implantação de um programa de gestão e salienta a existência de patrocinadores e defensores (champions) em diversas áreas, indicando a presença de uma convergência de interesses das lideranças o que pode facilitar a aceitação de novas iniciativas. Os resultados revelam também a necessidade de existirem mecanismos mais eficientes para a comunicação interna, para melhoria dos mecanismos de busca e identificação das informações, indicando a necessidade de uma estratégia para a gestão da Informação e para a gestão de conteúdos. Algumas lacunas identificadas são prioritárias para implantação de um modelo de gestão do conhecimento, tais como, a gestão da informação, a gestão de conteúdos, a convergência de conteúdos na área de comunicação e a visão sistêmica de processos, ou seja, a real inserção de mecanismos de compartilhamento do conhecimento nos processos de trabalho.

23 22 REFERÊNCIAS DAVENPORT, T. H. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, p. DAVENPORT, T. H.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. 4 ed. Rio de Janeiro: Campus, p. FONSECA, A. F. P. M. da; TORRES, M. de F. P. Método de Avaliação do Conhecimento Organizacional. Organizational Knowledge Assessment, Método OKA Aplicação na Câmara dos Deputados, abril TERRA, José Cláudio Cyrineu. Gestão do conhecimento: o grande desafio empresarial. Rio de Janeiro: Negócio, AUTORIA Cássia Regina Ossipe Martins Botelho Câmara dos Deputados. Endereço eletrônico: cássia.botelho@camara.gov.br