Organizational Knowledge Assessment OKA

Transcrição

1 Organizational Knowledge Assessment OKA WBI

2 Outline Program de GC do Blanco Mundial Visão Geral do Projeto OKA Método OKA Resultados do Projeto Piloto OKA - Estágio Atual

3 Program de GC do Blanco Program de GC foi iniciado em meados dos anos 90 Descentralização de atividades do Banco para os países Conhecimento como linha de negócios do Banco Mundial Indústria do Conhecimento: segmento que mais cresce dentro da indústria de serviços World Bank Institute WBI e o programa de treinamento em GC Introduzir conceitos básicos de GC nos países Introduzir GC em programas do Banco nos países (CAS) Iniciar um programa de assistência técnica nesta área Assimilar conhecimento local para reempregar em diversos países Auxiliar na criação e participar de comunidades interessadas em assuntos de desenvolvimento

4 Por que Gerencia do Conhecimento? Benefícios da GC Resolução de problemas usando todo o capital da organização: capital estrutural, processual e humano Maximização do uso do capital intelectual da organização Padronização e aplicação da experiência acumulada visando melhoria de performance, eficiência e eficácia da organização Aumentar capacidade de competição, sobretudo através de ideais inovativos e contínuo processo de mudança Aumentar a capacidade de aprendizagem contínua da organização Organizar capital humano em torno de práticas e objetivos da organização

5 Visão Geral do Projeto OKA

6 Visao geral do Projeto OKA Gestão do Conhecimento (GC) é um princípio organizacional que objetiva utilizar informação, experiência, conhecimento e habilidades (Intellectual Assets) da Organização afim de gerar valor O Projeto OKA foil concebido como ferramenta para acessar a capacidade e o nível de preparação de uma Organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais. O Projeto tem como objetivos principais: Ser utilizado pelo WBI em seus treinamentos em GC Ser utilizado em projetos de Assistência Técnica do WBI Ser utilizado para avaliação de parceiros do Banco quando GC for um pré-requisito Coletar dados para benchmark em algumas dimensões da Gestão do Conhecimento OKA complementará o trabalho que o Banco está realizando em avaliar a economia do conhecimento dos países (Knowledge Assessment Methodology - KAM).

7 Método OKA

8 Metodologia OKA

9 Metodologia OKA A ferramenta OKA inclui três elementos básicos: Pessoas, Processos e Sistemas. Cada um destes elementos inclui uma série de Dimensões do Conhecimento Estas Dimensões do Conhecimento constituem o elemento chave da ferramenta. A ferramenta inclui 14 Dimensões. Cada Dimensão do Conhecimento incorpora um número de métricas. A escolha destas métricas foi resultado de entrevistas e pesquisa na área de GC, bem como de experiência derivada do programa de GC do Banco Mundial. Setenta (70) métricas foram escolhidas para o teste da ferramenta. A estas foram adicionadas métricas demográficas. A ferramenta foil viabilizada com um questionário composto de 183 questões (de um total inicial de 302) com scores associados a cada valor de cada questão.

10 Metodologia OKA Dimensões do Conhecimento Cultura e Incentivos Identificação e Criação de Conhecimento Compartilhamento do Conhecimento Comunidades de Prática e Times Aprendizado e Absorção do Conhecimento Liderança e Estratégia Alinhamento do programa/atividades de GC aos objetivos da Organizacao Operacionalização de processos do conhecimento nos processos institucionais Fluxos de gestão do conhecimento

11 Metodologia OKA Tecnologia de Informação de suporte às atividades e programas de Gestão do Conhecimento Infraestrutura de Acesso ao Conhecimento Tipos de Conteúdo refletindo o Conhecimento da Organização Infra-estrutura de suporte ao Program de Gestão do Conhecimento

12 Metodologia OKA Exemplo de uma Dimensão do Conhecimento Culture & Incentives Definição: As atitudes culturais implícitas e explícitas, convicções e incentivos que existem dentro da organização para dar forma, criar suporte para o uso de recursos intelectuais visando alcançar objetivos da organização. O que está sendo medido: O grau em que as políticas organizacionais recompensam as atividades do conhecimento (inclui mecanismos de transferência do conhecimento) O grau de tolerância da organização relacionados com o comportamento de risco e inovação O grau de sustentação da organização para as atividades de aprendizagem O grau de receptividade do empregado para mudanças na organização O grau de participação de empregado em melhorar o desempenho da organização O grau em que a organização é receptiva quanto às idéias externas

13 Metodologia OKA Dimension A. Question 1. Question 2. Demographics, Industry, Country Question 3. Question 4. Question 5. Question 6. Only a subset of the questions are scored Question 3 Score. Question 4 Score. Question 5 Score. Question 6 Score. Raw Score for Dimension A Using Firm Demographics, Industry, and Country the Raw Dimension Score is weighted/adjusted... Scores of questions for each dimension are averaged (can be weighted if some questions are more important) Final Score for Dimension Final Score A for Dimension Final Score A for Dimension B Final Score for Dimension A Average of scores for dimensions within People, Process, Systems can also be performed to obtain high-level OKAM score Score for People Score for Process Score for Systems

14 Metodologia OKA Dimension A. Question 1. Demographics, Industry, Country Question 2. Question 3. Question 4. Question 5 Rules Rules related to each question are triggered. They use logic along with answers to other questions in order to derive an appropriate score for each question Question 5. Question Only a subset of the questions are scored Question 5. Question 5 Score. Question 3 Score. Question 4 Score. Final Score for Dimension A Question 6 Score. Scores of questions for each dimension are averaged (can be weighted if some questions are more important) Final Score for Dimension Final Score A for Dimension Final Score A for Dimension B Average of scores for dimensions within People, Process, Systems can also be performed to obtain high-level OKAM score Score for People Score for Process Score for Systems

15 Metodologia OKA Ferramenta utiliza QuestionPro para aplicação do survey Uma base de dados para armazenamento dos resultados do survey e análise computacional baseados em scores associados a cada valor de cada questão do survey Criação de um spider diagram que representa as Dimensões do Conhecimento com seus respectivos scores Um score final mostra quão preparada uma organização está em Gestão do Conhecimento (nível de maturidade em GC)

16 Metodologia OKA

17 Metodologia OKA

18 Metodologia OKA

19 Metodologia OKA Ferramenta foil aplicada em 56 Organizacões nos EUA e em 2 Organizacões no Brasil Maior parte das organizacões pertencentes ao governo O setor de saúde e militar estão muito representados, embora outros 8 setores também estejam representados (Financeiro, Consultoria, Comércio, etc) Maior proporção de Organizações com média de a funcionários Organizações com presença em vários países (1-12 países) Organizações com níveis de retenção de funcionários entre 50%-70% nos últimos 5 anos Maior parte da força de trabalho com nível superior.

20 Metodologia OKA A ferramenta foil aplicada com e sem focus groups a fim de avaliar qual a metodologia mais apropriada para derivar resultados.os métodos testados foram: Uma instituição com vários participantes (método preferido) Workshop para explicação do método com principais representantes de diversos setores da organização Resposta ao Survey e distribuição dos scores. Diferentes participantes respondem ao survey individualmente Workshop para discussão dos resultados do survey e consolidação de definições para criar entendimento comum dos resultados entre participantes Discussão de ações para reforço de Dimensões com problemas ou scores abaixo do esperado ou da média de organizaçoes já testadas Muitas instituições com um participante de cada. Este método foil usado em Workshops de poucos dias efetuados pelo WBI

21 Metodologia OKA Results: Antonio Carlos Reis de Souza Knowledge Content Knowledge Access and Infrastructure Technology Cultural Incentives Knowledge Identification and Creation Knowledge Sharing Communities of Practice and K-Teams KM Program Knowledge and Learning Metrics and Monitoring Leadership and Strategy Alignment Knowledge Flows Operationalization of Knowledge

22 Metodologia OKA Results: Jose Mario Knowledge Content Knowledge Access and Infrastructure Technology Cultural Incentives Knowledge Identification and Creation Knowledge Sharing Communities of Practice and K-Teams KM Program Knowledge and Learning Metrics and Monitoring Leadership and Strategy Alignment Knowledge Flows Operationalization of Knowledge

23 Metodologia OKA Results: Maria de Lourdes Peregrino Maia Alves Knowledge Content Knowledge Access and Infrastructure Technology Cultural Incentives Knowledge Identification and Creation Knowledge Sharing Communities of Practice and K-Teams KM Program Knowledge and Learning Metrics and Monitoring Leadership and Strategy Alignment Knowledge Flows Operationalization of Knowledge

24 Resultados do Projeto Piloto

25 Resultados do Piloto OKA Maioria das organizações não possuem programas formais de GC Das que possuem, 23% declaram sucesso dos programas Estrutura organizacional 23% unidade centralizada 38% responsabilidade distribuída com coordenação 23% somente em unidades descentralizadas 75% não possuem estratégias e políticas explícitas (escritas) de GC Em 41% a Gerência Superior apoia as atividades de GC 40% das organizações não possuem CoPs ou estruturas semelhantes 33% das Organizações tem orçamento relacionado às atividades de GC 40% não possuem incentivos especificos para GC (20% possuem incentivos normalmentes prêmios e recompensas não financeira) 45% tem programas formais e periodicos de aperfeiçoamento de pessoal usando lições aprendidas, AARs, ou métodos semelhantes

26 Resultados do Piloto OKA Mecanismos de Compartilhamento do Conhecimento Workshops 35% s 30% Comunidades 30% Intranet 30% Reuniões departamentais ou semelhantes 18% Discussões Eletrônicas moderadas 13% Video e audio conferências 18% Almoços Informais (Brown Bags) 11% Tipos de conteúdo explícito: Melhores Práticas 15% Know-how 11% Processos documentados 20% Lições Aprendidas 14% Conhecimento sobre clientes 14%

27 Resultados do Piloto OKA 30% das organizações tem sistemas de informação para apoiar conhecimento no nível da organização (28% a nível departamental ou de unidades) 41% ulitiliza pesadamente tecnologias de informação e comunicação (outros 28% utilizam somewhat high ). Somente 9% não utilizam estas tecnologias suficientemente.

28 Resultados do Piloto OKA Análise de quão preparadas estão as Organizações em GC As Dimensões relacionadas a Processos e Sistemas apresentam scores mais baixos. A maior parte das Organizações apresentam melhores scores relacionados as Dimensões relacionadas a Pessoas Dimensões relacionadas a Pessoas que apresentam maiores scores: Knowledge Content Knowledge Sharing, Knowledge Flows, e Knowledge Identifications and Creation. Em Processos, as Organizações apresentam scores mais baixos em : Alignment, Operationalization e Leadership and Strategy. Em Sistemas, a maioria das Organizações testadas não possuem um programa formal de GC mas apresentam uma quantidade substancial de práticas que, se bem integradas, poderão evoluir para um program de GC.

29 Resultados do Piloto OKA OKA Results KM Program Knowledge Content 23.2 Knowledge Access and Infrastructure 8.2 Cultural Incentives Technology Metrics and Monitoring Alignment 5 0 Operationalization of Knowledge Knowledge Identification and Creation Knowledge Sharing Communities of Practice and K-Teams Knowledge and Learning 14.2 Leadership and Strategy Knowledge Flows

30 Resultados do Piloto OKA Metodologia em geral e questionário Maior análise das Dimensões de knowledge Learning e Knowledge Content Sugestões para eliminação e acréscimo de questões deverão ser avaliadas para contextos específicos (governo, empresas privadas, empresas de pequeno e medio porte, etc). Cerca de 60 recomendações de adições e mudanças foram feitas pelas organizações testadas. Intervalos ( Ranges ) começam a ser possiveis de serem derivados para cada Dimensão do Conhecimento a partir do número de organizações já testadas Ainda não é possível definir uma seqüência de Implementação das Dimensões do Conhecimento, mas trabalho indicativo já é possível com base nos resultados Primeiros padrões associados às Dimensões do Conhecimento já se tornam possíveis Abordagem Administrativa OKA parece (nesta versão) ser mais adequada para organizações maiores OKA oferece melhores resultados quando usada dentro de uma organização usando focus groups e questionário combinados

31 OKA - Estágio Atual

32 OKA Estágio Atual e próximos passos Próximos 6-8 meses: Continuação da análise dos resultados obtidos até o momento Derivar seqüências de implementação de programas de GC baseados nos resultados obtidos Analizar os padrões derivados dos scores visando a definir intervalos para cada Dimensão do Conhecimento (níveis de maturidade) Identificar parceiros para projetos visando a estabilizar uma versão da ferramenta 8-10 meses: projetos conjuntos Uso da ferramenta em audiências diversificadas 1-2 anos: Necessidade de evoluir para um esquema utilizando o método de multi-factored weighting

33 Perguntas?

34 COMITÊ TÉCNICO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO E INFORMAÇÃO ESTRATÉGICA CT-GCIE