Polyvan Informática e Computação Gráfica Ltda. MSN : Programa Contabilidade geral

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Armando Quintão Olivares
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1 Polyvan Informática e Computação Gráfica Ltda. polyvan@polyvanet.com.br MSN : polyvan@polyvanet.com.br Programa Contabilidade geral

2 Este manual vai lhe ajudar a tirar o máximo de proveito do programa. Qualquer dúvida, sugestão ou crítica, entre em contato. polyvan@polyvanet.com.br Para acesso ao sistema: Nome: POLYVAN Senha: Registro Este é um programa final com todos os recursos de um programa de Contabilidade. Até que o registro seja autorizado haverá uma limitação de 50 lançamentos por empresa. Para liberar o uso normal do sistema, é necessário que se faça o registro, que se encontra no Menu about Polyvan, Registro do Sistema Fornecer a chave que aparecerá na janela proteção do sistema em seu computador, através do polyvan@terra.com.br, onde irá receber informações complementares.

2 Apresentação. Nossa Contabilidade é Multi-empresa e Multi-usuário, com capacidade de 99999 de registros de empresas no cadastro.

3 2 Apresentação. Nossa Contabilidade é Multi-empresa e Multi-usuário, com capacidade de de registros de empresas no cadastro. Para trabalhar multi-usuário é necessário adquirir licença para cada terminal. A licença é individual por equipamento, sem limites de terminais. Trabalha com todo o período em aberto, podendo reprocessar a contabilidade quantos vezes quiser. Ex.Você está trabalhando em novembro, quer voltar a janeiro para fazer lançamentos complementares, poderá fazê-lo sem problemas. A impressão dos relatórios tais como razão e diário, poderá ser feita mês a mês ou esperar o final do período para fazê-lo. 3- Senha de Acesso O programa vem com uma senha padrão que deverá ser trocada pelo o usuário, de preferência obedecendo aos seguintes passos:

4 - Um usuário com uma senha máster e os demais com senha comum. (a senha máster dá acesso a cadastrar outros usuários, cadastrar e excluir empresa, evitando assim que exclua empresas inadvertidamente).

4- Usando o Sistema Esta é primeira Janela que aparece, nela você escolhe qual a empresa que quer trabalhar, se quer cadastrar ou excluir empresas (Cadastro e Exclusão Máster=S ) Seleciona a empresa

5 4- Usando o Sistema Esta é primeira Janela que aparece, nela você escolhe qual a empresa que quer trabalhar, se quer cadastrar ou excluir empresas (Cadastro e Exclusão Máster=S ) Seleciona a empresa e confirme. Histórico Padrão - O Histórico padrão é um só para todas as empresas, é um arquivo compartilhado, a manutenção do mesmo é feita em qualquer empresa em que estever trabalhando. Plano de Contas - Existe um plano de conta padrão no sistema que você poderá usar ou não, ele é gerado automaticamente quando a empresa é criada, obedecendo a seguinte estrutura: (menu: Setup, Setup Sistema, Cadastro da Empresa, Estrutura de Nível Contábil) Cadastro da Empresa.

6 Estrutura de Nível Contábil ao alterar a estrutura do plano de conta o sistema automaticamente elimina todos os registro do arquivo, criando assim uma nova estrutura. Como configurar o plano de contas: - Ver o número de Níveis. Exemplo: Conta analítica: Exemplo 1: Nível : 5 Conta x x x x xxx Estrutura

Exemplo 2: Nível 5 Conta x x xx xx xxxx Estrutura 1 2 4 6 10 Exemplo 3: Nível 4 Conta x xx xx xxx Estrutura 1 3 5 8 0 6 Processo de trabalho: - Saldo Inicial Iniciando uma nova empresa onde o período

7 Exemplo 2: Nível 5 Conta x x xx xx xxxx Estrutura Exemplo 3: Nível 4 Conta x xx xx xxx Estrutura Processo de trabalho: - Saldo Inicial Iniciando uma nova empresa onde o período contábil seja 01/01/03 a 31/12/2003, criar um loto com data anterior ao período, por exemplo: Loto: 0001, Data: 31/12/2002, assim na liberação dos lotes, o sistema sempre irar ver este como saldo inicial, só será necessário esse processo no cadastramento da empresa, a partir daí o sistema gera automaticamente o saldo inicial. Menu Principal Fácil interpretação

8 Manutenção de Lote / Cadastra Lote A tecla REVISAR LOTES, examina todos os lotes, verificando se estão corretos ou se contem erros. Após cadastrar os lotes acessar o Lançamento Contábil, selecionar o lote e fazer os lançamentos. O sistema não aceita que lotes já liberados sejam alterados. (Status=L), para voltar o lote para o status de C, fazer a liberação de lotes ate o período anterior a data do lote em questão. (Ver Liberação de Lotes). Status do Lote: C : Correto E : Errado L : Liberado

9 Lançamento Contábil Liberação de Lotes Estabelecer o período: Ex: de 01/02/03 a 28/02/03

10 - Todos os lotes com data entre 01/02/03 a 28/02/03 serão liberados, gerando o diário, razão e balanços, referente ao período. O status do lote muda para L, se houve lote com o status em E, os mesmos não serão liberados. -Se houve necessidade de abrir novamente esse período é só processar o período anterior (Ex: de 01/01/03 a 31/01/03), que os lote voltam ao status de C. Relatórios: - Todos os relatórios no vídeo ou na impressora. - Todos os relatórios em impressoras matricial (padrão DOS), rápido e fácil impressão. - Plano de Contas : todos as contas analíticas em ordem alfabéticas - Razão : uma conta ou intercaladas (Ex: conta inicial a conta final) - Diário : pode ser impresso somente no final do período - Balanço : Analítico e Sintético. - Lote : Todos os lotes podem ser impressos para conferencia ou arquivo. Transferência automática das contas de resultado Conta destino : Conta do passivo que vai receber os saldos das contas de resultado. Lote : O numero do lote é gerado pelo próprio sistema. Data : a data do encerramento Dig Cta Result. : é o 1 a digito da conta de resultado EX: Digito é: 3

Um poderoso compactador de arquivo, compatível do Winzip.

11 Encerramento do Período O período contábil é geralmente de 01/01 a 31/12 (anual). - Menu: Setup, Encerrar Período. Backup e Restore (Copia de segurança). Um poderoso compactador de arquivo, compatível do Winzip. Informar: Drive de Origem : A unidade onde se encontra o arquivo. Se for um terminal usar a letra correspondente. Drive Destino : Onde será gravado o arquivo.

12 Processo inverso do backup. O sistema só aceita restaurar os arquivos, se o backup for da empresa em questão, assim não haverá erro de um backup de uma empresa seja por engano restaurado em uma outra.

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