Comércio e Intercâmbio Electrónico de Dados

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1 Comércio e Intercâmbio Electrónico de Dados Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Felgueiras Engenharia Informática 4º ano Ano Lectivo 2003/2004 Ana Maria Madureira

2 Intercâmbio Electrónico de Dados O EDI (Electronic Data Interchange) é a transferência electrónica de informação estruturada, de acordo com normas pré-definidas, entre sistemas informáticos de diferentes organizações. um meio de realização de actividades comerciais sem utilizar papeis transferência de dados estruturados, através de mensagens normalizadas previamente acordadas, enviadas electrónicamente de um computador para outro computador com um mínimo de intervenção humana 2

3 Intercâmbio Electrónico de Dados Transacções comerciais baseadas em documentos de papel 3

4 Intercâmbio Electrónico de Dados A utilização do EDI pelas empresas tem como principais objectivos: Incrementar, de uma forma significativa, a eficiência da comunicação de todos os documentos associados a transacções comerciais; Reduzir os custos administrativos associados à manipulação e comunicação dos referidos documentos; 4

5 Enquadramento Histórico A primeira aplicação prática do EDI ocorreu em meados da década de 70 no Reino Unido, com o estabelecimento de uma Câmara de Compensação Electrónica (BACS-Bankers Automated Clearing Center) para transferência electrónica de fundos entre os bancos de Londres. Nos anos subsequentes surgiram, quer nos EUA quer no Reino Unido, diversos serviços EDI públicos e privados (GEISCO, INS/TRADANET e ISTEL) orientados para os mais diversos sectores de actividade, nomeadamente: transportes comércio retalhista sector automóvel sector bancário seguros 5

6 Situação em Portugal Indústria automóvel transportes e seguros Distribuição alimentar: SONAE, AUCHAN E Jerónimo Martins Nestlé AutoEuropa Comunidade portuária:portos de Aveiro e Lisboa. Portugal Telecom e a EDP CODIPOR é a organização responsável por representar a EAN internacional que a nível europeu coordena os esforços de divulgação do EDI 6

7 Componentes de um sistema EDI 7

8 AnálisedeCustos/Benefícios A redução de papel nos processos administrativos leva-nos aos benefícios directos do EDI: redução do trabalho de redigitalização redução de erros administrativos redução nos ciclos e tempos para realização das transacções Existem ainda outros benefícios indirectos derivados do EDI mas não tão facilmente quantificáveis, e que resultam da possibilidade de oferecer um melhor serviço aos clientes: facilitando as encomendas fornecendo mais rapidamente os produtos implementando serviços de melhor qualidade no controle do negócio 8

9 Análise dos benefícios Eliminação ou redução drástica dos custos administrativos, devidos à redução dos custos com: formulários de papel, tratamento manual dos documentos de papel associado às transacções, despesas de envio pelo correio, e sucessivas reintroduções de dados via teclado. Aumento na eficácia das transacções, dada a uniformidade das normas EDI e a utilização de meios de transmissão electrónica; as taxas de erro são substancialmente reduzidas, sendo o intercâmbio de informação mais rigoroso e atempado. Redução dos ciclos de negócio. Manutenção dos stocks a níveis mais baixos, porque existe a possibilidade de efectuar um acompanhamento integral do percurso das mercadorias desde a produção até à entrega e o tempo de concretização dum pedido de entrega é substancialmente reduzido. Identificação seguida de eliminação ou diminuição acentuada das existências de produtos com pouca ou nenhuma procura. 9

10 Análise dos benefícios Pagamento mais atempado das mercadorias/serviços com consequente aumento do nível de depósitos em caixa. Redução da carga de trabalho administrativo, libertando pessoal para tarefas mais produtivas ou para áreas com insuficiência de recursos humanos, após reconversão adequada. Maior rapidez e qualidade na prestação de serviço a clientes, reforçando a imagem de marca das organizações junto de todos os seus parceiros e clientes. Condições favoráveis à implementação da filosofia de Just-in-Time, com especial relevância para as empresas industriais nas quais os ciclos de tempo assumem peso decisivo na sua produção e competitividade com outras do mesmo ramo. Condições propícias à redução global do custo de mercadorias/serviços. 10

11 Análise dos Custos Estratégicos - Tempo gasto no planeamento de tudo que esteja ligado ao sistema EDI. Desenvolvimento - Aquisição do Software EDI, programação dos interfaces das aplicações de EDI, enaltecendo o software de aplicações para conseguir beneficiar de todas as vantagens do EDI. Educação - Inclui formação do pessoal interno a fim de se adaptar e aceitar novas responsabilidades num ambiente EDI e, ainda mais importante, a educação/formação dos parceiros comerciais. Neste último caso, deve haver uma estimativa do número de semanas necessárias para estabelecer ligações com um novo parceiro comercial. Implementação O custo do pessoal da área de sistemas de informação necessário à compatibilização dos sistemas e aplicações internas, quer com novos parceiros comerciais. Manutenção das interfaces do EDI. Intercâmbio - Os custos associados com o envio e recepção do intercâmbio de mensagens através de redes de comunicação privada ou pública. 11

12 Desvantagens Complexidade e consequente custo de instalação e gestão Pouca flexibilidade, uma vez que as ensagens trocadas tem de estar definidas. 12

13 Aplicação do EDI Actualmente o EDI encontra aplicação nos mais diversos sectores de actividade sendo possivel identificar quatro grandes áreas: Transferência Electrónica de Fundos (EFT-Electronic Funds Transfer); Transacções informáticas com sistemas de informação ( ex: sistemas de reserva em companhias aéreas); Transferência de dados técnicos (ex:operações remotas em CAD/CAM); Informação de natureza comercial (ex: comércio grossista e retalhista, seguros, transportes, etc.). 13

14 O sistema EDI e as mensagens normalizadas A necessidade crescente de normalização, ditada quer pela crescente internacionalização dos negócios, quer pela interpenetração crescente dos diferentes sectores de actividade, conduziu a que, a partir de 1987, e sob os auspícios das nações Unidas através dos seus grupos normativos, se conjugassem esforços no sentido de fazer convergir as diferentes normas para uma norma genérica internacional: o EDIFACT (EDI for Administration, Commerce and Transportation). Os primeiros trabalhos de normalização EDI foram desenvolvidos pela TDCC (Transportation Data Coordinating Commitee) nos EUA, com a publicação em 1975 do documento denominado "Rail Transportation Industry Application Document". Mais tarde, e em 1980, a American National Standards Institute (ANSI) iniciou o desenvolvimento de um conjunto de standards para todas as indústrias, conhecidos sob a designação genérica de normas ANSI X. 12, actualmente bastante utilizadas naquele país. No Reino Unido, a SITPRO (Simplification of trade Procedures), uma organização fundada em 1970 e de inspiração governamental, dedica-se, desde então, à concepção e desenvolvimento de procedimentos que, tanto nacional como internacionalmente, simplifiquem as transacções comerciais. À luz das regras estabelecidas pela SITPRO, a UN/ECE (United Nations/Economic Commission for Europe) desenvolveu as normas genéricas UN/TDI (United Nations/Trade 14 Data Interchange ).

15 Comunicações entre parceiros EDI 15

16 Comunicações entre parceiros EDI Os documentos, procedimentos e normas comerciais variam naturalmente de sector para sector de actividade. Assim, era de esperar que organizações dos sectores mais activos no EDI não tivessem esperado pelo aparecimento de normas genéricas para adoptarem o EDI nas suas transacções comerciais: as "EDI Standards Communities" de que são exemplo: A IATA (International Air Transport Association) EDI (EDI for Shipping) RINET (International Re-Insurance Network) ODETTE (Organization for Data Exchange by Tele-Transmission in Europe) SWIFT (Society for Worldwide Funds Transfer), Desenvolveram normas EDI próprias (Community Standards), algumas delas naturalmente inspiradas nas normas genéricas já disponíveis. 16

17 Normas EDI De uma forma geral, as normas EDI podem classificar-se em três categorias: As normas nacionais (ex:ansi X.12) As normas genéricas (ex:un/tdi) As normas comunitárias (ex:odette) as normas EDIFACT (ISO 9735) definem uma sintaxe universal para construção de qualquer tipo de mensagens EDI, bem como a estrutura de diferentes tipos de mensagens (factura, guia de remessa, etc.). 17

18 As normas Edifact Tal como as outras normas EDI, o objectivo das normas EDIFACT é o de serem independentes: Das aplicações a que se destinam ( isto é, devem ser igualmente válidas e aplicáveis a áreas como o comércio, os transportes, as finanças, os seguros, etc ); Dos computadores que as aplicam; Dos meios de transmissão que interligam os sistemas computacionais dos parceiros envolvidos. As normas EDIFACT possuem ainda outras características básicas, como sejam: Definem-se como normas de sintaxe: o sintaxe EDIFACT Apresentam-se como normas de mensagem: as mensagens EDIFACT. 18

19 As normas Edifact Nestas condições, uma vez definido para as transacções entre parceiros um método-padrão de representar os respectivos dados, cabe ao "translation software" e aos processos de comunicação o papel de, respectivamente: Servir de interface com o ficheiro "in-house" permitindo que os dados associados sejam convertidos de acordo com as normas e vice-versa; Suportarem, enquanto método de transmissão, a troca dos dados normalizados entre computadores. A sintaxe EDIFACT, aprovada como uma norma internacional ( ISO 9735 ), em 1987, foi desenvolvida com base em duas outras normas, a saber: ANSI X. 12 ( American National Standard Institute X. 12 ) GTDI ( Guidelines for Trade Data Interchange );este, por sua vez, é o resultado de trabalhos levados a cabo pelo UN/Trade Facilitation Commitee, WP.4. Assim, o nascimento de uma terceira norma EDI, a norma EDIFACT, a partir de duas normas que, já de si, possuíam uma notável implantação, pode parecer, à primeira vista, um facto supérfluo. A realidade, porém, é outra, o "standard EDIFACT pretende ser mais flexível, mais eficiente, funcional e abrangente que as normas que lhe deram origem. 19