Ficha técnica de alimentos: guia passo a passo ADRIANA FURQUIM

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1 Ficha técnica de alimentos: guia passo a passo ADRIANA FURQUIM

2 - 2 - O curso Aprenda neste curso, em detalhes, como elaborar e preencher corretamente modelos de ficha técnica de preparação e produção! Se você trabalha com cozinha seja em casa ou num restaurante a padronização das receitas, a organização das preparações, o controle de custos e a definição do preço de venda são essenciais para o sucesso do seu empreendimento. É para esses fins que a ficha técnica é fundamental e, para desmistificar a ideia de que montar asfichas técnicas é algo complicado e enfadonho, Adriana Furquim, consultora em Gestão de Negócios na área de alimentação, vem à eduk dar toda a assessoria necessária para te capacitar por completo nessa parte tão importante da gestão do seu negócio. Ela vai utilizar como principal material de apoio uma planilha modelo de ficha técnica e, a partir dela, vai destrinchar item por item, destacando o uso, a aplicação e a importância de cada parte da ficha. Com linguagem descomplicada e aulas dinâmicas, o curso vai te mostrar que montar fichas técnicas pode ser simples e que elas são a principal base para a construção de melhores resultados no seu negócio. NÍVEL DO CURSO Iniciante ACESSE PELO APP assista a cursos ao vivo e acesse o catálogo de seu smartphone ou tablet. A expert Adriana Furquim é nutricionista formada pela USP, com especialização em Gestão de Negócios pelo Senac. Docente nos cursos de pós-graduação em Gastronomia do Senac, sócia e consultora da Noponto consultoria voltada à implantação de novos negócios de alimentação, com foco na definição e organização operacional, estudos de viabilidade e gestão estratégica. Atua também como Gerente de Operações do Varejo, na GRSA Compass Group.

3 - 3 - Sumário INTRODUÇÃO...4 CONCEITO...5 ENTENDA A FICHA TÉCNICA...6 LISTA DE MATÉRIAS-PRIMAS/CONVERSÃO DO PREÇO DE COMPRA PARA CUSTO POR KG OU L...8 CALCULADORA DE OVOS...8 FATOR DE CORREÇÃO CALCULANDO PERDAS...9 FIQUE DE OLHO NA CONCORRÊNCIA...10 ARQUIVO ELETRÔNICO OU IMPRESSÃO...11 GESTÃO DE CUSTOS E LUCRATIVIDADE...11

4 - 4 - Introdução A elaboração de fichas técnicas costuma ser encarada pelos empreendedores como um grande desafio, pois a maioria acredita ser algo muito complexo. Neste curso vamos desmistificar e mostrar de forma descomplicada como elaborar suas fichas técnicas e utilizá-las como base para a gestão de seu negócio. Com o domínio da ferramenta você terá maior controle de seus custos e saberá como se posicionar no mercado e melhorar sua lucratividade sem perder a competitividade. A criatividade de um chef, confeiteiro ou cozinheiro, associada à sua percepção de aromas, sabores e cores é essencial para a arte da gastronomia, mas para garantir uma participação efetiva no mercado, com foco no crescimento e profissionalização do negócio, o primeiro passo é justamente a elaboração das fichas técnicas. Embora a maior parte dos empreendedores não adote a ficha técnica de custo nem a de produção, pode-se dizer que esta é a única forma de garantir que os produtos sejam produzidos sempre da mesma maneira, com padrão na apresentação, no rendimento, no sabor e, ainda, que os custos e lucros em cada um sejam conhecidos e acompanhados de perto. O começo é trabalhoso, mas os resultados fazem valer cada segundo dedicado à elaboração das fichas técnicas. Para você entender a importância de cada receita possuir sua ficha técnica, montamos um modelo simples, que vai facilitar sua implantação e te ajudar a entender melhor seu negócio e maximizar seus resultados. Você pode baixá-la na guia de materiais do curso como Ficha Técnica eduk. Vamos lá?

5 - 5 - Conceito Fundamental para o sucesso do seu negócio, a FT é um documento que registra todo o processo de elaboração dos pratos, identifica as matérias-primas necessárias, suas quantidades e seus custos. É apresentada normalmente por meio de planilhas, que facilitam a atualização dos dados e permitem a fácil visualização das informações. Existem 2 grandes modelos de FT: uma gerencial, que chamamos de ficha técnica de custos, que define os custos da receita e dá suporte na formação de preços de venda; e outra operacional, que orienta e padroniza a execução da receita, a qual denominamos de ficha técnica de produção. Esta não tem o custo relacionado porque esta informação não é necessária para a produção, assim como o modo de preparo também não é parte da ficha técnica de custo, uma vez que não interfere diretamente na apuração dos custos. A FICHA TÉCNICA TEM COMO PRINCIPAIS OBJETIVOS: Registrar as quantidades de matérias-primas utilizadas na receita. Identificar os custos de cada ingrediente e o custo total da preparação. Permitir a organização e planejamento das compras e da produção. Controlar os volumes de matérias-primas necessários. Padronizar a execução das receitas, a montagem e a apresentação dos pratos. Aumentar a produtividade e promover maior agilidade na cozinha. Ajudar no controle de estoque tanto de matérias-primas como de produtos finais. Apresentar os custos e rendimentos das receitas, para formação de preços de venda. A composição das fichas técnicas deve se adequar à necessidade e ao perfil de cada empreendimento. Quanto mais simples, mais fácil o uso e aplicação. O foco é otimizar a gestão do seu negócio. Seja ele micro, pequeno ou grande, o ponto de partida está aqui!

6 - 6 - Entenda a ficha técnica Grupo: Se você produzir uma variedade de produtos, o ideal é agrupá-los por tipo de preparação e/ou categorias. Assim fica mais fácil o entendimento dos custos diante do mercado e seus concorrentes. Exemplos: pratos quentes saladas sobremesas especiais sobremesas diet docinhos salgados de festa. Rendimento: Você deve apurar o rendimento total da receita em quilogramas (kg) ou litros (L) e também em número de porções. Exemplo: uma receita de bolo pode render 1 bolo grande de 800 g ou 10 minibolos de 80 g. Tempo de preparo: Importante para você organizar o fluxo de produção e o tempo dedicado a cada preparação. Foto referência: É opcional, mas facilita a visualização do produto final e das etapas críticas de preparo. Quantidade líquida: Peso ou volume de cada ingrediente já pronto para ser usado na receita nas unidades kg ou litro e não em medidas caseiras, ponto fundamental para a padronização da execução. Existem diversas tabelas de conversão disponíveis na internet, mas o bom mesmo é você criar uma exclusiva para sua cozinha, de acordo com seus utensílios de medidas. Quantidade bruta: Peso ou volume a ser comprado, que depois de limpo e processado forma a quantidade líquida necessária. Fator de correção: Índice que indica a relação de perdas durante o processo, obtido pela divisão do peso bruto pelo peso líquido. Deve ser montada uma tabela específica de fatores de correção para cada cozinha, mas existem algumas disponíveis na internet e em livros de gastronomia. Custo unitário: Cada ingrediente deve ter seu custo identificado na lista de compras e planilhas de conversão. É o preço de compra por kg, litro e, eventualmente, por unidade.

7 - 7 - Custo total de cada ingrediente: É o custo da quantidade que será usada na receita. Exemplo: Você compra 1 kg de açúcar, mas na receita só usará 200 g, portanto, precisa calcular o custo dos 200 g. Custo total da receita: É o custo de todos os ingredientes utilizados (somados). Custo por porção: É o custo total dividido pelo número de porções obtidas ou pelo kg da preparação. CMV Custo da mercadoria vendida: Usado como um indexador na formação de preços, é representado pelo custo da matéria-prima dividido pelo preço de venda. É um dos componentes do preço de venda de maior impacto na sua lucratividade. Vamos entender o porquê logo mais. Margem de contribuição: É a margem que se obtém depois de se abater do preço de venda os impostos e o CMV. Quanto maior a margem, maior a chance de bons lucros. Quanto maior o CMV, menor a margem. A margem é o valor destinado a pagar todas as outras despesas e gastos que você tem, como aluguel, água, luz, telefone, mão de obra, materiais de limpeza, custos com entrega, etc. Se você trabalha de maneira mais informal, tem uma estrutura familiar, não paga aluguel e nem gasta com mão de obra, seu lucro certamente será maior, pois não há gastos intermediários na produção que componham sua margem. Preço sugerido de venda: É o valor final sugerido após uma breve análise do mercado, onde você obtém automaticamente o percentual de CMV e da margem. O preço de venda deve ser maior que a somatória do CMV e margem e é justamente nesta diferença que encontramos o lucro. Caso esta diferença seja muito pequena, a sugestão é que você reavalie seus custos ou mesmo seu preço de venda. Vamos mostrar isso mais adiante.

8 - 8 - Lista de matérias-primas/conversão do preçode compra para custo por KG ou L O valor correto do preço unitário de cada insumo na ficha técnica é imprescindível para um cálculo correto dos custos da receita. Para produtos vendidos em embalagens de 1kg ou 1L, é fácil saber o preço unitário. Porém, muitos produtos são vendidos em quantidades quebradas e calcular o preço unitário de todos pode levar um bom tempo. A lista de matérias-primas é, ao mesmo tempo que um registro dos insumos comprados e dos valores pagos, uma calculadora para calcular esses valores para você em segundos! Basta ver, na própria embalagem do produto ou na sua nota de compra, a quantidade da embalagem e quanto você pagou, inserir esses números nos campos quantidade e preço unitário de compra e pronto! A calculadora vai te dar, na coluna F, o valor do quilo ou do litro do produto. A lista-calculadora é uma forma de você manter salvos os preços unitários dos ingredientes que mais utiliza e nunca mais perder tempo calculando um por um na calculadora comum ou no papel, apenas atualizando-os conforme as mudanças de valores. Calculadora de ovos Da mesma forma que precisamos converter as unidades de compra para quilos e litros, os ovos também precisam ser convertidos para padronizar a produção e encontrarmos os custos dos componentes clara e gema, se usados separadamente. Nossa planilha vai te ajudar a identificar quantos ovos são necessários e qual o custo deles para incorporar na sua ficha técnica.

9 - 9 - Fator de correção calculando perdas O fator de correção é uma constante de cada alimento decorrente da relação entre o peso bruto (forma como é comprada a mercadoria) e seu peso líquido (depois de limpo e processado). Um breve exemplo: suponha que você irá fazer uma torta de abacaxi e a sua receita pede 500g de abacaxi. Você vai ao supermercado e compra um abacaxi de peso aproximado, com 650g, imaginado que será suficiente. Mas, ao chegar na sua cozinha, lavar e descascar o abacaxi, picar e tirar todas as partes ruins, o peso final obtido é de apenas 350g. esta perda é justamente a medida calculada pelo fator de correção. No material de apoio trazemos para você uma tabela de referência, mas o ideal é ir calculando na sua produção as perdas que seus ingredientes apresentam, pois habilidades técnicas de cortes e qualidade da matéria-prima são dois fatores que interferem muito no fator de correção. Imagine que você poderia escolher comprar um abacaxi já descascado, o custo seria maior ou menor do que comprá-lo in natura? Ou ainda que na mesma receita você tenha o aproveitamento integral do alimento, use a casca para fazer uma calda ou suco e não tenha nenhuma perda ou uma perda menor. Resumindo, para calcular o que se deve comprar, deve-se calcular: Quantidade líquida da receita x Fator de correção = Quantidade bruta a comprar. Se o FC for maior que 1 quer dizer que perdemos no processo de preparo (comum a frutas, legumes, vegetais e carnes). Se o FC for igual a 1 significa que não há perdas no processo e, assim, o peso líquido é igual ao peso bruto (como em farinhas, açucares e chocolates).

10 Fique de olho na concorrência Entre os atributos das fichas técnicas, um dos mais importantes é orientar a formação de preços. Mas não basta conhecer seus custos, é preciso ficar de olho no mercado. Uma pesquisa de preços entre seus concorrentes é fundamental para definir sua margem, qual a sua participação no mercado e qual seu potencial de crescimento. As respostas a essas perguntas, quando analisadas juntamente aos custos, te permitem formar um preço mais competitivo e fundamentado em bases legítimas. Não há espaço para achismo, é importante você obter o maior volume de informações para se posicionar, conquistar e fidelizar seus clientes. Pesquise os preços dos concorrentes da sua região de atuação. Vá até lojas, peça orçamentos, pesquise on-line e pergunte bastante para amigos e conhecidos que se encaixem no público-alvo do seu produto. Anote o valor mais alto e o mais baixo cobrados pelo produto na sua região nos campos preço mínimo e preço máximo dos concorrentes da ficha. Esses valores servirão como um referencial para a definição do seu preço de venda final. Um preço mais barato que a concorrência é mais competitivo e ganha na quantidade de vendas. Já um preço acima do valor mais alto da concorrência deve ter diferenciais como atendimento, entrega, apresentação ou embalagens para sustentar o valor cobrado e garantir suas vendas. Se o seu preço estiver na média, avalie se há espaço para um aumento do seu preço de venda e, consequentemente, do seu lucro. Algumas vezes o cliente está disposto a pagar mais do que você imaginava.

11 Arquivo eletrônico ou impressão Depois de completa, a Ficha técnica de custos não precisa ser impressa. Mantenha-a numa pasta organizada em seu computador para consultá-la e atualizá-la a qualquer momento. Já a FT de produção deve ser impressa para você afixar na sua cozinha ou catalogar numa pasta e ter sempre à pronta mão todas as informações sobre as receitas que você produz! Para que sua impressão saia perfeita, configure a ficha técnica no Excel e salve-a em PDF. Isso garantirá uma qualidade melhor para sua visualização. Gestão de custos e lucratividade Falamos bastante da ficha técnica e de seus objetivos. Agora você precisa acompanhar a produção e verificar se não houve desvios que poderiam impactar no seu custo. Fique atento e, sob qualquer ameaça, como novos concorrentes e perda de volume de vendas, reavalie. Busque na sua ficha técnica as informações que precisa para tomar as decisões. Mudar um ingrediente ou optar por produtos substitutos com melhor custo são umas das estratégias mais comuns e, com o auxílio da ficha técnica, agora você poderá fazer isso com segurança e fundamentado em dados reais que você mesmo apurou. Mudar uma técnica de preparo, reduzir a perda ou melhorar a produtividade também valem. É preciso fazer a gestão do seu produto, monitorar e ficar de olho nos resultados para rapidamente buscar soluções e manter sua lucratividade. Mãos à obra! Estamos aqui para ajudá-lo. BONS NEGÓCIOS E SUCESSO!