TRANSPORTE DE AMOSTRAS

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1 HEMOCENTRO RP P.: 01/13 1. OBJETIVO Normatizar os transportes das amostras, entre o Centro Regional de Hemoterapia e suas Unidades, as associadas e o Centro Regional de Hemoterapia, as associadas e as pertencentes ao Centro Regional de Hemoterapia aos serviços terceirizados prestados pelo Centro Regional de Hemoterapia e as Coletas Externas. *3 2. APLICAÇÃO Todas as amostras transportadas entre as internas e associadas. 3. RESPONSABILIDADES Todos os funcionários e estagiários que manipularem as caixas. 4. CONDIÇÕES GERAIS *8 *9 *15 - As amostras deverão ser transportadas contendo a quantidade de gelo especificado na Tabela I. - As amostras de doadores deverão estar acompanhadas do relatório ATV01064 Planilha de Controle de Movimentação de Materiais em casos de terem sido coletadas no sistema de contingência. A Planilha de Controle de Movimentação de Materiais deverá ser utilizada quando o transporte for realizado pelo setor de transporte do Hemocentro quando as amostras foram enviadas na mesma caixa do laboratório de logia, mas destinadas a outros laboratórios. *15 - Deverá ser encaminhada uma via da ATV01064 para cada laboratório (NAT, Sorologia e Imunohemato). *15 - Amostras de doadores coletadas nos Núcleos e Unidades a serem enviadas para o Lab. de NAT deverão ser centrifugadas antes de serem encaminhadas (6.1.2 deste PO). A centrifugação das amostras deve ser conferida com a ATV 1064 e após esta conferência o responsável deverá carimbar a ATV 1064 com o carimbo CENTRIFUGADO NAT e assinar. *13 *16 - O funcionário, no momento do acondicionamento das amostras na caixa, deverá colocar a hora do preparo da mesma, assinar o relatório ATV01064, preenchendo todos os campos e atestando que a caixa foi preparada corretamente inclusive que foi realizada a limpeza da área externa. As temperaturas das amostras devem ser monitoradas no envio e no recebimento das amostras, registrando em local especifico da ATV01064, exceto nas coletas internas (Hemocentro Sede) e externas realizadas pelo Hemocentro Sede (VIDE Tabela I). *16 - As amostras de pacientes quando transportadas junto das amostras de doadores deverão ser incluídas manualmente na ATV01064, no caso de não estarem digitadas no SBS. - As amostras de pacientes para investigação imunohematológica testes pré-transfusionais, lógicos e NAT(que não foram incluídas no SBS), deverão estar acompanhadas dos pedidos de exames imunohematológicos, e do NAT, respectivamente.*8 *9 *15

2 P.: 02/13 - O funcionário, no momento do acondicionamento das amostras na caixa, deverá colocar a hora do preparo da caixa e assinar no pedido de exame imunohematológico/lógico/nat (quando aplicável) atestando que a caixa foi preparada corretamente. *8 *15 - As estantes (de metais/plástico/isopor) contendo as amostras do Lab. de Sorologia, Imunohematologia, LCQ e HLA, deverão ser embaladas com filme de PVC para que as mesmas não se desloquem durante o transporte. Ao acondicionar a estante na caixa, deve-se colocar o papel absorvente (4 folhas) logo abaixo da estante contendo os tubos. *5 *15 *16 - O acondicionamento e transporte das amostras deverão estar em conformidade com o Manual de Biossegurança MOD3 (deverão conter identificação da caixa com o local de envio, identificação UN3373 que indica o transporte de substância biológica de categoria B e seta de orientação para cima). *15 *16 - A temperatura de transporte será definido conforme o material a ser transportado, conforme Tabela I. - Será de responsabilidade do funcionário que receber e enviar as amostras: *15 Conferir o material; Preencher corretamente os dados referentes a horário, data e observações pertinentes; Na ATV01064, todos os campos deverão ser preenchidos; *16 Acondicionar as amostras conforme Tabela I; Limpar a área externa da caixa; Obedecer a identificação dos malotes quanto a Tabela abaixo: Malotes Destinatário: Centro Regional de Hemoterapia do HCFMRP USP Conteúdo: Material (bolsas ou. Remetente: Centro Regional de Hemoterapia do HCFMRP USP Destinatário: Núcleos, Unidades, Agências e P.C. Caixas vazias: Disponíveis para retirada pelo transporte e enviadas ao remetente. Identificação TARJA VERMELHA TARJA AMARELA TARJA AZUL - No momento do recebimento e conferência das amostras, ocorrendo discrepância entre as amostras relacionadas na Planilha de Envio ou no Relatório da ATV 1064 e as recebidas, o funcionário deverá entrar em contato com a Unidade que enviou as amostras e registrar o contato na própria planilha/atv. Caso seja possível, relacione a amostra na planilha/atv. A necessidade de abertura de Relatório de Não Conformidade deverá ser analisada, caso a caso, pelo responsável do laboratório e sua decisão constar na planilha/atv.*6 *15 - As amostras enviadas à Unidades não-próprias, seja transporte via correio ou transportadora, deverão ser acondicionadas em caixas térmicas, embaladas em plástico (filme PVC) para garantir que não extravase líquido. O gelo reciclável também deverá estar protegido por filme plástico. Após preparar o malote, toda a caixa deverá ser protegida com filme plástico antes de receber o embrulho de papel. Colocar etiqueta com seta indicativa da posição correta da caixa. *6 *15 - A limpeza externa das caixas deverá ser realizada friccionando uma compressa embebida em álcool 70% por 3 vezes. *7 *15 5. CONDIÇÕES ESPECÍFICAS *6 *15 - Amostras de doadores enviadas para o Lab. de Sorologia dos Núcleos deverão utilizar a Minuta para Despacho e ATV quando o transporte for realizado por transportadora ou utilizar o Certificado e

3 HEMOCENTRO RP P.: 03/13 Postagem e ATV01064 quando o transporte for realizado pelo Correio, devidamente conferidos e assinados No caso em que a Biologística não é a responsável pelo transporte. *2 *8 *13 *14 - Amostras de doadores enviadas para o Lab. NAT dos Núcleos deverão utilizar a Declaração de conteúdo transporte de malote com amostras para NAT Biologística e ATV quando o transporte for realizado pela transportado Biologística ou utilizar o Certificado de Postagem e ATV01064 quando o transporte for realizado pelo Correio, devidamente conferidos e assinados.*13 - Em caso de contingência, as Unidades Externas deverão enviar as amostras juntamente com o impresso Planilha de envio de amostras no sistema de contingência (Anexo IV), preenchida preferencialmente em ordem numérica. *2 *6 - Quando o transporte for via Correio o Certificado de Postagem deverá ser preenchido corretamente. *2 *6 - As amostras dos Núcleos e das Unidades deverão ser centrifugadas antes do encaminhamento para os Laboratórios de Sorologia, Imunohematologia e NAT, exceto os tubos contendo anticoagulante (EDTA) *8 - Para facilitar a conferência no recebimento, as amostras deverão ser colocadas nas estantes em ordem numérica crescente. - Para transporte de curta distância (Posto de coleta, Agência Campus e Agência U.E.), as amostras não necessitarão ser centrifugadas. Com exceção dos tubos coletados para o NAT que deverão ser centrifugados. *8 - Para transporte de amostras vindas das demais, após centrifugadas (quando aplicável), deverão ser colocadas em refrigerador (2 à 8ºC) antes de serem acondicionadas em caixa térmica (conf. Tabela I). *13 - As amostras para Laboratório de Sorologia, NAT, Imunohematologia, LCQ e HLA recebidas deverão estar em temperaturas entre 2ºC a 8ºC, a temperatura aceitável é de até 24ºC durante o transporte. *16 Transportes com temperaturas superiores a 24ºC, deverá ser aberto RNC. *16 - Para transportes de amostras provenientes de coletas externas, as mesmas não necessitam ser centrifugados (transporte de curta distância) e devem ser acondicionados na caixa térmica (conf. Tabela I). *10 - As amostras provenientes das coletas externas, que não houver impressora disponível, serão acompanhadas apenas da Planilha de Controle de Movimentação de Materiais, que deverá conter data, hora e responsável pelo preparo da caixa. Para o transporte dessas amostras deve-se seguir a Tabela I. *3 *16 - Quando os núcleos utilizarem a caixa de transporte de amostras da logia para envio de amostras para outros laboratórios (imunohematologia, LCQ e HLA, etc), estas amostras deverão vir em estante separada envolvida em filme de PVC, acompanhadas de uma lista especificando todas as amostras contidas na estante conforme anexo III. *4 *16 - As amostras provenientes do Hospital das Clínicas para realização de exames no laboratório de logia e NAT deverão ser conferidas pelo funcionário da Agência transfusional do Campus ou Unidade de Emergência antes do envio. *4 *8 Quando o Laboratório de Sorologia receber materiais pertencentes a outros laboratórios deverá: *6 *15 - Informar ao respectivo Laboratório; *6 - Registrar no Livro Controle de Aviso Sorologia o recebimento e assinar; *6

4 P.: 04/13 - Caso seja necessário, armazene o material, em geladeira localizada dentro da sala de recebimento de amostra; *6 - No caso de não encontrar pessoal no Laboratório ao qual o material se destina, a Sorologia deverá informar o mesmo no primeiro dia útil após o recebimento do material. *6 6. PROCEDIMENTOS 6.1 Procedimentos para Centrifugação das amostras * Centrifugação das amostras coletadas em tubos com gel separador de coágulo (tampa amarela- marca BD)- para o Laboratório de Sorologia *1 *14 *15 *16 - Aguardar no mínimo 30 minutos para a centrifugação do tubo, para obter uma coagulação total da amostra; - O tubo deverá ser centrifugado com a sua tampa para não ocorrer contaminação com aerossóis; - Centrifugar o tubo em aproximadamente 1.900G por 7 min (ex.: raio da centrífuga de aproximadamente 15cm centrifugar a rpm durante 7 min), conforme preconiza a "Tabela para os cálculos de RPM". A segunda centrifugação da amostra e a parada brusca da centrífuga deverão ser evitadas; *2 *5 - Os tubos centrifugados deverão ser armazenados em geladeira (2 a 8º C). * Centrifugação das amostras coletadas em tubo PPT K2EDTA liofilizado para o Laboratório NAT *8 *15 - Anotar o horário da coleta da amostra para poder monitorar a hora da centrifugação. - Centrifugar o tubo com a sua tampa para não ocorrer contaminação com aerossóis. Para os tubos da marca BD: As amostras de sangue devem ser centrifugadas dentro de 6 (seis) horas após a coleta, para se obter melhores resultados centrifugar o tubo em aproximadamente 1.100xg por 10 min. Verificar rotação conforme preconiza a "Tabela para os Cálculos de RPM". *8 *9 Para os tubos da marca VACUETTE: As amostras de sangue devem ser centrifugadas dentro de 6 (seis) horas após a coleta, para se obter melhores resultados. Centrifugar o tubo em aproximadamente 1.800xg por 10 min, conforme preconiza a "Tabela para os Cálculos de RPM". *8 *11 Para os tubos da marca BD de 5 ml, utilizados na rotina do teste NAT Biomanguinhos: As amostras de sangue devem ser centrifugadas dentro de 6 (seis) horas após a coleta, para se obter melhores resultados. Centrifugar o tubo em aproximadamente 800xg por 10 min, conforme preconiza a "Tabela para os Cálculos de RPM. *12 Após a centrifugação as amostras destinadas ao laboratório NAT devem ser armazenadas em geladeira (2ºC à 8 C). *13 Caso seja necessário a utilização de valores de força G (RCF força centrifuga relativa) não contemplados na tabela de calculo de RPM (anexo II), proceder o cálculo do rpm (rotação por minuto) utilizando-se a seguinte formula: *12 rpm: RCF x ,12 x r *12

5 Acima dos tubos HEMOCENTRO RP P.: 05/13 Onde: rpm: rotação por minuto RCF: força G R: raio da centrifuga em cm 6.2 Procedimentos para o Envio das amostras * Para Lab. De Controle da Qualidade *15 - As amostras deverão ser transportadas contendo a quantidade de gelo especificado na Tabela I. - As amostras coletadas das bolsas enviadas para os testes de controle da qualidade deverão estar acompanhadas do relatório e da Planilha de Controle de Movimentação de Materiais. - Atualizar as planilhas referentes ao teste específico e enviar para o LCQ, para serem transcritos os resultados. *2 *6 Obs: 1 As amostras para testes de Fator de coagulação serão enviadas uma vez ao mês em gelo seco conforme Tabela de Especificação para Transporte de Hemocomponentes (Anexo do POF 013). *15 2 As amostras para os demais testes de LCQ serão enviadas uma vez por semana. Caso necessário envio extra informar o LCQ via fone e . *15 3 Os tubos de hemocultura (já inoculados) deverão vir em caixa separados dos tubos de amostras, acondicionado em recipiente para que não encostem no gelo, a uma temperatura de 15 a 30 C, conforme Tabela para Especificação de Transporte de Frascos de Hemocultura pós Inoculação abaixo descrita. *6 Gelo na parte superior, sem contato direto com o material. *6 *16 Os frascos devem vir acondicionados em saco plástico. *6 3.1 Para os tubos de hemocultura, quando necessário utilizar a mesma caixa de amostras contidas na Tabela I ( caixa de 30 a 32l ), obedecer o protocolo de validação especifico, ou seja : colocar o frascos envoltos por papel Kraft dentro de caixa de isopor vedada ( para manter os mesmos em temperatura ambiente).*16 4 As amostras para Hb total devem vir em tubo de ensaio devidamente vedados com tampa roxa (reciclados) em estante própria (para LCQ), identificados com nº da bolsa. 5 As planilhas deverão ser continuamente atualizadas (não criar novas planilhas a cada envio) e somente trocadas mês a mês. *2 6 Aos domingos (quando não houver rotina do laboratório NAT), as funcionárias do LCQ que estiverem na escala de trabalho, realizarão a centrifugação das amostras destinadas aos testes do laboratório NAT, que foram coletadas no Hemocentro de Ribeirão Preto. Neste caso proceder conforme item *13 7 As bolsas de plasma e criopreciptado enviados dos núcleos para o LCQ para realizar os testes de coagulação devem obedecer a Tabela de Especificação para Transporte de Hemocomponentes (Anexo XXX do POF-013) e conforme cronograma pré estabelecido (conforme POT-001). *15 Tabela para Especificação de Transporte de Frascos de Hemocultura pós Inoculação *16 PRODUTO UNIDADES GELO DISPOSIÇÃO CAIXA Frascos de Hemocultura Inoculados g TEMPO TRANSP 30 a 32 l 24 Horas Gelo deve estar em temperatura de -20 a -25 C. *6 *15 *16

6 P.: 06/ Para Laboratório de HLA *9 *15 - Todas as amostras enviadas ao laboratório de HLA deverão estar acompanhadas do Envio de amostras anexo III. - As amostras enviadas dos núcleos deverão estar em estantes separadas identificadas. - As amostras enviadas das deverão estar em caixas separadas Para Laboratório de Sorologia. *8 *14 * Preparo das amostras nos Núcleos e Unidades *15 - Nos casos de amostras de doações de sangue enviar 2 tubos com tampas amarelas (marca BD). As estantes (de metais/plástico/isopor) contendo as amostras, deverão ser embaladas com filme de PVC para que as mesmas não se desloquem durante o transporte. Ao acondicionar a estante na caixa, deve-se colocar o papel absorvente (4 folhas) embaixo da estante (entre a caixa e a estante), do lado oposto do gelo reciclável. *16 - Os funcionários dos Núcleos e Unidades deverão conferir e garantir que as amostras enviadas estão relacionadas na ATV Após a conferência, a ATV01064 deverá totalmente preenchida. * Confecções das Minutas dos Núcleos para envio de amostras ao Lab. de Sorologia - quando o transporte não for realizado pela transportadora Biologística *14 *15 - As confecções das minutas de transportes dos Núcleos que serão enviadas para o Laboratório Sorologia serão de responsabilidades dos Núcleos. - As confecções das minutas de transportes do Hemocentro de Ribeirão Preto será de responsabilidade do Laboratório de Sorologia Preenchimentos dos formulários de envios de amostras dos Núcleos para o Laboratório de Sorologia - quando o transporte for realizado pela transportadora Biologística *14 *15 - A Empresa Biologística fornecerá seus próprios formulários ( Comprovante de Coleta/Entrega ) para os transportes das amostras, com orientações específicas. *15 - Os Núcleos serão responsáveis pelos preenchimentos dos formulários de transportes das amostras para o Laboratório Sorologia, conforme orientações da Biologística (preencher os campos: remetente, destinatário, a quantidade de caixa, a identificação da caixa, material que está sendo enviado - tarja vermelha). *16 Obs.: O Laboratório de Sorologia será responsável pelos preenchimentos dos formulários de transportes das devoluções das caixas que foram recebidas, conforme orientações da Biologìstica, (preencher os campos: remetente, destinatário, a quantidade de caixa, a identificação da caixa, se está vazia - tarja azul ou se possui material - tarja amarela). * Para laboratório NAT * Preparo das amostras nos Núcleos e Unidades *15 - Nos casos de amostras de doações de sangue enviar 1 tubo de tampa específica do Laboratório NAT ( com gel separador). - Os funcionários dos Núcleos e Unidades deverão conferir e garantir que as amostras enviadas estejam relacionadas na ATV Após a conferência, a ATV01064 deverá estar assinada com data e horário do envio.

7 HEMOCENTRO RP P.: 07/13 OBS.: O acondicionamento das amostras deverá estar de acordo com as normas pré-estabelecidas. - A Empresa Biologística fornecerá seus próprios formulários ( Comprovante de Coleta/Entrega ) para os transportes das amostras, com orientações específicas. - Os Núcleos serão responsáveis pelo preenchimento dos formulários de transportes das amostras para os Laboratório NAT, conforme orientações da Biologística. 6.3 Para Recebimento de Amostras no Hemocentro de Ribeirão Preto Nos laboratórios de Imunohemato, Sorologia e NAT: *8 *15 - O funcionário, no momento do recebimento das amostras, deverá colocar o horário e conferir as amostras com o relatório ATV01064 inclusive as amostras de pacientes que foram incluídas manualmente, os pedidos dos exames imunohematológico / lógico/ NAT, as condições de acondicionamento (conforme Tabela I) e assinar. - Cada Laboratório será responsável pelo arquivo da ATV01064 que foi recebida. *15 Obs 1: O Lab. de Sorologia informará a chegada, quando receber amostras dos Núcleos enviados para outros Laboratórios. O contato com os laboratórios será registrado no Livro Controle de Aviso Soro. - Após o recebimento o funcionário deverá realizar a limpeza da área externa da caixa. *8 *13 * No L.C.Q.: *15 - O funcionário, no momento do recebimento das amostras, deverá colocar o horário e conferir as amostras com uma listagem enviada para controle de qualidade, quantidade e as condições do gelo, assinar e datar. - Transcrever os resultados na planilha referente a cada hemocomponente. *2 *6 Obs: 1. Não realizar testes nas amostras identificadas incorretamente ou não conformes com as condições de transporte. 2. Os resultados dos testes de Hb livre deverão ser enviados no máximo 5 dias do recebimento. 7. REGISTROS DA QUALIDADE Planilha de Controle de Movimentação de Materiais. Relatório ATV Envio de Amostras. (Anexo III) *4 Livro Controle de Aviso Soro. *4 Planilha de Envio de Amostras no Sistema de Contingência. (Anexo IV) *6 Declaração de conteúdo transporte de malote com amostras para NAT Biologística (Anexo V) *13

8 P.: 08/13 Aprovação Gerente da Qualidade *3 Data / / Diretor Responsável Data / / Implementação Gestão da Qualidade *3 Data / /

9 HEMOCENTRO RP P.: 09/13 ANEXO I *8 *10 *13 *15 *16 Tabela I Especificação para Transporte de Amostras *16 Tipo de amostras (sem centrifugadar) (sem centrifugar) (sem centrifugar) (sem centrifugar) (centrifugado) (centrifugado) (centrifugado) e /ou (centrifugado) Soro Condições iniciais Não necessita refrigerar Não necessita refrigerar Não necessita refrigerar Não necessita refrigerar Geladeira (2 à 8ºC) Geladeira (2 à 8ºC) Geladeira (2 à 8ºC) Geladeira (2 à 8ºC) Quantidade () Até 50 De 51 a 100 De 101 a 150 De 151 a 200 Até 50 De 51 a 120 Mais que 120 De 01 a 200 Quantidade Substancia Resfriadora 1 Kg 1,5 Kg 2 Kg 3 Kg 1,5Kg gelo 3Kg gelo 5Kg gelo 3,7 Kg gelo Legenda * Transporte utilizando caixas protetoras metálicas: - Colocado sobre as amostras após revestimento com plástico protetor. (P) Caixa térmica tamanho pequena = 7 a 12 litros. (M) Caixa térmica tamanho Média = 24 a 26 litros. (G) Caixa térmica tamanho Grande = 54 a 56 litros. Disposição Do gelo * Parte superior ao lateral * Parte superior ao lateral * Parte superior ao lateral * Parte superior ao lateral * Parte superior ou lateral * Parte superior * Parte superior * Parte inferior Tipo de Caixa (P) (M) (G) (G) (P)* (M)* (G)* **30-32 litros Tempo Máximo Transporte Até 2 h Até 2 h Até 2 h Até 2 h ** Transporte das amostras dos Núcleos para o Lab. de Sorologia - quando a transportadora for a Empresa Biologistica *15 ** Obs 1.: As caixas térmicas deverão estar em temperatura abaixo de 10 o C antes de acondicionar as amostras. ** Obs 2.: Os Gelox deverão estar a temperatura de -20 o C ou abaixo, antes de ser colocado na caixa térmica (quando possível usar gelox pequenos para melhor aconcionar as amostras sobre o gelo) *16 48 h 48 h 48 h 48 h

10 P.: 10/13 ANEXO II *2 *12 Tabela para Cálculo de rpm

11 HEMOCENTRO RP P.: 11/13 ANEXO III *4

12 P.: 12/13 ANEXO IV *6

13 HEMOCENTRO RP P.: 13/13 ANEXO V *13