PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO. Título: Padronização de envio de amostras Análise Crítica: Mônica Medeiros Data: 29/05/2013

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1 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Título: Padronização de envio de amostras Análise Crítica: Mônica Medeiros Data: 29/05/2013 Aprovado: Myrian Farace Data: 03/06/2013 Assinatura: Assinatura: 1. OBJETIVO: O acondicionamento e o transporte do material biológico são etapas de absoluta importância para a garantia da qualidade no processo de realização dos exames. É importante verificar sempre a forma correta de acondicionar e de transportar cada material biológico. 2. APLICAÇÃO: Aplica-se a todos os laboratórios clientes visando à otimização e padronização dos processos no Lab Rede. Os laboratórios devem enviar para cada paciente a quantidade exata de tubos solicitados pelo sistema no ato do cadastro. O sistema Shift-Labsystem está programado a solicitar um recipiente para cada setor visando melhor fluxo de amostras dentro do laboratório. Este procedimento pretende minimizar o manuseio excessivo e a aliquotagem das amostras o que pode gerar em grandes rotinas eventuais trocas por interferência humana. Salientamos a importância da utilização dos tubos primários caso o laboratório utilize tubos com gel no ato da coleta. Para laboratórios impossibilitados de utilizar o tubo primário, o Lab Rede disponibiliza tubos de transporte. 3. DEFINIÇÕES: Gestor em logística: O Lab Rede não possui transporte próprio, mantém fornecedores qualificados para gerenciar este serviço. Caixas isopor: 5 litros e 7 litros Sacos plásticos: 17X35 mm e 40X60 mm Gelo Reciclável: 03 X 06 cm e 17 X 09 X 03 cm Planilhas de controle: Monitoramento e recebimento de amostras Rotas diárias Meios de comunicação disponíveis: Telefone CRM (Via portal Lab Rede) Tubo primário: Os laboratórios que enviam amostras em tubo primário devem obedecer às especificações de 13 x 75 mm, fundo redondo, capacidade para até 5,0 ml e gel separador. Os mesmos receberão se necessários às etiquetas para serem usadas em seus recipientes. Tubos Especiais: Tubos âmbar e desmineralizados devem ser solicitados com antecedência de acordo com a necessidade do laboratório cliente.

2 4. DESCRIÇÃO: 4.1. Procedimentos de solicitação de insumos ao Lab Rede De acordo com a rotina de cada laboratório, todo o material necessário para o envio de amostras deve ser requisitado via CRM. Sugerimos que a requisição seja feita quando o estoque de seu Laboratório for suficiente apenas para uma semana. É importante verificar periodicamente o estoque dos itens utilizados para o transporte. O laboratório cliente pode solicitar os seguintes materiais para acondicionamento das amostras: Etiquetas térmicas com código de barras Gelos recicláveis Sacos plásticos 17 X 35 cm Tubos com gel separador Tubo para transporte Tubos âmbar Kit de citologia. Kit para triagem neo-natal (teste do pezinho) Lacre Para melhor conservação das amostras os gelos deverão ser mantidos no mínimo 48 horas em freezer, antes de serem utilizados para o envio das amostras Procedimentos de acondicionamento do material biológico: As amostras devem ser identificadas de forma inequívoca, sempre utilizando etiquetas com código de barras. Caso o formato da etiqueta gerada pelo laboratório não seja habilitado para o sistema do Lab Rede, o cliente deve solicitar etiquetas padronizadas com a faixa de identificação numérica referente ao seu laboratório e realizar a reetiquetagem das amostras. O procedimento de reetiquetagem deve ser padronizado pelo laboratório de origem e o pessoal devidamente treinado minimizando assim o risco de troca de amostras durante a identificação. As amostras enviadas como alíquota devem seguir os mesmos critérios de identificação dos tubos primários, respeitando o agrupamento de exames definido previamente pelo sistema. Os tubos devem ser acondicionados em sacos plásticos e lacrados com os lacres numerados fornecidos pelo Lab Rede. Todos os campos do registro enviado junto às amostras (anexo 02) devem ser devidamente preenchidos segundo os seguintes passos: 1. Preencher os campos: Código e Nome do Laboratório Cliente 2. Preencher o numero do lacre 3. Marcar com X o Tipo de Acondicionamento 4. Registrar a Temperatura de Saída das amostras do seu Laboratório 5. Informar nos devidos campos a quantidade de cada tipo de amostras 6. Registrar a Data e Hora de Saída das amostras do seu Laboratório 7. Assinar como responsável pelo envio do material ao Lab Rede O acondicionamento das amostras é padronizado seguindo as seguintes codificações: A: amostras encaminhadas em Temperatura Ambiente. R: amostras encaminhadas Refrigeradas entre 2 º a 8ºC. C: amostras encaminhadas Congeladas, acondicionadas em gelo seco, em temperatura inferior a 0ºC. O envio do material deve ser realizado em caixa de isopor fornecido pelo operador logístico contendo quantidade suficiente de gelo reciclável, mantendo assim o material refrigerado em todo o transporte. O preenchimento deste registro é de responsabilidade do laboratório cliente. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 2 de 15

3 Este registro será conferido no ato da chegada do material ao Lab Rede pelo colaborador do Pré-analitico que fará as seguintes conferencias: 1. Conferir o Número do Lacre 2. Conferir a Integridade das Embalagens Plásticas 3. Conferir o Acondicionamento de cada material 4. Conferir a Temperatura de chegada 5. Conferir a Quantidade enviada 6. Registrar a Data e Hora de Chegada 7. Assinar como responsável pelo recebimento no Lab Rede Tanto a conformidade como a discrepância de informações entre o material enviado e o recebido deve ser registrada no campo observação deste registro Acondicionamentos especiais Amostras congeladas Procedimento para laboratórios que enviam congelados através da caixa coletora da Logística Centrifugar a amostra logo após a coleta, guardando apenas o tempo para coagulação (quando se tratar do envio de soro) e de acordo com o Manual de Exames Lab Rede, Congelar as amostras de soro ou plasma imediatamente após, Colocar em sacos plástico as amostras prendendo com o lacre, Solicitar ao motorista a caixa com gelo seco que acondiciona os materiais congelados de todos os laboratórios de uma mesma rota de transporte, Acondicionar o material corretamente e devolve a caixa ao motorista, A circulação desta caixa com gelo seco ocorrerá em dias determinados para cada rota, devendo cada cliente estar atento a esta padronização Conservação em gelo Seco: Algumas cidades não fazem parte da rota que utiliza caixa coletora. Nestes casos o laboratório deve: Comunicar ao setor de logística do Lab Rede via CRM que precisará de gelo seco para envio das amostras. O setor de logística entra em contato com o fornecedor do município e efetua a compra. O Laboratório cliente se encarrega de retirar o gelo seco no fornecedor indicado pelo Lab Rede. A fatura deste insumo é enviada diretamente ao Lab Rede Centrifugar então a amostra logo após a coleta, guardando apenas o tempo para coagulação (quando se tratar do envio de soro) e de acordo com o Manual de Exames Lab Rede e congelar a amostra imediatamente. Colocar as amostras de soro ou plasma congeladas no saco plástico identificado com o lacre, Armazenar numa pequena caixa de isopor, colocar gelo seco e jornal para preencher os espaços vazios. Lacrar e identificar a caixa como Material Congelado. Armazenar a caixa contendo o(s) congelado (s) dentro do isopor. Atenção: Gelo seco se transforma em gás, portanto, as caixas que o contiverem devem ter um dos lados da tampa não vedado para que o gás possa escapar. Os espaços vazios, no interior da caixa, devem ser ocupados com papel para manter por mais tempo a temperatura Conservação em gelo reciclável: Para distâncias curtas e na impossibilidade da utilização do gelo seco, as amostras congeladas devem: Centrifugar a amostra logo após a coleta, guardando apenas o tempo para coagulação (quando se tratar do envio de soro) e de acordo com o Manual de Exames Lab Rede. Congelar a amostra de soro ou plasma imediatamente após, já envolta em gelo reciclável. Após o congelamento do sanduíche confira o congelamento da amostra e do gelo gel reciclável (devem estar sólidos por completo), passe Elástico de borracha gominhas para que a amostra não desloque durante o transporte. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 3 de 15

4 Colocar num isopor pequeno, adicionar mais gelo gel reciclável congelado e preencher os espaços vazios com papel jornal, tampar a caixa e vedar toda a tampa com fita adesiva. Identifica a caixa como Material Congelado. Armazenar a caixa menor do material congelado dentro do isopor. Observação: No caso do envio de numerosas amostras (por exemplo: PTH de pacientes de hemodiálise), siga o procedimento acima, ou seja, as amostras devem ser congeladas juntamente com gelo reciclável e antes do armazenamento deve-se verificar o congelamento total destas amostras. Em isopor de capacidade suficiente, colocar uma camada de gelo reciclável congelado no fundo, colocar os sanduíches de amostras congeladas e por cima outra camada de gelo reciclável, congelado, em bastante quantidade; preencher os espaços vazios com papel jornal (não use um isopor muito grande, use caixas de isopor pequenas com amostras congeladas e estas dentro das maiores refrigeradas), tampar e vedar com fita adesiva. Orientamos que não encha o tubo com o material congelado até a boca, deixando um espaço de 1 cm entre o nível da amostra e a tampa para permitir a expansão da amostra durante o congelamento sem destampar o tubo Urina ou Líquor Acondicionar as urinas e líquor em tubos padrão de 13 x 75 mm, enviado pelo Lab Rede. Estes devem estar organizados em sacos plásticos bem fechados, separados de outros materiais Considerações: Os casos especiais, como pouca quantidade de amostra, coletas difíceis, acréscimo de testes depois da amostra já enviada entre outros, serão tratados separadamente e aliquotados no Lab Rede se necessário. Todas as amostras que necessitarem de aliquotagem serão destinadas ao setor de pré-analitico. Estas amostras que necessitam de tratamento especial poderão sofrer atrasos na liberação de seus laudos Conseqüências do mau acondicionamento dos materiais: Resultados alterados Deterioração do material e código de barras Perda do material Contaminação de amostras 4.7. Cuidados com o transporte do material biológico: As caixas de isopor vêm identificadas da logística com o nome Lab Rede, além dos dizeres Espécimes para Diagnóstico conforme legislação vigente. A declaração de envio de amostras preenchida por cada laboratório fica sob a guarda da empresa transportadora. Anexo 01 A descrição e as fotos dos diferentes tubos de amostra constam de uma cartilha disponibilizada aos colaboradores da empresa transportadora, para que possam identificar cada frasco enviado facilmente. Anexo 03. Qualquer material biológico só deverá ser transportado se acondicionado de maneira apropriada. Em caso de acidentes a manipulação do material só deve ocorrer com uso de equipamentos de proteção individual como luvas descartáveis, óculos de proteção e máscaras. Transporte de carga perigosa, o fornecedor qualificado para o transporte deve disponibilizar os comprovantes de treinamento realizado com os seus funcionários. Qualquer incidente ou não conformidade detectada no Setor de pré-analítico do Lab Rede deve ser comunicado imediatamente ao laboratório de origem. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 4 de 15

5 5. REFERENCIAS: Manual da qualidade Lab Rede Portaria IN METRO 326/06 6. ANEXOS: Anexo 01: Declaração de Envio de Material Biológico Anexo 02: Modelo de Registro de materiais enviados Anexo 03: Cartilha de acondicionamento de amostras 7. NATUREZA DAS ALTERAÇÕES: Versão Natureza da Alteração Alteração do item 4.1: especificação das dimensões dos frascos de amostra V01 Jun/06 Alteração do item 4.3: Acondicionamentos especiais Amostras congeladas Inclusão do anexo 04 Item 3: inclusão de caixas de isopor de 8 litros, CRM e tubos Desmineralizados Item 4.1: procedimento atualizado Item 4.2: procedimento atualizado Item 4.3: procedimento atualizado V02 Mai/08 Item 4.5: excluído Item 5: atualizado Ítem7: atualizado Item 9: anexos atualizados V03 Fev/09 Atualização dos itens 3 e 4.3. V04 Out/09 Atualização item 7 V05 Jul/10 Atualização dos itens 3, 4.1, 4.2, 4.3, e 7. Atualização do anexo 02 e inclusão anexo 03. V06 Nov/11 Atualização do item 4.1 V07Jun/12 Atualização dos itens 3 e 4 Atualização anexos 2 e 3 Atualização dos itens 3, 4.1, 4.2, 4.3 e 4.7 realizada por Mônica Medeiros V08 Jun/13 Supervisora dos Processos Pré Analíticos e Aprovado pela nova Diretora Técnica Myrian Farace. V09 Jun/14 Atualização dos itens 4.1 e 4.2 por Monica Medeiros Supervisora do Pré Analítico. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 5 de 15

6 Anexo 01: Declaração de envio de material biológico Local e Data Declaração de envio de amostras De Para Endereço Assunto Transporte de Material para Análise - Espécimes para Diagnóstico Servimo-nos da presente para Informamos que segue volumes com ml de materiais para analises laboratoriais. Declaramos que o material enviado não pertence ao grupo IV de risco, nao sendo tóxico, contaminante e nem entorpecente, encontrando-se devidamente acondicionadas em frascos plásticos e estes em recipiente próprio de isopor, de acordo com as regras definidas na Instrução de Embalagens 650 da DGR-IATA, para o transporte de "ESPECIMES PARA DIAGNOSTICOS", UN 3373, estando dessa forma dispensada da apresentação da "SHIPPER DECLARATION" e dentro das normas de segurança, não representando risco de contágio. À oportunidade informamos ainda que os materiais são perecíveis, com prazo de validade de 24 (vinte e quatro horas). Em caso de acidente, quebra ou vazamento informar ao destinatário pelo telefone (31) ou ESPECIME PARA DIAGNOSTICO - MATERIAL PARA ANALISE - UN 3373 MATERIAL REFRIGERADO Responsável pelo Laboratório PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 6 de 15

7 Anexo 02: Planilha de registro de materiais enviados PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 7 de 15

8 Anexo 03: Cartilha de acondicionamento de amostras Descrição das formas acondicionamento de amostras ORIENTAÇÃO: Conforme descrito no Pop UGQ 002- Padronização do envio de amostras, cabe ao colaborador da empresa transportadora, no ato da coleta dos materiais nos laboratórios acionistas, conferir os lacres enviados, preenchendo juntamente com o responsável pelo envio, as planilhas que descrevem o material remetido ao Lab Rede. Este registro será conferido no ato da chegada do material ao Lab Rede pelo colaborador do pré analítico. Tanto a conformidade como a discrepância de informações entre o material enviado e o recebido deve ser registrada nesta planilha. A descrição e as fotos das diferentes formas de envio e acondicionamento de amostras seguem abaixo: TUBO PRIMÁRIO: Tubo de tampa vermelha material soro. TUBO COM EDTA: Tubo de tampa roxa - material sangue total PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 8 de 15

9 TUBO PARA ALÍQUOTA: Tubo de acrílico transparente com tampa plástica branca pode ser utilizado para acondicionar soro, urina e sangue total. TUBO ÂMBAR: Tubo plástico marrom com tampa branca. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 9 de 15

10 TUBO DESMINERALIZADO: Tubo plástico grande e transparente com etiqueta e tampa brancas. TUBO DESMINERALIZADO E HEPARINIZADO: Tubo grande de tampa azul. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 10 de 15

11 IDENTIFICAÇÃO DE AMOSTRAS: As amostras devem ser identificadas de forma inequívoca, sempre utilizando etiquetas com código de barras. Caso haja necessidade de reetiquetagem, este procedimento deve estar bem padronizado pelo laboratório de origem e o pessoal bem treinado para evitar o risco de troca de amostras durante a identificação. Deve-se tentar ainda manter a identificação original visível sem obstruir a visão da amostra durante a fase de inspeção no recebimento. Porém é extremamente importante ter o cuidado de não deixar mais de um código de barras à mostra. Mesmo que seja apenas a sombra deste, porque os sensores conseguem ler esta identificação e recusam a amostra por entenderem que há dois códigos. A posição da etiqueta no tubo de amostra também deve seguir critérios rigorosos para evitar atrasos nos resultados. Segue abaixo as orientações: FORMA CORRETA DE ETIQUETAR O TUBO: Os códigos de barra devem estar o mais próximo possível da tampa do tubo. Sendo que a parte final da etiqueta deve estar voltada para baixo conforme foto a seguir. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 11 de 15

12 FORMA INCORRETA DE ETIQUETAR O TUBO: Observe na imagem acima que o código de barra está muito próximo da base inferior do tubo. Dessa forma as Carriers dos aparelhos cobre o código de barra causando erro de leitura do mesmo, conforme mostra a figura ao lado. Deve-se ter o cuidado de não cobrir a base inferior do tubo com a etiqueta, devido ao fato da mesma grudar na Carrier podendo causar possível acidente com a amostra, conforme mostra a figura ao lado. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 12 de 15

13 Deve-se ter o cuidado de não deixar mais de um código de barra à mostra. Mesmo que seja apenas a sombra deste, porque os sensores conseguem ler esta identificação, mas recusam a amostra por entenderem que há dois códigos, conforme mostra as fotos abaixo: A visão da amostra não deve ser obstruída para facilitar sua inspeção quanto a volume, hemólise, lipemia, etc, conforme os modelos abaixo: CORRETO: PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 13 de 15

14 TESTE DO PEZINHO: deve ser encaminhado à temperatura ambiente. Quando for enviado dentro da maleta de material refrigerado não colocar próximo do gelo. Deve ser colocado dentro de saco plástico para não molhar o envelope. CITOLOGIA: é enviada em frasco ou embalagem de papel, deve ser transportado dentro da maleta, porém dentro de saco plástico para proteger. Jamais enviar fora da maleta. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 14 de 15

15 COLETORES DE URINA: MATERIAIS ENVIADOS À TEMPERATURA AMBIENTE: Todo material que deve ser encaminhado fora do gelo. Deve ser transportado em uma caixa identificada como temperatura ambiente. Deve-se certificar que as amostras de sangue total sejam acondicionadas protegidas do contato com gelo reciclável ou seco evitando hemólise. MATERIAIS ENVIADOS CONGELADOS: Todo o material que necessita de gelo seco para o envio. Solicitar ao laboratório que coloque o material em saco plástico para que seja acomodado conforme fotos abaixo. Colocar o saco dentro da caixa de isopor de forma que fique gelo em baixo e sobre o material. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09 Página 15 de 15