CARTILHA COM SUGESTÕES PARA ARMAZENAMENTO E ENVIO DE AMOSTRAS DE SANGUE PARA CADASTRO DE DOADORES VOLUNTÁRIOS DE MEDULA ÓSSEA

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1 CARTILHA COM SUGESTÕES PARA ARMAZENAMENTO E ENVIO DE AMOSTRAS DE SANGUE PARA CADASTRO DE DOADORES VOLUNTÁRIOS DE MEDULA ÓSSEA

2 Prezados Colegas e Colaboradores dos Hemocentros do Estado do Paraná Primeiramente, gostaríamos de agradecer toda a dedicação empenhada nos últimos meses no que diz respeito ao cadastro de doadores voluntários de medula óssea, visto que sua colaboração tem sido primordial para que possamos aumentar cada vez mais o contingente de potenciais doadores, não só no estado, mas também no Brasil. É evidente que a qualidade dos serviços mantém seu bom nível, mas para atingirmos a excelência pregada pela filosofia do LIGH, devemos estar atentos a alguns cuidados que eventualmente passam despercebidos. A partir disso, elaboramos esse manual, que apresenta algumas recomendações para que as amostras e informações relativas aos cadastros estejam sempre dentro dos padrões recomendados, servindo como referência para procedimentos que resultem em êxito. O material a seguir conta com listagem de alguns dos problemas mais corriqueiros e sugestões de soluções mais acessíveis, inclusive com fotos para que não ocorram possíveis dúvidas quanto às medidas a serem tomadas. Agradecendo desde já pela compreensão, desejamos sucesso nos trabalhos e nos colocamos à disposição para eventuais dúvidas, comentários e sugestões. Cordialmente, Equipe LIGH. 2

3 PROBLEMAS DETECTADOS PROBLEMA 1: Sangue hemolisado. O sangue nessa condição pode inviabilizar a tipagem HLA dependendo da metodologia utilizada pelo laboratório. SOLUÇÃO: Armazenar as amostras coletadas dentro de um isopor com gelo reciclável, acondicionado sobre uma camada de papel (papelão, jornal...) que evite o contato direto das amostras com o gelo. MODO CORRETO: Jornal Amostras Papelão Gelo reciclável EVITE: 3

4 PROBLEMA 2: Prazo do envio das amostras. Se não for enviado em tempo hábil pode ocasionar a hemólise das amostras. SOLUÇÃO: Caso as amostras não possam ser enviadas para o laboratório de análise em 3 dias, essas não devem ser estocadas em temperaturas extremas (de frio e calor). Aconselha-se que durante o período de espera o material deve ser mantido em temperatura entre 15ºC-18ºC, evitando deixá-las em contato com a luz solar direta. PROBLEMA 3: O acondicionamento não pareado (A) e não seqüencial (B) dos tubos, o que atrasa o processamento das amostras no laboratório. SOLUÇÃO: Os tubos do mesmo doador devem ser dispostos lado a lado. A seqüência adotada deve ser em ordem numérica crescente do número do hemocentro. Amostras pareadas por indivíduo (A) Amostras em ordem dos números do Hemocentro(B) xxx05. xxx04. xxx03. xxx02. xxx01. 4

5 PROBLEMA 4: Ficha cadastral sem amostra ou amostra sem ficha. SOLUÇÃO: Organizar as fichas em ordem crescente de acordo com o número do hemocentro. Organizar as amostras da mesma forma, em ordem crescente de acordo com o número do Hemocentro. Conferir se existe a correspondência perfeita entre ficha (uma/1ficha) e amostras (dois/2 tubos). É aconselhável também que se efetue a geração do relatório de cadastros, através do seguinte procedimento: Acessar o Sistema LIGH; Entrar na senha do Usuário: 5

6 Clicar em RELATÓRIOS ; Clicar em CADASTRO ; Clicar em GERAR RELATÓRIO ; 6

7 Selecionar dia(s) da(s) coleta(s); Imprimir relatório; Conferir com o material que está sendo enviado; Se houver algum erro, seja no nome, número do Hemocentro ou número LIGH, anotar na própria folha impressa (relatório gerado) dado que será corrigido no LIGH; Em caso de exclusão de doador (por desistência ou outro motivo), deve-se anotar a ocorrência no relatório que será enviado; Por fim, no relatório deverão constar a data de envio e assinatura do responsável pela conferência de amostras e fichas. PROBLEMA 5: Digitação errada do número do Hemocentro e/ou nome do doador. Erro de digitação do nome do doador (nome fictício): Sicrano Alvarenga Silva Nome correto Ciclano Alvarenga Como foi digitado SOLUÇÃO: Não abreviar nomes. Antes de inserir o cadastro no sistema on-line (para gerar um número LIGH) conferir rigorosamente (principalmente nome do doador e número do hemocentro). Caso existam dúvidas no número do Hemocentro (por 7

8 exemplo, etiqueta com impressão fraca, rasgada ou molhada) conferir a numeração nas etiquetas dos tubos. sistema) na ficha de cadastro. PROBLEMA 6: Transcrição errada do número LIGH (gerado pelo SOLUÇÃO: Observar criteriosamente a transcrição do número LIGH para a ficha que foi gerada como relatório (explicado na solução do problema 4); PROBLEMA 7: Falta do número LIGH na ficha de cadastro. SOLUÇÃO: Conferir no sistema qual o número correspondente à ficha através do número do Hemocentro e anotar sempre na ficha correspondente. Jamais enviar sem essa anotação. PROBLEMA 8: Excesso de etiquetas nos tubos. SOLUÇÃO: Colocar apenas o número do Hemocentro na região específica do tubo (tarja branca). PROBLEMA 9: Utilização para cadastro de fichas fotocopiadas sem verso, sendo o campo dos resultados sem preenchimento. SOLUÇÃO: Providenciar cópias de fichas de cadastro com frente e verso. 8

9 PROBLEMA 10: Ocorrências de cadastro duplo no Sistema. SOLUÇÃO: Quando ao final do preenchimento surgir a tela de aviso de que já há algum doador com mesmo nome, conferir se a data de nascimento também é a mesma. Se for, não inserir homônimo, e pesquisar o número do primeiro cadastro. Esse número deverá ser transcrito na ficha de cadastro e anexa deverá constar a observação de que é um caso de cadastro duplo. 9