UMA PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO MODELO NBCASP NAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPAIS COMO SOLUÇÃO PARA TRANSPARENCIA DAS CONTAS PÚBLICAS

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1 UMA PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO MODELO NBCASP NAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPAIS COMO SOLUÇÃO PARA TRANSPARENCIA DAS CONTAS PÚBLICAS Wanderson Miranda Nascimento 1 Marta Alves de Souza 2 Helder Rodrigues da Costa 3 RESUMO Este artigo apresenta uma proposta de implantação das novas regras da NBCASP nas empresas públicas municipais. O mesmo ainda propõe um modelo de gestão para realizar a adaptação dos departamentos de Tecnologia destas instituições. Ele também identifica os principais problemas enfrentados no processo de implantação da NBCASP e propõe metodologias, baseadas nos conceitos de Gestão de Serviços, para auxiliar o gestor público na resolução de tais problemas. Palavras-chave: NBCASP, ITIL, Gerenciamento de Serviços. ABSTRACT This paper presents a proposal for implementation of new rules NBCASP municipal public companies. The same also proposes a management model for the adaptation of the technology departments of these institutions. It also identifies the main problems faced in the implementation process and proposes NBCASP methodologies, based on the concepts of Service Management, the public manager to assist in solving such problems. Key-words: NBCASP, ITIL, Service Management. 1 INTRODUÇÃO O Brasil vem, nos últimos anos, se convergindo para adotar nas empresas públicas do país os padrões internacionais de contabilidade. O Objetivo é alinhar a contabilidade das empresas públicas brasileiras aos padrões internacionais a fim de facilitar o comércio entre as nações. A convergência para estas novas normas é mais uma importante etapa pela qual o país está passando em seu processo econômico evolutivo. A NBCASP (Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicada ao 1 Gerente de Redes da Prefeitura Municipal de Caratinga. wandersonmirandanascimento@hotmail.com 2 Mestre em Administração e Palnejamento de Sistemas de Informação - PUCCAMP 3 Mestre em Ciências e Técnicas Nucleares - UFMG. helder@ipplus.com.br

2 2 Setor Público) vem recebendo os novos conceitos que se baseiam na padronização IPSAS (International Public Sector Accounting Standard) e em breve estas modificações complementarão o novo quadro de mudanças da contabilidade pública brasileira. A informatização das empresas públicas é um critério essencial para que as mesmas possam acompanhar as mudanças em sua contabilidade. Paralelo a estas modificações, em 27 de março de 2009, o então presidente da república Luiz Inácio Lula da Silva sancionou a lei complementar nº 131 que, em súmula, obriga os municípios a demonstrarem suas receitas e despesas financeiras de forma online e em tempo real. A partir de então o foco nos departamentos de Tecnologia da Informação dentro das empresas públicas municipais vem aumentando. Para acompanhar esta evolução, a empresa pública vem se modernizando e agregando novos valores através da informatização. No âmbito federal existe um grande esforço da esfera governamental para que a tecnologia se torne cada vez mais presente na gestão pública brasileira. Entretanto, numa visão municipalista, apesar do apoio a expansão tecnológica, muitos municípios de médio e pequeno porte ainda encontram dificuldades para enquadrar em suas políticas governamentais as novas ferramentas da tecnologia.a necessidade de informatização nas instituições públicas municipais vem sendo então tema de discussões em diversos meios. A estruturação tecnológica das entidades públicas municipais é o grande desafio para o gestor. Diante de tantas mudanças, como adaptar, através das ferramentas da gestão tecnológica, a empresa pública municipal ao novo cenário mundial? Baseado nos conceitos do gerenciamento de serviço, este trabalho tem por objetivo geral, propor um modelo de gestão para realizar a adaptação dos departamentos de TI das empresas públicas municipais às novas exigências governamentais. Tem ainda como objetivo específico identificar as melhores práticas de gerenciamento de serviço adotadas no processo de implantação das novas regras da NBCASP (Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público). Pretende-se também identificar os principais problemas enfrentados pelas empresas públicas municipais no processo de adaptação de seus sistemas computacionais e definir uma linha cronológica de ações que possa ser aplicada a diferentes empresas públicas da esfera municipal.

3 3 2 REFERENCIAL TEÓRICO Para que as empresas públicas municipais consigam realizar de forma eficiente uma governança conectada, antes de qualquer coisa, deve-se haver um planejamento. Qualquer implementação tem de ser bem planejada, pois poderá causar grandes impactos na população municipal, podendo vir a atingir de forma indireta empresas ou até mesmo o próprio cidadão. Segundo Guimarães (2010, p. 31), o sucesso empresarial anda de mãos dadas com dois comportamentos empreendedores associados: ter metas e planejar a implantação das metas. Baseado neste conceito pode-se concluir que para tornar possível a informatização das empresas públicas municipais, faz-se necessário o planejamento e a aplicação de metodologias que possibilitem a execução do planejado. Na prática, para executar um trabalho de forma coordenada e segura, a TI (Tecnologia da Informação) utiliza os conceitos do Gerenciamento de Serviço. 2.1 Gerenciamento de Serviços O gerenciamento de serviço hoje é tido como o maior aliado das grandes empresas. Gerenciar o serviço é garantir que o mesmo agregará valor à empresa podendo ainda diminuir custos e maximizar a produtividade. Nos últimos anos as empresas que melhor coordenam seus serviços prestados recebem o reconhecimento do mercado brasileiro. Portanto pode-se concluir que o gerenciamento de serviços gera lucros. Na TI, o gerenciamento de serviços torna-se cada vez mais necessário. Atualmente a visão das empresas em relação ao departamento de Tecnologia vem modificando. A TI está se tornando parte do negócio. Segundo Jan (2006, p.16), A oferta de serviços de TI relaciona-se com todo o gerenciamento, manutenção e operação da infraestrutura de TI. As organizações dependem dos serviços da informática e elas esperam que estes não apenas os auxiliem mais também proponham novas opções para conquistarem os seus objetivos. Numa organização estável na qual a cultura valoriza pouco a inovação será difícil ajustar os seus serviços de TI para que eles fiquem em sintonia com as mudanças da organização do cliente. Se o departamento de TI é instável, a cultura que valoriza a mudança pode apresentar uma grave ameaça a qualidade dos seus serviços. Neste caso a situação pode evoluir para um conflito generalizado, em meio ao qual muitas mudanças não controladas podem levar a um grande número de erros.(jan, 2006, p. 13)

4 4 Gerenciar serviço requer metodologia, padronização e controle das atividades a serem realizadas. Na TI esta visão é compartilhada pela ITIL (Information Technology Infrastructure Library). 2.2 A ITIL A ITIL é considerada uma referência, um modelo de gerenciamento de serviços de TI (Tecnologia da Informação) que visa padronizar e organizar os serviços de tecnologia. Desta forma o gestor poderá reduzir o índice de fracassos em seus projetos e obter ao mesmo tempo controle sobre o processo de informatização e estruturação. A Itil oferece para todas as atividades do departamento de TI, como parte da oferta de serviços, uma estrutura comum baseada na infraestrutura de TI. Essas atividades dividem-se em processos, que se usados conjuntamente oferecem uma estrutura eficaz para tornar mais maduro o Gerenciamento de Serviços em TI. ( JAN, 2006, p. 21) Os processos que a ITIL oferecem em seu modelo de gerenciamento, quando implantados, possibilita a empresa alavancar os trabalhos, ordenando prioridades e focando o objetivo. Segundo Jan (2006, p. 22) Através de uma abordagem de processos, a ITIL define principalmente o que deve ser incluído no gerenciamento de serviços em TI para que se ofereça a qualidade exigida dos serviços. As empresas públicas municipais culturalmente valorizavam pouco as inovações. Quando um processo de mudança torna-se custoso é sinal de que os órgãos envolvidos não estão prontos para aderirem às modificações. Quando estas modificações são obrigatórias, como no caso da NBCASP, a ITIL pode ser utilizada como forma de preparo ou adaptação do ambiente para que o mesmo absorva com menos custo as inovações. 2.3 NBCASP A NBCASP (Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público) são normas que definem procedimentos técnicos contábeis a serem realizados em empresas públicas. Os órgãos públicos, independentemente da esfera as quais eles pertençam, têm de ser transparentes em suas atividades financeiras. A NBCASP dita as normas nas quais tais entidades devem transpor suas movimentações econômicas. Nas últimas décadas observa-se uma crescente transformação na forma de

5 5 comércio mundial. Quando o assunto é a comercialização o mundo parece não ter fronteiras. Tal transformação fez surgir a necessidade de uma harmonização internacional das normas contábeis de forma a atender as necessidades de credores e investidores de todo o mundo. Já há alguns anos, o Brasil aderiu a esta harmonização de forma que as empresas privadas passaram a demonstrar seus registros contábeis de acordo com os novos conceitos. Agora as empresas públicas darão este passo. Os principais impactos causados pelas modificações das NBCASP se dão nas mudanças de conceitos e estruturação. Uma das principais características das NBCASP é alinhar a contabilidade pública à contabilidade como ciência A contabilidade até então em execução na área pública, sobretudo nas esferas municipais de todo o país (e também em diversos órgãos da esfera estadual e federal), sem o instrumento normativo (NBCASP), não é praticada como ciência. Ocorria (e ainda ocorre) uma excessiva busca de uma escrituração contábil fortemente orçamentária. ( AZEVEDO, 2010, p. 59) O contador deverá se preparar para as convergências da contabilidade pública assim como o setor de Tecnologia. As normas contábeis brasileiras estão em processo de convergência mundial aderindo as IPSAS (International Public Sector Accounting Standard) O profissional contábil necessita de meios para cumprir sua missão e ressalta-se a necessidade de sistemas informatizados confiáveis e construídos sobre fundamentos contábeis sólidos. O cenário não é muito otimista pois existem no mercado sistemas informatizados que se quer fazem uso dos métodos das partidas dobradas alicerce básico da ciência contábil desde o ano de ( AZEVEDO, 2010, p. 67) Fica visível, a partir da ótica de Azevedo (2010) que, para que os órgãos públicos municipais consigam acompanhar as modificações na estrutura contábil, passa a ser imprescindível a união da TI ao processo. Adequar o ambiente para o recebimento de novas tecnologias exige estruturação, treinamento e capacitação de pessoas, planejamento de todo o processo e organização. 3 METODOLOGIA A pesquisa foi elaborada mediante o estudo de caso da implantação das novas regras da NBCASP na prefeitura municipal de Caratinga no período de 03/2010 a 03/2011. Baseado na observação dos fatos, tal como ocorreram, percebeu-se e estudou-se as relações estabelecidas pelo mesmo. A pesquisa foi do tipo exploratória e a coleta de dados ocorreu no servidor de help desk da Prefeitura

6 6 Municipal de Caratinga por meio do software GLPI. O GLPI é uma solução Open-source desenvolvida para gestão de ativos e ServiceDesk, o software é uma aplicação web desenvolvida para gerenciar problemas de gestão de ativos: gestão de inventário de hardware e componentes de software de equipamentos de informática gestão de suporte ao usuário. As informações geradas pelo sistema em forma de gráficos ou relatórios auxiliam o gestor a posicionar-se em relação a um problema. Assim como este sistema existem também outros aplicativos destinados à mesma finalidade que podem ser encontrados com facilidade na internet. Podem-se citar como exemplos os softwares Qualitor, Service-Desk Plus 8.0 entre outros. A utilização de softwares de gestão e controle tem grande valor na organização e padronização do trabalho. 4 DADOS E ANÁLISE DA PESQUISA Baseado em uma análise das melhores práticas de Gerenciamento de serviços que foram aplicadas na Prefeitura Municipal de Caratinga no período de março de 2010 a março de 2011, e conciliando o estudo dos conceitos da metodologia ITIL que atualmente é tida como referência no gerenciamento de serviços voltados a TI, definiram-se neste artigo propostas que tem o intuito de auxiliar os gestores tecnológicos das empresas públicas municipais no processo de implantação e adaptação das novas regras da NBCASP. 4.1 Iniciação e Planejamento Como em qualquer projeto, a Implantação das novas regras da NBCASP exige, antes de sua aplicação, um planejamento das ações a serem tomadas. Nesta fase do projeto deve-se estudar e recolher informações sobre o tema a ser trabalhado. De posse da mesma inicia-se então a criação do plano de ação que deve posteriormente levar aos resultados desejados. Nas observações feitas do processo de implantação da NBCASP na prefeitura Municipal de Caratinga, pôde-se constatar que o planejamento das atividades indica ao gestor o caminho a seguir e ainda o ajudar a se manter no prazo.

7 Execução A execução do projeto é o momento onde se concretiza a ação planejada. Toda a execução deve seguir fielmente o escopo do projeto de forma a obedecer e cumprir os prazos estipulados no planejamento Capacitação dos Colaboradores Inicialmente, para tornar possível a aplicação das novas regras da NBCASP nos órgãos públicos dos municípios brasileiros é necessário antes de tudo que todos os setores da empresa estejam preparados para receberem tais mudanças. Todo processo de mudança causa impactos que, se previamente calculados, podem ser facilmente absorvidos por toda a equipe. As modificações da NBCASP não somente implicará em mudanças no sistema contábil e no sistema de informação como também implicará na estruturação de toda a empresa. Um exemplo claro que pode-se citar ocorre no sistema de patrimôniação dos bens públicos. Nas novas exigências da NBCASP o conceito sobre o patrimônio público passa a ser diferente. No novo conceito define- se que bens públicos tais como praças e parques deverão ser patrimôniáveis, o que atualmente não é abordado pela legislação atual. As modificações dos conceitos a muito já praticados nas empresas públicas implicará diretamente na necessidade de capacitação dos colaboradores da empresa. Portanto, propõe-se que a primeira ação a ser tomada no projeto de implantação da NBCASP seja a capacitação dos colaboradores envolvidos no processo. Observando a implantação da NBCASP na prefeitura de Caratinga, verificou- se que ao se investir na capacitação dos colaboradores o gestor consegue também agregálo ao espírito do projeto. Verificou-se ainda que existem nas empresas públicas uma grande dificuldade em fazer com que os colaboradores participem do processo Central de suporte ao usuário No que diz respeito à parte tecnológica, quase todos os softwares voltados ao controle e gestão das empresas públicas sofrerão modificações. Estas modificações de sistema poderão gerar dúvidas nos usuários que se habituaram a utilizar o sistema de maneira contrária à nova regra. Neste caso sugere-se então como segundo passo para a implantação da NBCASP a criação de um help desk interno

8 8 no qual os usuários poderão esclarecer seus questionamentos. Propõe-se ainda que o help desk seja composto por funcionário que entendam não somente de tecnologia mas também da regra de negócio do sistema. Torna-se de extrema importância que esta central de atendimento tenha definida claramente os processos a serem seguidos na abertura de cada chamado. Estes processos deverão ser referenciados pela metodologia ITIL. Ao implantar o Help Desk o gestor estará dando um grande passo em direção a informatização de todo o sistema. Hoje enxerga-se em grande parte dos municípios brasileiros, empresas públicas que trabalham de forma computadorizada e ainda, apesar de muitos investimentos, não conseguiram informatizar-se. A diferença entre sistemas computadorizados e sistemas informatizados é grande. Nas empresas onde encontram-se ainda sistemas computadorizados, enxerga-se claramente que o departamento de tecnologia é simplesmente uma oficina de reparos a equipamentos eletrônicos. Já nas empresas informatizadas, a TI faz parte do negócio da empresa, ela agrega valor ao serviço e planeja táticas de melhorias visando sempre alinhar a estratégia do setor à estratégia da empresa. A implantação do help desk é uma prática sugerida pelo processo ITIL. Esta prática é o inicio para aplicar na empresa pública um sistema informatizado Implantação e acompanhamento dos processos Após a implantação da central de suporte ao usuário o gestor poderá de fato introduzir as novas regras da NBCASP no ambiente de trabalho. Uma vez que a NBCASP exige a integração dos sistemas computacionais, sugere-se que sua implantação seja feita através de processos. Processo é o conjunto de ações a ser realizado para se atingir um objetivo. De acordo com Jan (2006, p.16) se a estrutura de processos for definida com clareza, ela mostrará o que há para fazer, qual o resultado esperado e como o resultado de um processo afetará o de outros. Nas observações feitas no projeto da prefeitura municipal de Caratinga notou- se que a implantação das novas regras deveria ser feita em processos contemplando primeiramente os departamentos mais estratégicos da organização. A divisão da implantação por departamento facilita no controle de erros e reduz o número de atendimentos na central de suporte ao usuário.

9 9 4.3 Controle O Controle é a fase do projeto na qual o gestor pontua e corrige erros não planejados. A fase de execução deve ser seguida da fase de controle para que se garanta qualidade no projeto. Caso o serviço realizado não passe pelas regras de controle pode-se voltar à fase de planejamento ou à fase de execução Controlando incidentes Através da central de suporta ao usuário o gestor terá em mão relatórios concretos que o auxiliará a tocar o restante do projeto. De posse de informações tais como as dúvidas mais frequentes ou os erros com maior incidência, o gestot poderá elaborar uma série de ações para coibir ou eliminar possíveis falhas no seu planejamento inicial. Partindo portanto do princípio que o suporte ao usuário seja eficiente, pode-se controlar toda execução do projeto e garantir que o mesmo chegue ao fim agregando qualidade ao serviço. 4.4 Fechamento Após todos os processo anteriores é chegada a hora do fechamento do projeto. Nesta fase, conclui-se os serviços executados e atesta-se a qualidade do mesmo. A figura abaixo mostra uma visão macro da sequência de processos realizada na implantação da NBCASP.. Figura 1 Gestão de Serviço.

10 Os Principais problemas enfrentados Durante todo o tempo de implantação do projeto um dos principais problemas enfrentados pelo gestor será sem dúvida fazer com o que o colaborador público aceite as mudanças. Muitos dos colaboradores destas entidades já se habituaram à forma de trabalho e encontram grandes resistências para se adequarem à nova visão. Outro problema a ser citado é a falta de investimento nas áreas tecnológicas. A construção do help desk é custosa, porém indispensável para o sucesso do projeto. Manter a visão no foco é o segredo para superar os obstáculos. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS E SUGESTÕES De acordo com a contextualização deste trabalho pode-se concluir que para efetivar a aplicação das novas regras da NBCASP nas empresas públicas municipais deve-se haver um planejamento, um estudo que venha analisar naquele ambiente quais os impactos que aquelas modificações representarão para a empresa. Ainda pode-se concluir que a implantação das modificações através de ações planejadas agregará qualidade ao projeto e minimizará a chance de erros no mesmo. Nota-se que utilizando os conceitos do Gerenciamento de Serviços foi possível criar etapas de controle em cada fase da implantação do projeto. Pode-se também analisar que o passo inicial foi trazer toda a equipe para o projeto, ou seja, implantar na mentalidade de todos os colaboradores que as modificações seriam benéficas. Portanto para que se obtenha sucesso na implantação das novas regras da NBCASP nas empresas públicas municipais deve-se planejar, executar o planejado, controlar a execução dos incidentes através dos conceitos do Gerenciamento de Serviço. REFERÊNCIAS AZEVEDO, Ricardo Rocha, et al. NBCASP Normas brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público - Comentadas. Curitiba: Tecnodada Educacional, p. GUIMARÃES, Flávio Barcellos. Guia de Políticas para o Desenvolvimento Econômico Mundial. Belo Horizonte: SEBRAE/MG, p. JAN, van Bon, et al. Fundamentos do Gerenciamento de Serviço de TI

11 baseados no ITIL. Holanda: Van Haren Publishing, p. 11