O usuário como agente no processo de transferência dos conteúdos informacionais arquivísticos

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1 1 O usuário como agente no processo de transferência dos conteúdos informacionais arquivísticos Lucia Maria Velloso de Oliveira Rio de Janeiro 2006

2 2 Lucia Maria Velloso de Oliveira O usuário como agente no processo de transferência dos conteúdos informacionais arquivísticos

3 3 UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE CENTRO DE ESTUDOS GERAIS PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIENCIA DA INFORMAÇÃO MESTRADO PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO DISSERTAÇÃO O usuário como agente no processo de transferência dos conteúdos informacionais arquivísticos POR LUCIA MARIA VELLOSO DE OLIVEIRA ORIENTADOR: PROFESSOR Dr. JOSÉ MARIA JARDIM RIO DE JANEIRO, 2006

4 4 LUCIA MARIA VELLOSO DE OLIVEIRA O usuário como agente no processo de transferência dos conteúdos informacionais arquivísticos Dissertação apresentada ao Curso de Mestrado em Ciência da Informação Convênio IBICT - UFF para obtenção do Grau de Mestre em Ciência da Informação. Área do conhecimento: O conhecimento da informação e a informação para o conhecimento. Linha de pesquisa: Informação, conhecimento e sociedade. BANCA EXAMINADORA Jose Maria Jardim (Orientador) Doutor em Ciência da Informação, IBICT/UFRJ Maria Luisa Ramos de Oliveira Soares Doutora em Conservação e Restauração de Bens Culturais, Universidade Politécnica de Valencia (Espanha) Maria Odila Fonseca Doutora em Ciência da Informação, IBICT/UFRJ Lídia Silva de Freitas (suplente) Doutora em Ciências da Comunicação. Área da Ciência da Informação, USP Data: / /.

5 5 Letícia e Lucas pelo significado Wilson e Célia pelo símbolo Todos os amigos pelos momentos

6 6 Agradecimentos Agradeço a Letícia e Lucas que viram nosso tempo juntos, dividido entre livros, artigos, tantos papéis... olhares, beijos, abraços e um computador; aos avós de Letícia e Lucas; aos arquivistas que encontrei em minha trajetória de trabalho; ao Arquivo Nacional pela grande aprendizagem; à Fundação Casa de Rui Barbosa, instituição que foi minha referência quando ainda estudava História, onde atuo como profissional desde 1994; à Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) e sua biblioteca; ao Leo, pelo tanto de livros que solicitei; aos profissionais que foram entrevistados; à Lídia, que aceitou o desafio da revisão; às amigas Dilza, companheira do desafio do Mestrado, Ingrid e Tetebebel - novas amigas, Leila - amiga de tantos anos, Jozy - amiga de já alguns anos; aos companheiros do Serviço de Arquivo, grata pela paciência; Ana e Irene pelo incentivo; as doutoras Maria Odila, Maria Luísa, Lídia, uma honra poder encerrar esta etapa com uma banca assim. Um grande obrigado pela vivência de tantos anos. Um exemplo para mim. Com ele aprendi muito da prática arquivística e da construção teórica. Um mestre de verdade. Uma referência teórica na Arquivologia no Brasil, com a boa disposição de um excelente professor, o meu orientador, professor José Maria Jardim.

7 7 RESUMO O processo de transferência da informação arquivística encontra-se em constante modificação na medida em que, as inovações em tecnologia da informação e comunicação, propiciam novos meios de intermediação entre as unidades arquivísticas e seus usuários. As mudanças são observadas na elaboração dos conteúdos informacionais sobre os acervos, na expectativa de maior rapidez para se ter acesso à informação arquivística, na possibilidade de ampliar o número de informações disponíveis para um maior número de pessoas por meio do ambiente WEB. A informação arquivística supre inúmeras demandas sociais, tais como a pesquisa acadêmica, a comprovação de direitos, para o processo de tomada de decisão e para fins culturais. Diante desse quadro, para que as unidades arquivísticas possam atender às demandas de seus usuários em consonância com a contemporaneidade é necessário que estes sejam reconhecidos como agentes no processo e a pluralidade de suas necessidades de informação, analisadas com uma abordagem flexível, capaz de responder às demandas mais tradicionais e às novas necessidades de informação. DESCRITORES: Informação arquivística; Usuário da informação; Transferência da informação; Uso da informação arquivística

8 8 ABSTRACT The process of information transfer is in constant changes since the inovation of information tecnology and communication offers new means to intermediate the relation between users and the archival services. The changes are observed in the creation of the archival descriptions, in the various expectations of agility concerning the access of the information, and in the increasing number of information which is put at disposal for the public. Archival information support many social needs of information such as academic research, proof of rights, decision processes and cultural aims. In this context we can say that the archival services should know more about the users, recognize them as agents in the process and develop a more flexible aproach so that it would be possible to correspond to the contemporaneous demands, which includes the most traditional and the new needs of information. DESCRIPTORS: Archival information; Information users; Information transference; Use of archival information

9 9 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO QUADRO TEÓRICO CONCEITUAL A Arquivologia como ciência A Arquivologia e a Ciência da Informação Informação arquivística: o processo de comunicação A rede: um facilitador do processo de comunicação A construção de um lugar de memória Os usuários da informação arquivística QUADRO EMPÍRICO METODOLOGIA ANÁLISE DOS DADOS CONCLUSÃO REFERÊNCIAS ARQUIVÍSTICAS E BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS 132

10 10 1. INTRODUÇÃO O presente trabalho se propõe a analisar os usos e os usuários da informação arquivística, enfatizando as transformações dos serviços arquivísticos que, no cenário informacional contemporâneo, deixam de ser apenas o lugar de estoque de massa documental, e se tornam um meio de produção de conhecimento, com a missão de difundir informações. No contexto desses arquivos 1 surgem questões como oferecer a informação arquivística com qualidade, ao maior número possível de usuários, sobre os usos dessa informação, bem como sobre a inserção dos recursos tecnológicos no contexto arquivístico. Ainda, devemos considerar que o ambiente WEB provoca nos serviços arquivísticos uma ampliação de suas perspectivas, para além de seus depósitos e salas de consulta, produzindo uma dimensão virtual. Inserem-se nesse contexto os usuários tradicionais e ocasionais destes serviços, com expectativas e demandas inerentes à contemporaneidade. Diante dessa realidade, os arquivistas identificam a necessidade de conhecer o usuário da informação arquivística e de produzir conhecimento sobre a temática. Mesmo não adotando uma percepção determinista em relação ao impacto das inovações tecnológicas nos processos de gestão e de comunicação na prática arquivística, devemos reconhecer que tais fatores trouxeram uma nova problemática no que se refere aos procedimentos da área e à produção científica. Para Rousseau e Couture as inovações tecnológicas e os novos suportes trouxeram novos desafios para os arquivos e para os arquivistas: (...) As tecnologias da informação desenvolvem-se para responder às novas necessidades de troca, de acesso e de difusão. As telecomunicações simplificam-se e popularizam-se. A velocidade de transmissão aumenta. Novos suportes vão surgindo. Os arquivos mudam de forma. A arquivística situa-se no cruzamento de novos contextos culturais, dos novos modos de gestão tal como das novas tecnologias. Ela está na confluência de várias disciplinas: informática, 1 Unidade organizacional:neste trabalho estamos denominando unidade organizacional como unidade de serviço pertencente à estrutura organizacional de uma pessoa jurídica

11 11 ciências da informação, história, lingüística, arqueologia, etnologia, etc. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998,p. 55) Esta pesquisa parte do pressuposto de que os usos da informação arquivística e as relações entre o usuário e os serviços arquivísticos vêm sendo modificados, especialmente a partir dos anos 90, com a introdução de novos recursos tecnológicos de mediação como a Internet e a comunicação eletrônica. A inserção do universo WEB ao cotidiano, apesar de não retratar uma realidade única, produz um novo fluxo e novos usos, indicando aos serviços arquivísticos e aos profissionais que reconstruam os instrumentos de recuperação da informação, as representações dos conteúdos dos seus acervos e as formas de comunicação com seu usuário. As possíveis conexões entre os usuários, os arquivistas e os acervos passam a ser objeto de interesse dos serviços arquivísticos. A transferência do conteúdo informacional assume relevância, na medida em que o processo tende a ser mais autônomo, sem o contato presencial e imediato com o profissional. O relacionamento remoto entre os agentes arquivista e usuário também possibilita ao segundo uma condição de interferência na comunicação, sem a inibição que o contato direto com o profissional pode provocar. O usuário nesse contexto assume um papel central: de receptor para co-produtor da informação e agente no processo de transferência da informação. Esse é o pressuposto fundamental que norteará o desenvolvimento desta pesquisa. A realização do trabalho fundamentou-se no escopo teórico da Ciência da Informação para a análise do processo de transferência da informação arquivística; no escopo teórico da Arquivologia, enquanto ciência social aplicada; e na perspectiva interdisciplinar, conforme Japiassú : A exigência interdisciplinar impõe a cada especialista que transcenda sua própria especialidade, tomando consciência de seus próprios limites para acolher as contribuições das outras disciplinas. Uma epistemologia da complementaridade, ou melhor, da convergência, deve, pois, substituir a da dissociação. (JAPIASSÚ, 1976, p. 26).

12 12 Este esforço de reflexão inclui também o reconhecimento da literatura sobre o usuário dos arquivos. Em termos empíricos, optou-se pela análise dos usos e usuários de informação arquivística disponível no Serviço de Arquivo Histórico e Institucional da Fundação Casa de Rui Barbosa (FCRB), no período de 1997 a Com o objetivo principal, de analisar os usos da informação arquivística e seus usuários como agentes do processo informacional, a partir da inserção em um contexto organizacional de novas possibilidades de comunicação e acesso ao público, onde a relação entre o usuário e os serviços arquivísticos ocorre remotamente por mecanismos tecnológicos facilitadores. Incluem-se também, a perspectiva de explorar os dados sobre o usuário da informação arquivística do Serviço de Arquivo Histórico e Institucional da Fundação Casa de Rui Barbosa, referente aos acervos pessoais e familiares, considerados de valor histórico; e ao acervo institucional, quanto ao seu perfil, seus objetivos, e uso da informação para produção de conhecimento, para o processo de tomada de decisão e para outros fins. Esta pesquisa permitiu analisar as mudanças no processo de acesso à informação com o uso da tecnologia da Internet e intranet; e, contribuir para ampliação dos estudos de uso social da informação arquivística no cenário informacional contemporâneo. A Ciência da Informação surge como resposta às necessidades de organização, processamento, recuperação e uso da informação, dentro de um contexto de crescimento intensivo da produção e uso da informação em vários aspectos da vida social. O crescimento da produção de conhecimento continua de forma exponencial, mas o olhar da comunidade científica em direção a este universo se modifica para atender à sociedade contemporânea, que cada vez mais anseia por respostas, não só rápidas e com qualidade, mas também, inseridas no contexto social. Segundo Le Coadic: A Ciência da Informação, com a preocupação de esclarecer um problema social concreto, o da informação, e voltada para o ser social que procura informação, coloca-se no campo das ciências sociais (das ciências do homem e da sociedade), que são o meio principal de acesso a uma compreensão do social e do cultural. (LE COADIC, 1996, p.21). A literatura e os projetos na área arquivística atualmente apontam para uma grande preocupação com a questão da padronização, visando à difusão da informação. Este fenômeno é bem exemplificado com a produção de normas internacionais, como: Norma

13 13 Internacional de Descrição Arquivística (ISAD-G), Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR-CPF), ambas elaboradas pelo Conselho Internacional de Arquivos e a proposta de Descrição Arquivística Codificada (EAD), da Associação Americana de Arquivistas. A perspectiva de tornar disponíveis os conteúdos informacionais dos acervos e os documentos arquivísticos digitais com a utilização de recursos tecnológicos, assinala para a urgência de revermos o que é considerado como fundamental, a fim de transpormos o foco de interesse dos arquivos e de seus arquivistas. Dos acervos, a ênfase se desloca para a comunicação de seus conteúdos, assumindo que seus usuários são sujeitos e que podem contribuir para os processos instaurados. Os arquivos e seus profissionais até os anos 90, ficaram restritos, em linhas gerais, à produção do conhecimento sobre guarda, organização, avaliação, e preservação de documentos, produzindo instrumentos de recuperação da informação para serem consumidos por seus pares ou pesquisadores altamente qualificados. Com a crescente produção de inovações tecnológicas, especialmente em tecnologia da informação e comunicação, a partir dos anos 90, passa a ocorrer um crescimento de produção de documentos arquivísticos digitais. Além da mudança no suporte da informação, se percebe também modificações nas relações organizacionais em busca de maior agilidade nos processos. Esse quadro se configura associado ao aumento de demandas e de soluções dentro do escopo da transferência da informação, no que se refere ao atendimento a um número maior e mais diversificado de usuários e com expectativas informacionais múltiplas. Quando pensamos o processo de transferência da informação arquivística e o analisamos sob a ótica do receptor, podemos estabelecer o tangenciamento entre a Ciência da Informação e a Arquivística contemporânea. A primeira, porque já dispõe de um quadro conceitual acerca deste fenômeno. A segunda, porque busca reconhecer um novo objeto: a informação de natureza arquivística, com suas características peculiares. O Serviço de Arquivo Histórico e Institucional da Fundação Casa de Rui Barbosa (FCRB) oferece um cenário bastante peculiar para a realização da pesquisa proposta, por constituir-se como unidade administrativa de uma instituição pública que foi criada com a missão de preservação do memorial de um ícone da história do país: Rui Barbosa, o que marcou este Serviço desde o início de seus trabalhos.

14 14 O atendimento ao público no Serviço de Arquivo se consolidou visando atender a demanda da comunidade acadêmica e, seus instrumentos de recuperação de informação, veículos de acesso aos documentos, eram configurados para estes usuários especializados. No entanto, a partir de 1989, a administração da Fundação Casa de Rui Barbosa (FCRB) solicitou ao seu Serviço de Arquivo Histórico e Institucional que assumisse a gestão documental da instituição. Tal demanda implicou na organização da massa documental acumulada até o referido período. Esta nova frente de trabalho possibilitou aos arquivistas do Serviço o contato com um usuário distinto do que era reconhecido como seu usuário mais freqüente. A unidade organizacional assumiu a preparação da documentação e de seus instrumentos de recuperação da informação para o atendimento ao usuário interno, que necessita da informação arquivística para o processo decisório. O Serviço de Arquivo passa então a gerenciar dois conjuntos de acervos: documentos de valor para a História do país, prioritariamente produzidos no período imperial até a Primeira República; e os documentos produzidos e recebidos pela FCRB, no cumprimento de suas atividades. A solução de procedimentos para a gestão dos documentos 2 institucionais privilegiou a constituição do protocolo 3 e arquivo corrente 4 centralizados no Serviço, a adoção de código de classificação de documentos por assunto aplicável ao conjunto documental em sua íntegra; e a avaliação e seleção dos documentos pertinentes às áreas meio e fim. Estes conjuntos documentais tão distintos, sob a perspectiva de sua produção, recebem tratamento técnico diferenciado, visto que os arquivos pessoais e familiares ao serem incorporados 5 ao Serviço já são considerados de valor histórico. O acervo institucional - com a adoção da gestão de documentos - pode constituir conjuntos documentais que poderão ser considerados de valor histórico. Em ambos os casos são conjuntos de documentos produzidos para fins de registro, que possuem relações entre si e traduzem as atividades de seu produtor, seja ele uma pessoa física ou pessoa jurídica. 2 Conjunto de estratégias e procedimentos pertinentes à produção, circulação, utilização, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, objetivando a destinação final dos documentos. 3 Serviço de recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de documentos correntes. 4 Documentos em curso com movimentação freqüente. 5 As incorporações podem ser efetuadas por doação ou compra. Esses documentos, de valor permanente são preservados definitivamente.

15 15 Para Cook (1998, p.143), a inserção dos documentos eletrônicos na sociedade contemporânea e as mudanças nas formas organizacionais com a existência de organizações estáveis e transitórias, indicam que os arquivistas devem mudar o foco de sua atenção. (...) deixando o cuidado daqueles artefatos físicos (os documentos) para passar à pesquisa e ao entendimento das funções e atividades dos criadores dos documentos e dos processos correlatos de geração de registros, para que os arquivos possam ser efetivamente criados. Se, ao fazerem essa reorientação que lhes é exigida, vierem também a aceitar, em vez de negar, sua própria historicidade e seu papel ativo na construção da memória social, os arquivistas reconhecerão, então no nível mais essencial, a natureza comum dos arquivos públicos 6 e pessoais. (COOK, 1998, p.143) O Serviço - como já foi exposto - está desenvolvendo uma trajetória em direção à ampliação de seu universo de atuação, com o atendimento remoto; elaboração e manutenção de suas bases de dados e mais recentemente, com a implantação do Banco de imagens da instituição. O contexto apresentado está relacionado à aplicação de tecnologias usadas para difusão da informação arquivística. O quadro provoca nos profissionais a necessidade de refletir sobre as vocações mais tradicionais da unidade organizacional, estabelecendo suas novas vocações. A análise do usuário, percebendo-o como pesquisador da informação arquivística com interlocução com os arquivistas e com os acervos, transcendendo o espaço onde este atendimento ocorre, real ou virtual, ouvindo sua fala sobre os conteúdos e serviços disponíveis, oferece rico material para a produção de conhecimento acerca das relações entre a informação, seu usuário e os usos possíveis desta informação. A pesquisa realizada demonstra tanto no campo teórico quanto no campo empírico que estas relações estão se modificando em consonância com um quadro de maior sofisticação tecnológica e diversidade no uso da informação dentro do contexto social contemporâneo. 6 O autor se refere aos arquivos públicos ou institucionais.

16 16 2. QUADRO TEÓRICO CONCEITUAL No quadro teórico conceitual pretendemos detalhar a fundamentação teórica para o desenvolvimento da pesquisa. Inicialmente, vamos abordar a Arquivologia como Ciência Social que se encontra em processo de transformação, especialmente devido à inclusão da problemática da tecnologia digital e de novos processos administrativos. Em seguida, analisaremos a perspectiva de produção de conhecimento, segundo a fundamentação teórica da Ciência da Informação e as possibilidades interdisciplinares com a Arquivologia, tendo como objeto, a informação. De forma a destacarmos a informação arquivística como objeto, e o processo de transferência do conteúdo informacional, será necessário mapear conceitos atribuídos à informação; à informação arquivística; abordar a descrição arquivística como meio de difusão do conteúdo informacional dos acervos; identificar o conceito de transferência da informação como processo; apresentar o contexto histórico das inovações tecnológicas e as interferências que provocam nas unidades organizacionais arquivísticas sob o ponto de vista da difusão da informação; e analisar a construção de uma instituição de memória. Por fim, definiremos as categorias de usuários; apresentaremos experiências de instituições arquivísticas em relação à identificação de seus usuários e suas necessidades; e relataremos depoimentos de pesquisadores sobre o papel do arquivista dentro deste contexto referido na informação digital e analógica, os serviços arquivísticos, e a relação do pesquisador com o documento de arquivo.

17 A Arquivologia como ciência A abordagem de compreensão da Arquivologia como ciência nos remete às questões fundamentais pertinentes ao seu objeto e à produção de uma metodologia científica aplicável universalmente. No escopo dos teóricos da Arquivologia encontramos trabalhos que a incluem dentro a área de conhecimento da Ciência da Informação, fazendo referência a uma das ciências da informação; enquanto outro grupo de teóricos identificam-na como uma ciência autônoma, que contudo passa por um processo de mudança dada a realidade apresentada ao mundo dos arquivos pelas inovações tecnológicas e seus novos suportes, fluxos informacionais, formatos de relações e contextos. O quadro apresentado provoca questionamentos sobre princípios clássicos arquivísticos, como da proveniência, três fases dos documentos, gestão de documentos, bem como conceitos do que é documento de arquivo, de fundo, de organicidade, e também qual a função do arquivista dentro desse contexto. Terry Cook (2001) apresenta reflexões interessantes sobre o arquivista e sua prática no contexto de construção de uma Arquivologia pós-moderna. De acordo com o autor, o foco se desloca do conteúdo para o contexto; para as relações entre os documentos; para o processo em que estão inseridos; dos arquivos para o arquivamento; de uma naturalização para uma construção consciente e ativa. Tudo nos documentos de arquivo é formatado, apresentado, representado, simbolizado, significado, construído pelo autor, pelo programador de computador, pelo fotógrafo, pelo cartógrafo, com um objetivo. Nenhum texto é um produto inocente de uma administração ou de uma ação pessoal, mas sim um produto construído, embora essa construção consciente possa se transformar em processos inconscientes de acordo com o comportamento social, língua convencionada, processos de organização, imperativos tecnológicos, e faces de informação que estabelecem ligações de natureza concreta e que são quase sempre escondidas. O arquivista pós-moderno expõe essa realidade contextual. (COOK,2001,p.8, tradução nossa)

18 18 Aponta para um arquivista que é sujeito ativo no processo e para existência de diferentes leituras para cada conjunto de documentos: Pós-modernistas também acreditam que não existe uma só narrativa em uma série ou coleção de documentos, mas muitas narrativas, muitas histórias, servindo a vários propósitos para muitos públicos, através do tempo e do espaço. Documentos são dinâmicos e não estáticos. E o arquivista tanto quanto o criador ou pesquisador é um de seus narradores. (COOK, 2001, p.8, tradução nossa) O autor destaca as mudanças em um cenário pós-moderno: A Arquivologia como ciência deve pesquisar e analisar as funções, processos, e relações que dão origem aos documentos. Apresenta oito diferenças: o principio da proveniência se torna mais flexível para representar as funções e processos que retratam a produção documental; a ordem original, com o ingresso dos documentos eletrônicos no cotidiano arquivístico, produz uma ordem fragmentada, em que partes de um mesmo documento encontram-se fisicamente separadas; documento de arquivo que outrora resumia em si mesmo uma estrutura, um conteúdo, uma forma, pode ter esses atributos separados; fundo: que não mais traduz uma ordem materializada mas se apresenta com múltiplos produtores e refletindo muitas vezes relacionamentos virtuais; arranjo e descrição: processos agora enriquecidos com os metadados e informações contextuais; abordagem: construindo a ligação entre os usuários e os produtores dos arquivos em uma perspectiva de contexto social, funcional, de programas e atividades; preservação: passando de uma atitude de intervenção para uma estratégia de prevenção; e os arquivos enquanto instituições, que deixam de ser locais de guarda e de acesso que passam a ocupar um lugar virtual. Segundo Thomassen (2001), o objeto da Arquivologia é tanto a informação estruturada quanto o processo que a criou. Seus objetivos são assegurar a visibilidade e durabilidade dos documentos, de seus processos produtores e suas relações e, para atingir esses objetivos a Arquivologia deve fazer uso da análise, registro e manutenção das relações entre as funções, forma, estrutura e contexto.

19 19 A metodologia arquivística (sobre aplicação dos princípios e procedimentos articulados e desenvolvidos a partir da teoria arquivística) fornece a base para a definição dos requisitos funcionais dos sistemas para guarda de arquivos, a manutenção adequada, uso, e recuperação de documentos, a base para uma política de valoração, para um sistema eficiente e cuidadoso de controle físico e intelectual de arquivos e para uma eficiente e eficaz recuperação e uso dos documentos. Almeja em particular, mantendo a qualidade da informação processada e estruturada, assegurar sua validade, possibilidade de leitura, integridade, relevância, representação, atualidade, autenticidade e veracidade. (THOMASSEN, 2001,p.382, tradução nossa) Nesse sentido, os dois autores não questionam a cientificidade da Arquivologia, demonstram que ocorre uma alteração em sua abordagem metodológica, tendo em vista a mudança de seu objeto e de seus objetivos. Sem pretensão de defender um determinismo tecnológico devemos reconhecer, contudo, que as inovações trouxeram para os arquivos e para o arquivista novas indagações. Os conceitos e princípios da Arquivologia não foram desconstruidos, mas estão em processo de flexibilização e adaptação para dar conta de uma realidade digital. Bruno Delmas (2001) questiona se a Arquivologia é uma ciência fundamental, teorética ou aplicada. Para o autor, a gestão de documentos pode ser considerada como uma ciência. Após a Segunda Guerra Mundial se desenvolveu, especialmente nos Estados Unidos e no Canadá, o princípio de gestão de documentos 7 como resposta à crescente produção de documentos arquivísticos das agências governamentais. O fenômeno da explosão documental não se circunscreveu à informação cientifico-técnica, mas abrangeu também, obviamente, os arquivos, naturais receptáculos da informação produzida por estruturas administrativas de todo tipo. Este aumento acelerado da produção documental das instituições, em particular das administrações públicas, veio contribuir para agudizar uma série de problemas, que já começavam a fazer-se sentir anteriormente. Por um lado, aumentam as necessidades materiais (em pessoal, equipamentos, edifícios) para fazer face às crescentes massas de documentação produzida; por outro, torna-se urgente tomar medidas de caráter pragmático, pois as incorporações nos arquivos históricos não estão a ser já possíveis, devido à saturação dos depósitos; por último, e em conseqüência da conjuntura 7 Records Management

20 20 descrita, o problema da avaliação e das eliminações ganha particular acuidade. (SILVA et al, 1998, p.132) O conceito referido que determina o gerenciamento do ciclo vital dos documentos, englobando sua produção, fluxo, acesso, avaliação e destinação, de certa forma, contrapõe-se ao destaque até então oferecido aos documentos de valor histórico, pela comunidade arquivística. Isso rompe com a idéia de que apenas os documentos com características históricas e de interesse de um grupo seleto de pesquisadores deveria ser alvo de tratamento técnico e científico. A gestão documental afirma-se como uma nova área com estreito vínculo à administração e distinta da Arquivística (considerada como respeitante apenas à documentação de interesse histórico) passando a referir-se não só à produção e uso, mas também à avaliação e seleção de documentos. Esta nova área é encarada pelo congresso americano como fundamental para a administração, a ponto de, em 1947, ter sido criado um grupo específico para se dedicar ao problema do records management, como objetivo de reduzir os custos da produção documental e melhorar a qualidade dos documentos. (SILVA et al, 1998, p.134) Delmas (2001) aponta que progressivamente estamos caminhando para um modo de lidar com os arquivos mais teórico do que prático. Para fundamentar seu pensamento define ciência como: É um conhecimento que pode ser produzido em um sistema e que usualmente depende de observar e testar fatos e que estabelece leis gerais. Toda ciência procura estabelecer, classificar e observar um fenômeno observável e desenvolver para esse propósito métodos apropriados. Em resumo, podemos dizer que qualquer ciência é definida por seu contexto epistemológico, seu objeto, métodos e caráter universal. (DELMAS,2001,p.26, tradução nossa) Afirma que o termo Arquivística é recente, relacionado à necessidade de se elaborar um conceito que se refira a um novo conhecimento pertinente aos arquivos.

21 21 Assim, o objeto da Arquivística tem se deslocado da categoria arquivos para outras, como documentos arquivísticos, e, mais recentemente, informação arquivística. A ampliação do domínio de estudos dessa área vem apresentando novos desafios teóricos-metodológicos e a aproximação com outras áreas, particularmente com as tecnologias da informação. Como tal, a Arquivística vem buscando assegurar sua autonomia como área de conhecimento, ampliando-a e, gradualmente, experimentando relações fronteiriças com outras disciplinas. (FONSECA; JARDIM, 1995,p.45) Seria o objeto da Arquivologia a informação arquivística? Se concordarmos com esse pressuposto, devemos considerá-la não só vital para o processo de tomada de decisão, mas que também possui caráter social e científico, com potencial para modificar estruturas e gerar conhecimento. Silva e seus companheiros portugueses (1998) apresentam uma abordagem histórica bem encadeada e consistente dos arquivos e da Arquivologia, de suas relações com o poder, com a Documentação, a contemporaneidade entre a publicação do trabalho dos arquivistas holandeses e os objetivos de Paul Otlet, 8 sua vinculação à História e aí, assumindo um papel de ciência auxiliar. Os autores continuam a narrativa até a atualidade e propõem um novo lugar para a Arquivística: uma das Ciências da Informação. A proposta está baseada na concepção que o arquivo é um sistema de informação dinâmico e cognoscível por meio de um dispositivo metodológico integrado: A Arquivística é uma ciência da informação social, que estuda os arquivos (sistemas de informação (semi-fechados), quer na sua estruturação interna e na sua dinâmica própria, quer na interação com os outros sistemas correlativos que coexistem no contexto envolvente. (SILVA et al, 1998, p.214). A informação arquivística é criada dentro de um contexto específico, situado no tempo e no espaço, e inserida no cotidiano de uma entidade coletiva ou de uma pessoa ou pessoas. Em dado momento de seu processo de gestão, a informação arquivística será 8 Funda em 1895 o Instituto Internacional de Bibliografia.

22 22 integrada a um sistema de informação ou a vários sistemas de informação.vale aqui citar Gónzalez de Gómez, quanto às características de um sistema de informação: Um SI deveria considerar-se como um sistema social tecnicamente disponibilizado: inserido na ação; contextualizado e institucionalizado; propositalmente desenvolvido e sempre em desenvolvimento (sujeito a mudanças).(...) Um sistema de informação logo, operaria como um dispositivo orientado a gerar uma mudança de linguagem, em um contexto local e organizacional definido. (GÓNZALEZ DE GÓMEZ, 2004, p.55) Ainda, gostaríamos de assinalar a necessidade recorrente de parte da comunidade arquivística em inserir a Arquivologia no escopo de uma outra ciência, como se agora não mais a História, e nem a Administração, mas sim a Ciência da Informação pudesse conferir a Arquivologia um status de ciência. Julgou-se durante muito tempo que não se podia ser um arquivista competente sem se ser historiador. Esta crença, como a que defende que, para efetuar a escolha de documentos a conservar, se deve ter recebido uma formação em História, não resiste à realidade. Se a história deve permanecer uma matéria importante na formação dos arquivistas, ela já não constitui elemento exclusivo; outros elementos de formação são-lhe indispensáveis, como a Administração, a Informática, as Ciências da Informação e todas as disciplinas especializadas que permitem ao arquivista dominar melhor este ou aquele tipo de arquivo. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p.71) Interessante, por outro lado, a proposição dos autores portugueses de afirmar a necessidade da Arquivologia deixar de ser essencialmente instrumental e buscar mais fundamentação teórica: A Arquivística pode e deve ser uma ciência para além do meramente instrumental ou técnico, o que desde logo, obriga a substituir primado do fazer e pelo do conhecer. (...) Em primeiro lugar, o arquivo não é uma mera soma de <<fundo>> (conjunto orgânico de documentos) mais serviço <<serviço>>(instituição ou serviço responsável (...)), soma essa, aliás, negada pela simples observação empírica: as partes assim somadas acabam, paradoxalmente, por constituir uma perspectiva quase só funcionalista, em

23 23 que o componente <<serviço>> exclui, na prática, o componente <<fundo>> (orgânico). Em segundo lugar, se o arquivo não é uma mera soma deve ser uma unidade integral e aberta ao (s) contexto (s) dinâmico (s) e histórico (s) que a substancializam.(...).( SILVA et al., 1998, p.213). Até o século XIX os arquivos estavam associados à Administração, no entanto com os movimentos nacionalista e romântico, a tendência de reconstrução do passado e construção de identidades nacionais, a Arquivologia passa a ocupar o lugar de ciência auxiliar da História. Mas em ambos os contextos, se configura como uma ciência voltada para a elaboração de práticas, sem preocupar-se no aprofundamento de seus próprios princípios e objetos. De acordo com Rodríguez Lopez (2000): A teoria Arquivística trás consigo uma metodologia científica rigorosa no tratamento dos fundos documentais. Desde a consideração da Arquivística como uma ciência empírica para a organização dos arquivos, até a atualidade, passou por três etapas distintas: 1- Considerar a Arquivística como uma ciência auxiliar da História, pensamento próprio do século XIX, etapa paralela do desenvolvimento das ciências históricas e de criação das primeiras escolas dos arquivistas; 2- Ciência auxiliar da Administração, no momento que se iniciam as grandes questões socioeconômicas do princípio do século, e a aparição da gestão de documentos; 3- Finalmente a consideração de que é uma parte integrante das Ciências da Informação. (RODRÏGUEZ LÖPEZ, 2000, p. 379, tradução nossa) Eastwood apresenta a Arquivologia como uma ciência autônoma e que consiste em elaborar conhecimento sobre documentos de arquivo atuando sobre eles segundo procedimentos metódicos para proteger as propriedades que possuem. (EASTWOOD, 1994, p.125, tradução nossa) Afirma que as cinco características dos arquivos: imparcialidade, na perspectiva de que os documentos de arquivo são produzidos para expressar ações e são produtos de uma ação, em um dado momento, tornam-se isentos de relações com os usos futuros (razão pela qual o arquivista deve assegurar a integridade); autenticidade (quando os documentos são preservados e mantidos como prova do ato que o produziu e os procedimentos para custódia podem ser conferidos); organicidade (refere-se à produção e recebimento de documentos

24 24 inseridos no contexto da demanda administrativa, para atender a esses interesses específicos); inter-relacionamento (os documentos de arquivo estão interligados entre si de acordo com as atividades em que foram produzidos); e unicidade Cada documento tem um único lugar dentro de uma estrutura de um arquivo. Cópias de um mesmo documento podem existir em um mesmo arquivo ou em outros. Cada um é único em seu lugar (EASTWOOD, 1994,p.128, tradução nossa), constituem a teoria orgânica dos arquivos (EASTWOOD,1994,p.129, tradução nossa), uma vez que são características presentes em todos os arquivos. Mas vale comentar que se entendermos a Arquivologia como uma ciência social aplicada, o saber e o fazer estarão entrançados. Toda atividade social que clama ser uma ciência deve ser teórica e prática. (...). Para que uma nova teoria seja coerente deve desenvolver-se de duas maneiras: primeiro pelo crescimento da superestrutura que reside em seus princípios iniciais e expande-se no campo teórico, e segundo, pelo aprofundamento ou fortalecimento de seus princípios. (BROOKES, 1980, p.125, tradução nossa). Rousseau e Couture apresentam a trajetória da Arquivologia relacionando-a com a prática arquivística. A disciplina arquivística desenvolveu-se em função das necessidades de cada época. Ela é constituída por um savoir-faire que se foi acumulando ao longo dos anos. Os métodos de trabalho mudaram, mas encontramos geralmente as mesmas preocupações funcionais. A história permite definir quatro grandes setores principais que foram objeto dos trabalhos dos especialistas dos arquivos, ou seja, o tratamento, a conservação, a criação e a difusão (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p.48). (...) Há na Arquivística três princípios que constituem o fundamento da disciplina. Trata-se do princípio da territorialidade, do princípio do respeito pelos fundos ou princípio da proveniência e da abordagem das três idades. Utilizados desde o final do século XIX e, sobretudo no século XX, constituem a própria base da Arquivística moderna. (ROUSSEAU;COUTURE, 1998,p.52). prática como: Duranti (1995) define a Arquivística, a teoria arquivística, sua metodologia e sua

25 25 Ciência arquivística é o conjunto de conhecimentos acerca da natureza e características dos arquivos e do trabalho arquivístico, organizado sistematicamente na teoria, metodologia e prática. Teoria arquivística é o corpo de idéias que os arquivistas tem sobre o que é o material de arquivo. Metodologia arquivística é o conjunto de idéias que os arquivistas tem sobre como trabalhar esse material. Prática arquivística é a aplicação das idéias teóricas e metodológicas às situações reais e concretas. (DURANTI,1995,p.1, tradução nossa) Fonseca e Jardim (1998) chamam atenção para a problemática no campo da Arquivologia, decorrente de novos modelos de comunicação da informação, sua produção e usos inseridos em um contexto científico e tecnológico em movimento: Esses confrontos têm se dado, fundamentalmente, nos seguintes aspectos: Na gestão da informação arquivística; No funcionamento dos serviços de informação arquivística; Na identidade do arquivista; Na sua formação profissional; Na produção de conhecimento arquivístico; Nos marcos teóricos da área. (FONSECA; JARDIM,1998, p.9-10) A Arquivologia se apresenta como um campo com distintas realidades, necessidades e sujeitos. Num primeiro momento poderíamos nos indagar quanto à sua cientificidade, dada a dificuldade de se estabelecer leis gerais e aplicáveis universalmente. [...] uma disciplina não é a soma de tudo o que pode ser dito de verdadeiro sobre alguma coisa; não é nem mesmo o conjunto de tudo o que pode ser aceito, a propósito de um mesmo dado, em virtude de um princípio de coerência ou de sistematicidade. (FOUCAULT, 1999, p.31)

26 26 No entanto, estamos vivendo e construindo uma sociedade em que o estático e inflexível não traduz o real. Considerar as características específicas da informação arquivística em relação aos aspectos de sua produção, à pluralidade de seu uso, às tecnologias de comunicação, e associálas aos princípios estruturantes da Arquivologia, como proveniência, autenticidade, organicidade, avaliação, descrição, só pode enriquecer o campo teórico da área. Cabe aos arquivistas a elaboração de uma Arquivologia contemporânea, com sua fundamentação teórica própria, com interlocução com outras disciplinas, que observe e compreenda seu objeto: a informação arquivística em suas inscrições e inserções.

27 A Arquivologia e a Ciência da Informação A necessidade de entender, processar e controlar os documentos remonta à própria escrita, sua história e à divulgação da informação. Como demonstra a professora da École de Bibliothéconomie et des Sciences de l Information de l Université de Montreal, Louise Gagnon-Arguin: É o aparecimento da escrita que remonta o nascimento dos arquivos e da arquivística, bem como as novas ocupações, entre as quais a de arquivista. A escrita permitiu produzir obras literárias mas também serviu a administração. Assim, desde que o homem utiliza a escrita para registrar informação que é possível seguir a evolução do suporte no qual foi inscrita essa mesma informação, o tipo de informação retida, os métodos de trabalho utilizados para tratá-la, bem como a evolução das funções das pessoas afectas à gestão dessas informações. (GAGNON-ARGUIN,1998.p.29) Burke quando problematiza a proliferação das informações: O problema de encontrar a informação quando necessário, a "recuperação da informação como hoje é chamada, é antigo. Assumiu novas formas depois da invenção da imprensa, que num certo sentido simplificou o problema e, em outro, o complicou. Os livros retornaram muitos aspectos da informação mais fáceis de encontrar, desde que se tivesse antes encontrado o livro certo. Com a multiplicação dos livros após 1500, a condição tem que ser levada a sério. O surgimento da resenha de livros no final do século XVII foi uma resposta a um problema que era cada vez mais agudo. (BURKE, 2003, p.153). (...). A proliferação também levou à especialização. A bibliografia, por exemplo, começou com o objetivo de ser universal, pelo menos no campo da cultura e em latim. Seguiram-se as bibliografias nacionais, como a Bibliothèque française (1584), da la Croix du Maire. Pouco mais tarde, vieram as bibliografias por assunto, usando categorias como teologia, direito, medicina, história (ver p.167-8) e política (...). (BURKE, 2003, p.154).

28 28 Shera ao analisar os aspectos da produção bibliográfica e da documentação induz seu leitor a estabelecer uma análise comparativa entre disciplinas distintas, mas que caminharam na direção da compreensão e construção de saberes específicos tendo como grande objeto a produção e uso da informação: A Arquivologia e a Biblioteconomia. Em fins do século XIX, quando Otlet e La Fontaine estabeleceram as bases de uma grande bibliografia universal de todos os documentos registrados em forma documental, não fizeram mais do que atualizar e dar novo impulso a um movimento que datava pelo menos da época de Johann Trithein e Konrad Gesner. (...) No entanto, não só se propunham a fazer um trabalho completo, mas também submeter os materiais bibliográficos a uma análise de conteúdo mais profunda do que até então feita pelos bibliotecários e, para diferenciar sua atividade da Biblioteconomia, deram-lhe o nome de Documentação. (SHERA, 1980, p.91). Ao tratar da definição do termo Documentação, Shera apresenta-o como parte do processo Biblioteconômico. A Documentação é simplesmente uma forma ou aspecto da Biblioteconomia; trata-se, como foi dito em outro trabalho, de Biblioteconomia em tom maior. (SHERA, 1980, p.98). Devemos igualmente considerar que a Arquivologia também traça seu caminho na mesma direção: construção de fundamentação teórica para compreensão do quadro de crescente produção de documentos e conseqüente atuação do arquivista na análise, organização e descrição dos mesmos. No século XIX os arquivistas voltam seus olhares para além do universo da administração, começam a atuar na preservação e entendimento dos documentos de Memória. Gagnon-Arguin assinala: Como advento dos movimentos romântico e nacionalista, bem como com o desenvolvimento de novos métodos históricos, o arquivista abandona o seu papel de colaborador da administração. Volta-se para a interpretação dos documentos que já possui. Esta nova especialização será, aliás, acentuada pela vinda, para o mercado de trabalho, de arquivistas formados nas grandes escolas tanto da França como da Áustria, em Espanha ou em Itália. (GAGNON-ARGUIN, 1998, p.45).

29 29 Em 1898 é publicado um primeiro trabalho com normas para organização de acervos arquivísticos, o Manual de arranjo e descrição de arquivos, elaborado pelos arquivistas holandeses, S. Muller, J.A. Feith e R. Fruin, que descreve princípios e práticas adotadas no âmbito dos arquivos da época e apresenta proposições e conceitos que fornecem os princípios básicos para a Arquivologia, praticados até os dias atuais, como: organicidade, proveniência, valor primário e secundário dos documentos, arranjo documental em fundos e séries, organização dos documentos espelhando a ordem original e relações entre os mesmos, descrição como meio para divulgar o conteúdo dos arquivos, etc. A obra é uma publicação da Associação dos Arquivistas Holandeses, fundada em Sua primeira edição no Brasil foi organizada pelo Arquivo Nacional em Interessante analisarmos o desenho que se faz entre a prática e a teoria. Muitas vezes a necessidade de se propor soluções para uma realidade provoca a construção de enunciados teóricos. No período, pós Segunda Guerra, surgem dois movimentos contemporâneos de busca de entendimento de uma nova realidade e que seguem em paralelo: a gestão dos documentos, nos Estados Unidos e Canadá, cujo objeto seria a massa documental, num primeiro momento, ligada ao Estado, e a Ciência da Informação focada na informação científica e igualmente de interesse do Estado. A Ciência da Informação tem investigado as questões referentes aos processos de transmissão da informação, fazendo uso de várias disciplinas como a Psicologia, Estatística, Comunicação, Biblioteconomia, Computação, etc. Este caráter interdisciplinar permite a convivência integradora desses saberes e possibilita uma crescente produção sobre as relações entre os sujeitos do processo de comunicação da informação. Lembramos González de Gómez (1995, p.81) quando afirma a Ciência da Informação teria como domínio para a construção de seu objeto, o estudo das ações sociais de transferência da informação (...). Pinheiro (1997) entende que: A Ciência da Informação cobre o fluxo da informação ou transferência da informação e abarca desde a sua origem, isto é, a geração, num processo que a aproxima do conhecimento, como os cientistas produzem informação, o que inclui o ciclo da pesquisa e criação. (PINHEIRO, 1997, p.7)

30 30 O interesse pela informação como objeto de estudo tem sido ampliado, segundo Kobashi e Tálamo (2003, p.10): A informação sua natureza, propriedade, produção, circulação e consumo, seja ela massiva ou direcionada para grupos específicos vem se transformando em objeto de estudo de diversas disciplinas. Um segmento de autores da área, dedica-se à desconstrução da imagem do arquivo como patrimônio cultural, delineando caminhos mais voltados para a gestão, enquanto outro segmento mantém uma linha mais focada nos arquivos permanentes. Mas em ambas as linhas, pouco se produziu sobre a temática proposta: "o uso e usuário dos arquivos", como demonstram Jardim e Fonseca (2001): A literatura arquivística sobre estudos de usuários é pouco expressiva quando comparada a outros temas como transferência de documentos, avaliação, arranjo e descrição, etc; (...) No que se refere aos estudos de usos e usuários de arquivo não se plasma uma literatura que aprofunde este tema do ponto de vista teórico e prático; A preocupação com o acesso aos arquivos não parece estar calçada numa perspectiva efetivamente dialógica envolvendo arquivistas, arquivos e usuário; Os estudos tendem a privilegiar o usuário do arquivo permanente, sem contemplar as especificidades que envolvam os usos e usuários das demais fases do ciclo vital arquivístico, (...). (JARDIM; FONSECA, p.5). A Ciência da Informação vem problematizando a questão da recuperação da informação, conforme citado por Pinheiro (1997): [...] se considerarmos que o objetivo de todo e qualquer sistema, rede ou centro de informação ou serviço é alcançar relevância nas informações oferecidas aos seus usuários, este é um problema crucial da Ciência da Informação, mesmo sabendo que a relevância será sempre relativa, ou melhor, a relevância possível. (PINHEIRO,1997, cap.8) Mas a demanda da sociedade em obter acesso rápido e preciso às informações arquivísticas para seus mais diversificados usos impõe aos arquivistas e às unidades arquivísticas que se coloquem em questão. O presente trabalho possibilitou, sob a perspectiva da Ciência da Informação e da Arquivologia, ampliar as reflexões sobre os usuários da informação arquivística.

31 Informação arquivística: o processo de comunicação Entendemos informação dentro de uma perspectiva arquivística como uma representação registrada a partir de sua inserção em contexto administrativo de uma entidade coletiva ou de vida de uma pessoa ou família, passível de organização, tratamento, preservação, contextualização e comunicação, e como recurso para geração de conhecimento ou para o processo de tomada de decisões, podendo ser utilizada por multi-usuários e produzir vários sentidos. De acordo com Barreto (1996, p.2), o conceito de informação refere-se a estruturas significantes com a competência de gerar conhecimento no individuo, em seu grupo, ou a sociedade. Brookes analisa os conceitos de informação e conhecimento, definindo-os: conhecimento como a estrutura de conceitos ligados em seus relacionamentos e informação como uma pequena parte dessa estrutura. A estrutura do conhecimento pode ser subjetiva ou objetiva. (BROOKES,1980, p.131, tradução nossa). McGarry (1999, p.11) reconhece que a informação deve ser ordenada, estruturada ou contida de alguma forma, senão permanecerá amorfa e inutilizável. Segue afirmando que deve ser representada para nós de alguma forma, e transmitida por algum tipo de canal. (...). Também identifica a informação registrada como um produto social e que os meios para transformá-la em conhecimento humano são essencialmente processos e produtos sociais (MCGARRY, 1999, p.165). Para Kobashi e Tálamo, A informação é processo de troca de mensagens que supõe a construção de sentidos. Desse modo, emissão e recepção de informação são atos interdependentes que requerem interpretação para que seja efetiva a comunicação (KOBASHI;TÁLAMO, 2003, p.10). A informação, que antes era tida como estoque a ser preservado e tinha seus estudos calcados unicamente nas formas de registro segundo os parâmetros do conhecimento científico, é tomada agora no seu sentido dinâmico. Nele os processos de circulação assumem importância social, determinando que a distribuição e o acesso à informação sejam tratados como questões sócio-