ESCOLA ESTADUAL DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL, EM ESTRELA CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO

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1 ESCOLA ESTADUAL DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL, EM ESTRELA CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO DO ARQUIVO FÍSICO AO DIGITAL: A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS NAS ORGANIZAÇÕES Angélica Fabiana Fell Fernanda de Moraes Rosenhaim Josiane Cristina da Silva Sonia Avila Moraes Orintadora: Maria Lizete de Azevedo Coorientadora: Marlise Lautert Estrela, junho de 2010

2 AGRADECIMENTOS Agradecemos a Escola Estadual de Ensino Profissional, em Estrela pela oportunidade de realizarmos esse projeto; a diretora Ana Rita Bagestan, a coordenadora pedagógica Cláudia B. Petter e a coordenadora de projetos Ieda Giongo pelo apoio e dedicação. As colegas Ângela Schneider e Leonice Nunes por colaborarem na pesquisa de campo, as empresas que nos abriram as portas e a todos os demais professores do curso Técnico em Secretariado e especialmente a nossa professora orientadora Maria Lizete de Azevedo. Dedicamos o presente projeto a todos os profissionais e estudantes da área de secretariado e arquivística.

3 RESUMO O presente trabalho, desenvolvido entre os meses de abril a junho de 2010, por um grupo de alunas do Curso Técnico em Secretariado da Escola Estadual de Educação Profissional, em Estrela, tem por objetivo principal discutir a importância da gestão arquivistica de documentos como diferencial competitivo no desenvolvimento das atividades das organizações e a necessidade da incorporação, nas empresas da região do Vale do Taquari, de um profissional da área da arquivística. Para tanto, foram entrevistados 4 responsáveis pela área da arquivística, um de cada empresa pesquisadas no município de Estrela, RS. As entrevistas, gravadas e posteriormente transcritas, ocorreram nas dependências das mesmas e tiveram como foco compreender como tais empresas operam com a gestão arquivística dos documentos. Tendo como aportes teóricos estudos sobre arquivística, a análise das entrevistas mostrou que todas as empresas consultadas possuem arquivos eletrônicos, sendo superior ao físico em dois casos. Conclui-se também que a Gestão Eletrônica de Documentos é processo irreversível nas organizações, pois apesar das muitas deficiências que apresenta, os usuários conseguem enumerar vários benefícios para as empresas, advindos da utilização de arquivos digitais, tais como agilidade no acesso as informações, redução de custos. Ademais, os entrevistados expressaram que o arquivo digital acarreta impacto positivo nas questões de preservação do meio ambiente, na medida em que reduz o uso e a produção de papel.

4 SUMÁRIO INTRODUÇÃO...5 OBJETIVOS...7 JUSTIFICATIVA REFERENCIAL Arquivo: origem,conceito e função As funções arquivísticas voltadas para a gestão de documentos Gerenciamento eletrônico de documentos METODOLOGIA RESULTADOS CONCLUSÕES...22 REFERÊNCIAS...25

5 1. INTRODUÇÃO O volume dos documentos oficiais tem sofrido tremendo aumento nos últimos 150 anos. Esse fenômeno está diretamente relacionado com o aumento da população e expansão das atividades do governo e de diversos tipos de organizações. Aliado a isso, o advento da industrialização no início do século XX e o progresso tecnológico resultaram no aparecimento de vários tipos de organizações. Este fato gerou uma crescente produção de documentos e aumentou a complexidade dos mesmos. Uma grande massa de informações passou a ser gerada na forma de relatórios técnicos, correspondências, inventários, entre outros. Em razão do exposto acima, e compreendendo o valor das informações contidas em tais documentos, surge uma crescente preocupação no sentido de reunir, preservar e sistematizar os documentos gerados durante as atividades econômicas destas organizações. Percebeu-se a importância destas informações como suporte para tomada de decisões futuras, como fonte de provas legais e também um meio de manter viva a sua memória. Neste contexto, cresceu a importância dos arquivos dentro das organizações, exigindo mais organização e funcionalidade ao acessar as informações. Para tanto, as organizações públicas e privadas passaram a depender de um profissional de arquivística, preparado para a gestão documental das organizações.

6 6 No final do século XX, o crescente uso de tecnologias favoreceu a produção intensa de documentos em meio eletrônico. Esta nova realidade impôs novos procedimentos à gestão documental, surgindo a Gestão Eletrônica de Documentos, com o objetivo de manter e preservar documentos confiáveis para auxiliar nas atividades organizacionais. A presente pesquisa foi realizada no município de Estrela (RS) no período de abril a junho de Para a pesquisa de campo foram selecionadas 4 empresas de pequeno e médio porte, onde atuam alunas do Curso Técnico em Secretariado. Para isso, criou-se um questionário para verificar o funcionamento dos arquivos nestas empresas. A pesquisa se mostra relevante no sentido de auxiliar as empresas no esclarecimento de vários aspectos, tais como: a importância de ter um profissional de arquivística para manter o arquivo bem organizado. Sobre a importância da correta gestão da informação e dos benefícios que um sistema de informações arquivísticas poderá proporcionar às organizações. O referencial teórico está fundamentado em três capítulos. No primeiro capítulo descrevemos a origem, conceitos e função do arquivo. No segundo, descrevemos as funções de arquivamento, bem como perfil do profissional e breve panorama sobre questões legais e órgão responsável. E, no terceiro capítulo, abordamos a questão do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, com seus benefícios, suas deficiências. Também apresentamos os resultados e conclusões acerca da pesquisa de campo.

7 Objetivo Geral 2. OBJETIVOS Discutir a importância da gestão arquivística de documentos como diferencial competitivo no desenvolvimento das atividades das organizações. Objetivos Específicos 1) Verificar o funcionamento dos arquivos em 4 empresas na cidade de Estrela (RS); 2) Discutir a importância da incorporação de uma arquivista nas empresas; 3) Demonstrar a importância de arquivamento eletrônico nas organizações com o propósito de colaborar nas questões ambientais; 4) Investigar a existência de normas e procedimentos legais vigentes no âmbito da arquivística.

8 3. JUSTIFICATIVA Considerando que atualmente a informação constitui-se em bem valioso para a gestão administrativa, servindo para planejar, desenvolver e tomar decisões administrativas, além de atender necessidades legais e preservar a memória da organização, torna-se relevante o estudo da arquivística nas organizações. Justifica-se, para evidenciar o fato de que toda organização sendo ela privada ou pública, necessita de um arquivo bem estruturado, pois a falta deste poderá atrasar um serviço ou até mesmo causar a perda de um negócio, pela demora ou dificuldade de acessar as informações contidas em documentos arquivísticos e que serão necessários para dar suporte a tomada de uma decisão. Com o desenvolvimento tecnológico, cresce a quantidade de documentos gerados e arquivados em meio eletrônico onde, as práticas arquivísticas sofreram consideráveis mudanças. A gestão documental exige novos meios para o tratamento das informações, diferente daqueles utilizados para os arquivos em meio físico. Com o objetivo de evidenciar a importância de preservar e manter acessíveis documentos de grande valor para as organizações torna-se necessário esta discussão. Além disso, a realização desta pesquisa foi motivada pelo interesse de conhecer como algumas empresas do município de Estrela (RS) procedem em relação a gestão arquivística de documentos. Por fim, cabe salientar que se notou a importância de esclarecimentos e contribuições sobre o tema arquivística para realização de futuros estudos.

9 4. REFERENCIAL 4.1. ARQUIVO: origem, conceito e função O termo arquivo não possui uma origem clara. Ao longo da história foi se modificando, fruto do desenvolvimento da sociedade. Para alguns teóricos deriva do termo grego arché, ou ainda archeion, para outros deriva da palavra latina archívum e, que no seu sentido significa lugar onde se guardam os documentos. E, no Oxford English Dictionary, arquivo significa registro histórico ou documento assim preservado. Historicamente, arquivos remontam a épocas primitivas, sendo aperfeiçoados com o desenvolvimento da escrita e a instituição do homem como ser social. Em épocas remotas, no entanto, esses arquivos eram poucos, pois o suporte da escrita era o mármore, o cobre, o marfim, as tábuas, os tabletes de argila e outros materiais. Só mais tarde é que aparecerem o papiro, o pergaminho e, finalmente o papel, que tornou possível a reunião de grandes arquivos(paes,2002 p.16). Paralelo ao desenvolvimento da sociedade, o desenvolvimento da escrita possibilitou o aparecimento dos primeiros arquivos, uma vez que os homens compreenderam a importância de conservar registros em materiais rudimentares de suas atividades e assim possibilitaram que algumas informações se perpetuassem até os dias de hoje. Posteriormente, no período das civilizaçoes grega e romana, a arquivística obteve grandes progressos, pois a civilizção Greco-Romana concedia grande valor a administraçao pública, e com isso guardando importantes documentos, como leis, decretos, atas do senado, contabilidade e documentos da área do Direito.

10 10 No império Greco-Romano, os arquivos recebiam a denominaçao de Arquivo Público, depositários de documentos do Estado, estando a serviço da administração pública. Entretanto, com o passar do tempo, os arquivos foram abertos aos cidadãos comuns e podiam ser consultados para garantir os direitos civis. Além disso, passaram a ter uma dimensão histórica, como um meio de preservação da memória do passado político, social e econômico de uma nação. Chegando ao século XX, pelo reconhecimento da importância dos arquivos, assistiu-se a evolução e consolidação do conceito e função do mesmo. Como conceito, temos que arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização pública ou particular, ou ainda indivíduo, que os mantém em ordem e devidamente classificados, preservando-os como fonte de informações para futuras atividades. Corrobora Paes, apud Souza (1950 p. 19): "Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores futuros" E, como função tem-se servir a administraçao das organizações fornecendo informações esclarecedoras e documentos necessários a tomadas de decisão. Também servem para preservar a memória destas organizações. Ainda segundo Paes (2002 p. 20) "a função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda". Percebe-se que no conceito moderno o arquivo passa a ser considerado uma fonte de informações, utilizada para dissipar dúvidas e diminuir incertezas nos processos decisórios. Os documentos trazem registradas as operações realizadas no passado, contendo informações valiosas que servirão de base para tomar decisões futuras. As informações contidas nos arquivos passaram a constituir-se em um bem

11 valioso das organizações servindo como recurso estratégico para os negócios. Assim, o foco do arquivo deixa de ser o documento em si, para ser a informação contida nele AS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS VOLTADAS PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS Como exposto anteriormente, as informações contidas nos documentos estão ligadas a importantes transações realizadas pelas organizações, tornando-se importante que estas criem meios para gerenciá-los de forma eficaz. Devido a isso, considera-se relevante para as organizações investirem em procedimentos para a gestão arquivística dos documentos. A gestão de documentos, implica no gerenciamento de toda vida documental produzida ou recebida por uma organização. Envolve um controle criterioso dos documentos, desde a produção, organização, uso, arquivamento e descarte, podendo ser aplicada a documentos em meio físico e digital. Com a gestão arquivistica dos documentos a organização dispõe de uma fonte de informações confiável sobre suas atividades, e contribui na preservação deste ativo, considerado valioso para as organizações modernas. Segundo os autores, [... se não houver um meio científico de ordenar e guardar tal informação, não será fácil, e, às vezes, será impossível consegui-la no momento preciso em que for necessária. Além disso, se não forem cuidados e protegidos, os documentos podem perder-se ou destruir-se...] (GOBEA, GARCIA-DIAZ E VELA, 1976 p. 18). No Brasil, a gestão dos documentos está amparada legalmente pelo decreto Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. As políticas de gestão de arquivos, tanto públicos quanto privados, em meio físico e digital, bem como preservação e acesso aos mesmos são regulados pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

12 12 Considerando que o gerenciamento dos documentos envolve a correta organização dos arquivos, é preciso levar em conta que esta atividade deve ser de responsabilidade de profissionais competentes, em condições de dar tratamento adequado aos documentos e as informações contidas nestes, sejam documentos em suporte físico ou em meio digital. Os autores Gobea, Garcia-Diaz e Vela comentam que O arquivista pessoa encarregada de arquivos, é um funcionário indispensável em um escritório e deve ser dotado de qualidades e conhecimentos que correspondem ao fiel cumprimento de seu cargo, já que a eles são confiados documentos e papéis de grande importância para a organização. (GOBEA, GARCIA-DIAZ E VELA, 1976 p. 18). Este profissional teve sua profissão regulamentada no Brasil pela Lei de 1978, e rege sobre planejamento, orientação, direção e seleção dos documentos arquivisticos. Os cursos de Arquivologia são oferecidos em diversas universidades como UFF, UNB, UFSM, UFMG, UNESP, entre outras. As funções que o arquivista desempenha em docorrência de seu exercício profissional são procedimentos relacionados à produção dos documentos de arquivo, circulação, uso, arquivamento e conservação do acervo documental da organização. Além dos conhecimentos técnicos necessários ao desempenho da função de arquivística, o profissional desta área deve possuir qualidades como espírito de equipe, pois seu trabalho envolve a organização como um todo; senso de organização para arquivar no lugar certo e na ordem certa; além disso, boa visão, boa memória, e boa leitura. E por último um atributo que se faz indispensável ao arquivista seria a Ética, uma vez que por este profissional passam documentos confidenciais da organização. Tal é a função do profissional de arquivística, e considerando a importância dos documentos e a necessidade de arquivá-los, pressupõe-se que o conhecimento das

13 várias etapas do processo deve estar a cargo de um especialista com qualidades e conhecimentos relativos à profissão GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS A partir da década de 80 disseminou-se nas organizações o uso de novas tecnologias da informação e comunicação (TIC). O uso de computadores pessoais (PC's) passou a ser intenso, sendo uma ferramenta utilizada para diversas funções, desde o editor de textos, planilhas eletrônicas, sofisticados programas de sistemas de informação gerencial (SIG) e a rede de Internet. A evolução da tecnologia muda completamente as formas de tratar as informações nas organizações. As inovações tecnológicas também fizeram evoluir os métodos de arquivamento. Antes, os documentos ocupavam prateleiras e eram armazenados em inúmeras caixas e pastas. Com o avanço da tecnologia, os documentos passaram a ser microfilmados ou digitalizados, conservando e preservando os documentos originais. Também se tornou possível a conversão de documentos em suporte físico (papel, microfilme) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações. PAES comenta: É inquestionável o fato de que, queiramos ou não, a tecnologia rompeu com os esquemas tradicionais relacionados com a informação e com o documento, como o resultado dos avanços obtidos na área das comunicações, da utilização de novos equipamentos e materiais distintos dos convencionais (o pergaminho e, principalmente, o papel), tais como: filmes, vídeos, fitas áudio-magnéticas, documentos informáticos etc. (PAES, 2002 p.158) Segundo a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ (2006) os documentos assumem novas características, pois deixam de ser gerados em meio físico e passam a ser gerados em meio eletrônico. Os documentos deixam de ser entidades físicas e passam a ser uma entidade lógica, armazenados em um suporte

14 digital interpretável por um programa de computador. Ainda, segundo CONARQ em sua Resolução de nº 20, Considera-se documento arquivístico digital o documento arquivistico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital. (Disponível: Os avanços tecnológicos trouxeram benefícios a seus usuários, facilidades no sentido de armazenar, tratar e recuperar as informações. O arquivo eletrônico elimina uma quantidade volumosa de papéis, fichas, anotações, pastas, cadernos e folhetos, proporcionando informações exatas e seguras. 14 A gestão eletrônica dos arquivos de uma empresa implica, ainda, em redução de custos, as tarefas diárias tornam-se mais ágeis, reduz a mão-de-obra, tornam ágil o acesso às informações aumentando a produtividade, além de contribuir para a preservação ambiental ao eliminar o uso de papeis para registrar as informações. O uso do arquivo digital acarreta impacto positivo no meio ambiente, na medida em que fatores diretamente ligados à produção do papel como florestas, produtos químicos, água, energia e carbono lançados na atmosfera serão reduzidos drasticamente. Por outro lado, tais avanços tecnológicos apresentam alguns problemas, como a fragilidade dos suportes utilizados, a rápida obsolescência das tecnologias da informação e comunicação (TIC), intervenções não autorizadas ocasionando adulterações ou perda de documentos, comprometendo o arquivamento e a preservação das informações contidas em meio digital. Devido a isso, um grande contingente de informações poderá ser colocado em risco, demandando soluções para tal. Consciente de que este patrimônio arquivístico digital encontra-se em perigo e correndo o risco de desaparecer para sempre, a UNESCO expressou a necessidade de

15 estabelecer ações de preservação digital, através da Carta de Preservação do Patrimônio Digital. Segue abaixo trecho, extraído do documento. 15 O patrimônio arquivístico digital esta correndo perigo de desaparecimento e de falta de confiabilidade. Essa preservação é em beneficio para gerações atuais e futuras, isso é uma preocupação no mundo inteiro. A preservação de documentos arquivísticos tem por objetivo garantir a autenticidade e a integridade da informação, por isso o desafio da preservação dos documentos arquivíticos digitais esta em, garantir o acesso continuo e seus conteúdos e funcionalidades, devido ao meio de recursos tecnológicos disponíveis á época em que ocorrer a sua utilização. (Disponível: Em resposta ao chamamento à preservação digital manifestado pela UNESCO e reconhecendo a fragilidade das informações que se encontra em meio eletrônico o CONARQ (2004), fazendo uso de suas atribuições legais no sentido da gestão e proteção documental em meio físico ou digital, estabelece a Resolução nº 20 que dispõe sobre a gestão arquivística de documentos digitais. A Resolução nº 20 tem por objetivo estabelecer procedimentos para a correta gestão da informação contida em meio digital, visando garantir a produção, manutenção, conservação e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos. Por fim, é desnecessário dizer que as mudanças impostas pelas novas tecnologias continuarão ocorrendo numa velocidade cada vez mais rápida. Na era da informação, as organizações públicas, privadas e as pessoas cada vez mais realizam suas atividades em formato digital, produzem documentos, registram informações e com isso passam a depender dos meios eletrônicos de arquivamento para acessar as informações necessárias ao exercício de suas atividades. Em relação ao profissional de arquivística, este deverá enfrentar um novo desafio preparando-se para desenvolver seu trabalho sem preconceitos. A ele cabe a função de disponibilizar as informações de forma rápida e completa no momento em que for solicitada e para tanto deve estar preparado profissionalmente para fazer a Gestão Eletrônica dos Documentos.

16 5. METODOLOGIA O estudo em questão usou o método qualitativo-exploratório, uma vez que pretendeu obter dados do objeto de estudo, através de pesquisa de campo na forma de entrevistas, além de um diário de campo, visando entender e interpretar os fenômenos e expor características da situação estudada. O caráter exploratório visou maior familiaridade com o problema, tendo por objetivo torná-lo mais explícito. A presente pesquisa foi realizada no município de Estrela (RS) no período de abril a junho de Para compor a pesquisa de campo foram selecionadas 4 empresas de pequeno e médio porte, onde atuam alunas do Curso Técnico em Secretariado, sendo as mesmas alunas, responsáveis pela aplicação da entrevista. A amostra foi selecionada por acessibilidade, pois se constitui de empresas em que atuam alunas do Curso Técnico. Optou-se por entrevistar os responsáveis pela área de arquivística destas empresas, entendendo que estes estariam qualificados para responder as questões propostas no questionário. A coleta de dados foi obtida aplicando questionário semi-estruturado na forma de entrevista gravada. Para isso, as alunas apresentaram documento de encaminhamento e termo de consentimento livre e esclarecido, fornecidos pela escola.

17 17 Para tratamento dos dados, as alunas fizeram a transcrição das respostas e posteriormente se reuniram com a orientadora para análise, comparações e conclusões acerca dos resultados das 4 entrevistas. Os materiais utilizados na pesquisa de campo foram um questionário com as perguntas e um equipamento para gravar as respostas. O projeto de pesquisa é do tipo qualitativa, baseada em pesquisa bibliográfica

18 6. RESULTADOS A primeira questão foi direcionada para o entrevistado, sobre seu tempo de trabalho na organizaçao e qual a funçao que exerce na mesma. Segue resultado: Empresa A - Coordenador da Regional de Estrela, atuando há 6 anos. Empresa B - Contador, há 23 anos atuando na empresa. Empresa C - Supervisor de Recursos Humanos, 14 anos de empresa. Empresa D - Auxiliar Administrativo, 5 anos na empresa. Na segunda questão foram inquiridos sobre a existência de um setor específico para o arquivo da empresa. Conforme relatos: (...) não, cada setor ou área da empresa realiza o arquivamento dos documentos em arquivos localizados no respectivo setor. (...) não existe um setor específico responsável. O arquivamento é realizado por todos os colaboradores. (...) na empresa local não existe, pois a documentação é toda enviada para a matriz ; existe um local específico para o arquivo, sendo que cada setor se responsabiliza por sua documentação. Apenas uma empresa possui local para o arquivo. É perceptível, diante das respostas, que não existe uma preocupação por parte das empresas em manter um setor de arquivos organizado. Também ficou evidente que não existe um pessoa específica para a função de arquivamento, sendo responsabilidade dos setores das empresas. Este fato pode estar ocorrendo pelo desconhecimento das funções do

19 arquivo em relação a gestão dos documentos e das informações, e da importância como suporte a administração das organizações. 19 A questão número três perguntou se o arquivo utilizado é em meio físico ou em meio digital. As quatro empresas respoderam que utilizam os dois tipos de arquivo, conforme alguns relatos abaixo: (...) a empresa possui os dois tipos (...) o físico compreende 1/3 do volume arquivado e os restantes 2/3 em meio digital. (...) a empresa possui os dois tipos. (...) a empresa possui os dois tipos, sendo a maior parte em meio digital.. Todas as quatro empresas utilizam os dois tipos de arquivo, sendo o arquivo físico o meio tradicional ainda utilizado; contudo a crescente produção de documentos em meio eletrônico leva as organizações a manter os documentos no próprio meio digital, uma vez que a tecnologia permite este procedimento com grande facilidade. Mostrou ser uma tendência irreversível dentro das organizacionais. A questão número quatro perguntou sobre a opção pelo arquivo digital, sobre as limitações e sobre a possibilidade de alocar um funcionário para a tarefa de arquivo e fazer a manutenção do mesmo. A empresa já possui arquivo em meio digital, sendo que a tendência é ampliar seu uso, com objetivo de diminuir o uso de papel. As limitações ocorrem devido o avanço da tecnologia que torna os meios de armazenamento obsoletos. Sim, disponibilizaria pessoas do setor de RH (...) para fornecer orientações sobre arquivamento. A empresa já utiliza boa parte digital, e sempre que possível substitui o físico por digital. Não disponibilizaria um colaborador específico (...). A empresa já utiliza alguns arquivos digitais. As limitações são exigências legais. O que pode ser digitalizado fica a cargo da área de TI - Tecnologia da Informação. A empresa já possui uma parte do arquivo digitalizada (...)já dispõe de um funcionário do setor de contabilidade para execução desta tarefa. As empresas já possuem arquivos em meio digital, sendo que uma das empresas visualiza a ampliação do uso deste tipo, tendo por objetivo reduzir a utilização de papel. Outro entrevistado menciona que a empresa sempre que possível faz a substituição do arquivo físico pelo digital. Como limitações a ampliação de uso

20 20 aparece o avanço tecnológico que torna os meios de armazenamento obsoletos, para outra empresa seriam as normas e exigências legais. Sobre a disponibilidade de um funcionários específico para a gestão dos documentos eletrônicos, duas empresas já possuem esta pessoa para executar a tarefa, outra disponibilizaria se fosse necessário e outra não, pois cada setor é responsável pelo seu arquivamento. As respostas mostram que existe uma tendência das empresas em utilizar cada vez mais o arquivo em meio digital, além disso, a disponibilização de recursos humanos para esta tarefa demonstra preocupação e interesse em assegur a preservação de longo prazo de documentos em formato digital e o acesso contínuo a esses documentos. Este fato não ficou constado na pergunta número dois em relação ao arquivo físico. Quanto às limitações observou-se que a obsolescência dos meios tecnológicos seria um fator limitante para o arquivo digital, este fato também ficou constatado na revisão bibliográfica. A questão cinco perguntou quanto tempo possui arquivo digital, como foi a implantação e as vantagens que este tipo de arquivo traz. (...) foi ocorrendo em paralelo com a informatização da empresa e a realização das atividades, para que a empresa pudesse diminuir a utilização do papel e mantê-la eletronicamente. As vantagens é que além de atender exigências legais, não ocupa espaço físico e garante a diminuição de papel, o que é ecologicamente correto. Este processo é adotado a cerca de 5 anos. As vantagens são muitas: facilidade de arquivamento, espaço físico, agilidade na busca e recuperação dos documentos e economia de papel. (...) desde o início há 6 anos. As vantagens são em relação ao meio ambiente, redução de espaço físico, facilidade da busca da documentação. Vimos que é recente a implantação de arquivos digitais nas empresas,contudo os entrevistados vêem inúmeras vantagens neste sistema. Permite a redução de custos, agiliza o trabalho dos funcionários, além de cumprir função ecológica na preservação do meio ambiente. arquivamento. E por fim a questão seis perguntou como a organizaçao vê a legislação sobre

21 21 Não conhece a legislação específica, mas recebo orientações da mantenedora. Eu particularmente desconheço alguma legislação específica sobre isso, mas a empresa já procura até pela questão do bom senso e até pela melhoria para o meio ambiente (...). (...) eu não tenho conhecimento nisso, por isso eu não posso opinar. A atual legislação necessita ser aperfeiçoada para que haja um padrão de arquivamento, definição de documentos possíveis de arquivamento, prazos de arquivamento, etc. Apenas um dos entrevistados tem conhecimento sobre a legislação e acredita que esta necessita de melhorias para um padrão para o arquivamento eletrônico. Outra está a procura de maiores informações para adequar-se as normas da ISO em relação ao meio ambiente. Novamente percebe-se o desconhecimento por parte das organizações da área de arquivística, inclusive a existência de procedimentos legais e normativas que dizem respeito a gestão arquivística documental e a sua preservação nas organizações. Pelo que foi exposto até aqui, no capítulo a seguir, mencionamos as considerações finais.

22 7. CONCLUSÕES Desde o início da humanidade, sempre houve preocupação em deixar registros das informações. Inicialmente os meios utilizados eram de vários materiais, contudo, o aparecimento da escrita, fez com que o processo de registro das informações fosse aprimorado, surgindo assim arquivos destinados a proteger documentos e guardar a memória das instituições. Ao longo do histórico de evolução, obteve o reconhecimento da sua importância, quando ficaram consolidados o conceito e função do arquivo. Hoje, arquivo é considerado um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, devidamente guardados, constituindo importante fonte de informação para dar suporte às atividades de uma organização. Considerando a importância do acervo documental nas organizações, torna-se necessário o correto manuseio desta documentação no sentido de organização, uso, arquivamento e descarte, o que por sua vez, deverá ser efetuado por um profissional de arquivística devidamente preparado para as práticas de arquivamento. O advento tecnológico modificou consideravelmente as práticas de trabalho nas organizações. Os documentos produzidos em meio físico, passaram a ser elaborados em meio digital, e também permanecem arquivados neste meio. Este fato

23 leva, necessariamente, a repensar os processos de arquivamento, pois é inevitável o avanço tecnológico nas organizações. 23 Com a informatização documental nas organizações conclui-se que haverá uma alteração profunda do perfil profissional de quem exerce a atividade de arquivística. O tradicional guardador de documentos terá de assumir novas competências e desenvolver novas habilidades para o desempenho profissional. Conclui-se que a formação do profissional deverá acontecer em novos moldes, com novos conteúdos curriculares, cabendo assim, as instituições de ensino proceder a reformulação de seus currículos, introduzindo questões da tecnologia, as quais irão renovar o perfil deste profissional e adequá-lo ao exercício da profissão no século XXI. O arquivamento digital tornou-se um processo irreversível nas organizações, porém, contatou-se que existem deficiências a serem superadas. Tais deficiências dizem respeito à preservação dos arquivos, obsolescência dos equipamentos e segurança dos documentos. Levando em consideração tais deficiências, percebe-se a necessidade de avanços na gestão eletrônica de documentos. Em relação à pesquisa de campo, os resultados demonstram um desconhecimento por parte das organizações no que diz respeito a importância da gestão arquivística de documentos. Comprova-se pelo fato de apenas uma empresa manter um setor específico para o arquivamento do acervo documental, e por não possuírem um profissional para esta área. A pesquisa revelou que todas as empresas já possuem arquivos em meio digital, sendo este superior ao físico em duas das empresas pesquisadas, e com perspectivas de aumentar. Verifica-se que o arquivamento digital constitui em processo crescente e irreversível nas organizações. Em relação ao arquivamento digital, as

24 empresas reconheceram a necessidade de manter um profissional para a tarefa, sendo que duas já possuem este funcionário. 24 A partir disso, concluiu-se que em se tratando do arquivamento eletrônico de documentos, as organizações se mostram favorável no sentido de manter um profissional arquivista para a gestão eletrônica documental. A pesquisa também revelou vantagens consideráveis com o uso do arquivo digital. As vantagens implicam em agilidade nos processos internos e tomada de decisões e redução de custos para as organizações. Além disso, evidenciou que o arquivo digital acarreta impacto positivo nas questões de preservação do meio ambiente, na medida em que reduz o uso e a produção de papel. Por fim, salientamos que a presente pesquisa encontra-se em estágio inicial de investigação, tendo prosseguimento com o objetivo de esclarecer as questões surgidas neste primeiro momento e também aprofundamentos em torno do tema.

25 REFERÊNCIAS BELLOTTO, Heloisa L. Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo. Editora: T.A.Queiroz Editor Ltda, 1991 Carta de Preservação do Patrimônio Digital UNESCO. Disponível em: Acesso em abril de GORBEA, Josefina Q.; GARCIA-DIAZ, Eva S. de. VELA, Olga Mm. de. Sistemas de arquivos e controle de documentos. 2º edição.são Paulo. Editora Atlas, PAES, Marilene Leite. Arquivo: teoria e prática. 3º edição. Rio de Janeiro. Editora FGV, Resoluções do CONARQ. Disponível em: Acesso em abril de SANTOS, Vanderlei B. dos (org.), INNARELLI, Umberto C, SOUZA, Renato T.B.de. Arquivística: temas contemporâneos. 2º edição. Distrito Federal: SENAC, SCHELLENBERG,T.R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. 6º ed. Rio de Janeiro. Editora FGV, 2006.