Dicas para o uso do template

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1 Dicas para o uso do template Prof. Alexandre R. Graeml ÍNDICE 1. Utilização de um documento mestre (Apenas para templates compostos de vários documentos) Atualização dos índices do template (sumário, figuras, tabelas, quadros, gráficos e referências) Utilização de estilos do Word Geração de arquivos.pdf Instalação do PDF Creator Ajustes do PDF Creator "Impressão" com o PDF Creator Utilização dos recursos de revisão do Word Realização da revisão de um documento (a ser utilizado pelo professor orientador) Aceite ou descarte das sugestões fornecidas pelo revisor (a ser utilizado pelos alunos) Entrega do projeto (recomendação específica para os alunos do curso de comércio exterior) Arquivos do template Procedimento de entrega do trabalho...10

2 2 1. UTILIZAÇÃO DE UM DOCUMENTO MESTRE (APENAS PARA TEMPLATES COMPOSTOS DE VÁRIOS DOCUMENTOS) Um documento mestre contém links para diversos outros documentos relacionados entre si, como, por exemplo, os capítulos de um livro ou os capítulos de um trabalho de conclusão de curso. Dentre as vantagens de utilizar um documento mestre estão: várias pessoas podem trabalhar em sub-documentos de forma independente e, ainda assim, agrupá-los de forma coerente e prática, ao final; pode ser criado um índice único, paginação corrida, cabeçalhos e rodapés para os diversos sub-documentos. A criação de um documento mestre pode ser feita a partir do menu Exibir > Estrutura de tópicos ( View > Outline ). Quando os sub-documentos não estão abertos, dentro do documento mestre, eles aparecem como hiperlinks. Ao se clicar sobre o hiperlink de um sub-documento, este é aberto em uma nova janela. Os parâmetros de formatação utilizados na definição dos estilos do documento mestre se sobrepõem aos dos sub-documentos, quando o conjunto de arquivos é exibido na tela ou impresso. Isto ajuda a manter uma padronização do leiaute adotado ao longo de todo o texto. Para visualizar o documento completo (documento mestre e sub-documentos), são necessários os seguintes passos: Verificar se todos os arquivos de subdocumentos estão na pasta do Windows designada para para o projeto (no caso do trabalho de conclusão de curso de Comércio Exterior, a pasta designada é c:\projeto). Caso os arquivos tenham sido copiados para outras pastas, ou outros computadores para a realização do trabalho, eles devem ser recopiados para dentro da pasta pré-definida, antes de se seguir adiante (a

3 3 cópia deve ser feita utilizando-se o Windows Explorer e não abrindo-se os arquivos e salvando-os em outra pasta). Certificar-se de que todos os arquivos do projeto se encontrem atualizados na pasta correta (no caso do trabalho de conclusão de curso de Comércio Exterior, a pasta designada é c:\projeto). Abrir o documento mestre, clicando em cima do arquivo MESTRE.DOC. Os sub-documentos vão aparecer como links. Clicando-se sobre o link de um determinado arquivo, este será aberto, permitindo a sua edição. Contudo, a melhor forma de trabalhar com o conteúdo dos sub-documentos é expandindo-os, de modo que sejam vistos como se fossem parte do próprio documento mestre, como indicado a seguir. No menu Exibir (View), clicar na opção Estrutura de tópicos (Outline). Isto fará com que apareça uma barra adicional de botões no menu, conforme figura a seguir. Figura 1 Barra de botões de Estrutura (Outlining) Expandir subdocumentos Clicar sobre o botão Expandir sub-documentos (ver acima). O Word fará com que todos os sub-documentos, que antes apareciam como links, sejam apresentados como se tivessem sido digitados diretamente dentro do documento mestre. 1 Selecionar Exibir (View), Leiaute de impressão (Print layout), para obter uma visualização mais agradável do documento completo Qualquer modificação que seja feita no conteúdo a partir do documento mestre será gravada no arquivo do sub-documento em questão, mas os sub-documentos expandidos continuam sendo apenas links para os respectivos arquivos originais, apesar da visualização integrada, mais confortável. Uma forma alternativa de se obter o mesmo resultado é, ao invés de se utilizar o menu Exibir (View) > Estutura de tópicos (outline), é por meio do menu Arquivo (File) > Visualizar impressão

4 4 2. ATUALIZAÇÃO DOS ÍNDICES DO TEMPLATE (SUMÁRIO, FIGURAS, TABELAS, QUADROS, GRÁFICOS E REFERÊNCIAS) A atualização dos índices não é completamente automática. É necessário seguir os seguintes passos: localizar o índice que se deseja atualizar (no caso de se estar utilizando um documento mestre, fazer isso depois de ter expandido os sub-documentos, conforme explicado no item Error! Reference source not found.); selecionar o índice inteiro (deixando-o em vídeo-reverso); pressionar a tecla <F9>. É possível que apareça uma tela perguntando se o usuário deseja atualizar o índice inteiro ou apenas o número das páginas. Se tiver sido incluída qualquer informação adicional no documento (ou qualquer de seus sub-documentos) que precise aparecer no índice, é necessário que se atualize o índice inteiro UTILIZAÇÃO DE ESTILOS DO WORD Estilos de parágrafos do Word estão disponíveis a partir de uma caixa que aparece na barra de ferramentas do Word, conforme pode ser visto na Figura 2, a seguir. Figura 2 Opções do menu de ferramentas do Word, com destaque para a caixa de estilos de parágrafos 3 (Print preview). Aparecerá a seguinte mensagem em uma caixa no centro da tela: Você quer abrir os sub-documentos antes de continuar com esse comando? (Do you want to open the subdocuments before continuing with this command?). Diga que sim. Essa ação é sempre recomendada porque só toma alguns poucos segundos e garante que o índice vá refletir o real conteúdo do documento.

5 5 Vários estilos de parágrafo foram pré-configurados para utilização com o template: Normal - a ser utilizado para a maior parte do texto. Título 1, Título 2, Título 3 ou Título 4 a serem utilizados para títulos que devem aparecer no sumário, dependendo do nível hierárquico / destaque desejado. Figura, Gráfico, Tabela ou Quadro a serem utilizados para o parágrafo imediatamente anterior ao do elemento gráfico, o qual contém o título a ser incluído no índice em questão. Fonte a ser utilizado para indicar a fonte de uma figura, gráfico, tabela ou quadro. Citação longa a ser utilizado em citações diretas com mais do que 3 linhas, conforme recomendação da ABNT. Item, Travessão e Travessão 2 a serem utilizados para listas, ou seqüências. ConteudoTabela a ser utilizado para texto incluído em tabelas do Word (o tamanho da letra é menor corpo 10, o espaçamento entre linhas é simples e não há recuo do texto na primeira linha do parágrafo. Referência a ser utilizado para as referências contidas no final de cada capítulo. A utilização desses estilos não só garante a padronização do documento, como permite que se gerem o sumário e os índices desejados.

6 6 4. GERAÇÃO DE ARQUIVOS.PDF 4.1. INSTALAÇÃO DO PDF CREATOR Uma boa opção de programa gratuito para a geração de arquivosw.pdf a partir de documentos Word é o PDFCreator, que pode ser obtido diretamente no site dos seus desenvolvedores: Observar que precisa ser instalado o arquivo: PDFCreator-0_8_0_GNUGhostscript.exe [7.21MB] version 0.8 e, em seguida, o arquivo: Patch02-PDFCreator-0_8_0.exe [572KB] 4.2. AJUSTES DO PDF CREATOR Antes de imprimir (ou seja, salvar o arquivo.pdf) com o PDFCreator, é importante pressionar o botão OPTIONS, escolher GENERAL SETTINGS > COMPATIBILITY: Adobe Acrobat 5.0 (PDF 1.4) Depois, entrar na guia SECURITY > DISALLOW USER TO e selecionar todas as opções desejadas, no caso de se pretender impedir cópia, impressão, modificação dos documentos e/ou modificação dos comentários "IMPRESSÃO" COM O PDF CREATOR Depois de instalado o programa e o patch, o PDF Creator vai aparecer como uma impressora alternativa no microcomputador. Basta mandar imprimir o arquivo desejado usando essa impressora, ao invés da impressora padrão, para que o arquivo PDF seja gerado. Obs.: No caso de gerar um arquivo.pdf de um documento composto de sub-documentos, é necessário abrir o documento mestre no Word, expandir os subdocumentos, atualizar os índices e verificar se a formatação geral do documento está correta. Só depois disto se deve mandar imprimir na pseudo-impressora PDFCreator.

7 7 5. UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS DE REVISÃO DO WORD O Word oferece a possibilidade de se trabalhar no modo de revisão de documentos. que é muito útil quando o texto é submetido à avaliação de uma outra pessoa (o professor orientador, por exemplo). No caso dos alunos do curso de Comércio Exterior, este recurso será utilizado pelos professores consultores do trabalho de conclusão de curso (PEC TCC) para incluir correções e sugestões de melhoria nos projetos, por isso deve ser bem compreendido. Também pode ser usado pelos próprios autores do trabalho, para realizarem modificações que precisam ser avaliadas e aceitas pelos colegas, no caso de trabalhos coletivos. Por meio deste recurso, é possível que uma segunda pessoa faça todas as correções e sugestões que julgar necessárias, de uma maneira que o autor original seja capaz de saber exatamente o que foi alterado (ver o item 5.1). Além disto, é possível recuperar a situação anterior, de forma muito fácil, caso os ajustes ou alterações não sejam considerados adequados pelo autor (ver o item 5.2) REALIZAÇÃO DA REVISÃO DE UM DOCUMENTO (A SER UTILIZADO PELO PROFESSOR ORIENTADOR) Para ativar o modo de revisão, o revisor deve utilizar o menu: Ferramentas >Controlar alterações >Realçar alterações >Manter controle das alterações durante a edição (certificar-se de que ao menos a caixa de verificação Realçar alterações na tela também esteja selecionada, para permitir a visualização das mudanças realizadas na tela do computador. A partir de então, todas as ações sobre o documento serão registradas. Por exemplo, se o revisor marcar uma palavra e pressionar <DEL>, a palavra aparecerá riscada (riscada), indicando que o revisor a apagou. Por outro lado, textos que são inseridos aparecem em uma cor diferente, para dar o destaque necessário à edição. É interessante observar que todas as linhas que sofreram algum tipo de edição apresentam uma linha vertical ao lado, indicando que houve alterações.

8 A figura a seguir mostra como fica um texto submetido a edição. 8

9 9 Figura 3 Utilização do recurso de edição de documentos do Word Esta barra vertical indica que houve alterações nessas linhas Ao concluir a revisão, o revisor (professor orientador) não deve se esquecer de desmarcar a caixa de seleção: Ferramentas >Controlar alterações >Realçar alterações >Manter controle das alterações durante a edição, para evitar que, ao voltar para o autor, o documento continue registrando qualquer modificação que este venha a realizar como sendo uma revisão ACEITE OU DESCARTE DAS SUGESTÕES FORNECIDAS PELO REVISOR (A SER UTILIZADO PELOS ALUNOS) Após receber um texto revisado por outra pessoa, o autor terá que avaliar as alterações propostas, para decidir se são pertinentes ou não e implementá-las, de uma forma definitiva, ou descartá-las. Para fazer isso, deve utilizar a opção de menu: Ferramentas >Controlar alterações >Aceitar ou rejeitar alterações... Aparece uma janela com botões que permitem localizar a próxima alteração, aceitá-la, rejeitá-la, aceitar todas ou rejeitar todas (estas opções também estão disponíveis ao se clicar com o mouse sobre um trecho que sofreu alteração, ou seja foi incluído ou deletado pelo revisor). Não se recomenda a utilização das opções Aceitar todas ou Rejeitar todas porque elas impedem que se saiba exatamente quais foram as alterações propostas pelo revisor. Além disso, é provável que em determinadas situações o revisor não tenha feito uma correção pontual, mas uma sugestão de mudança mais ampla, que esteja apenas indicada, como no exemplo da figura abaixo.

10 10 Figura 4 Sugestão que não deve ser aceita diretamente e incorporada ao texto Nesses casos, não se deve aceitar a alteração, simplesmente, porque ela vai incluir o comentário no meio do texto, o que, seguramente, não é o que o autor deseja. 6. ENTREGA DO PROJETO (RECOMENDAÇÃO ESPECÍFICA PARA OS ALUNOS DO CURSO DE COMÉRCIO EXTERIOR) 6.1. ARQUIVOS DO TEMPLATE Antes de concluir o trabalho e gerar o CD para a entrega, é importante certificar-se de que não esteja faltando nenhum arquivo do template na pasta c:\projeto. Todo o conteúdo do projeto deverá estar contido nestes arquivos. A rotina que vai separar os arquivos para correção pelos professores ignorará qualquer outro arquivo que porventura esteja contido no CD PROCEDIMENTO DE ENTREGA DO TRABALHO Este ano, as entregas do projeto (1a. etapa, 2a. etapa e correções para a banca) ocorrerão por meio de CDs gravados pela equipe com todos os arquivos que compõem o template do projeto.

11 11 É importante lembrar que só serão aceitos e corrigidos os projetos que forem protocolados na secretaria do UnicenP até as 22 horas da última data definida no cronograma do PEC (o protocolo ficará aberto por uma semana). O CD a ser protocolado na secretaria deverá conter apenas a pasta projeto e o seu conteúdo (arquivos que compõem o template), além de um arquivo.pdf contendo todo o trabalho realizado (ver o item 4). Não deve haver qualquer outra pasta ou arquivos desnecessários no CD. Sugere-se que, depois de gravado o CD, este seja testado em outra máquina, para se assegurar que esteja funcionando corretamente. O CD não será devolvido à equipe, sendo guardado pela coordenação do projeto como evidência da entrega do trabalho.