DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA GESTÃO DE DOCUMENTOS: ASPECTOS FUNDAMENTAIS Por: Elaine Carlos Maciel DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL Orientador: Prof. Mario Luiz Trindade Rocha. Co-orientadora: Profª. Gloria Jesus de Oliveira Rio de Janeiro 2014

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA GESTÃO DE DOCUMENTOS: ASPECTOS FUNDAMENTAIS Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão Estratégica e Qualidade Por: Elaine Carlos Maciel

3 3 AGRADECIMENTOS A minha mãe e meu pai que são minha fortaleza. As minhas irmãs e irmão que são meus companheiros para toda a vida. A meu namorado que é meu refúgio e fonte de inspiração. A Deus por me dar mais essa oportunidade de agregar conhecimento a minha vida.

4 4 DEDICATÓRIA Dedico esse trabalho a meu futuro, a minha família e ao meu amor.

5 5 A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo. Peter Drucker

6 6 RESUMO A partir do levantamento de dados na literatura da área da Arquivologia, Gestão de Documentos, Gestão de Documentos Digitais, Programa de Gestão de Documentos e Planejamento Estratégico, procura-se evidenciar nesse trabalho as relações entre a Gestão de Documentos e o Planejamento Estratégico e assim contribuir para pesquisas do mesmo segmento. São comentadas desde os conceitos básicos da arquivologia até a descrição do conceito do Planejamento Estratégico. A intenção desse trabalho é analisar a como o Planejamento Estratégico pode trazer maior eficácia e eficiência a Gestão de Documentos Físicos e Digitais.

7 7 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AAB - Associação dos Arquivistas Brasileiros CIA - Conselho Internacional de Arquivos CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos DIBRATE - Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística e-arq Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos OAIS - Open Archival Information System SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos UBC - Universidade de British Columbia

8 8 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 09 CAPÍTULO I - ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS A Informação e os Arquivos Documento e Documento Arquivístico Documento Eletrônico e Documento Digitalizado Documento Digital e Documento Arquivístico Digital 28 CAPÍTULO II - GESTÃO DE DOCUMENTOS FÍSICOS E DIGITAIS Gestão de Documentos: Aspectos Essenciais O Programa de Gestão de Documentos A Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos 53 CAPÍTULO III O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O Conceito de Planejamento Estratégico Planejamento, Estratégia, Competitividade e Diagnóstico Estratégico 61 CONCLUSÃO 68 BIBLIOGRAFIA 69 FOLHA DE AVALIAÇÃO 74

9 9 INTRODUÇÃO Com o avanço das tecnologias do século XXI e o aumento da produção documental, as instituições tem se preocupado cada vez mais com a gestão dos seus documentos físicos e digitais. Assim, o Arquivista vem buscando soluções para lidar com os desafios de produzir, manter, preservar e dar acesso aos documentos arquivísticos físicos e aqueles criados e gerenciados no ambiente digital. Os profissionais também têm percebido a importância do tratamento das informações contidas nesses documentos que precisam ser recuperadas o mais rápido possível, pois elas auxiliam na tomada de decisão dentro das instituições. Nessa era da informação, percebemos a mudança do perfil do profissional Arquivista, destacando a sua nova visão como Gestor dentro das instituições. Jardim (1992, p. 1) assegura que a chamada era da informação tem imposto desafios com dificuldades e complexidades sem precedentes aos profissionais de arquivologia e biblioteconomia às suas respectivas instituições de formação e à sua ação profissional. Devido à necessidade de se obter maior produtividade em suas tarefas e no gerenciamento dos documentos, as empresas têm buscado soluções no Planejamento Estratégico para trazer maior eficácia e eficiência na recuperação dos documentos. Quando pensamos em eficiência, entendemos que falamos de produtividade, de como fazer certo a coisa, ao nível operacional (como realizar as operações com menos recursos - menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc.), em se fazer mais com o mínimo de recursos possíveis. Já a eficácia trata-se do que fazer e está relacionada à escolhas, de fazer as coisas certas, da decisão de que caminho seguir, no nível tático (gerencial, logo abaixo do estratégico).

10 10 Assim, visando melhorar a eficiência e a eficácia dentro dos processos de gestão de documentos, devemos utilizar um bom planejamento estratégico. O planejamento estratégico é uma importante ferramenta de gestão que auxilia o profissional de documentação em seus processos decisórios em busca de resultados mais efetivos e competitivos para a instituição/empresa. Essa monografia visa analisar conceitualmente, as relações dos arquivos e documentos com o planejamento estratégico, para obtenção de melhores resultados para a empresa. Visando a escassez de trabalhos que dissertam sobre o tema do Planejamento Estratégico no âmbito da Gestão de Documentos, na Arquivologia. Busco tornar mais evidente esse tema aos profissionais da área de documentação, os Arquivistas. Apresentando alguns aspectos fundamentais da área com o objetivo de analisar a importância do Planejamento Estratégico nos Programas de Gestão de Documentos. Essa monografia é de grande relevância para a área, pois o Arquivista precisa saber que também é de sua responsabilidade criar estratégias adequadas para que os objetivos da sua instituição sejam atingidos. O papel do Arquivista visto anteriormente apenas como um zelador de documentos físicos e digitais deve ser ampliado, o profissional deve ser um Gestor Estratégico dentro das instituições. Cabe ressaltar que neste trabalho consideramos gestão arquivística de documentos como sinônimo de gestão de documentos. Essa monografia tem como metodologia a realização de uma pesquisa exploratória em fontes bibliográficas das áreas de Arquivologia, Ciência da Informação, Tecnologia da Informação e de trabalhos específicos sobre Administração e Planejamento Estratégico. Serão utilizados também estudos publicados em periódicos convencionais e eletrônicos dessas áreas que permitirão o alicerce do trabalho. O presente trabalho de conclusão de curso está organizado em três capítulos distribuídos da seguinte maneira. O primeiro capítulo consiste na definição dos conceitos essenciais da arquivologia, traçando uma breve trajetória da área e destacando os seus principais conceitos e definições.

11 11 O segundo capítulo expõe um breve histórico sobre a gestão de documentos, definindo os seus principais conceitos, contemplando também a gestão de documentos digitais e às características do Programas de Gestão de Documentos. O terceiro capítulo aborda o Planejamento Estratégico e pretende definir os seus conceitos básicos e suas aplicações. Finalmente, nas considerações finais com base na literatura sobre o tema e os capítulos anteriores são apresentadas às conclusões sobre o tema abordado que se evidenciam nas vantagens de se fazer um planejamento estratégico juntamente a uma gestão de documentos dentro das organizações, para que possam trazer melhores resultados na recuperação dos documentos e suas informações.

12 12 CAPÍTULO I ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS Desde a Antiguidade, com o aparecimento da escrita, o homem continuamente teve a necessidade de registrar as suas atividades e a sua cultura. Rousseau e Couture (1998, p. 29) destacam que é ao aparecimento da escrita que remonta o nascimento dos arquivos e da arquivística, bem como as novas ocupações, entre as quais a de arquivista. A escrita permitiu produzir obras literárias, mas também serviu a administração. Os arquivos como uma instituição teve sua origem na antiga civilização grega, como observa Schellenberg (2006 p. 25). O autor destaca que o desenvolvimento atingido pelos arquivos, durante o declínio das civilizações antigas e na Idade Média, exerce alguma influência no caráter dos arquivos que apareceram no início da Idade Moderna (SCHELLENBERG, 2006, p. 25). Schellenberg (2006, p. 26) relata que na França, durante a Revolução Francesa, foram destruídas as instituições que se haviam desenvolvido desde os tempos feudais, onde se tentou apagar qualquer vestígio do odiado antigo regime. No fervor inicial da Revolução, em 1789, a Assembléia Nacional criou um arquivo no qual deveriam ser guardados os documentos da Nova França que traduziam as suas conquistas. A partir do decreto de 12 de setembro de 1790 esse arquivo tornou-se os Archives Nationales de Paris, o primeiro arquivo nacional criado no mundo. Quatro anos depois, o decreto de 25 de junho de 1794 se tornou uma declaração de direitos da arquivística. Este estabeleceu em todo o território nacional uma administração dos arquivos públicos, onde o Archives Nationales passou a ter jurisdição sobre os documentos de vários órgãos do governo central e também constituiu o direito de acesso aos documentos públicos.

13 13 Do século XII ao século XVII, assiste-se à implantação das comunas em França, à constituição de reinos um pouco por toda à parte na Europa e à constituição dos estados modernos. Essas diversas autoridades tiveram de se impor para se desenvolverem. Elas baseiam o seu poder em títulos e privilégios que lhes dão garantia desse poder. Em reação a essa sociedade, dá-se a Revolução Francesa. Assim começa um modo de administração diferente, onde o documento já não desempenha apenas um papel jurídico, mas constitui um instrumento do poder cujo acesso é sinal do poder do povo. (ROUSSEAU E COUTURE, 1998, p. 31). Ainda na França em 1841, o historiador e arquivista francês Natalis Du Wailly promulgou o princípio de respeito aos fundos, ao sugerir que os documentos fossem reunidos por fundos, isto é, pelos seus órgãos de origem. A partir daí esse princípio passou a ser aplicado em muitos países, mas foi só em 1964, durante o V Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Bruxelas que se tornou um princípio básico do campo do conhecimento arquivístico (RONDINELLI, 2005, p ). O respeito aos fundos consiste em manter agrupados, sem misturálos a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica: é o que chama de fundo de arquivos dessa administração, instituição ou pessoa. (DUCHEIN, 1982, p. 14). Schellenberg (2006, p. 27) enfatiza que o reconhecimento da importância dos documentos para a sociedade foi uma das maiores conquistas da Revolução Francesa. Ele reitera que esse reconhecimento resultou em três grandes realizações no campo arquivístico: 1) a concepção de uma administração nacional e independente dos arquivos; 2) o estabelecimento do princípio de acesso do público aos arquivos; e 3) o reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado. Durante toda a Revolução Francesa, os documentos foram considerados básicos para a manutenção de uma antiga sociedade e para o estabelecimento de uma nova. Os documentos da sociedade antiga foram preservados principalmente e, talvez, sem essa intenção, para usos culturais. Os da nova sociedade o foram para proteção de direitos públicos. (SCHELLENBERG, 2006, p.27).

14 14 Ainda a respeito da criação das instituições arquivísticas, foi cerca de 50 anos depois da França, que na Inglaterra foi criado um arquivo central em 14 de agosto de 1838, o Public Record Office, órgão independente que se manteve exclusivamente para os documentos do governo central. As razões para sua criação foram tanto de ordem prática como de ordem cultural. As considerações de ordem prática são relacionadas com as condições em que os documentos oficiais se encontravam, o volume dos rolos de documentos aumentou principalmente quando a administração mudou para uma mais complexa, além disso, esses rolos careciam de valor como prova legal. Já o impulso cultural se deu com o apoio dos historiadores, que do século XVII em diante tentaram fazer com que o público reconhecesse o valor dos documentos (SCHELLENBERG, 2006, p ). No Brasil, em 2 de janeiro de 1838 foi criado o Arquivo Público do Império pela Constituição de Ele tinha por finalidade guardar os documentos públicos e seu acervo estava organizado em três seções: Administrativa, responsável pelos documentos dos poderes Executivo e Moderador; Legislativa, incumbida da guarda dos documentos produzidos pelo Poder Legislativo e Histórica. No ano de 1893, ele passa a denominar-se Arquivo Público Nacional, e é reorganizado em duas seções gerais: Legislativa e Administrativa e Judiciária e Histórica (ARQUIVO NACIONAL, 2012, online 1 ). Nos Estados Unidos, pela lei de 19 de junho de 1934, foi criado pelo governo federal o seu Arquivo Nacional. Após muitas discussões sobre a preservação dos papéis públicos e sobre os documentos constituírem uma valiosa coleção para o país tanto quanto pelo seu valor pecuniário e sua importância histórica, o Congresso aprovou a construção do arquivo como um depósito nacional onde os documentos do governo podiam ser reunidos, convenientemente cuidados e preservados (SCHELLENBERG, 2006, p ). 1 Disponível em: < Acesso em 15 de dez

15 15 Com a criação dos Arquivos Públicos da França, Inglaterra, Brasil, Estados Unidos, entre outros que se disseminaram pelo mundo e também tiveram grande importância para a época, foi dado maior acesso à sociedade a essas instituições e a seus documentos. A possibilidade de acesso dado pelos Arquivos Públicos à sociedade fez com que a população pudesse conhecer melhor a sua história, como afirma Indolfo: Se da Antiguidade Clássica à Revolução Francesa, os documentos desempenharam um papel de prova e demonstraram o exercício do poder por parte das administrações, consolidando a noção de arquivos de Estado e dos Arquivos Nacionais, é no século XIX que se atribui aos documentos um valor de testemunho para a reconstituição da História, criando-se a dicotomia que, para alguns, ainda persiste no papel, nas funções e no trabalho com os documentos de arquivo. (INDOLFO, 2007, p. 29). Deste modo, Rousseau e Couture (1998, p. 32) afirmam que ao longo das épocas e dos regimes, os documentos serviram para o exercício do poder, para o reconhecimento dos direitos, para o registro de sua memória e para a sua utilização futura. O documento ou, ainda, a informação registrada, sempre foi o instrumento de base do registro das ações de todas as administrações, ao longo de sua produção e utilização, pelas mais diversas sociedades e civilizações, épocas e regimes. Entretanto, basta reconhecer que os documentos serviram e servem tanto para a comprovação dos direitos e para o exercício do poder, como para o registro da memória. (INDOLFO, 2007, p.29). Para entender a natureza dos documentos arquivísticos, serão utilizados alguns conceitos da Diplomática, especialmente da Diplomática contemporânea preconizada por Luciana Duranti. Duranti e MacNeil (2005, p. 2) definem a diplomática como um sistema de conceitos e métodos, originalmente desenvolvida nos séculos XVII e XVIII com o objetivo de provar a autenticidade e fidedignidade aos documentos. E complementam que com o passar do tempo, ela evoluiu para um sofisticado sistema de ideias sobre a natureza dos documentos, sua gênese e composição, suas relações com as

16 16 ações e pessoas ligadas a eles e com seu contexto organizacional, social e legal (DURANTI E MACNEIL, 2005, p. 2). No século XIX, a Arquivologia se desenvolveu como ciência autônoma a partir dos fundamentos da Diplomática. Todavia a Diplomática analisa o documento como entidade individual, já a Arquivologia estuda os documentos enquanto conjuntos orgânicos, os arquivos. Thomassem (2006, p. 5) afirma que o conceito central na Arquivologia é conceito de arquivo. O autor afirma também que a arquivologia melhora o nosso entendimento sobre o papel dos documentos, avaliando e ajudando a manter a sua ligação aos processos de trabalho que os criaram. [...] A Arquivologia melhora nosso entendimento dos aspectos documentais da interação humana, ajuda os documentos a desempenhar o seu papel nesta interação, traz, avalia e ajuda a manter a ligação entre os documentos e processos de trabalho, fornecendo as bases para o estabelecimento dos requisitos funcionais para sistemas de conservação, manutenção e uso de arquivos e documentos, além da fundamentação para uma política de avaliação, controle e recuperação de documentos eficiente e efetiva. (THOMASSEM, 2006, p. 14). Duranti e MacNeil (2005, p. 2) definem Arquivologia como um sistema de conceitos e métodos voltados ao estudo dos documentos no que diz respeito às suas relações documentais e funcionais e as maneiras pelas quais são controlados e comunicados. Para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE (2005, p. 37) a Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação, e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. O Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas Brasileiros AAB (1996, p. 5) define arquivística como sinônimo de arquivologia: disciplina - também conhecida como arquivologia - que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.

17 17 Observa-se que os dicionários brasileiros definem os termos arquivologia e arquivística como equivalentes. Entretanto para Paes (1997, p. 24) a Arquivologia é o estudo, ciência e arte dos arquivos e a Arquivística são os princípios e técnicas a serem observados na constituição, organização, desenvolvimento e organização dos arquivos. Neste trabalho, será utilizado preferencialmente o termo Arquivologia, e assim como nos dicionários, o termo Arquivística, como seu equivalente. Neste capítulo serão desenvolvidos alguns conceitos que são essenciais a este trabalho. A seguir, serão apresentadas as definições e relações entre os conceitos de informação, arquivos, documento, documentos arquivístico, documento eletrônico, documento digitalizado, documento digital e documento arquivístico digital com o objetivo de compreender melhor a sua importância e aplicação nos procedimentos da gestão de documentos A Informação e os Arquivos Todos os dias uma grande quantidade de informação é apresentada pelos meios de comunicação, pelas redes sociais, no ambiente acadêmico, profissional e social. Atualmente vivemos em um mundo em que se produz, recebe e dissemina informações em grande quantidade e o tempo todo. A qualidade da informação relacionada a processos depende da qualidade e da estabilidade dos vínculos entre a informação e os seus processos geradores. Somente quando a informação contida pode ser recuperada e analisada de uma forma adequada, numa estrutura adequada e dentro do contexto de sua procedência (quer dizer, somente quando a informação está relacionada com metadados relevantes) a informação fornecida pode ter qualidade pretendida. (THOMASSEM, 2006, p. 14). Para Le Coadic (1996, p. 5) a informação é um conhecimento inscrito (gravado) sob a forma escrita (impressa ou numérica), oral ou audiovisual. O autor afirma que toda informação agrega um sistema de signos, a linguagem, que transmite o seu significado.

18 18 A informação comporta um elemento de sentido. É um significado transmitido a um ser consciente por meio de uma mensagem inscrita em um suporte espacial-temporal: impresso, sinal elétrico, onda sonora, etc. Essa inscrição é feita graças a um sistema de signos (a linguagem), signo este que é um elemento de linguagem que associa um significante a um significado: signo alfabético, palavra, sinal de pontuação. (LE COADIC, 1996, p. 5). O Glossário Geral da Ciência da Informação, da Universidade de Brasília (UnB, 2012 on-line 2 ), apresenta vários significados de diferentes autores, dentre eles citamos às seguintes: Estruturas simbolicamente significantes com a competência de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou na sociedade. (BARRETO, 2002, p. 50). Conjunto de dados que satisfazem a uma determinada necessidade informacional. Possui um valor agregado e precisa da intervenção ativa do usuário. (KORFHAGE, 1997). Toda idéia, fato ou trabalho mental que seja comunicado, armazenado, publicado e/ou distribuído formalmente ou informalmente em qualquer formato. (AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION, 1983). O Glossário do Projeto InterPARES 3 define que a informação é o conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado (INTERPARES 3, 2012, on-line 3 ). O Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas Brasileiros AAB (1996, p. 44) define a informação como "todo e qualquer elemento referencial contido num documento". Nesta mesma linha, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 107) a define como o elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida num documento. Duranti (2005, p. 7) define informação como uma mensagem que tem como objetivo a comunicação através do espaço ou do tempo. 2 Disponível em: < Acesso em 15 dez Disponível em: < Acesso em 15 dez

19 19 Observa-se que o conceito de informação ainda é muito discutido dentro da área da Arquivologia como da Ciência da Informação, pois as definições acima apresentam diferenças, principalmente aquela que define a informação como conteúdo do documento e a outra que define informação como mensagem a ser transmitida no tempo e espaço. Já em relação aos arquivos, antes de compreender o seu conceito é necessário destacar que a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história (PAES, 1997, p.20). Schellenberg assegura que os arquivos são provas da ação no seguinte trecho: Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos. (SCHELLENBERG, 2006, p. 41). Duranti afirma também que os arquivos possuem várias finalidades e que principalmente vem representando durante milênios um tipo de conhecimento único, isto é, os arquivos se constituírem como provas da ação. Através dos milênios, os arquivos têm representado, alternada e cumulativamente, os arsenais da administração, do direito, da história, da cultura e da informação. A razão pela qual eles puderam servir a tantas finalidades é que os materiais arquivísticos, ou registros documentais representam um tipo de conhecimento único: gerados ou recebidos no curso das atividades pessoais ou institucionais, como seus instrumentos e subprodutos, os registros documentais são as provas primordiais para as suposições ou conclusões relativas a essas atividades e às situações que elas contribuíram para criar, eliminar, manter ou modificar. A partir dessas provas, as intenções, ações, transações e fatos podem ser comparados, analisados e avaliados, e seu sentido histórico pode ser estabelecido. (DURANTI, 1994, p ).

20 20 Nesse contexto, a literatura arquivística apresenta várias definições sobre o termo arquivos. Serão apresentados alguns dos principais autores que vêm marcando o pensamento arquivístico nas últimas décadas. Em 1986, Duchein (1986, p.17) afirma que os arquivos são conservados a título de referência e os designa como [...] o conjunto de documentos de qualquer natureza, reunidos orgânica e automaticamente por um corpo administrativo, uma pessoa física ou jurídica, em razão de suas funções ou de sua atividade. No Brasil, a Lei de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, define arquivos como: Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Para o Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos da Associação dos Arquivistas Holandeses: Arquivos é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebido ou produzido oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia deste órgão ou funcionário. (MANUAL DE ARRANJO E DESCRIÇÃO DE ARQUIVOS, 1973, p. 13). Indolfo (1995, p. 13) afirma que arquivo é o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgão públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação. O Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas Brasileiros AAB (1996, p. 5) apresenta cinco definições para arquivo: 1. Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades das pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas;

21 21 2.Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob a sua jurisdição; 3. Edifício onde são guardados os arquivos; 4. Móvel destinado à guarda de documentos; 5. Em processamento de dados, conjunto de dados relacionados, tratados como uma totalidade. (CAMARGO e BELLOTTO, 1996, p. 5). Já o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE define quatro significados distintos para o termo arquivo: 1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo; 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos; 3. Instalações onde funcionam arquivos; 4. Móvel destinado à guarda de documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27). A partir das definições dos dicionários acima é possível perceber que o termo arquivo serve para designar tanto o todo (uma instituição que abriga vários arquivos) quanto as suas partes (os diferentes fundos arquivísticos que o compõem) e até objetos. Eles [os arquivos] têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma natural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. A qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relações originais forem mantidas. (JENKINSON apud JARDIM E FONSECA, 1998, p. 371). Schellenberg definiu arquivos como: Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2006, p. 41). Ainda para o autor, para serem arquivos, os documentos devem ter sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado objetivo e possuir valor para fins outros que não aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados (SCHELLENBERG, 2006, p. 41).

22 Documento e Documento Arquivístico Toda informação registrada em um suporte seja ele qual for, é considerada um documento. No entanto, nem todo documento é um documento arquivístico. Segundo Bellotto, o significado do termo documento é muito amplo: Segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico, ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana. (BELLOTTO, 2007, p. 35). Indolfo (1995, p. 11) afirma que todo documento é uma fonte de informação e argumenta que documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. O Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas Brasileiros AAB (1996, p. 28) define documento como unidade constituída pela informação e seu suporte. Já o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 73) assinala que é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. O Projeto InterPARES 3 descreve o termo documento como uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável (INTERPARES 3, 2012, on-line 4 ). Duranti (2005, p. 7) define documento como informação afixada a um suporte numa determinada forma. 4 Disponível em: < terminology_db.cfm?letter=d&term=78>. Acesso em 15 dez

23 23 Thomassem (2006, p. 6) afirma que um documento é a menor unidade de informação registrada que possui significado próprio. O autor acrescenta que nem toda informação que pode ser recuperada no formato documental é um documento de arquivo. Observando também que os documentos arquivísticos se diferenciam de outros documentos por serem gerados naturalmente no decorrer das atividades do seu produtor. Um documento é a menor unidade de informação registrada com significado próprio. Nem toda informação que pode ser recuperada sob forma documental é um documento de arquivo. Documentos arquivísticos são diferenciados de outros documentos pelos motivos de sua criação. Diferentemente de livros em uma biblioteca, que são produtos de uma atividade de coleção consciente, documentos arquivísticos têm em comum o fato de que eles estão vinculados ao processo pelos quais foram gerados. (THOMASSEM, 2006, p. 6). Neste sentido, Duchein (1986, p. 17) destaca que o documento de arquivo ao contrário de um objeto de coleção ou de um dossiê constituído por peças heterogêneas de proveniência diversas não tem razão de ser, isoladamente. Sua existência só se justifica na medida em que pertença a um conjunto. Entendemos como este conjunto, os documentos com os seus vínculos que formam assim o acervo das instituições ou pessoas. Os autores Jardim e Fonseca enfatizam que os documentos arquivísticos são subprodutos das atividades das instituições ou pessoas: Os documentos arquivísticos são, simultaneamente, instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais. Como tais constituem fontes primordiais de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a essas atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação. (JARDIM e FONSECA, 1998, p. 374). A Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital CONARQ define documento arquivístico como: Os documentos arquivísticos são gerados e mantidos por organizações e pessoas para registrar suas atividades e servirem como fontes de prova e informação. Eles precisam ser fidedignos e autênticos para fornecer evidência das suas ações e devem contribuir para a ampliação da memória de uma comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registram informações culturais, históricas,

24 24 científicas, técnicas, econômicas e administrativas. (CONARQ, 2004, p. 2). Duranti (2005, p. 7) define documento arquivístico sendo qualquer documento criado (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) por uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa atividade. Bellotto considera que: Os documentos de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais administrativos e legais. Tratam, sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte. (BELLOTTO, 2007, p. 37). O Projeto InterPARES 3 conceitua o documento arquivístico como documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência (INTERPARES 3, 2012, on-line 5 ). A partir das definições e conceitos expostos acima, é possível afirmar que o documento arquivístico se caracteriza pela relação que tem com a atividade do produtor e com os outros documentos desse mesmo produtor. Além disso, a criação do documento arquivístico não depende do seu suporte, pois o fator determinante para que seja considerado um documento arquivístico é a razão pela qual foi criado. Duranti ressalta a importância da relação entre documentos e atividades do seu produtor nessa passagem: Essa capacidade dos registros documentais de capturar os fatos, suas causas e consequências, e de preservar e estender no tempo a memória e a evidência desses fatos, deriva da relação especial entre os documentos e a atividade da qual eles resultam, relação essa que é plenamente explorada no nível teórico pela diplomática e no nível prático por numerosas leis nacionais. (DURANTI, 1994, p. 50). 5 Disponível em: < terminology_db.cfm?letter=d&term=101>. Acesso em 15 dez

25 25 A autora aponta ainda dois pressupostos básicos que determinam a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos: 1. que os registros documentais atestam ações e transações, e 2. que sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação (DURANTI, 1994, p. 51). Duranti (1994, p. 50) ainda esclarece que o documento arquivístico é fonte de prova, e não prova em si. A autora define algumas características do documento arquivístico, que evidenciam o seu potencial probatório. São características dos documentos arquivísticos: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade. A primeira característica destacada pela autora é a da imparcialidade onde os registros documentais são natos verdadeiros, livres de preocupação, pois são provas originais dos fatos. [...] Os registros são inerentemente verdadeiros, ou, como diz o arquivista britânico Hilary Jenkinson, "livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje". Isso não quer dizer que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de preconceitos, mas que as razões por que eles são produzidos (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram que não são escritos "na intenção ou para a informação da posteridade", nem com a expectativa de serem expostos ou com o receio do olhar do público. Assim, os documentos fornecem provas originais porque constituem uma parte real do corpus dos fatos, do caso". Porque trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem, eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns interesses não gostariam de ver revelados. [...] (DURANTI, 1994, p. 50). A segunda característica destacada pela autora é a da autenticidade onde os registros documentais são autênticos quando são criados e preservados de acordo com os procedimentos adequados que podem ser provados a partir das rotinas estabelecidas. [...] A autenticidade está vinculada ao continuum da criação, manutenção e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação, e "são definitivamente separados para preservação, tacitamente

26 26 julgados dignos de serem conservados" por seu criador ou legítimo sucessor como "testemunhos escritos de suas atividades no passado". Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Alguns documentos resultantes de uma atividade prática desviam-se desse padrão legítimo de procedimentos contínuos de preservação. Eles ainda assim são autênticos no que diz respeito a seu criador, e pode-se atribuir-lhes valor como documentos evocativos do passado, mas sua fidedignidade como prova documental fica prejudicada, e eles serão sempre suspeitos em comparação com aqueles documentos mantidos sob um controle legítimo e contínuo. (DURANTI, 1994, p. 51). A terceira característica destacada pela autora é a da naturalidade onde os registros documentais são criados e acumulados naturalmente no decorrer das atividades do seu produtor. [...] Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são "coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração". O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada. (DURANTI, 1994, p. 51). A quarta característica destacada pela autora é a do interrelacionamento onde os registros documentais possuem relações com os outros documentos do mesmo produtor, tornando-os interligados pelas suas ações na qual foram criados. Esse inter-relacionamento é devido ao fato de que os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado "com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) seu significado depende dessas relações". As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único documento não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. Em outras palavras, os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade. Na verdade, os registros

27 27 documentais são um conjunto indivisível de relações intelectuais permanentes tanto quanto de documentos. (DURANTI, 1994, p. 51). A quinta e última característica destacada pela autora é a da unicidade onde cada registro documental representa a seu lugar único na estrutura documental ao qual pertence. A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único, e - como foi enfatizado acima - um registro consiste em um documento e suas relações com seu contexto administrativo e documental: uma duplicata de um registro só existe quando ambos os elementos são perfeitamente idênticos, isto é, quando múltiplas cópias de um mesmo documento são incluídas em um mesmo lugar dentro de um mesmo grupo (e somente um criador de registro descuidado poderia fazer tal coisa!). (DURANTI, 1994, p ). Por último, Duranti (1994, p. 52) conclui que a natureza da prova documental é de primordial importância e diz respeito tanto ao direito, que regula a conduta de nossa sociedade, como à história, que a explica. As características de imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade tornam a análise dos registros documentais o método básico pelo qual se pode alcançar a compreensão do passado tanto imediato quanto histórico, seja com propósitos administrativos ou culturais. (DURANTI, 1994, p. 52). 1.3 Documento Eletrônico e Documento Digitalizado Na literatura arquivística, alguns autores consideram os termos documento eletrônico e documento digital como sinônimos, porém é importante destacar que existe uma diferença entre eles. De acordo com o Glossário da CTDE/CONARQ (2010, p. 13) a definição de documento eletrônico é: Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico. Esse mesmo Glossário explica que, ao mesmo tempo em que, uma parte da literatura arquivística internacional, utiliza o termo documento

28 28 eletrônico (electronic record) como sinônimo de documento digital (digital record), o Glossário da CTDE/CONARQ considera o segundo como uma categoria do primeiro. O Projeto InterPARES 3 conceitua o documento arquivístico eletrônico como: documento arquivístico analógico ou digital que é conduzido por um condutor elétrico e requer o uso de equipamento eletrônico para ser inteligível por uma pessoa (INTERPARES 3, 2012, on-line 6 ). Deste modo, os documentos eletrônicos são aqueles que necessitam de um equipamento eletrônico para ser acessado e compreendido. Contudo ele pode ser codificado em forma analógica como as fitas de vídeo magnéticas, ou em forma digital como arquivos de um computador. Já os documentos digitais, como veremos a seguir, são definidos por serem codificados em dígitos binários, só podendo ser acessados e interpretados por um sistema computacional que utiliza equipamento eletrônico. Com relação ao documento digitalizado O Glossário da CTDE/CONARQ (2010b) afirma que este é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. De acordo com Webb (apud Sant Anna, 2001, p. 127) a distinção sob a ótica da preservação digital entre os documentos digitalizados e os outros citados neste trabalho se dá no sentido em que os documentos digitalizados poupam os originais do manuseio e consequentemente da degradação dos mesmos. 1.4 Documento Eletrônico e Documento Digitalizado Hoje em dia, apesar da grande facilidade que se tem em produzir e armazenar documentos em formato digital é necessário ressaltar que nem tudo que é produzido e armazenado em ambiente digital é documento ou documento arquivístico. Neste trabalho já foi apresentada a distinção entre 6 Disponível em: < Acesso em 15 dez

29 29 documento e documento arquivístico, sendo necessário compreender as semelhanças e diferenças entre documento digital e documento arquivístico digital. Como destaca a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital CONARQ os documentos arquivísticos digitais podem ser de vários tipos e formatos: As organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais transformando ou produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital, como textos, bases de dados, planilhas, mensagens eletrônicas, imagens fixas ou em movimento, gravações sonoras, material gráfico, sítios da Internet, dentre muitos outros formatos e apresentações possíveis de um vasto repertório de diversidade crescente. (CONARQ, 2004, p. 1). O Projeto InterPARES 3 apresenta dois conceitos que se complementam para definir um documento digital: Um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e gerenciado como um documento e Informação registrada codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. (INTERPARES 3, 2012, on-line 7 ). Entende-se como componente digital todo objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, e os metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, requerendo uma determinada ação de preservação (INTERPARES 3, 2012, on-line 8 ). Já o Glossário da CTDE/CONARQ (2010, p. 13) define documento digital como Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. Esse mesmo Glossário da CTDE/CONARQ (2010, p. 12) afirma que o documento arquivístico digital é um documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico. O Projeto InterPARES 3 apresenta dois conceitos semelhantes para o documento arquivístico digital: Documento digital que é tratado e gerenciado 7 Disponível em: < Acesso em 15 dez Disponível em: < Acesso em 15 dez

30 30 como um documento arquivístico e Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico (INTERPARES 3, 2012, on-line 9 ). A Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital CONARQ afirma a importância do documento arquivístico digital para século XXI no trecho: As facilidades proporcionadas pelos meios e tecnologias digitais de processamento, transmissão e armazenamento de informações reduziram custos e aumentaram a eficácia dos processos de criação, troca e difusão da informação arquivística. O início do século XXI apresenta um mundo fortemente dependente do documento arquivístico digital como um meio para registrar as funções e atividades de indivíduos, organizações e governos. (CONARQ, 2004, p. 1). Em 1994, Luciana Duranti e Heather MacNeil, juntamente com Terry Eastwood, participaram da equipe que realizou o projeto de pesquisa pela Master of Archival Studies Programme da Universidade de British Columbia UBC, conhecido como Projeto UBC. Esse projeto visou identificar e definir, de forma unicamente teórica, tanto os subprodutos dos sistemas de informação eletrônica como os métodos para a proteção da integridade (fidedignidade e autenticidade) dos documentos que são provas da ação. Para esses autores a fidedignidade significa a autoridade e a confiança dos documentos possuem como evidência, isto é, a sua capacidade de representar os fatos a que se refere, e também que seus métodos para garanti-la estão ligados à criação dos documentos (DURANTI E MACNEIL, 2005, p. 11). Ainda para esses autores, diferente da fidedignidade, o método para se garantir a autenticidade está ligada ao modo, forma e estado da transmissão do documento e a maneira de sua preservação e custódia, sendo protegida através da adoção de métodos que assegurem que o documento não seja manipulado, alterado ou falsificado após sua criação (DURANTI E MACNEIL, 2005, p. 11). O projeto InterPARES 2 conceitua a autenticidade como: 9 Disponível em: < Acesso em 15 dez

31 31 [...] Autenticidade refere-se ao fato de que os materiais são o que eles dizem ser e que não foram adulterados ou corrompidos de qualquer outra forma. Assim, com relação aos documentos arquivísticos em particular, a autenticidade possa ser presumida e mantida ao longo do tempo, deve-se definir e conservar a identidade dos materiais e proteger a sua integridade. A autenticidade é colocada em risco cada vez que os materiais são transmitidos através do tempo e do espaço. Ao longo do tempo, a responsabilidade pela autenticidade é passada ao responsável pela manutenção (keeper) para o preservador dos materiais em longo prazo. [...] (PROJETO interpares 2, 2010, p. 2). De acordo com Duranti e MacNeil, os principais objetivos do projeto da Universidade de British Columbia UBC foram: - Estabelecer o conceito de documento e como ele pode ser reconhecido no ambiente eletrônico; - Determinar que tipo de sistema eletrônico gera documentos; - Formular critérios que levem em conta a segregação apropriada dos documentos a partir de todos os tipos de informação no sistema eletrônico gerando e/ou armazenando uma variedade de conjunto de dados; - Definir os requisitos conceituais para garantir a fidedignidade e autenticidade dos documentos nos sistemas eletrônicos; - Articular os métodos administrativos, processuais e técnicos para a implementação desses requisitos; - Avaliar esses métodos em relação aos diferentes pontos de vista administrativos, jurídicos, culturais e disciplinatórios. (DURANTI E MACNEIL, 2005, p. 2). As autoras Duranti e MacNeil (2005, p. 2) afirmam que para se conhecer o documento arquivístico digital é importante utilizar os conceitos e a metodologia da Diplomática. Nessa pesquisa foram agrupados os princípios e conceitos da Diplomática com os da Arquivologia, para assim serem interpretados dentro da estrutura dos sistemas eletrônicos. [...] Diplomática é um sistema de conceitos e métodos, originalmente desenvolvida nos séculos XVII e XVIII com o objetivo de provar a autenticidade e fidedignidade aos documentos. Com o passar do tempo, evoluiu para um sofisticado sistema de ideias sobre a natureza dos documentos, sua gênese e composição, suas relações com as ações e pessoas ligadas a eles e com seu contexto organizacional, social e legal. [...] (DURANTI E MACNEIL, 2005, p. 2). A partir da estrutura da pesquisa desse Projeto, foi definido que a análise conceitual dos documentos ficou concentrada na definição dos termos: