II Workshop de Gestão de Documentos da Fundação Universidade de Brasília

Transcrição

1 II Workshop de Gestão de Documentos da Fundação Universidade de Brasília Tema Acesso à informação e preservação do patrimônio documental arquivístico: desafios das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) Brasília, DF 19 de novembro de 2013

2 II Workshop de Gestão de Documentos da Fundação Universidade de Brasília Palestra Ameaças à segurança e à preservação do patrimônio documental dos arquivos das IFES João Luiz Menezes Arquivista Universidade Federal do Rio de Janeiro UFRJ Campus Macaé

3 OBJETIVO -Abordar as características do patrimônio arquivístico das IFES; -Tratar da importância destes acervos para sua Missão; -Tratar da responsabilidade das IFES quanto a sua salvaguarda; -Abordar as ameaças e o nível de vulnerabilidade quanto à preservação e segurança desses arquivos; -Abordar os riscos a que estas fontes documentais estão expostas, quanto ao acesso ao seu recurso informacional arquivístico.

4 MOTIVAÇÃO -Perícia como arquivista da UFG e agora, da UFRJ/Campus Macaé; - Trabalho de qualificação de tese doutoral com o tema voltado para a área de segurança de documentos de arquivos de Laboratórios de C&T; - Artigo escrito na Revista Ágora da UFSC e palestra no III Enarquifes/2013; e - Perícia como fundador da CLEAN docs.

5 MISSÃO DAS IFES - A Missão Institucional das IFES é implementada através do seu PDI; - Ela é a declaração do seu propósito e do seu papel nesta sociedade; e - São os princípios que norteiam a Instituição.

6 MISSÃO DAS IFES - Deve aumentar a promoção do saber e do desenvolvimento da sociedade, tornando o conhecimento inovativo adquirido, em um bem tangível e rentável para esta.

7 MISSÃO DA UnB - Produzir, integrar e divulgar conhecimento, formando cidadãos comprometidos com a ética, a responsabilidade social e o desenvolvimento sustentável. NEGÓCIO DA UnB - Conhecimento

8 MISSÃO DAS IFES - Como vemos, a Missão da Instituição gira em torno do conhecimento, do saber; - O SABER: podemos tomar como o conjunto de conhecimentos adquiridos; - O CONHECIMENTO: como o conjunto de informações associadas a uma intencionalidade, a um propósito ou uma utilidade. - Este conjunto de informações, em sinergia, tem na cátedra e nas fontes documentais (arquivísticas e bibliográficas), os principais agentes de sua formação e transformação.

9 O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DAS IFES (Características): Este conjunto informacional, em nosso caso, adquirido por meio das fontes documentais arquivísticas (em seus diferentes tipos de suportes) compõe a grande parte do patrimônio informacional da Instituição e a principal base do saber produzido por sua própria comunidade acadêmica, ou seja, sua própria produção intelectual.

10 O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DAS IFES (Importância): - As atividades organizacionais de uma IFES tem como base, a informação, organicamente tratada e rapidamente acessível; - Por meio dela é possível amparar seus gestores nas suas tomadas de decisão em busca de tornar a sua Instituição a de melhor desempenho diante da alta competitividade entre as demais IFES.

11 O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DAS IFES (Importância): Informação, segundo Ponjuán Dante é a matéria prima do conhecimento e do recurso mental mediante o qual se agrega valor. O aumento do valor de produtos como a informação, incide em diferentes resultados a saber: reduzir os prazos e propiciar maior precisão etc.

12 O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DAS IFES (Importância): - Estas informações, produzidas, tratadas e acessíveis, são as grandes responsáveis para que suas metas e objetivos sejam atingidos. - Por parte do governo federal, o maior ou menor nível de investimento em fomento para as suas pesquisas e seu crescimento institucionais, está diretamente ligado ao seu recurso informacional estratégico.

13 O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DAS IFES (Importância): Randall Jimerson, (2007, p.246) escreveu um artigo intitulado Comprender el poder de los archivos, na Revista Tábula que dizia: Nuestro reto es entender el poder de los archivos y usarlo bien...

14 O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DAS IFES (Importância): Ainda segundo o autor, através do poder dos arquivos, é possível contribuir para uma sociedade mais culta, mais tolerante, mais diversificada e mais justa. Em nosso país, uma tentativa de criação de uma relação mais próxima com a sociedade, ainda não unânime, foi a que resultou, a nível nacional, na criação da Lei /11 (Lei de acesso à informação).

15 RESPONSABILIDADE DAS IFES: Conforme a Constituição brasileira em seu artigo 216: - 1º O poder público, com colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação e de outras formas de acautelamento e preservação. - 2º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

16 RESPONSABILIDADE DE GESTORES E ARQUIVISTAS Compete aos arquivistas e profissionais da informação arquivística e gestores das IFES: - ampliar a visão para o patrimônio arquivístico da Instituição; - transformar este acervo num bem tangível, ao longo de sua vida útil; - Proporcionar rapidez e eficácia no acesso à informação - disponibilizar ao futuro, informações representativas da experiência humana em nosso tempo; e - transformá-las em parte da memória da Instituição.

17 SEGURANÇA EM ARQUIVOS A segurança em ambientes de arquivo visa prevenir, combater e evitar danos as nossas INSTITUIÇÕES, aos seus usuários, ao seu acervo, as suas instalações físicas, às suas atividades e ao patrimônio da Instituição.

18 Dentre os principais problemas de segurança encontrados estão: 1) Ausência de estrutura e atos normativos; 2) Níveis de Responsabilidade; 3) Segurança do Trabalho; 4)Relações Interpessoais e bem estar no ambiente de trabalho 5) Ausência de Recursos Humanos; 6) Treinamento e capacitação de servidores e terceirizados; 7) Gestão Documental; 8) Gerenciamento, manuseio e uso; 9) Furto, acesso e retorno; 10) Catástrofes e desastres naturais; e 11) O Universo Digital

19 Preservação de Acervos - - Para Costa (2003) A preservação de acervos é o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio. É o grande guarda-chuva que abrange também as ações de conservação.

20 1) Climatização dos depósitos e áreas de trabalho; Agentes químicos, físicos e biológicos 2) Capacitação de pessoal para higienização de mobiliários e ambientes de guarda; 3) Monitoramento de biossegurança de acervos; 4) Laboratórios de Conservação de documentos; 5) Atividades de conservação mecânica e reparadora de documentos; 6) Desinfestação de documentos.

21 RISCOS Risco alto Risco Mediano Risco baixo IMPACTO Alto Médio Baixo PERDA DE VALOR Total Parcial Insignificante

22 VULNERABILIDADES E RISCOS 1) Periodicidade de acontecimento de eventos de riscos? Raros Esporádicos Processos contínuos 2) Qual a probabilidade de acontecer algum evento? Em 10 anos Em 50 anos Em 100 anos Probabilidade muito elevada Probabilidade elevada Probabilidade média Probabilidade baixa Probabilidade imperceptível 3)Se acontecer alugum evento ao acervo, qual a perda de valor do acervo do órgão/unidade/instituição? Parcial Total Insignificante r

23 VULNERABILIDADES E RISCOS 4) Qual o impacto desta perda de valor para os objetivos das atividades do órgão/unidade/instituição? Impacto muito elevado Impacto elevado Impacto médio Impacto baixo Impacto imperceptível 5) Há algum evento de perda de documentos, ocorrido nos últimos 10 anos no Órgão? 6) Qual o percentual da documentação afetado pelos danos? 10% 20% 50% 70% 100% r

24 VULNERABILIDADES E RISCO PERGUNTA FINAL- 7) Com relação à questão da vulnerabilidade do acervo das IFES, num período de 100 anos, qual a maior perda de valor para sua Instituição? - Quanto as suas ações administrativas; - Quanto as suas ações de extensão; - Quanto as suas ações de pesquisa; - Quanto as suas ações de ensino; - Quanto a sua memória; e - Quanto a sua Missão Institucional.

25 MUITO OBRIGADO JOÃO LUIZ MENEZES UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO CAMPUS MACAÉ Cel1: Cel2: