GEANE SILVA DOS SANTOS

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE - UFF INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO - GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA GEANE SILVA DOS SANTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DO SETOR DE REGISTROS DE MÉDICO DO CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO - CREMERJ NITERÓI 2016

2 GEANE SILVA DOS SANTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DO SETOR DE REGISTROS DE MÉDICO DO CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO - CREMERJ Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia. Orientadora: Profa. Dra. Margareth da Silva Niterói 2016

3 S237 Santos, Geane Silva dos. Gestão de documentos digitais: análise do sistema informatizado do setor de registros de médico do Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro CREMERJ / Geane Silva dos Santos. Niterói: [s.n.], f. : il. ; 21 cm Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharel em Arquivologia) Universidade Federal Fluminense - UFF 1. Arquivologia. 2. Gestão de documentos digitais. 3. Documento digital. I. Título. II. CREMERJ. CDU

4 GEANE SILVA DOS SANTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DO SETOR DE REGISTROS DE MÉDICO DO CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO - CREMERJ Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia. Aprovada em: / /2016. BANCA EXAMINADORA: Profa. Dra. Margareth da Silva Universidade Federal Fluminense Profa. Dra. Joice Cardoso Ennes Universidade Federal Fluminense Profa. Ms. Lindalva Rosinete Silva Neves Universidade Federal Fluminense Niterói 2016

5 Dedico este trabalho exclusivamente à minha família; e principalmente a minha querida tia Silvia, quem me deu forças para conclusão deste trabalho. Orgulho-me por ser sua sobrinha e por tê-la sempre presente. Muitíssimo obrigada!

6 AGRADECIMENTOS Agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste trabalho. A Deus por ter me dado a oportunidade de nascer e viver nesta era e por ter colocado em meu caminho pessoas maravilhosas, a todas que eu conheço e conheci. A você que me ajudou que me deu forças para prosseguir, a você que orou por mim, que me acolheu a você que me aconselhou que me instruiu. A vocês professoras e professores em especial à professora Margareth Silva, que perseverou comigo e me fez enxergar a arquivologia de outro ângulo... E a você Waltencir, saiba que contribuiu para eu ser tal profissional, enfim ARQUIVISTA.

7 Portanto, não vos inquieteis, dizendo: Que comeremos? Que beberemos? Ou: com que nos vestiremos? Porque os gentios e que procuram todas estas coisas; pois vosso Pai celeste sabe que necessitais de todas elas; buscai, pois, em primeiro lugar, o seu reino e a sua justiça, e todas estas coisas vos serão acrescentadas. (MATEUS 6: 31-33)

8 RESUMO A partir do levantamento realizado na literatura arquivística e de gestão de documentos, destacamos neste trabalho apenas os conceitos de cada assunto tratado. Além da exploração da literatura da área, para exemplificar tal relação foi feita uma análise no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos do Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro - CREMERJ, o levantamento foi baseado em alguns requisitos obrigatórios para um SIGAD elaborado pelo e ARQ Brasil. Palavras-chave: Arquivologia. Gestão de documentos digitais. Gestão de documentos. Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro - CREMERJ

9 ABSTRACT From the survey conducted in archival literature and document management, we emphasize in this work only the concepts of each subject matter. In addition to the exploration of the literature of the field to exemplify this relationship was made an analysis in the electronic management system of archival documents of the Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro - CREMERJ, the survey was based on some mandatory requirements for an elaborate SIGAD by e - ARQ Brazil. Keywords: Archival Science. Electronic Records Management. Records Management. Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro - CREMERJ.

10 LISTA DE QUADROS QUADRO 1 Quadro de análise de requisitos do e-arq Brasil atendidos pelo sistema de gerenciamento de documentos do CREMERJ 45

11 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1: RMPF dados do cadastro do médico 43 FIGURA 2: Ficha cadastral preenchida 44 FIGURA 3: Busca dos documentos digitalizados por assunto 44

12 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 11 2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS ARQUIVO: CONCEITO DOCUMENTO E INFORMAÇÃO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL 29 3 GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS 37 4 ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DO REGISTRO MÉDICO DE PESSOA FÍSICA DO CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO-CREMERJ CREMERJ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO SISTEMA INFORMATIZADO DO REGISTRO MÉDICO DE PESSOA FÍSICA DO CREMERJ: SUAS FUNCIONALIDADES E SEUS REQUISITOS 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 53 6 REFERÊNCIAS 54 42

13 11 INTRODUÇÃO Foi com a publicação em 1898 do Manual de arranjo e descrição de arquivos, conhecido como Manual dos arquivistas holandeses, que ficou marcado o início da Arquivologia como área do conhecimento. Esta obra até hoje é considerada como uma das mais importantes publicações sobre as questões de arranjo e descrição arquivística. Após a 2ª. Guerra Mundial, nos Estados Unidos, foi formulado outro conceito importante para a Arquivologia e que suscitou diversas publicações: o conceito de gestão de documentos. A gestão de documentos compreende todo o ciclo vital dos documentos e este conceito na legislação americana prevê atividades gerenciais no tocante à criação, manutenção e destinação dos documentos arquivísticos, abarcando o ciclo vital dos documentos, que vai desde sua produção até a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Surgiu da grande necessidade da administração pública, nos anos de 1940, de impor economia e eficiência para racionalizar o volume de documentos produzidos e acumulados, com a denominação de (records management), priorizando-se a eficiência da administração pública. No pós-guerra, com o crescimento dos documentos e a diversidade de suportes e formatos teve como consequência a chamada explosão documental. A expressão Records management, de acordo com Santos (2012, p.189), foi traduzida como gestão de documentos a partir dos textos de Schellenberg e de uma publicação do Arquivo Nacional do Canadá. E do modo como a informática vem avançando, é imprescindível e inevitável que o profissional gestor da informação acompanhe também essas inovações na área dos documentos digitais. O documento por ter valor histórico e probatório garante direito e dever às instituições produtoras e mantenedoras, sejam elas uma entidade pública ou privada. É notório que a comunicação e a interação das pessoas se tornaram mais dinâmicas e intensas em virtude dos avanços tecnológicos. E o resultado não é de se espantar: o aumento da massa documental. Produzido simplesmente pela facilidade que o suporte digital proporciona. É sabido que vivemos em uma era em

14 12 que a sociedade vem produzindo e consumindo informação de forma espantosa e temos visto esse crescimento de forma rápida no meio digital. A gestão e organização dessa informação têm preocupado não só os profissionais das instituições de memória como arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus, mas também tem trazido uma grande preocupação aos profissionais das instituições bancárias, hospitalares e empresariais. Desde o século XX a tecnologia digital vem atuando com um avanço mais acelerado, por isso o profissional da informação, principalmente o arquivista deve despertar de um sono profundo e sair de sua zona de conforto onde muito tempo ele foi visto como apenas um receptor de informações e contribuir ativamente em todo o ciclo de vida do documento digital produzido e recebido pela instituição mantenedora. Não podemos negar que existe uma grande influência das tecnologias da informação no âmbito da Arquivologia, isso é visível. De acordo com JARDIM (1987, p. 37) a gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos: ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente; ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente; ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente; ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida, segundo a UNESCO. Hoje, grande parte dos documentos arquivísticos está sendo produzida e armazenada em meio digital. Ultimamente, um dos grandes desafios da arquivística é o gerenciamento arquivístico de documentos digitais, pois ainda encontram-se vários questionamentos sobre as práticas arquivísticas tradicionais, assim como a fundamentação teórica a respeito de gerenciamento dos documentos produzidos e mantidos em formato digital. Do mesmo modo que os documentos arquivísticos em suporte tradicional, os digitais precisam ser identificados, classificados, avaliados e preservados de acordo com os procedimentos arquivísticos. Este trabalho tem por objetivo explicitar a necessidade dos sistemas informatizados garantirem a autenticidade, a organicidade dos documentos arquivísticos, bem como demonstrar se o Sistema de Registro Médico de Pessoa Física do CREMERJ é aderente ou não aos requisitos previstos no e-arq Brasil.

15 13 Este trabalho tem como marco teórico a proposta desenvolvida pelo Projeto InterPARES, o qual vem pesquisando desde 1997 a preservação de documentos arquivísticos autênticos em sistemas eletrônicos, o qual utiliza a Diplomática como base para identificar os documentos arquivísticos digitais, juntamente com os princípios e conceitos da Arquivologia a respeito da necessidade de manter as características dos documentos arquivísticos e dos arquivos. Além disso, o e-arq Brasil forneceu os parâmetros para analisar o sistema de Registro Médico de Pessoa Física do CREMERJ a fim de verificar a aderência desse sistema aos requisitos desse modelo, que asseguram a manutenção das características dos documentos arquivísticos digitais e o controle sobre o seu ciclo de vida. A metodologia usada para a elaboração deste trabalho foi a coleta de dados na Biblioteca Central do Gragoatá (BCG), também foram coletadas informações em sites especializados. Consultamos fontes bibliográficas da área da Arquivologia, normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas, foram realizadas consultas e pesquisas em periódicos em papel e eletrônico entre os quais Arquivo e Administração, Acervo e Estudos Históricos. O trabalho foi desenvolvido em quatro capítulos. No segundo capítulo foram abordados os conceitos fundamentais da Arquivologia. Foram apresentadas as definições de arquivo e enfatizadas a importância do arquivo com o sentido de conjunto documental e como instituição custodiadora. Também foram abordados os conceitos de documento e informação, em virtude da importância de se identificar o documento no ambiente eletrônico, distinguindo-o das informações, e as definições de documento eletrônico e documento digital e as diferenças entre eles, e o termo documento arquivístico digital (electronic record). No terceiro capítulo foram tratados os conceitos de gestão documental, o surgimento da necessidade da administração pública, nos Estados Unidos, e em alguns países anglo-saxônicos nos anos de 1940, e a denominação de (records management) priorizando-se a eficiência da administração pública. Também foi abordado o surgimento do formato digital para registrar e documentar as ações das organizações e das pessoas. Além do crescimento da produção documental em meio digital, e da preocupação principalmente nas instituições de preservação e em organismos internacionais como a UNESCO e o Conselho Internacional de Arquivos. No quarto capítulo foi será apresentado uma análise do sistema informatizado usado pelo CREMERJ. Foi

16 14 abordado um breve histórico do arquivo de Registro Médico Pessoa Física e do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos. Foi realizada uma análise comparativa com o fim de verificar se os requisitos para sistemas informatizados de gerenciamento utilizado pelo CREMERJ estão de acordo com as orientações do CONARQ e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, estabelecidos pelo Modelo de Requisitos para sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil. O desenvolvimento deste estudo possibilitou uma análise do sistema informatizado do CREMERJ e de como o sistema está sendo usado e se este atende aos requisitos do e-arq Brasil. As considerações finais foram realizadas com base na bibliografia usada, se destacando os aspectos arquivísticos que consideramos de fundamental importância a ser avaliado no caso do Sistema de registro médico de pessoa física do CREMERJ. Esse Sistema foi analisado para verificar se está de acordo com o que é proposto pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.

17 15 2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS Abordaremos de neste capítulo os conceitos de Arquivologia, e sua trajetória de maneira breve. A arquivologia, segundo Rondinelli (2005) tem como objetivo controlar e comunicar, de maneira contextualizada, os documentos arquivísticos. De acordo com Duranti, (2005, p.6) a Arquivologia possui um corpo teórico, metodologia e prática: arquivologia é um sistema que inclui teoria, metodologia, prática e erudição, que deve sua integridade à sua coesão lógica e à existência de um objetivo claro que o regula de fora para dentro (a preservação do subproduto documental de atividades), determinando os limites nos quais o sistema é projetado para funcionar. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DIBRATE), Arquivologia estuda as funções, princípios e técnicas dos arquivos: Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 37). A arquivologia como prática, é muito antiga e não são poucos os textos escritos que afirmam que a história dos arquivos se confunde com a história das civilizações: [...] as inserções históricas relativas à evolução das práticas arquivísticas, ainda que de forma breve e superficial, são unânimes em afirmar a longevidade da atividade arquivística, considerando que a história dos registros arquivísticos confunde-se com a história das civilizações humanas pós-escrita. (FONSECA, 2005, p.30). Rousseau e Couture (1998, p. 48) destacam que a prática está ligada à existência dos arquivos e que a Arquivologia se desenvolveu em função das necessidades de cada período histórico. Se os métodos arquivísticos mudaram as preocupações sobre as funções arquivística se mantêm: a prática arquivística está intimamente ligada à existência dos arquivos. [...] a disciplina arquivística desenvolveu-se em função das

18 16 necessidades de cada época. Ela é constituída por um savoir-faire que se foi acumulando ao longo dos anos. Os métodos de trabalho mudaram, mas encontramos geralmente as mesmas preocupações funcionais. A história permite definir quatro grandes setores principais que foram objeto dos trabalhos dos especialistas dos arquivos, ou seja, o tratamento, a conservação, a criação e a difusão. Foi com a publicação em 1898 do Manual de arranjo e descrição de arquivos ou como é conhecido o Manual dos arquivistas Holandeses por S. Muller, J. A. Feith e R. Fruin, que ficou marcado o início da Arquivologia como área do conhecimento. Esta obra até então é considerada como uma das mais importantes publicações sobre as questões de arranjo e descrição arquivística. A partir do estabelecimento do Manual dos holandeses como marco fundador da codificação da disciplina arquivística podem ser apontados alguns tópicos importantes na análise das características de configuração da área, tanto do ponto de vista de suas bases teóricas e conceituais quanto de sua inserção histórica e geográfica. A análise desses pontos remete: à inserção da arquivologia na episteme da modernidade, [...] à consequente importância das instituições arquivísticas para lidar com os problemas de uma administração pública que deve ser eficiente; [...] à subordinação da disciplina em relação ao seu objeto, [...] à tradição manualística da área, às suas limitações e às tentativas de generalizar o particular, favorecendo o império da norma. (FONSECA, 2005, p. 33). Desde a publicação do Manual dos arquivistas Holandeses diversos autores empenharam-se em precisar as definições da palavra arquivo. 2.1 ARQUIVO: CONCEITOS Neste capítulo são apresentadas as definições de arquivo e enfatizaremos a importância do arquivo com o sentido de conjunto documental e como instituição custodiadora. Para compreendermos o conceito de arquivo na disciplina arquivística, recorremos compreensão em alguns clássicos como o trio holandês, Muller, Feith e Fruin, Jenkinson, Casanova, Brenneke e Schellenberg.

19 17 Schellenberg no capítulo dois onde discorre sobre a natureza dos arquivos procura diferenciar no conceito de arquivo a instituição e os materiais. Porém, Schellenberg afirma que esta definição é confusa por causa do seu duplo sentido, aborda que na literatura deve-se se distinguir entre a instituição e os materiais de que se ocupa. Reporta ainda que essa definição só se tornará clara pelo uso de termos diferentes para os dois casos. Para esclarecer essa definição, a palavra arquivo (archival instituition) será empregada neste livro para designar a instituição, enquanto a expressão material de arquivo ou simplesmente (archives) será usada para indicar o material que é objeto da instituição. (SCHELLENBERG, 2002, p. 36). Paes (1997, p. 19) aborda sobre que há dúvidas quanto a afirmação da origem do termo arquivo. Segundo a autora alguns afirmam que este termo surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. A partir daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Schellenberg ressalta que o Manual dos Arquivistas Holandeses, apresenta uma das definições mais importantes para o termo arquivo : Arquivo é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. (MULLER; FEITH; FRUIN, 1973, p. 13). Schellenberg, ao analisar o conceito de arquivo, considera além da definição do Manual dos Holandeses, os conceitos desenvolvidos por Jenkinson, Casanova e Brennecke. De acordo com Jenkinson em seu manual intitulado Manual of Archive Administration, publicado originalmente em 1922, definiu arquivos como documentos,...produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua própria informação. (JENKINSON, 1937 apud SCHELLENBERG, 2002 p. 36).

20 18 Casanova apresenta no seu manual intitulado Archivistica publicado em Siena, em 1928, o conceito de arquivos como: A acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa. (CASANOVA, 1928 apud SCHELLENBERG, 2002 p. 37). Brenneke em seu manual intitulado Archivkunde, publicado em Leipzing, em 1953, definiu arquivos como: O conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fontes e testemunho do passado. (BRENNECKE, 1953 apud SCHELLENBERG, 2002 p. 37). Observamos ainda que o próprio Schellenberg finaliza este capítulo definindo e conceituando o termo archives (arquivos) como: Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2002 p. 41). No Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (DIBRATE), a palavra arquivo tem quatro definições: 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo. 2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos(2). 4 Móvel destinado à guarda de documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.27).

21 19 A primeira definição está de acordo com o pensamento de Jenkinson, os documentos de arquivos estão diretamente ligados às atividades realizadas por pessoas ou organizações, independente de seus suportes documentais, contemplando o conceito de documentos de arquivos. Já a segunda definição enfoca o arquivo como instituição custodiadora. Segundo Schellenberg (2002, p.37), um arquivo, como conjunto de documentos, para ser considerado como tal, é preciso que os documentos tenham sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado objetivo e possuam outros valores diferentes daqueles para os quais foram produzidos e acumulados. Além das definições desses autores, o conceito de arquivo também foi definido pela Associação Brasileira de Normas Técnicas NBR 9578: Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. (ABNT NBR 9578, 1986, p. 2). De acordo com a Lei Federal brasileira N o 8.159, de 8 de janeiro de , que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providencias, os arquivos são definidos no art. 2 o da seguinte forma: Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Segundo o Dicionário de terminologia arquivística, o termo arquivo é visto como um processo de acumulação, ao longo da atividade de pessoas físicas, ou administrativas conforme descritos abaixo: 1 BRASIL. Lei N o 8.159, de 8 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 9 jan Seção I, p Disponível em: < Acesso em: 12 jan

22 20 Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 1996, p.5). Thomassen (2006) ao analisar os documentos digitais propõe a seguinte definição de arquivo considerando o ambiente eletrônico: Arquivos são compostos por informações vinculadas a processos, isto é: informação gerada e estruturada por processos de trabalho. Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho funcionalmente inter-relacionados. (THOMASSEM, 2006, p.6). O outro significado para o termo arquivo se refere à instituição custodiadora. De acordo com a teoria arquivística mais aceita, arquivo não é um lugar de acumulação indiscriminada ou aleatória de documentos em um lugar qualquer sem valor estabelecido. A segunda definição do DIBRATE (2005, p.27 ) considera que os arquivos não se restringe apenas às instituições arquivísticas públicas: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. Schellenberg (2002, p. 25) afirmou que os arquivos como instituição custodiadora surgiram, na Antiguidade, e na Grécia antiga, os documentos considerados de maior valor eram guardados no Metroon. Segundo Duranti, na Grécia Antiga o termo arquivo incluía vários sentidos, conforme descritos abaixo: Nosso termo arquivo deriva do grego αρχείον (archeion) que significa ao mesmo tempo palácio governamental, administrador geral, escritório do magistrado, escritório de registros, registros originais, repositório para registros originais, autoridade. O verbo αρχειο (archeio) significa eu comando, eu guio, eu governo, e αρχή (arché), que é raiz tanto do verbo quanto do substantivo, significa origem, fundação, comando, poder, autoridade. [...] e estão inextricavelmente ligados à ideia de poder e autoridade. (DURANTI, 1993, p. 35 apud RODRIGUES, 2004, p. 29).

23 21 Reis (2004, p. 7), também destaca que muito antes de seu surgimento formal os a arquivística como disciplina, já existia como prática de sistematização e conservação de fundos documentais. Interessante será referir que em Atenas cada magistratura dispunha do seu Archeion, ou seja o lugar onde se redigem e conservam os documentos expedidos pelo poder governativo. Este conceito irá ser transmitido ao mundo romano, onde será conhecido como Archivium. A partir de 350 a. C. aparece-nos o termo Métrôon que era onde se guardavam leis e decretos governamentais, actas do Senado, etc e que funcionava como Arquivo do Estado ateniense. Acredita-se que um pouco por toda a Grécia haveriam noutras cidades, arquivos civis e religiosos. 2 De acordo com Thomassen (2006), o arquivo é visto como um lugar em que a memória se torna participante do processo de identidade do cidadão; ele representa a sociedade escrita, mas não queremos dizer que o arquivo é a única instituição de memória, sabemos que existem outras como centros de documentação, museus, bibliotecas etc. Estamos nos atendo apenas à instituição arquivística custodiadora, ou seja, o Arquivo. Arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade de forma geral. Tanto os produtores de documentos públicos quanto privados mantêm registros para lembrar ou para serem lembrados. Eles precisam de suas memórias individuais e organizacionais para que possam manter sua capacidade de ser entendidos e de documentar a sua própria história. É importante para a sociedade que as organizações funcionem bem, que indivíduos e associações sejam responsáveis por seus atos, e que registros de valores culturais duradouros sejam preservados através do tempo. (THOMASSEM, 2006, p.7). Sendo assim, a função do arquivo é tornar disponíveis os documentos que estão sob a sua administração e custódia. No entanto, quais foram as razões para que as instituições arquivísticas modernas fossem criadas? Schellenberg (2002, p.30-31) afirma que as razões que levaram a França, a Inglaterra e os Estados Unidos a criarem seus arquivos institucionais foram quatro: a primeira e mais relevante foi a necessidade prática de 2 REIS, Luís Manuel Rodrigues. O arquivo e arquivística evolução histórica Disponível em: < Acesso em: 01 nov

24 22 incrementar a eficiência governamental. Até a Revolução os ministérios prérevolucionários acumulavam depósitos de documentos por toda Paris, sendo que no interior do país os arquivos também estavam repletos e transbordando de documentos. Já na Inglaterra com quinhentos anos de governo transbordaram muitos depósitos espalhados em Londres. Os arquivos da fazenda, por exemplo, foram mudados varias vezes trazendo perdas e confusões difíceis de avaliar. Nos Estados Unidos durante cento e cinquenta anos de existência do governo federal, documentos oficiais encheram os últimos andares de prédios porões e até mesmo cantos no terraço nos quais eram simplesmente jogados por não mais suprirem a necessidade do uso corrente. A segunda razão para a criação das instituições arquivísticas, segundo Schellenberg (2002, p.31) foi a de ordem cultural, onde o Estado considera que o que é produzido em seu território faz parte do mesmo, sendo assim os arquivos só podem ser administrados pelo próprio governo. [...] Nenhum povo pode ser considerado conhecedor de sua própria história antes que seus documentos oficiais, uma vez reunidos, cuidados e tornados acessíveis aos pesquisadores, tenham sido objeto de estudos sistemáticos e antes que se determine a importância das informações neles contidas... Tem sido afirmado que o cuidado que uma nação devota à preservação dos monumentos do seu passado pode servir como uma verdadeira medida do grau de civilização que atingiu. Entre tais monumentos, e desfrutando o primeiro lugar, em valor e importância, estão os arquivos nacionais e locais. (ANDREWS, 1863 apud SCHELLENBERG, 2002, p. 32). A terceira razão, para Schellenberg (2002, p.32-33) foi a de interesse pessoal cujo objetivo era destruir uma sociedade antiga para a construção de uma nova, mas eles tinham a consciência de que os documentos oficiais definem as relações do governo para com os governados, sabiam também que são a ultima prova de todos os direitos e privilégios civis permanentes e a prova imediata, de toda propriedade temporal e direitos de ordem financeira que se originam ou se ligam às relações do cidadão para com o governo. Por isso foram preservados todos os papeis uteis que fortalecesse o direito do Estado sobre as propriedades confiscadas. A quarta razão que culminou na criação de arquivos públicos, foi a de ordem oficial, aonde se chegou à conclusão de que mesmo os mais antigos documentos são relevantes

25 23 para as atividades governamentais, pois refletem sua origem. Constituindo assim a base sobre a qual se firma a estrutura de uma nação. 2.2 DOCUMENTO e INFORMAÇÃO Nessa seção abordaremos dois conceitos: documento e informação, em virtude da importância de se identificar o documento no ambiente eletrônico, distinguindo-o das informações. Para Heredia (1991, p. 127) a amplitude do termo informação equivale ao termo documento. Documento e informação estão intimamente ligados. Para a autora a palavra documento em seu sentido amplo é todo registro de informação independente de seu suporte físico: Documento em um sentido muito amplo e genérico é todo registro de informação independente de seu suporte físico. Engloba tudo que pode transmitir conhecimento humano; livros, revistas, fotografias, filmes, microfilmes, microfichas, lâminas, transparências, desenhos, mapas, informativos, normas técnicas, patentes, fitas gravadas, discos, partituras, cartões perfurados, manuscritos, selos, medalhas, quadros, modelos, fac-símiles e, geralmente, tudo o que tem caráter representativo em três dimensões e é sujeito à intervenção de uma inteligência organizadora (HEREDIA, 1991, p tradução nossa). Paul Otlet (1937) 3 em Congresso Mundial realizado em Paris, nos trouxe uma das principais contribuições para este campo, a concepção da palavra documento: Documento é o livro, a revista, o jornal; é a peça de arquivo, a estampa, a fotografia, a medalha, a música; é, também, atualmente, o filme, o disco e toda a parte documental que precede ou sucede a emissão radiofônica. (OTLET, 1937). A definição apresentada pelo Dicionário de terminologia arquivística, (1986, p.28), para documento é a unidade constituída pela informação e seu suporte. 3 OTLET, Paul. Documento e documentação: Introdução ao trabalho do Congresso Mundial da Documentação Universal, realizado em Paris, em 1937) Disponível em: < Acesso em: 11 jan

26 24 O Projeto InterPARES 2, define documento como sendo a informação afixada em um meio sob uma forma fixa. E informação é um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo ou espaço. (InterPares 2 Project, 2010, p. 4) O DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73) definiu documento como sendo unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato. Também temos a definição do dicionarista Aurélio Buarque de Holanda Ferreira que descreveu a definição para documento, como sendo: 1. Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova etc. 2. Escritura destinada a comprovar um fato; declaração escrita, revestida de forma padronizada, sobre fato(s) ou acontecimento(s) de natureza jurídica. 3. Qualquer registro gráfico. 4. Recomendação; preceito. (FERREIRA, 1986, p. 605). Ainda no, DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.107) temos a definição para o verbete informação que é o, elemento referencial, noção, ideia ou mensagens contidas num documento. Também consideramos para fins de pesquisa a definição do autor, Aurélio Buarque de Holanda Ferreira onde temos o verbete informação definido como, ato ou efeito de informar; informe. (FERREIRA, 1986, p. 944). Para Le Coadic, (2004, p. 4-5) a informação é um conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual, em um suporte. Para o autor a informação comporta um elemento de sentido. Ele também definiu documento como o termo genérico que designa os objetos portadores de informação. 2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO Para entendermos documento arquivístico, partiremos do conceito proposto por Schellenberg, que considera que records é aquele que foi concebido ou usado no curso de um processo administrativo:

27 25 Todos os livros, papéis, mapas, fotografias e outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG, 2002 p. 41). O Projeto InterPARES 2, define documento arquivístico como: um documento arquivístico é definido como, qualquer documento produzido (isto é, elaborado ou recebido e salvo para ações futuras ou referência) por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática como um instrumento e subproduto de tal atividade [...] todos os documentos arquivísticos e publicações são documentos e contêm dados. (InterPares 2 Project, 2010, p. 4). Bernardes (1998, p.44), apresenta documento de arquivo como: todo registro de informação original, único e autêntico que resulta da acumulação em processo natural por uma entidade produtora no exercício de suas competências, funções e atividades, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magnética, o disco óptico ou qualquer outro. Camargo 4 (2011, p. 157) afirma que: Os documentos de arquivo são, por excelência, textuais. Basta lembrar que o próprio aparecimento da escrita é tributário da necessidade que até hoje os define: a de mediar transações cujo registro, a título de prova, precisa ser estável e duradouro, como extensão ou prolongamento da memória de indivíduos e grupos. Existe no documento arquivístico características que o distingue de outros materiais e ao mesmo tempo os identifica como documentos arquivísticos. Esses documentos, segundo Duranti (1994, p.51-52) apresentam aspectos e 4 CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Objetos em arquivos: algumas reflexões sobre o gênero documental Disponível em: < Acesso em: 16 jan

28 26 características diferentes como imparcialidade, autenticidade, naturalidade, interrelacionamento/orgânico e unicidade. Duranti afirma que os documentos arquivísticos estão aptos para satisfazer os requisitos da legislação por constituírem em sua natureza um valor probatório e por servirem à transparência das ações, ocupando o papel central do saber arquivístico. De acordo com Duranti (1994, p.51), a primeira característica do documento arquivístico é a imparcialidade, através dela entende-se que: os registros são inerentemente verdadeiros. Assim, os documentos fornecem provas originais porque constituem uma parte real do corpus dos fatos, do caso. Isto porque trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribui. Duranti (1994, p.51) explica que a autenticidade do documento arquivístico está relacionada ao processo de criação, manutenção e custódia: Os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos porque são criados, mantidos e conservados, de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. A terceira característica é a Naturalidade onde mostra a forma de acumulação dos documentos arquivísticos no curso de suas atividades: [...] são acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração. O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada. (DURANTI, 1994 p. 52). No inter-relacionamento Duranti apresenta a missão do produtor nas suas funções, atividades e tarefas. Cada documento está intimamente relacionado "com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) seu significado depende dessas relações". As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes,

29 27 estabelecem o axioma de que um único documento não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória (organicidade). (DURANTI, 1994, p.52). Na quinta e última característica documental, unicidade, a autora nos apresenta cada documento como único num contexto documental e mesmo sendo uma cópia, por fazer parte de uma estrutura documental isso o torna único. O que diferencia e individualiza o documento arquivístico, dos documentos que estão fora do contexto arquivístico, é a sua relação com o restante do conjunto documental. A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único. (DURANTI, 1994, p.52). A autora diz ainda que as características de imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade tornam a análise dos registros documentais o método básico pelo qual se pode alcançar a compreensão do passado tanto imediato quanto histórico, seja com propósitos administrativos ou culturais. O glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) (2014, p.18), o define documento de arquivo como documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. No ambiente eletrônico, principalmente em sistemas complexos, existem documentos, documentos arquivístico e informações. Os documentos arquivísticos encontram-se interligados tanto fora quanto dentro do grupo onde estão sendo preservados. Um único documento não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. Em outras palavras, os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é

30 28 necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade. (DURANTI, 1994, p.52). Duranti deixa claro nesta citação que o documento de arquivo é sem dúvida uma fonte de prova isso não quer dizer que ele seja a prova em si. 2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO Nessa seção abordaremos as definições de documento eletrônico e documento digital e as diferenças entre eles, de acordo com literatura da área. O termo documento arquivístico eletrônico (electronic record) é utilizado preferencialmente na literatura arquivística de língua inglesa em lugar do termo documento arquivístico digital, porém na prática há diferença entre ambos. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), por meio de seu glossário de documentos digitais, criado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), define documento digital e documento eletrônico como: Documento Digital, Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. Documento Eletrônico, Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico. Nota: Na literatura arquivística internacional, algumas vezes encontra-se o termo documento eletrônico como sinônimo de documento digital (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p.19). Observamos ainda que a utilização do termo dígito binário estabelece a relação dos documentos digitais com o computador. De acordo com a CTDE (2014) compreendemos que todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. Rondinelli, (2005, p. 24), observa que a década de 1980 teve seu início com mudanças expressivas, como a invasão dos computadores nas instituições públicas e privadas, com grande repercussão nos procedimentos administrativos e documentários adotados até então.

31 29 Ora, considerando que os arquivos se constituem no principal objeto da arquivologia, fica evidente o impacto da informática sobre esse campo do conhecimento. (RONDINELLI, 2005, p. 24). Na mesma década foram registrados dois acontecimentos importantes entre a arquivologia e a informática: registra dois acontecimentos importantes nas relações entre arquivologia e informática: a realização de uma pesquisa internacional, promovida pelo Comitê de Automação do CIA, em 1985, sobre a aplicação da informática à gestão arquivística, e o Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Paris, em (RONDINELLI, 2005, p. 30). Heredia (2013) abordou, que a instabilidade e o controle obrigatório exigido para os documentos eletrônicos trouxeram consigo a obrigatoriedade do uso dos matadados. A instabilidade reconhecida e o controle obrigatório para o documento eletrônico têm exigido os denominados metadados que se somam aos tradicionais elementos de descrição para reconhecer, contextualizar, representar e localizar os novos documentos de arquivo. (HEREDIA, 2013, p.38). 2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL Rondinelli afirma que os documentos digitais fazem parte dos documentos processados eletronicamente, sendo que a diferença básica diz respeito à codificação binária, isto é, digital. Assim, documento em formato digital é o documento processado por meio eletrônico, em formato digital. Entretanto, há outros documentos que, embora não sendo digitais, são processados eletronicamente. É o caso das fitas de áudio e eletromagnéticas analógicas, que também podem ser entendidas como documentos eletrônicos. (Rondinelli, 2002, p.130). No glossário da (CTDE), a definição para documento arquivístico digital: documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p.18) e o documento arquivístico eletrônico é definido como: documento eletrônico reconhecido e tratado como um documento arquivístico. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p.19).

32 30 Duranti (2005, p.7) aborda a definição para documento arquivístico digital como um: documento produzido ou recebido e retido para ação ou referência de forma eletrônica. Entretanto a autora esclarece que para entendermos o conceito de documento arquivístico digital é preciso que se analisem seis características. A primeira delas é sua forma fixa significando que o conteúdo binário do documento arquivístico digital deve ser armazenado de maneira que sua mensagem possa ser apresentada com a mesma forma documental que tinha quando retida pela primeira vez. A segunda característica é o conteúdo estável onde o documento deve-se manter completo, estável e inalterável. Em relação às duas primeiras características, deve ser observada que o documento arquivístico digital tem que manter a mesma apresentação que tinha quando salvo pela primeira vez. A terceira característica do documento arquivístico digital são as relações explícitas com outros documentos arquivísticos dentro ou fora do sistema digital, por meio de um código de classificação ou outro identificador único. A quarta característica é o contexto administrativo identificável. A quinta característica encontrada é autor, destinatário e escritor. Por fim a sexta característica do documento arquivístico digital é a ação, na qual o documento participa ou que o documento apoia em termos de procedimentos ou como parte do processo de tomada de decisão. Rondinelli (2005) também discorre sobre o conceito de documento arquivístico digital, afirmando que os documentos convencionais e digitais apresentam os mesmos elementos constitutivos dos documentos estudados pelos primeiros diplomatistas como suporte, conteúdo, forma/estrutura, ação, pessoas, relação orgânica e o contexto. Assim como a descontextualização e a universalização dos componentes de um documento permitiam aos primeiros diplomatas reconhecer e avaliar documentos de séculos anteriores, criados em sistemas jurídicos diferentes e às vezes confusos, esse mesmo método pode auxiliar os arquivistas de hoje a analisar os documentos eletrônicos criados num ambiente tecnológico igualmente diversificado e confuso. (RONDINELLI, 2005, p. 55).

33 31 O suporte é o carregador físico do documento e, como tal, imprescindível, uma vez que o documento não existe até que seja fixado num suporte. Afirma que em relação ao documento arquivístico digital o suporte é uma parte física separada do conteúdo: O suporte magnético ou óptico é uma parte física separada do conteúdo, trata-se de uma característica diferenciadora desse tipo de documento que, ao contrario dos documentos convencionais, não tem no suporte um elemento significativo, mas um mero carregador físico. Assim, a cada reprodução de um documento eletrônico em que o único elemento que muda é o suporte esse documento continua sendo idêntico ao que foi reproduzido. (RONDINELLI, 2005, p.56). Para Rondinelli (2005, p ) outra característica é o conteúdo, ou seja, é a mensagem transmitida pelo documento. A terceira característica é a forma/estrutura onde trata-se de regras de representação do conteúdo do documento arquivístico as quais se manifestam na sua forma física e intelectual. Na forma física a autora assegura que esses atributos são: o texto, o tipo e o tamanho da fonte, o formato, as cores, os idiomas, sinais especiais, como, símbolos indicando a existência de anexos ou logomarca da instituição, assinatura digital [...]. Os atributos físicos de um documento arquivístico eletrônico se constituem em elementos significativos, ou seja, qualquer alteração em um deles gera um documento diferente. Na forma intelectual a autora afirma que no caso dos documentos arquivísticos digitais os atributos são: configuração da informação, ou seja, tipo de representação do conteúdo (textual, gráfica, imagética, sonora ou todas juntas). Para MacNeil, 2000, p. 93 apud (RONDINELLI, 2005, p ) o componente central de um documento é o ato ou ação que o origina. A ação do documento dispositivo é aquela cuja forma escrita exigida pelo sistema jurídico, configura a existência do ato; por exemplo, um contrato celebrando um convênio; A ação do documento probativo, configura a prova de que um ato aconteceu de fato; por exemplo, uma certidão de nascimento;

34 32 A ação do documento de apoio é aquele criado no curso de uma atividade como simples apoio; por exemplo, um memorando solicitando a compra de um equipamento; A ação do documento narrativo é aquela que serve de memória de uma ação, mas não participa diretamente do seu desenvolvimento; por exemplo, anotações diárias sobre uma determinada atividade. Para Rondinelli (2005, p ) Pessoas consistem em agentes geradores do documento. No caso da diplomática tradicional, apenas três pessoas são necessárias para a criação de um documento. Autor, destinatário e escritor. No caso dos documentos arquivísticos digitais, além dessas três pessoas envolvidas são necessários que se acrescentem mais duas, como o criador e o originador. O autor (autoridade competente para criar o documento), O destinatário (pessoa a qual o documento se destina), O escritor (pessoa autorizada a redigir o documento), O criador (a pessoa jurídica que se constitui no fundo arquivístico ao qual o documento pertence) e o originador (o proprietário do endereço eletrônico). Relação orgânica onde cada documento está ligado ao anterior e ao subsequente, ou seja, inter-relacionados. Essa relação se manifesta no arranjo físico, no protocolo e no código de classificação de documentos, tornando-se explícita a relação entre o documento e a relação que o gera. Nesta última característica apresenta-se o contexto que é o elemento que se traduz no ambiente, cuja ação geradora de documento acontece. Aqui aparecem quatro elementos: jurídico administrativo, cuja instituição criadora de documento pertence; contexto de proveniência o qual se refere à missão estrutura organizacional e funções; contexto documentário, que se refere ao documento com todos os seus elementos constitutivos. Como já se viu, documentos convencionais e eletrônicos possuem os mesmos componentes. Entretanto, nestes últimos tais componentes não se encontram reunidos de maneira de maneira inseparável, ao contrário, são armazenados e gerenciados separadamente, como metadados. (RONDINELLI, 2005, p.59).

35 33 3 GESTÃO DE DOCUMENTOS Para discorrer sobre o conceito de gestão documental, é preciso compreender que ele surgiu da necessidade da administração pública no século XIX, teve sua origem nos Estados Unidos, em alguns países anglo-saxônicos nos anos de 1940 sob a denominação de (records management) priorizando-se a eficiência da administração pública. Os inícios do (records management) - gestão de documentos, em sua tradução literal para o espanhol pode remontar-se aos anos de , quando o primeiro congresso dos Estados Unidos publicou uma legislação referente ao armazenamento dos documentos (records) de seu predecessor, o Congresso Continental. Porém esta, assim como sucederia como outras no futuro, foi sistematicamente ignorada. (LLANSÓ, 1993, p. 66, tradução nossa). Quando se fundamentou que os documentos arquivísticos iriam do arquivo decorrente para eliminação e/ou para o arquivo permanente, esse procedimento é denominado destinação, tanto na visão do records management como na Teoria das três idades. Inicialmente seria para resolver os problemas de cunho administrativo e econômico. Um desses problemas diz respeito ao grande volume documental produzido e acumulado pelas instituições públicas no decorrer de sua existência. No pós-guerra, com o crescimento dos documentos e a diversidade de suportes e formatos teve como consequência a chamada explosão documental. A expressão Record management, de acordo com Santos (2012, p.189), foi traduzida como gestão de documentos a partir dos textos de Schellenberg e de uma publicação do Arquivo Nacional do Canadá.

36 34 O conceito de gestão de documentos na legislação americana 5 prevê atividades gerenciais no tocante à criação, manutenção e destinação dos documentos arquivísticos: (2) the term records management means the planning, controlling, directing, organizing, training, promoting, and other managerial activities involved with respect to records creation, records maintenance and use, and records disposition in order to achieve adequate and proper documentation of the policies and transactions of the Federal Government and effective and economical management of agency operations; (44 U.S.C. Chapter 29). 6 De acordo com Jardim, o conceito de gestão de documentos na formulação legal norte-americana considera que a gestão de documentos é uma extensão da administração, visando à economia tanto de espaço quanto financeira. Gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiência e economia, [...] a gestão de documentos cobre todo ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária. (JARDIM, 1987, p. 35). Segundo Jardim, a gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas, garantindo que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente ao garantir que: As políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente; ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente; ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2% a 5% da massa documental produzida, segundo a UNESCO. (JARDIM, 1987, p. 37). 5 NARA (National Archives and Records Management) Disponível em: < Acesso em: 19 jan [gestão de documentos é] o planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso, e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e transações do Governo Federal e efetivo e econômica gestão das operações das agências (44 U.S.C. Chapter 29 apud FONSECA, 2004, p. 73, tradução da autora).

37 35 De acordo com a Lei Federal brasileira N o 8.159, de 8 de janeiro de , que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providencias, a gestão de documentos é definida no art. 3 o da seguinte forma: Gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DIBRATE) define gestão de documentos como: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 100). Para Bernardes, a gestão de documentos é um conjunto de medidas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade, através de procedimentos e programas pretende garantir um efetivo controle na produção, no arquivamento e na destinação final dos documentos, Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural. (BERNARDES, 1998, p. 11). Para o Arquivo Nacional a gestão de documentos se operacionaliza através do planejamento: A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o 7 BRASIL. Lei N o 8.159, de 8 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 9 jan Seção I, p Disponível em: < Acesso em: 12 jan

38 36 objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. (ARQUIVO NACIONAL, 1995, p. 14). Do ponto de vista da arquivologia, a definição encontrada no dicionário de terminologia arquivística para gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos (DICIONÁRIO de terminologia arquivística, 1996, p. 41). A literatura arquivística brasileira destaca rotinas visando à racionalização e eficiência na criação e tramitação do documento em todo seu ciclo vital, seguindo o modelo norte americano. Apoiado pelo Conselho internacional de arquivos (CIA) e programas da UNESCO. Este modelo é o ponto de referência para o resto dos países, inclusive para aqueles que têm desenvolvido o seu próprio. O Nacional Archives and Record Administration (NARA) se reservou ao papel de organismo responsável pelo controle da totalidade do ciclo de vida dos documentos. (RUFEIL, 2009, p. 105, tradução nossa). Indolfo (1995, p ) indica cinco objetivos da gestão de documentos. O primeiro objetivo é assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; o segundo objetivo é garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde necessária ao governo e aos cidadãos. O terceiro é certificar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica; o quarto objetivo é garantir o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão de documentos. O quinto objetivo observado pela autora é a contribuição para o processo e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. Indolfo (1995, p. 15) destaca as três fases elementares da gestão de documentos. A primeira fase destacada por ela diz respeito à produção documental, que se refere ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.

39 37 A segunda fase é marcada pela utilização dos documentos, referindo-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. É nesta fase que se encontra o controle relacionado às atividades de protocolo e suas técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação do documento. A terceira fase está relacionada à destinação do documento, onde se encontram as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, sugere decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. Recomenda-se, portanto que na gestão de documentos arquivísticos digitais sejam implantados rigorosos procedimentos de controle de produção, manutenção e uso e destinação final desta documentação com uma única finalidade; manter intacta suas características. Imparcialidade, autenticidade, naturalidade, interrelacionamento/orgânico e unicidade. Indolfo ressalta que é essencial a inclusão de requisitos de natureza arquivística desde o momento da concepção desses sistemas de modo que se garanta a autenticidade, a fidedignidade, a integridade e a acessibilidade do documento. Para assegurar a longevidade, é essencial a inclusão de requisitos de natureza arquivística desde o momento da concepção desses sistemas, tornando-se imprescindível o cuidadoso controle ao longo de todo o seu ciclo vital, de modo a garantir a autenticidade, a fidedignidade, a integridade e a acessibilidade. (INDOLFO, 2013, p. 54). Segundo MacNeil (2000) A autenticidade de um documento está diretamente ligada ao modo, à forma e ao status de transmissão desse documento, bem como às condições de sua preservação e custódia. Isso quer dizer que o conceito de autenticidade refere-se à adoção de métodos que garantam que o documento não foi adulterado após a sua criação e que, portanto, continua sendo tão fidedigno quanto era no momento em que foi criado. Assim, em relação à autenticidade, considera-se que um documento eletrônico arquivístico autêntico é aquele que é transmitido de maneira segura, cujo status de transmissão pode ser determinado, que é preservado de maneira segura e cuja proveniência pode ser verificada (MACNEIL, 2000, p. 102 apud RONDINELLI, 2002, p. 66).

40 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS No final do século XX a revolução tecnológica impôs o formato digital para registrar e documentar as ações das organizações e das pessoas, acarretando diversas mudanças nos ambientes corporativos e também quanto à falta de controle na elaboração e arquivamento dos documentos. O crescimento da produção documental em meio digital acarretou uma preocupação principalmente nas instituições de preservação e em organismos internacionais como a UNESCO e o Conselho Internacional de Arquivos sobre como gerenciar, preservar e dar acesso a esse tipo de documento, tendo em vista que a finalidade da gestão de documentos é dar garantia para que os documentos arquivísticos digitais mantenham suas características de modo que os definam como documentos de arquivo. A tecnologia digital é comprovadamente um meio mais frágil e mais instável de armazenamento, comparado com os meios convencionais de registrar informações, tendo um impacto profundo sobre a gestão dos documentos digitais no presente para que se tenha garantia de acesso no futuro. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2OO4, p. 3). A Carta (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2OO4, p. 4-5) apresenta três proposições principais: A primeira delas é a elaboração de estratégias e políticas representada pela gestão arquivística de documentos; instrumentalização das organizações arquivísticas; governo eletrônico e ações cooperativas. A segunda é o estabelecimento de normas como: padrões e protocolos, requisitos funcionais, metadados de preservação, segurança da informação digital. A terceira representação é a promoção do conhecimento através de agenda de pesquisa científica; ensino e Formação de recursos humanos e disseminação do conhecimento. A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do CONARQ preparou diretrizes para apoiar os programas de gestão de documentos digitais entre os anos de 2004 até Dentre as quais destacamos a Resolução n o 20 de 16 de julho de 2004 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004), que dispõe sobre a inserção

41 39 dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). A Resolução no artigo primeiro, parágrafo segundo, apresenta a identificação dos documentos digitais: Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos. 2º - Considera-se documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004). No artigo segundo observa-se que o programa de gestão é único tanto para os documentos digitais como para os documentos não digitais: Art. 2º Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável independente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004). O artigo terceiro prevê requisitos para a gestão arquivística de documentos digitais, de acordo com as orientações do CONARQ: Art. 3º - A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004).

42 40 Além de estabelecer diretrizes gerais para a gestão de documentos arquivísticos digitais, desenvolveu o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-arq Brasil. O e-arq Brasil é: Uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir a confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-arq Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 9). O e-arq Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. Ele estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado: especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de documentos arquivísticos. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 10). O SIGAD é: um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 10).

43 41 4 ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DO REGISTRO MÉDICO DE PESSOA FÍSICA DO CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO (CREMERJ) Neste capítulo apresentaremos a análise do sistema usado pelo CREMERJ. Será abordado um breve histórico seu arquivo e o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos. Pretende-se realizar uma análise comparativa com o fim de verificar se os requisitos para sistemas informatizados de gerenciamento utilizado pelo CREMERJ estão de acordo com as orientações do CONARQ e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, estabelecidos pelo Modelo de Requisitos para sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil. O Sistema do CREMERJ gerencia as pastas, os processos de registros dos médicos do Estado do Rio de Janeiro, entre todos os documentos que fazem parte de sua vida profissional. O conteúdo do dossiê profissional do médico está em sua maioria em papel, existindo outros documentos que já nascem digitais, conforme normas administrativas dos Conselhos Regionais e Federal de Medicina. As principais funções da pasta eletrônica são: Acesso: facilitar o acesso às pastas de registro dos médicos; Estatística: esse sistema permite reduzir o impacto no arquivamento e desarquivamento das pastas, média de consulta por dia de 500 pastas, resultando em algo próximo a 12 mil consultas mês, ou seja, 12 mil desarquivamentos e 12 mil arquivamentos, resultando em algo próximo a 24 mil ações; e

44 42 Recursos Humanos: sensível alteração no quadro de pessoal do arquivo técnico de registro médico, antes deste projeto eram utilizados para atender essa demanda 1 arquivista e 5 estagiários de arquivologia. Após a implantação desse sistema o quadro atual é de apenas um funcionário responsável pelo arquivamento de alguns documentos. O arquivista, anteriormente, responsável por essa área foi deslocado para outra técnica. 4.1 CREMERJ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO Apresentaremos um breve histórico do CREMERJ, seu arquivo e o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos. Realizaremos uma análise comparativa com a intenção de conferir se os requisitos para sistemas informatizados do sistema de gerenciamento utilizado pelo Conselho estão de acordo com as orientações da publicação do CONARQ e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos indicados como Modelos de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e- ARQ Brasil. O Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro (CREMERJ) 8 é uma autarquia federal, criada pela Lei nº 3.268/1957, com o objetivo de promover o perfeito desempenho ético e moral da medicina e o prestígio dos que a exerçam legalmente. O CREMERJ é responsável por habilitar o médico a exercer seu trabalho e fiscalizar o cumprimento da legislação pertinente à sua profissão. É o único órgão com autonomia para expedir a carteira profissional médica, além de orientar, disciplinar e julgar eticamente os médicos. Também é uma instituição auxiliar do Estado que, por delegação deste, lhe outorga competência para supervisionar a ética profissional e normatizar o exercício da profissão. Formado por 42 conselheiros, o CREMERJ mantém, em plena atividade, 47 Câmaras Técnicas, 7 Comissões e 13 Grupos de Trabalho, que englobam as mais variadas especialidades médicas e questões relevantes à área médica. 8 Disponível em: < Acesso em: 23 fev

45 43 A sede do CREMERJ está localizada na Praia de Botafogo, nº Botafogo - Rio de Janeiro. Há ainda sete subsedes distribuídas pela capital e 19 seccionais, por todo o Estado. 4.2 SISTEMA INFORMATIZADO DO CREMERJ: FUNCIONALIDADES E REQUISITOS Analisaremos no Sistema do CREMERJ somente as funcionalidades referentes às pastas dos médicos, que são elaboradas em papel. A captura dos documentos em papel para o Sistema CREMERJ é feita por meio da digitalização, sendo que a cópia em formato digital é convertida para o formato TIFF (Tagged Image File Format) padrão 4 e armazenada em um sistema de backup, padronizado pelo sistema de Tecnologia da informação. O original em papel, depois de digitalizado, é arquivado e transferido para o arquivo geral. Para identificar o arquivo digital é utilizado o CRM do médico, onde é alimentado o sistema do CREMERJ. Por ser um sistema apenas de consulta não é previsto o uso da Tabela de Temporalidade para estes documentos, neste caso, os documentos de registro de médico são atribuídos a ele valor permanente, por serem documentos relativos atividade-fim da instituição. A fim de ilustrar o sistema de consulta do Setor de Registro Médico Pessoa Física: FIGURA 1: RMPF dados do cadastro do médico

46 44 FIGURA 2: Ficha cadastral preenchida FIGURA 3: Busca dos documentos digitalizados por assunto