GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: UMA ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO SIGA-DOC

Transcrição

1 UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE UFF INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL- IACS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: UMA ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO SIGA-DOC CAMILLA FERNANDES DE AQUINO Niterói 2014

2 CAMILLA FERNANDES DE AQUINO GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: UMA ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO SIGA-DOC Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial de avaliação para a obtenção do Título de Bacharel em Arquivologia. Orientadora: Prof. M.Sc. MARGARTEH DA SILVA Niterói - RJ 2014

3 A657 Aquino, Camilla Fernandes de Gestão de documentos arquivísticos digitais: uma análise do sistema informatizado SIGA-DOC / Camilla Fernandes de Aquino.- Niterói: [s.n.], f. Trabalho de Conclusão de Curso (graduação em Arquivologia) - Universidade Federal Fluminense, Orientadora: Margareth da Silva 1. Gestão de documentos. 2. Documento arquivístico digital. 3. E-Arq Brasil. 4. SIGAD. 5. SIGA-DOC. I. Silva, Margareth da. II. Título. CDD

4 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: UMA ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO SIGA-DOC Por CAMILLA FERNANDES DE AQUINO Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial de avaliação para a obtenção do Título de Bacharel em Arquivologia. APROVADO EM: / /. BANCA EXAMINADORA Prof. M.Sc. Margareth Silva Orientadora - UFF Prof. Dr a. Ana Célia Rodrigues - UFF Prof. Dr. Vitor Manoel Marques da Fonseca - UFF

5 Dedico este trabalho ao Curso dе Arquivologia dа UFF, е às amizades que fiz nesses espaços, ао longo desses anos, pois, foram а melhor experiência dа minha formação acadêmica.

6 AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus por estar sempre ao meu lado... A minha mãe (in memoriam), pois através da eternidade estaremos unidas pelo amor e benção de Deus. A minha imã, Liz, por ter me apoiado, incentivado e pela calma que teve comigo durante a trajetória desta graduação. Nos momentos de sucesso, isso pode parecer irrelevante, mas nas ocasiões de fracasso, oferecem um consolo e uma segurança que não se encontram em qualquer outro lugar. (Bertrand Russell). Ao meu namorado, Francisco, pelo amor, paciência e compreensão durante todo o período da elaboração deste trabalho e por ter contribuído com as impressões dos exemplares deste TCC. A minha orientadora, Margareth da Silva, pela dedicação, pelo suporte, pelos esclarecimentos, pelas suas correções e incentivos. Aos estimados professores da banca examinadora, por terem concordado em avaliar este trabalho. Quem caminha sozinho pode até chegar mais rápido, mas aquele que vai acompanhado de amigos, com certeza chegará mais longe. (Autor desconhecido). Assim, agradeço a todos os meus colegas da Arquivologia, supervisores de estágio e tantos outros profissionais que me acompanharam nesta jornada, durante a graduação na UFF. Em especial a dois amigos que fiz na UFF: à grande amiga Margareth Ribeiro e o grande amigo Diego Alves, pois com vocês compartilhei aflições, alegrias, felicidades e tantas outras coisas que uma amizade faz. Por estarem envolvidos com o curso, só vocês compreendem determinadas atitudes como o meu o sumiço, a falta de tempo, o cansaço, a necessidade de isolamento que a escrita exige para se atingir o objetivo. Valeu por você existir, amigo! E a todos os professores, mestres e doutores da UFF, pelo empenho, profissionalismo e competência mostrado no decorrer das aulas e que, certamente, somaram para o meu engrandecimento profissional.

7 "Uma longa caminhada começa com o primeiro passo." LAO-TSÉ

8 RESUMO A gestão de documentos arquivísticos digitais tem sido tema de vários estudos acadêmicos. Entretanto, nota-se, que há poucos estudos referentes à avaliação dos sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos SIGAD. Tendo constatado tal fato, o objetivo geral deste estudo é avaliar o SIGA-DOC utilizado pela Justiça Federal do Rio de Janeiro. Tem como objetivos específicos: verificar se o SIGA-DOC segue os requisitos do e-arq Brasil, diferenciar um SIGAD de um GED e mostrar como a gestão de documentos pode ser feita utilizando um SIGAD. O referencial teórico construído apresenta os conceitos que referentes a documentos e informação, documentos arquivísticos, documentos arquivísticos digitais e gestão de documentos. Os resultados revelam que boa parte dos requisitos do e-arq Brasil são contemplados pelo SIGA-DOC e que a gestão de documentos no âmbito da Justiça Federal do Rio de Janeiro vem obtendo bons resultados com o uso do SIGA-DOC. Verifica-se ainda que os benefícios da informatização para a instituição estudada vão desde melhoria do espaço físico do ambiente de trabalho da instituição até a agilização das rotinas de trabalho. Palavras-chave: Gestão de documentos. Documento arquivístico digital. e-arq Brasil. SIGAD. SIGA-DOC.

9 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Acesso ao SIGA-DOC Figura 2 Controle de pessoas autorizadas a utilizar o serviço do SIGA-DOC Figura 3 Quadros de expedientes, tarefas e processos administrativos do SIGA-DOC Figura 4 Instrumento de gestão de documentos da JFRJ Figura 5 Codificação Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade...53 Figura 6 Formulário de criação do documento...54 Figura 7 Classificação documental e Temporalidade Figura 8 Documento fina classificado Figura 9 - Opções de procedimentos de Despacho/Transferência de documentos no SIGA-DOC. 57 Figura 10 - Arquivamento em lote no SIGA-DOC Figura 11 Pesquisa de documentos no SIGA-DOC....58

10 LISTA DE QUADROS QUADRO 1 - SISTEMATIZAÇÃO DOS CONCEITOS DE INFORMAÇÃO PELA CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO (CI) E ARQUIVOLOGIA (ARQ)...20 QUADRO 2 SISTEMATIZAÇÃO DOS CONCEITOS DE DOCUMENTO PELA CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO (CI) E ARQUIVOLOGIA (ARQ)...22 QUADRO 3 REQUISITOS ARQUIVÍSTICOS QUE CARACTERIZAM UM SIGAD...46 QUADRO 4 FLUXO DE CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS...52

11 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ARQUIVOLOGIA: DELIMITAÇÃO DA ÁREA DE CONHECIMENTO INFORMAÇÃO E DOCUMENTO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO DIGITAL DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: BREVE HISTÓRICO A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL e -ARQ BRASIL: A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS SIGAD E GED: DIFERENCIAÇÕES ESSENCIAIS O SIGA-DOC A ANÁLISE DO SIGA-DOC CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS... 67

12 1 INTRODUÇÃO O conceito de gestão de documentos desenvolveu-se nos Estados Unidos, durante o século XX, no âmbito das empresas privadas e ganhou espaço no cenário governamental deste país no período do pós-guerra, pois as atividades do governo nessa época geraram e acumularam um grande volume de documentos. Inicialmente, a gestão de documentos preocupava-se em administrar os documentos considerados essenciais ao funcionamento das empresas e que não poderiam ser perdidos, pois acarretariam prejuízos às instituições. Com o passar do tempo, a consolidação dos conceitos arquivísticos evidenciou as inquietações com a preservação dos documentos históricos e a gestão de documentos passou a preocupar-se com a racionalidade administrativa imposta pelas teorias da administração científica do mesmo período. O objetivo da gestão de documentos, no momento de seu desenvolvimento, consistia em aprimorar o controle sobre o processo produtivo para garantir o aumento da produtividade, com a diminuição dos custos e assim garantir o aumento da lucratividade. Dessa forma, a gestão de documentos interagiu com a administração, pois abrangeu questões de planejamento, controle e racionalização dos processos administrativos e produtivos das instituições. No Brasil, a Lei 8159 de 1991, definiu a gestão de documentos como uma série de procedimentos e operações destinadas a gerenciar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em todas as suas fases. Contudo, as mudanças tecnológicas do século XXI implicaram em mudanças nos formatos e nos fluxos de produção documental das instituições. A realidade atual é a crescente produção de documentos digitais e a preocupação das instituições em gerenciar este material sem descuidar da gestão dos documentos em formato convencional. Busca-se manter organizados os documentos seja qual for o seu suporte, formato, gênero, espécie, tipo ou data dos documentos, para garantir que eles possam estar disponíveis e acessíveis no momento exato quando solicitado por um interessado e com o menor custo possível. Nesse sentido, a arquivologia vem desenvolvendo diversos estudos com o intuito de propor soluções para lidar com os desafios de produzir, manter, preservar e dar acesso aos documentos arquivísticos seja qual for o suporte ou formato. No cenário internacional, por exemplo, os estudos do Projeto InterPares tem colaborado para a compreensão e difusão sobre os aspectos conceituais de documento arquivístico digital e as práticas de gestão desses documentos. Como forma de contribuir para o avanço sobre o tema da gestão de documentos arquivísticos digitais, e percebendo a pouca literatura conceitual consistente sobre este tema em 12

13 nível nacional, faz-se oportuno aprofundar determinados aspectos que envolvem o tema gestão de documentos arquivísticos digitais e também a aplicabilidade da gestão destes documentos no âmbito das instituições. É fato que grande parte dos exemplos dos estudos sobre o tema tratam de analisar alguns sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos GED. No entanto, existem diferenças entre o GED e o sistema informatizados de gestão arquivística de documentos SIGAD. Este último contempla aspectos sobre o controle do ciclo de vida dos documentos e outros conceitos arquivísticos, enquanto o GED não se ocupa das questões conceituais arquivísticas. O e-arq Brasil, por exemplo, é uma publicação do CONARQ que contém os requisitos necessários para a aquisição e elaboração de um SIGAD. A divulgação deste material é fundamental para a melhoria das práticas arquivísticas e também do processo de criação e gerenciamento documental das instituições. O presente estudo é, portanto, de grande relevância para a área e para quem se interessar pelas questões do tema apresentado, pois mostra a parte conceitual e prática que envolve a gestão de documentos arquivísticos digitais. A parte conceitual deste estudo baseia-se na realização de uma pesquisa exploratória em fontes bibliográficas das áreas de Arquivologia, Ciência da Informação, e de trabalhos específicos sobre gestão de documentos arquivísticos digitais. A parte prática é baseada na análise do SIGA-DOC, que é um SIGAD desenvolvido pela Justiça Federal do Rio de Janeiro para ser utilizado no processo da gestão dos documentos arquivísticos digitais e convencionais. Como forma de sistematizar as questões a serem abordadas, optou-se por destinar dois capítulos deste estudo aos marcos conceituais e o último capítulo ficou reservado a avaliação do SIGA-DOC. Assim, o capítulo 2 aborda a delimitação da arquivologia e os conceitos relacionados como informação e documento, documento arquivístico, documento eletrônico e documento digital, e documento arquivístico digital. O capítulo 3 refere-se aos conceitos de gestão de documentos, expõe um breve histórico sobre a gestão de documentos, definindo os seus principais conceitos, contemplando também a gestão de documentos no Brasil, e o modelo de requisitos e- Arq Brasil para a gestão arquivística de documentos digitais, além de diferenciar o SIGAD de um GED. O capítulo 4 foi dedicado à apresentação do SIGA-DOC e a avaliação sobre a aderência deste sistema ao e-arq Brasil. 13

14 2 ARQUIVOLOGIA: DELIMITAÇÃO DA ÁREA DE CONHECIMENTO. Considera-se que o conhecimento é, atualmente, um dos principais recursos estratégicos das instituições no mundo, logo, para potencializar esse recurso, torna-se necessário estruturar a organização da informação, assim como proporcionar métodos eficazes de armazenamento e disseminação da informação. Nesse sentido, a Arquivologia ganha importância, pois é uma disciplina que tem por objetivo o conhecimento dos arquivos, dos princípios e técnicas que podem ser aplicados para sua constituição e organização, desenvolvimento e utilização dos documentos enquanto conjuntos orgânicos e é fonte primordial de conhecimento. A Arquivologia é definida no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística DIBRATE (2005 p. 29) como: disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. O Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas Brasileiros (1990, p. 5) apresenta o termo Arquivística como sinônimo de Arquivologia e define da seguinte forma: disciplina - também conhecida como Arquivologia - que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. Com base nessas definições, pode-se aferir, portanto, que a Arquivologia é uma ciência teórica e com aplicação prática, refletida na organização dos arquivos das diversas instituições que produzem documentos de arquivo e preocupam-se em preservá-los como forma de manter o registro de suas atividades e da produção do seu conhecimento. A partir da breve delimitação sobre a Arquivologia, serão apresentados, nesta primeira parte teórica, os conceitos que irão nortear o tema deste trabalho. São eles: arquivo, informação e documento, documento arquivístico, documento digital e documento eletrônico, e por último documento arquivístico digital. O interesse em buscar a conceituação desses termos é pela importância que eles representam no trabalho do arquivista que tem que buscar formas de aplicar os métodos arquivísticos para gerenciar os documentos digitais, cada vez mais utilizados no processo de produção das atividades administrativas das instituições públicas e privadas e dos arquivos de caráter pessoal. 14

15 2.1 ARQUIVOS: CONCEITOS Conceituar o termo arquivo, utilizado na Arquivologia, faz-se necessário para desenvolver o presente estudo. Não há uma conceituação única de arquivo que seja definida, as que existem se complementam e colaboram para o entendimento deste conceito. Contudo, faz-se uma distinção sobre o arquivo entendido como conjunto de documentos e arquivo compreendido como instituição, lugar de guarda dos documentos. O termo arquivo, entendido como conjunto de documentos consta em diversas definições de autores e dicionários especializados da área. O clássico manual publicado pela Associação dos Arquivistas Holandeses (1973, p. 13) fornece em seu capítulo 1 A Origem e Composição dos Arquivos a definição sobre o termo arquivo: [...] o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. Observa-se a partir desta definição que o arquivo é um conjunto de documentos registrado sobre quaisquer suportes, porém aponta que tais documentos devem possuir um caráter oficial para serem considerados documentos de arquivos. Outro aspecto importante na definição de arquivo do Manual da Associação dos Arquivistas Holandeses (1973, p. 18) é a noção da organicidade que está contida no conceito do arquivo, um todo orgânico, um organismo vivo que cresce se forma e sofre transformações segundo regras fixas. Se se modificam as funções da entidade, modifica-se, concomitantemente, a natureza do arquivo. Jenkinson (1922, p. 11) traz a seguinte definição de arquivo: [...] First we have defined a document as covering for our purpose manuscript, type-script, and printed matter, with any other material evidence which forms part of it or is annexed to it. A document which was drawn up or used in the course of administrative or executive transaction (whether public or private) of which itself formed a part and subsequently preserved in their own custody for their own information by the person or persons responsible for that transaction and their legitimate successors. A questão da custódia tem relevância nas considerações de Jenkinson (1922, p. 11), pois segundo este autor, os documentos só podem ser considerados arquivos a partir do conhecimento de por onde o documento circulou e quem foram os seus responsáveis. 15

16 A definição de arquivo de Casanova, (1928 apud Schellenberg, 2006, p. 37), diz que arquivo é [...] a acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, e pela referida instituição ou pessoa. A ideia de arquivo como acumulação ordenada de documentos representa a importância para as instituições ou pessoas de se guardar os documentos de forma organizada, para que seja possível cumprir ou provar algum requisito legal ou de outra ordem quando assim for preciso. Schellenberg (2006, p. 41) compreende que os arquivos podem ser definidos como: Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. A partir desta definição de arquivo, Schellenberg (2006, p. 41) apresenta duas características que o arquivo deve possuir: [...] para serem arquivos, os documentos devem ter sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado objetivo e possuir valor para fins outros que não aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados. O valor de que trata Schellenberg (2006, p. 41), refere-se ao que ele denominou de valor primário e valor secundário. Ou seja, para Schellenberg (2006, p. 41), os documentos de arquivo devem ter um valor além daquele primeiro, que deu origem à existência do documento. Para ser preservado, o documento deve possuir o valor secundário, uma razão cultural ou legal/oficial. Com base nesses valores se fará a destinação dos documentos que serão guardados permanentemente e os poderão ser descartados. Duchein (1986, p. 17) define arquivos como [...] o conjunto de documentos de qualquer natureza, reunidos orgânica e automaticamente por um corpo administrativo, uma pessoa física ou jurídica, em razão de suas funções ou de sua atividade. Este aspecto orgânico dos arquivos, considerado por Duchein (1986, p. 17), é essencial, pois ele espelha a estrutura, funções e atividades do produtor do arquivo e suas relações internas e externas. Indolfo (1995, p. 13) diz que arquivo é o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgão públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação. Observa-se que a autora utiliza o termo informação, na definição do conceito de arquivo, com o sentido de mensagem registrada, inscrita, mantida em qualquer suporte. 16

17 No Brasil, a lei 8.159/ que trata sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delimita o arquivo também como um conjunto de documentos : Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (BRASIL, 1991). Já os dicionários e glossários da área da Arquivologia englobam em suas definições sobre arquivo a noção de conjunto de documentos e compreendem também o lugar físico de guarda desses documentos. O conceito de arquivo apresentado pelo DIBRATE (2005, p. 27) mostra essas possibilidades de significados, cuja aplicação dependerá do foco que se esteja tratando, as definições são as seguintes: 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo. 2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso (1) a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos (2). 4 Móvel destinado à guarda de documentos. Pelo glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos CTDE 2, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ o termo arquivo é: 1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documento arquivístico. p. 38) tem-se: Os arquivos são definidos também como instituição, e nas palavras de Bellotto (2006, Que o arquivo é o órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração (...). 1 Disponível em: < Acesso em: 22 ago Disponível em: Acesso em: 27 ago

18 Heredia Herrera (2007, p. 30 apud Rondinelli, 2013, p. 212) apresenta uma distinção para a aplicação do termo arquivo, de acordo esta autora o termo pode ser aplicado para três formas distintas: 1) Arquivo: a instituição que conserva, trata e disponibiliza os documentos de arquivo que guarda; 2) arquivo: conteúdo documental do Arquivo, identificado com todos os documentos ali conservados, seja um só fundo [...] ou vários e, eventualmente, uma ou várias coleções; 3) fundo documental: conjunto orgânico de documentos procedentes de uma instituição, coletiva ou individual, que é testemunho ou prova de sua respectiva gestão. A três diferenciações se evidenciariam através da escrita com a letra maiúscula Arquivo, e o uso do termo arquivo escrito com letra minúscula, além de sugerir o uso de arquivo para englobar todo o material que a instituição mantém arquivada, incluindo coleções. É notório que existam enfoques diferentes em relação ao conceito de arquivo, tanto de um país para outro quanto de uma linha de pensamento para outra. Nesse sentido, Schellenberg (2006, p. 40) orienta que a definição deste termo deverá considerar a realidade vivenciada por cada país de forma a dar um suporte eficaz ao trabalho a ser desenvolvido pelos arquivistas. 2.2 INFORMAÇÃO E DOCUMENTO Na contemporaneidade, o termo informação é constantemente associado às tecnologias digitais, principalmente através dos sistemas e das redes computacionais que dinamizam, aceleram os fluxos e encurtam as distâncias. Sobre o aspecto da característica digital que a informação possui, Rondinelli (2013, p. 55) reconhece este aspecto digital sobre a informação e a modificação nas relações sociais constatando que, De fato, a natureza digital da informação, além de modificar as relações pessoais e institucionais, altera a si mesma à medida que lhe confere novo status: a onipresença superdimensional e traduzida na expressão em tempo real [...] a questão aqui é quanto à capacidade ilimitada do conceito informação abrigar tudo que é gerado pela tecnologia digital. Além disso, o conceito de informação é utilizado no contexto de quase todas as ciências, por isso, faz-se necessário incluir neste estudo as definições sobre o termo informação, porém com o recorte no âmbito da Ciência da Informação e da Arquivologia. Neste intuito, optouse por utilizar um quadro sistematizado por Rondinelli (2013, p. 100) que contém, de forma 18

19 bastante didática e esclarecedora, os diferentes conceitos a respeito do termo informação abordados por autores da área de Ciência da Informação e da área da Arquivologia, (ver quadro 1). A análise dos diferentes conceitos sistematizados permite que se constate que o conceito de informação contempla discussões de longa data e ainda é muito debatida dentro da área da Ciência da Informação e da Arquivologia. Conforme as definições apresentadas no quadro 1, nota-se diferenças de pontos de vistas, especialmente sobre aquela que define a informação como conteúdo do documento e a outra que define informação como mensagem a ser transmitida no tempo e espaço. A questão que envolve a informação ser transmitida no tempo e no espaço refere-se aos recursos das tecnologias digitais. E por essa linha de raciocínio que o Glossário do Projeto InterPARES 3 (2012) 3 define a informação como conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado. Outro ponto a considerar, no quadro 1, é o da materialidade da informação com a funcionalidade de um conteúdo fixado a um suporte para registrar e comunicar a informação. Rondinelli (2013, p. 25) explica que em geral, tais registros são entendidos como documentos, ou mais, recentemente, como informação. Ou seja, o documento é considerado uma fonte de informação. Segundo Indolfo (1995, p.11): documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Para Belloto (2006, p. 37), o significado do termo documento é muito amplo: Partamos do elemento comum e primeiro: o documento. Segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico, ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana. 3 Disponível em: > Acesso em: 27 ago

20 QUADRO 1 - SISTEMATIZAÇÃO DOS CONCEITOS DE INFORMAÇÃO PELA CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO (CI) E ARQUIVOLOGIA (ARQ). AUTORES ÁREA ANO INFORMAÇÃO Shannon CI 1948 Visão mecanicista de informação; informação mero sentido de transmissão de sinais e, portanto, igualada à mensagem. Weaver CI 1949 Visão da informação a partir de um contexto semântico. Zeman CI 1970 "A classificação de alguma coisa" Wersing e Informação envolve relações entre estruturas (matéria, CI 1975 Neveling mente humana e sinais). Belkin e Robertson CI 1976 "Estrutura de qualquer texto* capaz de mudar a imagem de estrutura de um receptor" *Sinais estruturados McGarry CI 1980 Aquilo que altera "o mapa cognitivo ou mental do indivíduo". Brooks CI 1980 Parte da estrutura do conhecimento Ferradane CI 1980 "Um representante físico* do conhecimento". *Linguagem Meadow e Yuan CI 1997 "Um estímulo que expande ou corrige a visão de mundo* do informado". *Percepção sobre o ambiente físico ou social. Rendón Rojas CI 2004 Ente ideal objetivado (documento) Pinheiro CI 2007 "Fenômeno gerado a partir do conhecimento" que uma vez analisando e interpretado gera novo conhecimento. Barreto CI 2009 "Conjunto de dados capazes de gerar conhecimento" Capurro CI 2007 Escolha do significado de uma mensagem. Camargo ARQ 1994 Informação é "todo e qualquer elemento referencial contido num documento". Duranti ARQ 2002 "Um conjunto de dados a serem comunicados no tempo e no espaço". Livelton ARQ 1996 "Inteligência dada", ou seja, uma mensagem dotada de sentido que seja comunicada. Rodríguez Bravo ARQ 2002 Informação = documento CONVERGÊNCIAS (à exceção de Shennon). Materialidade (conteúdo fixado num suporte). Funcionalidade (ensino, aprendizagem, registro e comunicação da informação, testemunho de fatos e ações). Fonte: RONDINELLI, 2013, p Interessante evidenciar como os glossários e dicionários especializados definem documento. O DIBRATE (2005, p. 73) define o documento como unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. 20

21 O International Council on Archives ICA através do Multilingual Archival Terminology 4 conceitua documento: 5 document: Recorded information regardless of medium or characteristics. O Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas Brasileiros (1996, p. 28) define documento como unidade constituída pela informação e seu suporte. O documento é um meio pelo qual se pode comprovar a existência de um fato, seja público ou privado, ou seja, a partir dele podem-se fazer o registro das informações seja qual for o suporte, assim Heredia Herrera, (1991, p. 121 apud Rondinelli, 2013, p. 46), trazem exemplos de documentos: Documento, em um sentido muito amplo e genérico, é todo registro de informação independentemente de seu suporte físico. Abarca tudo o que pode transmitir o conhecimento humano: livros, revistas, fotografias, filmes, microfilmes, [...] mapas, [...] fitas gravadas, discos, partituras, [...] selos, medalhas, quadros [...] e, de maneira geral, tudo que tenha um caráter representativo nas três dimensões e que esteja submetido à intervenção de uma inteligência ordenadora. As ações humanas e suas evidências podem ser encontradas, ao longo do tempo, em documentos, e sobre isto Heredia Herrerra (1991 apud Rondinelli, 2013, p. 47) aponta que o documento: é um objeto que conserva o vestígio da atividade humana; que serve para dar notícia de um fato, ficando essa notícia fixada no objeto. Apresenta-se, portanto, como um suporte material (pedra, pergaminho, papel, fita magnética, disco) em que um meio (escritura ou pintura) fixa o conteúdo, a notícia (informação). A respeito do termo documento Rondinelli (2013, p. 54) elaborou uma revisão teórica com base em de diversos autores tanto da área de Ciência da Informação quanto da área da Arquivologia, assim expõe-se no quadro 2 a sistematização elaborada pela a autora, (ver quadro 2). Através da sistematização apresentada no quadro 2, nota-se que as definições elaboradas pelos autores da área da Arquivologia são firmes ao encarar o documento como um testemunho das ações ou registros humanos. O conceito está impregnado por traços de características dos documentos arquivísticos que será tratado no próximo item deste trabalho. 4 Disponível em: < Acesso em: 27 ago

22 QUADRO 2 SISTEMATIZAÇÃO DOS CONCEITOS DE DOCUMENTO PELA CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO (CI) E ARQUIVOLOGIA (ARQ). AUTORES ÁREA ANO DOCUMENTO Otlet CI 1934 Briet CI 1951 Buckland CI 1991 Redón Rojas CI 1999 Cortés Alonso ARQ 1989 Heredia Herrera ARQ 1991 "As coisas materiais em si (objetos) podem ser consideradas documentos quando se colocam como elementos de estudo ou provas de uma demonstração". "Todo índice concreto ou simbólico, conservado ou registrado com a finalidade de representar, reconstruir ou demonstrar um fenômeno físico ou intelectual". Informação como coisa: livros, textos, fotografias, edifícios, pessoas, eventos apontam para alguma informação, logo constituem evidência física, documento, ou seja, "coisa a partir da qual se pode aprender". Objetivação do pensamento. Serve de orientação ao projeto social humano. Só é documento quando tratado como tal, isto é, quando submetido a certas estruturas pelo cientista da informação. "Testemunho da atividade do homem fixado num suporte" "Testemunho da atividade do homem fixado num suporte perdurável que contém informação". Martín Campillos Pozuelo ARQ 1996 Ferramenta indispensável para transmitir conhecimentos, ideias e dar testemunho dos fatos". Rodríguez Bravo ARQ 2002 "Suporte portador de uma mensagem emitida com intenção comunicativa e potencialmente informativa para o receptor". Duranti ARQ 1998 "Evidência produzida num suporte" Duranti ARQ 2002 "Informação registrada" CONVERGÊNCIAS: Materialidade (conteúdo fixado num suporte). Funcionalidade (ensino, aprendizagem, registro e comunicação da informação, testemunho de fatos e ações). Fonte: RONDINELLI, 2013, p

23 2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO Apresentam-se as definições de documento arquivístico e suas características na tentativa de estabelecer uma base para a compreensão deste conceito. Alguns autores referem-se a documentos de arquivo, porém o sentido é o mesmo de documento arquivístico. O clássico Schellenberg (2006, p. 41) constata o seguinte sobre documento de arquivo: [...] para serem arquivos, os documentos devem ter sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado objetivo e possuir valor para fins outros que não aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados. Apreende-se das palavras de Schellenberg (2006, p. 41) que os documentos aqruivísticos são gerados no curso de alguma atividade da instituição, com vistas a atender algum objetivo específico, e que os documentos poderão ser guardados para usos futuros dependendo do valor atribuído a eles. Duchein (1986, p. 17) procura esclarecer que o documento arquivístico, ao contrário de um objeto de coleção ou de um dossiê constituído por peças heterogêneas de proveniência diversas não tem razão de ser, isoladamente. Sua existência só se justifica na medida em que pertença a um conjunto. Fica expresso para Duchein que é necessário existir alguma ligação entre os documentos. Por exemplo, para que um processo judicial x possa ser efetuado, uma série de documentos deverá compor o processo x servindo, assim, como prova de alguma ação. Bellotto (2007, p. 37) compreende que os documentos de arquivo são: [...] os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais administrativos e legais. Tratam, sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte. Percebe-se que a autora contempla a produção documental dos arquivos pessoais além da produção documental dos arquivos institucionais e destaca também a questão da organicidade dos documentos, quando diz que deve haver uma relação entre os documentos arquivísticos. Jardim e Fonseca (1998, p. 374) apresentam a seguinte definição para documentos arquivísticos: 23

24 Os documentos arquivísticos são, simultaneamente, instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais. Como tais constituem fontes primordiais de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a essas atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação. Além de assegurarem que os documentos arquivísticos são subprodutos das atividades das instituições ou pessoas, Jardim e Fonseca (1998, p. 374), remetem ao caráter informacional e com valor de prova que o documento arquivístico possui. Duranti (2005, p. 7) usa a definição tradicional a respeito de documento arquivístico e define que [...] documento arquivístico é qualquer documento (criado produzido ou recebido e retido para ação ou referência) por uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa atividade. Nesse mesmo sentido, a definição do glossário da CTDE 5 indica que o documento arquivístico é o documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. O documento é criado com uma finalidade útil e para atender às necessidades específicas de uma instituição ou pessoa. Duranti (1998, p.6 apud Rondinelli, 2005, p. 47), expõe que o documento arquivístico é fonte de prova, e não a prova em si. Assim, a autora deixa claro que o documento arquivístico registra uma ação e por isso pode servir como prova dessa ação. Os documentos arquivísticos possuem duas capacidades que são, nas palavras de Duranti (1994, p. 50) 1) que os registros documentais atestam ações e transações, e 2) que sua veracidade depene das circunstâncias de sua criação e preservação. De acordo com Duranti (1994, p ) para atingir as duas capacidades mencionadas acima existem cinco características que devem estar presentes no documento arquivístico para que possam ser dignos de confiança : imparcialidade, autenticidade, naturalidade, interrelacionamento, e unicidade. Faz-se oportuno analisar cada uma dessas características para compreender a dimensão que o documento arquivístico possui e a responsabilidade do arquivista em manter preservadas tais propriedades dos documentos arquivísticos. A primeira característica dos registros documentais é a imparcialidade. Os registros são inerentemente verdadeiros, ou, como diz o arquivista britânico Hilary Jenkinson, "livres da 5 Disponível em: < Acesso em: 27 ago

25 suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje". Isso não quer dizer que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de preconceitos, mas que as razões por que eles são produzidos (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram que não são escritos "na intenção ou para a informação da posteridade", nem com a expectativa de serem expostos ou com o receio do olhar do público. Assim, os documentos fornecem provas originais porque constituem uma parte real do cor pus dos fatos, do caso". Porque trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem, eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns interesses não gostariam de ver revelados. Proteger os documentos contra a manipulação ilegítima ou a destruição é portanto o primeiro dever dos arquivistas. Deve-se ressaltar que imparcialidade não significa que os leitores dos documentos devam crer que eles reproduzem os fatos e atos dos quais são parte e parcela: o contexto mais amplo da atividade geradora dos documentos e o ambiente cultural no qual seus intérpretes vivem são fatores essenciais para a compreensão da verdade que pode ser extraída dos documentos. (Duranti, 1994, p ) Os documentos arquivísticos são imparciais, portanto, pois eles retratam o que de fato o correu. Servem de prova. A autora salienta que se deve observar o contexto que gerou o documento para que não sejam tiradas conclusões às cegas sobre um fato, pois sem a observação do contexto corre-se o risco de compreender erroneamente determinado fato. A próxima característica dos documentos arquivísticos corresponde à autenticidade: A segunda característica dos registros documentais é a autenticidade. A autenticidade está vinculada ao continuum da criação, manutenção e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação, e "são definitivamente separados para preservação, tacitamente julgados dignos de serem conservados" por seu criador ou legítimo sucessor como "testemunhos escritos de suas atividades no passado". Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Alguns documentos resultantes de uma atividade prática desviam-se desse padrão legítimo de procedimentos contínuos de preservação. Eles ainda assim são autênticos no que diz respeito a seu criador, e pode-se atribuir-lhes valor como documentos evocativos do passado, mas sua fidedignidade como prova documental fica prejudicada, e eles serão sempre suspeitos em comparação com aqueles documentos mantidos sob um controle legítimo e contínuo. (Duranti, 1994, p. 51). A questão da comprovação de uma linha de custódia identificável dos documentos arquivísticos, desde o processo de sua criação até a destinação final é essencial para atestar a autenticidade. Sem esse controle fica inconsistente o peso de prova do documento arquivístico. A terceira característica dos documentos arquivísticos é a naturalidade: [..] Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são "coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração". O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada. (Duranti, 1994, p.51) 25

26 As rotinas e atividades das instituições produzem cotidianamente documentos, é esse aspecto natural de produção documental que se refere essa característica. A quarta característica do documento arquivístico é o inter-relacionamento: [...] Esse inter-relacionamento é devido ao fato de que os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado "com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) seu significado depende dessas relações". As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único documento não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. Em outras palavras, os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade. Na verdade, os registros documentais são um conjunto indivisível de relações intelectuais permanentes tanto quanto de documentos. (Duranti, 1994, p.51) O elo é a palavra chave dessa característica de inter-relacionamento. A partir da ligação dos documentos, das necessidades de interagirem com outros documentos para atingirem um objetivo é que se tem essa característica do documento arquivístico. Essa interação e a formação do elo podem ser entendidas como um relacionamento orgânico, ou seja, os documentos vão estabelecer relações orgânicas, no decorrer das transações e de acordo com suas necessidades. A quinta característica refere-se à unicidade: A quinta e última característica é a unicidade. A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único, e - como foi enfatizado acima - um registro consiste em um documento e suas relações com seu contexto administrativo e documental: uma duplicata de um registro só existe quando ambos os elementos são perfeitamente idênticos, isto é, quando múltiplas cópias de um mesmo documento são incluídas em um mesmo lugar dentro de um mesmo grupo (e somente um criador de registro descuidado poderia fazer tal coisa!). (Duranti, 1994, p.51-52). De unicidade, fica evidente que cada documento arquivístico é único dentro do conjunto documental, ou seja, dentro do todo orgânico ele ocupa um lugar específico e indissolúvel. Visto isto, constata-se que os documentos arquivísticos formam conjuntos orgânicos que representam as atividades desenvolvidas por instituições de caráter público ou privadas, podem ser também de caráter pessoal quando se referem aos arquivos pessoais. Os documentos 26

27 arquivísticos são a expressão das ações dos seus produtores no exercício de suas funções. Por último, um documento passa a ser arquivístico considerando-se sua origem ou função e não o seu formato ou suporte. 2.4 DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO DIGITAL São apresentados os conceitos de documento eletrônico e documento digital, com o objetivo de esclarecer a utilização destes termos no presente neste estudo. O termo documento eletrônico é conceituado pelo glossário da CTDE-CONARQ 6 da seguinte forma: informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico. (I) Electronic document. Como exemplos de documentos eletrônicos tem-se: discos de vinil, fitas de vídeo ou áudio, cujos sons ou imagens não apresentam-se em dígitos binários e necessitam de um equipamento eletrônico para serem acessadas as informações. Quanto ao documento digital, o glossário da CTDE-CONARQ 7 informa que documento digital é informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. (I) Digital document. Um exemplo de documento digital largamente utilizado nas instituições e nas atividades pessoais é o , ou, correio eletrônico que é um sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrônicas e outros documentos digitais que forem anexados na mensagem, por meio de rede de computadores. O sítio da CTDE 8 apresenta um espaço destinado às perguntas mais frequentes, onde se encontram as indagações que ajudam a diferenciar o documento digital do documento eletrônico, do ponto de vista tecnológico, assim: um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. 6 Disponível em: < Acesso em: 27 ago Disponível em: < Acesso em: 27 ago Disponível em: < Acesso em: 27 ago

28 A partir dessas indagações, Rondinelli (2013, p. 234) prefere utilizar o termo documento digital por reconhecer que: em que pese à consagração dos dois como sinônimos, tecnicamente há diferença entre ambos. Outra questão que gera dúvidas é quanto o documento nato digital e digitalizado. No sítio da CTDE 9 é apresentada a diferenciação entre documento digital e digitalizado: Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir de digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional. O documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. A opção pela digitalização dos documentos tem diversos objetivos. Pode-se digitalizar um documento para fins de preservação, evitando o manuseio frequente do original impresso, para proporcionar a disseminação e acesso ao documento, para diminuir a quantidade física de papéis impressos e por último, a digitalização de documentos é usada para facilitar o andamento de alguma atividade administrativa da instituição ou pessoa que precisa tomar determinada decisão através do envio ou recebimento de um documento que foi digitalizado. 2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL No cenário internacional, os autores referem-se aos conceitos de documentos eletrônicos e documentos digitais como sinônimos. São definições semelhantes, mas não se pode confundi-las, pois os métodos e técnicas de criação são diferentes. Por isso, algumas referências utilizadas nesta parte deste estudo podem trazer a expressão documentos arquivístico eletrônico, no entanto a terminologia preferida no presente estudo é documento arquivístico digital. Na edição de 2008 do glossário da CTDE 10 a definição de documento arquivístico digital é: documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Esta definição é mais completa do que a que consta na edição de 2010 do glossário da CTDE 11 : Documento arquivístico digital - documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico. (I) Digital record. 9 Disponível em: < Acesso em: 27 ago Disponível em: < Acesso em 29 ago Disponível em: < Acesso em 29 ago

29 Rondinelli (2013, p ) explica que o conceito de documento arquivístico digital é formulado a partir das ideias de documento, documento arquivístico e documento digital e o define como: [...] uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada), com uma sintática estável, produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, codificado em dígitos binários e interpretável por um sistema computacional, em suporte magnético, óptico ou outro. No glossário organizado por Pearce-Moses e publicado pela Society of American Archivists 12 a definição de eletronic record é: Data or information that has been captured and fixed for storage and manipulation in an automated system and that requires the use of the system to render it intelligible by a person. A definição de digital record, neste glossário é a mesma que eletronic record, ou seja, são termos tratados como sinônimos. Para definir documento arquivístico digital, Duranti (2005, p. 7) apresenta a metodologia que foi utilizada no Projeto Interpares 2 para analisar o material digital. Inicialmente, esse Projeto analisou a natureza do material digital e, para isso, definiu primeiro, alguns termos que envolvem a questão. O primeiro termo a ser delimitado por Duranti (2005, p. 7) foi documento arquivístico significando qualquer documento criado (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) por uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa atividade. Em segundo lugar Duranti (2005, p. 7) definiu documento como informação afixada a um suporte numa determinada forma. Outros termos utilizados por Duranti (2005, p. 7) foram informação e dado: informação como uma mensagem que tem como objetivo a comunicação através do espaço ou tempo, e de dado como menor parte significativa da informação. Por último, Duranti (2005, p. 7) definiu documento arquivístico eletrônico como: Um documento arquivístico produzido (ou recebido e retido para ação ou referência) de forma eletrônica, o que significa que uma mensagem recebida em forma eletrônica porém retida em papel é um documento arquivístico em papel, enquanto uma carta recebida em papel porém escaneada no computador e somente usada como arquivo digital é um documento arquivístico eletrônico. 12 Disponível em:< Acesso em: 07 set

30 Além de definir e precisar o conceito de documento arquivístico digital, o Interpares 2, segundo Duranti (2005, p. 7), identificou as características dos documentos arquivísticos, com base na teoria da Arquivologia e também utilizou a análise diplomática e identificou-as como: forma fixa, conteúdo estável, relações explícitas (organicidade), contexto, autores e ação. Pontuase a seguir cada uma dessas características. Primeiramente, nas Diretrizes do produtor do Projeto InterPARES 2 13, a forma fixa é um critério específico para os documentos arquivísticos digitais, já que no ambiente eletrônico os objetos são fluidos e instáveis, assim a formo fixa é definida como uma qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado. A forma fixa de um documento, conforme as Diretrizes do produtor do Projeto InterPARES 2 14 [...] significa que a mensagem transmitida por um documento arquivístico digital (ou outro objeto digital) pode ser exibida com a mesma apresentação documental que tinha na tela quando foi elaborada ou recebida e salva pela primeira vez. Quanto ao conteúdo estável, as Diretrizes do produtor do Projeto InterPARES 2 15 informam que é uma característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas por meio do acréscimo de atualizações ou a produção de uma nova versão. O conteúdo estável permite verificar, justamente, a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais. Já a relação explícita (organicidade) é contemplada quando Duranti (2005) aborda a característica de relações entre os documentos dentro ou fora do ambiente eletrônico. Sobre o contexto administrativo identificável, as Diretrizes do produtor do Projeto InterPARES 2 16 compreende-se ser a estrutura, funções e procedimentos do ambiente organizacional do produtor de documentos. No que se refere às pessoas envolvidas na produção do documento arquivístico digital, Duranti (2005, p. 7) diz que devem ser identificados autor, destinatário e escritor do documento. Quanto à ação, conforme Duranti (2005, p. 7), corresponde ao fato do documento fazer parte dos processos de tomadas de decisões. 13 Disponível em: < Acesso em: 7 set Disponível em: < Acesso em: 7 set Disponível em: < Acesso em: 7 set Disponível em: < Acesso em: 7 set

31 Duranti (2005, p. 7) explica que o método de análise do documento arquivístico digital proposto pelo Projeto InterPARES 2, toma como base os conceitos e métodos da Diplomática. Assim, esse projeto, elaborou um modelo de análise do documento digital onde é possível aferir se o documento é arquivístico ou não. Esse modelo é constituído pelas seguintes partes: forma documental, anotações, contexto, suporte, atributos (metadados) e componentes digitais. A forma documental constitui-se em regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto documental e administrativo, e sua autoridade são comunicados. (Duranti, 2005, p. 8, nota 4). Ou seja, a forma documental em outras palavras, se é um relatório, uma carta, um contrato, uma tabela, uma lista etc.. De acordo com as Diretrizes do produtor do Projeto InterPARES 2 17, a forma documental possui tanto elementos extrínsecos quanto intrínsecos. Os elementos extrínsecos da forma documental são segundo as Diretrizes do Produtor 18 : Elementos de um documento arquivístico que constituem sua aparência externa inclusive as características de apresentação, como fonte, gráficos, imagens, sons, layouts, hyperlinks, resoluções de imagens etc., assim como selos, assinaturas digitais, carimbos de tempo e sinais especiais (marcas d água digitais, logotipos, timbres etc.). Produtor 19 : Os elementos intrínsecos da forma documental são, segundo as Diretrizes do Elementos de um documento arquivístico que expressam a ação da qual ele participa e seu contexto imediato, inclusive os nomes das pessoas envolvidas na sua produção, o nome e descrição da ação ou assunto ao qual ele pertence, a(s) data(s) de produção e transmissão etc. Duranti e Thibodeau, (2008, p. 409, nota 13 apud Rondinelli, 2013, p. 238) comentam sobre outro constituinte do documento digital como as anotações/acréscimos de informação em um documento. Para esses autores existem os acréscimos feitos ao documento arquivístico no âmbito da sua transmissão, ou como, por exemplo, indicação de prioridade (urgente), data da elaboração e da transmissão, indicação de anexos. Também para os mesmos autores podem existir acréscimos como, por exemplo, data e hora do recebimento, providências tomadas. E os mesmos autores consideram os acréscimos próprios da gestão arquivística, como código de classificação, data do arquivamento. 17 Disponível em: < Acesso em: 09 set Disponível em: < Acesso em: 09 set Disponível em: < Acesso em: 09 set

32 Sobre o contexto, como parte constituinte do documento arquivístico digital, vale a pena considerar o que consta no glossário da CTDE 20, onde o contexto é definido como o: ambiente em que ocorre a ação registrada no documento, ou seja, abrange toda a estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurídico-administrativo, de procedimentos, de proveniência e tecnológico. Ainda sobre o contexto, o glossário da CTDE 21 delimita cinco categorias, a saber: 1) contexto de procedimentos, que são normas internas que regulam a produção, tramitação, uso e arquivamento dos documentos da instituição, 2) contexto de proveniência que são, por exemplo, organogramas, regimentos e regulamentos internos que identificam a instituição produtora de documentos, 3) o contexto documental que refere-se a código de classificação, guias, índices e outros instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, do fundo, 4) o contexto jurídico-administrativo este compreende leis e normas externas à instituição produtora de documentos as quais controlam a condução das atividades dessa mesma instituição, e 5) o contexto tecnológico que diz respeito ao ambiente tecnológico (hardware, software e padrões) que envolve o documento. O suporte é outro constituinte do documento arquivístico digital. Ele é, segundo o glossário da CTDE 22, a base física sobre a qual a informação é registrada. (I) Medium, storage médium. Os atributos são constituintes dos documentos arquivísticos, de acordo com as Diretrizes do produtor 23, os atributos consistem em metadado que identificam um documento digital. Eles podem ser metadados de identidade e metadados de integridade. O metadado de identidade é definido pela seguinte sentença: propriedade ou atributo que expressam a identidade de um objeto digital que deve ser mantido como documento arquivístico 24. Ele ajuda a distinguir os materiais digitais uns dos outros. São exemplos de metadados de identidade os elementos intrínsecos dos documentos: autor, receptor, título ou assunto, forma documental, datas, anexos, indicação de direitos autorais de aplicável, assinatura Disponível em: < Acesso em: 9 set Disponível em: < Acesso em: 9 set Disponível em: < Acesso em: 9 set Disponível em: < Acesso em: 9 set Disponível em: < Acesso em: 9 set Disponível em: < Acesso em: 9 set

33 Já os metadados de integridade são usados para saber se os metadados são os mesmos desde que foram produzidos. Quando um documento está integro, quando está intacto e não corrompido; isto quer dizer que a mensagem que eles foram destinados a passar não se alterou. Através dos metadados de integridade verificam assim a (...) integridade física dos materiais digitais (por exemplo, o número adequado de cadeia de bits) pode ser comprometida desde que a articulação do conteúdo e os pré-requisitos de sua forma documental permaneçam os mesmo. 26 Os exemplos de metadados de integridade correspondem a: pessoa ou unidade que utiliza os documentos, anotações que se acumulam no material, indicativo de qualquer mudança técnica no material ou nos aplicativos responsáveis por prover acesso aos materiais; são exemplo as atualizações de um programa, autorização de acesso, plano de classificação e tabela de temporalidade. 27 O último constituinte do documento arquivístico digital é o componente digital. Isto é: um objeto digital que pode conter todo ou parte de um documento, mais do que um documento, e/ou os metadados a ele relacionados, e exige métodos específicos para a preservação. Em outras palavras o componente digital é a unidade de armazenamento. (Duranti, 2005, p. 9). O glossário da CTDE 28 define o termo componente digital como: objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, e os metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, que requer determinadas ações de preservação. (I) Digital component. Na tentativa de tornar mais fácil a compreensão do termo componente digital e a aplicação real deste conceito, Rondinelli (2013, p. 251) utiliza um exemplo prático referente ao banco de dados das folhas de pagamento do governo federal, onde: [...] o banco de folhas de pagamento constitui um grande documento arquivístico armazenado, enquanto o contracheque visto na tela do computador é o documento arquivístico manifestado. A esses dois documentos correspondem vários componentes digitais, ou seja, as diferentes tabelas, seus relacionamentos e o layout do contracheque (dados de forma, de conteúdo e de composição). Os componentes digitais possuem três tipos de dados segundo Rondinelli (2013, p. 250): os dados de forma, que correspondem à aparência do documento, os dados de conteúdo que se refere ao teor do documento e por último, os dados de composição. Conforme o exemplo citado 26 Disponível em: < Acesso em: 9 set Disponível em: < Acesso em: 9 set Disponível em: < Acesso em: 9 set

34 acima, Rondinelli (2013, 251) consegue apresentar a existência desses dados do componente digital, pois no sistema da folha de pagamento existe um banco de dados com informações dos funcionários dispostas em tabelas que são apresentadas para o usuário conforme os comandos solicitados pelo usuário, e assim apresentam-se para o usuário os seus documentos digitais de caráter arquivístico. Os documentos arquivísticos digitais, por tudo que foi considerado até este ponto do estudo, devem ser contemplados nos programas de gestão e preservação de documentos das diversas instituições. A Arquivologia em conjunto com outras áreas do conhecimento deve empenhar-se em realizar a gestão dos documentos arquivísticos digitais. 34

35 3 GESTÃO DE DOCUMENTOS Ao longo do século XX, as preocupações com as massas documentais acumuladas pelos setores dos órgãos públicos gerou uma reflexão em torno do estabelecimento de programas de gestão de documentos e da função do arquivista no processo dessa gestão. Cada país procurou a melhor forma de gerenciar seus conjuntos documentais de acordo com sua realidade. Neste capítulo será abordado o conceito de records management, ciclo de vida dos documentos e a aplicação do conceito gestão de documentos no Brasil. 3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS: BREVE HISTÓRICO Inicialmente, apresentam-se alguns aspectos de como determinados países trataram a gestão de documentos por parte dos produtores, especialmente aqueles que se referem à eliminação e ao sistema de registro. Na Inglaterra, conforme expõe Schellenberg (2006, p ), a responsabilidade de custódia e preservação dos documentos ficou a cargo do Public Record Office, criado em 1838, com os objetivos de tentar salvar os documentos oficiais, cujos registros mais antigos estavam em rolos de pergaminho, datados do século XIII e que se encontravam em verdadeiro estado de negligência. Além disso, o Public Record Office buscou gerenciar a nova massa documental que passou a ser produzida através das atividades da nova administração, baseada em departamentos e ministérios, bem como preservar o valor cultural dos documentos, defendido pelos historiadores da época. Os registros britânicos, a partir do século XIX, passaram a ser feitos de forma descentralizados. Geralmente, cada divisão recebe sua mala de correspondência de um serviço central do departamento ou ministério e é responsável pelo registro, classificação, fichamento e guarda dos documentos. (SCHELLENBERG, 2006, p.103). Dessa forma, o gerenciamento das atividades de eliminação dos documentos na Inglaterra ficaria totalmente sob a responsabilidade da administração produtora. Tal posição era defendida pelo arquivista britânico Hillary Jenkinson, para quem a eliminação de documentos não deveria fazer parte das atribuições do arquivista. (FONSECA, 2005, p. 44). Na Alemanha, o controle dos documentos usou o sistema de registro, este é bastante antigo, e atualmente é feito de forma descentralizada por divisão departamental. Schellenberg (2006, p.100) explica que, após a correspondência de uma divisão ser recebida pelo serviço de registro, os funcionários registram, ficham, encaminham aos funcionários competentes com os 35

36 respectivos anexos, e depois quando recebem de volta, classificam-nos de acordo com um esquema de classificação estabelecido. Por existir há muito tempo, o sistema de registro na Alemanha, contribuiu, significativamente, para o desenvolvimento de uma teoria arquivística sobre este tema e também por temas que envolvem a avaliação e a classificação. Nesse sentido, o modelo de gerenciamento dos documentos da Alemanha sustenta que a importância da tarefa de eliminação exige a intervenção do arquivista. (FONSECA, 2005, p. 44). Percebe-se que os alemães optaram por uma prática que considerava a preservação dos documentos mais do que o seu descarte, assumindo a tarefa de selecionar o que poderia ou não ser guardado. A partir de meados do século XX, buscou-se introduzir, de forma sistematizada, aspectos teóricos que orientassem também o processo de avaliação dos documentos. Nesse sentido, os estudos desenvolvidos pelo arquivista norte-americano Schellenberg, estabeleceram que os documentos sejam dotados de valores primários e valores secundários. Segundo Schellenberg (2006, p ) o valor primário corresponde à importância do documento para a própria entidade onde se originaram os documentos. Já o valor secundário contempla duas dimensões dos documentos: a) valor probatório, ou seja, a prova que contêm da organização e funcionamento do órgão governamental que os produziu ; b) valor informativo, a informação que contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condições etc. com que órgão governamental haja tratado. Ao desenvolver estes dois aspectos do valor secundário, Schellenberg faz uso dos critérios empregados na Alemanha, para orientar o trabalho de avaliação. A avaliação dos documentos proposta por Schellenberg é considerada por vários autores, como afirma Ribeiro (2005, p.61), uma síntese das posições inglesa e alemã e procura atingir um objetivo muito concreto: conservar um máximo de informação, preservando um mínimo de documentos. Foi nesse sentido que os Estados Unidos desenvolveram o conceito de records management gestão de documentos que ganhou força logo após a Segunda Guerra Mundial, quando o governo deste país teve que buscar soluções para lidar com o problema de superprodução documental que havia sido gerado no decorrer das atividades das administrações públicas. Era urgente a necessidade de racionalizar e controlar as grandes massas documentais que se acumulavam nos depósitos de arquivos. O próprio governo dos Estados Unidos teve de rever algumas de suas leis, pois no passado, a própria legislação norte-americana proibiu, por muitos anos, que fosse feita qualquer eliminação e descarte de documentos, nas palavras de Llansó I Sanjuan (1993, p.45): Una ley de 36

37 1853 prohibía la destrucción de lós documentos públicos, de modo que las administrationes federales experimentaban um crescimento desbordado del volumen de papel. Llansó I Sanjuan (1993, p.47) revela que um levantamento feito pelo governo dos Estados Unidos mostrou que no ano de 1938 existiam mais de 1500 km de documentos federais produzidos e acumulados pela administração e que não havia mais capacidade de alocar todo este material nos depósitos federais. Na tentativa de solucionar o problema da explosão documental, o governo dos Estados Unidos passou a criar medidas que contornassem esse caos documental. Por exemplo, comissões de trabalho foram criadas, coletaram-se dados sobre a quantidade de documentos acumulados, novos atos legislativos foram publicados com o objetivo de autorizar a eliminação de documentos e criar um espaço para a instalação do arquivo nacional, também se aplicaram conceitos e procedimentos da administração científica nas rotinas de trabalho do governo federal visando garantir a eficácia e a eficiência da produção documental. Sobre isso, Indolfo (2007, p. 34) constata que: Os elementos economia, eficácia e eficiência, sem esquecer o fator produtividade, são ressaltados, normalmente, em quase todos os conceitos uma vez que as mudanças por que passavam as organizações, governamentais ou não, no início do século XX, tanto no processo de produção, como na organização racional do trabalho, passaram a exigir a adoção dos princípios da administração científica, preconizada pelo Taylorismo. Os princípios da administração científica aplicados à gestão de documentos objetivam também que a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível. (JARDIM, 1987, p. 37). Indolfo (2007, p ) destaca que o trabalho da Comissão Hoover (Comission on Organization of the Executive Branch of the Governement), entre 1950 a 1960, foi feito introduzindo ações voltadas para o controle da produção documental, a racionalização das eliminações e a conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda intermediária, bem como a difusão de manuais de procedimentos. Fonseca (2005, p ) esclarece que uma das recomendações da Comissão Hoover foi a criação de dois departamentos dentro do National Archives and Records Service NARS, o Office of the National Archives e o Office of Records Management. Sob a tutela do primeiro, foram criados os records centers, espaços destinados à armazenagem de documentos que aguardavam sua destinação final ou algum tipo acesso. 37

38 A partir desta divisão administrativa, houve, segundo Fonseca (2005, p. 46) uma diferenciação entre o fazer arquivístico dos norte-americanos e anglo-saxônicos, além de surgirem categorias profissionais distintas encarregadas da administração dos documentos: cisão, típica da arquivística norte-americana e de alguns países anglo-saxonicos, entre arquivistas, profissionais encarregados dos arquivos permanentes, e records manangers, profissionais encarregados da gestão de documentos, uns e outros constituindo categoriais profissionais distintas. Segundo Indolfo (2007, p. 13) algumas medidas legislativas dos Estados Unidos alteraram a organização administrativa dos arquivos norte-americanos que mudou a denominação, na década de 1980, de NARS (National Archive and Records Service) para NARA (National Archives and Records Administration). A missão atual do NARA é garantir o acesso contínuo a documentação essencial dos direitos dos cidadãos norte-americanos e as ações de seu governo. 29. Diante deste cenário, a preocupação dos governantes dos Estados Unidos e dos arquivistas voltou-se para a elaboração de um conceito e a prática sobre gestão de documentos. Conforme a legislação norte-americana 30, a atual a definição de records management é a seguinte: o termo gestão de documentos significa o planejamento, controle, direção, organização, treinamento, promoção e outras atividades gerenciais referentes à criação de documentos arquivísticos, manutenção e uso dos documentos arquivísticos e destinação dos documentos arquivísticos de forma a obter documentação adequada e apropriada das políticas e transações do Governo Federal e a administração efetiva e econômica das operações das agências. (Tradução nossa). As sistematizações do conceito de records management, também foi elaborada pelos arquivistas. No glossário organizado por Pearce-Moses e publicado pela Society of American Archivists 31 a definição de records management corresponde a: The systematic and administrative control of records throughout their life cycle to ensure efficiency and economy in their creation, use, handling, control, maintenance, and disposition. Observa-se que as ideias de economia e eficácia são contempladas amplamente na sistematização do conceito. Em setembro de 1950, foi aprovada a Federal Records Act, a respeito disso, Llansó I Sanjuan (1993, p. 49) menciona que la ley de 1950 obligaba a lós organismos administrativos a disponer de um records management program. 29 Disponível em: Acesso em: 25 out Disponível em: < Acesso: 25 out Disponível em:< Acesso em: 07 set

39 Artel Ricks (1958, p ) apud Llansó I Sanjuan (1993, p. 50), destaca quatro pontos essenciais do records management dos Estados Unidos 1) concepto de ciclo de vida; 2) programas de atención continuada; 3 ) control em la gestión; 4) especialización de quienes la pratican. No entanto, foi através da existência da multiplicidade de modelos referentes ao conceito de gestão de documentos, tanto o desenvolvido pelos norte-americanos, que envolviam questões ligadas à economia, eficiência e eficácia quanto os modelos europeus de gestão que priorizavam questões com foco histórico, cultural e arquivístico que a UNESCO elaborou, no final da década de 1980, através dos estudos RAMP (Records and archives management Program) 32, a seguinte definição universal do conceito de gestão de documentos: domínio da gestão administrativa geral com vistas a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos. 33 Através do estudo RAMP, James Roads (1989, p. 3), afirma que um sistema completo de gestão de documentos se ocupa de tudo o que acontece com o documento ao longo do seu ciclo de vida, e que as atividades da gestão de documentos dividem-se em três fases: 1) criação do documento; 2) utilização e manutenção do documento; e 3) eliminação do documento. A partir disso, James Roads (1989, p. 16) sistematiza quatro níveis possíveis para o desenvolvimento de programas de gestão de documentos: o nível mínimo, o nível mínimo ampliado, o nível intermediário e o nível máximo. Para James Roads (1989, p. 16), o nível mínimo corresponde aos programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional, somente os documentos de valor permanente. O nível mínimo ampliado incorpora as ações do nível mínimo, mas acrescenta que se deve criar um ou mais centros de arquivamento intermediário. O nível intermediário engloba as ações dos dois primeiros, além de adotar programas básicos de elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc. Por último, o nível máximo que abrange todas as atividades já mencionadas, porém, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc. 32 A proposta básica do estudo seria chegar, a partir de consultas feitas a diversos países, a um conjunto de manuais e livro-texto que pudessem ser considerados como exemplares da espinha dorsal da teoria arquivística e que como tal, pudessem ser publicados como material de interesse comum, para uso didático em nível internacional. Fonseca (2005, p. 49). 33 Disponível em: < Acesso em: 25 out

40 Segundo Rodrigues (2007, p. 7), metodologicamente, quatro funções arquivísticas contribuem para a execução dos programas de gestão documental: identificação, produção, avaliação e classificação documental, pois elas possibilitam o estabelecimento de parâmetros para a produção e controle das massas documentais, tanto para documentos produzidos em papel quanto para os documentos produzidos em formato digital A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL No Brasil, o desenvolvimento e o conceito de gestão de documentos foi diferente do modelo americano e europeu, ainda que influenciado por ambos. Neste capítulo será tratado o conceito de gestão de documentos, conforme apresentado pela lei 8.159/1991 e suas implicações nas resoluções do CONARQ. Primeiramente, a Constituição Federal de afirma, no parágrafo 2º do artigo 216, que cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Três anos depois, a lei 8.159/ , em seu artigo 3º deixa expressa a conceituação que deve servir de referência oficial sobre os aspectos que envolvem a gestão de documentos: Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A terminologia da área de arquivologia estabeleceu, através do DIBRATE (2005, p. 100), que a gestão de documentos se define como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Criado pelo art. 26 da lei 8159/1991, o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando a gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. 36 No cumprimento do seu objetivo, o CONARQ elaborou diversas resoluções e dispôs sobre práticas que devem ser adotadas na gestão de documentos dos órgãos e entidades integrantes 34 Disponível em: Acesso em: 18 out Disponível em: < Acesso em: 18 out Disponível em: < Acesso em: 18 out

41 do Sistema Nacional de Arquivos, com vistas a orientar a gestão de documentos na fase corrente e intermediária para garantir de maneira eficaz, racional e econômica a produção, administração manutenção e destinação de documentos nos mais variados suportes. Apresenta-se a seguir algumas destas resoluções. A resolução nº 1, 18/09/ , dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções. O objetivo de se estabelecer esse instrumento de gestão é fazer a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente e intermediário. Ainda sobre a resolução nº 1, 18/09/ do CONARQ, são estabelecidos os significados para arquivos correntes e intermediários, assim, 2º Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. 3º Consideram-se arquivos intermediários os conjuntos de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A resolução do CONARQ nº 2, de 18/09/ dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas. As medidas de que trata esta resolução diz que os órgãos e entidades do poder público devem: organizar, avaliar, higienizar, acondicionar e elaborar um instrumento descritivo dos documentos antes de proceder à transferência ou recolhimento destes para as instituições arquivísticas públicas. O instrumento descritivo deve conter, além da data e assinatura da pessoa responsável pelo órgão que realiza a transferência ou recolhimento, os seguintes dados: [...] órgão de procedência (responsável pela transferência ou recolhimento); órgão de proveniência (responsável pela produção e acumulação do acervo); tipo e número das embalagens utilizadas no transporte (containers, caixas, pacotes); tipo e número das unidades de acondicionamento; descrição do conteúdo, indicando, entre outras informações, o gênero dos documentos (textual, iconográfico, audiovisual, cartográfico, informático); e datas-limite dos documentos. 37 Disponível em:< Acesso em 18 out Disponúvel em: < Acesso em: 18 out Disponúvel em: < Acesso em: 18 out

42 Com vistas a descartar os documentos a resolução nº 5, de 30/09/ do CONARQ foi elaborada para orientar a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. (ver anexo I). Assim sendo, deve-se dar publicidade a listagem de eliminação dos documentos e aguardar, conforme a resolução em questão, um prazo de 30 a 45 dias para ocorrer o descarte final dos documentos listados, pois pode haver algum interessado em requerer cópias ou algum documento que conte na relação de eliminação. Os procedimentos para a eliminação de documentos constam na resolução nº 7, de 20/05/ do CONARQ e diz que os prazos determinados na tabela de temporalidade é que vão indicar quando o documento poderá ser eliminado. Esta resolução estabelece também que a eliminação depende de uma avaliação feita por uma comissão permanente de avaliação de documentos. Depois de feita esta avaliação, elabora-se a Listagem de Eliminação de Documentos e o Termo de Eliminação de Documentos (ver anexo II e III). Para o descarte dos documentos a resolução mencionada recomenda que se faça a fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado. Um instrumento que serve de apoio às atividades de gestão de documentos é o código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública das atividades-meio que consta na resolução nº 14, de 24/10/ do CONARQ, este código deve ser: [...] adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. A importância do código de classificação é que através do seu uso é possível ter o controle e a rápida recuperação de informações, além de nortear as atividades de racionalização da produção e fluxos documentais, avaliação e destinação dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública em todas as esferas. 43 Tal instrumento serve para apoiar a gestão arquivística de documentos tanto digitais quanto convencionais. 40 Disponúvel em: < Acesso em: 18 out Disponível em: < Acesso em: 18 out Disponível em: < Acesso em: 18 out Disponível em:< em 18 out

43 3.3 e -ARQ BRASIL: A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS O final do século XX foi marcado por avanços tecnológicos e a informática foi um símbolo máximo dessa época, pois alterou as formas de comunicação que passaram a ser cada vez mais sofisticadas. A informação passou a ser comunicada com o auxílio de sistemas computacionais e da internet, assim os fluxos informacionais e documentais cresceram e atingiram um volume imensurável no espaço das redes computacionais. Na década de 1990, o avanço das tecnologias de informação e comunicação (TIC), atingiu as instituições públicas e privadas fazendo com que elas mudassem, substancialmente, as maneiras de executar o registro e a comunicação da informação, estes, passaram a ser feitos utilizando sistemas computacionais. Como um dos resultados dessa mudança surge o documento digital, produzido pelas atividades das instituições, gerados em ambientes eletrônicos, armazenados em suportes magnéticos e ópticos, em formato digital. Neste contexto, a arquivologia viu nascer o desafio da gestão e da preservação dos documentos arquivísticos digitais. Os motivos elencados para tais preocupações são das seguintes ordens, de acordo com a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital 44 : dependência social da informação digital, ou seja, a maioria dos documentos atuais está em meio digital; a rápida obsolescência da tecnologia digital, a incapacidade dos atuais sistemas eletrônicos de informação em assegurar a preservação de longo prazo; a fragilidade intrínseca do armazenamento digital; a complexidade e custos da preservação digital, e a multiplicidade de atores envolvidos. Na tentativa de direcionar ações com vistas a superar as dificuldades em lidar com as questões de gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitais, O CONARQ, através da Carta 45 elenca três pontos balizadores para isso: 1 Elaboração de estratégias políticas (gestão arquivística de documentos, instrumentalização dos arquivos, governo eletrônico, ações cooperativas); 2 Estabelecimentos de normas (padrões e protocolos, requisitos funcionais, metadados, segurança da informação digital) e 3 Promoção do conhecimento (agenda de pesquisa, ensino e formação de recursos humanos, disseminação do conhecimento). No que se refere ao estabelecimento de normas, pode-se verificar duas resoluções do CONARQ que dispõem sobre a questão da gestão arquivística de documentos digitais: resolução nº 20 e, Disponível em:< > Acesso em 18 out Disponível em:< > Acesso em 18 out

44 A resolução nº 20 de 16 de julho de , dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. O artigo 3ª desta resolução estabelece que: A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos. A respeito dos metadados cabe mencionar que eles são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. 47 Os metadados devem abranger: identificação e contexto documental, segurança, contexto tecnológico e, por último, a localização física do documento. A intensificação dos debates e estudos sobre sistemas de gestão arquivística de documentos culminou com a resolução nº 25 de 27 de abril de Esta resolução trata da adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-arq Brasil, pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. O e-arq Brasil é um modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos SIGAD, desenvolvido pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos CTDE do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. O artigo 2º da resolução nº 25 49, trata especificamente dos objetivos do e-arq Brasil: O e-arq Brasil tem por objetivo orientar a implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para orientar a aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas informatizados, independentes da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos e/ou implantados, referidos no parágrafo 3º do art. 3º da Resolução nº 20, de 16 de julho de Fica bem claro que o e-arq Brasil servirá para orientar as instituições na implantação da gestão arquivística de documentos digitais e aquisição de softwares adequados. 46 Disponível em:< Acesso em: 18 out, Disponível em:< Acesso em: 18 out, Disponível em: < em: 18 out, Disponível em: < em: 18 out,

45 A publicação e-arq Brasil está dividida em duas partes. A parte I possui os seguintes conteúdos: Introdução à gestão de documentos e a sistemas informatizados de gestão de documentos: conceitos e metodologia. A parte II possui informações dispostas em tabelas com o conjunto de requisitos a serem seguidos: especificação dos requisitos para um SIGAD e seus aspectos de funcionalidade, metadados e um glossário. Os requisitos estipulados pelo e-arq 50 Brasil estão classificados em requisitos que são obrigatórios, requisitos altamente desejáveis e requisitos facultativos. O que determinará o uso de um ou outro será o nível de critérios que o SIGAD precisa para que possa desempenhar suas funções. A respeito dos metadados, estes podem ser obrigatórios, obrigatório se aplicável ou facultativo. O critério nesse caso deve ser de acordo com o grau de exigência para apoiar as funcionalidades do SIGAD. A resolução nº 25 do CONARQ, esclarece que o e-arq Brasil pode ser aplicado tanto para documentos digitais quanto para os documentos convencionais. Assim os parágrafos do art. 3º desta resolução informam que para documentos convencionais o sistema inclui apenas o registro das referências nos metadados. Para documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos SIGAD E GED: DIFERENCIAÇÕES ESSENCIAIS Com o intuito de esclarecer algumas possíveis confusões conceituais e operacionais a respeito do que vem a ser um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD e os softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED, apresentam-se as suas diferenciações essenciais. Conforme a orientação técnica do CONARQ 52, os Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos SIGAD definem-se como um sistema que controla o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. A gestão arquivística de documentos abrange a captura, a tramitação, a utilização e o arquivamento até a sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Um SIGAD envolve uma série de procedimentos de gestão arquivística de documentos e de tecnologias da informação que pode ser executada por um único software ou pela integração de diversos softwares. 50 Disponível em: < em: 18 out, Disponível em: < em: 18 out, Disponível em: < Acesso em: 18 out,

46 Ainda de acordo com a orientação técnica do CONARQ 53 ao se implantar um SIGAD, considerando os requisitos do e-arq Brasil, se obtém alguns benefícios como: aperfeiçoamento e padronização dos procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos; facilidade para a interoperabilidade entre os sistemas; e integração das áreas de tecnologia da informação, arquivo e administração. No quadro 3, expõem-se os requisitos arquivísticos que compõem um SIGAD. QUADRO 3 REQUISITOS ARQUIVÍSTICOS QUE CARACTERIZAM UM SIGAD Requisitos Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico) Integração entre documentos digitais e convencionais Foco na manutenção da autenticidade dos documentos Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação Fonte: e-arq Brasil, Gestão de preservação dos documentos A respeito do Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED, a publicação e-arq Brasil 55, o define como um conjunto de tecnologias usadas para organizar a informação que não 53 Disponível em: < Acesso em: 18 out, Disponível em: < em: 18 out,

47 está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. Os estudos sobre GED destacam, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e faz referência às tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow,) entre outras, como possibilidades, não como componentes obrigatórios. Percebe-se, assim, que o GED e um SIGAD possuem objetivos diferenciados. O GED é uma ferramenta de apoio à condução de uma ou mais atividades da instituição. Já o objetivo de um SIGAD é o controle total do ciclo de vida do documento, desde a captura do documento, seja qual for o sistema ou ferramenta que o produziu, até a sua destinação final, seguindo os procedimentos da gestão arquivística de documentos. De acordo com o e-arq Brasil 56, a captura consiste em declarar um documento como documento arquivístico ao incorporá-lo num SIGAD por meio das ações de registro, classificação, indexação, atribuição de metadados e arquivamento. O e-arq Brasil 57 especifica três formas de captura: 1 Captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em aplicativo e formato específicos (.doc,.pdf,.rtf), nessa forma de captura o registro inicial é feito pelo usuário ao capturar o documento para o SIGAD; 2 Captura individual de documento produzido em workflow ou em outro sistema de forma integrada ao SIGAD, para esse segundo caso, o registro e a anexação ao sistema de gestão podem ser automáticos, complementados pelo usuário do SIGAD; 3 Captura em lote que é a inclusão, no sistema, de um grupo de documentos do mesmo tipo oriundos de outro SIGAD ou de um GED. O arquivamento no SIGAD envolve procedimentos exclusivos, por exemplo, os documentos digitais são arquivados dentro do SIGAD, e os documentos convencionais seguem a forma de arquivamento padrão, isto é, em caixas ou equivalentes, sendo feita uma referência no SIGAD. Diversas vezes os documentos convencionais vêm acompanhados de anexos digitais (CDs, DVDs etc.), tais anexos podem ser guardados tanto no SIGAD como nas próprias mídias. O e-arq Brasil 58 esclarece que um SIGAD pode gerenciar documentos digitais, convencionais e híbridos (este último contém uma parte convencional papel e uma parte digital). Para os documentos convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referências nos 55 Disponível em: < em: 18 out, Disponível em: < em: 18 out, Disponível em: < em: 18 out, Disponível em: < Acesso em: 18 out,

48 metadados, por exemplo, número de protocolo, código de classificação e data; já quando se trata só dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos. A respeito da avaliação, temporalidade e destinação dos documentos, o e-arq Brasil 59 especifica que, no contexto de um SIGAD, a avaliação dos documentos nada mais é do que a aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos. A tabela contem os prazos que definem o tempo que os documentos têm que ser mantidos em um SIGAD, e estabelece a destinação dos mesmos após o prazo de guarda, ou seja, se haverá o recolhimento ou eliminação. Na etapa da destinação os documentos devem ser exportados do SIGAD, podendo também exportar os documentos para outro sistema devido a diversos motivos, desde o cumprimento de trâmite até mesmo a migração. Dentre os instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos, digital ou convencional, existem o plano de classificação, o código de classificação e a Tabela de temporalidade, esses três correspondem a um dos mais importantes instrumentos. O Plano de classificação consiste em um esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido (DIBRATE, 2005, p. 132). O código de classificação de documentos é um código derivado do plano de classificação (DIBRATE, 2005, p. 51), é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades. Através do código agrupam-se os documentos a fim de contextualizá-los, agilizando sua recuperação, acesso e facilitando a destinação. A Tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. (DIBRATE, 2005, p. 159). A elaboração da tabela de temporalidade e destinação deve envolver autoridades administrativas, o arquivista ou o responsável pela guarda de documentos, os profissionais das áreas jurídicas e financeiras. Por último, o e-arq Brasil 60 explicita que um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade. Assim, as questões de ordem políticas na instituição são essenciais para se lograr êxito com a adoção de um SIGAD. 59 Disponível em: < Acesso em: 18 out, Disponível em: < em: 18 out,

49 4 O SIGA-DOC Este capítulo apresentará a análise do sistema informatizado SIGA-DOC e sua aderência ao e-arq Brasil. As informações obtidas nesta parte deste estudo foram feitas considerando a palestra com Patrícia Longhi, Diretora da Secretaria Geral da Seção Judiciária do Rio de Janeiro e entrevista (ver anexo IV) com Renato Do Amaral Crivano Machado, integrante do comitê para a administração do Sistema Integrado de Gestão Administrativa SIGA-DOC, além da base de testes do software SIGA-DOC. O SIGA-DOC é um sistema de gerenciamento de documentos administrativos, elaborado pela Justiça Federal do Rio de Janeiro JFRJ. Este sistema é fruto das necessidades da área de documentação que em parceria com a equipe da STI desenvolveram um software livre e de código aberto que foi implantado na Seção Judiciária a partir do ano de O software permite que todos os documentos administrativos, expedientes e processos administrativos, tenham tramitação exclusivamente eletrônica. Em palestra realizada no 7º Fórum Arquivos e Arquivos, a Diretora da Secretaria Geral da JFRJ, Patrícia Longhi, esclareceu que antes da implantação do SIGA-DOC na JFRJ, já havia a execução de um programa de gestão documental na JFRJ e que isto facilitou muito a execução do SIGA-DOC, nas palavras dela: A gerência desse sistema não é da TI, a gerência desse sistema começou com a gestão documental, com a área de documentação. Não foi a TI que nos trouxe a solução, nós é que demos a ela a solução. Isso foi muito importante porque o sistema foi criado para atender a gestão documental, não o contrário. Não compramos o sistema. Desenvolvemos o sistema e estamos aperfeiçoando até hoje. (LONGHI, 2014). Outro ponto importante que Patrícia Longhi destacou na palestra 7º Fórum Arquivos e Arquivos, foi o aval da autoridade máxima da instituição o diretor do foro para a elaboração do projeto SIGA-DOC, que começou a ser planejado no ano de 2003, com a participação diversas diretorias da JFRJ e com o auxílio de profissionais da área de informática. O SIGA-DOC passou a ser adotado em outras instituições como: o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), Conselho da Justiça Federal (CJF) e os Tribunais de Justiça do Rio de Janeiro, Pará e Bahia, a Fiocruz e a Universidade Federal Fluminense. 61 O SIGA-DOC, foi 61 Disponível em:< em: 28 out

50 disponibilizado na internet 62, através de uma base de dados teste onde os interessados podem fazer uso e experimentar o sistema. Cabe mencionar que o SIGA-DOC, usou requisitos tanto do e-arq Brasil, quanto do Moreq, que é um importante modelo de requisitos de sistema de gestão arquivística de documentos digitais europeus e que o Arquivo Nacional utilizou para a elaboração do e-arq Brasil a partir de adaptações. 4.1 A ANÁLISE DO SIGA-DOC Nesta parte do presente estudo optou-se por apresentar algumas das funcionalidades contidas no SIGA-DOC e demonstrar como elas estão também aderentes ao e-arq Brasil. Para acessar o SIGA-DOC os funcionários da JFRJ devem inserir o número de sua matrícula e sua respectiva senha, conforme a figura 1: Figura 1 Acesso ao SIGA-DOC. Fonte: JFRJ, Este controle de acesso é previsto nos requisitos do e-arq Brasil no item controle de acesso. E especificamente o requisito obrigatório diz que um SIGAD tem que exigir que o usuário esteja devidamente identificado e autenticado antes de iniciar qualquer operação no sistema. 63 O SIGA-DOC permite configurar o nível de acesso do usuário do sistema através do preenchimento prévio dos filtros de pessoas que podem ou não utilizar determinadas áreas do sistema, conforme a figura 2: 62 Disponível em:< Acesso em: 28 out Disponível em: < > Acesso em: 18 out

51 Figura 2 Controle de pessoas autorizadas a utilizar o serviço do SIGA-DOC. Fonte: JFRJ, Após ter o acesso ao sistema, o funcionário visualiza os fluxos de trabalhos, na forma de quadros de expedientes, tarefas e de processos administrativos existentes na sua área de trabalho. Figura 3 Quadros de expedientes, tarefas e processos administrativos do SIGA-DOC. Fonte: JFRJ, Os documentos que abrangem as rotinas de trabalho da JFRJ envolvem processo de execução orçamentária e financeira, processo de outros assuntos administrativos, processos de pessoal e expediente administrativo. Todos os documentos que são criados entram no SIGA-DOC e passam por um processo de elaboração, tramitação e término, conforme o quadro 4 demonstra: 51

52 QUADRO 4 FLUXO DE CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS Fonte: JFRJ, A gestão de documentos na JFRJ conta com os instrumentos de gestão como o código de classificação e a tabela de temporalidade, como se pode ver na figura 4, que foram incorporados ao SIGA-DOC para garantir as rotinas de gestão de documentos também no sistema. 52

53 Figura 4 Instrumento de gestão de documentos da JFRJ. Fonte: JFRJ, Na figura 5, apresenta-se o modelo do sistema de codificação decimal adotado pelo Plano de Classificação de Tabela de Temporalidade PCTT da JFRJ: Figura 5 Codificação Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Fonte: JFRJ,

54 O e-arq Brasil 64 deixa expresso que toda a organização dos documentos arquivísticos deve ser feita com base num plano ou código de classificação, pois este é um instrumento primordial para qualquer SIGAD. Através do código de classificação se estabelecem a hierarquia e a relação orgânica dos documentos, e tornam-se evidente através da maneira como eles são organizados em unidades de arquivamento. O requisito obrigatório do e-arq Brasil informa que um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade 65. No formulário para a criação do documento no SIGA-DOC, que pode ser visto na figura 6, existe o campo destinado à classificação documental. Para criar o documento, primeiro o funcionário deve preencher os campos da guia Dados básicos, observa-se que nesta guia existe a opção do tipo para selecionar qual documento que se pretende criar e o modelo do documento referente ao tipo selecionado, por exemplo, memorando, boletim, oficio, parecer, processo entre outros. Figura 6 Formulário de criação do documento Fonte: JFRJ, Disponível em: < em: 18 out, Disponível em: < em: 18 out,

55 No momento da criação do documento, também é feita a sua classificação, conforme o código de classificação de documentos da instituição. A figura 7, a seguir, destaca a parte do SIGA-DOC onde existe o campo classificação para a atribuição do código de classificação de documentos. Figura 7 Classificação documental e Temporalidade. Fonte: JFRJ, De acordo com o tutorial do SIGA-DOC, cada classificação implica diretamente na vida útil dos documentos e na criação de vias. Por padrão, o sistema disponibiliza uma busca, onde o usuário poderá escolher a classificação que mais se enquadre com o conteúdo do documento. 66 Observa-se também na figura 6, que ao se atribuir um código de classificação, o sistema gera também o prazo que o documento deve permanecer no arquivo corente até a sua destinação final. O requisito do e-arq Brasil exige que um SIGAD tem que associar, automaticamente, ao dossiê/processo o prazo e a destinação previstos na classe em que o documento foi inserido. Outro requisito do e-arq Brasil atendido pelo SIGA-DOC é o que exige que um SIGAD tem que registrar nos metadados as datas de abertura e de encerramento do dossiê/processo. 66 Disponível em:< Acesso em: 30 out

56 Os documentos criados pela JFRJ já nascem classificados e com os metadados de data, destinatário e originador/produtor, conforme fica evidente na figura 8: Figura 8 Documento fina classificado. Fonte: JFRJ, A criação do documento no SIGA-DOC envolve a captura, isto é, quando um documento é incorporado sistema ele passa a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. As rotinas de trabalho no SIGA-DOC são controladas, assim a tramitação e modificações feitas nos documentos obedecem ao requisito do e-arq Brasil, onde, um SIGAD tem que poder registrar na trilha de auditoria todas as alterações efetuadas nos metadados dos documentos ou dossiês/ processos convencionais e híbridos. 67 A figura 9, mostra o exemplo de algumas opções de procedimentos que se pode realizar no SIGA-DOC, por exemplo, pode-se 67 Disponível em: < em: 18 out,

57 arquivar um processo, realizar a juntada de processos etc, e todos estes procedimentos ficarão registrados no sistema. Figura 9 - Opções de procedimentos de Despacho/Transferência de documentos no SIGA-DOC. Fonte: Fonte: JFRJ, O procedimento de arquivamento obedesce a tabela de temporalidade e o respectivo despacho. A situação apresentada na figura 10, exibe o arquivamento em lote, ou seja, mais de um documento será arquivado e os metadados desta ação também serão gerados no sistema. 57

58 Figura 10 - Arquivamento em lote no SIGA-DOC. Fonte: Fonte: JFRJ, 2009 A questão sobre a localização dos documentos é contemplada pelo SIGA-DOC. Para localizar um documento encerrado, o funcionário autorizado deve preencher o formulário apresentado na figura 11. Nesse aspecto, o SIGA-DOC atende ao requisito do e-arq Brasil, onde um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados. 68 Figura 11 Pesquisa de documentos no SIGA-DOC. Fonte: Fonte: JFRJ, 2009 O SIGA-DOC trabalha com documentos criados no ambiente digital e também com os documentos convencionais, estes são digitalizados e capturados em formato pdf. para o sistema com a sua respectiva numeração identificadora. O sistema trabalha com documentos híbridos, ou seja, documentos formados por uma parte digital e outra convencional. O requisito do e-arq Brasil diz que um SIGAD tem que capturar documentos ou dossiês/processos convencionais e gerenciá-los da mesma forma que os digitais 69. No caso dos documentos da JFRJ, existiam muitos processos em formato convencional e pouco espaço físico para guarda-los. A solução 68 Disponível em: < em: 18 out, Disponível em: < em: 18 out,