ALUNO: Mary Hellen da Conceição Reis GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: MANUTENÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE UFF INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA ALUNO: Mary Hellen da Conceição Reis GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: MANUTENÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS COM ANÁLISE NO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA BETA. NITERÓI 2014

2 2 MARY HELLEN DA CONCEIÇÃO REIS GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: MANUTENÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS COM ANÁLISE NO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA BETA Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia. ORIENTADOR: Professora Lindalva Rosinete Silva Neves Niterói 2014

3 R375 Reis, Mary Hellen da Conceição Reis. Gestão de documentos arquivísticos digitais: manutenção das características dos documentos arquivísticos digitais com análise no sistema informatizado da empresa Beta/ Mary Hellen da Conceição Reis f. Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) Universidade Federal Fluminense, Bibliografia: f Gestão de documento. 2. Gestão de documentos digitais. 3. Autenticidade. I. Neves, Lindalva Rosinete Silva. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título. CDD 651.5

4 3 MARY HELLEN DA CONCEIÇÃO REIS GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: MANUTENÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS COM ANÁLISE NO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA BETA Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia. APROVADO EM: / / BANCA EXAMINADORA Professor Lindalva Rosinete Silva Neves - Orientadora Universidade Federal Fluminense Professora Clarissa Moreira dos Santos Schimidt Universidade Federal Fluminense Professora Joice Cleide Cardoso Enes Universidade Federal Fluminense Niterói 2014

5 4 Dedico este trabalho a todas as pessoas que sempre estiveram ao meu lado e que me ajudaram nessa caminhada eterna que se chama vida.

6 5 AGRADECIMENTOS Após muitos desafios e conquistas, hoje estou aqui, concluindo esta etapa tão importante em minha vida. Agradeço a Deus por ter me permitido chegar a este momento tão almejado. Sem a Tua mão a me guiar eu não conseguiria concluir esta caminhada. Obrigada pela força, persistência e sabedoria que o Senhor me forneceu. Agradeço aos meus pais, a minha família e aos amigos que estiveram ao meu lado ao longo destes 4 anos. Suportaram momentos de estresse e de dificuldade, mas também partilharam momentos de alegria comigo. Agradeço aos amigos que construí no decorrer do curso. Mesmo com algumas desavenças, os ótimos momentos prevaleceram, por isso era sempre bom estar na companhia de vocês. Tornaram a ida a faculdade, nos dias em que só tinha vontade de ir para casa, os mais alegres e prazerosos. Sem vocês, eu não estaria aqui. Obrigada a todos que participaram da realização deste sonho, desde as motivações na época do pré-vestibular até as motivações neste momento de conclusão, e agradeço principalmente por não me deixarem desanimar. Sou grata aos professores que nos ajudaram na conquista deste momento, que nos mostraram um caminho a percorrer, e sabemos que é apenas o começo. Em especial, agradeço à professora Margareth que tanto nos apoiou e que - mesmo nesse momento, em que se encontra afastada da Universidade - mostrou-se disponível a nos ajudar no que fosse possível. Só tenho a agradecer. Muito obrigada. Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste trabalho.

7 6 No nosso mundo contemporâneo, as arquivistas devem abandonar sua perspectiva física dos documentos por uma perspectiva intelectual e contextual. Luciana Duranti

8 7 RESUMO A partir do levantamento realizado na literatura da área Arquivística sobre Gestão de Documentos, procura-se evidenciar neste trabalho de que forma é realizada a gestão de documentos digitais e quais os problemas gerados pela falta de procedimentos de gestão. São comentados os conceitos de autenticidade e de gestão de documentos arquivísticos digitais. A finalidade deste trabalho é abordar a importância da gestão de documentos digitais para a manutenção das características dos documentos arquivísticos, independentemente do suporte ou do formato. Palavras-Chave: Gestão de Documentos - Gestão de documentos digitais autenticidade

9 8 ABSTRACT In this work, from the study conducted in the literature on Records Management in the Archival area, we aim to show how the digital records management is carried out and what problems are generated by the lack of management procedures. The concepts of authenticity and digital records management are discussed. The purpose of this study is to address the importance of digital records management to the maintenance of the characteristics of records, regardless of media or format. Keywords: Records Management Digital Records Management - Authenticity

10 9 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CONARQ Conselho Nacional de Arquivos. CTDE Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos DIBRATE Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística e-arq BRASIL Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. ICA Conselho Internacional de Arquivos InterPARES Internacional Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems NARA National Archives and Records Administration SAA Society of American Archivists SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. SINAR Sistema Nacional de Arquivos. TIC Tecnologias de Informação e Comunicação

11 10 SUMÁRIO INTRODUÇÃO GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS ARQUIVO INFORMAÇÃO DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ELETRÔNICO DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL GESTÃO DE DOCUMENTOS: HISTÓRICO E DIFERENTES ABORDAGENS CONCEITOS E ASPECTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL: LEI E RESOLUÇÕES DO CONARQ GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, GED E SIGAD O e-arq, DEFINIÇÕES E OBJETIVOS ANÁLISE DO SISTEMA LFM E SUA ADERÊNCIA AO e-arq Brasil ARQUIVO DA EMPRESA BETA O SISTEMA LFM E O e-arq BRASIL CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...53

12 11 INTRODUÇÃO Os documentos arquivísticos foram produzidos e acumulados, durante um longo período, praticamente sem nenhum tipo de controle. Identifica-se o surgimento da Gestão de Documentos no cenário dos Estados Unidos no fim da Segunda Guerra Mundial. E isso ocorreu justamente pela necessidade de se pensar o que fazer com esse acúmulo documental. No formato documental digital, o surgimento da era dos computadores no início da década de 1960 foi o contribuinte para a produção desenfreada e sem controle de documentos. Os arquivos, antes mesmo da produção documental digital, já enfrentavam problemas de manutenção de integridade, de autenticidade, de controle de produção e de destinação, características estas capaz de assegurar a preservação e o acesso aos documentos autênticos, agora têm de se preocupar com estes problemas num cenário diferente, o digital. Este novo cenário arquivístico culminou na explosão documental. Os arquivos tiveram um aumento nas diversas formas documentais e sofreram um acúmulo de massa documental. Estes resultados apontam para a necessidade de se criar políticas arquivísticas e de se firmar conceitos e implementações da Gestão de Documentos. Obter espaço, eliminar documentos, preservar, controlar e planejar se tornaram um dos principais objetivos da Gestão de Documentos. Alcançar os objetivos firmados pela Gestão de Documentos, principalmente no que diz respeito à forma digital dos documentos, tornou-se o grande desafio dos arquivistas do século XXI. Muito se fala em gerenciamento eletrônico de documentos e suas dificuldades na manutenção das garantias das características do documento arquivístico digital, assim como a forma de segurança e armazenamento documental. A gestão de documentos visa à economia e à eficácia da administração dos documentos com o intuito de aperfeiçoar e racionalizar as operações arquivísticas administrativas como o foco na recuperação documental e na economia de espaço, além de propiciar maiores subsídios nos momentos de tomada de decisão da empresa. Os procedimentos da gestão de documentos precisam ser estudados e discutidos. O não uso destes procedimentos gera diversos problemas como perda de organicidade, unicidade, autenticidade e proveniência. A gestão de documentos

13 12 tenta se apoiar em políticas arquivísticas e apontar caminhos pelos quais os arquivistas devem buscar percorrer para solucionar o problema da gestão documental brasileira. O documento digital, assim como um outro tipo de documento, também oferece riscos de manipulação de informação. Os sistemas de bancos de dados utilizados nas empresas geralmente permitem que a informação seja alterada, manipulada ou até mesmo apagada quando se tem, por exemplo, o objetivo de liberar espaço. E geralmente este tipo de manipulação é feita sem se pensar que estão dando fim a um documento de caráter arquivístico, um documento que é prova de uma ação e que caracteriza a existência da atividade-meio e da atividade-fim de uma determinada empresa. Precisa-se pensar sobre a forma de gerenciamento adequada aos dias de hoje, em que o mundo tecnológico está em total expansão e só tende a continuar crescendo. É necessário idealizar um meio de assegurar que esses documentos não percam suas características de documento arquivístico de modo que seja possível garantir um padrão na gestão documental. Como apoio a este estudo, no que tange a características de autenticidade, utilizaremos como ajuda os referencias da Diplomática. Esta servirá como base para identificarmos alguns aspectos importantes no tratamento documental. Os documentos digitais, na maioria dos casos, encontram problemas para serem identificados e tratados como um documento arquivístico. Neste trabalho, teremos como base o estudo de caso de um sistema de gestão de documentos. Este trabalho se mostra relevante para a Arquivologia por apresentar e analisar conceitos sobre gestão de documentos, sua implementação, sua importância de aplicação e sobre os sistemas de gestão de documentos. Desta forma, o trabalho pretende contribuir para o aprofundamento e a visibilidade da temática em questão. Este trabalho tem como objetivo trazer uma abordagem teórica com visões de especialistas e pesquisadores da área. Além disso, objetiva fazer a análise de um sistema digital arquivístico a fim de demonstrar a importância de um bom gerenciamento dos documentos arquivísticos digitais que aborde os problemas para a manutenção das características de tais documentos e que mostre os desafios de se preservar a sua autenticidade, visto que o uso destes documentos só tende a crescer. O trabalho também objetiva demonstrar a importância da implementação

14 13 de um sistema consolidado no SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. Este trabalho utilizará como referenciais teórico e metodológico os estudos do Projeto InterPARES, que pretende construir uma nova teoria sobre a preservação da autenticidade dos documentos digitais tendo como base de apoio a influência da Diplomática, e o e-arq Brasil, que define os requisitos fundamentais para o sistema de gestão de documentos. Também será utilizada a bibliografia arquivística sobre Gestão de Documentos. Este estudo é composto por uma análise empírica baseada nas Resoluções e Publicações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), em bibliografia da área e no Projeto InterPARES e por um estudo de caso de um sistema de gestão de documentos que será realizado com apoio do e-arq Brasil. O trabalho consiste em três capítulos. O primeiro capítulo aborda os conceitos e as características da gestão de documentos. Apresenta também as definições e os conceitos de arquivo, de informação, de documento e documento arquivístico, de documento eletrônico e documento arquivístico eletrônico, de documento digital e documento arquivístico digital. O segundo capítulo consiste em fazer um breve histórico da gestão de documentos, da gestão de documentos no Brasil com foco tanto na lei 8.159, quanto nas resoluções do CONARQ, da gestão de documentos digitais, e ainda traz abordagens sobre os sistemas de informação, sobre os sistemas chamados GED e sobre o SIGAD. E como parte final, este capítulo aborda o e-arq Brasil, suas definições e seus objetivos. O terceiro capítulo consiste na análise de um sistema de gestão de documentos. Com o apoio dos estudos desenvolvidos pelo e-arq Brasil, este capítulo verifica a consistência deste sistema e a sua aderência às definições e aos objetivos do e- ARQ Brasil.

15 14 2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS A gestão de documentos, com a definição a qual conhecemos atualmente, começou a ser conceituada nos Estados Unidos no fim da Segunda Guerra Mundial. Isso ocorreu em virtude das instituições públicas norte-americanas estarem produzindo um grande número de documentos de diferentes suportes e formatos, e por não estar completamente regulada a eliminação de tais documentos. Esse foi o fator importante no desenvolvimento do conceito e da prática de gestão de documentos naquele país. As instituições necessitavam de tratamento documental para que seu papel de tomada de decisões e de poder gerencial não fossem negligenciados. É nesse contexto que apresentaremos no decorrer deste capítulo as definições mais importantes para a conceituação da gestão de documentos, como a diferença entre arquivo instituição e arquivo lugar de guarda, entre documento e documento arquivístico, entre documento eletrônico e documento arquivístico eletrônico e entre documento digital e documento arquivístico digital. Estes conceitos serão apresentados com base em autores como Schellenberg, um dos difusores dos conceitos de gestão de documentos. 2.1 ARQUIVO A palavra Arquivo é rica em significados e pode nos direcionar a alguns tipos de entendimento sobre o que se deseja dizer. A palavra arquivo pode ser usada para Instituição, para um lugar de depósito ou para um conjunto de documentos. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, DIBRATE, aponta as seguintes definições para arquivo: 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos.

16 15 4 Móvel destinado à guarda de documentos.(dibrate, 2005, p. 27) 1 Muitas das dificuldades de entendimento sobre a área Arquivística é proveniente dessa variedade de significados. É normal, por exemplo, um indivíduo não saber sobre a existência de Arquivo como Instituição ou conhecer arquivo como um conjunto de documentos. A ideia sobre arquivos geralmente aparece como um local onde se armazena um amontoado de papeis, o que poderíamos chamar de ficheiro, por exemplo. A palavra Arquivo pode ser, [instituição] Uma agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação de documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [lugar]lugar onde são mantidos documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [documentos arquivísticos] Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou organização na condução de seus negócios, e preservados. (InterPARES 3, [2012], p. 1) 2 Schellenberg (2002) afirma que Se perguntássemos a um homem comum da rua por que razão os governos criam os arquivos, ele por certo nos interrogaria: - Que vem a ser arquivo? (p.25). Esta é uma demonstração do quanto ainda se faz necessária uma divulgação sobre a importância institucional dos arquivos. Neste estudo, o importante é entender a diferença entre arquivo como instituição e arquivo como conjunto de documentos, que se constitui como objeto de estudo neste trabalho. O arquivo como instituição se caracteriza pela custódia documental e o arquivo como conjunto de documentos é a reunião dos documentos produzidos por entidade no decorrer de uma atividade. De acordo com Schellenberg, os arquivos como Instituição provavelmente foram criados na antiga civilização grega e na Roma Antiga, e, nesses arquivos, ficavam armazenados somente os documentos considerados de valor. Além disso, Schellenberg (2002, p. 25) enumera quatro razões para a criação dos arquivos como Instituição. A primeira razão se refere a uma necessidade governamental em mostrar eficiência. A segunda se refere a razões culturais. A terceira razão se refere a um motivo pessoal no qual se emprega a necessidade de criar uma nova sociedade. E a quarta - e última - razão é de aspecto legal, a qual se originou pela necessidade em guardar documentos de ordem oficial que constituem o alicerce de uma nação. 1 Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < > Acesso em 10 de mar. 2014

17 16 É preciso que façamos distinção entre estas definições de arquivo instituição e de arquivo como documentos. A partir das explicações sobre o que vem a ser o arquivo como instituição, retomaremos o foco na apresentação dos conceitos do objeto de estudo desse trabalho, os arquivos como conjuntos documentais. A Arquivologia teve um grande marco em sua história literária determinada pela produção do Manual de Arranjo e Descrição e de Arquivos, mas conhecido aqui no Brasil como Manual dos Holandeses. O Manual dos Holandeses foi um dos responsáveis pela disseminação dos conceitos e das definições sobre os arquivos e se constitui uma das obras fundamentais na Arquivística Moderna, assim como a obra Arquivos Modernos, de Schellenberg. O Manual dos Holandeses é uma obra de caráter técnico, minucioso e que perdura seu valor até a atualidade. O Manual dos Holandeses define arquivo como o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. (1973, p. 13) Esta definição enfatiza a relação de custódia do documento arquivístico, podendo esta ocorrer tanto por um funcionário no decorrer de sua função, exercendo desta forma o papel da instituição, quanto pelo próprio órgão. Duchein afirma que os arquivos são documentos de qualquer natureza, reunidos orgânica e automaticamente por um corpo administrativo, uma pessoa física ou jurídica, em razão de suas funções ou de sua atividade. (1986. p.17) Duchein apresenta em sua definição a característica da organicidade documental. O autor expõe que o documento possui uma relação orgânica e que este não existe sozinho. Um documento arquivístico não é criado fora de um contexto, ele possui um elo com o conjunto documental. O documento arquivístico não pode ser coletado como uma coleção de museu ou biblioteca, ele é fruto da realização de uma atividade da instituição. Jenkinson afirma que os arquivos como documentos são: [...] produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua própria informação. (JENKINSON, 1937, p. 11 apud SCHELLENBERG, 2002, p. 36). Para Jenkinson, o armazenamento dos documentos ocorre para fornecer informação posterior ao próprio produtor ou ao seus sucessores. Desta forma, não

18 17 identificamos a ideia de comprovação histórica do passado em que os arquivos deveriam constituir papel de prova das funções de uma organização. Diferentemente de Jenkinson, Brenneke em sua concepção de arquivo, enfatiza, em seu conceito de arquivo, que os documentos tem por finalidade a preservação em uma Instituição e que esses documentos são origem (fonte) e servem como testemunho do passado. Para Brenneke, os arquivos são como o conjunto de papeis e documentos que promanam de atividade legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado. (BRENNEKE, 1953, p. 97 apud SCHELLENBERG, 2002, p. 37) Schellenberg possui uma definição para arquivos próxima aos conceitos de Jenkinson, o qual faz referência ao caráter de preservação para testemunho de prova da ação da organização. Schellenberg afirma que os arquivos são Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que haja sido considerado de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (2002, p. 41) Casanova, assim como Jenkinson e Schellenberg, expõe em sua definição de arquivo a ideia de acúmulo documental por uma determinada entidade e preservados com algum objetivo. O referido autor define arquivo como a acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa. (CASANOVA, 1928, p. 9 apud SCHELLENBREG, 2002, p. 37) Thomassem também faz referência aos arquivos como fonte de uma ação, afirmando que os arquivos devem ser o lugar onde primeiramente se preserva a memória com o objetivo de registrar a própria história da organização ou do indivíduo. Arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade de forma geral. Tanto os produtores de documentos públicos quanto privados mantêm registros para lembrar ou para serem lembrados. Eles precisam de suas memórias individuais e organizacionais para que possam manter sua capacidade de ser entendidos e de documentar a sua própria história. É importante para a sociedade que as organizações funcionem bem, que indivíduos e associações sejam responsáveis por seus atos, e que registros de valores culturais duradouros sejam preservados através do tempo. (2006, p. 7)

19 INFORMAÇÃO Atualmente, o mundo produz informações de diversas maneiras. Não importa onde esteja, no meio acadêmico ou profissional, o ser humano está sempre produzindo, recebendo, transmitindo e difundindo informações. O desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação (TIC), principalmente, a internet, transformou a transmissão da informação. Houve um aumento considerável na produção da informação, compelindo, assim a sociedade e a economia a desenvolverem sistemas mais ágeis para implementar suas atividades e decisões. Muitas organizações públicas e privadas estão dando uma atenção maior na organização, armazenamento, distribuição e transmissão das suas informações. Conceituar informação é uma tarefa não muito fácil, pois informação se refere a todas as áreas de conhecimento. O Glossário da Faculdade de Ciência da Informação da Universidade de Brasília (UnB) apresenta diversas acepções de diferentes autores como segue abaixo: Conjunto de dados que satisfazem a uma determinada necessidade informacional. Possui um valor agregado e precisa da intervenção ativa do usuário.(korfhage, R., 1997) Estruturas simbolicamente significantes com a competência de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou na sociedade. (BARRETO, A. A., 2002, p. 50) A informação é um conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual, em suporte ". (LE COADIC YVES- FRANÇOIS. A ciência da informação) 3 A informação nos arquivos para o DIBRATE é considerada a mensagem contida nos documentos. É definida como elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento. (2005, p.107) 4 Para o InterPARES 3 ([2012]), informação é o conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado 5, e no InterPARES 2 ([2007]), Diretrizes para o 3 Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < Acesso em 10 de mar

20 19 produtor, informação é um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo ou espaço. 6 Couture, Ducharme e Rosseau consideram que a noção de informação está vinculada à Gestão da Informação e que esta informação não precisa ser produzida organicamente. O que difere do conceito de organicidade documental, no qual, de acordo com Duranti (1994. p. 52), o documento deve estabelecer relações com outros documentos no andamento das suas transações e que não há razão de existirem sozinho, pois os documentos são um conjunto indivisível. A informação arquivística deve ser orgânica. [...] informações podem ser verbais ou registradas sobre suportes como, por exemplo, o papel, a fita magnética, o disco óptico ou o microfilme. Podem ser orgânicas, quer dizer, elaboradas, expedidas ou recebidas no quadro das funções do organismo ou não orgânicas, quer dizer, produzidas fora do quadro das funções do organismo... As informações registradas orgânicas nascem no arquivo do organismo. (COUTURE, DUCHARME, ROSSEAU, 1988, p apud FONSECA, 1998, p. 35) Nem toda informação é informação arquivística. Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho funcionalmente interrelacionados. (THOMASSEM, 2006, p. 6). Fonseca (1998, p. 35), além de considerar que os documentos arquivísticos devem conservar seu caráter orgânico, também avalia que as informações contidas nestes documentos podem ser divididas em dois níveis. Um se refere às informações propriamente ditas do documento e o outro se refere à informação registrada pelo conjunto documental. Desta forma provam e mantêm o valor testemunhal das ações da organização. 2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO Os arquivos, como conjunto documental, constituem o objeto de estudo e o trabalho dos arquivistas. E como conjunto documental, podemos analisar sua particularidade em uma esfera menor, o documento. Toda informação registrada em 6 Disponível em < booklet--portuguese. pdf> Acesso em 10 de mar. 2014

21 20 algum suporte, independente de qual seja este suporte, é um documento, porém nem todo documento é um documento de caráter arquivístico. Segundo o DIBRATE, documento é uma unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato (2004, p. 73). 7 A associação normalmente se dá pelo visual, logo, a caracterização mais evidente e mais comum que se tem é a de documento no suporte papel, palpável e real. Mas sabemos que não existe nenhum tipo de condição estabelecida afirmando que apenas documentos manuscritos ou impressos se caracterizam como documentos e menos ainda como sendo documentos arquivísticos. Como Belotto afirma [...] documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim, a enorme abrangência do que seja documento. (2006. p.35) O Dicionário eletrônico Houaiss da Língua Portuguesa apresenta as seguintes definições para a palavra documento 1. declaração escrita que se reconhece oficialmente como prova de um estado, condição, habilitação, fato ou acontecimento 2. texto ou qualquer objeto que se colige como prova de autenticidade de um fato e que constitui elemento de informação 3. arquivo gerado por certos programas ou pacotes, como processadores de texto, planilhas eletrônicas etc. 4. qualquer título, declaração, testemunho etc. que tenha valor legal para instruir e esclarecer algum processo judicial (HOUAISS, 2009) Ao utilizarmos uma definição para documento de um dicionário de língua portuguesa, percebemos que as definições encontradas se referem ao caráter de prova, de declaração de autenticidade de um documento em seu caráter probatório. O Glossário da UnB apresenta várias definições para documento e, dentre elas, destaco a escrita por Doyle: Qualquer suporte de informação com inclusão de dados legíveis por homens e por máquinas. Conjunto constituído por um suporte e por uma informação, disponível para ser consultado e utilizado como prova. 8 O INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES (ICA Conselho Internacional de Arquivos) define documento como Unidade de registro de informações, qualquer 7 Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < Acesso em 10 de mar. 2014

22 4) 11 A forma fixa é definida pelo Projeto InterPARES 2 ([2007]) como sendo a 21 que seja o suporte ou formato. 9 Percebemos que todas as definições sempre se direcionam para questões de informação registrada em algum tipo de suporte. Para o glossário do Projeto InterPARES 3 o documento é definido como Uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável. ([2012]) 10 Para Duranti e MacNeil, o conteúdo refere-se à mensagem que o documento visa transmitir (1996 p. 54). Nas definições do Projeto InterPARES 2, conteúdo estável é a característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas por meio de acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão. ([2007], p. qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado. (p. 4) 12. Já no glossário do Projeto InterPARES 3, a forma fixa é definida da seguinte maneira: característica de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação documental permanece a mesma cada vez que o documento é manifestado, ou pode ser alterada segundo regras fixas (i.e., é dotado de variabilidade limitada) ([2012]) 13 Identificar que nem todo documento se caracteriza como um documento arquivístico é uma das tarefas do arquivista. As definições apresentadas aqui demonstram o papel de prova de uma ação registrada num determinado suporte como a característica principal de um documento. Para o ICA, documento arquivístico é o documento elaborado ou recebido, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. 14 Ao analisarmos os conceitos utilizados para documento, identificamos que estas definições apresentadas pelos autores da área fazem referência ao suporte 9 Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < booklet--portuguese. pdf > Acesso em 10 de mar Disponível em < pdf > Acesso em 10 de mar Disponível em < =4&status =glossary > Acesso em 10 de mar Disponível em < Acesso em 10 de mar. 2014

23 22 em que o documento se encontra e as definições apresentadas por um dicionário não específico não destaca este aspecto. A Society of American Archivists (Sociedade Americana Arquivista - SAA), em seu Mosés-Pearce Glossary, define documento arquivístico (Record) e destaca as seguintes acepções 1. Uma obra escrita ou impressa, de natureza legal ou oficial, que pode ser usada como evidência ou prova; um documento. 2. Dados ou informações que foram fixados em alguma mídia; que tem conteúdo, contexto e estrutura; e que é usado como uma extensão de memória humana ou para demonstrar a transparência. 3. Dados ou informações em uma forma fixa que são criados ou recebidos no curso da atividade individual ou institucional e mantidos (preservados) como evidência da atividade para referência futura. 4. Um instrumento arquivado para comunicação pública (aviso construtivo) 15 (tradução nossa) Esse Glossário apresenta uma definição bem detalhada para documentos arquivísticos fazendo referência aos tipos de suporte e à guarda documental como prova da atividade da instituição. Seguindo esta mesma linha, apresentamos Schellenberg que define documentos arquivísticos (records) como Todos os livros, papeis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua polítca, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos. (2002, p. 41) Para um documento ser considerado arquivístico é necessário que este seja fruto de uma atividade de uma instituição ou uma pessoa e que comprove esta atividade. O documento deve respeitar características que comprovem a atividade de tal instituição. Características essas que envolvem respeito à imparcialidade, à naturalidade, à autenticidade, à relação orgânica e à unicidade, de acordo com Duranti (1994). A imparcialidade se refere ao fato de o documento ser produzido sem ser pensado propositalmente em motivos futuros de uso. Os documentos não devem ser produzidos na intenção de guarda permanente ou para exposição da informação. Jenkinson afirma que os documentos são livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje [...] e que não são 15 Disponível em < Acesso em 10 de mar

24 23 escritos na intenção ou para informação da posteridade. (JENKINSON, p apud DURANTI, 1994, p. 51) A naturalidade é uma característica que inclusive nos ajuda na distinção entre a área da Biblioteconomia e a Arquivística. Para Duranti os documentos não podem ser coletados artificialmente. Devem ser acumulados no decorrer da atividade do produtor. Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta. (1994, p. 52) De acordo com Duranti, a autenticidade está entrelaçada ao momento de criação, manutenção e guarda documental. Diz respeito à forma como o documento se apresenta, à sua credibilidade e a se suas informações são íntegras e verdadeiras, livres de adulteração. Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. (DURANTI, 1994, p. 51). Se o documento se mostra capaz de atender a esses critérios, ele será avaliado como autêntico. A relação orgânica demonstra o elo existente entre um documento e outro. Aponta para questões de como um documento não é analisado sozinho. Seu sentido é dado através da análise do conjunto. As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. (DURANTI, 1994, p. 52) A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. (DURANTI, 1994, p. 52). Essa característica demonstra que, mesmo se o conjunto documental possuir um documento em cópia, o mesmo é considerado original se ele é único e representa uma relação naquele conjunto documental. O documento arquivístico é produzido com a finalidade de atender requisitos legais e administrativos da ação de uma instituição, por exemplo. De acordo com Schellenberg (2002), o documento arquivístico possui valor primário e secundário. O valor primário é o valor de uso em tempo corrente pela instituição de origem. E o valor secundário é caracterizado pelo documento que mesmo após o seu uso corrente ainda possui valor de caráter permanente para outras instituições ou pessoas que não sejam o organismo utilizador inicial.

25 DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ELETRÔNICO O documento eletrônico é aquele que se encontra em meio eletrônico e que precisa de uma máquina para que seja realizada a sua leitura. Para o DIBRATE é um Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais. (2005, p. 74) 16 Para o ICA (2013) documento eletrônico é 1- Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico; 2- Documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais 17. De acordo com o InterPARES 3 [2012] documento arquivístico eletrônico é um documento arquivístico analógico ou digital que é conduzido por um condutor elétrico e requer o uso de equipamento eletrônico para ser inteligível por uma pessoa. 18 Para Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos CTDE no Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, documento arquivístico eletrônico é um documento eletrônico reconhecido e tratado como um documento arquivístico. (CTDE/CONARQ, 2010, p. 12) 19 O glossário da SAA se difere da definição apresentada pelo CTDE/CONARQ. Isso ocorre devido à visão Arquivística implementada nos EUA a qual pré define o que é um document e um records e por este motivo não existe qualquer tipo de referência em sua definição para documento arquivístico eletrônico. Um records eletronic se refere ao nosso documento arquivístico eletrônico. Logo, documento eletrônico (electronic records) é para o glossário da SAA dados ou informações que tenham sido capturados e fixados para armazenamento e manipulação de um sistema automatizado e que requerem o uso de um sistema para apresentá-los e torná-los inteligíveis para uma pessoa 20 (tradução nossa) 16 Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < glossario_v5.1.pdf> Acesso em 10 de mar Disponível em: < Acesso em 10 de mar. 2014

26 25 Ao verificarmos as definições para documento eletrônico e documento arquivístico eletrônico, identificamos que ambos fazem menção à forma como a informação destes documentos está armazenada. Diferenciar documento eletrônico de um documento arquivístico eletrônico é identificar as características de um documento arquivístico num documento eletrônico. Se este é fruto da atividade do produtor e a prova da função do organismo produtor. 2.5 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL A literatura aqui apresentada enfatiza a diferença entre informação, documento e documento arquivístico independente do suporte ou da forma em que se encontram. A diferença entre informação e documento diz respeito à forma fixa e ao conteúdo estável. Com relação ao formato digital, o documento digital é definido pelo DIBRATE como documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional (DIBRATE, 2004, p. 74). 21 A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos CTDE do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ apresenta basicamente a mesma definição que o DIBRATE sobre documento digital. Conceitua como informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. (CTDE/CONARQ, 2010, p. 13) 22 No entanto, percebe-se algumas diferenças tais como: a CTDE/CONARQ acrescenta em seu conceito de documento digital a questão da informação registrada e que esta é codificada em forma analógica ou em dígitos binários. Já o DIBRATE considera diretamente em seu conceito de documento digital o documento sendo codificado em dígitos binários. Ao analisarmos o Glossário da SAA, identificamos que este oferece mais elementos sobre o que seria considerado um documento digital. O glossário faz referência à conversão de um documento eletrônico para um documento digital. 21 Disponível em < Acesso em 10 de mar Disponível em < arquivonacional. gov.br/media/publicacoes/glossario/2010 glossario_v5.1.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014

27 26 1- Informações criadas em meios não eletrônicos, tipicamente texto ou imagens em papel ou filme, e convertidas para um formato digital, que pode ser armazenado e manipulado por um computador. 2- Informação digital que foi compilada e formatada para uma finalidade específica, que inclui o conteúdo e estrutura, e que pode incluir contexto. 23 (tradução nossa) Do mesmo modo que o documento arquivístico eletrônico e o documento arquivístico tradicional, o documento digital, para ser considerado arquivístico, também deve atender às características de um documento arquivístico. Logo, deve ser resultado da atividade de uma instituição ou pessoa. Da mesma forma que o documento arquivístico convencional deve respeitar critérios para serem considerados arquivístico, os documentos digitais passam por este mesmo processo. O documento arquivístico digital é um documento [...] produzido (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) de forma eletrônica, o que significa que uma mensagem recebida em forma eletrônica porém retida em papel é um documento arquivístico em papel, enquanto uma carta recebida em papel porém escaneada no computador e somente usada como arquivo digital é um documento arquivístico eletrônico. (DURANTI, 2005, p. 7). Assim, documento arquivístico digital é um documento reconhecido e tratado como um documento arquivístico. (CTDE/CONARQ, p. 12) 24 O documento digital arquivístico para ser considerado arquivístico precisa respeitar algumas características, como por exemplo forma fixa, que neste caso digital se refere ao armazenamento do conteúdo binário de maneira a preservar a mesma forma documental armazenada desde a primeira vez. Além disso, o documento digital deve apresentar segundo Duranti (2005) um conteúdo estável, um sistema de código de classificação ou algum tipo de código único que o identifique. Deve apresentar relações com os outros documentos, podendo esta relação ocorrer dentro ou fora do sistema digital. Deve apresentar contexto administrativo, autor, destinatário, escritor e a ação da qual o documento provem como apoio a um procedimento ou como parte da tomada de decisão (DURANTI, 2005, p. 7) Além destas características, os documentos precisam apresentar os elementos de autenticidade, fidedignidade e confiabilidade. A autenticidade do 23 Disponível em < Acesso em 10 de mar de Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Disponível em < arquivonacional. gov.br/media/publicacoes/glossario/2010 glossario_v5.1.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014

28 27 documento digital é um fator relevante na determinação da confiabilidade da informação documental registrada. De acordo com Duranti e MacNeil, o documento digital é composto pelo: [...] suporte (o transmissor físico da mensagem), forma (as regras da representação que levam em conta a comunicação da mensagem), pessoas (as entidades agindo por meio do documento), ação (o exercício da vontade que origina o documento como forma de situações de criação, manutenção, mudança e extinção), contexto (a estrutura jurídico-administrativa na qual a ação acontece), relação orgânica (a relação que liga cada documento ao seu anterior e subsequente e a todos aqueles que participam da mesma atividade) e conteúdo (a mensagem que o documento pretende transmitir). (1996, p 49) Apesar das particularidades existentes entre os documentos digitais e os chamados tradicionais, as características que possibilitam que o documento possa ser declarado autêntico são as mesmas. Independentemente do suporte, todo documento pode ser declarado autêntico sendo necessária a realização de uma análise que comprove a confiabilidade de suas características. Com relação à autenticidade, esta característica é definida como a confiabilidade de um documento como tal, e se refere ao fato de que um documento é o que ele parece ser e não foi alterado ou corrompido. (DURANTI, 2005, p. 10). O documento arquivístico autêntico é o que respeita as características da autenticidade e da confiabilidade (reliability) ou fidedignidade. Entendemos com base em Duranti e MacNeil que fidedignidade significa a autoridade e a confiança dos documentos como evidência, isto é, a capacidade de representar os fatos a que se refere (1996, p. 29). A fidedignidade é assegurada quando os fatores completitude da forma documental e o controle no procedimento de criação são respeitados. Os requisitos de confiabilidade e autenticidade no que se refere ao documento não arquivístico precisa respeitar a forma fixa e o conteúdo estável. Mas na análise do documento arquivístico digital, deve-se considerar, além disso, o registro da ação, sua relação orgânica e o contexto jurídico-administrativo. Deve haver respeito à forma como o documento é produzido e respeito ao formato em que o mesmo é produzido. A forma fixa permite que o formato do documento até possa ser alterado, desde que o mesmo mantenha a forma da apresentação formal. É como salvar um documento Word em PDF. Mudamos de formato, mas não mudamos de apresentação formal, a forma fixa continua inalterada. O que foi alterado foi apenas a forma da apresentação digital.

29 28 3 GESTÃO DE DOCUMENTOS: HISTÓRICO E DIFERENTES ABORDAGENS Os Estados Unidos (EUA) são considerados os pioneiros na elaboração do conceito de gestão de documentos. Antes da Segunda Guerra Mundial, os Estados Unidos já apresentavam preocupação em relação à guarda e à conservação dos documentos de caráter público e, por isso, desenvolveram o conceito de Records Management (gestão de documentos). A difusão deste conceito ocorreu somente após a Segunda Guerra Mundial e passou a assumir diferentes acepções, de acordo com a tradição arquivística administrativa de cada país. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993, p. 45). O conceito de Records Management foi amplamente discutido e difundido e é de fato uma criação dos Estados Unidos. A difusão deste conceito se originou devido ao acúmulo documental ocorrido nos EUA, primeiramente após a Guerra de Secessão ( ) até a Segunda Guerra Mundial. Com as guerras, muitos documentos eram produzidos, as indústrias estavam em constante expansão. Como ponto forte para este acúmulo, foi a criação de uma lei em 1853 que destinava proibir a destruição de qualquer documento público e, desta forma, todos os documentos produzidos durante as guerras foram sendo acumulados, sem nenhum tipo de critério. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993, p. 45). 3.1 CONCEITOS E ASPECTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS De acordo com Llansó I Sanjuán, a proibição da destruição dos documentos no cenário arquivístico dos EUA ocorreu até o momento da criação da General Records Disposal Act, Lei Geral de Eliminação Documental, em Após esta lei, algumas comissões foram criadas para auxiliar na disseminação e na aplicação do conceito de records management. Como, por exemplo, a criação do National Archives and Records Administration, NARA (1934), das Comissões Hoover (1947 e 1953) e do Federal Records Act (1950). (LLANSÓI I SANJUÁN, 1993, p. 46). Llansó I Sanjuán destaca que as comissões Hoover foram responsáveis por coordenar e propor ações que visassem à economia, à eficácia e à eficiência dos

30 29 documentos arquivísticos do governo federal. Essas ações eram voltadas para controlar a produção, a eliminação e a conservação dos documentos considerados de fase intermediária. E o Federal Records Act veio determinar que todos os órgãos federais devem implementar um records management program, ou seja, um programa de gestão de documentos. (1993, p.49) Paralelamente às Comissões Hoover e ao Federal Records Act, o governo canadense promove duas comissões: a Comissão Massey (1951) e a Comissão Glassco ( ), ambas desenvolvidas para estimular a aplicação do conceito de gestão de documentos em seus órgãos departamentais visando a uma melhor administração e conservação dos documentos públicos que estavam se tornando massas documentais de difícil gestão. A partir das recomendações realizadas por estas comissões, tornou-se possível a construção de um depósito central para Arquivos Públicos Canadenses em 1956, e, em 1966, o programa de records managment passou a ser coordenado por um arquivista federal. (INDOLFO, p.33) O conceito de records management difundido nos EUA tem um caráter fundamentalmente administrativo, e em virtude disso há ênfase na economia, na eficácia e na eficiência, conforme a visão taylorista da administração científica americana. Este conceito surgiu também pelo objetivo de tornar a massa documental manipulável, visto que já ocorriam atrasos na tramitação dos negócios públicos. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993, p. 46) Para Burnet, a gestão de documentos pode ser definida como o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa 25. (BURNET apud JARDIM, 1987, p. 35) Na legislação americana é possível identificar o foco administrativo no conceito de gestão de documentos o termo gestão de documentos significa o planejamento, controle, direção, organização, treinamento, promoção e outras atividades gerenciais referentes à criação de documentos arquivísticos, manutenção e uso dos documentos arquivísticos e destinação dos documentos arquivísticos de forma a obter documentação adequada e apropriada das políticas e 25 José Maria Jardim. Disponível em < Acesso em 01 de mai de 2014