Quem faz? Servidor Interessado. Quem faz? Servidor Interessado. Universidade Federal de Campina Grande

Transcrição

1 1. Iniciar Processo 2. Escolher o Tipo do Processo Página 1 de 17

2 Digite a Especificação da Viagem. Veja o exemplo ao lado. Digite o nome do(s) interessado(s). Ao digitar, clique no nome para inserir na caixa abaixo. Selecione a opção Público e depois clique no botão Salvar. 3. Consultando as Etapas do Processo ATENÇÃO: Sempre que tiver dúvidas sobre as etapas de um processo, clique no ícone acima. Página 2 de 17

3 4. Incluindo Documentos no Processo Página 3 de 17

4 ATENÇÃO: Esse é o procedimento recomendado na Base de Conhecimento do Processo. Primeiro, devemos preencher o formulário de solicitação de diáras/passagens. Ao clicar no botão Confirmar Dados será exibida a janela do Editor do SEI. Se a janela não for exibida, provavelmente o seu navegador bloqueou a janela pop-up. Nesse caso, siga o procedimento abaixo: Entre no site sei.ufcg.edu.br Clique em Manuais do SEI! Página 4 de 17

5 Depois clique em Desbloqueando Pop-ups 5. Editando o Conteúdo do Documento Interno Página 5 de 17

6 Preencha todos os campos do formulário acima e depois clique no botão Após Salvar feche a janela do editor e clique na caneta para assinar Após teclar Enter, o documento estará assinado. Página 6 de 17

7 6. Incluindo um Documento Externo De acordo com a Base de Conhecimento do Processo, a próxima etapa será a anexação da documentação referente à missão/evento (folder, convite, programação do evento etc) Página 7 de 17

8 CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS: Tipo do Documento:Escolha o tipo de documento que você irá anexar. Data do Documento: Preencha com a data no qual o documento foi criado. Número/Nome na Árvore:Nome que irá aparecer na árvore do processo. No Exemplo Acima irá aparecer: Convite Congresso IX. Formato: Se o documento foi DIGITALIZADO, escolha o Tipo de Conferência. Página 8 de 17

9 Se o documento for NATO DIGITAL (produzido originariamente em meio eletrônico) selecione o arquivo para anexar. Página 9 de 17

10 Realize este procedimento APENAS se o documento foi DIGITALIZADO Para documentos DIGITALIZADOS, deverá ser utilizado o token. Para tanto, recomendamos o uso do navegador Mozilla Firefox, em virtude de o Google Chrome não oferecer mais suporte à NPAPI (tecnologia necessária para applets Java, utilizado pelo SEI). Os setores poderão enviar os documentos para serem digitalizados no Setor de Protocolo. Para tanto, entregue os documentos ao Protocolo e informe em qual processo será realizado a anexação. Página 10 de 17

11 7. Visualizando a Estrutura do Processo Por enquanto, a tela do processo estará com a estrutura acima: Formulário de Solicitação de Diárias/Passagens + Convite. Para acrescentar mais documentos externos, repita o procedimento e anexe todos. Página 11 de 17

12 8. Incluindo a Declaração de Veículo Próprio ou Solicitação de Transporte Escolha o tipo de documento que você irá incluir: Descrição: digite o assunto do documento. Página 12 de 17

13 Após gerar o novo documento, edite o conteúdo e clique em Feche a janela do editor Clique no botão para assinar Digite a sua senha de acesso ao sistema Tecle ENTER As propostas e concessões de diárias e passagens para os deslocamentos no país deverão ser encaminhadas com antecedência mínima de 10(dez) dias. "Em caráter excepcional, as autoridades superiores poderão autorizar viagem em prazo inferior ao estabelecido no caput deste artigo, desde que devidamente formalizada a justificativa e comprovada a inviabilidade do seu efetivo cumprimento." Se esse for o caso, realize o seguinte procedimento: Página 13 de 17

14 Repita os procedimentos do ITEM 8. Lembrando que a autoridade superior deverá dar um despacho autorizando a viagem (Conforme portaria 403/2009, Art.7º, MEC) 9. Incluindo Documento Interno do Tipo Despacho Chefe Imediato Quem faz? Chefe Imediato Seguindo a recomendação da Base de Conhecimento do Processo, a próxima etapa (2) é a autorização do Chefe Imediato. Para tanto, o Chefe Imediato do Solicitante deverá realizar o procedimento abaixo para autorizar ou negar a solicitação de viagem/passagem. Repita os procedimentos do ITEM 8. Página 14 de 17

15 10. Enviar o Processo para Outra Unidade Conforme a Base de Conhecimento, o processo deverá ser encaminhado para o Setor de Transporte designar o motorista. Você também poderá enviar para o Setor de Diárias ir providenciando o cadastro da viagem no SCDP. Clique no botão Clique no campo Digite a sigla ou o nome (parcial) da unidade de destino. Clique sobre a(s) Unidade(s) desejada. Clique no botão 11. Realização da Prestação de Contas PORTARIA Nº 505, DE 29 DE DEZEMBRO DE 2009 (Port /12/09, Art. 4º) Art. 4º Para a prestação de contas, o servidor deverá apresentar, no prazo máximo de cinco dias, contados do retorno da viagem, original ou segunda via dos canhotos dos cartões de embarque, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check in via internet, bilhetes, ou a declaração fornecida pela empresa de transporte, e relatório da viagem. Repita os procedimentos do ITEM 8. Página 15 de 17

16 12. Conclusão do Processo A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto. O processo pode ser concluído na unidade por dois motivos: a. A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, não há mais nenhuma ação a ser tomada por parte da unidade, não obstante poder continuar aberto em outras unidades; b. O processo já alcançou o seu objetivo em todas as unidades e deverá ser concluído na última unidade em que estiver aberto. Para efetuar a conclusão, é necessário clicar no número do processo e selecionar o ícone. Também é possível concluir mais de um processo ao mesmo tempo, selecionando a caixa de seleção dos processos desejados na tela Controle de Processos e clicando no ícone Concluir Processos Nesta Unidade. Quando não houver mais nenhuma ação no processo por parte da unidade, esta deverá enviá-lo para unidade de destino ou concluí-lo. É fundamental que sejam fechados os processos cuja ação já foi concluída. Caso contrário, para fins de estatística, o tempo em que ele permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como se o processo estivesse em andamento. 1. Após o retorno da viagem/missão, realize a prestação de contas no mesmo processo. 2. Conforme portaria 403/2009, Art.7º: "As propostas e concessões de diárias e passagens para os deslocamentos no país deverão ser encaminhadas com antecedência mínima de 10(dez) dias". Parágrafo único: "Em caráter excepcional, as autoridades superiores poderão autorizar viagem em prazo inferior ao estabelecido no caput deste artigo, desde que devidamente formalizada a justificativa e comprovada a inviabilidade do seu efetivo cumprimento." 3. Maiores informações sobre o processo, acesse o site: menu Coordenação Geral de Administração (CGA), opção Divisão de Diárias e Passagens. Página 16 de 17

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