SIMAR Manual do Usuário

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1 UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA SIMAR Sistema de Materiais SISTEMAS DE MATERIAIS Manual do Usuário.

2 Sumário Introdução... 2 Coordenação do Almoxarifado Central... 3 Simar... 4 Habilitação no Simar... 4 Perfis do Simar Catálogo de material:... 5 Pedido de compra: Compras Pedidos de compras... 7 Formulário já preenchido Empenho Consulta histórico do empenho Movimentação Manutenção do Almoxarifado, entrada de material de compra específica solicitada pela unidade via DCO Materiais mantidos em estoque Pedido de fornecimento Fornecimento - Pedido de fornecimento de materiais constantes do Almoxarifado Central Formulário preenchido Relatório Movimentação do Pedido de Fornecimento Resultado do Filtro Relatório Movimentação do pedido de fornecimento Relatório Movimentação da estatística de utilização de materiais Ler Mensagem Mudança de senha Tabela Unidade de Medida Contatos da Diretoria de Gestão de Materiais Legislação e Referências Bibliográficas... 29

3 Introdução Objetivando melhorar os procedimentos de rotina na Diretoria de Gestão de Materiais, em 2013 foram realizadas alterações no Sistema de Material (SIMAR) da Universidade de Brasília. Percebendose a necessidade de levar ao conhecimento das Unidades da FUB a orientar quanto aos novos procedimentos desse sistema foi disponibilizado o Guia Prático SIMAR. Para auxiliar aos seus usuários na realização de pedidos de compras via DCO e requisições de materiais de consumo disponíveis no estoque do Almoxarifado Central, além de consultas sobre a movimentação desses processos. O Guia Prático SIMAR é autoexplicativo e de fácil compreensão, composto basicamente de instruções ilustrativas e videoaulas que indicam o passo a passo das tarefas. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 2

4 Coordenação do Almoxarifado Central A Coordenação de Almoxarifado ALM compete coordenar, executar e controlar as atividades relativas ao recebimento, à conferência, a guarda, ao registro e a distribuição de material de uso comum, equipamentos e materiais permanentes adquiridos pela FUB. A ALM dispõe de material de consumo em estoque para o atendimento básico das atividades administrativas e acadêmicas dos Campi da UnB, Centros e Órgãos Complementares, conforme estabelecido no Ato DAF 341/ F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 3

5 Simar O SIMAR é o sistema utilizado para cadastramento de todos os pedidos de compras e a aquisição de materiais junto ao Almoxarifado Central da Universidade de Brasília. Por meio desse sistema é possível efetuar o registro de todos os bens de consumo e permanentes adquiridos pelos Centros de Custo da FUB, emitir Nota de Entrada e Nota de Fornecimento de todo material registrado, gerar e emitir Pedido e Nota de Fornecimento de material de estoque do Almoxarifado Central, controlar e subsidiar a reposição de estoque do Almoxarifado Central e subalmoxarifados e gerar Relatórios diversos de controle de material de consumo. Habilitação no Simar Para habilitar-se, o interessado deverá solicitar o cadastramento através de memorando emitido pelo Titular do Centro de Custo, encaminhado via UnBDoc, contendo os seguintes dados: Nome completo, matrícula se for servidor do quadro ou CPF se for prestador de serviços, unidade pertencente, telefone para contato e para envio da senha pessoal. O memorando ainda deverá indicar se a habilitação é para efetuar Pedidos de Compras (compras específicas via DCO) ou Pedido de Fornecimento (estoque do ALM). Perfis do Simar 1. CTAPED: neste perfil só é permitido ao usuário fazer consultas. 2. SCNDEP: neste perfil é permitido ao usuário consultar e solicitar pedido de compra. 3. PEDIDO: este perfil possibilita ao usuário consultar, solicitar pedido de compra e pedido de fornecimento do estoque do ALM. Perfil Pedido de Fornecimento no Simar Este perfil permite a consulta de ações executadas pelo ALM e gera o Pedido de Fornecimento e o Pedido de Compra. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 4

6 1 - Catálogo de material: Permite a consulta ao Catálogo de Materiais Específicos Permanentes e de Consumo para elaboração de pedido de compras. 1º Clique para localizar o registro (Figura 01). 2º Escreva o nome do material e clique em executar filtro. (Figura 02). F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 5

7 Pedido de compra: Refere-se às aquisições feitas pelos Centros de Custos/Unidades, por meio de processo licitatório realizado pela Diretoria de Compras - DCO, sendo de responsabilidade do ALM o recebimento, conferência, armazenamento, registro e entrega do material. A entrega de bens permanentes é feita após o tombamento e registro no SIPAT, exceto em casos excepcionais. A entrega direta do material no Centro de Custo/Unidade somente deverá ocorrer nas situações previstas no Art. 7º do Ato DAF 341/2012, disponível no sítio ( Nesse caso a nota fiscal deverá ser atestada por servidor com matrícula e encaminhada ao ALM para registro e encaminhamento a DCO e DCF. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 6

8 2 - Compras Pedidos de compras Permite consultar e solicitar os Pedidos de Compras do Centro de Custo e imprimir. 1º Clique na opção Incluir Registro para ativar os campos para digitação. 2º Indique o Centro de Custo. 4º Selecione o tipo de uso e de despesa. 6º Digite a justificativa do pedido. 3º Selecione o tipo de Compra. 5º Indique a Fonte de Recurso (112/120/250/ outras) e a Dotação Orçamentária. 7º Digite os dados do Servidor responsável pelo Pedido, matrícula, e telefone. 8º Digite os dados do projeto. (Figura 03) 9º Dê duplo clique abaixo da palavra. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 7

9 11º DêClique para retornar ao formulário. TAB para ativar os campos subsequentes para Preenchimento. 12º Escolha o Material. 13º Escolha a unidade de fornecimento e a quantidade. 14º Insira informações adicionais sobre o bem. 15º Insira a matrícula do agente patrimonial, se Permanente. 10º Clique14º Insira informações adicionais sobre o bem. Caso necessite fazer alterações, clique no ícone antes de salvar o item. (Figura 04) 16 Clique para salvar o item. 17º Retorne ao formulário para imprimi-lo. Clique no ícone salvar na Barra de Ferramentas para salvar o pedido de compra. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 8

10 Formulário já preenchido Clique para imprimir o pedido de compra. (Figura 05) Indique a ordenação. (Figura 06) F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 9

11 (Figura 07) Relatório de Pedido de Compra: o Simar permite consultar os pedidos de compras do Centro de Custo por pedido Específico ou por Parâmetros. Para imprimir o documento Pedido de Compra o usuário deve abrir o menu do Simar, levar o cursor até a guia Relatórios, e posteriormente clicar na aba pedido de compra, dentro da guia Compras. A seguir informar os dados do pedido e clique em gerar. Assim, o Sistema gerará um documento semelhante ao disposto na figura nº 07. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 10

12 2.1 - Empenho Consulta histórico do empenho Após obter o número do empenho no Registro de UnBDoc, consulte a tela para acompanhar os registros até a baixa do processo. Figura: 08 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 11

13 2.2 - Movimentação Manutenção do Almoxarifado, entrada de material de compra específica solicitada pela unidade via DCO Permite consultar a Entrada do Material no Almoxarifado que pode ser feita pelo número da Entrada, pela data da Entrada, e pela Nota de Empenho, além de disponibilizar para impressão a imagem da Nota Fiscal, da Entrada do Material e da Nota de Fornecimento. 1º Clique em Localizar Registro na Barra de Tarefas. Figura 09 2º Insira os dados do empenho: ano, NE, nº da NE e clique em filtrar. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 12

14 Figura: 10 3º Clique para imprimir a Nota Fiscal, Entrada e Fornecimento. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 13

15 3 - Materiais mantidos em estoque Permite consultar todo o Catálogo de Materiais em Estoque no Almoxarifado, Ativos, Bloqueados, Inativos, Pesquisar e imprimir. O bem que apresentar ao lado do valor um asterisco, significa que este se encontra temporariamente em falta no Almoxarifado Central. Figura: 11 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 14

16 Pedido de fornecimento A solicitação de pedido de fornecimento de material de consumo do estoque do Almoxarifado Central somente é possível se o Centro de Custo/Unidade solicitar ao Decanato de Planejamento e Orçamento-DPO, a inserção de crédito no Almoxarifado. O Centro de Custo deverá solicitar o material de consumo apenas nas quantidades necessárias para utilização em suas atividades administrativas. O pedido será atendido com base na estatística mensal de utilização pela Unidade e mediante a disponibilidade em estoque. No caso de necessidade de um quantitativo diferenciado deve ser preenchido o campo de justificativa, a fim de que seja avaliada a possibilidade de atendimento. A entrega será realizada no dia estabelecido para cada unidade, conforme Grupo de Atendimento Anexo I ao Ato do DAF Nº 0341/2012. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 15

17 4 - Fornecimento - Pedido de fornecimento de materiais constantes do Almoxarifado Central Permite a solicitação de materiais mantidos no estoque do Almoxarifado. 1º Clique em novo na Barra de Tarefas para ativar o formulário. 2º Digite a classificação do Centro de Custo. 3º Tecle TAB. Insira o local de entrega 4º Dê 2 Cliques para abrir o formulário. Figura:12 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 16

18 6º Dê 2 cliques e selecione o material. 8º Coloque a justificativa caso seja uma requisição vultosa ou excepcional. 7º Indique a quantidade Figura: 13 5º Clique em novo para ativar o formulário e abrir o catálogo de materiais. 9º Salve o item e clique em novo para inserir outro bem,se for o caso. 10º Após requisitar todos os bens, clique para retornar ao formulário. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 17

19 Formulário preenchido Figura: 14 11º Clique para confirmar o pedido, depois salve-o na Barra de Ferramentas. F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 18

20 Figura: 15 Figura: 16 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 19

21 4.1 - Relatório Movimentação do Pedido de Fornecimento Permite consultar o Pedido de Fornecimento na integra, pelo número do Pedido, e imprimir. 1º Insira a classificação do Centro de Custo e clique em filtrar. Figura: 17 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 20

22 Resultado do Filtro Figura: 18 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 21

23 5.2 - Relatório Movimentação do pedido de fornecimento Permite consultar o Pedido de Fornecimento na integra, pelo número do Pedido, e imprimir. 1º Insira o número do Pedido e peça para Figura: 19 Figura: 20 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 22

24 5.3 - Relatório Movimentação da estatística de utilização de materiais Permite a consulta de todo o material de estoque fornecido durante um período ou por ano, do Centro de Custo. 1º Indique o intervalo do Relatório Estatístico e clique em Gerar. Figura: 21 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 23

25 Figura: 22 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 24

26 5.4 - Ler Mensagem Permite ler as mensagens enviadas para o usuário no Sistema. 1º Clique para fechar a mensagem. Figura: 24 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 25

27 6 - Mudança de senha Figura: 25 F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 26

28 Tabela Unidade de Medida Unidade de Medida de Fornecimento Sigla Medida Sigla Medida BD BALDE LA LATA BL BLOCO LT LITRO CH CHAPA M2 METRO QUADRADO CJ CONJUNTO M3 METRO CUBICO CM CENTIMENTRO MÇ MAÇO CT CENTO MIL MILHEIRO CX CAIXA ML MILILITRO DEZ DEZENA MT METRO DZ DUZIA PAR PAR ENV ENVELOPE PC PEÇA FD FARDO PT PACOTE FL FOLHA RE RESMA FR FRASCO RL ROLO GF GARRAFA SC SACO GL GALÃO TB TUBO GR GRAMA TON TONELADA JG JOGO UM UNIDADE KG QUILOGRAMA VD VIDRO KIT KIT F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 27

29 Contatos da Diretoria de Gestão de Materiais CONTATOS da DGM Fone Setor Colaborador/servidor Diretoria DGM Albanete Alves Burity /Edinalva Coordenadora ALM Maria Tereza R.B. Luz Administrativo ALM Míriam San'Tana e Karina Administrativo ALM Rosângela Santana Administrativo ALM Evaldo F. Cavalcanti, Mauro Gama e Joaquim Santos Recebimento de materiais específicos - ALM/DESP Adonaldo, Tiago e Joarez Recebimento de materais de estoque - ALM/DESQ Joab Pedro e Claudio Coordenador de Patrimônio José Benedito (Bené) Coordenação de Patrimônio Maria José, Sarah, João, Antuir, Laura, - PAT Duarte e Leonildes Coordenação de Patrimônio Antonio, Mauricio, Rosana, Jadilson e - PAT Dener ou Setor de Recolhimento e Redistribuição - SRR/PAT Cardoso, Franciso, Jorge, Elder, Wildon, Ezequiel F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 28

30 Legislação e Referências Bibliográficas Lei 8.666/93 Instrução Normativa SEDAP 205/88 Ato do Decanato de Administração nº. 0341/2012 Cartilha de compras 2014: F u n d a ç ã o U n i v e r s i d a d e d e B r a s í l i a Página 29