INTRODUÇÃO. A SIGC/GISU permanecerá à disposição de todos para sanar eventuais dificuldades na operação e aprimorar os procedimentos.

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2 INTRODUÇÃO Para assegurar a excelência do processo que envolve a tramitação das Solicitações de Compras no Sistema FIEMG, a SIGC/Gerência Integrada de Suprimentos GISU, juntamente com a SIGC/Gerência Integrada de Planejamento, Projetos e Processos GIPP, desenvolveu este Manual com o objetivo de orientar os usuários sobre os principais pontos relacionados à operação do Workflow de Solicitações de Compras. A SIGC/GISU permanecerá à disposição de todos para sanar eventuais dificuldades na operação e aprimorar os procedimentos. SIGC/Gerência Integrada de Suprimentos 2

3 ÍNDICE 1- WORKFLOW DE SOLICITAÇÕES DE COMPRAS TERMOS UTILIZADOS NO WORKFLOW INÍCIO DO PROCESSO DE COMPRAS ª ATIVIDADE: TRAMITAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS COMO TRAMITAR A SOLICITAÇÃO DE COMPRAS TRAMITAR PARA APROVAÇÃO TRAMITAR PARA ANALISTA TRAMITAR PARA ÁREA TÉCNICA COMO ANEXAR APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS COMO APROVAR ATIVIDADE ANALISTA PARECER ORÇAMENTÁRIO AUTORIZAÇÃO SUPERINTENDENTE AUTORIZAÇÃO PRESIDENTE RECEBIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS NA GISU ACOMPANHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS SOLICITAÇÃO DE COMPRAS APÓS TRAMITAÇÃO CONCLUÍDA CONSIDERAÇÕES FINAIS

4 1- WORKFLOW DE SOLICITAÇÕES DE COMPRAS O Workflow de Solicitações de Compras é um sistema implantado para tramitar a solicitação de compras (SC), por meio eletrônico, com a finalidade de agilizar o processo de autorização e recebimento dos documentos na Gerência Integrada de Suprimentos, assim como permitir o seu acompanhamento pelo solicitante. O sistema vem substituir o processo atual, que consiste na tramitação física da SC. Buscando melhorar esse fluxo de tramitação, o workflow permite que as assinaturas e carimbos sejam substituídos por aprovações eletrônicas, sendo o documento impresso somente pela GISU. O sistema possibilita ainda o acompanhamento efetivo do fluxo pelo solicitante, identificando todas as etapas de aprovação / autorização já cumpridas, bem como aquelas que ainda são necessárias TERMOS UTILIZADOS NO WORKFLOW o ATIVIDADE: Dentro do workflow cada grupo de ação é chamado de atividade. Assim, no decorrer do processo, temos diversas atividades como, por exemplo: Tramitação, Aprovação, Análise Técnica, Aprovação Orçamentária e Autorizações conforme Quadro de Alçadas. o ATOR EXECUTOR: Cada atividade é realizada por um ator executor, que é quem receberá um comunicado via , alertando sobre a necessidade de realização de uma tarefa. o TRAMITAR: É o mesmo que enviar. Dizer que a Solicitação é tramitada para análise técnica, é o mesmo que dizer que a Solicitação é enviada para análise técnica. o FLUXO: É todo o trajeto que será percorrido pela Solicitação de Compras - SC até que a Gerência Integrada de Suprimentos GISU a receba, eletronicamente. 4

5 2- INÍCIO DO PROCESSO DE COMPRAS O início do processo de compras se dá com a emissão e aprovação da Solicitação de Compras no Sistema ERP. A partir daí, ao invés de imprimir e direcionar o documento físico para as devidas autorizações, o ATOR EXECUTOR irá receber, depois de 60 (sessenta) minutos da execução do procedimento dentro do ERP, um para início da tramitação da SC no Workflow de Solicitações de Compras, ou seja, o processo que antes era realizado de forma manual acontecerá eletronicamente. Recebido o , basta que o ATOR EXECUTOR clique sobre o link para que seja direcionado ao sistema de Workflow. Abaixo, modelo de que será recebido: Após clicar no link, você será direcionado para o sistema de Workflow, devendo digitar usuário e senha, que são os mesmos que você utiliza para acesso à rede interna do Sistema FIEMG: 5

6 OBSERVAÇÃO IMPORTANTE Alternativamente, o acesso ao sistema de Workflow poderá ser feito através da Intranet / Meus Aplicativos / Fusion: Optando por este meio de acesso, o ATOR EXECUTOR será direcionado para a tela na qual deverá inserir seu usuário e sua senha (conforme explicado acima) e, em seguida, o sistema lhe apresentará a tela principal, conforme abaixo: Nesta tela, você terá acesso às seguintes opções: Caixa de entrada: As Solicitações de Compras que estão aguardando uma ATIVIDADE a ser realizada pelo ATOR EXECUTOR. Para dar início a esta ATIVIDADE, deve-se clicar sobre a TAREFA. 6

7 Caixa de saída: As Solicitações de Compras tramitadas para outros ATORES ficarão salvas nessa caixa, até que a próxima ATIVIDADE seja realizada por este outro ATOR e o processo prossiga o fluxo. Minhas solicitações: Nessa pasta, o ATOR EXECUTOR poderá visualizar as Solicitações de Compras que ainda não foram recebidas na GISU. 3-1ª ATIVIDADE: TRAMITAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS Após acessar o sistema através do link disponível no ou, alternativamente, pela intranet, o ATOR EXECUTOR deverá realizar a primeira atividade do sistema de Workflow, que é a tramitação da Solicitação de Compras, conforme indicado a seguir. 3.1 COMO TRAMITAR A SOLICITAÇÃO DE COMPRAS 1º Clicar na aba Tramitação; 7

8 Após clicar na aba Tramitação, você terá acesso à tela abaixo: 2º Preencha os campos: TIPO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS: Selecione uma das quatro opções disponíveis. Cotação de Preços / Licitações: selecione esta opção quando a Solicitação de Compras objetivar o início de processo de cotação de preços ou licitação. Dispensa/Inexigibilidade: selecione essa opção para Solicitações de Compra que tiverem como objetivo compor processo de Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação, regulamentadas pela Instrução Normativa IN Fornecedor Selecionado I Marca/Modelo específico: selecione esta opção quando houver justificativa da Área / Unidade para a contratação de fornecedor específico (item da Instrução Normativa IN 05-06) ou quando houver a necessidade técnica de indicação de marca, modelo ou fabricante, também mediante justificativa (item da Instrução Normativa IN 05-06). 8

9 Registro de Preços: selecione esta opção quando a Solicitação de Compras tiver como objetivo a aquisição de materiais ou serviços já licitados e que possuam Registro de Preço, conforme listagem disponível na Intranet / Documentos Úteis / Corporativos / Compras e Contratações / Registro de Preços. PREVISTO NO ORÇAMENTO: Informar se a despesa relativa à Solicitação de Compras possui previsão orçamentária. SELECIONE A SUPERINTENDÊNCIA: informar a Superintendência vinculada à Solicitação de Compras e que, em caso de valores superiores a R$ ,00, deverá autorizar a SC no sistema de Workflow. 9

10 TRAMITAR PARA: é necessário selecionar uma das opções disponíveis (Aprovação, Analista, ou Área Técnica), para que o sistema identifique qual fluxo a Solicitação de Compras deverá seguir, conforme detalhamento abaixo: TRAMITAR PARA APROVAÇÃO Se a opção escolhida em Tramitar para for Aprovação, a SC seguirá diretamente para a atividade APROVAÇÃO. O Gerente responsável receberá um solicitando a realização dessa atividade. OBSERVAÇÃO: Caso seja o Gerente a tramitar a SC, automaticamente aparecerá na caixa de entrada (vide item 2 acima) a Atividade APROVAÇÃO, para realização. FLUXO: ATIVIDADE TRAMITAÇÃO ATIVIDADE APROVAÇÃO TRAMITAR PARA ANALISTA Essa opção é importante quando as informações para o processo de compra ou contratação necessitar de complementações, com anexação de documentos, escopos, desenhos, etc., por um Analista. Quando for esse o caso, deverá ser selecionada a opção Enviar para analista, devendo ser informado o nome do Analista que receberá a Solicitação de Compras via sistema. 10

11 OBSERVAÇÃO: Na medida em que o nome for sendo digitado, o sistema apresentará as opções de envio (assim como ocorre quando operamos o nosso correio eletrônico). Ao clicar em ENVIAR, o Analista selecionado receberá um requerendo que cumpra a ATIVIDADE de análise solicitada. Após a finalização da atividade pelo Analista, a Solicitação de Compras retornará para a atividade de APROVAÇÃO. O Gerente responsável receberá um solicitando a realização desta atividade. FLUXO: ATIVIDADE TRAMITAÇÃO ATIVIDADE ANALISTA ATIVIDADE APROVAÇÃO TRAMITAR PARA ÁREA TÉCNICA A tramitação para aprovação técnica se faz necessária nas hipóteses previstas nos itens 6.1.1, e da Instrução Normativa Dessa forma, o ATOR EXECUTOR deverá, antes de tudo, verificar se os bens ou serviços demandados exigem tal aprovação. OBSERVAÇÃO: Caso você necessite tramitar para Analista e, também, para Aprovação Técnica, deverá, nesse momento, optar pelo envio ao Analista (para que as informações sejam complementadas), encaminhando para Aprovação Técnica na atividade de APROVAÇÃO (item 4, abaixo). Quando a opção escolhida em Tramitar para for Área Técnica, você deverá informar qual área técnica receberá a Solicitação de Compras para emissão do parecer, dentre as opções oferecidas pelo sistema e previstas na IN05-06 (Gerência Integrada de Tecnologia da Informação GITI, Gerência Integrada de 11

12 Engenharia GIEN, Gerência Integrada de Cerimonial e Eventos GICE ou Centro de Inovação e Tecnologia CIT). Após o recebimento e análise da área técnica, a SC retornará para a atividade APROVAÇÃO. O Gerente responsável receberá um solicitando a realização da TAREFA. FLUXO: ATIVIDADE TRAMITAÇÃO ATIVIDADE ÁREA TÉCNICA ATIVIDADE APROVAÇÃO INFORME O NOME DO GERENTE APROVADOR: informar o nome do Gerente responsável pela aprovação da Solicitação de Compras. Essa opção só aparecerá após preenchimento do campo anterior TRAMITAR esta solicitação para. OBSERVAÇÃO: Na medida em que o nome for sendo digitado, o sistema apresentará as opções de envio (assim como ocorre quando operamos o nosso correio eletrônico). ESTA SOLICITAÇÃO É RATEADA?: informar se a Solicitação de Compras é rateada com outras Unidades, desde que da mesma Entidade. Escolhendo Sim, as informações do rateio deverão ser relacionadas no campo Observações/Informações de rateio, ou anexadas na aba arquivos. 12

13 OBSERVAÇÕES/INFORMAÇÕES DE RATEIO: campo livre para edição. A informação descrita nesse campo ficará salva e será visualizada na aba TRAMITAÇÃO. Exemplo: se a tramitação for para uma área técnica, o campo livre permite a descrição de alguma solicitação/informação para contribuir com a análise. CANCELAR A SOLICITAÇÃO: aqui você poderá cancelar a tramitação da SC. Fazendo isso a Solicitação de Compras será cancelada no Workflow, mas ATENÇÃO: ela não será cancelada no ERP. De todo modo, para tramitar novamente, será necessário emitir uma nova Solicitação de Compras no ERP, reiniciando-se todo o procedimento no sistema de Workflow. ANEXAR ARQUIVOS Antes de iniciar a TRAMITAÇÃO da SC, é possível anexar documentos. Nesse momento deverão ser anexados arquivos como: Escopos, descritivos, ou detalhamento da aquisição ou serviço; Desenhos, plantas, imagens, projetos; 13

14 Documentação exigida no item da Instrução Normativa 05-06, nos casos em que a compra se destinar a Fornecedor Específico; Justificativa para ratificação do Superintendente, nos casos em que indicar Marca, Modelo, ou Fabricante. Resumo das cláusulas contratuais, quando a SC der origem a contrato. Documentação exigida no item da Instrução Normativa 05-07, inclusive justificativa a ser ratificada pelo Superintendente, para os casos em que a compra se destinar a Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação COMO ANEXAR 1 - Clicar na aba ARQUIVOS; 2- Clicar em Novo; 3 - Preencher o nome do arquivo e o assunto; 4 - Carregar o documento Escolher arquivo >> abrir; 5 - Clicar em ok. 14

15 6 - Arquivo anexado. Para anexar outros documentos clicar em NOVO. Após anexar todos os documentos, clicar em Enviar, conforme abaixo. BOTÃO ENVIAR/SALVAR: Clicando no botão ENVIAR, a ATIVIDADE tramitação será finalizada e a SC seguirá para a próxima atividade. Por sua vez, clicando em SALVAR a tramitação ficará aguardando a finalização da ATIVIDADE, que só será concluída com a escolha da opção ENVIAR. 4- APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS A aprovação da Solicitação de Compras acontece dentro da atividade APROVAÇÃO. É nesse momento que o sistema registra os dados do Gerente aprovador, bem como a hora e a data da aprovação. O Gerente irá realizar a atividade APROVAÇÃO na sequência da atividade TRAMITAÇÃO, ou posteriormente, quando a Solicitação de Compras retornar de um Analista Interno ou da Área Técnica. 4.1 Como Aprovar 1º - Com o término da atividade TRAMITAÇÃO, o Gerente receberá um solicitando que acesse o sistema para aprovar a SC. Para realizar essa atividade, basta clicar no link do workflow que aparecerá no e- mail, ou acessar diretamente o sistema através da intranet. 15

16 2º - Clicar na aba ANÁLISE TÉCNICA I APROVAÇÃO. 3º - Na aba Nome do Gerente, é possível adicionar comentários. 4º Clicar na aba Dados da Aprovação e, em seguida, selecionar uma ação (Aprovado, Enviar para Analista ou Enviar para Área Técnica). Observe-se que a possibilidade de envio da SC para um Analista ou para aprovação técnica é disponibilizada tanto na atividade TRAMITAÇÃO quanto na atividade APROVAÇÃO. Selecionando Aprovado, a Solicitação de Compras seguirá o fluxo de Aprovação Orçamentária e de Autorização de Compra (conforme Quadro de Alçadas). 16

17 Selecionando a ação Enviar para Analista, será aberto um campo para informar o nome do Analista que receberá a atividade para realização. ATENÇÃO: Após realização da tarefa pelo Analista, a SC retornará ao Gerente, para aprovação. OBSERVAÇÃO 1: Esse encaminhamento possui a mesma finalidade do item tratado acima. OBSERVAÇÃO 2: Na medida em que o nome for sendo digitado, o sistema apresentará as opções de envio (assim como ocorre quando operamos o nosso correio eletrônico). OBSERVAÇÃO 3: As considerações registradas pelo Analista ficarão salvas na caixa APROVAÇÃO I ANÁLISE TÉCNICA. Para visualizá-la, basta clicar na lupa. Selecionando a ação Enviar para Área técnica, será habilitado um campo onde é necessário informar qual área técnica receberá a SC. ATENÇÃO: Caso a área técnica aprove a SC, esta seguirá automaticamente para o fluxo de autorizações (conforme Quadro de Alçadas), ou seja, a SC somente retornará para o Gerente se a Área Técnica reprovar a Solicitação de Compras ou solicitar alguma alteração. 17

18 OBSERVAÇÃO: Esse encaminhamento possui a mesma finalidade do item tratado acima. Deve ser observada a necessidade de Aprovação Técnica conforme hipóteses previstas nos itens 6.1.1, e da Instrução Normativa Caso esta Aprovação já tenha ocorrido na etapa de TRAMITAÇÃO, não há necessidade de novo envio à área técnica. 5º Após selecionar uma ação, você ainda poderá anexar documentos na aba ARQUIVOS, conforme orientação do item tratado acima. Ao final, clicar em ENVIAR, para que a atividade siga a ação selecionada! 5- ATIVIDADE ANALISTA Recebendo uma atividade por , o Analista deverá acessar o sistema de Workflow clicando no link. A atividade a ser realizada pelo Analista pode estar registrada no campo Observações/Informações de rateio da aba TRAMITAÇÃO, ou no campo Comentários Gerente da aba Nome Gerente. Após identificar a tarefa que lhe cabe, realizar a sequência abaixo: 1- Clicar na aba Análise técnica I Aprovação; 2- Clicar em Novo; 18

19 Após clicar em novo aparecerá a tela a seguir: 1. Campo livre para comentários. 2. Após inserir os comentários, clique em Ok. 3- Clicar na aba Arquivos, caso precise anexar algum documento. OBSERVAÇÃO: Orientações de como anexar documentos encontram-se no item 3.1.4, acima. Concluída a atividade do Analista, este deve clicar em ENVIAR para que a SC retorne para aprovação do Gerente. O botão salvar permite que as atividades realizadas sejam salvas, para um posterior envio. 19

20 6- PARECER ORÇAMENTÁRIO Não é necessário tramitar para a Gerência Integrada de Orçamento e Custos - GIOC. O próprio sistema de Workflow direciona a SC para análise orçamentária nos casos em que a Solicitação de Compras for superior a R$ , AUTORIZAÇÃO SUPERINTENDENTE A autorização do Superintendente ocorrerá conforme Quadro de Alçadas e nas hipóteses previstas na Instrução Normativa Quando for o caso, o Superintendente receberá, em sua caixa de , uma mensagem informando que uma Solicitação de Compras aguarda autorização. Cabe-lhe clicar no link do workflow (disponível no ) ou acessar diretamente o sistema (através da intranet), para realização da ATIVIDADE de Autorização. O Superintendente conseguirá visualizar todas as informações pertinentes à SC, bastando navegar nas abas SOLICITAÇÃO, TRAMITAÇÃO, ANÁLISE TÉCNICA I APROVAÇÃO e ARQUIVOS. Para Autorizar: 1 Clicar na aba GIOC I SUPERINTENDÊNCIA I PRESIDÊNCIA 2 No campo Aprovação, selecionar uma das opções: Aprovado, Aprovado sem disponibilidade orçamentária ou Reprovado. 3 O campo Observações Superintendente, é livre para comentários, os quais serão visualizados pelo Suprimentos. 20

21 4 Para finalizar, clicar em ENVIAR. OBSERVAÇÃO: Caso o Superintendente reprove a Solicitação de Compras, essa será cancelada dentro do Workflow. Para tramitar novamente, o solicitante deverá emitir uma nova Solicitação de Compras no ERP, reiniciando-se todo o procedimento no sistema de Workflow. 8- AUTORIZAÇÃO PRESIDENTE Nos casos em que a Solicitação de Compras, de acordo com o Quadro de Alçadas, necessitar da Autorização do Presidente, o Workflow lhe encaminhará um solicitando a realização da tarefa. 21

22 9- RECEBIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS NA GISU Após concluir toda a tramitação, a Solicitação de Compras chegará a GISU. Caso a SC não esteja em condições de processamento, a GISU poderá retorná-la ao Gerente aprovador para as devidas correções. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando o escopo / especificação não for suficiente para o processo de cotação ou licitação, quando deixar de ser anexado algum documento essencial para o processo, etc. 10- ACOMPANHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS O acompanhamento da Solicitação de Compras poderá ocorrer em qualquer momento, mediante acesso ao sistema de Workflow, via intranet (vide item 2 deste Manual) Quando a SC ainda estiver em tramitação: 1 Abrir a SC e clicar em Histórico. 22

23 2 Serão visualizadas as Tarefas Pendentes e as Tarefas Executadas Após o recebimento definitivo da SC pela GISU: 1- Clicar em Processos, no menu lateral. 2- Clicar em Consulta. 3- Preencher o campo código, com o número da Solicitação de Compras (com todos os zeros). 23

24 4- Clicar em Pesquisar. 5- Clicar na Lupa. 6- Navegar pelas abas e acompanhar todas as informações da Solicitação de Compras. 24

25 11- SOLICITAÇÃO DE COMPRAS APÓS TRAMITAÇÃO CONCLUÍDA O quadro acima apresenta todos os logs de aprovação: um para cada atividade realizada. ATENÇÃO: A Solicitação de Compras somente será impressa pela GISU. 25

26 12 CONSIDERAÇÕES FINAIS Com a implantação do workflow de Solicitações de Compras, fica eliminada a necessidade de registrar o documento no aplicativo Docweb: o acompanhamento pode ser feito conforme indicado no item 10 deste Manual. Quando da ausência do Gerente ou do Superintendente, em razão de férias ou outro motivo, o aviso de substituição (Designação) deve ser encaminhado para o Núcleo de Processos - GIPP, nos endereços: dtoledo@fiemg.com.br ou gksantos@fiemg.com.br. Caso o usuário necessite de suporte na operação do sistema, poderá acionar as pessoas indicadas abaixo: Áreas e Unidades - SEDE Maysa Vilete Franciely Martins maysa.souza@fiemg.com.br frmartins@fiemg.com.br Áreas e Unidades do SESI / SENAI Márcia Mosqueira Caroline Cristina mmosqueira@fiemg.com.br Caroline.souza@fiemg.com.br SIGC/Gerência Integrada de Suprimentos GISU SIGC/Gerência Integrada de Planejamento, Projetos e Processos GI 26

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