CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

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1 Faculdade de Ciências Contábeis e Administração do Vale do Juruena Bacharelado em Ciências Contábeis CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST Juina MT 2009

2 BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO Monografia apresentada ao curso de graduação Ciências Contábeis, da Faculdade de Ciências Contábeis e Administração do Vale do Juruena Instituto Superior de Educação do Vale do Juruena como requisito parcial para obtenção do título Bacharel em Ciências Contábeis. Profª. Ms Ahiram Cardoso Silva Lima Orientadora Juina MT 2009

3 BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO Monografia apresentada em 24 de Junho de 2009 e aprovada pela Banca Examinadora, constituída pelos professores: Profª. Ms. Ahiram Cardoso Cilva Lima Orientadora Presidente da Banca Profª. Ms.Cleiva Schaurich Mativi Membro Prof. Esp.Claudio Luis Lima dos Santos Membro Juina MT 2009

4 Dedico este trabalho à minha família em especial minhas filhas Gabriela e Bárbara pela força, incentivo e compreensão nas horas de estresse e na ausência da mãe em muitas ocasiões neste período de estudos.

5 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus pela sabedoria a mim concebida, e a oportunidade da realização de um sonho, de cursar uma faculdade. A minha orientadora Prof. Mestre Ahiram Cardoso Silva Lima pelo conselhos, incentivos e pela paciência nas inúmeras explicações e orientação, aos demais professores que fizeram parte da minha formação. Aos colegas que estiveram comigo nas horas de estudo, lazer, estresse, preocupação, desabafos dividindo as batalhas, desafios e as conquistas incentivando uns aos outros para que não desistisse no meio do caminho. Em especial as colegas Andréia e Shirlei que sempre estiveram do meu lado compartilhando todos os momentos, minhas cúmplices e companheiras para todas as horas.

6 RESUMO Trata-se de um trabalho que versa sobre a contribuição do controle interno como ferramenta de auxilio gestão controle de estoques, detalhando um estudo de caso de uma empresa no ramo de supermercados, localizada no município de Juína, estado do Mato Grosso, Brasil. Investiga-se como o Controle Interno pode contribuir na gestão dos estoques em Supermercados. Esta pesquisa teve como objetivo geral identificar como o controle interno pode contribuir para a auditoria interna, analisando os controles em diversos setores ligados ao estoque da empresa do ramo de supermercado. Tiveram como objetivos específicos identificar os procedimentos de um supermercado; estudar sobre controle interno e descrever como implantar o sistema de controle adequado. A metodologia utilizada foi a pesquisa bibliográfica, descritiva, estudo de caso, método de abordagem indutivo. O trabalho está estruturado em tópicos e sub-tópicos abordando sobre controles internos, estruturas, ambientes, atividades, sistemas contábeis e de controle interno, fraudes e erros, controles de estoques, auditoria e auditoria de estoques, desde conceitos até detalhamento do sistema de estoque. Através da implantação de estratégias e adequados, o controle interno pode contribuir com a contenção de perdas, redução de riscos, desvios, fraudes, furtos e conluio entre o quadro de colaboradores, clientes e fornecedores. Palavras - chave: controle interno.controle de estoques.auditoria

7 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABRAS DANFE FGV IBGE ICC IPCA NBCT PIB SEFAZ VMI Associação Brasileira de Supermercados Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica Fundação Getulio Vargas Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística Índice de Confiança do Consumidor Índice Nacional de Preços ao consumidor Amplo Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas Produto Interno Bruto Secretaria da Fazenda Vendor-Managed Inventory (estoque controlado pelo fornecedor)

8 LISTA DE QUADROS Quadro 1 - Relação entre os objetivos e componentes de controles internos Quadro 2 - Tipos de Atividades de controle Quadro 3 - Principais distinções entre erro e fraude Quadro 4 - Em caso de suspeita Quadro 5 - Diferenças entre auditoria externa e auditoria interna Quadro 6 - Os princípios e fundamentos do controle interno Quadro 7a - Procedimentos de controle nos estoques Quadro 7b - Procedimentos de controle nos estoques... 41

9 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO CONTEXTUALIZAÇÃO PROBLEMA DE PESQUISA HIPÓTESES DA PESQUISA OBJETIVOS Objetivo geral Objetivos específicos DELIMITAÇÕES DA PESQUISA JUSTIFICATIVA ESTRUTURA DO TRABALHO REFERENCIAL TEÓRICO CONTROLE INTERNO Estruturas de Controles Internos Objetivos de controle interno Componentes de controle interno Ambiente de registros nos Controles Internos Atividades de Controle Sistemas Contábeis e de Controle Interno Amarrações do Sistema Características de um Eficiente Sistema de Controle Interno Avaliação do Controle Interno Fraudes e Erros A detecção de fraudes e erros Limites Inerentes dos Controles Internos ESTOQUES Controle de Estoques AUDITORIA Auditoria externa ou independente Auditoria Interna Diferenças entre auditoria externa interna Fraudes e Desfalques nas Empresas... 37

10 2.3.5 Fraudes e perdas nas empresas Auditoria dos Estoques Revisão do Controle Interno de estoque Procedimentos de controle nos Estoques METODOLOGIA DA PESQUISA ANÁLISE DE DADOS ESTUDO DE CASO: EMPRESA NO RAMO DE SUPERMERCADO Áreas do setor de estoque Rotinas e Procedimentos entre Setores CONCLUSÃO REFERÊNCIAS... 53

11 10 1 INTRODUÇÃO 1.1 Contextualização Devido à grande competitividade entre as empresas vive-se a necessidade de implantação de controles e planejamentos internos. Mudanças econômicas, culturais e sociais do país exigem alterações no perfil das empresas. No momento atual vive-se um período de crise mundial e suas conseqüências, para o Brasil a crise ainda não chegou no setor de supermercadista. Os Países desenvolvidos parecem viver um estado pré-apocalíptico. Os indicadores econômicos custam a melhorar e o cenário e as previsões parecem a piorar a cada mês. As perspectivas são de que as economias mais avançadas acusem uma recessão da ordem de menos 2%. A possível importação da crise parece vir mesmo do setor externo. No primeiro bimestre deste ano as exportações caíram 22% na comparação com igual período do ano passado apresentando reduções expressivas em alguns segmentos como siderurgia,couros,peles e ferro-liga.apesar da queda da produção industrial, a demanda interna continua sustentando a manutenção de um ritmo razoável à economia brasileira. Conforme pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Supermercados ABRAS, as vendas do setor supermercadista neste período cresceram 6,54%, em relação ao mesmo período do ano anterior, comparando com o mês anterior houve uma queda de 22,96% esses índices já deflacionados pelo IPCA do IBGE. Os supermercados vivem em constante busca pelo aumento do capital de giro a partir da redução do custo com a mercadoria parada no estoque. De acordo com pesquisa, o custo de capital com estoques no Brasil representa cerca de 3,7% do PIB nacional. As constantes notícias sobre dificuldades na economia afetam a confiança do consumidor e podem alterar sua maneira de consumir, o que significa que ele vai procurar novas alternativas, comprando apenas o necessário, produtos que atendem toda a família optando por marcas mais baratas de olho sempre nas promoções. Em época de crise, economistas e supermercadistas falam das suas expectativas para este ano. Antes mesmo que os efeitos da crise financeira mundial

12 11 chegassem à realidade do brasileiro comum, jornais e revistas já previam perturbações e mudanças de âmbito internacional. Segundo o Presidente da ABRAS, Sussumu Honda, a bússola mais confiável da crise será a temperatura das vendas do dia-a-dia do comércio, o mesmo acredita que a crise, de um modo geral, não trará perdas de vendas, mas desaceleração, este ano será marcado pelo equilíbrio entre volume de vendas e receita o que não vinha acontecendo. O controle interno predominantemente é vinculado a atos fraudulentos; escândalos, propinas, manipulações contábeis. Existem duas visões de controles internos empresariais: Uma com foco anti-fraude e outra com foco de gestão. Controle interno é a expressão usada para descrever todas as medidas tomadas pela administração e gerência, para dirigir, planejar, organizar e controlar sua empresa, sem um controle eficaz, é possível que o administrador não consiga alcançar os objetivos pretendidos frente aos desafios e obstáculos encontrados na conquista de seu espaço na sociedade. No segmento de supermercados o crescente nível de competição tem levado as organizações a desenvolverem estratégias que visam a torná-las menos vulneráveis às mudanças que vêm ocorrendo nos ambientes externo e interno. A globalização, no setor varejista de supermercados, tem aumentado a competitividade devido às alterações no comportamento dos consumidores, e á instalação de redes internacionais, que a cada dia, aumentam a concorrência. Neste sentido algumas empresas buscam explorar técnicas inovadoras implantando controles em diversos setores onde podese considerar de maior risco, estoques, armazenagem, compras, faturamento, contas a pagar. Em virtude da crescente competitividade, o controle interno, poderá contribuir para as empresas do setor de supermercadistas permanecerem no mercado. Nascer, sobreviver, fortalecer, cooperar e expandir são cinco verbos atuais e imprescindíveis no ambiente de negócios e no mercado corporativo, principalmente quando a meta consiste em crescer de forma robusta para firmar e aumentar a competitividade, ampliando a capacidade de gestão. Lideres empresarial e gestores dos mais diversos segmentos têm adaptado seus controles a um cenário de cautela em todas as áreas da economia em decorrência da crise mundial que, bem como, os reflexos que uma possível recessão poderá afetar a economia de países emergentes como o Brasil. Segundo artigo de Julio Lara publicado na revista do varejista ano VII nº 48 março/abril 2009: A crise é uma realidade e ainda vai

13 12 assombrar o varejo por algum tempo. A única certeza é que o cenário é instável e não há como garantir que as vendas vão corresponder ao esperado. O Índice de Confiança do Consumidor (ICC) da Fundação Getúlio Vargas (FGV), divulga uma queda de 10% nas vendas neste período.do lado do consumidor já é evidente que a crise gerou mudanças nos critérios de compras, do outro lado, na retaguarda a ordem é reduzir os riscos.do lado dos estoques, é importante manter os inventários mais baixos possíveis, trocando níveis de estoques, ou seja reduzir estoques sem giro, diminuindo o capital de giro congelado e o risco de sobras ou encalhes, outro ponto que não pode descuidar é a prevenção permanente de perdas, pois é um dreno dos ganhos.no que se refere ao furto de produtos e à deterioração por descuido ou armazenagem inadequada ou quantidade estocada sem giro por mais de 30 dias.há muito mais medidas a serem tomadas, examinadas e solucionadas onde qualquer descuido recai sobre a margem de lucro.para terminar o autor deixa uma frase que se encaixa com o momento que o mercado financeiro vive: Se não tem vento, reme. 1.2 Problema de Pesquisa Gil (2008, p.24), cita: O problema de pesquisa pode ser determinado por razões de ordem prática ou ordem intelectual.pode-se formular problema cuja resposta seja importante para subsidiar determinada ação. Continuando o mesmo autor na p. 27, Um problema não pode ser solucionado se não for apresentado de maneira clara e precisa, a maneira mais fácil e direta de formular um problema é através de pergunta. Segundo Marconi e Lakatos (2002, p.139) Formular o problema consiste em dizer, de maneira explicita, clara, compreensível e operacional, qual a dificuldade com a qual nos defrontamos e que pretendemos resolver, limitando o seu campo e apresentando suas características. Como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques em Supermercados?

14 Hipóteses da Pesquisa Gil (2009, p.31) define hipótese como: Uma solução possível,mediante uma proposição, ou seja, uma expressão verbal suscetível de ser declarada verdadeira ou falsa. O controle Interno contribui para redução de fraudes e erros; A Segregação de Função no setor de estoques contribui para inibir as fraudes; Os registros das informações e definições de procedimentos contribuem para o controle interno 1.4 Objetivos Gil (2009, p.41) cita que: Toda e qualquer classificação se faz mediante algum critério.com relação às pesquisas, é usual a classificação com base em seus objetivos gerais Objetivo geral Identificar como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques, de uma empresa do ramo de supermercado Objetivos específicos Identificar os procedimentos em relação à um supermercado Estudar sobre controle interno um supermercado. Analisar os procedimentos adotados nos setores ligados ao estoque de 1.5 Delimitações da pesquisa A pesquisa foi desenvolvida utilizando como estudo os procedimentos adotados por um supermercado, localizado no município de Juína-MT não constando identificação no corpo do trabalho. A pesquisa é sobre o controle interno,

15 14 especificamente dos estoques, em que obteve-se acesso ao funcionamento das rotinas diárias no setor, relatando os procedimentos usados na empresa. 1.6 Justificativa Para obter um melhor controle, toda a empresa deve implantar sua missão, estabelecendo objetivos e estratégias para atingir seus objetivos. Propõe-se com este trabalho acadêmico colaborar com a implantação do sistema de controle interno para que a administração alcance seus objetivos pretendidos, podendo ter uma maior segurança no desenvolvimento de cada função através dos procedimentos adotados. Não adianta somente implantar controles, deve-se manter atualizados todos os procedimentos protegendo o patrimônio e levando facilidade para a administração na hora de analisar e conferir. Para um controle mais eficiente deve-se segregar funções, separando as funções de autorização ou aprovação de operações e a execução, controle e contabilização das mesmas, ficando assim mais seguro e dificultando as fraudes, desvios e conluio. Os proprietários não podem estar presentes em todas as atividades de sua organização. Então, como bem escreveu o autor Lopes de Sá (1989), de que a finalidade do controle é a fidelidade da informação, obtida através de instrumentos e sistemas de controle, que substituem o olho do dono. Considerando que a administração de estoques na empresa é um conjunto de atividades com a finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessários ao funcionamento da organização, no tempo correto, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo melhor preço; neste contexto, apresenta-se o seguinte tema: controle interno como ferramenta de auxilio na gestão de estoques: um estudo de caso em supermercados. 1.7 Estrutura do Trabalho Na primeira seção encontra-se a introdução em que relatou-se a contextualização do momento em que enfrenta-se uma crise financeira mundial, em

16 15 que direta e indiretamente afeta todos os níveis econômicos financeiros, resultando em fechamento de grandes empresas, gerando um grande índice de desemprego. Em seguida relata-se a formulação de um problema onde juntamente as hipóteses os objetivos tanto geral como específicos e a justificativa para encontrar a melhor solução do mesmo. Na segunda seção descreve-se de uma forma abrangente o referencial teórico sobre o tema em questão que é o controle interno seus objetivos, ambiente, fraudes,conluio, desvios, furtos,componentes, atividades, técnicas e procedimentos para através dele adaptar a melhor maneira de controlar diversos setores de uma empresa no ramo de supermercado que é objeto de estudo. Com o controle interno implantado amarrando todos os setores através de um bom sistema de automação, implanta-se as rotinas de trabalho, controle de estoques, armazenamento e gestão da empresa em estudo onde finaliza-se com o entendimento e aplicação de todos os tópicos aplica-se a auditoria interna fechando um excelente controle interno na referida empresa. Na seção 3 encontra-se a metodologia da pesquisa, com descrição de como foi elaborada a pesquisa. A 4ª seção consta a análise de dados com estudo de caso, descrição dos procedimentos da empresa estudada. Na seção 5 foi desenvolvida a conclusão do trabalho, respondendo ao problema da pesquisa, as hipóteses aceitas e os objetivos atingidos.

17 16 2 REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Controle Interno Nos países mais desenvolvidos é dada uma maior importância aos métodos científicos, no Brasil, somente agora despertou-se a necessidade de implantação de sistema de controles internos nas organizações. A relevância do sistema de controle interno é definida por uma série de procedimentos, métodos e medidas que assegura a proteção do patrimônio, exatidão e fidedignidade dos dados, eficiência operacional, a organização das políticas administrativas e o cumprimento de objetivos definidos quer seja administrativo ou gerencial. Todas as empresas possuem um sistema de controle interno, algumas de forma adequadas outras não. Segundo o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), apud Crepaldi (2007, p. 269) define controle interno como: O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto ordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração". Complementando a idéia do autor, na prática pode-se afirmar que controle interno é todo o procedimento desenvolvido dentro de uma empresa para que a mesma possa funcionar de forma adequada e organizada envolvendo os mais variados setores; fabricação, compras, vendas, faturamento, tesouraria, objetivando atingir melhores resultados com menores desperdícios. Mosimann e Fisch (2008, p. 70) relatam que: A expansão da empresa, de uma forma geral, aliada às contínuas mudanças que ocorrem em seu ambiente, tem levado os gestores a realizarem suas tarefas com a preocupação da verificação simultânea dos resultados de suas ações. Segundo Kanitz,apud Mosimann e Fisch (2008, p.70), A função do Controle Interno configura-se como um instrumento administrativo exigido pela complexidade das empresas a fim de atingir um bom desempenho. A descentralização e a delegação de poderes a diversos colaboradores em vários departamentos. Ocorreram em troca da prestação de informações periódicas, da submissão às criticas dos superiores quanto às decisões tomadas e da obediência aos parâmetros estabelecidos para decisões futuras.

18 17 Na visão de outro autor o entendimento continua idêntico, não adianta implantar um bom sistema de controle, se os processos decisórios estão centralizados em um restrito numero de colaboradores, o ideal é descentralizar, delegar, segregar funções na execução dos processos, para assegurar que o resultado dos objetivos e planos formulados pela organização seja satisfatório. Besta segundo apud Mosimann e Fisch (2008 p. 70) afirma que: Se todo aquele que tem ação direta ou indireta na administração de uma Azienda (empresa), tivesse honestidade plena, memória perfeita e inteligência suficiente para saber, em qualquer momento, que coisa lhe competia fazer em beneficio daquela, e se não houvesse necessidade de estímulos para a ação, ou de freios para nada fazer em excesso, a administração poderia desenvolver-se sem o controle. Entende-se com o exposto acima que se todo o colaborador, gerente, ou outro que membro que fizesse parte do quadro de funcionário da empresa, tivesse consciência plena de seus atos, memória para guardar todos os métodos e procedimentos no desempenho de sua função, uma organização não necessitaria de qualquer tipo de controle interno seja no âmbito administrativo, gerencial ou contábil. Crepaldi (2007, p. 269) no seu entendimento relata que: Quando se examinam os controles internos de uma empresa, está se analisando a organização dos controles e também a execução deles. São todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio. Todo método de controle implantado deve ser analisado, fiscalizado, vigiado, analisado, pela alta administração, para que as falhas na execução sejam sanadas de forma simples não deixando se tornar um problema difícil de ser solucionado, refletindo no seu patrimônio. Para Gibson, Ivancevitch e Donnelly, apud Mosimann e Fisch (2008, p. 71) A função de controle abrange as atividades desenvolvidas pelos administradores para adequar os resultados reais e os planejados. Nessa linha de raciocínio, Oliveira define o controle como função do processo administrativo que, mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, com finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções

19 18 do processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos. Nakagawa, apud Mosimann e Fisch (2008, p.72) resume esta definição a quatro pontos básicos: Conhecer a realidade; Compará-la com o que deveria ser ; Tomar conhecimento rápido das divergências e suas origens; Tomar atitudes para a correção. As ações corretivas objetivam reorientar ou corrigir falhas na execução dos planos, ou até mesmo revisar os planos em decorrência de modificações nas circunstâncias e premissas que os balizaram, o controle avalia as decisões inclusive aquelas de não fazer nada, desde que tenham sido implantadas. (MOSIMANN E FISCH 2008 p.72). Segundo Mosimann e Fisch (2008, p. 72) Os conceitos apresentados revelam inúmeros aspectos relevantes quanto à efetivação do controle como parte do processo de gestão no sistema empresa e em seus subsistemas. As considerações feitas pelos diversos autores podem ser resumidas no seguinte conceito:o controle interno é uma fase do processo decisório em que, é avaliada a eficácia empresarial e de cada área, resultando ações que se destinam a corrigir eventuais distorções. Pode-se esperar que o controle interno forneça apenas segurança razoável, e não segurança absoluta para a gerência e conselho de administração da organização, o controle serve para o alcance de objetivos em uma ou mais categorias, as quais são separadas, mas que se sobrepõem Estruturas de Controles Internos Controle Interno é um processo, executado pelo conselho de administração, gerência e outras pessoas de uma empresa, para fornecer segurança na realização dos objetivos. As necessidades de controles variam entre os ramos de atividades e portes das empresas, assim, todas as empresas necessitam de controles internos, porém, os controles sempre serão diferentes entre as empresas. Controles Internos

20 19 são processos, pessoas, segurança razoável e objetivos (D AVILA E OLIVEIRA 2002). Eficácia e eficiência operacional; Mensuração de desempenho e Objetivos de controle interno; divulgação financeira; Proteção de ativos; e Cumprimento de leis e regulamentações Ambiente de controle; Avaliação de riscos; Componentes de controle interno; Atividades de controle; Informação e comunicação; e Monitoramento Compras, produção, Vendas, financeiro, Funções e unidades da empresa; Contabilidade etc. Quadro 1 - Relação entre os objetivos e componentes de controles internos Fonte: D avila e Oliveira 2002 p Objetivos de controle interno Para fins de melhor controle, toda organização deve fundamentar se sobre uma missão, estabelecendo objetivos e estratégias. Para fins de controles internos, podemos incluir os controles dentro das seguintes categorias: Eficácia e eficiência Operacional, mensuração de desempenho e divulgação financeira, de cumprimento de leis e regulamentos e de proteção de ativos (D AVILA e OLIVEIRA, 2002). Operacional Se relacionam com a eficiência e eficácia (fazer um trabalho correto, sem erros, de boa qualidade atingindo os resultados esperados), nas operações da empresa, incluindo metas de desempenho e de lucratividade. Variam de acordo com a escolha feita pela diretoria. Precisam refletir as particularidades de cada negócio, do ramo de atividade e mercado em que a empresa opera; Mensuração financeira É a preparação dos informes econômicofinanceiros, relatórios de contabilidade gerencial, fluxos de caixa e demonstrações preparadas de acordo com a legislação societária. Investidores, credores, clientes, agências de classificação de risco e fornecedores necessitam de informes financeiros para avaliar o desempenho, onde a melhor forma de mensuração de desempenho é a contabilidade, a qual tem como suporte uma série de fórmulas e demonstrações financeiras;

21 20 Cumprimento de Leis e regulamentos São aplicáveis de acordo com as leis e regulamentos aos seus respectivos ramos de atividades. Podem se referir a preços, normas de controle, impostos, fatores de preservação ambiental,saúde, medicina do trabalho. O histórico de cumprimento de leis e regulamentos pode afetar de forma significativa a reputação da empresam tanto positiva como negativamente; Proteção de ativos Não se relaciona apenas na guarda física de bens ou títulos, mas também a procedimentos que permitam monitorar a efetiva realização dos benefícios futuros. Segundo D Avila e Oliveira (2002, p.33), Existe uma relação direta entre os objetivos, que são o que uma sociedade deseja alcançar, e os componentes que representam as necessidades para o alcance daqueles objetivos.o alcance dos objetivos de controle interno é fundamental para a salvaguarda dos ativos, alavancagem da lucratividade das operações e minimização do risco de descumprimento das normas que regulam a atividade. Com esse pensamento entende-se que uma empresa para obter sucesso precisa está funcionando de forma interligada entre seus objetivos suas necessidades e o controle, resultando num crescimento rápido com riscos minimizados nas operações e seus ativos protegidos Componentes de controle interno Consiste em cinco componentes inter-relacionados. São integrados ao estilo gerencial da empresa e constituem-se em elemento indivisível do processo administrativo. Ambiente de controles A essência de todas as empresas são as pessoas, elas constituem a fundação, a base que sustenta todo o restante. Inclui atributos individuais, valores éticos, integridade e competência; Avaliação de riscos A empresa deve estar ciente dos riscos em que pode incorrer e saber lidar com eles. Devem estabelecer objetivos integrados com produção, vendas, marketing, finanças e outras atividades de forma que a empresa opere em sintonia. A empresa deve criar mecanismos para identificar, analisar e gerenciar os riscos envolvidos; Atividades de controle - Estabelecidos os objetivos da empresa e os riscos envolvidos, devem ser adotados procedimentos internos para assegurar que

22 21 as ações identificadas pela gerência, como necessárias para tratar dos riscos de insucesso na consecução dos objetivos, sejam efetivamente levadas a sério. Informação e comunicação Permite que as pessoas capturem e troquem entre si as informações necessárias para planejar, dirigir e controlar suas operações; Monitoramento O processo todo de ser monitorado e modificações corretivas efetuadas quando necessário Ambiente de registros nos Controles Internos Seguindo a idéia do mesmo autor D Avila e Oliveira (2002, p. 51), Um requisito fundamental para que existam controles é a existência de registros de transações. Tais registros podem se dar através de papel, sejam formulários, cartas e outros documentos, sejam registros por meio magnético, o que tem sido preferido por questões de custo e até mesmo por razões ecológicas. [...] É impossível guardar todos os registros na memória. O mais comum método de registro de transações é o da contabilidade.todas as transações são registradas em um livro.(em papel ou magnético) diário e distribuídas em grupos de contas de acordo com a natureza.daí a ciência da contabilidade ter estabelecido como principio o de uniformidade de registros.a contabilidade registra os aspectos financeiros das transações, é necessário que haja registros operacionais e que devem guardar consistência entre si e com os registros contábeis. A contabilidade através de seus registros contábeis, dos mais diferentes meios, guarda de forma mais segura todas as informações necessárias para a vida útil de uma empresa, onde sempre que necessário este arquivo poderá ser acessado Atividades de Controle Segundo D Avila e Oliveira (2002, p.80): Tipos de Atividades de Controles Após o processo de determinação de objetivos específicos para a empresa, avaliação de riscos sobre o alcance dos objetivos propostos, bem como a definição das ações a serem tomadas no sentido de alcançar os objetivos, a gerência passa a programar procedimentos de controle visando assegurar que as ações planejadas estão sendo executadas

23 22 Diferentes descrições de tipos de atividades de controle têm sido adotadas, a seguir estão certas atividades de controle usualmente executadas por pessoas em vários níveis dentro das organizações. Revisões em alto nível Gerenciamento direto funcional ou por atividades Processamento de informações Controles físicos Indicadores de desempenho Segregação de funções Quadro 2 - Tipos de Atividades de controle Fonte: D avila e Oliveira (2002 e p 80) ajustado pela da autora São feitas mediante comparações do desempenho real vesus o orçado, estimado ou sobre desempenho de competidores. As principais iniciativas são acompanhadas, tais como plano de marketing, melhorias em processos produtivos,reduções de custos, para medir em que extensão os objetivos estão sendo atingidos. Os gerentes revisam relatórios de desempenho como parte de suas atividades ou funções Uma variedade de controles é executada para assegurar a exatidão, totalidades de autorizações de transações. Após digitar os dados no sistema emite-se relatórios para fins de checagens, comparações, averiguações e aprovações. As pendências de conciliações que requerem averiguações são objetos de ações por parte de funcionários auxiliares e reportados por supervisores conforme necessário. Equipamentos, estoques, títulos, numerários em espécie e outros ativos são protegidos fisicamente, e controlados periodicamente, para fins de comparação com registros de controle; Podem ser operacionais ou financeiros ou ambos.servem como atividades de controle para investigar e corrigir tendências.incluem desempenho em variações de preços de comprar, o percentual de pedidos de emergência e o percentual de devoluções em relação ao total de pedidos.os gerentes identificam áreas de risco no setor de compras. As funções são divididas entre várias pessoas, objetivando diminuir o risco de erros ou ações inadequadas. As funções de autorizar transações, registrá-las e manusear os respectivos ativos são objetos de segregação, quem autoriza créditos para clientes não deveria manter os registros do contas a receber Almeida (2007, p. 67) define como, Segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, em virtude de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno.os registros contábeis compreendem o razão geral, os registros inicial, intermediário e final. O acesso a esses registros representa às pessoas que os preparam ou manuseiam informações que servem de base para a sua elaboração, em circunstâncias que lhes permitem modificar os dados desses registros.caso o funcionário tenha acesso aos ativos e aos registros contábeis, poderia desviar fisicamente o ativo e baixá-lo