Procedimento Interno. Manual para pagamento de Fornecedores. Versão: 00 Data: 17/03/2015 Revisão:

Transcrição

1 Procedimento Interno Manual para pagamento de Fornecedores

2 Sumário 1. Objetivo Abrangência Recebimento de documentos Data limite de recebimento Lançando no sistema Solicitação de liberação Envio para pagamento Atualização na planilha de controle Anexos Fluxograma... 13

3 1. Objetivo A finalidade deste documento é Instruir o usuário com relação ao processo de pagamento de fornecedores. 2. Abrangência A Política em questão tem abrangência para todas as empresas do Grupo Multilaser, são confidencias e não poderão ser divulgadas. 3. Recebimento de documentos Os documentos são recebidos por meio de fatura via Correios e por . Os fornecedores Claro e Tim, também disponibilizam os documentos por meio do portal do usuário. 4. Data limite de recebimento FORNECEDOR TIPO DE SERVIÇO PRESTADO DATA LIMITE DATA LIMITE PGTO. ALPHA QUATTRO INFORMÁTICA LTDA MANUTENÇÃO INFRAESTRUTURA AMERICA NET LTDA SERV. DE COMUNICAÇÃO - LINK DE VOZ AMERICA NET LTDA GIGA ON FLAI ON NET K (LINK) 7 17 AMERICA NET LTDA BACK UP - 1TB +8TB STORAGE 6 16 AZ TELECOM COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA ME AZ TELECOM COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA ME SUPORTE CENTRAL DE TELECOM - MG SUPORTE CENTRAL DE TELECOM - SP AZIX - LEMON PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS BRASILINE INFORMÁTICA LTDA ME MANUTENÇÃO FIREWALL - MG BRASILINE INFORMÁTICA LTDA ME MANUTENÇÃO FIREWALL - SP CLARO S/A PLANO TELEFONIA MÓVEL - CLARO COPIA 3 LTDA - ME ALUGUEL DE MAQ / IMPRESSOES / CÓPIAS - SP 6 20 COPIA 3 LTDA - ME ALUGUEL DE MAQ / IMPRESSOES / CÓPIAS - MG 6 20 DELL COMPUTADORES DO BRASILLTDA. SERVIÇO COM TECNICO NO LOCAL PARA EQUIPAMENTOS FORA DA GARANTIA - - DUALTEC INFORMATICA LTDA CLOUD SERVER - EXCHANGE/FTP/WEB ELECTRODATA DO BRASIL LTDA EMPRESA BRASILEIRA DE TELECOMUNICAÇÕES S/A. (TELEFONIA) EQUIPA MAQUINAS E UTENSILIOS PARA ESCRITORIOS LTDA MONITORAMENTO E CONFIGURAÇÃO DE EQUIPAMENTO DE REDES DDD 21 / LIGAÇÕES A COBRAR UTILIZADO NOS TELEFONES DE EXTREMA - MG CONSERTO IMPRESSORAS - -

4 FLUTI TECNOLOGIA EM INFO LTDA ME MANUTENÇÃO E REPAROS EM NOTEBOOKS - - GLAKSON LUIZ DE SOUZA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS / MANUTENÇÃO - - GLOBAL VILLAGE TELECOM LTDA - GVT PRESTAÇÃO DE SERVIÇO DE TELECOMUNICAÇÃO (CONTA - TELEFONE / SP) 20 1 GLOBAL VILLAGE TELECOM LTDA - GVT LINK DE INTERNET 2 12 NET SÃO PAULO NET LINK - LINK INTERNET 5 15 NETSI (STONE TELECOMUNICAÇÕES) LINK DEDICADO NGSI - NOVA GERACAO SERVICOS DE INFORMATICA LTDA ME NUCLEO DE INFORMAÇÃO E COORDENAÇÃO DO PONTO BR-NI.BR REDENILF SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÕES LTDA SETA CONSULTORIA EM TELECOMINICAÇÕES LTDA ME TELEMAR NORTE LESTE S/A - OI / CONTA TELEONE TECNOLOGIA TELECOMUNICAÇÕES LTDA ME PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NOS PROJETOS E DESENVOLVIMENTOS DO RH REGISTRO DE DOMÍNIO - MANUTENÇÃO - - ACESSO A REDE - LINK (EXTREMA) CONSULTORIA TELECOM 5 15 LIGAÇÕES - LOCAIS/LDN/CELULAR E INTERNACIONAL (EXTREMA) MANUTENÇÃO CENTRAL PABX TIM CELULAR S/A. TELEFONIA MÓVEL 5 15 TOTVS S.A MANUTENÇÃO SMS - MENSAL TOTVS S.A BANCO DE HORAS Lançando no sistema Seleção de filial O ambiente deve ser selecionado de acordo com o tipo de documento enviado pelo fornecedor (Fatura, NF ou ND).

5 Seleção de ambiente NF: Lançada em ambiente 02 (Compras) - Fatura e ND: Lançada em ambiente 06 (Financeiro) Seleção Menus Compras

6 DATA DE EMISSÃO: Preencher de acordo com a data do documento - FORNECEDOR: Buscar pelo CNPJ - COND. DE PAGAMENTO: De acordo com o informado no documento. Em caso de pagamento parcelado, confirmar com responsável pelo contrato - PRODUTO: De acordo com ANEXO I - QUANTIDADE: 01 - TIPO COMPRA: PRC UNITARIO: Valor bruto do documento - CENTRO DE CUSTO: De acordo com ANEXO II - CONFIRMAR Financeiro

7

8 PREFIXO: TI NO. TITULO: Número do documento a ser lançado TIPO: De acordo com o documento a ser lançado (FT Fatura, ND Nota de débito e NF Nota Fiscal) FORNECEDOR: Buscar pelo CNPJ do fornecedor VLR TITULO: Valor bruto do documento NATUREZA: De acordo com o tipo de serviço tomado DT EMISSÃO: Data do documento VENCIMENTO: De acordo com o vencimento do documento HISTORICO: A que se refere o documento HISTORICO 2: Complemento do histórico C. CUSTO DEB: ANEXO II MODO PGTO: 20 TIPO PGTO: 20 - CONFIRMA 6. Solicitação de liberação Valores < = R$ 2.000,00 são liberados apenas pelo Mauro. Valores > R$ 2.000,00 são liberados pelo Mauro e pela Rita. Observação Deve ser informado o histórico dos três pagamentos anteriores, além do valor atual, para valores variáveis. Deve ser informado o histórico do último pagamento, além do valor atual, para valores fixos. Modelo de solicitação VALORES VARIÁVEIS MÓDULO DE LANÇAMENTO: RAZÃO SOCIAL DO FORNECEDOR /(FILIAL DE LANÇAMENTO) VALOR DO LANÇAMENTO. Nº do título PREFIXO + NO. TITULO (Dados retirados do lançamento financeiro) Fornecedor CÓDIGO DO FORNECEDOR

9 Histórico de pagamentos anteriores: EMPRESA MÊS VALOR NOME FORNECEDOR E FILIAL DE LANÇAMENTO R$ R$ R$ VALORES FIXOS LOCAL FILIAL DE LANÇAMENTO N FORNECEDOR CÓD. FORNECEDOR PEDIDO VALOR N. PEDIDO VLR. MÊS ANTERIOR R$ R$ DESCRIÇÃO TIPO DE PAGAMENTO - DESCRIÇÃO DO SERVIÇO - FORNECEDOR 7. Envio para pagamento NF é enviada para o Fabio (departamento Fiscal SP) no caso de o documento ter seu lançamento na filial 01 Matriz e para Flávia (departamento Fiscal MG) no caso de o documento ter seu lançamento na filial 06 Extrema. Fatura e ND é enviada para Financeiro independente da filial em que foi lançada. Obs.: As notas lançadas na filial 06 Extrema devem ser enviadas por para o departamento fiscal de Extrema. 8. Atualização na planilha de controle Completado as etapas anteriores, as informações pertinentes aos lançamentos devem ser imputadas na planilha Controle Multilaser_Compras.

10 9. Anexos ANEXO I EMPRESA DIV DESCRIÇÃO ALPHA QUATTRO INFORMÁTICA LTDA SE SERVICOS DE INFORMATICA / APOIO DE SERVIDORES AMERICA NET LTDA SE TELECOM AMERICA NET LTDA SE INTERNET AMERICA NET LTDA SE BACK UP AZ TELECOM COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA ME AZ TELECOM COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA ME SE SE MANUTENÇÃO DO PABX MANUTENÇÃO DO PABX AZIX - LEMON SE SERVIÇOS DE INFORMATICA BRASILINE INFORMÁTICA LTDA ME SE MANUTENÇÃO DO FIREWALL BRASILINE INFORMÁTICA LTDA ME SE MANUTENÇÃO DO FIREWALL CLARO S/A SE TELECOM COPIA 3 LTDA - ME SE LOCAÇÃO DE IMPRESSORAS E TONER DELL COMPUTADORES DO BRASILLTDA. SE MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS DELL DUALTEC INFORMATICA LTDA SE DATA CENTER ELECTRODATA DO BRASIL LTDA SE SERVIÇOS DE MANUTEÇÃO DE REDE EMPRESA BRASILEIRA DE TELECOMUNICAÇÕES S/A. (TELEFONIA) EQUIPA MAQUINAS E UTENSILIOS PARA ESCRITORIOS LTDA SE SE TELECOM MANUTENÇÃO DE IMPRESSORAS FLUTI TECNOLOGIA EM INFO LTDA ME SE MANUTENÇÃO NOTEBOOKS GLAKSON LUIZ DE SOUZA SE MANUTENÇÃO GLOBAL VILLAGE TELECOM LTDA - GVT SE TELECOM GLOBAL VILLAGE TELECOM LTDA - GVT SE INTERNET NET SÃO PAULO SE INTERNET NETSI (STONE TELECOMUNICAÇÕES) SE INTERNET NGSI - NOVA GERACAO SERVICOS DE INFORMATICA LTDA ME NUCLEO DE INFORMAÇÃO E COORDENAÇÃO DO PONTO BR-NI.BR REDENILF SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÕES LTDA SETA CONSULTORIA EM TELECOMINICAÇÕES LTDA ME SE SE SE SE SETTI SERVIÇOS ESP. EM TELEC E TI LTDA. ME SE SERVIÇOS DE INFORMATICA INTERNET INTERNET SERVIÇOS DE CONFERENCIA DA CONTA TELEFÔNICA INTERNET TELEMAR NORTE LESTE S/A - OI / CONTA SE TELECOM TELEMAR NORTE LESTE S/A. - OI / LINK SE INTERNET TELEMAR NORTE LESTE S/A. - OI / LINK SE INTERNET TELEONE TECNOLOGIA TELECOMUNICAÇÕES LTDA ME SE TIM CELULAR S/A. SE TELECOM TOTVS S.A SE PROTHEUS TOTVS S.A SE PROTHEUS TRAY - E-COMMERCE SERVICES TECNOLOGIA LTDA SE MANUTENÇÃO DE PABX TREINAMENTO GOL

11 ANEXO II Cód Descrição 30 CENTROS MATRIZ CENTROS ADMINISTRATIVOS Diretoria Auditoria Interna Contabilidade Custos e Orçamento Fiscal Tesouraria Contas a pagar Contas a receber Crédito Recursos Humanos Tecnologia da Informação TI-Sistemas TI-Infra Comex Comercio e Desenvolvimento Comex Comercio e Desenv. Brinquedos Recursos Humanos - Extrema CENTROS COMERCIAIS Diretoria de Vendas Administrativo de vendas Fullfilment Vendas Governo Vendas Coorporativo Vendas Insumos Vendas Brinquedos Televendas MAC Revenda E-comerce MKT Trade MKT Digital MKT Trade Marketing MKT Merchadising MKT Comunicação SAC SP SAC MG Garantia-MG Garantia-SP Engenharia de P&D Expedição Transportes

12 31136 Operações Distribuidoras Faturamento Assistec - Garantia Assistec - SAC CENTROS OPERACIONAIS Compras Nacionais Comex Operações Segurança do Trabalho Segurança Patrimonial Ambulatório Restaurante 31 CENTROS FILIAL EXTREMA CENTROS INDUSTRIAIS AUXILIARES Administração de Fábrica Administração de Produção PCP Engenharia de Fábrica Engenharia de Processos Qualidade Administração de Materiais Recebimento Armazenagem Armazenagem Produção Manutenção de Fábrica Assistência Técnica CENTROS INDUSTRIAIS DE PRODUÇÃO SMD Montagem Montagem Montagem Qualidade Produção Assistência Técnica Produção

13 10. Fluxograma ENTRADA DE DOCUMENTOS PARA PAGAMENTO LANÇAMENTO NO SISTEMA SOLICITAÇÃO DE LIBERAÇÃO ENVIO PARA PAGAMENTO CONSOLIDAÇÃO DE PAGAMENTOS LANÇADOS