A METODOLOGIA BUSINESS PROCESS MODELING (BPM) PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

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1 A METODOLOGIA BUSINESS PROCESS MODELING (BPM) PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Sandra Helena da Silva de Santis * João Paulo Pereira Marciano ** Maria Silvia Barros Held *** Isabel Cristina Italiano **** (USP) Resumo: Este artigo demonstra a utilização da técnica de modelagem de processos de negócios BPM- Business Process Modeling utilizada para preparação da implantação de um sistema de gestão da qualidade em uma empresa de pequeno porte do setor têxtil, a metodologia do BPM como suporte para implantação do sistema de gestão da qualidade. A BPM identifica as ações necessárias para melhoria no sistema e na comunicação dos atores envolvidos. Procurando estabelecer uma comunicação efetiva entre as operações existentes no processo de produção têxtil malharia. O estudo mostra a documentação, verificação e análise do processo de malharia. A técnica permitiu a coleta de dados suficientes para analisar os pontos críticos para a preparação da implantação do sistema de gestão da qualidade. Os resultados apresentados no mapeamento dos processos da empresa possibilitaram a análise do fluxo, a seqüência de atividades e documentação. Palavras-Chave: Mapeamento, Processo, BPM, ISO 9000, Qualidade Abstract * Sandra Helena da Silva de Santis-Mestranda pela Universidade São Paulo- Professora da Universidade Nove de Julho Artigo do AUTEX ** Professor da Universidade São Paulo. *** Professor da Universidade São Paulo. **** Professor da Universidade São Paulo. 1

2 This article demonstrates the use of the technique of modeling business processes BPM- Business Process Modeling used to prepare the deployment of a system of quality management in a small business in the textile sector, the methodology of BPM as a support system for deployment quality management. The BPM identifies the actions needed to improve the system and the communication of those involved. Seeking to establish an effective communication between existing operations in the process of knitting textile production. The study shows the documentation, verification and analysis of the process of knitting. The technique allowed the collection of sufficient data to analyze the critical points for the preparation of the implementation of quality management system. The results presented in the mapping of business processes made possible the flow analysis, the sequence of activities and documentation. Keywords: Mapping, Process, BPM, ISO 9000, Quality 1. Introdução Neste trabalho, pode-se verificar a importância das etapas do processo produtivo e do planejamento dos processos, para aumentar a qualidade e a eficiência no sistema. Dentro deste contexto, foram analisados e documentados os processos que estão presentes na empresa XXZ, procurando compreender, perceber e entender as operações existentes nesse sistema de produção malharia. O objetivo deste trabalho é a documentação, verificação e análise por meio da técnica de modelagem de processo (Business Process Modeling-BPM) como forma de preparação para o desenvolvimento do sistema de gestão da qualidade, a ferramenta escolhida para o desenvolvimento da modelagem dos processos. Para desenvolver o trabalho de modelagem dos processos existentes na empresa foi necessário realizar visitas de campo para observação in loco. Nestas visitas foram coletadas informações, realizado entrevistas e registros fotográficos para evidenciar os detalhes para o planejamento das atividades. Os registros fotográficos são importantes para o detalhamento do processo, logo, possibilitam uma investigação minuciosa de cada etapa do sistema de produção. No decorrer deste trabalho, pretende-se realizar entrevistas com colaboradores e gestores para elucidar melhor o processo de produtivos e os procedimentos realizados. 2

3 Como uma das exigências da família ISO 9000 é a análise da sistemática a ser adotada para elaboração de procedimentos e a criação de procedimentos descritos nos processos é importante que se tenha uma técnica que auxilie a cumprir esta etapa. É por este motivo pelo qual a técnica BPM pode ser utilizada, por ter como foco na modelagem dos processos, detalhando os processos e na documentando das ações e alterações necessárias.. Este desenvolvimento detalhado foi realizado para elucidar as mudanças necessárias para aumentar a competitividade da empresa, sendo que muitas vezes apenas superar os concorrentes e atender as expectativas dos clientes, não garante a melhoria do sistema e nem da qualidade dos produtos. 1.1 Objetivo O principal objetivo deste estudo concentra-se em apresentar na técnica de modelagem de processos (Business Process Modeling BPM) como preparação para implantação do sistema de gestão de qualidade. A ferramenta que será utilizada no mapeamento do processo, BPMN (Business Process Modeling Notation) para elaboração dos diagramas de processo. Além disso, estudo do processo produtivo da indústria têxtil de malharia pretende levantar dados suficientes para analisar os pontos críticos de acordo com os parâmetros da família ISO Metodologia Para um melhor entendimento do estudo foi necessário uma metodologia que pode ser considerada, um caminho sistemático para se alcançar um objetivo, podendo ser estudado como processo intelectual e conceitual. Como processo intelectual é uma abordagem de qualquer problema mediante análise prévia e sistemática de todas as possíveis variáveis de acesso à solução. Faz-se necessário então um modelo de acompanhamento metodológico, onde se possa verificar o desempenho dos processos, e para isso, será utilizado entrevistas, questionários e visitas técnicas, que possam indicar as necessidades do processo. 3

4 A metodologia utilizada para documentar os processos é o mapeamento por meio da técnica realizaram-se as atividades de especificação, análise, desenvolvimento de processos, desenho das rotinas e descrição de tarefas. Após esta etapa pretende-se avaliar os pontos críticos, descobrir os gargalos e as perdas. Fu Ren (2002) colaboram com as idéias para utilização da metodologia da BPM (Business Process Modeling): [ ] dynamic modeling is a structured approach to analyze and diagnose organizational problems using dynamic models. A dynamic model of the current situation is used to analyze the business processes, and afterwards, the experimental outcomes with alternative solutions can be evaluated without implementing them in the complex reality (FU REN et alli, 2002, p. 19) Este estudo caracteriza-se como um estudo de caso, uma pesquisa qualitativa cujo método de estudo será a pesquisa de campo (observação in loco). Desta forma para o desenvolvimento do sistema de gestão de qualidade, os dados serão coletados por fonte secundária (livros, artigos e manuais) que fornecerão as devidas elucidações para os problemas encontrados. As pesquisas deverão desenvolver e ampliar o tema enunciado, de modo a responder o problema ou ampliar o campo de estudo. Já o método do Business Process Modeling (BPM) pode ser definido como um conjunto das atividades sistemáticas e racionais que, com maior segurança e economia, permite alcançar o objetivo, isto é, os conhecimentos válidos e verdadeiros, traçando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as decisões do pesquisador. 2. Objeto de pesquisa A Malharia XXZ-Beneficiamento é uma empresa localizada no bairro da Vila Maria, na região norte de São Paulo. Atua no ramo têxtil produzindo malha sintética (Poliéster) e natural (algodão), prestando serviços de malharia para terceiros. A empresa XXZ atua na produção de tecidos de malha, caracterizada pelo entrelaçar dos fios têxteis, sendo esses sempre no mesmo sentido, circulares. Este processo é realizado com a ajuda de agulhas. O processo de tecimento fundamental, neste caso é o tricô, produzido por teares circulares conforme Ilustração 1, onde o tecido de malha é produzido tubular e 4

5 circular, utilizando-se processo industrial, com 20 teares automáticos. A empresa possui em média 90 tipos diferentes de artigos (cotton-lycra, lycra, canelada, helanca light, etc.) Ilustração 1- Registro fotográfico da fabrica Fundada em 2006, possui onze funcionários distribuídos em duas operações: o setor administrativo e o setor de produção. É considerada uma empresa de pequeno porte 1, de acordo com a legislação de Lei Complementar Nº 123, de 14 de Dezembro de A empresa atua na produção de tecidos de malha, caracterizada pelo entrelaçar dos fios têxteis, sendo considerado de pequeno por ter um faturamento mensal em torno de R$ ,00 por mês2. A empresa XXZ conquistou o mercado desde o início de suas atividades, uma empresa familiar, sendo que os proprietários (os quatro irmãos) iniciaram a empresa por idéia do pai. A partir de 2008, expandiram seu negócio, abrindo uma filial que passou a produzir a parte de malharia com fios naturais. 1 Art. 3o Para os efeitos desta Lei Complementar, consideram-se microempresas ou empresas de pequeno porte a sociedade empresária, a sociedade simples e o empresário a que se refere o art. 966 da Lei no , de 10 de janeiro de 2002, devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso, desde que: I - no caso das microempresas, o empresário, a pessoa jurídica, ou a ela equiparada, aufira, em cada anocalendário, receita bruta igual ou inferior a R$ ,00 (dois milhões e quarenta mil reais) 2 Informação obtida entrevista com os gestores 5

6 Em 2011, os proprietários resolveram dividir a administração da empresa, dois ficaram responsáveis pela matriz e os outros dois responsáveis pela filial. A empresa mantém um compromisso sério com clientes, fornecedores, colaboradores, sociedade, investindo constantemente no desenvolvimento da produção com objetivo de proporcionar melhor qualidade aos produtos. 3. Planejamento do trabalho Os gestores afirmam que a empresa não possui um sistema de controle de produção ou de qualidade, o que muitas vezes ocasiona perda de tempo e retrabalho. Segundo o gestor 3 : muitas vezes me solicitam informações durante uma reunião ou uma negociação com fornecedores ou clientes, neste momento tenho que para tudo o que estou fazendo para dar informações ou consentimento para receber o material Em vista do relato, identificou-se a necessidade de implantar procedimentos que auxiliem no controle, e que proporcione informações claras sobre as ações que devem ser realizadas. Pode-se perceber que não há um sistema formalizado, e para isso, julgou-se necessário analisar o sistema produtivo. Inicia-se a analise no sistema produtivo, no desenvolvimento dessa atividade utilizou-se a técnica BPM, o mapeamento do processo com objetivo de analisar o fluxo do processo existente, controlar o sistema de produtivo e repensar a forma de organizar o processo de trabalho. A técnica BPM (Business Process Modeling) ou Modelagem do Processo de Negócio, o termo em português, essa técnica possibilita a analise estruturada dos elementos do sistema, este método terá a finalidade dar suporte no desenvolvimento do desenho dos processos da empresa. O mapeamento de processo é uma técnica na qual possibilita a averiguação dos processos, analisá-los e encontrar detectar pontos críticos que necessitem de atenção. Sendo assim, necessita-se de uma ferramenta que possibilite a compreensão do fluxo e suas necessidades. Sua análise estruturada permite, ainda, a redução de custos no desenvolvimento de produtos e serviços, a redução nas falhas de integração entre sistemas e melhora do desempenho da organização, além de ser uma excelente ferramenta para possibilitar o melhor 3 Gestor 1 - entrevistado em 17/08/2001 6

7 entendimento dos processos atuais e eliminar ou simplificar aqueles que necessitam de mudanças. O mapeamento do processo foi efetuado, principalmente, para documentar o fluxo do processo existente, controlar o sistema de produtivo e repensar a forma de organizar o processo de trabalho. O desenvolvimento da gestão de processos nestes últimos anos tem se caracterizado por muitas alterações e avanços tecnológicos e de gestão, com esta modificação que está cada vez mais intensa o uso das técnicas de gerenciamento de recursos, nas organizações. Maximiano (1992, p.122) afirma que uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam intangíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos os exemplos de organizações. A empresa sendo uma organização deve focar seus esforços na melhoria dos processos e o mapeamento auxilia a montar uma visão ampliada do sistema. Partindo deste principio, o mapeamento pode contribuir para montagem um sistema de coleta de informações para suprir a necessidade da empresa. Para que isso aconteça deve ser implantado um sistema de controle de produção, proporcionando um maior controle dos processos e rotinas. Sendo assim, é necessário o planejamento das atividades que serão realizadas e um plano de ação que possa proporcionar a execução dessas atividades. Segundo Oliveira (2004, p 325), o planejamento é a identificação, análise, estruturação e coordenação de missões, propósitos, desafios e metas, estratégias, políticas e atividades que tem por objetivo alcançar eficiência e eficácia concentrando nessas atividades os recursos disponíveis da empresa/organização. Para a realização do trabalho houve a necessidade de elaborar um plano no qual, pudesse acompanhar os procedimentos que estão sendo desenvolvidos e saber a finalidade de cada etapa. Elaborou-se um plano que contém as etapas para a verificação dos processos de trabalho foi definido conforme descrição: 1. Verificar os processos existentes; 2. Avaliar as necessidades dos controles; 3. Verificar a disponibilidade de instruções técnicas para as ordens de fabricação a serem iniciadas; 7

8 4. Verificar a seqüência de processamento das ordens de fabricação; 5. Coletar informações para controle a proposta de controles e indicadores. Após, os procedimentos de trabalhos verificou-se que a empresa não possui um controle de qualidade, assim, para suprir estas necessidades elaborou-se um plano para o desenvolvimento de controles e indicadores que possam auxiliar a empresa A técnica e a ferramenta O mapeamento de processo é uma técnica na qual se pretende averiguar os processos, analisá-lo e encontrar pontos críticos que necessitem de atenção. Sendo assim, necessita-se de uma ferramenta que possibilite a compreensão do fluxo e suas necessidades. Sua análise estruturada permite, ainda, a redução de custos no desenvolvimento de produtos e serviços, a redução nas falhas de integração entre sistemas e melhora do desempenho da organização, além de ser uma excelente ferramenta para possibilitar o melhor entendimento dos processos atuais e eliminar ou simplificar aqueles que necessitam de mudanças. Neste sentido, optou-se por uma ferramenta que pudesse atingir os objetivos propostos e, ao mesmo tempo, pudesse transmitir ao leitor uma visualização das atividades que estão sendo desenvolvidas, de forma que se possa analisar o processo, as falhas e pontos críticos encontrados. Segundo Martins & Laugeni (2005), o processo é uma seqüência lógica que nos permite realizar uma tarefa ou atividade, sendo um percurso percorrido para a realização de uma operação. A análise, conforme os autores deve ser um conjunto de estágios que realizamos para melhoria do desempenho do processo. No gerenciamento de processos é importante que se tenha uma visão ampla do que está sendo produzido, ampliando o foco das atividades realizadas. Deve ser avaliada a sinergia entre as atividades para um melhor resultado final. Desta forma optou-se pela técnica BPMN (Business Process Modeling Notation). Esta técnica usa uma série de ícones para o desenho dos processos (figura 1), o que facilita o entendimento dos envolvidos, possibilitando uma visualização das atividades e eventos que ocorrem durante o processo. Baldam(2008), Barbará (2006) e Cruz (2010) confirmam que a modelagem do processo visa documentar, explorar e especificar o ciclo do processo de produção existente e para facilitar verificação e analise de pontos críticos. O que envolve a criação de um modelo, 8

9 especificações documentadas, plano de ação, diretrizes de planejamento e desenho de processo. Figura 1- Serie de ícones utilizados pelo BPMN Fonte:http://www.bpmn.org/BPMN_Supporters.htm De acordo com Cruz (2010), a modelagem dos processos de negócios é um conceito que une a gestão de negócios e a tecnologia da informação com o foco na melhoria dos resultados organizacionais é utilizado para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos. O mapeamento implica no estudo dos processos de uma organização de forma sistematizada e, com isso, permite todas as operações dentro do sistema. Desta forma, o planejamento deve seguir uma seqüência lógica que possa fornecer subsidio e que possibilite controle, visibilidade e rastreamento dos processos em execução (figura2). 9

10 Analise dos processos Resposta e Correção (Melhorias) Estratégia e Planejamento dos processos Controle e Monitorização de processos Desenho e Modelagem dos processos Implantação de Processos Figura 2- Ciclo do BPM Fonte: adaptado pelo autor A BPMN é uma linguagem gráfica usada para representar processos de negócio. Estes processos de negócios são representados por meio de um conjunto de símbolos, que são organizados em um diagrama de processos de negócio. A BPMN foi desenvolvida pelo Business Process Management Initiative (BPMI), em A BPMN foi criada, e tem o apoio das principais empresas de TI do mundo, como IBM, SAP, Oracle e Microsoft. Atualmente, a BPMN é controlada pela OMG, mesmo organização internacional que controla a UML. Num futuro próximo, a tendência é que a UML (Diagramas de atividades) e a BPMN irão se fundir. 4. Resultados Os processos realizados pela empresa em sua maioria foram implantados apenas na prática, sem nenhuma descrição ou controle, desta forma estas descrições foram necessárias para poder realizar a implantação de controles. Juran (1991) afirma que controle de processo é a prevenção de mudanças indesejadas e adversas, manutenções do status quo, de um estado estável, assim, o aperfeiçoamento do processo é constituído pelo planejamento e criação de mudanças benéficas e desejáveis. 10

11 O objetivo fundamental de qualquer organização é produzir algo. Ou seja, a produção de bens ou serviços. Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas [...] Cada pessoa produz a maior quantidade de unidades dentro de um padrão de qualidade, através da automatização da atividade humana baseada na repetição constante da mesma tarefa (CHIAVENATO, 2000, p. 127). Considera-se que a importância da gestão da qualidade e as ferramentas utilizadas para garantir a qualidade dos produtos contribuíram para modificações no mercado. A busca de práticas e estratégias de competição para alavancar os produtos em mercado mais competitivo ocasiona a procura por formas de atrair os consumidores. Neste sentido, o sistema de qualidade que será implantado devera seguir as bases teóricas que são necessárias para seu desenvolvimento, a importância de um planejamento de qualidade, os efetivos controles e a melhoria continua devem estar presentes nesta operação. Although this result is not surprising, it may reflect to some extent the companies' limited awareness and understanding of the possibilities of using the ISO system as a tool for organizational development. Companies that consider the certification only as a tool to compete in the domestic and international market, may miss the opportunity to profit from the organizational and performance improving potentials of the system. Furthermore, when certification becomes an end in itself, its competitive advantage can easily be lost, once the competitors also become certified. (LIPOVATZ &VAKA, 1999, p. 535) A qualidade na produção varia conforme os tipos de operação que procuram assegurar os padrões de qualidade para os processos e infra-estrutura. Garantir o desempenho adequado aos padrões internacionais e, assim tornar a organização mais competitiva. Então, no geral, as ferramentas adotadas devem enfatizar a melhoria e o desempenho dos processos. Sendo assim, não é apenas a certificação que vai garantir a qualidade dos produtos, mas a manutenção constante dos padrões da certificação, o treinamento adequado, o controle e normatização dos processos. Os processos em um sistema estão agrupados de forma seqüencial para produzir algo, a produção eficiente deve estar baseada na maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma séria de pequenas atividades que o constituem. Os processos de produção são importantes para qualquer empresa que busque a qualidade, por este motivo em 2000, a família ISO realizou modificações dando ênfase aos processos produtivos, o estabelecimento de um fluxo de trabalho auxilia na analise e no desenvolvimento de melhorias. 11

12 De acordo com Juran (1998): ISO 9000 implementation involves establishing policy, setting objectives for quality, designing management systems, documenting procedures, and training for job skills. All of these are parts of clarifying what people s jobs are. Companies are adopting the process perspective. This concept is emphasized in the 1994 revision of the ISO 9000 standards. In implementing the ISO 9000 standards, companies are using flowcharts and other devices to emphasize work-process diagnosis and to find opportunities for process simplification and improvement. Metrics are being used increasingly to characterize product quality and customer satisfaction more effectively. (JURAN, 1998, p. 224) Sendo assim, tornou cada vez mais importante o desenvolvimento de um, a técnica que fosse capaz de detalhar os processos existentes na empresa, encontrar que demonstrasse as rotinas das atividades é, justamente, o que propõe a modelagem de processo. A família ISO 9000 em suas especificações e funcionalidades fornecesse a base para a utilização de técnicas e procedimentos que possam estabelecer o nível detalhamento necessário para implantação de padrões. Neste sentido a técnica de modelagem fornecesse o subsídio necessário para o desenvolvimento dos trabalhos, especificações e documentação. A demonstração gráfica do sistema foi elaborada para proporcionar um grau de detalhamento das rotinas estabelecidas no processo de trabalho, que fosse capaz de evidenciar com clareza e de forma objetiva os procedimentos, para maior compreensão dos processos conforme figura 3, que demonstra uma visão macro dos processos da empresa. Essa demonstração foi possível com a utilização do BPM e a ferramenta do software Bizagi. 12

13 Figura 3 - Fluxos do Processo Descrição do processo O sistema produtivo apresentado contém elementos do processo de recepção de mercadoria essa demonstração gráfica pretende proporcionar um grau de detalhamento das rotinas estabelecidas no processo de trabalho, que fosse capaz de evidenciar com clareza. Segundo Juran (1998), o desempenho é avaliado durante as operações e desempenho é comparado com metas durante as operações. A informação resultante é recebido e utilizado pelas forças operacionais. Principal objetivo de garantia de qualidade é verificar que o controle está sendo mantida. Desempenho é avaliado após as operações, e as informações resultantes é fornecido para tanto as forças de operação e outros que têm uma necessidade de saber. Outros podem incluir planta, funcional ou gerência sênior; equipes corporativas; órgãos reguladores, os clientes e público em geral. Elementos do Processo: Inicio do processo produtivo Vender Produtos-Visitas para realização de venda ou manutenção de clientes. Comprar matéria prima- Conforme a negociação com o cliente é decido que realiza a compra da matéria-prima. Sim- Realiza a solicitação de compras. Não- O cliente se encarrega de comprar com o fornecedor de sua confiança. recebido. Receber material - venda de produto gera a solicitação de produto que será Fazer solicitação de material- Elabora a solicitação de material. Conferir a entrega - conferido esta tarefa poderá ser realizada pelo cliente e pelo setor de compras da empresa Condições do material- a matéria-prima é verificada Sim- Matéria-prima em condições próprias para uso Não sem condições de uso 13

14 Devolver material- Devolver a matéria-prima fora dos padrões Separar por quantidade e origem Separar o material conforme a origem. material. Preencher planilha de recebimento- Descreve na planilha as condições do Disponibilidade de máquina- Verifica a disponibilidade para a produção Sim- se tem equipamento à disposição começa a tecer. Não Não tem equipamento parado. Tecer Inicio do tecimento. Estocar Encaminha o material para o estoque. Formulário de recepção do material Formulário elaborado para comunicar as condições da material realizado por teste visual. Término A analise efetuada nos processos demonstra que controles podem ser implantados desde o processo de solicitação do material, este controle pode auxiliar a estabelecer a rastreabilidade na matéria-prima proporcionando melhorias no desenvolvimento do processo de produção. É claro, que isso somente ocorrerá, se o controle após o teste conseguir demonstrar sua eficiência. E ainda se além desse dos controles for também implantados indicadores que possam asseguram o desempenho dos processos. O resultado do mapeamento dos processos produtivos foi o desenvolvimento do diagrama do fluxo de fabricação (figura 4) que possibilitou uma visão mais clara de determinadas atividades e facilitou a exposição dos problemas. As práticas realizadas possibilitaram a organização do processo e a identificação dos pontos críticos, a partir disso, pode-se trabalhar diretamente nas necessidades encontradas. 14

15 Figura 4 Diagrama dos Processos Takashina et al. (1997), afirmam que os indicadores de desempenho da qualidade são necessários e que estes necessitam de seguir alguns parâmetros para que possam alcançar seus objetivos, que podem ser: a) um índice associado bem explícito e, se possível, simplificado; b) uma freqüência de coleta; c) uma designação dos responsáveis pela coleta dos dados; d) uma divulgação ampla para a melhoria e não para a punição; e) uma integração com quadros informativos ou com sistema de informação gerencial, quando eles existirem. 15

16 Sendo assim, para dar continuidade aos trabalhos realizados serão implantados os controles e indicadores que possam estabelecer os padrões para um sistema de gestão de qualidade. Análise de dados Os resultados apresentados no mapeamento dos processos da empresa possibilitaram a analise do fluxo, assim, conseguimos desenhar uma seqüência de atividades, documentar e implantar indicadores de controles. Os dados coletados nas entrevistas realizadas proporcionaram identificar os problemas e elaborar ações corretivas, dentre estas se destacam: Problemas identificados: Processo de recebimento de mercadoria sem controle; Falta de informações para receber material provoca atraso na entrega da mercadoria, pois necessita de autorização para descarregar o material; Processos produtivos: não estão documentados; As atividades não possuem descrição ou documentação, o que ocasiona retrabalho e ociosidade; Processo de produção não possui uma programação de equipamento, ocasionando ociosidade ou espera pelo equipamento; Processo de estoque não possui controle provocando falta de material ou compras em excesso. Ações corretivas Foi detectado, nas entrevistas realizadas, que o mapeamento auxiliou a identificar os problemas de controles, na elaboração do fluxo do processo e na demonstração do funcionamento do sistema colaborando no entendimento das atividades e na correção dos problemas. Assim apresentam-se as ações corretivas: Recebimento: elaborou-se um formulário que possa controlar a entrada de mercadoria; Informações: o formulário de recebimento que com as seguintes informações: nome de cliente, tipo de material, data de entrega, teste visual nas condições de caixa, etc. Processos Produtivos: para o fluxo do processo foi desenvolvido o diagrama que mostra as etapas do processo. 16

17 Descrição de atividades: para definição das atividades foi proposto no quadro de responsabilidade do setor. Produção: elaborou-se um formulário de programação de máquina Estoque: elaborou-se um formulário de controle de estoque 5. Considerações finais Para mapear os processos de forma que se possam inserir melhorias, será necessária uma comunicação adequada que atinjam todos os atores envolvidos. Desta forma, torna-se muito importante a técnica e a ferramenta que será utilizada. Assim, foi importante definir como técnica o BPM e a ferramenta (BPMN) para uma comunicação adequada que possa transmitir o fluxo dos processos de produção e descrever cada parte do sistema de produção. Ao documentar, pretende-se executar uma comunicação simples, clara e objetiva. Sendo assim, o software Bizagi pode auxiliar a atingir este objetivo. Essa prática ajuda na comunicação organizacional, demonstrando de forma mais clara o processo e os resultados alcançados como redução de falhas e aponta as melhorias que devem ser implementadas. Esta idéia que se considera importante nos leva a analisar o sistema de produção da indústria têxtil, e as necessidades da empresa em acompanhar as novas tendências. As novas práticas, técnicas de gestão de qualidade e a utilização de ferramentas que podem ser utilizadas para auferir a qualidade nos produtos. No setor têxtil houve uma busca por sistemas avançados e automação, as empresas incrementaram novas tecnologias e investiram em pesquisas para aumentar a competitividade. Somente com a devida manutenção do programa de qualidade, programas de treinamento e muito empenho por parte dos gestores é que a organização terá melhorias continuas. Muitas vezes as empresas de pequeno porte são impedidas de obter melhorias devido aos custos dessas técnicas e ferramentas. Adanur e Allen (1995) em seu artigo levantam algumas questões importantes para melhor compreender as restrições da implantação da ISO, embora os benefícios sejam duradouros, muitas empresas de pequeno e médio porte ainda não possuem esta certificação devido ao custo que este tipo de padronização ocasiona. A necessidade de documentar, elaborar parâmetros, a contratação de especialistas e as especificações técnicas provocam um 17

18 custo que muitas vezes impede os pequenos e médios fabricantes de fazer estas padronizações. No decorre do processo de modelagem pode-se perceber e compreender, um pouco da importância dos processos de produção. Os sistemas de produção passaram a ter um foco na qualidade, na produtividade e na relação do conhecimento dos colaboradores. Ao documentar o sistema de produção existente na empresa pretende-se analisar os pontos críticos, com o objetivo de programar medidas para melhorar a qualidade, reduzindo, assim, os erros de fabricação e por sua vez, diminuir o custo com o retrabalho e garantindo a qualidade. A modelagem de processos é uma técnica que auxilia na demonstração do fluxo produtivo que é muito importante para a implantação de um sistema de gestão. Desta forma, o detalhamento do processo atende as exigências descritas nas normas da família ISO A BPM pode cumprir os requisitos exigidos na família ISO, colaborando com padronização dos processos facilita o desenvolvimento do fluxo de atividade, proporciona transparência, organizando as rotinas, redução de custos e evitando desperdício. Referências Web Fonte de internet disponível em: obtido em 30/08/2011, às 24h: 36 minutos Fonte de internet disponível e obtido em 07/09/2011, às 22h: 36 minutos Fonte de internet disponível em: obtido em 11/09/2011, às 20h: 36 minutos Artigos e Livros ALMEIDA, M. C., Auditoria um curso moderno e completo, Ed. Atlas S/ A, São Paulo, 5ª ed., Sabit ADANUR and Brian ALLEN, Textile Management and Technology Department, Auburn University, Alabama, USA Benchmarking for Quality Management & Technology, Vol. 2 No. 3, 1995, pp , tradução do autor. 18

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