Manual Operacional do Sistema de

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1 Manual Operacional do Sistema de ATUALIZADO EM 06/11/2013 por Luiz Andrade ATUALIZADO EM 08/11/2013 por Edson Reis versão 2.0 Diretoria de Sistemas - Atividade Meio 1

2 Índice ÍNDICE... 2 PERFIL... 3 PERFIL SERVIDOR... 3 PERFIL CRH... 3 PERFIL RESPONSÁVEL DE ÁREA... 4 PERFIL RESPONSÁVEL SUBSTITUTO... 4 PROCEDIMENTOS INICIAIS NA IMPLANTAÇÃO... 5 ACESSO AO PONTO ELETRÔNICO... 5 MÓDULOS DO SISTEMA... 5 MÓDULO: PERFIL SERVIDOR... 6 REGISTRAR PONTO:... 6 VISUALIZAR GRADE DE PONTO:... 7 ENVIO DE DOCUMENTO:... 8 MÓDULO: PERFIL RESPONSÁVEL TITULAR/SUBSTITUTO... 9 ASSOCIAR FUNCIONÁRIOS:... 9 ASSOCIAR HORÁRIOS: VISUALIZAR PONTOS E OCORRÊNCIAS: BOLETIM DE FREQUÊNCIA: BOLETIM DE FREQUÊNCIA GERAL: APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS: MÓDULO: PERFIL CRH ASSOCIAR PAPEL CRH: ASSOCIAR RESPONSÁVEL TITULAR: BOLETIM DE FREQUÊNCIA: BOLETIM DE FREQUÊNCIA GERAL: CADASTRAR HORÁRIOS: CADASTRAR OCORRÊNCIAS: TRANSFERIR FUNCIONÁRIOS: INATIVAÇÃO:

3 Perfil O sistema diferencia os tipos de acesso e atribuições através do perfil de cada usuário. Para o Ponto Eletrônico, temos os seguintes perfis: Perfil Servidor Servidores Estagiários Esse perfil possibilita o registro do ponto e justificativas. O usuário com esse perfil é associado à sua área de lotação pelo Responsável Titular ou Substituto da área. Atribuições: Registrar o ponto. Inserir, na grade de ponto, as justificativas como ausência e atraso, para cientificar o responsável das devidas ocorrências. Fazer upload de documentos probatórios referentes a ausências, e.g. (Atestados, Declarações, etc.). Perfil CRH Servidor da área de Frequência do CRH. Usuários que possuem acesso ao menu contendo as funcionalidades para CRH (Recursos Humanos). Deve ser cadastrado no Sistema pela área de Frequência (CRH). Atribuições: Associar outros servidores ao perfil CRH; Associar a cada área seus Responsáveis Titulares, indicando as áreas subordinadas; Controlar os boletins de frequência enviados pelas diretorias; Acessar e controlar o boletim de frequência geral; Cadastrar os horários da Instituição (inclusive os diferenciados); Cadastrar ocorrências utilizadas para controle de frequência; Transferir servidores/estagiários de área; Inativar Servidores devido à aposentadoria ou exoneração; Cadastrar no sistema os servidores/estagiários da Instituição (funcionalidade ainda não existe); 3

4 Perfil Responsável de Área Membro Servidor: (diretores, chefes de subáreas, chefes de Unidade Administrativa (UA), oficiais-chefes) todos responsáveis por controlar o ponto dos servidores e estagiários de sua área, sendo que o encaminhamento do Boletim está atribuído aos diretores. Usuário que possui o controle de sua área. Deve ser previamente associado pelo CRH. Atribuições: Associar servidores ou estagiários de sua responsabilidade; (Diretor) Associar a um servidor de sua área o perfil de Responsável Substituto que, na ausência do Titular, assumirá suas responsabilidades; (Diretor) Associar os horários de seus servidores/estagiários de acordo com a grade definida pelo CRH; Administrar, encaminhar e solicitar ao CRH a liberação do boletim de frequência para retificação; (Diretor) Acompanhar o status do boletim de frequência de sua área; (Diretor) Gerenciar as grades de ponto (analisar as justificativas, atribuir ocorrências com as devidas observações e informar as horas excedentes caso existam) dos servidores/estagiários associados à UA; Apurar os documentos probatórios encaminhados pelos servidores/estagiários; Perfil Responsável Substituto Servidores Deve ser associado pelo Responsável Titular. (Diretor). Atribuições: Terá as mesmas atribuições do Responsável de Área, em sua ausência, excetuando o encaminhamento do Boletim de Frequência. 4

5 Procedimentos Iniciais na Implantação Procedimentos CRH: Cadastrar seus servidores ao perfil CRH (o CTIC deixará inicialmente um servidor responsável cadastrado - opção no menu Associar Papel CRH ); Cadastrar as ocorrências existentes (opção no menu Cadastrar Ocorrência ); Cadastrar os horários existentes (opção no menu Cadastrar Horários ); Associar os Responsáveis Titulares de todas as áreas em que o sistema será implantado (opção no menu Associar Responsável Titular ). Inativação de funcionários, para deixar de apresentar no Boletim de Frequência. Posse do servidor/estagiário: No ato da posse será solicitada a criação de um usuário de rede para o servidor/estagiário e, quando disponibilizado, o usuário deverá ser cadastrado no sistema de Ponto Eletrônico. Após confirmação do cadastro, o usuário poderá registrar o ponto através do sistema. Acesso ao Ponto Eletrônico O sistema deve ser acessado pelo Portal do MPSP. Para tal, clique em Portal de Sistemas e no link Ponto Eletrônico. Ao acessar o Ponto Eletrônico serão solicitados o usuário e a senha (os mesmos utilizados na rede do MPSP). Os servidores terão seus usuários de rede previamente habilitados para o acesso ao sistema, sendo que qualquer problema de acesso deverá ser tratado com o Após a inclusão do usuário de rede, caso o servidor/estagiário ainda não tenha sido associado a nenhuma área, o campo referente a esta informação aparecerá em branco, porém seu ponto será registrado normalmente. O Responsável Titular compromissado com a associação deverá entrar com a data inicial de lotação do servidor/estagiário na UA. Assim que ocorrer a associação, os registros de ponto serão atribuídos à área especificada a partir da data informada. O perfil atribuído ao usuário define as opções disponíveis no menu esquerdo, considerando que cada perfil terá acesso a módulos diferentes do sistema. Módulos do Sistema 5

6 Módulo: Perfil Servidor Usuários com o perfil Servidor terão acesso aos segmentos: Registrar ponto; Visualizar grades de ponto; Envio de documentos; Registrar Ponto: Após o login realizado no sistema de Ponto Eletrônico, deve-se escolher a opção Registrar Ponto, como destacado abaixo, e informar o evento correspondente: Entrada; Saída. O sistema apresenta para o usuário somente os tipos de evento de ponto ainda não registrados. Após registrar o ponto, serão exibidas as informações dos registros realizados no dia. 6

7 Atenção: A página deve ser atualizada a cada vez que o Ponto for registrado, para que a hora seja apresentada corretamente. Uma caixa de diálogo será apresentada nos casos de o Servidor/Estagiário solicitar o Registro do tipo Saída, sem que tenha registrado a Entrada no respectivo dia. O efetivo registro do tipo Saída impossibilitará ao servidor/estagiário o registro da Entrada. Visualizar Grade de Ponto: Nesta opção do menu é possível verificar, dia a dia, os horários em que o ponto foi registrado, além de inserir justificativas. É importante notar que a grade só apresentará informações das ocorrências, registros e justificativas realizadas até o presente momento, não sendo possível a realização de justificativas antecipadas. Para sua utilização, deve-se informar o mês e o ano dos registros que desejar visualizar. Para a inclusão/alteração de uma justificativa, clique em Ações. no campo Atenção: Só serão permitidas a inclusão ou alteração de justificativa das ocorrências cujo tipo ( Frequente, Abono, etc.) ainda não tenha sido informado. 7

8 Envio de Documentos: Nesta opção do menu é possível encaminhar o(s) documento(s) probatório(s) referente(s) à(s) ausência(s) em um determinado período para que sejam avaliados e Aceitos/Rejeitados pelo Chefe imediato. Para incluir um arquivo (documento) é necessário preencher os campos de data inicial e final e clicar no botão Escolher arquivo. Será aberto uma caixa de diálogo do sistema operacional para que o usuário navegue entre as pastas e escolha o arquivo para upload. Após a escolha, o candidato deverá clicar no botão Enviar para que o documento seja encaminhado ao Banco de Dados e seja disponibilizado para aprovação Atenção: Só será permitida a inclusão de documentos com no máximo 3 Megabytes, cujo nome não contenha mais de 100 caracteres (incluindo a extensão) e cujo tipo (extensão) seja PDF, JPG, JPEG, PJPEG, PNG ou TIFF. Também não será permitido o envio de arquivos cujo período possua boletim de frequência com status Encaminhado ou Fechado. 8

9 Módulo: Perfil Responsável de Área Usuários com o perfil de Responsável terão acesso aos segmentos: Associar Funcionários; Associar Horários; Boletim de Frequência; Boletim de Frequência Geral; Visualizar Pontos e Ocorrências; Aprovação dos Documentos; Associar Funcionários: Através desta opção o Responsável Titular irá associar os servidores/estagiários à sua área, e designar o perfil Responsável de UA/Chefe apenas para o servidor a quem desejar atribuir esta função. Para associar servidores/estagiários, deve-se selecionar uma UA e localizá-los através do campo de pesquisa. Após localizar o servidor/estagiário, deve-se informar a data de início deste na UA. Para atribuir o perfil de Responsável de UA/Chefe ao servidor, basta marcar a caixa de seleção indicada na figura a seguir Atenção: O procedimento de associação só é possível quando o servidor/estagiário não estiver associado a nenhuma outra área no sistema (não possuir lotação). Na tentativa de associar um servidor/estagiário pertencente a outra área, o sistema irá informar a lotação e que não é possível realizar a operação. Nesse caso, o Responsável Titular deve entrar em contato com o CRH e solicitar a transferência do servidor/estagiário a fim de obter o controle de ponto do mesmo. 9

10 É possível alterar o Responsável de UA/Chefe a qualquer momento, bastando selecionar o servidor e clicar em no canto esquerdo inferior da tela. Surgirá uma tela de edição onde será possível modificar a seleção atual. Se por acaso um servidor/estagiário for indevidamente associado à área, pode-se excluí-lo da lista através do ícone para concluir este procedimento.. O sistema solicitará confirmação Atenção: A desassociação do servidor/estagiário só é possível até a primeira geração do boletim de frequência deste. Após a elaboração do primeiro boletim, somente será possível a transferência do servidor/estagiário, ação permitida somente ao CRH. 10

11 Associar Horários: É necessário informar ao sistema quais os horários de jornada dos servidores/estagiários associados. Selecione a área para que seja possível a visualização da lista dos servidores/estagiários, clique na linha referente ao servidor/estagiário que deseja incluir o horário e depois no botão, localizado na parte esquerda inferior associando-o a um dos horários de jornada previamente cadastrados pelo CRH. 1 2 Visualizar Pontos e Ocorrências: Essa opção permite ao Responsável visualizar/analisar os registros e incluir as ocorrências e observações, procedimentos necessários para que o Boletim de Frequência seja gerado. Para consulta dos registros, deve ser informado o nome do servidor/estagiário, o mês e o ano desejado. Clique em Pesquisar para que o sistema faça a busca das informações. 11

12 Selecione a UA e informe o nome do servidor/estagiário, ano e mês que deseja consultar. Para editar uma ocorrência, clique em (canto inferior esquerdo da tela), onde será aberta uma "caixa de diálogo para inclusão dos novos dados, atualização dos já existentes ou inclusão de Horas excedentes (Horas de CRH) Atenção: O somatório das Horas Excedentes de um determinado servidor será mostrado na parte direita inferior da Grade. A aprovação das horas excedentes e a solicitação de inclusão do somatório mensal junto ao banco de horas é atribuição do Responsável Titular. Para gerar uma ocorrência global, ou seja, uma ocorrência única para todos servidores/estagiários da UA em um mesmo dia, o responsável deverá clicar no segundo link disponível na parte esquerda inferior da grade. Será exibida uma caixa de diálogo informando sobre a sobreescrita das ocorrência e solicitando a confirmação ao responsável. 12

13 Na caixa de diálogo, deverão ser informadas a data, o tipo da ocorrência e a observação (caso exista) Atenção: Ocorrências anteriormente geradas e todos seus atributos (Observação e Horas Excedentes) SERÃO sobrescritas com essa operação. Boletins de frequência que possuam status Encaminhado ou Fechado não permitirão a execução da funcionalidade. Para geração de ocorrências por período, o responsável deverá clicar no terceiro link disponível na parte esquerda inferior da grade, inserir o intervalo de datas (datas inicial e final), bem como o nome da ocorrência e a observação (caso exista)

14 Atenção: Ocorrências geradas anteriormente NÃO serão sobrescritas com essa operação. O responsável poderá verificar a existência de documento probatório (atestados, certidões, declarações, etc) para uma determinada ocorrência utilizando o quarto link do rodapé da grade, onde será redirecionado para a funcionalidade de Apuração de Documentos, com a grade de documentos já preenchida. Boletim de Frequência: Nessa funcionalidade, após o preenchimento de todas as ocorrências dos servidores/estagiários, o Diretor encaminhará o boletim de frequência ao CRH. Após o envio, caso note alguma inconsistência, poderá solicitar a retificação do boletim junto ao CRH. O CRH irá disponibilizar o Boletim para retificação, e só então o Responsável terá acesso para realizar qualquer tipo de alteração. Finalizadas as correções necessárias o boletim deverá ser reencaminhado pelo Diretor. Atenção: O envio do boletim de frequência é atribuído ao Diretor a qual a UA está associada. Para os casos de Responsáveis de UA/Chefe, o botão de encaminhamento ficará desativado. Boletim de Frequência Geral: (Diretor) O Responsável Titular, através do Boletim de Frequência Geral, deverá acompanhar o status do boletim de frequência de todas as subáreas relacionadas à área de sua responsabilidade. 14

15 Esse status pode ser: Em Aberto; Encaminhado; Fechado; Retificando; O Responsável Titular possui entre suas atribuições a cobrança de suas subáreas que estiverem com o status Em Aberto quando fora do prazo. Aprovação de Documentos: O Responsável de UA/Chefe ou o Titular, poderá visualizar os documentos probatórios encaminhados pelo(s) servidor(es) referente à(s) ausência(s) do(s) mesmo(s). Para consulta dos documentos, deve ser informado o nome do servidor/estagiário, o mês e o ano desejado. Clique em Pesquisar para que o sistema faça a busca das informações. 15

16 O Responsável poderá fazer download do arquivo e vizualizá-lo, bastando para isso clicar no link disponível em cada nome do arquivo. Será apresentada uma caixa de diálogo solicitando a gravação do arquivo em disco (salvar). Após a análise do arquivo encaminhado pelo servidor/estagiário o responsável deverá clicar no ícone na primeira coluna (Ação) para aceitar ou rejeitar o documento e inserir alguma observação que julgue ser conveniente. Após as mudanças é necessário clicar no ícone localizado na coluna Ação para que as alterações sejam gravadas Atenção: Somente será possível a atualização/alteração de documentos referentes a ocorrências cujo boletim de frequência não possua status Encaminhado ou Fechado. 16

17 Módulo: Perfil CRH Usuários com o perfil CRH terão acesso aos segmentos: Associar Papel CRH; Associar Responsável Titular; Boletim de Frequência; Boletim de Frequência Geral; Cadastrar Horários; Cadastrar Ocorrência; Transferir Funcionários; Inativação; Associar Papel CRH: Permite ao CRH associar ou excluir servidores do perfil CRH. Para a associação, insira o nome do servidor e clique em Associar. Para a exclusão, selecione o servidor e clique no ícone no canto inferior esquerdo da tela. O procedimento exigirá confirmação para ser realizado. 17

18 Associar Responsável Titular: Essa opção deverá ser utilizada para a associação dos membros/servidores ao perfil Responsável Titular nas UAs que encaminharão o boletim de frequência mensal. Procure o nome do Responsável Titular, em seguida pesquise a UA e então clique em Associar para finalizar o procedimento. Deve ser preenchido o nome, a UA pela qual será responsável e a área a qual esta UA está subordinada. Ao término do preenchimento, clique em Associar para finalizar o procedimento. O ícone, que se encontra no canto inferior esquerdo, exclui qualquer dessas associações do sistema, caso necessário e o procedimento exigirá confirmação para ser realizado. Atenção: O sistema limita a associação de dois Responsáveis Titulares por UA. Também não poderá ser associado um Responsável Titular que tenha o papel de Responsável de UA/Chefe na mesma unidade, ou seja, o sistema não permite que um mesmo usuário seja ao mesmo tempo Responsável de UA/Chefe e Responsável Titular de uma determinada UA ao mesmo tempo. Boletim de Frequência: Possibilitará aos usuários do Perfil CRH visualizar, enviar para retificação ou validar os boletins de frequência encaminhados pelos responsáveis de área. Para visualizar o Boletim de Frequência, deve-se selecionar o tipo de boletim ( SERVIDOR ou ESTAGIARIO ), o mês, o ano, preencher a UA e clicar em Pesquisar. 18

19 Para visualizar as ocorrências e observações do servidor/estagiário no período, basta clicar no ícone ao lado de cada nome, fazendo com que a seleção seja expandida. Para validá-lo, clique em Fechar Boletim de Frequência, e para devolvê-lo ao Responsável, clique em Retificar Boletim de Frequência. Também existe a possibilidade de imprimir o Boletim através da opção Imprimir Boletim de Frequência. 19

20 1 2 Atenção: Ao encaminhar o boletim pera retificação, o servidor deverá avisar o Responsável Titular, uma vez que o sistema não possuía tal funcionalidade. Boletim de Frequência Geral: Através desta opção pode-se visualizar o status dos boletins de frequência das áreas, permitindo o controle do recebimento destes. O status do boletim de frequência pode ser: Em Aberto; Encaminhado; Fechado; Retificando. Ao acessar esta opção aparecerá a lista contendo todas as áreas que já encaminharam o boletim de frequência. O usuário com Perfil CRH pode, ainda, selecionar outros tipos de status que deseje visualizar e o sistema permite que a consulta seja feita por: Área específica (preenchimento do campo Pesquise a UA ); Tipo de Boletim; Ano; Mês; Status. 20

21 Ao clicar em o boletim de frequência correspondente a UA escolhida será aberto para visualização, eliminando a necessidade de um novo acesso ao menu para selecioná-lo. Cadastrar Horários: Os usuários do perfil CRH possuem como uma de suas atribuições o cadastro dos horários de jornada dos servidores/estagiários que serão atribuídos a estes pelos respectivos responsáveis. Para o cadastro, deve-se clicar no ícone +, no canto inferior esquerdo da tela. Surgirá uma janela solicitando o nome do horário (estudante, servidor, especial), a hora de início e de fim da jornada. Preencha todas as informações solicitadas e clique em Enviar Após preencher todas as informações, deve-se clicar em enviar para finalizar o cadastro do horário. 21

22 Caso o registro necessite de alguma alteração essa deverá ser realizada através do ícone de edição. Havendo necessidade de excluir um horário já cadastrado, este procedimento poderá ser realizado através do ícone mediante confirmação. Cadastrar Ocorrências: Através desta opção os usuários do Perfil CRH poderão cadastrar as ocorrências que serão utilizadas pelos Responsáveis das áreas durante a análise dos registros de ponto e geração do Boletim de Frequência. Mais uma vez, deve-se clicar no ícone +, no canto inferior esquerdo da tela. Surgirá uma janela com as informações que devem ser preenchidas, são elas: Código da Ocorrência; Descrição; Status (ativo/inativo); Limite Anual; Limite Mensal; Compõe Laba (sim/não); Somente dia útil (sim/não); Atenção: Todas as ocorrências devem ser cadastradas, inclusive as que se referem ao ponto dos estagiários. Novamente, a edição das ocorrências pode ser feita a partir do ícone. 22

23 Transferir Funcionários: Quando um servidor/estagiário for transferido para outra área, será responsabilidade do CRH realizar a atualização no sistema. Para realizar a transferência, deve-se entrar na opção Transferir Funcionários, digitar o nome do servidor/estagiário, a UA de destino e a data inicial (o dia a partir do qual a área de destino se tornará responsável pelo controle do ponto do servidor/estagiário), podendo esta ser retroativa. Clique em Transferir para finalizar o procedimento Para desfazer uma transferência, deve-se clicar na última (ATUAL) transferência realizada e no ícone localizado no lado esquerdo inferior da grade. O procedimento exigirá confirmação para ser concretizado. Caso seja escolhida qualquer outra transferência diferente da atual, o sistema não permitirá a exclusão. 23

24 Atenção: A transferência de um servidor que possua papel de Responsável de UA/Chefe, essa atribuição será retirado, sendo que nem mesmo a exclusão da transferência desfará a supressão, cabendo ao Responsável Titular a atribuição do papel por meio da funcionalidade de Associar Funcionários (vide menu Responsável). Inativação: Nos casos de servidores exonerados ou aposentados, é preciso que esses não mais sejam vistos nas frequências e o CRH detem a atribuição da Inativação do Servidor. Para executar a inativação de um servidor, é necessário procurar o nome do funcionário e após a localização escolher o motivo pelo qual o servidor está sendo inativado (Aponsentadoria/Exoneração). A data da inativação também deve ser informada para qualquer caso. Clique no botão Inativar para efetivar a ação requerida Caso precise desfazer a ação, selecione o funcionário inativado e clique no ícone localizado no lado esquerdo inferior da grade para apagar registro. O procedimento exigirá confirmação para efetivação. 24

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