Avaliação de Investimentos em Tecnologia da Informação - TI

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1 Avaliação de Investimentos em Tecnologia da Informação - TI Ubiratam de Nazareth Costa Pereira (UNIFEI) upereira@sp.senac.br João Batista Turrioni (UNIFEI) turrioni@unifei.edu.br Edson de Oliveira Pamplona (UNIFEI) Pamplona@unifei.edu.br Resumo As empresas se utilizam da Tecnologia da Informação (TI) como ferramenta estratégica na gestão de seus negócios, e os investimentos na área se fazem necessários a todo momento. Os métodos tradicionais de avaliação econômica, como ROI, VPL, TIR e pay-back, não são tão eficientes quanto se desejaria visto que não contemplam uma das principais características da TI que são os benefícios intangíveis. Analisamos neste artigo, os métodos tradicionais e suas dificuldades face aos custos ocultos e benefícios intangíveis, característicos da área de TI. Palavras chave análise de investimentos, análise econômica, tecnologia da informação. 1. Introdução. Os computadores vem conquistando um aumento vertiginoso em sua utilização nos últimos anos, principalmente nas empresas, que passam a encarar o desafio da informatização de maneira profissional e como fonte da solução de muitos de seus problemas. Entretanto, com o passar dos anos, a empresas passam a descobrir que os computadores apenas por si só não representam a solução de seus problemas, mas sim o começo de uma série sucessiva de dificuldades de ordem técnica e econômica. Na verdade, os computadores necessitam de uma série de complementos, como: Infra-estrutura; Licenças de programas; Pessoal qualificado; Sistemas de telecomunicações; Treinamentos; Consultorias; Terceirização, entre outros. Em face desta situação os empresários e gerentes de área passam a ter a necessidade de definirem melhor seus objetivos, quantificando seus custos e benefícios ganhos com a implantação da tecnologia, afim de justificarem seus desembolsos.

2 Ao conjunto de itens acima descritos, podemos conceituar de Tecnologia da Informação (TI), como recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. Esse conceito enquadra-se na visão de Gestão da Tecnologia da Informação e do conhecimento (REZENDE, 2003). Desta forma, as empresas passam a ter a necessidade de se informatizarem com o intuito de agilizar seus processos e reduzir custos. Além disso um problema que surge com a adoção da TI, são os gastos necessários à implantação, manutenção e melhoria dos sistemas utilizados. Não só isso, mas justificar as despesas e medir a eficiência com que os novos sistemas impactam nas atividades da empresa é uma nova tarefa que surge no horizonte empresarial. Este artigo vem discutir as motivações, justificativas, obstáculos e indicadores de eficiência estão sendo utilizados atualmente. A revisão bibliográfica foi baseada principalmente em artigos de origem estrangeira, publicada no idioma inglês e periódicos de cunho científico, além de dissertação de mestrado e livros de publicação nacional. 2. As motivações. As empresas investem em TI por uma série de razões (SUWARDY, 2003): - Aumento da produtividade; - Posicionamento no mercado; - Ir de encontro ao cliente; - Manter competitividade; - Aumento na eficiência operacional; - Fornecer melhores informações para o gerenciamento; - Ganho de vantagens competitivas; - Aumento da receita/lucro; - Redução de custos. Schaicoski (2002), descreve que a constante evolução dos negócios, mercado e economia que estão ocorrendo causam uma turbulência acentuada, e neste cenário, a TI pode se tornar um fator decisivo para o sucesso ou fracasso de uma empresa, contribuindo de forma a torná-la, ágil, flexível e capaz de se adaptar aos revezes do cenário econômico. A necessidade da organização em assimilação e utilização de recursos computacionais devem ser convertidos em projetos de TI. Projetos de TI tem características peculiares, demandam proporcionalmente ao tamanho da organização, tempo de planejamento, implantação e manutenção; capital humano e recursos financeiros. Além disso, seu retorno pode não ser tão imediato, causando uma certa frustração em muitos caso. Mas se bem conduzidos pode se tornar uma fator de diferencial em relação à concorrência.

3 3. Análise econômica. Quando se fala de análise de investimentos, a primeira idéia que surge é a comparação de quanto se irá investir e de quanto tempo será necessário para se recuperar o investimento feito. Os analista contábeis tem sido um peça chave nas decisões que consideram os investimentos em TI (ANANDARAJAN, 1999), buscando respostas em termos de quantias financeiras, isto porque eles tem a cultura puramente no focu na análise de custo benefício, medido em valores monetários Fluxo de caixa Os métodos quantitativos de análise de econômica tradicionais são aplicados com base em fluxos operacionais líquidos de caixa e seu dimensionamento é considerado como o aspecto mais importante da decisão. Os fluxos de caixa são representação dos investimentos e saídas de caixa e a demonstração das futuras entradas de caixa, receitas e possíveis saldos residuais dentro de um determinado período. A grande dificuldade contudo é de se conseguir mensurar com exatidão os valores a serem demonstrados nesse fluxo. Depende dessa exatidão os resultados a serem obtidos influenciando diretamente a tomada de decisão. Uma vez dimensionado o fluxo de caixa do projeto, podemos então, aplicar as ferramentas disponíveis para a análise do investimento.entre os métodos clássicos para análise econômica destacamse: Valor Anual Uniforme (VAUE). Este método consiste em se encontrar uma série uniforme anual, equivalente ao fluxo de caixa dos investimentos à Taxa Mínima de Atratividade (TMA), ou seja, acha-se a série uniforme equivalente a todos os custos receitas para cada investimento utilizando-se da TMA, o que obtiver o maior saldo será a melhor opção (CASAROTO, 2000). CASAROTO (2000), ainda descreve como TMA, como sendo a taxa de rentabilidade esperada das aplicações de pouco risco Valor Presente Líquido (VPL). Semelhante ao VAUE, cuja diferença reside em que, em vez de distribuir o investimento inicial durante a vida, deve-se agora calcular o Valor Presente dos demais termos do fluxo de caixa para somá-los ao investimento inicial da alternativa. A TMA pode ser utilizada para descontar o fluxo, ou seja, para trazê-lo para o valor presente. A alternativa que apresentar o maior VPL será a melhor opção (CASAROTO, 2000). O VPL é um dos melhores ferramentas para a análise de investimentos, não porque trabalha com o fluxo de caixa descontado e pela sua consistência matemática, mas também porque seu resultado é expresso em espécie ($), demonstrado o valor absoluto do investimento. Pode ser obtido por meio da seguinte fórmula: FC0 VPL = 0 FC1 1 FC2 2 FC3 3 FCn... n

4 Onde FC = Fluxo de caixa esperado (positivo ou negativo) i = Taxa de atratividade (desconto), é considerado atraente todo investimento que apresentar uma VPL maior ou igual a zero Taxa interna de retorno (. A para calcular a Taxa Interna de Retorno, deve-se zerar o Valor Presente Líquido dos fluxos de caixa. Os investimentos que apresentarem uma TIR que a TMA passam a se apresentar como rentáveis. Pode ser obtida com a seguinte fórmula: FC0 ZERO = 0 FC1 1 FC2 2 FC3 3 FCn... n Onde FC = Fluxo de caixa esperado (positivo ou negativo) As principais criticas aos métodos tradicionais é que eles não consideram: - os custos ocultos dos projetos de TI; - não quantificam os benefícios intangíveis; - não incorporam sensivelmente risco ao modelo. Além dessas formas de análise econômica, existem outras que podem ser utilizadas no processo de avaliação dos investimentos de TI: Pay-back. O pay-back é o período de recuperação de um investimento e consiste na determinação do prazo em que o montante do gasto do capital investido será recuperado por meio de fluxos de caixa gerados pelo investimento. È o período em que os valores dos investimentos (fluxos negativos) se anulam com os respectivos valores de caixa (fluxos positivos) (SCHAICOSKI, 2002). Há varias formas de pay-back. Existe o pay-back original, que não considera o valor do dinheiro no tempo, onde o prazo de recuperação é encontrado somando-se os valores dos fluxos de caixas negativos com os valores de fluxo de caixa positivo. O pay-back descontado que considera o valor do dinheiro no tempo, e se utiliza da TMA como taxa de desconto para a determinação do prazo de recuperação do capital investido. E há ainda o pay-back total, que consiste na utilização do fluxo descontado a TMA e os fluxos existentes após o período de recuperação. Ele difere do modelo original, representando um período de equilíbrio ao longo de todo o período do projeto.

5 3.1.5 ROI (Return On Investment). O Retorno sobre o Investimento é uma ferramenta de administração que sistematicamente mede o desempenho passado e decisões de investimento do futuro, em outras palavras, mede os resultados históricos e antecipados. A definição do ROI depende da base de investimentos utilizada. Se o patrimônio líquido for usado como base do denominador, a definição é return on equity (ROE), se os ativos forme usados como base, a definição é returno on assets (ROA), sendo o numerador o lucro esperado do investimento. A tabela 1 fornece as possíveis variáveis de cálculo do ROI. O ROI é uma medida que quantifica o retorno produzido pelas decisões de investimento e avalia a atratividade econômica do investimento. Servirá de parâmetro para avaliação de desempenho da empresa ou de um determinado projeto em um período de tempo préestabelecido. SHCAICOSKI (2002), aponta cinco razões chaves do porque se deve usar o ROI: 1. Força o planejamento; 2. Provê de uma base para tomada de decisão; 3. Avalia oportunidades de desenvolvimento; 4. Ajuda na avaliação do desempenho da administração; 5. Mede as respostas do mercado. Ele ainda identifica uma série de usos e aplicações para o uso desta ferramenta, destacando: - Melhora no utilização dos recursos; - Avaliação dos gastos de capital; - Análise da linha de produção; - Avalição dos recursos humanos, etc. Tabela de variáveis de cálculo do ROI Numerador Denominador Definição do ROI Rendimento Líquido Total de ativos Retorno sobre o total de ativos Rendimento Líquido Patrimônio líquido dos acionistas Retorno sobro o patrimônio dos acionistas Rendimento Líquido Capital empregado Retorno sobre o capital empregado Lucro Operacional Total de ativos Retorno sobre o total de ativos Lucro Operacional Capital empregado Retorno sobre o capital empregado

6 Renda Líquida despesa de juros Total de ativos Retorno sobre o total de ativos Renda antes dos juros e impostos Total de ativos Retorno sobre o total de ativos Rendimento Líquido Ativo líquido Retorno sobre ativo líquido Tabela 1 - Tabela de cálculo do ROI Fonte: A utilização do ROI na análise de projetos de tecnologia da informação (SCHAICOSKI, 2002). 4. As propostas de investimentos em TI. SUWARDY (2003) destaca que os investimentos em TI tradicionalmente tem sido avaliados com bases puramente financeiras usando técnicas contábeis, como pay-back, ROI, VPL, TIR, como são normalmente avaliados outros projetos dentro da organização. Em grande parte das vezes o gerente financeiro é o responsável pela tomada de decisão na aquisição das novas tecnologias, baseado muitas vezes apenas no fluxo de caixa da empresa e considerando aspectos quantitativos. Uma das maiores características do setor de TI, é de freqüentemente oferecer benefícios intangíveis, que são muito difíceis de serem mensurados, e estes, muitas vezes podem ser fatores decisivos na tomada de decisão. Além dos benefícios intangíveis, existem os custos ocultos de TI, como por exemplo treinamento de pessoal, resistência dos usuários, preparação e coleta de dados, entre outros. ANANDARAJAN (1999), enfoca que as decisões de investimentos em TI são totalmente diferentes de uma simples análise econômica. Em particular os métodos tradicionais são considerados inapropriados porque a avaliação dos investimentos em TI são significativamente diferentes em dois pontos: 1. A Tecnologia da Informação envolve uma grande gama de benefícios estratégicos difíceis de se quantificar; e, 2. Em qualquer circunstância os critérios a cerca de investimentos em TI estão sujeitos a mudanças muita rápidas. Alerta também que muitos custos ocultos, estão associados aos investimentos em novas tecnologias que são amenizados ou completamente ignorados nos métodos tradicionais. De fato em um Projeto de Pesquisa do MIT, intitulado Management in the 1990s, que foi apresentado na 10ª. International Conferece on Information Systems Held, em Boston Massachussetts, descreve o seguinte: Todo mundo analisa custos/benefícios em projetos. A parte triste é que não apenas os benefícios são fictícios, mas os custos também. E isto implica que muitos benefícios são definidos inapropriadamente e muitos custos não são considerados. Entre os benefícios intangíveis podemos destacar: - Melhora da informação; - Tempo de resposta mais rápido; - Melhora no processo de decisão;

7 - Satisfação do cliente; - Aumento da produtividade dos funcionários, estes são difíceis de quantificar e muitas vezes são deixados de fora do processo de decisão. Um método popular usado na literatura que envolve a classificação de diferentes benefícios intangíveis se utiliza da escala Likert. O problema associado ao método é que a classificação é puramente subjetiva (ANANDARAJAN, 1999). 5. Conclusão. A Tecnologia da informação é presente na rotina das empresas em seu dia-a-dia. As empresas investem em TI, principalmente pelas razões de aumento da eficiência operacional, melhor gerenciamento da informação redução de custos, ganho de vantagem competitiva e ir ao encontro das expectativas do cliente. Tradicionalmente se utilizam de metodologias como VPL, TIR, ROI, pay-back, considerando essencialmente os custos/benefícios tangíveis e quantitativos. Mas as empresas ainda tem um complicador que se esconde atrás dos benefícios intangíveis, que são difíceis de se quantificar, e também dos custos ocultos de TI, que na maioria das vezes vem embutidos através de atividades inerentes ao processo de implementação e que acabam sendo ignorados. O grande desafio delas reside no fato de conseguirem avaliar seus investimentos em TI, conjugando tanto os custos/benefícios tangíveis, através dos métodos de análise econômicas tradicionais e também considerar os custos/benefícios intangíveis, que podem se revelar como sendo em muitos casos, fatores chaves no processo da tomada de decisão. Por sua dinâmica, que envolve constantes progressos tecnológicos, redução dos custos de equipamentos, necessidade de pessoal especializado, a área de TI deve desempenhar um papel estratégico dentro da organização, tendo especial atenção sobre seus investimentos, tornando-os ganhos e vantagens competitivas e não sendo tratados como apenas mais um investimento da organização. Referências ANANDARAJAN, A.; WEN, H. J. Evaluation of information technology investment. Management Decision, v.37, n.4, p , CASAROTO FILHO, N.; KOPITTKE, B. H. Análise de Investimento. Matemática Financeira. Engenharia Econômica. Tomada de Decisão. Estratégia Empresarial. São Paulo: Editora Atlas, REZENDE, D.A. Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informações Empresariais. São Paulo: Editora Atlas, SCHAICOSKI, Jean Carlos. A utilização do ROI na análise de projetos de tecnologia da informação, Dissertação (Mestrado) - Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, SCHNIEDERJANS, M. J.; HAMAKER, J. L. A new strategic information technology investment model. Management Decision, v.41, n.1, p.8-17, SUWARDY, T.; RATNATUNGA, J.;SOHAL, A. S.; SPEIGHT, G. IT projects: evaluation, outcomes and impediments. Benchmarking: An International Journal, v.10, n.4, p , Disponível em Acesso em 05 mar 2005.