Recebe DF-e Manual do Usuário - v1.7 - Novembro/2011

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1 Recebe DF-e Manual do Usuário - v1.7 - Novembro/2011 e-sales Soluções de Integração Avenida França, Porto Alegre, RS Fone: (51) (62)

2 Sumário 1. Introdução Referências Recebimento de DF-e Processo de distribuição Leiaute da Distribuição: NF-e Leiaute de Distribuição: CT-e Sistema Oobj Recebe DF-e Objetivos da solução Operação do sistema Painel de impressão... 5 Particularidades dos campos de pesquisa...6 Menu "Ações"...7 Registro de entrada Recebimento de arquivos inválidos Relatórios Armazenamento ANEXO I Significado das mensagens de status ANEXO II Lista de imagens IMG.1: Tela NF-e/CT-e Recebidas IMG.2: Pop-up de informações da nota IMG.3: Tela para Registro de entrada de mercadorias IMG.4: Tela de emissão de Relatórios Versões deste manual e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 2

3 1. Introdução O manual do usuário do sistema Oobj Recebe DF-e tem como objetivo orientar os usuários que irão utilizar o sistema, assim como aqueles que irão dar suporte ao mesmo. Também visa apresentar as funcionalidades disponíveis para que sirvam de referência para possíveis esclarecimentos ou dúvidas e para treinamentos de novos usuários, além de citar uma breve descrição do modelo fiscal e do fluxo do processo, com base em documentos oficiais dos órgãos reguladores (diversas SEFAZ e Receita Federal). 1.1 Referências Tabela 1 - Documentos Referenciados Documento Manual de Integração do Contribuinte NF-e - versão NT Manual de Integração Contribuinte CT-e Versão Data de criação Fonte de origem 27/11/2009 L/docs/ Manual_Integracao_Contribuinte_vers ao_4.01-nt pdf 04/08/2009 anual_cte_v1.03.pdf Ajuste SINIEF 07/05 30/09/2005 az/ ajustes/2005/aj_007_05.htm Ajuste SINIEF 09/07 25/10/2007 az/ajustes/2007/aj_009_07.htm 2. Recebimento de DF-e Conforme previsto na cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, cláusula décima o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as Notas Fiscais Eletrônicas pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. O mesmo se aplica para transportador e tomador de Conhecimento de Transporte Eletrônico, com base no Ajuste SINIEF 09/07, de 25 de outubro de 2007, cláusula décima segunda. O emissor do DF-e deve enviar o arquivo digital de autorização para o destinatário, seja de forma eletrônica ou por qualquer outro meio que possibilite o destinatário ter acesso ao arquivo digital. O DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (assim como o DACTE é o Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico) e, ainda que hábil para acompanhar o trânsito de mercadorias, não substitui o arquivo XML do DF-e em nenhuma hipótese. Juridicamente falando, o DANFE/DACTE não tem valor fiscal e não pode ser substituído pelos respectivos arquivos XML. Os destinatários que não sejam credenciados para operar com a NF-e poderão escriturar a NF-e com base nas informações contidas no DANFE, que neste caso deverá ser mantido pelo prazo decadencial para apresentação à Administração Tributária quando solicitado. e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 3

4 2.1 Processo de distribuição A modalidade tecnológica de intercâmbio do documento eletrônico entre o emissor e receptor deve ser acordada entre ambos, respeitando o sigilo fiscal e o padrão de conteúdo de dados definido neste item. Apesar dos órgãos não especificarem qual meio deve ser utilizado, as formas mais comuns de troca de informações entre as empresas no comércio eletrônico (B2B) são: troca de mensagens em sistema específico, baseado em WEB ou rede privativa; troca de arquivos; troca de mensagens via ; disponibilização de informações em portais, com acesso sob demanda e autenticação de acesso Leiaute da Distribuição: NF-e Deverá ser disponibilizado para o destinatário o mesmo conteúdo da NF-e enviada para a SEFAZ, complementada com a informação da Autorização de Uso, na forma que segue. O layout de distribuição é o arquivo XML da NF-e/CT-e no layout conhecido como Proc. O arquivo XML, no layout Proc, possui os dados da nota, assinatura e o protocolo de autorização. Onde a primeira tag, a tag raiz, é nfeproc para NF-e e cteproc para CT-e. Qualquer NF-e/CT-e que não possua essas três informações trata-se de um arquivo inválido. Schema XML para NF-e: procnfe_v2.00.xsd # Campo Elem. Pai Tipo Ocor. Tam. Dec. Descrição XR01 nfeproc Raiz Tag raiz XR02 versao A XR01 N XR03 NFe G XR XR04 (dados) Dados da NF-e, inclusive com os dados de assinatura. XR05 protnfe G XR XR06 (dados) Dados do Protocolo de Autorização de Uso Leiaute de Distribuição: CT-e Schema XML para CT-e: proccte_v1.03.xsd # Campo Elem. Pai Tipo Ocor. Tam. Dec. Descrição XR01 cteproc Raiz Tag raiz XR02 versao A XR01 N XR03 CTe G XR XR04 (dados) Dados da CT-e, inclusive com os dados de assinatura. XR05 protcte G XR XR06 (dados) Dados do Protocolo de Autorização de Uso. e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 4

5 3. Sistema Oobj Recebe DF-e 3.1 Objetivos da solução O Recebe DF-e é um sistema que permite à empresa o recebimento automatizado de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e/ou conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) (ou simplesmente, documentos fiscais quando se tratar de ambos) emitido por seus fornecedores. Hoje os fornecedores podem disponibilizar os arquivos de autorização dos documentos fiscais (XML Proc) através de meios distintos, como mídias ópticas, B2B, , etc. O sistema Recebe DF-e faz o recebimento automático dos documentos fiscais através de uma conta de disponibilizada pela empresa e também permite o recebimento manual através de um painel gerencial, chamado Painel de Impressão. A solução Recebe DF-e faz o recebimento automático e/ou manual do documento fiscal, verifica a validade, autenticidade e a existência de Autorização de Uso junto a SEFAZ de origem. Depois de recebido, o documento é armazenado em algum banco de dados e em formato arquivo, onde pode ser consultado a qualquer momento. O sistema faz duas consultas para verificar a situação do documento fiscal junto a SEFAZ. A primeira é feita no momento do recebimento para verificar a Autorização de Uso, e a segunda consulta é feita após o prazo que o fornecedor tem para efetivar o cancelamento do respectivo documento fiscal. Onde caso o mesmo seja cancelado, sua situação/status será atualizada no sistema e será enviado um ao responsável, informando a mudança no status, para que o mesmo tenha conhecimento e tome as devidas providências. Através do Painel de Impressão é possível gerenciar o recebimento os documentos fiscais. Sendo possível visualizar o status do DF-e recebido, fazer o recebimento manual e fazer o registro de entrada do DANFE/DACTE na empresa. Também é possível a geração de relatórios das notas. OBS.: Vale ressaltar que a empresa que optar pelo serviço do Recebe DF-e deve criar duas contas de para que o sistema funcione normalmente. A primeira conta (também chamada de conta principal ) deve ser divulgada para os fornecedores enviarem os arquivos XML dos documentos fiscais, e a segunda conta (também chamada de conta espelho ) será um espelho da primeira conta, aonde todo que chegar na conta principal deverá ser encaminhado para conta espelho. O sistema Recebe DF-e será configurado para monitorar a conta espelho, e ao consultá-la o sistema fará o recebimento do documento fiscal e apagará as mensagens de , tendo assim na conta principal uma cópia do enviado pelo fornecedor para posteriores consultas. 4. Operação do sistema Esta seção fornece uma visão geral do comportamento do sistema: seus produtos, procedimentos, quando e por quem devem ser realizados. 4.1 Painel de impressão No Painel de impressão é feito o gerenciamento dos documentos fiscais recebidos, assim como dos emitidos. Os documentos de todas as unidades ficam aqui centralizados. O Painel de Impressão é uma interface web e é acessada pelo padrão de endereço através do navegador. Após a autenticação do usuário, com login e senha, é exibida a listagem de DF-e s emitidos para as e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 5

6 filiais na qual o usuário logado tem acesso. Como o foco deste documento é apresentar o sistema de Recebimento de documento fiscal, para abrir a tela correlata deve-se acessar o menu Ferramentas > NF-e/CT-e Recebidas. Através da função NF-e/CT-e Recebidas o usuário tem acesso à tela que permite o gerenciamento dos Documentos Fiscais que foram recebidos. No topo da página existem diversas opções de consulta, onde se permite filtrar os documentos fiscais por: Emitente, Transportador (NF-e), Status Arquivo, Status Documento, Status Entrada, Origem Arquivo, Reconhecido?, Prot. de Entrega, Destinatário, Data Emissão, Data Recebimento, Número, Série, Modelo, e Chave de Acesso. Selecionadas as opções de filtragem desejadas e clicando no botão Consultar, os DF-e s serão exibidos, conforme IMG.1. Particularidades dos campos de pesquisa Cada filtro de pesquisa aceita um tipo de dado diferente. Dados inseridos de forma errada implicam em pesquisas falhas ou resultam dados não desejados. Segue abaixo uma relação de cada campo e os dados válidos: Emitente: CNPJ base (8 dígitos numéricos) ou CNPJ completo (14 dígitos numéricos). Transportador (NF-e): caixa de seleção com as unidades das quais o usuário logado tem permissão. Válido somente para casos onde o documento se trata de uma NF-e. Status Arquivo: caixa de seleção com 12 opções diferentes. Conferir ANEXO I. Status Documento: caixa de seleção com 7 opções diferentes. Conferir ANEXO I. Status Entrada: caixa de seleção com 2 opções diferentes: Registrada ou Não registrada. Origem Arquivo: caixa de seleção com 5 opções diferentes: , manual, Pdes (pasta de integração), Upload Público ou Periférico. Reconhecido: caixa de seleção com 3 opções: Todos, sim ou não. Prot. de Entrega: número do protocolo de entrega gerado pelo Importador e Validador de XML (Upload Público). Destinatário: caixa de seleção com as unidades das quais o usuário logado tem permissão. Data Emissão (entre): data de início do filtro relativo à emissão do DF-e. Data Emissão (e): data final do filtro relativo à emissão do DF-e. Data Recebimento (entre): data de início do filtro relativo ao recebimento do DF-e. Data Recebimento (e): data final do filtro relativo ao recebimento do DF-e. Data Entrada (entre): data de início do filtro relativo ao registro de entrada do DF-e. Data Entrada (e): data final do filtro relativo ao registro de entrada do DF-e. Número (entre): numeração inicial do DF-e. Número (e): numeração final do DF-e. Série: número da série em que o DF-e foi emitido. Modelo: caixa de seleção entre os modelos fiscais disponíveis para recebimento: NF-e ou CT-e. e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 6

7 Chave Acesso: chave de acesso do DF-e, com 44 dígitos numéricos. Na listagem dos documentos fiscais recebidos podem ser visualizados os seguintes dados, dispostos em colunas listadas da esquerda para direita: caixa para seleção, coluna de identificação do modelo fiscal (NF-e ou CT-e), Emitente, Destinatário, Núm./Série, Emissão, Receb., Arquivo, SEFAZ, Entrada, Reconhecido? e na última coluna uma lupa que permite visualizar os dados do DF-e. Clicando em qualquer coluna de um DF-e (exceto na Lupa), serão exibidas em uma pop-up breves informações sobre seu recebimento, como origem do arquivo e alguns status. No campo status é exibida a situação da nota recebida, podendo a mesma estar válida ou com algum erro relacionado à validade do arquivo recebido. Ver detalhes no anexo IMG.2. Na coluna Entrada é exibida a data de entrada do DANFE/DACTE da mercadoria na empresa. Essa informação somente será exibida se for registrado a entrada do DANFE/DACTE no sistema. Mais detalhes sobre esta operação serão esclarecidos seção Registro de Entrada. A coluna Reconhecido? permite adicionar o documento para ser reconhecido. Tanto o registro de entrada do DANFE/DACTE como a opção de reconhecimento são opcionais, sendo usadas conforme a necessidade da empresa. Na coluna Arquivo são exibidas informações quanto ao arquivo: basicamente se ele é válido ou não. Qualquer outro status diferente de válido implica em inválido ou inconsistente. Na coluna SEFAZ é informado o status do DF-e junto à Sefaz: se o mesmo existe, está autorizado, cancelado ou denegado. A coluna Entrada informa se o DANFE/DACTE foi recebido junto com a mercadoria ou não. Para alterar as informações dessa coluna deve-se realizar o Registro de Entrada. Caso o arquivo seja um arquivo válido, ou seja, esteja no layout de distribuição Proc, e cuja estrutura e conteúdo, assinatura digital, e situação na Sefaz sejam válidos, as colunas Arquivo e SEFAZ estarão com texto verde. O ANEXO I possui a listagem com os status que um DF-e recebido pode assumir e a decisão a ser tomada em cada caso. Menu "Ações" O menu ações comporta algumas funcionalidades relacionadas ao documento recebido. Para utilizá-lo em algum documento específico, basta marcá-lo no checkbox (caixa de seleção) à esquerda. Caso não seja marcado nenhum, a funcionalidade se aplicará a todos documentos (inclusive das páginas seguintes). Segue abaixo a lista de funcionalidades do menu "Ações". Novo recebimento manual Conforme citado anteriormente, a aplicação além de receber arquivos de permite a importação manual. O recebimento manual funciona para importar XML proc de documento recebido diretamente via painel. Por ser tratar de um processo manual, ele é mais rápido e mais preciso. Podem ser adicionados até 10 arquivos por vez, sendo eles XML proc ou.zip (contendo vários XML's proc). Ao selecionar esta funcionalidade, abrirá uma janela modal na tela. Clicando no botão Adicionar devem-se selecionar os arquivos a serem recebidos. Para que o sistema processe os arquivos, clique no botão Receber arquivos. Nesse momento o sistema irá fazer o processamento dos arquivos e exibir mensagens que indicam sucesso ou falha na importação de cada arquivo. e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 7

8 Download de PDF Gera no navegador um arquivo de DANFE ou DACTE, conforme o(s) documento(s) selecionado(s) para ser aberto ou salvo. Caso um único documento seja selecionado, o arquivo gerado será.pdf. Caso houverem mais de um documentos selecionados, seus respectivos.pdf's serão compactados em um único arquivo.zip. Download de XML Provê o download do XML será possível o download em formato.zip do DF-e recebido. Reconhecer Documento(s) Efetiva o reconhecimento de todos os documentos cujo checkbox "Reconhecido?" (penúltima coluna da direita) esteja marcado. Reentregar Documento(s) Caso houver entregador específico configurado na aplicação, o Recebe DF-e entregará o(s) arquivo(s) XML proc do(s) documento(s) recebido(s) respeitando a forma de entrega. Contate o Suporte Oobj para esclarecer dúvidas de como os arquivos podem ser entregues. Verificar SEFAZ Força uma consulta imediata do status do(s) documento(s) selecionado(s) junto à base de dados da respectiva SEFAZ. Registro de entrada Assim que uma determinada mercadoria adquirida chega à empresa, o usuário do Recebe DF-e tem a opção de fazer o registro de entrada daquela mercadoria. Deve-se acessar o menu Ferramentas > Registro de entrada. Com um leitor de código de barras ou inserindo a chave de acesso do documento fiscal no campo Chave acesso, a aplicação consultará os dados do respectivo documento fiscal SEFAZ e os exibirá na tela. Ao consultar o documento recebido no Painel de DF-e Recebidos constatará a data e a hora em que o Registro de entrada foi efetuado. 5. Recebimento de arquivos inválidos Ao receber um documento fiscal devem-se verificar as devidas colunas de status para confirmar se o arquivo é ou não válido. Caso o status esteja em vermelho, verificar a situação no Anexo I e se necessário entrar em contato com o fornecedor informando que o arquivo XML do DF-e não foi enviado ou o arquivo recebido é invalido pois não segue o layout de distribuição descrito no item Caso o fornecedor questione sobre a validade do arquivo XML enviado por ele, oriente-o a utilizar o validador online da Oobj. Em casos onde o arquivo recebido não for válido, orientar o fornecedor a abrir o arquivo XML e verificar se o mesmo não segue o layout de distribuição descrito no item Após o fornecedor corrigir o arquivo, o mesmo deve ser re-encaminhado para conta de ou deve ser importado manualmente pelo Painel de Impressão. e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 8

9 6. Relatórios Através do Painel de Impressão é possível prover a geração de diversos relatórios em formato PDF, XLS ou CSV. Para emitir um relatório, deve-se acessar o menu Ferramentas > Relatórios. Será exibida uma janela com algumas opções de filtros. Para relatório de documentos fiscais de entrada, deve-se selecionar em Relatório a opção Relatório de Entradas de NFe/CT-e. Assim que selecionada a opção correta, a página carregará vários filtros, conforme imagem IMG.4. O campo Ambiente pode ser produção ou homologação. Destinatário serve para selecionar uma unidade ou empresa específica. Origem arquivo especifica se o arquivo veio de uma conta de , se foi importado manualmente ou se foi deixado na pasta padrão de recepção. Número filtra os documentos pelo número. Emitente relaciona um CNPJ específico para o emitente. Status Entrada assume se o documento foi registrado ou não registrado. Selecionando-se a opção Registrada, os campos "Período Entrada", "Data Entrada (Mensal e Semanal)" e "Data Entrada (Período)" estarão habilitados. Modelo se diz respeito ao modelo que se deseja incluir no relatório: NF-e ou CT-e. Data Recebimento especifica o intervalo de data em que os documentos foram recebidos. Status do arquivo se diz respeito ao estado do arquivo recebido. Chave de acesso incluirá somente a nota especificada. Série que a nota foi emitida e por fim, Status Documento especifica o estado do documento na base de dados da SEFAZ. Depois de selecionados os filtros, com os respectivos valores desejados, clicando no botão Consultar será fornecida a opção para abrir ou salvar o arquivo de relatório. 7. Armazenamento Os documentos recebidos devem ficar armazenados pelo período de cinco anos, conforme legislação, para apresentação à Administração Tributária quando solicitado. No sistema Recebe DF-e o armazenamento é feito em banco de dados. Nos clientes que utilizam a versão Datacenter, os arquivos ficam armazenados no servidor da E-sales/Oobj e clientes que utilizam a versão InHouse no servidor da própria empresa. Na versão Datacenter, opcionalmente pode ser gravado cópia dos arquivos XML s recebidos em uma máquina da empresa. Para isso é instalado o módulo Connect que permite a conexão ao Datacenter e gravação dos arquivos recebidos em um diretório previamente especificado. Preferencialmente a máquina a ser instalado o módulo Connect deve ser a máquina de algum faturista ou gerente da empresa, pois é necessário fazer o login no Windows para iniciar o sistema. Caso seja instalado em uma máquina servidor, será necessário fazer o login para que a aplicação possa ser devidamente iniciada. e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 9

10 8. ANEXO I Significado das mensagens de status Status Arquivo Arquivo não recebido Arquivo não verificado Falha na estrutura Falha na assinatura Conteúdo do arquivo divergente Situação Entrada de DANFE/DACTE realizada, mas o arquivo XML Proc não foi recebido. Solicitar ao fornecedor o envio do arquivo XML Proc. Arquivo inválido. O arquivo XML enviado não segue o layout Proc ou está com alguma falha. Solicitar ao fornecedor o envio do arquivo XML correto. Arquivo XML no layout Proc, mas assinatura inválida. Solicitar ao fornecedor o envio do arquivo XML correto. Arquivo válido, mas dados do arquivo divergem do arquivo disponível na Sefaz. Solicitar ao fornecedor o envio do arquivo XML correto. Layout inesperado Arquivo inválido. Não se trata de um XML ou o conteúdo não é uma NF-e/CT-e que siga o layout Proc. Válido Destinatário inválido Solicitar ao fornecedor o envio do arquivo XML correto. Arquivo recebido validado com sucesso. Ocorre quando no recebimento manual, o usuário logado no painel não está relacionado a unidade em questão. Hash está em branco O hash da assinatura não foi definido no campo nem na autorização de uso do documento fiscal. Hash do retorno diverge da assinatura Erro não catalogado Arquivo recuperado é válido O hash da assinatura do documento em questão difere do hash que se encontra na Sefaz. O documento em questão pode ter sido reassinado depois de autorizado, podendo ser caso de fraude. Ocorreu erro na verificação do arquivo. Importar manualmente o arquivo XML. A aplicação recebeu um arquivo inválido, mas conseguiu recuperá-lo. e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 10

11 Status Entrada Não registrada Registrada Situação Ainda não foi registrada a entrada da mercadoria na empresa. Clicar no menu Ferramentas e escolher a opção Registro de entrada. Informar a chave de acesso da NF-e/CT-e e efetivar o registro. A entrada da mercadoria na empresa foi registrada. Status Documento Não Verificado Falha ao Consultar Não Encontrado Autorizado Cancelado Denegado Em Processamento Situação A verificação junto a SEFAZ ainda não foi realizada. Selecionar a NF-e/CT-e, passar o mouse em Ações e clicar no botão Verificar Sefaz. Ocorreu uma falha ao consultar a SEFAZ. Selecionar a NF-e/CT-e, passar o mouse em Ações e clicar no botão Verificar Sefaz. Arquivo não encontrado na base de dados da SEFAZ. Possível documento fiscal não foi autorizado, ou foi autorizado em ambiente de homologação. Solicitar ao fornecedor o envio do arquivo XML. Arquivo encontra-se na base de dados da SEFAZ com situação Autorizado. Arquivo encontra-se na base de dados da SEFAZ com situação Cancelado. Arquivo encontra-se na base de dados da SEFAZ com situação Denegado. Arquivo não encontra-se na base de dados da SEFAZ por ainda não ter sido processado. e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 11

12 9. ANEXO II Lista de imagens 9.1 IMG.1: Tela NF-e/CT-e Recebidas e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 12

13 9.2 IMG.2: Pop-up de informações da nota e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 13

14 9.3 IMG.3: Tela para Registro de entrada de mercadorias e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 14

15 9.4 IMG.4: Tela de emissão de Relatórios e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 15

16 10. Versões deste manual Versão Data Descrição Responsável /07/2010 Primeira versão do Manual do Usuário. Renato Evangelista /08/2010 Alteração relacionada a listagem do Painel de Impressão e a geração de relatório. Renato Evangelista /08/2010 Armazenamento Renato Evangelista /03/2011 Atualização de campos e colunas, novas definições e novos modelos de negócios /04/2011 Reestruturação do documento e adição de imagens das telas do sistema /06/2011 Adequação ao filtro Protocolo de Entrega, da Visão Destinatário /07/2011 Desuso das visões destinatário e transportador; mudança na disposição dos filtros de pesquisa; mudança na abordagem de NF-e/CT-e para DF-e; atualização dos documentos oficiais referenciados /11/2011 Atualização da seção de Relatórios, da seção Particularidades dos campos de pesquisa, do ANEXO I e dos anexos IMG.3 e IMG.4. Inclusão da seção do menu "Ações". Danilo Guimarães Danilo Guimarães Danilo Guimarães Danilo Guimarães Danilo Guimarães e - S A L E S - S o l u ç õ e s d e i n t e g r a ç ã o 16

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