Nota Fiscal Eletrônica Conceitos DANFE comum e DANFE em contingência Principais dúvidas Considerações... 9

Transcrição

1 Cartilha NF-e 1

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3 Sumário

4 Nota Fiscal Eletrônica... 5 Conceitos... 6 DANFE comum e DANFE em contingência... 7 Principais dúvidas... 8 Considerações... 9 Procedimento para operacionalização da NF-e Transação ZNFE_ENTRADA - Procedimento recepção NF-e Procedimento recepção NF-e Incluir DANFE manualmente DANFE em contingência Lançamento da MIRO Entrada Fiscal Lançamento da MIRO - DANFE Comum Criar Nota Fiscal Eletrônica de Entrada Lançamento da MIRO - DANFE em contingência Transação J1B2N Administração dos DANFEs Dúvidas

5 Nota Fiscal Eletrônica 5

6 Conceitos Abreviaturas NF-e: Nota Fiscal Eletrônica SEFAZ: Secretaria de Fazenda Estadual DANFE: Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica XML: Arquivo eletrônico, em layout próprio, com as informações da NF-e O que é a nota fiscal eletrônica? Nota Fiscal Eletrônica é o documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente, com validade jurídica garantida por assinatura digital, que substitui as Notas Fiscais tipo 1 e 1A. A NF-e foi instituída pelas seguintes legislações: Protocolo ENAT 03/2005 Ajuste SINIEF 07/2005 Ato COTEPE 72/2005 Ajuste SINIEF 04/06 Protocolo 10/2007 DANFE O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria. É uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, em papel comum e em via única. Conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e por meio da transação do SAP ZNFE_ENTRADA e um código de barras que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais. 6

7 DANFE comum e DANFE em contingência DANFE comum 1. O fornecedor enviará para o site da SEFAZ o arquivo de extensão XML, em layout especificado na legislação, com os dados de sua nota fiscal. 2. O sistema da SEFAZ processa a NF-e e retorna o protocolo, para o fornecedor, autorizando seu uso. 3. O fornecedor emissor da NF-e imprime o DANFE em papel comum, no formato A4, mencionando a chave de acesso da NF-e (incluindo o código de barras) e o seu protocolo de autorização de uso, o que permite iniciar o transporte da mercadoria. 4. O fornecedor emissor disponibiliza para a Copasa o arquivo XML da NF-e, via nfe@copasa.com.br. 5. A Copasa recebe a mercadoria com o DANFE e consulta seu status por meio da transação ZNFE_Entrada. 6. Após o registro do DANFE no SAP, o documento deverá ser encaminhado à unidade responsável pelo pagamento. danfe em contingência Em caso de problemas de comunicação entre o fornecedor e o site da SEFAZ, o fornecedor pode optar pela emissão do DANFE em contingência, em papel moeda. 1. O fornecedor imprime o DANFE em formulário de segurança (papel moeda numerado) em duas vias. 2. A primeira via será encaminhada à Copasa junto com a mercadoria e a segunda, para o arquivo do próprio fornecedor. A Copasa recebe o DANFE em contigência e consulta seu status por meio da transação ZNFE_Entrada. 3. O fornecedor disponibilizará para a Copasa o arquivo XML da NF-e, via nfe@copasa.com.br. 4. Após a normalização da comunicação entre as partes, o fornecedor envia a NF-e emitida em contingência para a SEFAZ, regularizando a situação da mesma. 5. Após o registro do DANFE no SAP, o documento deverá ser encaminhado à unidade responsável pelo pagamento. 7

8 Principais dúvidas Com que documento a mercadoria chegará à Copasa? A mercadoria chegará à Copasa com o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) comum ou em contingência. Esse documento não tem valor legal e será utilizado pela Copasa para validação por meio da transação ZNFE_ ENTRADA. Ele será impresso em papel comum (exceto na emissão em contingência, como foi descrito). Como é composta a chave de acesso para validação junto à SEFAZ? A chave de acesso que consta no DANFE é composta por várias informações concatenadas, formando um número de 44 dígitos: Descrição do conteúdo Tamanho Código do IBGE do estado emissor 2 Ano de emissão da NF-e 2 Mês de emissão da NF-e 2 CNPJ do emitente 14 Modelo da NF-e 2 Série da NF-e 3 Número da NF-e 9 Número aleatório (randômico) 9 Dígito verificador 1 8

9 Como terei acesso ao arquivo eletrônico da NF-e? O fornecedor, ao emitir a NF-e e imprimir o DANFE, irá gerar o arquivo eletrônico com extensão XML e enviará à Copasa para o nfe@copasa.com.br. Quais os Benefícios para a Copasa? Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias; Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação das notas fiscais. Considerações A instituição da NF-e em nada altera as leis que regulamentam a circulação de mercadorias, como por exemplo a devolução das mesmas ou o cancelamento de notas fiscais. Saiba mais 9

10 10 Procedimento para operacionalização da NF-e

11 Transação ZNFE_ENTRADA - Procedimento recepção NF-e Esta tela enumera as diversas formas de visualização do relatório para verificação da chave de acesso, sendo que o usuário pode acessá-la usando um ou mais critérios (não é necessário o preenchimento de todos os campos). Conheça os campos Chave NF (DANFE): 44 dígitos - digitar ou fazer a leitura do código de barras com a caneta ótica. 2 Num NF-e (número da NF eletrônica): até 9 dígitos. 3 Série (série da NF): 3 dígitos. 4 CNPJ (do fornecedor): 14 dígitos. 5 Data: data da entrada do XML da NF-e ou DANFE na transação. 6 Hora: hora da entrada do XML da NF-e ou DANFE na transação. 7 Status (código do status da validação da SEFAZ): 3 dígitos. 8 NF-e Contingência: marcar para consultar apenas as DANFEs em contingência. 9 Clicar em <executar>. 11

12 Procedimento recepção NF-e Verificar se o DANFE a ser consultado já existe (coluna Chave NF-e ). 2 Sinais coluna Status NF-e : Sinal verde Sinal amarelo - documento consultado automaticamente e validado pela SEFAZ. - documento aguardando consulta e validação pela SEFAZ. 3 Se a coluna Protocolo estiver preenchida, significa que o fornecedor enviou o arquivo XML e que o documento foi consultado automaticamente e validado pela SEFAZ. Obs.: este número será usado na MIRO para preencher o campo Nº do log. O preenchimento é automático. 4 Na coluna Mens SEFAZ constará o status retornado pela SEFAZ, se foi autorizada ( Autorizado o uso da NF-e ) ou reprovada. Rejeição: NF-e não consta na base de dados da SEFAZ, Código da UF do Emitente diverge da UF autorizada ou Rejeição: Chave de Acesso difere da cadastrada. 5 Caso você não encontre o DANFE pesquisado no Relatório, incluir manualmente. Clicar no botão. 12

13 Incluir DANFE manualmente Digitar a chave de acesso composta por 44 dígitos ou fazer a leitura com o leitor do código de barras. Sendo que: a. Código da Unidade da Federação: primeiros 02 caracteres; b. Data da Emissão (ano e mês): 04 caracteres seguintes; c. CNPJ do emitente: 14 caracteres seguintes; d. Modelo do documento: 02 caracteres seguintes; e. Série: 03 caracteres seguintes; f. Número da NF-e: 09 caracteres seguintes; g. Código numérico aleatório: 09 caracteres seguintes; h. Dígito verificador: último 01 caractere. 2 Clicar <Enter> ou <Avançar>. 13

14 2 1 1 Selecionar a linha com o novo DANFE. 2 Clicar em Reprocessar na SEFAZ. 3 Após a consulta à SEFAZ, o status muda para verde e a coluna Mens SEFAZ será preenchida com o resultado da SEFAZ. Se a mensagem for Autorizado o uso da NF-e, lançar a MIRO. Se a mensagem for Nota fiscal não encontrada, INEXISTENTE, conferir o número digitado e repetir o processo. Rejeição: NF-e não consta na base de dados da SEFAZ ou Código da UF do Emitente diverge da UF autorizada ou Rejeição: Chave de Acesso difere da cadastrada, conferir o número digitado e repetir o processo. Ao incluir um DANFE que já existe no relatório, o sistema não permite e apresenta a mensagem: 14

15 DANFE em contingência Atenção: a nota referente ao DANFE em contingência poderá ser autorizada ou rejeitada, de acordo com a informação da página 12. Se for autorizada, acessar a transação J1B2N, atualizar os dados da MIRO, desbloqueá-la e a nota está liberada para pagamento. Se for rejeitada, deverá ser devolvida ao fornecedor para cancelamento e uma nova NF-e deverá ser emitida Para verificar os DANFEs recebidos em contingência (em papel moeda), ao acessar a transação ZNFE_ENTRADA, marcar o flag NF-e Contingência na pesquisa. Preencher o campos para visualização do relatório. 2 Clicar em Executar. 15

16 1 1 A coluna Conting informa que o DANFE foi recebido em contingência. É necessário fazer a pesquisa na SEFAZ para saber se o DANFE recebido em contingência já foi validado, conforme página 14. O fornecedor deverá emitir o arquivo XML até 7 dias após a data de emissão da NF-e. Após esse prazo, o usuário deverá informar à DVAT para denúncia espontânea. Obs.: essa transação deve ser acessada diariamente, para evitar a perda do prazo de contingência e acúmulo de DANFEs. 16

17 Lançamento da Miro - Entrada Fiscal 17

18 Lançamento da MIRO - DANFE Comum Os procedimentos citados abaixo são utilizados no lançamento da MIRO: Na pasta DdsBásicos, informar: Data da fatura 2 Referência 3 Montante Obs.: o campo Referência deve ser preenchido desta forma: doze dígitos, sendo os nove primeiros com o número da nota fiscal, completados com zeros à esquerda, hífen, três dígitos da série da nota fiscal. Exemplo:

19 Na pasta Pagamento, informar: 1 1 Dt. Básica 19

20 Na pasta Detalhe, informar: Informar a Ctg.NF. Nesse momento, o sistema consiste no cadastro do fornecedor se o mesmo é emissor de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ou não. 2 Se o fornecedor for emissor de NF-e, selecionar I8, IW ou IZ. Se o fornecedor não for emissor de NF-e, selecionar E1, E2 ou Z1. 3 Clicar Enter. 20

21 1 1 Clicar no botão Nota Fiscal. 21

22 Acessar a pasta NF-e-Dat. e no campo Dig. Ctrl, digitar o último número da chave de acesso do DANFE. Clicar <Enter>. Em seguida, o Nº do log será preenchido automaticamente, assim como o Nº aleatório. 2 Clicar em <Voltar>. 3 Clicar em <Gravar>. Caso uma mensagem de erro seja exibida, consultar documento na intranet >SAP Copasa > Cartilhas >NF-e. 22

23 Criar Nota Fiscal Eletrônica de Entrada Quando o lançamento for referente à NF-e de serviço, ao encerrar a transação MIRO, será exibida a janela de informações de ISSQN. Preencher conforme os modelos: Para nota fiscal de entrada E1, E2 ou Z1 Para nota fiscal eletrônica de entrada I8, IW ou IZ O procedimento para estorno de uma NF-e é o mesmo de uma NF comum, por meio da transação MR8M. O lançamento de nota de crédito deve ser feito por meio da transação MIRO. Preencher o campo Ctg da NF, na pasta Detalhe, com E4 - Devolução (saída) à NF entrada. O procedimento para devolução de mercadorias, total ou parcial, é o mesmo de uma NF comum. 23

24 Lançamento da MIRO - DANFE em contingência 1 1 Se for DANFE em contingência, não validado pela SEFAZ, habilitar manualmente o campo RegEmSitExcepc. Obs.: a validação do DANFE em contingência deverá ser monitorada diariamente junto à SEFAZ. Quando o campo Conting do relatório mudar de vermelho para verde, quer dizer que o DANFE está validado. Em seguida, a transação J1B2N deverá ser acessada para liberação da MIRO. 24

25 Transação J1B2N Para alterar uma NF-e que foi registrada em contingência e que foi liberada, acessar a transação J1B2N Clicar no match code. Para restringir a pesquisa, preencher um ou mais campos disponíveis. 2 Clicar em <Exec.pesquisa>. 25

26 3 3 Selecionar a linha referente à NF-e a ser alterada. 26

27 1 2 1 Acessar a pasta NF-e-Dat. e desmarcar o campo RegEmSitExcepc.. 2 No campo Dig. Ctrl, digitar o último número da chave de acesso do DANFE. 3 Clicar <Enter>. Em seguida, o Nº do log será preenchido automaticamente, assim como o Nº aleatório. 27

28 Administração dos DANFEs Para administrar os DANFEs, acessar a transação ZNFE_CONTROLE Na transação de controle, existem funcionalidades além das existentes na transação de entrada do DANFE: 1 Para excluir linha(s), selecioná-la(s) e clicar em _. Esse procedimento é usado em caso de preenchimento incorreto da chave de acesso. 2 Para visualizar o arquivo XML enviado pelo fornecedor, selecionar a(s) linha(s) e clicar em. 3 Após a consulta à SEFAZ, para visualizar o arquivo XML de protocolo, selecionar a(s) linha(s) e clicar em. 28

29 Dúvidas

30 Em caso de dúvidas relacionadas a: Recepção da NF-e: (31) Impostos: (31) Sistemas SAP: (31)