Comunicação escrita: correspondências empresariais

Transcrição

1 Comunicação escrita: correspondências empresariais A comunicação escrita é altamente utilizada no mundo organizacional, seja no âmbito interno ou no externo, para informar, solicitar, divulgar, formalizar, declarar, entre tantos outros propósitos. Essa comunicação acontece por meio de correspondências. Medeiros (2008, p. 127) define correspondência como [...] um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas ou documentos. Por ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto de instrumentos de comunicação escrita: bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofícios, requerimentos, telegramas. Assim, toda a comunicação verbal escrita pode ser caracterizada como correspondência, podendo ser classificada, no entanto, em pelo menos quatro espécies: particular, bancária, comercial e oficial, conforme o quadro 1. Quadro 1 Espécies de correspondências Particular, familiar ou social Bancária Comercial, empresarial Oficial Espécies de correspondências Trocada entre particulares. Os assuntos são particulares, íntimos e pessoais. Enfoca assuntos relacionados à vida bancária. Ocupa-se de transação comercial ou industrial. Tem origem no serviço público, civil ou militar. Daniela Giareta Durante. A diferença entre uma espécie e outra está no emissor, quem emite, se organização pública, privada, bancária ou pessoa física. Assim, se uma indústria (empresa privada) se comunicar com uma prefeitura (órgão público) deverá utilizar a redação empresarial, ao passo que se a prefeitura se comunicar com a indústria, utilizará a oficial. O enfoque deste capítulo recai sobre a correspondência empresarial, que é o meio de comunicação escrita usado entre pessoas físicas ou jurídicas, com o objetivo comercial. Por isso também é a espécie utilizada pelo setor privado. 99

2 Essa discussão é pertinente, pois entre as atribuições do profissional de secretariado está a relacionada com a comunicação escrita, ou seja, com a elaboração, emissão, recebimento, distribuição, controle e arquivamento de correspondências, sendo importante que o secretário desenvolva essas habilidades e utilize apropriadamente as técnicas da redação empresarial, que são abordadas na sequência. Trabalho secretarial com a documentação O secretário envolve-se diariamente com a comunicação escrita. Os próprios documentos oficiais da profissão, como a lei de regulamentação 1 e o código de ética 2 atribuem ao secretário a responsabilidade do trato com as correspondências. Do mesmo modo, as Resoluções do IV Fórum Nacional de debates sobre competências profissionais: níveis de atuação, subdividem a área secretarial em quatro subáreas, sendo uma delas a da comunicação: Comunicação e expressão verbal (escrita e oral); não verbal e gestão informacional (FENASSEC, 2008) e, assim sendo, contempla competências específicas nesse campo. Sempre que uma correspondência necessita ser emitida, é atribuição do secretário elaborá-la. Para prontamente alcançar os propósitos e qualidades da redação empresarial, recomenda-se, antes de iniciar a elaboração, ter claro o objetivo do documento, o que deverá informar, bem como colocar-se no lugar do receptor, escolhendo as palavras que facilmente serão compreendidas por ele. Outro fator é adquirir as informações suficientes para tratar o assunto com propriedade, assegurando-se de que tais informações são atualizadas, corretas e precisas. Feito isso, o próximo passo é o planejamento da estrutura do documento (o início, meio e fim), o tipo de documento a ser usado, para posteriormente partir para a elaboração propriamente dita. Após a elaboração, a revisão é crucial, pois é nesse momento que o secretário pode criticamente perceber se tais informações e frases comunicarão aquilo que ele deseja, tendo sempre em mente que cada documento emitido transmite, além da imagem do redator, a do negócio. Por isso, é necessário cuidado especial com ortografia, pontuação, linguagem e técnicas da redação empresarial. No que diz respeito ao recebimento e distribuição das correspondências, elucida- -se que quando chegam na empresa, normalmente são direcionadas ao secretário. Ele 1 A profissão secretarial é regulamentada pela Lei 7.377, de 30/09/85, que foi alterada pela Lei 9.261, de 10/01/96. 2 O Código de ética do profissional de secretariado foi publicado no Diário Oficial da União em 7 de junho de

3 irá, primeiramente, identificar as que precisa encaminhar ao setor competente ou ao superior e resolver o que é solicitado nas demais, retornando ao emissor e atualizando as informações que já possuí. Semelhante fato ocorre com o controle, que nada mais é do que o registro dos documentos que chegam e que saem da empresa ou setor. O controle deve assegurar que o receptor de fato os receba em tempo hábil e compreenda a mensagem, bem como que as informações circulem por toda a empresa. A guarda dos documentos que saem e que chegam à empresa é mais um procedimento essencial para manter atualizado o acervo informacional, e é de responsabilidade do secretário. Todos os documentos com valor administrativo ou histórico devem ser adequadamente preservados, e o arquivamento pode ser feito em meio digital ou físico. O mais importante é que a informação seja facilmente disponibilizada, sempre que for necessário. Portanto, o secretário é responsável pela elaboração, emissão, recebimento, distribuição, controle e arquivamento de correspondências. Redação empresarial: definições e qualidades A redação ou correspondência empresarial, no entendimento de Adalberto J. Kaspary, importante referência nesse assunto, consiste no [...] conjunto de todos os meios de comunicação escrita que possam pôr em contato duas pessoas (físicas ou jurídicas), na intenção de manterem uma troca de ideias ou de vontades entre si, com objetivos comerciais (2002, p. 13). Para o autor, essa espécie de correspondência destina-se a: manter o relacionamento interno e externo da empresa; construir a memória da empresa; promover a imagem positiva da empresa, criando condições para o desenvolvimento do negócio. A correspondência empresarial divide-se em interna e externa. A interna corresponde à que circula no interior da empresa, podendo ser entre setores, departamentos, até mesmo entre filiais ou regionais. O assunto dessas correspondências somente interessa à própria empresa e às pessoas que dela fazem parte. O tipo de correspondência interna mais utilizado é o memorando. 101

4 Já a correspondência externa é trocada entre a empresa e o ambiente externo, podendo ser com pessoas físicas ou jurídicas, como clientes, fornecedores, entidades, governo, órgãos públicos. O tipo de correspondência empresarial externa mais utilizado é a carta. Em razão dos objetivos da redação empresarial informar e persuadir, Kaspary (2002) argumenta que esse tipo de comunicação deve possuir principalmente seis qualidades: clareza, concisão, precisão, coesão, naturalidade e cortesia. Vamos examinar cada uma delas. A clareza é fundamental para que o receptor compreenda plenamente a mensagem, para isso, primeiramente, é necessário ter clareza do pensamento, pois nenhuma ideia confusa se tornará clara no papel. A rapidez, existente no mundo corporativo, não possibilita, muitas vezes, que se leia as entrelinhas, por isso a mensagem deve estar tão clara, para que possa ser entendida na primeira leitura. Igualmente ocorre com a concisão, visto que a correspondência deve se limitar às palavras, frases e informações necessárias para que o documento possa ser rapidamente lido e entendido, afinal o tempo é escasso. As expressões que nada informam como: Vimos por meio desta... devem ser eliminadas, deixando o documento o mais limpo, objetivo e breve possível, sem, é claro, prejudicar a compreensão da ideia. 102 A precisão é outra qualidade que faz a diferença na redação empresarial, uma vez que o receptor compreenderá a mensagem de acordo com as suas experiências e conhecimentos. Assim, quanto mais exatidão na mensagem, maior a probabilidade de entendimento. Para isso, recomenda-se o uso do código fechado ao invés do aberto, que consiste na utilização de palavras específicas e que não possibilitam várias interpretações por parte do receptor. Agende uma reunião com os vendedores para o dia 27 de maio, às 14 horas, na minha sala é mais preciso que agende uma reunião para o dia 27. No tocante a coesão, destaca-se que cada ideia deve aparecer na correspondência numa sequência lógica, de maneira que demonstre a evolução do texto, bem como cada ideia deve ser introduzida, desenvolvida e concluída, para então conectar-se à próxima. Quando as ideias não são concluídas, e voltam a aparecem em vários momentos do texto, dificultam o entendimento e prejudicam a coesão.

5 A linguagem, principalmente a da redação empresarial, caracteriza-se pela naturalidade, isto é, simplicidade, que não significa coloquialismo e nem rebuscamento. Para Kaspary (2002, p. 18) [...] a linguagem natural é aquela cujos termos são compreendidos e empregados pelas pessoas de cultura média no seu trato diário. Então, procure empregar um vocabulário que facilite a compreensão por parte do receptor. Devem ser evitados gírias, estrangeirismos, termos técnicos, vulgaridades. A cortesia é mais uma qualidade da redação empresarial. Mesmo as correspondências que tratam de assuntos mais delicados como cobranças e solicitações, não precisam ser rígidas e desagradáveis. A cortesia engloba o uso do sentido positivo e não de culpa ou erro. Ser cortês, no entanto, não quer dizer ser informal, cair no uso de diminutivos e pessoalidades como querida ou favorzinho. Ao invés de escrever: A senhora esqueceu de passar seus dados pessoais, poderia escrever: Por gentileza, a senhora poderia me passar seus dados pessoais?. A presença dessas seis qualidades na redação empresarial favorecem a compreensão da mensagem e agilizam o processo, por isso, antes de emitir um documento, verifique se ele atende satisfatoriamente aos critérios de clareza, concisão, precisão, coesão, naturalidade e cortesia. Tipos e exemplos de correspondências empresariais Vários são os tipos de correspondência empresarial, sendo que cada um é utilizado com um fim específico. Em se tratando de normas técnicas gerais (que podem ser usadas em todos os tipos de documentos), citam-se: Folha A4 branca; Letra Times New Roman ou Arial; Tamanho de letra 11, 12, 13 ou 14, dependendo do tamanho do texto, mas o mais adequado é o 12; Margem superior 3, inferior 2, esquerda 3 e direita 2. Também pode-se empregar 2,5 em todas as margens. 103

6 Espaço entre linhas simples ou 1,5, dependendo do tamanho do texto; Espaçamento 6 antes e depois de parágrafos, ou sem espaço entre parágrafos (nor-mal); O espaço de parágrafo (primeira linha) pode variar de 1 a 1,5cm. Os tipos de correspondência empresarial mais utilizados são: carta, declaração, , memorando, procuração e relatório. Esses tipos são detalhados e exemplificados na sequência. Carta É o tipo de correspondência usualmente utilizado pelas empresas para informar, solicitar, divulgar. Quando é dirigida a vários destinatários adquire a função de carta circular, mas, embora seja o mesmo documento, deve ser personalizada para cada um dos destinatários, no vocativo e endereçamento. Sua estrutura compreende vários elementos na seguinte ordem: Logotipo (timbre) da empresa que emite o documento dados como endereço postal e eletrônico, telefones. Índice e número índice são as iniciais do departamento emissor, acompanhadas do respectivo número do documento, caso o departamento utilize a numeração. Esse elemento, entretanto, não é obrigatório na carta. Ex.: RH/05 para a carta número cinco emitida pelo departamento de Recursos Humanos. Salienta-se que se a numeração for utilizada, todas as cartas emitidas deverão receber seu respectivo número. 104 Data dia, mês e ano de emissão do documento. Endereçamento nome da pessoa ou empresa a quem se dirige a carta, lembrando que o endereço completo é utilizado no envelope da carta. Referência ou assunto é uma síntese do conteúdo do documento. Esse também é um elemento facultativo na redação empresarial. Pode-se dizer que é pouco utilizado, pois o texto da carta tende a ser objetivo, tornando dispensável que se resuma o conteúdo. Vocativo saudação de cortesia dirigida ao destinatário. O mais usual é o tratamento senhor, que pode ser acompanhado pelo cargo de quem receberá. O vocativo deve concordar com a despedida.

7 Senhor ou Senhores Senhor Diretor Senhor Gerente Senhor Coordenador Prezado Senhor ou Prezados Senhores Vocativo Despedida Atenciosas saudações (formal) Atenciosamente (mais informal) Cordiais saudações (formal) Cordialmente (mais informal) *Estes são mais adequados quando existe um relacionamento afetivo entre as partes Texto contempla introdução, desenvolvimento e encerramento do assunto. Prima-se pela objetividade, o que quer dizer que deve conter todas e somente as informações necessárias, por isso expressões rebuscadas que não transmitem nenhuma informação, especialmente na introdução, devem ser evitadas. A recomendação é sempre iniciar com o verbo. Vejamos alguns exemplos de introduções inapropriadas e apropriadas: Inícios inapropriados Esta tem por finalidade (o fim, o objetivo, o intuito, o propósito) de... Servimo-nos da presente (ou desta) para... Vimos, por intermédio desta,... Vimos, por intermédio da presente,... Por intermédio desta, vimos... Por intermédio da presente, vimos... Venho por meio desta... Vimos, por intermédio da presente, levar ao conhecimento de V. Sa... Acusamos o recebimento de... Chegou-nos às mãos... Damos em nosso poder... Encontra-se em nosso poder... Acha-se em nossas mãos... Estamos de posse de... Está em nosso poder... Em resposta à carta em que V. Sa. nos pergunta se temos condições de... Convidamos... Encaminhamos... Solicitamos... Consultamos... Informamos... Agradecemos... Apresentamos... Comunicamos a V. Sa... Recebemos... Inícios apropriados Em resposta à carta 20 do corrente,... Em resposta à carta n.º 5/2010,

8 Inícios inapropriados Inícios apropriados As palavras honra, satisfação, prazer... devem ser reservadas para ocasiões especiais: Temos a honra de convidar Vossa Excelência para comparecer à solenidade... Com muita satisfação comunicamos a Vossa Senhoria... Ficamos muito honrados com o convite para... Parabenizamos esta empresa pela conquista do prêmio... Recebam nossos cumprimentos pela passagem... Despedida/fecho fórmula de cortesia. Assim como a introdução, a despedida deve priorizar a objetividade sem, no entanto, ser indelicada. O mais indicado é o uso de atenciosamente ou cordialmente. Observe alguns exemplos: 106 Despedidas/fechos inapropriados Sendo o que se nos oferece para o momento... Limitamos ao exposto... Sem mais para o momento... Sem outro particular... Sem mais,... Aproveitamos o ensejo para apresentar a V. Exa. nossos protestos de elevada estima e distinta consideração (comum nas oficiais) Na expectativa de suas providências, subscrevemo-nos... Em correspondências de propaganda e vendas pode-se criar uma despedida descontraída e criativa, mas cuidado para não se tornar vulgar ou ridículo. Despedidas/fechos apropriados Atenciosamente Atenciosas saudações Cordialmente Cordiais saudações Respeitosas saudações ou respeitosamente (para altas autoridades) Para podermos sempre atendê-lo com rapidez, solicitamos que nos mantenha atualizados sobre seus dados cadastrais. Agradecemos sua participação. Venha fazer-nos uma visita. Esperamos por você. Permanecemos à disposição para outros esclarecimentos. Assinatura nome do responsável pelo teor do documento e seu cargo na empresa. Destaca-se que o traço sob o qual se assinava não é mais utilizado. Todos esses elementos devem ser distribuídos na folha de maneira harmônica. Podem ser todos alinhados à esquerda, com ou sem espaço de parágrafo e entre parágrafos. Outra opção é usar o texto justificado com a data alinhada à direita, a despedida e a assinatura mais à direita, quase no centro da folha. É importante observar que o espaço entre um elemento e outro deve ser padronizado, por exemplo, se usar um enter 1,5 entre a data e o endereçamento, deverá usar também entre o endereçamento e o vocativo, e assim por diante. Vejamos dois exemplos de carta, com todos os elementos fundamentais (os facultativos não são contemplados) e com a formatação apropriada. Um exemplo com o texto justificado e outro com a margem alinhada à esquerda.

9 Editora Curitibano Rua Manoel Ribas, 254 Mercês Curitiba/PR Tel. (41) Daniela Giareta Durante. Adaptado. João Costa Larga Secretário Municipal de Educação Senhor Secretário: Curitiba, 18 de maio de Convidamos Vossa Senhoria para a inauguração de mais uma filial de nossa empresa, que prima pela inovação no ramo educacional e que muito tem investido nessa área. A solenidade acontecerá no dia 28 de maio do corrente ano, nas nossas instalações, Rua XII, nº 1200, Bairro Fortaleza, na cidade de Curitiba/ PR. Na oportunidade, serão apresentados os relatórios de investimentos e patrimônios da empresa. Na sequência, os convidados serão recepcionados no restaurante Bona Apetite, no mesmo endereço, para uma confraternização festiva. Sua presença pode ser confirmada com a funcionária Suzana, no telefone (41) , até o dia 27 de maio. Atenciosamente, Daniela Giareta Durante, Diretora. 8 Figura 1 Exemplo de carta com parágrafos justificados e data alinhada à direita. 1 - Logomarca da empresa emissora com dados de identificação. 2 - Data com ponto ao final. Espaço de um enter 1,5 entre um elemento e outro da carta. 3 - Nome e cargo do receptor. O endereço limita-se ao envelope. 4 - Vocativo. A pontuação na carta admite dois-pontos e ponto e vírgula. 5 - Texto iniciado com verbo de ação. 6 - Despedida acompanhada de vírgula. 7 - Assinatura do responsável, sem traço. 8 - Nome e cargo do responsável pelo documento. Após o nome usa-se vírgula e após o cargo ponto final. Observe que a assinatura não é alinhada à direita e nem centralizada. 107

10 Curitiba, 18 de maio de Editora Curitibano Rua Manoel Ribas, 254 Mercês Curitiba/PR Tel. (41) Daniela Giareta Durante. Adaptado. João Costa Larga Secretário Municipal de Educação Senhor Secretário: Convidamos Vossa Senhoria para a inauguração de mais uma filial de nossa empresa, que prima pela inovação no ramo educacional e que muito tem investido nessa área. A solenidade acontecerá no dia 28 de maio do corrente ano, nas nossas instalações, Rua XII, nº 1200, Bairro Fortaleza, na cidade de Curitiba/PR. Na oportunidade, serão apresentados os relatórios de investimentos e patrimônios da empresa. Na sequência, os convidados serão recepcionados no restaurante Bona Apetite, no mesmo endereço, para uma confraternização festiva. Sua presença pode ser confirmada com a funcionária Suzana, no telefone (41) , até o dia 27 de maio. Atenciosamente, 108 Declaração Daniela Giareta Durante, Diretora. Figura 2 Exemplo de carta com margem alinhada à esquerda. A declaração pode ser emitida por pessoa física ou jurídica, essa última desde que empresa privada. O setor público não emite declaração, mas sim atestado que tem o mesmo propósito da declaração. Declaração [...] é a afirmação da existência ou inexistência de uma situação de fato ou de direito (KASPARY, 2002, p. 191). A declaração pode ser dada em causa própria ou referir-se à outra pessoa, desde que o declarante tenha capacidade e liberdade de afirmativa. São partes de uma declaração:

11 título; texto: objeto da declaração; local e data; assinatura: nome e cargo ou função da autoridade que atesta. Vejamos um exemplo de declaração. Editora Curitibano Rua Manoel Ribas, 254 Mercês Curitiba/PR Tel. (41) Daniela Giareta Durante. Adaptado. D E C L A R A Ç Ã O 2 Declaramos que Fulana de Tal é nossa funcionária e esteve, nos dias 12, 13 e 14 do corrente mês, realizando curso de Técnicas de Secretariado, em nossa Central de Treinamento, em Florianópolis/SC, com frequência de 100%. 3 Curitiba, 19 de maio de Figura 3 Exemplo de declaração. Pedro Domingues, Diretor de Recursos Humanos. 1 - Quando pessoa jurídica, constar o logotipo da empresa. 2 - Título em destaque. 3 - Texto sucinto com a informação a ser declarada. 4 - Local e data, na mesma linha do parágrafo do texto. 5 - Assinatura

12 Nos dias de hoje muitas relações empresariais são mantidas e informações circulam pelo recurso eletrônico, pela sua rapidez e simplicidade. O é um tipo de correspondência, por isso exige todos os cuidados dos demais, especialmente relacionados à linguagem, formatação, clareza da mensagem, objetividade e uso adequado das palavras. Isto porque qualquer deslize pode comprometer a informação e a imagem do negócio, além da imagem do emissor. Destaca-se a importância de uma revisão gramatical e de digitação antes do envio, visto que muitas vezes, pela sensação de rapidez que o possibilita, muitas mensagens incompreensíveis são enviadas. Outra precaução é com o uso de letras maiúsculas, pois a etiqueta eletrônica sugere que quem escreve a mensagem em caixa alta está gritando com o destinatário. Por isso recomenda-se o emprego de letras maiúsculas apenas para títulos ou grifos. É necessário enfatizar que o da empresa não é o pessoal. Assim, não deve ser usado para assuntos que não se referem ao trabalho. O deve conter seu campo do assunto preenchido para que o receptor logo identifique do que se trata, assim como deve ser assinado com o nome completo e cargo do emissor. A manutenção da caixa de entrada é mais um detalhe importante. Procure responder a todos o mais breve possível, e sempre que enviar um tenha paciência, pois a prioridade que o receptor atribuirá a essa mensagem poderá não ser a mesma que a sua, como também o destinatário poderá não estar na frente do computador aguardando pela mensagem. 110 Memorando O memorando é uma correspondência interna, utilizada para disseminar informações, comunicar ou solicitar algo entre os setores da própria empresa. Algumas empresas intitulam de MEMO, comunicação interna ou circular. Por ficar restrito à empresa, não possui muitas formalidades de elaboração, mas, mesmo assim, precisa ser o mais objetivo e claro possível, seu emissor deve empregar um vocabulário formal e adequado ao receptor.

13 Muitos memorandos são enviados via internet e por isso também se configuram como um . Quando impresso deve contemplar título, data, destinatário, remetente, assunto, texto e assinatura do emissor. Observe um exemplo de memorando. Editora Curitibano Rua Manoel Ribas, 254 Mercês Curitiba/PR Tel. (41) Daniela Giareta Durante. Adaptado. M E M O R A N D O 2 PARA: Setor de Vendas DE: Recursos Humanos ASSUNTO: Treinamento para vendedores DATA: 18 de maio de Solicitamos que os vendedores sejam disponibilizados para participarem de um processo de treinamento sobre novos produtos da empresa no dia 28 de maio do corrente ano, nos turnos da manhã e tarde. O treinamento acontecerá no auditório B e contará com a presença do diretor geral. Atenciosamente, 7 8 Figura 4 Exemplo de Memorando. Maria Pietra Madalena, Gerente de RH

14 1 - Logotipo da empresa (Opcional já que o documento ficará restrito à própria empresa). 2 - Título. 3 - Destinatário. 4 - Remetente. 5 - Resumo do assunto. 6 - Data de elaboração. 7 - Texto. 8 - Despedida (opcional). 9 - Assinatura, nome e cargo do responsável pelo documento. Procuração Documento através do qual uma pessoa concede poderes para outra exercer, em seu nome, atos, administrar interesses ou negócios. A pessoa que concede o poder é considerada mandante, outorgante ou constituinte, e a pessoa que recebe o poder é considerada mandatária, outorgada ou procuradora. São partes de uma procuração, de acordo com Kaspary (2002): título; preâmbulo identificação e qualificação do mandante e do mandatário; texto objetivo da procuração e poderes conferidos ao mandatário; data; assinatura do mandante; 112 reconhecimento da firma do mandante, em cartório. Segue exemplo de procuração.

15 PROCURAÇÃO OUTORGANTE: nome, número da identidade e do CPF, filiação e endereço. OUTORGADO: nome, número da identidade e do CPF, filiação e endereço. Pelo instrumento particular de procuração, o outorgante, acima qualificado, constitui e nomeia o outorgado seu procurador, com poderes para o fim específico de Daniela Giareta Durante. Adaptado., podendo praticar todos os atos necessários ao bom e fiel cumprimento do presente mandato. 5 Cidade, dia de mês de ano. 6 Assinatura do Outorgante 7 Figura 5 Exemplo de Procuração. 1 - Título. 2 - Quem concede o poder. 3 - Quem recebe o poder. 4 - Descrever detalhadamente o poder concedido, definindo inclusive o tempo de concessão. 5 - Especificar o que o outorgado pode fazer em nome do outorgante. 6 - Data da assinatura da procuração. 7 - Assinatura, do outorgante reconhecida em firma. 113

16 Relatório O relatório é amplamente utilizado tanto na esfera privada quanto na pública. Tem importância vital nas empresas, porque com base nas informações contidas nele, tomam-se decisões que podem afetar pessoas, grupos e setores. O relatório consiste na descrição ou narração minuciosa dos fatos ou daquilo que se providenciou, observou, realizou. Tem o objetivo de prestar contas aos superiores sobre aquilo que se fez e/ou orientar trabalhos futuros iguais ou semelhantes. Pode ser simples ou complexo dependendo da finalidade e da natureza dos fatos. São exemplos de relatório: relatório de viagem, relatório de curso, relatório de estágio, relatório de visita, relatório de atividades, relatório de acidente, relatório de evento etc. As partes do documento poderão variar, dependendo da finalidade e da complexidade da atividade, por isso sua extensão também não é padronizada. Alguns relatórios são sintetizados em uma página, como os de atividade, e outros podem se estender por mais de 100 páginas, como os de estágio. As partes mais comuns são: Título: RELATÓRIO DE... Vocativo Texto: introdução exposição dos fatos: requer honestidade, objetividade e imparcialidade, utilidade, precisão, metodologia e clareza. Gráficos, figuras, quadros, fluxogramas são bem-aceitos, especialmente, no âmbito empresarial. 114 análise/apreciação dos fatos: julgamento pessoal do autor, por isso deve apoiar-se nos fatos e justificar. conclusões: indicações das medidas a serem tomadas. Aqui não se deve apresentar nenhuma informação ou fato novo, apenas concluir (sintetizar) o que foi exposto. sugestões ou recomendações: apontar sugestões de ordem prática, visando às melhorias. Fecho: fórmula de cortesia (dispensável) Local e data

17 Assinatura do(s) autor(es): nome e cargo Anexos: se houver informações complementares (fotos, leis...) Texto complementar Defeitos na carta comercial (MEDEIROS, 2008, p ) Embora haja na carta comercial uma série de enganos que podem ser evitados, não se admite o comportamento mesquinho que tende a ver erro em tudo o que a secretária redige. Preocupar-se excessivamente com pormenores insignificantes pode provocar desatenção quando há erros maiores. O objetivo de uma correspondência comercial é transmitir uma mensagem clara que seja compreendida e leve o receptor à ação. Portanto, o enfoque de preocupação deveria privilegiar o conteúdo do texto, deixando-se para segundo plano problemas relativos à estética, questiúnculas gramaticais e querelas muito mais ligadas a idiossincrasias neuróticas. Não obstante isso, são enganos costumeiros na carta comercial que podem ser evitados: 1. Quanto ao estilo: evitar fazer literatura, rebuscando o texto com mil adesivos irrelevantes, metáforas inoportunas, períodos excessivamente longos. Clareza de ideias, rapidez de exposição (ir direto ao assunto). O vocabulário será o usual, sem busca de terminologia complexa, neologismos, estrangeirismos, frases de efeito (sobretudo latinas). Portanto, nada de estilo empolado. Deve-se evitar, quando possível, os verbos auxiliares: foi feito = fez-se, foi tomada = tomou-se. 2. Quanto às abreviações: para maior clareza, acostumar-se, sempre que possível e necessário, a escrever por extenso. Evita-se perda de tempo e ineficácia do texto. 3. Quanto à prolixidade ou uso de frases feitas: são expressões desaconselháveis: venho por meio desta, vimos informar-lhe, comunicamos. Para evitar repetições de ideias ou palavras, recomenda-se a leitura da carta depois de escrita. Se necessário, reescreva a mensagem. 115

18 4. Quanto ao endereço interno: já completamente em desuso, sua colocação impede a eficiência da secretária, que fica sempre recorrendo à fonte (arquivo) para confrontar endereços. 5. Quanto ao local: se já constar do cabeçalho, é dispensável colocar o local. Depois do local, coloca-se vírgula. O nome do mês é escrito com letra minúscula. 6. Quanto à escrita de algarismos: o procedimento de digitar o número e o numeral é de todo inútil. Ou uma coisa ou outra, mas a preferência é pelo número. 7. Quanto à despedida: evitar sobretudo o não tenho nada mais para o momento, que se constitui em evidente pleonasmo. Havendo o que dizer, o redator diria. Diga-se, simplesmente, atenciosamente. 8. Quanto à pontuação: coloca-se ponto final após o local e data. Trata-se de frase nominal: carta escrita em São Paulo, no dia 25 de agosto de Coloca-se vírgula após o nome do assinante da carta e ponto após o cargo ou função. O cargo ou função são, nesse caso, apostos. Portanto, devem ser pontuados como manda a gramática. A saudação inicial é seguida de doispontos (Sr. Fulano de Tal:; Prezado Senhor:). 9. Quanto à gramática: Evitar Em anexo. Face à... Pedimos para... Solicitamos para... Tenho para te perguntar a você. Sito à rua... Em nossa conversa, onde propusemos... Aonde você passou suas férias? Haja visto... Fazem 10 dias. Há duas semanas atrás. Haviam 20 pessoas na reunião. Fez tudo para mim realizar o trabalho. Usar Anexamos, anexo. Em face de, diante de... Pedimos que... Solicitamos que... Tenho algo para perguntar-lhe. Sito na rua... Em conversa em que propusemos... Onde você passou suas férias? Haja vista... Faz 10 dias. Há duas semanas. Havia 20 pessoas na reunião. Fez tudo para eu realizar o trabalho. 116

19 10. Quanto à ortografia: são erros indesejáveis: exceção com dois ss (excessão); paralisar com z; pretensão com ç; catalisar e catalisador com z; acentuar oxítonas terminadas em i ou u quanto precedidas de vogal: Havaí, Itaú, Jaú (Itu, Botucatu, tatu, caju, preveni-lo, ali, aqui são oxítonas que não são acentuadas, porque precedidas de consoantes). 11. Quanto à mensagem: usa-se a função referencial da linguagem, ou função conativa. Portanto, verbos na terceira pessoa ou imperativos, vocativos, interrogações. Preferencialmente, a redação de uma mensagem deve ser produto de reflexão exaustiva; o redator deve estar de posse de todas as informações necessárias para escrever a carta. Deve também ter um objetivo claro: escrever para quê? Atividade 1. Com base no quadro 1, qual a diferença entre a correspondência empresarial e a oficial? 117

20 Ampliando conhecimentos Correspondência Empresarial, de Adalberto J. Kaspary. A correspondência é de fundamental importância em qualquer organização, mas o tempo que se gasta em sua elaboração gera e acumula transtornos para o bom andamento dos serviços. A dinâmica atual do mundo dos negócios exige uma redação ágil, personalizada, simples e funcional, por isso faz-se necessária a busca permanente da atualização e da melhoria. O presente livro tem esse propósito, ao promover a reflexão da necessidade de pensar e renovar a redação técnica. Além dos elementos gerais da redação pragmática, a obra congrega uma série de exemplos dos principais tipos de correspondência empresarial, que facilitam a assimilação do leitor. Secretariando a Língua: a comunicação eletrônica, escrito por Creud Pereira Santos Martinelli (USP). O texto consiste no capítulo cinco do livro Talentos Brasileiros em Secretariado Executivo, organizado pelo professor Antonio Pires de Carvalho (editora Parma Ltda, 2004). O texto enfoca a produção de , que apresenta várias vantagens quando comparado com outros tipos de correspondência, mas nem sempre recebe os cuidados necessários para que produza o efeito desejado em termos de comunicação. Assim, o artigo apresenta os principais problemas encontrados na redação de e traz recomendações cruciais a esse respeito. Boa leitura! Gabarito 1. Ter clara a diferença entre a correspondência empresarial/comercial e a oficial é fundamental para não cometer equívocos e para utilizar o tipo de correspondência correto em cada situação. As organizações privadas devem somente emitir correspondências empresariais, também chamadas de comerciais, justamente porque a relação é comercial. Essa espécie é ainda utilizada por pessoas físicas. A carta é o tipo mais comum de redação empresarial. As organizações públicas podem emitir apenas correspondências oficiais, sendo a mais conhecida o ofício. Observe que a diferença está no emissor, quem emite, se organização pública ou privada. Assim, se uma indústria (empresa privada) se comunicar com uma prefeitura (órgão público) deverá utilizar a carta e não o ofício, ao passo que se a prefeitura se comunicar com a indústria, utilizará o ofício e não a carta. 118

21 Referências BELTRÃO, Odacir; BELTRÃO, Mariúsa. Correspondência: linguagem e comunicação. São Paulo: Atlas, FENASSEC. Resoluções do IV Fórum Nacional de Debates sobre Competências Profissionais: níveis de atuação, Disponível em: < resolucoes_4oforum.doc. Acesso em: 10 abr KASPARY, Adalberto J. Correspondência Empresarial. 6. ed. Porto Alegre: Edita, MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. 8. ed. São Paulo: Atlas, MEDEIROS, João Bosco. Correspondência: técnicas de comunicação criativa.19. ed. São Paulo: Atlas,

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