Guias e Manuais. Guia para Acompanhamento das Condicionalidades do Programa Bolsa Família

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1 Guias e Manuais 2010 Volume ii Sistemas e procedimentos para o acompanhamento das condicionalidades Programa Bolsa Família

2 Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome (MDS) Guia para Acompanhamento das Condicionalidades do Programa Bolsa Família Volume ii Sistemas e procedimentos para o acompanhamento das condicionalidades

3 SUMÁRIO Apresentação... 5 Acompanhamento das Condicionalidades... 7 Acompanhamento das famílias beneficiárias do Programa Bolsa Família pela área de Saúde Ciclo de Acompanhamento da Saúde Fluxo Operacional do Acompanhamento da Agenda da Saúde Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde Funcionalidades do Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde Acompanhamento da Condicionalidade de Educação: Frequência Escolar Projeto Presença Ciclo de Acompanhamento de Educação Fluxo Operacional do Acompanhamento da Frequência Escolar Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar do Programa Bolsa Família (Sistema Presença- PBF) Motivos da baixa frequência Sistema de Conhecendo as principais funcionalidades do Sicon/PBF Tela inicial Consulta Avançada de Pessoa Resultados da Consulta Avançada de Pessoa Detalhes da família Endereço da família Histórico de condicionalidades da família Histórico de condicionalidades dos integrantes Registro do Recurso On-line Módulo Acompanhamento Familiar Canais de Atendimento... 56

4 APRESENTAÇÃO Para apoiar os estados e os municípios no registro das informações do acompanhamento das condicionalidades das famílias do Programa Bolsa Família (PBF) nos sistemas de informações, o Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome (MDS) elaborou o Guia para Acompanhamento das Volume 2 Sistemas e procedimentos para o acompanhamento das condicionalidades. O Volume 1 do Condicionalidades apresenta a concepção de condicionalidades adotada pelo Programa Bolsa Família e seus objetivos e discute a importância do trabalho intersetorial para um acompanhamento efetivo das condicionalidades. Neste volume, é apresentado o fluxo das informações e dos procedimentos a serem adotados pelos gestores e técnicos municipais do PBF e das áreas de Saúde, de Educação e de Assistência Social para a utilização dos sistemas disponíveis para a Gestão das Condicionalidades. O Guia propõe, ainda, uma organização do trabalho para o registro do acompanhamento das condicionalidades. Cabe ressaltar que por acompanhamento das condicionalidades não se deve entender apenas o registro das informações das famílias nos sistemas da saúde, da educação e da assistência social, mas também todo o processo de localização das famílias e seus integrantes, a identificação das dificuldades que essas famílias tem para acessar os serviços; as ações voltadas para resolução dos problemas observados e a realização de um trabalho de acompanhamento das famílias mais vulneráveis que permita a superação das dificuldades que as impedem de acessar plenamente seus direitos. 7

5 Por meio do Condicionalidades do Programa Bolsa Família Volume 2 o gestor do Programa terá condições de compreender todos os passos necessários para o acompanhamento das condicionalidades, suas responsabilidades para com o Programa e com as famílias. Esperamos que este Guia possa esclarecer suas principais dúvidas em relação à gestão de condicionalidades e, ao mesmo tempo, fortalecer a ação intersetorial na gestão do Bolsa Família. Boa leitura! Acompanhamento das Condicionalidades No processo de acompanhamento das condicionalidades, o correto registro e o fluxo de informações em sintonia com os cronogramas estabelecidos são de suma importância. Por isso, é fundamental que os gestores e técnicos responsáveis pelas atividades relativas ao acompanhamento das condicionalidades conheçam as operações e as funcionalidades dos sistemas de registro de informação [Sistema de Condicionalidades, Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde e Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar do Programa Bolsa Família (Sistema Presença PBF)], bem como os prazos estabelecidos para cada atividade. Para o sucesso do acompanhamento das condicionalidades é fundamental que haja uma articulação entre coordenadores e operadores dos sistemas com as redes envolvidas (escolas, unidades de saúde, Centros de Referência de Assistência Social (Cras), entre outras). Além disso, é necessário o trabalho conjunto desses setores com a gestão do PBF e do Cadastro Único no município. As informações dos beneficiários para o acompanhamento das condicionalidades a cada período são originárias do Cadastro Único e da Folha de Pagamento do Programa Bolsa Família. Portanto, para que esses 8 9

6 beneficiários sejam identificados e localizados pelas áreas de educação, saúde e assistência social é importante que as informações do Cadastro Único estejam corretas e atualizadas. Um trabalho articulado entre a área responsável pela gestão do PBF e do Cadastro Único com as áreas que realizam o acompanhamento de saúde, educação e assistência social pode contribuir para manter atualizados os cadastros. Cada período de acompanhamento envolve etapas de trabalho que podem ser assim organizadas: 1 Saúde Geração do público para acompanhamento no Sistema de Condicionalidades (Sicon) (semestral) Atividades Educação Geração do público para acompanhamento no Sistema de Condicionalidades (Sicon) (bimestral) Responsável Ministério do Desenvolvimento Social 6 7 Saúde Troca de informações entre técnicos da saúde e gestor do PBF Consolidação das informações MS/MDS (semestral) Atividades 8 Repercussão pelo Sicon Educação Troca de informações entre técnicos da educação e gestor do PBF Consolidação das informações MEC/MDS (bimestral) Responsável Municípios Ministérios da Saúde, da Educação e do Desenvolvimento Social Ministério do Desenvolvimento Social 9 Registro do Recurso no Sicon Municípios 10 Registro do Acompanhamento Familiar no Sicon Municípios 2 Inserção no Sistema de Gestão do PBF na Saúde das informações das famílias Inserção no Sistema Presença/PBF das informações das crianças e adolescentes Ministérios da Saúde e da Educação 11 Suspensão Temporária dos Efeitos do Descumprimento no Sicon Municípios 3 Distribuição dos Mapas de Acompanhamento Acompanhamento da frequência dos alunos/pbf nas escolas Municípios 4 Acompanhamento das famílias e coleta das informações Distribuição dos formulários Municípios 5 Registro do acompanhamento da saúde no Sistema Registro de frequência no Sistema Municípios 10 11

7 Acompanhamento das famílias beneficiárias do Programa Bolsa Família pela área de Saúde A Coordenação-Geral de Alimentação e Nutrição do Ministério da Saúde (CGPAN/DAB/SAS/MS) é o setor responsável pelo acompanhamento das condicionalidades das famílias beneficiárias do PBF com perfil saúde na esfera federal. É, também, responsável pelo Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde, utilizado para o registro das informações das famílias beneficiárias do Programa Bolsa Família que devem ser acompanhadas pelos gestores da saúde, isto é, famílias com crianças menores de sete anos (em relação à atualização do calendário vacinal e ao registro do crescimento e do desenvolvimento) e mulheres com idade entre 14 e 44 anos, possíveis gestantes (quanto à realização do pré-natal). O Sistema pode ser acessado pelo endereço: gov.br ou na Página do Bolsa Família ( clicando na opção Condicionalidades e, em seguida, no menu Sistemas. As informações disponíveis no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde no primeiro semestre refletem as atualizações feitas no Cadastro Único até novembro do ano anterior e constantes da folha de pagamento de dezembro do ano anterior. As informações disponibilizadas no segundo semestre refletem as atualizações feitas no Cadastro até maio e constantes da folha de pagamento de junho do mesmo ano. Assim, as alterações cadastrais efetuadas no Cadastro Único em data posterior a novembro não constam da relação do Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde do primeiro período de acompanhamento do ano, bem como as efetuadas depois de maio não serão visualizadas no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde no segundo período de acompanhamento. Dessa maneira, há uma defasagem de até sete meses entre os dados do Cadastro Único e os dados disponibilizados no Sistema da Saúde, como mostra o Gráfico 1. Por isso, pode ocorrer que uma família que está na lista de acompanhamento não seja mais beneficiária do Programa quando o gestor for registrar as informações. Do mesmo modo, as famílias que entraram no Programa no decorrer do semestre somente farão parte do acompanhamento no período seguinte. Gráfico 1 - Temporalidade das bases para o acompanhamento da saúde 12 Ciclo de Acompanhamento da Saúde O MDS fornece semestralmente à CGPAN/MS, arquivo com informações das famílias beneficiárias do PBF com perfil saúde extraídas do Cadastro Único. Este arquivo é importado para a base do Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde. Legenda: CAD: Cadastro Único - FO: Folha de Pagamento - Ref.: Referência 13

8 Fluxo operacional do Acompanhamento da Agenda da Saúde O acompanhamento da agenda da saúde ocorre semestralmente. Cada período de acompanhamento envolve etapas de trabalho que podem ser assim organizadas: Atividades Saúde Geração do público para acompanhamento no Sistema de Condicionalidades - Sicon (semestral) Inserção no Sistema de Gestão do PBF na Saúde das informações das famílias Impressão e Distribuição dos Mapas de Acompanhamento Acompanhamento das famílias e coleta das informações Registro do acompanhamento da saúde no Sistema Troca de informações entre técnicos da saúde e gestor do PBF Consolidação das informações MS/MDS (semestral) 8 Repercussão pelo Sicon Responsável Ministério do Desenvolvimento Social Ministérios da Saúde Municípios Municípios Municípios Municípios Ministérios da Saúde e do Desenvolvimento Social Ministério do Desenvolvimento Social 9 Registro do Recurso no Sicon Municípios Registro do Acompanhamento Familiar no Sicon Suspensão Temporária dos Efeitos do Descumprimento no Sicon Municípios Municípios A seguir, são descritas as etapas do processo de acompanhamento da saúde, destacando os prazos e os agentes envolvidos. 1 Geração do público para acompanhamento da saúde O público para acompanhamento (PA) da saúde é gerado a cada semestre pelo MDS no Sistema de Condicionalidades (Sicon), com base nas informações do Cadastro Único e da folha de pagamento do Programa, conforme descrito no item Ciclo de Acompanhamento da Saúde. ATENÇÃO: As crianças são consideradas dentro do perfil para acompanhamento da saúde quando tiverem completado sete anos até: 1º de janeiro, para o primeiro semestre; e 1º de julho, para o segundo semestre. As mulheres são consideradas dentro do perfil para acompanhamento da saúde quando: Tiverem completado 14 anos ou não tiverem completado 45 anos até 1º de janeiro, para o primeiro semestre; e Tiverem completado 14 anos ou não tiverem completado 45 anos até 1º de julho, para o segundo semestre. Importante: A geração do PA é realizada diretamente no Sicon, não havendo possibilidade do município ou da área de Saúde incluir ou excluir beneficiários do PA durante um determinado período de acompanhamento

9 16 2 Inserção no Sistema de Gestão do PBF na Saúde das informações das famílias A Coordenação-Geral de Alimentação e Nutrição/MS carrega o arquivo com o PA para a base do Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde. Esse arquivo contém informações das famílias a serem acompanhadas. 3 Impressão e distribuição dos Mapas de Acompanhamento O Mapa de Acompanhamento do Bolsa Família é o formulário que o Ministério da Saúde fornece às equipes da Secretaria Municipal de Saúde para registrar o acompanhamento dos beneficiários do PBF, disponível para impressão no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde. O Mapa contém os nomes e informações (NIS, nome, data de nascimento, endereço de moradia) dos integrantes das famílias beneficiárias do PBF do município que devem ser acompanhadas pela área de Saúde, ou seja, crianças menores de sete anos e possíveis gestantes (mulheres de 14 a 44 anos). A distribuição dos Mapas de Acompanhamento pode ocorrer em reuniões com os envolvidos no acompanhamento da agenda da saúde das famílias do PBF [técnicos, Agentes Comunitários de Saúde (ACS), equipes de Saúde da Família (ESF)]. Nessas reuniões, além de distribuir os mapas, as pessoas envolvidas na coleta de informações podem obter informações sobre os objetivos, procedimentos, fluxos de trabalho e orientações relativas ao acompanhamento, além de estipular datas para a devolução dos Mapas preenchidos para que não haja acúmulo de digitação das informações no final do período. Observação: Mapas de Acompanhamento em branco podem ser impressos para registro do acompanhamento da agenda de saúde do PBF nos casos em que uma família procurar um estabelecimento de saúde em cujo Mapa de Acompanhamento não conste seu nome. 4 Acompanhamento das famílias e coleta das informações nos Mapas de Acompanhamento Acompanhar as famílias e registrar as condicionalidades da saúde não se restringe a preencher mapas e sistemas. É fundamental realizar esta atividade de forma humanizada, considerando os diferentes contextos do acesso aos serviços de saúde enfrentados pelos beneficiários e garantindo a oferta de ações preventivas visando contribuir para melhorar as condições de vida desta população. O registro desse atendimento nos Mapas de Acompanhamento deve contemplar: Para todas as famílias: Se a família foi localizada (sim ou não); Se houve ocorrência que dificultou o atendimento; e A data de atendimento ou realização da visita (nos casos em que a família não foi localizada. Para todas as crianças menores de sete anos: Vacinação em dia (Sim ou Não); Peso e altura. Para todas as mulheres entre 14 e 44 anos: Se é gestante, não gestante, não pode ser gestante ou ainda sem informação ; e Se gestante, informar se realizou o pré-natal (Sim ou Não) e a Data da última menstruação (DUM). Nos casos de Mapa em branco, deve-se acrescentar o NIS e o nome da pessoa acompanhada e, em seguida, preencher as informações conforme as orientações anteriores. 5 Registro do Acompanhamento da saúde no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde Nessa fase, a equipe da Secretaria Municipal de Saúde irá registrar no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde as informações coletadas nos Mapas de Acompanhamento, que deve ser feita uma vez por semestre. Após registrar as informações do acompanhamento e clicar no botão Confirmar, será apresentada uma página para marcar as ocorrências que 17

10 18 dificultaram ou inviabilizaram o acompanhamento (mudança de endereço/ município, família ausente, problemas no endereço e falecimento de beneficiário com perfil de saúde, entre outros). Observação: As informações de estado nutricional inseridos neste Sistema são enviadas automaticamente para o Sisvan Web, não precisando ser registradas novamente. 6 Troca de informações entre técnicos da saúde e Gestor do PBF No processo de localização e de acompanhamento das famílias, o técnico da saúde pode identificar situações relacionadas a família que devem ser comunicadas ao Gestor do PBF, tais como: Alterações cadastrais; A necessidade de acompanhamento da área de Assistência Social, quando são identificadas, por exemplo, crianças fora da escola ou outras situações com violação de direitos, de vulnerabilidade ou risco social. 7 Consolidação das Informações MS/MDS: As informações registradas no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde são consolidadas pelo Ministério da Saúde e transmitidas ao MDS, após o término do período de registro. Após esta operação, são disponibilizados relatórios analíticos (por beneficiário) e sintéticos (com as informações agregadas) no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde e no Sistema de Condicionalidades (Sicon). Com estas informações, o município pode analisar a situação das famílias e planejar ações voltadas ao público acompanhado. 8 Repercussão: Com os dados consolidados, têm-se a informação das famílias beneficiárias que descumpriram as condicionalidades da saúde. Os benefícios dessas famílias ficam sujeitos aos efeitos do descumprimento de condicionalidades. Para cada período, há somente uma repercussão, mesmo que tenha ocorrido mais de um descumprimento na família (acumulado com a educação, por exemplo), de acordo com o calendário de repercussões. Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde O Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde tem três níveis de acesso: Para o primeiro nível de acesso, não é necessária a senha. Nele, qualquer cidadão pode obter informações sintéticas sobre as famílias beneficiárias do PBF com perfil saúde e os resultados do acompanhamento por período, clicando na opção Relatórios Consolidados. Nessa opção, o usuário encontra várias opções de relatórios que podem ser utilizados para uma melhor gestão do Programa no município. O segundo nível de acesso é restrito aos coordenadores estaduais e gestores municipais do Programa Bolsa Família para realizar consultas sobre as famílias com perfil saúde, mediante senha fornecida pela CGPAN/MS 1. Essa senha não permite incluir ou alterar informações de acompanhamento da família, pois essas ações são restritas ao técnico da área de Saúde do município (terceiro nível de acesso). Esta ação possibilita o fortalecimento das ações intersetoriais do Programa. Para acessar este nível, o usuário deve clicar na opção Acesso Restrito, e informar o nome de usuário e a senha. Na página inicial da área restrita está disponível a opção Histórico da Família que permite consultar informações sobre os acompanhamentos anteriores. Para pesquisar o histórico de uma determinada família, informe o NIS ou o nome do responsável e clique no botão Pesquisar. O sistema apresentará todos os acompanhamentos da família. O terceiro nível de acesso é restrito à equipe da Secretaria Municipal de Saúde e permite, além da consulta às famílias, o registro das informações coletadas nos Mapas de Acompanhamento no Sistema. Para acessar esse nível, é necessária senha fornecida pela CGPAN/MS. 1 Caso não possua o login e a senha, o município deve encaminhar um para bfasaude@saude.gov.br, com os seguintes dados: nome do responsável pelo PBF estadual ou municipal, CPF, nome do município, telefone com DDD, cargo e órgão, endereço de válido. Dessa maneira, as instruções para acesso serão encaminhadas para o informado. 19

11 ATENÇÃO: O registro das informações nos Mapas de Acompanhamento é de responsabilidade das equipes de saúde dos municípios, o gestor e o coordenador do Programa Bolsa Família apenas terão acesso ao formulário para conhecer as famílias com perfil saúde e o resultado do acompanhamento. Figura 1 - Tela de Gerenciador de Estabelecimentos de Assistência à Saúde funcionalidades do Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde Preparando as informações dos Mapas de Acompanhamento para a impressão No Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde os técnicos responsáveis pela coleta e registro das informações podem imprimir os Mapas de Acompanhamento que contêm as informações sobre as famílias que possuem integrantes com perfil de saúde. Os Mapas podem ser impressos por família (imprime apenas o nome da família correspondente ao NIS informado), por Bairro ou por Estabelecimento de Assistência à Saúde (EAS) a que a família está vinculada. Impressão do Mapa por família imprime o nome da família correspondente ao NIS informado. Impressão do Mapa por EAS - organiza as famílias a serem acompanhadas por Estabelecimento de Assistência de Saúde. Para imprimir o Mapa por EAS, é necessário vincular as famílias aos EAS do município, conforme Figura 1. Impressão do Mapa de Acompanhamento por bairro - Caso opte por imprimir o Mapa pelo Bairro, o Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde permite a correção do nome dos bairros oriundos do Cadastro Único com erro de digitação. Para executar essa alteração, acesse a tela de Gerenciador de Bairros acessível pela opção Gerenciadores e depois em Nomes de Bairros. As alterações já poderão ser vistas quando a página for carregada novamente, conforme Figura 2. Observação: Essa correção só servirá para o Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde. É necessário corrigir essa informação no Cadastro Único

12 Figura 2 - Tela de Gerenciador de Nomes de Bairros informações na tela) ou Gerar PDF. O Sistema vai gerar o Mapa de Acompanhamento do município com endereço, nome e NIS do Responsável pela Unidade Familiar e dos demais beneficiários de cada família. A opção Exibir as Legendas exibirá na tela informações que auxiliam no preenchimento do Mapa. Conforme Figura 3. Para obter a relação com todas as famílias a serem acompanhadas, ordenada por bairro, selecione clique aqui no enunciado. As informações poderão ser visualizadas em arquivo no formato PDF. Figura 3 - Tela inicial para impressão do Mapa de AcompAnhamento Importante: A possibilidade de impressão dos Mapas de Acompanhamento por EAS ou por Bairro visa contemplar diferentes realidades e estratégias dos municípios para o acompanhamento da agenda de saúde das famílias beneficiárias, como a cobertura da Estratégia de Saúde da Família, tamanhos dos bairros, distribuição territorial das Unidades Básicas de Saúde, dentre outros. Para melhor utilização dessas opções, é fundamental que os municípios revisem periodicamente a vinculação das famílias aos EAS e a listagem de bairros disponibilizada no Sistema de Gestão do PBF na Saúde. Impressão do Mapa de Acompanhamento O Mapa de Acompanhamento será impresso de acordo com a estratégia adotada pelo município para realização do acompanhamento das famílias. Para impressão do formulário selecione a opção Mapa de Acompanhamento. Depois, a opção da impressão Mapa por Bairro, Estabelecimento de Assistência à Saúde ou Mapa por Família. Depois clique em Pesquisar, Gerar HTML (para visualizar as O Mapa contém a listagem das famílias com perfil saúde com campos para o registro dos dados de vacinação das crianças, peso, altura e o tipo de aleitamento materno, informações sobre o pré-natal e data da última menstruação (DUM) das gestantes identificadas, além das informações de peso e altura. Para as mulheres não gestantes, é fundamental preencher o campo referente à situação gestacional (Não gestante, Não pode ser gestante ou Sem informação). A opção apresentada inicialmente pelo Sistema para a digitação das informações do acompanhamento da agenda de saúde prevê que o técnico cadastre a informação das famílias digitando o NIS de cada Responsável Familiar. Porém, o Sistema permite agrupar famílias a partir de características comuns, tais como o bairro ou o EAS de vinculação, para acesso à página de registro do acompanhamento. Esse agrupamento se 22 23

13 dá por meio da geração de um código para o Mapa de Acompanhamento, que quando digitado apresenta a relação das famílias agrupadas no mapa sob aquele código (NIS e Nome dos Responsáveis pelas Unidades Familiares). Para isso, antes de imprimir o formulário, deve-se selecionar a opção Deseja gerar código para os Mapas? em Mapa por Bairro ou Mapa por Estabelecimento de Assistência à Saúde, conforme a Figura 4. Figura 5 - Modelo do Mapa de Acompanhamento do Bolsa Família na Saúde Figura 4 - Tela de impressão do Mapa de Acompanhamento: Deseja gerar código para os Mapas? Observação: É interessante, antes de imprimir os mapas por EAS, verificar se existem famílias não vinculadas aos Estabelecimentos de Assistência à Saúde no município, selecionando a opção Clicando aqui no enunciado. Veja na Figura 5 o Mapa de Acompanhamento para registro do acompanhamento da agenda da saúde das famílias beneficiárias do PBF. Na Figura 6, é apresentada a tela para a inserção das informações do acompanhamento das condicionalidades da saúde do PBF no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde. Figura 6 - Tela de inserção das informações do acom panhamento das famílias no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde 24 25

14 Relatórios Para auxiliar o trabalho no município, o Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família na Saúde disponibiliza relatórios estatísticos, quantitativos e a relação de todos os beneficiários no perfil saúde. Os relatórios poderão ser visualizados em página da internet, selecionando a opção Gerar HTML ou se pode fazer o download do arquivo selecionando a opção Gerar PDF, de acordo com a opção que mais atenda às necessidades. Os Relatórios Estatísticos estão divididos em dois subgrupos: os com informações apenas da vigência atual e os com informações de todas as vigências: Relatórios com informações apenas da vigência atual: Todas as famílias no Programa Bolsa Família com perfil saúde; Famílias a serem acompanhadas pela saúde; Famílias não vinculadas a Unidades de Saúde (EAS); Famílias localizadas, mas não acompanhadas; e Famílias não acompanhadas por Inep (Instituições educacionais). Relatórios com informações de todas as vigências: Famílias acompanhadas pela saúde; Famílias não localizadas para acompanhamento; e Beneficiários que não cumpriram as condicionalidades. Para mais informações, consulte o Manual de Orientações sobre o Bolsa Família na Saúde, disponível no endereço eletrônico do Ministério da Saúde ( Acompanhamento da Condicionalidade de Educação: Frequência Escolar Projeto Presença No Ministério da Educação, o setor responsável pelo acompanhamento da condicionalidade de educação das famílias beneficiárias do Programa Bolsa Família, bem como pelo Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar do Programa Bolsa Família (Sistema Presença PBF), é a Coordenação- Geral de Acompanhamento de Programas (DEAVE/Secad/MEC). No PBF, as crianças e adolescentes entre 6 e 15 anos devem ter frequência escolar mínima de 85% da carga horária mensal, e jovens de 16 e 17 anos devem ter frequência escolar mínima de 75% da carga horária mensal. O Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar do Programa Bolsa Família (Sistema Presença PBF) está disponível no link: frequenciaescolarpbf.mec.gov.br. O acesso ao Sistema é restrito aos usuários cadastrados. Nesse sistema, o usuário devidamente cadastrado pode atualizar o código Inep das escolas e a escola e série dos alunos; imprimir os formulários para as escolas realizarem o acompanhamento de seus alunos e também registrar a frequência dos alunos beneficiários do PBF. Em todos os municípios há uma equipe de acompanhamento da frequência escolar encarregada de coletar informações das escolas e realizar o registro no sistema. Nos estados, há equipes vinculadas 26 27

15 às respectivas secretarias da educação para monitorar e apoiar o acompanhamento da frequência nos municípios do seu território. A articulação entre a rede de operadores da frequência escolar com as áreas de assistência social e saúde nos municípios é importante, não só porque as informações registradas no sistema de acompanhamento da frequência escolar irão repercutir no benefício da família, mas, principalmente, porque as informações sobre a frequência escolar são importantes subsídios para as ações, no âmbito das políticas sociais, direcionadas ao público acompanhado, além de contribuir para a atualização do cadastro. Nesse sentido, caberá ao Operador Máster Municipal, encarregado do registro e monitoramento da Frequência escolar no município: município para manter as informações sobre a escola dos beneficiários com perfil educação atualizadas; 9. Encaminhar situações que demandam acompanhamento familiar. No processo do acompanhamento das condicionalidades da educação, quando identificadas situações de incorreção de dados do beneficiário seja por erro de cadastramento, seja por desatualização, é necessário que a gestão do PBF no município seja acionada para procurar a família e fazer os ajustes necessários no cadastro. Desta forma, assegura-se que nos próximos acompanhamentos as informações que virão do Cadastro Único estarão corretas e atualizadas. 1. Acompanhar o calendário das condicionalidades da educação; 2. Realizar/participar de reuniões entre as áreas envolvidas no acompanhamento das condicionalidades especialmente a Saúde e a Assistência Social, além da gestão do Cadastro Único e do Bolsa Família a cada período de acompanhamento para avaliação e articulação das ações; 3. Contatar com as escolas para distribuição de formulários, orientações sobre a transferência de alunos, cadastramento do operador diretor, etc; 4. Extrair relatórios e trabalhar as informações do acompanhamento do PBF no setor educacional, visando à identificação dos motivos da baixa frequência e de inexistência ou problemas de oferta, bem como o devido encaminhamento da situação identificada; 5. Realizar busca ativa dos beneficiários não localizados; 6. Manter canais de diálogo com as famílias nas escolas para divulgar e orientar sobre a condicionalidade da educação e, quando for o caso, explicar sobre o encaminhamento para as outras redes de saúde e assistência social; 7. Acompanhar e registrar motivos da baixa frequência; 8. Trabalhar em parceria com o setor do Cadastro Único no Ciclo de Acompanhamento de Educação No ciclo de acompanhamento da frequência escolar no Programa Bolsa Família, pode-se observar que os dados disponibilizados para registrar a frequência dos beneficiários com perfil educação correspondem à posição do Cadastro Único de três meses anteriores ao período de registro. Assim, há sempre uma defasagem de pelo menos três meses entre dados dos beneficiários, disponibilizados pelo Cadastro Único para o acompanhamento, e os dados disponibilizados ao Operador Máster para o acompanhamento em relação ao período de registro da frequência escolar, e de quatro meses para efeitos no benefício, em razão de eventuais descumprimentos de condicionalidades. Por exemplo, o município realiza no mês de junho o registro da frequência escolar relativo ao bimestre imediatamente anterior, que é abril e maio. A folha de pagamento de referência utilizada para a geração da base de acompanhamento desse bimestre é a do mês de abril. Essa folha de pagamento, por sua vez, é gerada a partir do Cadastro Único do mês de março. Dessa forma, as informações registradas no mês de junho no Sistema Presença refletem a situação do Cadastro Único do mês de março e a folha de pagamento do mês de abril, como pode ser observado no Gráfico

16 Gráfico 2 - Temporalidade das bases para o acompanhamento de frequência escolar. direta, dispensando a emissão de formulários às escolas e o registro manual da frequência dos alunos pelos operadores do sistema. O MEC disponibiliza no seu sítio um manual específico que orienta os procedimentos para a operação do sistema. O Manual pode ser obtido acessando diretamente o sistema, no endereço: 30 Dessa maneira, considerando o exemplo anterior, tanto as atualizações de cadastro realizadas a partir de abril quanto as inclusões ou exclusões de famílias no Programa realizadas no mês de maio e junho ainda não estão atualizadas na base de acompanhamento. Essa atualização vai se refletir na base de acompanhamento apenas no período seguinte. O ciclo de acompanhamento da educação, apresentado a seguir, corresponde ao processo da maioria das escolas e municípios. Contudo, há situações específicas que diferem do ciclo apresentado, por exemplo, quando temos o Operador Diretor de Escola cadastrado, e quando a gestão municipal do Sistema de Frequência Escolar utiliza o modo de transmissão Grandes Prefeituras para enviar os dados da frequência escolar do município. Para as escolas que têm cadastrado o Operador Diretor de Escola (ODE), não há a necessidade de aguardar os formulários gerados pelo Operador Municipal Máster no âmbito da Secretaria Municipal da Educação, na abertura do período de registro. O ODE pode obter a relação dos alunos para acompanhamento de sua escola diretamente do sistema. Os municípios que possuem sistemas próprios para controle de frequência escolar podem enviar as frequências dos alunos beneficiários por meio de upload de arquivo. Nesses casos, a transmissão dos dados é Fluxo operacional do Acompanhamento da Frequência Escolar O acompanhamento da frequência escolar ocorre bimestralmente, cinco vezes ao ano. São os acompanhamentos da frequência relativa aos bimestres de ocorrência das aulas nas escolas: fev./mar.; abr./maio; jun./jul.; ago./set. e out./nov. Cada período de acompanhamento envolve etapas de trabalho que podem ser assim organizadas: Atividades Educação Geração do público para acompanhamento no Sistema de Condicionalidades - Sicon (bimestral) Inserção no Sistema Presença/PBF das informações das crianças e adolescentes Acompanhamento da frequência dos alunos/ PBF nas escolas Responsável Ministério do Desenvolvimento Social Ministérios da Educação Municípios 4 Distribuição dos formulários Municípios 5 Registro de frequência no Sistema Municípios 6 7 Troca de informações entre técnicos da educação e Gestor do PBF Consolidação das informações MEC/MDS (bimestral) Municípios Ministérios da Educação e do Desenvolvimento Social 31

17 32 Atividades Educação 8 Repercussão pelo Sicon A seguir, é descrita cada etapa do processo de acompanhamento, destacando os agentes e prazos envolvidos no processo: 1 Geração do público para acompanhamento da educação: O público para acompanhamento (PA) é gerado pelo MDS no Sistema de Condicionalidades (Sicon) a cada período. Compõem o PA crianças de 06 a 15 anos (BFA) e adolescentes de 16 e 17 anos (BVJ), que constem na folha de pagamento do Programa do primeiro mês do período de referência, com as informações atualizadas do Cadastro Único do mês anterior. A criança é considerada público para o acompanhamento da educação se completar seis anos até 30 de abril do ano corrente. A criança/ adolescente não será considerada no público para acompanhamento em três situações: Quando a família não for mais beneficiária do Programa; No fim do ano em que o adolescente completar a idade limite (15 anos no caso do PBF/BFA e 17 anos no caso do PBF/BVJ); e Se o adolescente já completou o ensino médio. Importante: A geração do PA é realizada diretamente no Sicon, seguindo os procedimentos descritos. Não há possibilidade do município ou da área educacional incluir ou excluir beneficiários do PA. Responsável Ministério do Desenvolvimento Social 9 Registro do Recurso no Sicon Municípios 10 Registro do Acompanhamento Familiar no Sicon Municípios 11 Suspensão Temporária dos Efeitos do Descumprimento no Sicon Municípios 2 Inserção no Sistema Presença / PBF das informações das crianças e adolescentes A Coordenação-Geral de Monitoramento do Departamento de Vulnerabilidades Educacionais da Secad/MEC carrega o arquivo com o público para acompanhamento na base do Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar (Sistema Presença/PBF) onde serão disponibilizados os dados para o acompanhamento e posterior registro da frequência escolar coletada nas escolas. Nesta etapa, são incluídos novos alunos beneficiários para perfil educação e excluídos quem já não faz parte do público para acompanhamento. 3 Acompanhamento da frequência dos alunos/pbf nas escolas: Nesse processo, os profissionais das escolas precisam conhecer o Programa e saber identificar os beneficiários que nela estudam para alcançar melhores resultados do acompanhamento. Assim, a escola poderá conhecer e trabalhar melhor esses alunos, integrantes de segmentos da população mais vulneráveis socialmente, incorporando estratégias no seu projeto pedagógico para contribuir no desenvolvimento social deste público. Além disso, deve ser feito trabalho com as famílias, pois o conhecimento do Programa, por parte das famílias, favorece a efetivação do cumprimento das condicionalidades Assim, o trabalho do Operador Máster, responsável pelo registro da frequência no município em parceria com a gestão municipal do Programa, é fundamental para informar sobre o Programa e promover a articulação da rede escolar para a utilização de estratégias para identificação e acompanhamento desses alunos. 4 Distribuição dos Formulários: A Secretaria Municipal de Educação do município acessa o Sistema Presença PBF e imprime os formulários com as listas dos alunos para acompanhamento que são enviados às escolas para preenchimento da frequência escolar do período. As escolas com Operador Diretor de Escola Cadastrado podem fazer o registro diretamente no sistema, sem a necessidade de preenchimento de formulários impressos. 33

18 34 5 Registro de frequência no sistema: Após a coleta da frequência nas escolas, inicia-se o registro no Sistema Presença. A duração desse período é definida em calendário acordado entre as áreas envolvidas no acompanhamento das condicionalidades (em 2010 foi regulamentado pela Instrução Operacional nº 2). A função Registrar Frequência só é habilitada no Sistema Presença durante o mês seguinte ao período de referência (por exemplo, o mês de abril para o período de fev./mar.). Há três formas de realização do registro: Pelo Operador Máster e a equipe, a partir dos formulários preenchidos pelas escolas; Diretamente pela escola; e Via transmissão de arquivos no modo arquivos de grandes prefeituras, normalmente utilizada para municípios que dispõem de sistemas próprios para o acompanhamento da frequência. No registro, o operador insere dados da frequência do aluno e quando ocorre baixa frequência indica o motivo. Além disso, em qualquer momento, não só nos períodos de registro, o operador deve atualizar as alterações referentes à escola e à série dos alunos, bem como realizar a pesquisa e a busca dos beneficiários não localizados. 6 Troca de informações entre técnicos da educação e Gestor do PBF No processo de acompanhamento da frequência escolar, é importante o fluxo constante de informação entre a equipe do Sistema Presença - PBF e a gestão do Programa Bolsa Família no município. Com isso, é possível manter os dados do cadastro mais atualizados, a partir das informações do Sistema Presença - PBF, e potencializa-se a localização de alunos no acompanhamento da frequência. Além disso, possibilita-se a resolução de situações-problema no acompanhamento e viabiliza-se o trabalho com as famílias mais vulneráveis. Além disso, um dos grandes desafios da gestão de condicionalidades da área de Educação é o registro dos motivos do não comparecimento às aulas. É importante que as escolas busquem o motivo correto da ausência dos alunos junto às famílias, e registrem no Sistema Presença - PBF. As famílias do PBF, ao não conseguirem encaminhar seus filhos para a escola por uma situação de maior fragilidade e exclusão social, precisam ser acompanhadas de forma mais próxima e específica. Os motivos da baixa frequência orientam o Município e mesmo o Governo Federal e os governos estaduais na definição de ações sociais específicas para apoio às famílias, de acordo com a vulnerabilidade identificada. 7 Consolidação das Informações MEC/MDS: Terminado o período de registro, as informações coletadas pelo Sistema Presença são consolidadas e transmitidas ao MDS. Nesse processo, verificam-se os beneficiários que cumpriram a condicionalidade da educação, além de se obter informações sobre os motivos que levaram a eventual baixa frequência. Após essa operação, o Sistema Presença e o Sistema de Condicionalidades (Sicon) disponibilizam relatórios analíticos (por beneficiário) e sintéticos (com as informações agregadas por município) para subsidiar ações para o público acompanhado. 8 Repercussão Com os dados consolidados tem-se a informação dos alunos acompanhados com baixa frequência escolar. Nos casos em que o motivo da baixa frequência gera efeitos sobre o benefício, há repercussão por descumprimento. A informação das repercussões sobre o benefício financeiro das famílias (bloqueios, suspensões e cancelamentos) é enviada pelo MDS à CAIXA nos meses ímpares. Para cada período, há somente uma repercussão, mesmo que tenha ocorrido mais de um descumprimento na família. O registro do descumprimento prevalece, para progressão do efeito sobre o benefício, por um período de 18 meses. 35

19 Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar do Programa Bolsa Família (Sistema Presença PBF) O acompanhamento da condicionalidade de educação do Programa Bolsa Família é responsabilidade da área de Educação em âmbito federal, estadual e municipal. As atividades de acompanhamento da frequência escolar são viabilizadas pelo Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar do Programa Bolsa Família (Sistema Presença PBF), uma ferramenta ágil e de fácil utilização desenvolvida pelo Ministério da Educação, que permite aos usuários registrar as informações de frequência on-line e, com base nessas informações, acompanhar o acesso e a permanência dos beneficiários de 06 a 17 anos na escola. O acesso ao Sistema Presença para registro de informações é restrito, mediante cadastro e senha, conforme o perfil do usuário. O cadastro deve ser feito com o Operador Municipal Máster ou na DEAVE/SECAD/MEC. Veja a tela inicial do Sistema na Figura 7. Figura 7 - Tela inicial do Sistema de Acompanhamento da Fre quência Escolar do Programa Bolsa Família (Sistema Presença PBF) A cada período de acompanhamento da condicionalidade de educação, o MDS fornece ao MEC a lista dos beneficiários e as informações necessárias para subsidiar o processo de acompanhamento. Essas informações são extraídas do Cadastro Único e não podem ser alteradas no Sistema Presença. Caso se verifique algum erro no dado do aluno, é necessário encaminhar a família para a gestão do PBF no município para correção/atualização dos dados no Cadastro. Assim, nos acompanhamentos seguintes, o dado estará correto. A seguir, são apresentadas as informações disponibilizadas no processo de acompanhamento da frequência que não podem ser alteradas: Nome do aluno; Sexo; Raça/Cor; Data de nascimento; NIS do aluno; Nome da mãe do aluno; e Código IBGE de residência do aluno. Os dados referentes à escola em que o beneficiário está matriculado e que podem ser alterados no Sistema Presença são: Código Inep da Escola (código de identificação da escola estabelecido pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira INEP); e Série do Aluno. A correta identificação da escola na qual o beneficiário estuda é fundamental para viabilizar o seu acompanhamento. O sistema classifica o beneficiário com códigos diferenciados, conforme a situação da identificação da escola em que estuda, ou se ela não é identificada. Com isso, são definidas regras de tratamento diferenciadas para cada segmento do público, conforme a situação de identificação da escola. A situação de identificação da escola tem origem nos dados do Cadastro Único que são enviados ao MEC no momento em que a criança ou adolescente torna-se público para acompanhamento da condicionalidade de educação (crianças de famílias já beneficiárias que completam seis 36 37

20 anos até o dia 30 de abril do ano corrente ou novas famílias com crianças ou adolescentes em idade escolar inseridas no PBF). Porém, em razão da periodicidade de atualização do Cadastro, que é de no máximo dois anos, as informações sobre a escola podem não refletir a realidade das escolas transferência de alunos, mudança de série e outras. Por isso, a identificação da escola e da série escolar do aluno no Sistema Presença é atualizada pelos operadores do sistema, a cada período de acompanhamento, nos municípios e nas escolas. As informações inseridas por eles no sistema prevalecem sobre as informações oriundas do Cadastro Único após o período de acompanhamento. Dessa forma, assegura-se que essas informações estejam mais atualizadas, considerando o contato mais frequente e próximo dos operadores com as escolas e os alunos. Por esse motivo, informações sobre a situação escolar de integrantes das famílias beneficiárias alteradas no Cadastro Único devem também ser alteradas no Sistema Presença PBF. Nos sucessivos períodos de acompanhamento, os beneficiários recebem classificação que pode ser alterada de um período para outro, conforme a movimentação dos alunos nas escolas. Esta movimentação é informada no Sistema Presença por meio da seguinte classificação dos alunos: A. ESI Alunos pertencentes a escolas ativas sem código Inep na base do sistema. B. Não localizados Beneficiários perfil educação não localizados no município. C. Alunos ativos Alunos com escola corretamente identificada na base do sistema. D. ENI Alunos nas situações escolas/inep não identificadas. E. INEX Alunos com inexistência de serviços educacionais/ atendimento educacional. A. ESI Alunos pertencentes às escolas ativas sem código Inep na base do sistema São alunos localizado em uma escola ativa, mas que não possuia código Inep no momento do cadastramento da família. Alunos nessa situação devem receber frequência e identificação do motivo de eventual baixa frequência normalmente. São tratados como aluno ativo, mas o registro da frequência escolar deve ser feito um a um, enquanto que para o aluno ativo que não está em ESI, o registro pode ser feito em grupo para os alunos com frequência acima da mínima, conforme Figura 8. Figura 8 -Tela de registro de aluno em ESI B. Não Localizados Beneficiários perfil educação não localizados no município São beneficiários que não foram localizados em nenhuma escola do município onde estão cadastrados. Nessa situação, eles não podem ter frequência registrada e ficam acessíveis para serem transferidos para outros municípios sem a necessidade de solicitação de transferência. Veja na Figura 9. Figura 9 - Tela de registro de beneficiários não localizados no município A seguir, são apresentadas cada uma das situações com mais detalhes: 38 39

21 C. Alunos ativos Alunos com escola corretamente identificada na base do sistema Nessa situação, que é a da maioria dos alunos, a escola está identificada corretamente, com código Inep na base do sistema. Esses alunos devem receber frequência normalmente com indicação do motivo de eventual baixa frequência. Ao abrir a tela para o registro da frequência, diferentemente das situações anteriores, o campo Situação do Aluno aparecerá em branco, conforme Figura 10. Figura 10 - Tela de registro de aluno ativo D. ENI Alunos na situação escolas/inep não identificadas É uma situação transitória para alunos que ingressaram no sistema e estão sem identificação de escola (Código Inep). Durante o período de acompanhamento, os operadores do sistema nos municípios devem identificar a escola desses alunos e vinculá-los a ela. Quando esgotadas as possibilidades de procura, esses alunos devem ser colocados na situação Não Localizado. Alunos nessa situação não podem ter frequência registrada, por isso, os campos de registro de frequência são omitidos, conforme Figura 11. E. INEX Alunos com inexistência de serviços educacionais/ atendimento educacional São alunos que não podem receber frequência em razão da inexistência da oferta de serviços educacionais no município em que residem. Nesses casos, será registrada a frequência zero e um dos motivos abaixo relacionados, de acordo com a situação específica, conforme Figura 12: Motivo 3: Inexistência de oferta de serviços educacionais para diversas situações como: falta oferta de Educação Infantil, menores em abrigamento, acampados, ensino médio, etc; Motivo 5: Inexistência de serviço/atendimento educacional à pessoa com deficiência/necessidades especiais; e Motivo 6: Concluiu o ensino médio. Figura 12 Tela de registro de alunos com inexistência de serviços educacionais/atendimento educacional A seguir, pode-se observar, em maior detalhe, o fluxo das situações descritas: Figura 11 - Tela do registro do aluno em ENI 40 41

22 Motivos da baixa frequência A frequência escolar deve ser registrada no Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar do Programa Bolsa Família (Sistema Presença PBF) a cada período de acompanhamento. A identificação do motivo de baixa frequência é de grande importância no acompanhamento de frequência escolar. Com essa informação, pode-se obter indicadores para orientar a ação do poder público na construção de propostas para superação da situação de vulnerabilidade ou risco social que leva os alunos a baixa frequência, seja na viabilização da oferta adequada do serviço, seja para encaminhar a família para acompanhamento socioassistencial. A interação entre a unidade escolar, o Operador Municipal Máster, o gestor do PBF e a família é muito importante para identificar com a máxima precisão o motivo que levou o aluno à baixa frequência e para enfrentar suas causas. Veja abaixo a tabela de motivos de baixa frequência: CÓDIGO DESCRIÇÃO 1 Ausência por questão de saúde do aluno 2 Doença/óbito na família 3 Inexistência de oferta de serviços educacionais 4 Fatos que impedem o deslocamento à escola Inexistência de serviço/atendimento educacional à pessoa 5 com deficiência/necessidades especiais 6 Concluiu o Ensino Médio 7 Suspensão Escolar 8 EJA Semipresencial 51 Gravidez 52 Mendicância/Trajetória de rua 53 Negligência dos pais ou responsáveis 54 Trabalho Infantil 58 Escola não informou o motivo 59 Motivo inexistente na tabela 60 Violência/Discriminação/Agressividade no ambiente escolar 62 Trabalho do Jovem 63 Exploração/Abuso Sexual/Violência Doméstica 64 Desinteresse/desmotivação pelos estudos 65 Abandono Escolar/Desistência 66 Necessidade de cuidar de familiares Os motivos com código menor que 50 não geram efeitos sobre o benefício. Para o PBF, esses motivos não estão sob a governabilidade da família, são caracterizados como situações imprevistas, inusitadas ou externas. Os demais motivos, com código superior a 50, geram efeitos no benefício da família, conforme estabelecido na Portaria GM/MDS nº 321/08, que regulamenta a gestão de condicionalidades do PBF