RELATÓRIO DA GESTÃO DA DIRETORIA TÉCNICA DO SIBiUSP Período: Set./2007 a Abr./2010

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1 Universidade de São Paulo Sistema Integrado de Bibliotecas Departamento Técnico RELATÓRIO DA GESTÃO DA DIRETORIA TÉCNICA DO SIBiUSP Período: Set./2007 a Abr./2010 São Paulo 2010

2 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DEPARTAMENTO TÉCNICO Eliana de Azevedo Marques DIVISÃO DE GESTÃO DE DESENVOLVIMENTO E INOVAÇÃO Mariza Leal de Meirelles Do Coutto DIVISÃO DE GESTÃO DE FORMAÇÃO E MANUTENÇÃO DO ACERVO Maria Adelaide Alves Mestriner DIVISÃO DE GESTÃO DE PROJETOS Roberto Barsotti (até fev./2010) Márcia Rosetto (a partir de mar./2010) DIVISÃO DE GESTÃO DE SISTEMAS DE APOIO TECNOLÓGICO Ricardo Amaral de Faria DIVISÃO DE GESTÃO DE SISTEMAS DE COMUNICAÇÃO E DISSEMINAÇÃO DE PRODUTOS/SERVIÇOS Adriana Hypólito Nogueira DIVISÃO DE GESTÃO DE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO Edna Maria Gonçalves Knörich Editoração Ana Cristina Domingues Lilian Ribeiro FICHA CATALOGRÁFICA Universidade de São Paulo. Sistema Integrado de Bibliotecas. Departamento Técnico. Relatório da gestão da diretoria técnica do SIBiUSP Set./2007 a Abr./ São Paulo : SIBiUSP, p. + anexos. 1. Universidade de São Paulo. Sistema Integrado de Bibliotecas - Relatório I. Título.

3 SUMÁRIO Palavras iniciais... 1 Quem somos... 1 Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS... 1 Aquisição do software de gerenciamento do Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS... 2 Renovação do parque computacional das bibliotecas e do DT/SIBiUSP... 2 Oficina de digitalização... 3 Biblioteca Digital de Obras Raras e Especiais... 3 Digitalização retrospectiva de teses e dissertações... 4 Programas de aquisição e preservação de materiais bibliográficos... 5 Acervo das bibliotecas do SIBiUSP... 6 Preservação e conservação dos acervos da USP... 6 Vocabulário Controlado USP... 7 Portal de Revistas da USP... 8 Portal de Mapas Históricos... 8 Portal de Periódicos CAPES... 8 Implantação de Tecnologia de Radiofrequência RFID... 9 IPTV... 9 Catálogo Coletivo Regional de Livros do Estado de São Paulo... 9 Acessibilidade Interface web para E-Books Editora de revistas científicas eletrônicas para a USP Comutação Bibliográfica PAQ Programa de Avaliação da Qualidade dos Produtos e Serviços oferecidos pelo SIBiUSP Empréstimo unificado Programa de Gestão do SIBiUSP Plano de capacitação de equipes bibliotecárias Seleção de pessoal Remodelação das instalações do Departamento Técnico do SIBiUSP Portal SibiNet e Identidade Visual do SIBiUSP Publicações Organização de eventos Participações em eventos e comissões... 17

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5 AGRADECIMENTOS Agradecemos às equipes do Departamento Técnico e das Bibliotecas que compõem o Sistema Integrado de Bibliotecas da USP SIBiUSP, bem como a todos os segmentos da Universidade que permitiram a realização da difícil, e ao mesmo tempo gratificante, tarefa de administrar esse Sistema.

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7 Palavras iniciais Quem somos A ação do SIBiUSP transcende as estruturas administrativas e perpassa, horizontalmente, por todos os segmentos da Universidade, pela sua missão que é: Promover o acesso e incentivar o uso e a geração da informação, contribuindo para a excelência do ensino, pesquisa e extensão, em todas as áreas do conhecimento, com a utilização eficaz dos recursos públicos. Dirigir o Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo SIBiUSP representa, por sua magnitude e importância, um grande desafio. Ao aceitar o convite para assumir a direção do Sistema estávamos cientes do trabalho e das responsabilidades que nos esperavam, mas estávamos cientes também da nossa vontade e capacidade em realizar essa tarefa. Procuramos, sempre, somar, nunca subtrair; procuramos, sempre, unir, nunca dividir. Ouvimos todas as vozes e também fizemos ouvir a nossa. Todas as ações foram pautadas no consenso e na transparência e norteadas em padrões ditados pelo profissionalismo e pela ética. Com isso, alguns rumos foram revistos, outros se desenvolveram e outros, ainda, se consolidaram. Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS Desde a criação do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP SIBiUSP, a automação das informações bibliográficas dos acervos das Bibliotecas do Sistema foi o objeto principal de sua ação, consolidada com a criação do Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS. Além de sua manutenção constante, no período, foram efetuadas implementações voltadas à melhoria de sua performance e facilidade de utilização por parte dos usuários. As implementações mais importantes estão descritas ao longo deste relatório. 1

8 Aquisição do software de gerenciamento do Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS Tendo como um dos objetivos principais o compromisso com a inovação tecnológica, trabalhamos intensamente no sentido de renovar o software de gerenciamento do Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS, cuja versão atual data de O SIBiUSP coordena 43 bibliotecas (71 pontos de atendimento, considerando as bibliotecas setoriais), distribuídas nos diversos campi da Universidade, capital e interior. Seu acervo supera itens, com uma circulação anual beirando itens, para atender seus usuários, internos e externos à USP, dos quais, quase , são usuários regularmente inscritos nas bibliotecas. Essa complexidade requer um software potente, confiável e alinhado às tendências internacionais observadas para a área. Além disso, é preciso que ofereça modernos recursos para a localização e o acesso à informação existente nos acervos da USP, bem como em outras fontes. Diante dessas premissas, no segundo semestre de 2009 consolidou-se o processo de aquisição de um software para gerenciamento do Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS, por meio de licitação. Em maio de 2009 foi realizado o pregão e a empresa vencedora foi a Ex- Libris, com o software Aleph 500, versão Uma vez adquirido o software foi formada uma equipe para homologação do mesmo; deu-se inicio ao treinamento, ministrado pela Ex Libris; elaborou-se o roteiro para testes dos itens da homologação, que se deu em reuniões com o CCE; formaram-se grupos de apoio nas bibliotecas e organizaram-se reuniões de trabalho da equipe técnica do DT/SIBiUSP com o pessoal da Ex Libris para as implementações necessárias no novo software. Dentro do cronograma previsto (existente no processo de aquisição do software), realizamos as ações de migração de dados, treinamentos e otimização do Software. Em o Banco DEDALUS foi liberado para a comunidade usuária com o novo sistema de gerenciamento e identidade renovada (logotipo e layout) da interface OPAC (On-line Public Acess Catalog) Web, adequando o conteúdo padrão do software para as funcionalidades USP. Deu-se início no ano de 2010 à elaboração do Edital de Aquisição de um novo servidor para abrigar o Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS. Renovação do parque computacional das bibliotecas e do DT/SIBiUSP O parque computacional foi renovado com a aquisição dos seguintes itens: Software - Windows Office licenças - Windows Server licenças - Antivirus F-Secure licenças (à distribuir) Equipamentos - Computadores Monitores Servidores 40 - Laptop 52 - Impressoras 11 (1º lote) - Impressoras monocromáticas 57 (2º lote) (à distribuir) - Impressoras coloridas 43 (à distribuir) - Coletores de dados 108 (à distribuir) - Discos rígidos (HD) 48 - Pentes de memória DDR Projetores 45 - Terminal para videoconferência 1 2

9 Equipamentos para acessibilidade - Ampliador de imagem 1 - Leitor automático 1 - Leitor Braille 1 - Fone de ouvido - 1 Equipamentos de infraestrutura - No-break 3 - No-breaks 6 (2º Lote) - Switch 2 relacionadas com a digitalização desse tipo de material (Anexo 2). A partir dessas definições deu-se início a digitalização de obras especiais e raras do acervo bibliográfico das bibliotecas do Sistema. Nesta área, trabalhamos em plena sintonia com a equipe do Projeto BRASILIANA USP e com a equipe de digitalização do IEB. Oficina de digitalização Em setembro de 2008, com recursos da FINEP e do próprio SIBiUSP, foi inaugurada a Oficina de Digitalização de Obras Raras e Especiais pertencentes aos acervos da Universidade, com a finalidade de preservar e difundir aquelas obras, que, pela sua raridade, importância, idade ou estado de conservação, são de difícil acesso. A criação da Oficina demandou a alocação de espaço físico, aquisição de equipamentos especializados e formação de uma equipe capacitada para executar os trabalhos de digitalização. A importância do assunto nos levou a propor a criação de uma comissão multidisciplinar, para o estudo, planejamento e estabelecimento de diretrizes para Digitalização das Obras Raras e Obras Especiais das Bibliotecas do Sistema. A proposta foi aceita pela reitoria, que criou a Portaria GR Nº 4035, de 01 de dezembro de 2008, publicada no Diário oficial de 9 de dezembro de 2008 e que dispõe sobre a criação da Comissão de Digitalização das Obras Raras e Obras Especiais das Bibliotecas do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP SIBiUSP (Anexo 1). Os trabalhos dessa Comissão resultaram em decisões e recomendações sobre o que digitalizar; que resoluções utilizar; como colocar o objeto digitalizado à disposição do usuário; como efetuar e onde guardar cópias de segurança; bem como outras ações Câmera digital Nikon D2XS da Oficina de Digitalização do SIBiUSP Biblioteca Digital de Obras Raras e Especiais Inaugurada em 29 de outubro de 2003, a Biblioteca Digital de Obras Raras e Especiais ( foi criada com o objetivo de divulgar e facilitar o acesso ao conteúdo de um grande número de livros raros ou com características especiais existentes nas diversas bibliotecas da Universidade de São Paulo. Na ocasião, o acervo desse tipo de material contabilizava títulos dos séculos XV, XVI, XVII, além de vastas coleções dos séculos XVIII, XIX e XX. Atualmente, essa Biblioteca, cuja manutenção está a cargo do Centro de Informática de São Carlos CISC, conta com 42 obras digitalizadas e este núcleo inicial será expandido com a digitalização de outras obras do acervo da USP, garantindo o 3

10 acesso a um patrimônio cultural de inegável valor. À Oficina de Digitalização do SIBiUSP, assim como ao Projeto BRASILIANA USP, entre outros, caberá a digitalização de novas obras para inclusão na Biblioteca Digital. Ainda, no que se refere à digitalização de obras raras e/ou especiais, no primeiro semestre de 2008 iniciamos o procedimento de cópia dos CDs que continham o backup das 42 obras digitalizadas, incluindo os arquivos de alta resolução e os de resolução menor, estes últimos, destinados ao tráfego pela Internet. A necessidade de nova cópia deve-se ao fato de essas mídias perderem a confiabilidade após 4 ou 5 anos de sua gravação inicial. De fato, durante o procedimento, nos deparamos com alguns arquivos corrompidos, para cuja reconstituição foi necessário digitalizar novamente as páginas correspondentes àqueles. Um backup em DVD dessas obras encontra-se sob custódia deste Departamento Técnico. Outro, em HD, foi enviado ao CISC, para guarda. digital institucional brasileira. Até então, as bibliotecas digitais no Brasil existiam somente em nível departamental ou em grupos de pesquisa. Desde sua inauguração, a BDTD-USP adotou o sistema da Network Digital Library of Theses and Dissertation NDLTD, que, por suas características, permitiu a criação de um site para a geração de conteúdos digitais. Além disso, em cumprimento ao convênio firmado em 1997, o SIBiUSP participa da Biblioteca Digital de Teses e Dissertações do IBCT, que, por sua vez, está integrada à iniciativa da Universidade de Virginia - EUA. Em 2007, a USP, mediante análise da Pró- Reitoria de Pós-Graduação, regulamenta a disponibilização de dissertações e teses da Universidade de São Paulo, através da Resolução CoPGr 5401, de 17 de abril, que, em seu Artigo 1º diz: Todos os alunos [...], no momento do depósito da dissertação ou tese, deverão entregar, obrigatoriamente, na Secretaria de Pós-Graduação de sua Unidade, uma versão eletrônica do seu trabalho, em formato.pdf, ficando, o mesmo, automaticamente disponibilizado para sua inclusão na Biblioteca Digital de Dissertações e Teses da USP. Entretanto, o assunto se torna complexo quando se trata de digitalização retrospectiva, onde se faz presente a questão dos direitos autorais, dificultando a ação das instituições, tanto em nível nacional como internacional. Página inicial da Biblioteca de Obras Raras e Especiais Digitalização retrospectiva de teses e dissertações Diante disso, em abril de 2008, solicitamos a uma equipe formada por integrantes do SIBiUSP e do CISC, um relatório sobre a digitalização retrospectiva de teses e dissertações da USP, para subsidiar as decisões da Pró-Reitoria de Pós-Graduação. O relatório ficou pronto em junho de 2008 e, logo depois, entregue àquela Pró-Reitoria. A Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da USP BDTD-USP, colocada à disposição do público em 2001, tornou-se referência nacional na área como a primeira biblioteca 4

11 Programas de aquisição e preservação de materiais bibliográficos O SIBiUSP dispõe de programas anuais para aquisição e preservação de material bibliográfico, com dotação orçamentária da Reitoria da USP, para atender as demandas de pesquisa e ensino na Universidade. Esses recursos são gerenciados pela Divisão de Gestão de Formação e Manutenção do Acervo do DT/SIBi Aquisição de livros No período de setembro/2007 a abril/2010, foram adquiridos itens, por pregão como demonstrado no quadro a seguir. Evolução do número de unidades participantes nos pregões centralizados Em 2008 foi finalizado o projeto FAPLivros V, da FAPESP, com a aquisição de cerca de e-books para o Consórcio CRUESP Bibliotecas, num total de US$ ,60. Em novembro de 2009, o CRUESP Bibliotecas apresentou outro projeto à FAPESP para aquisição de cerca de títulos de livros eletrônicos. Expansão O recurso é aplicado na aquisição de bibliografia básica para os novos cursos e ampliação do número de vagas em cursos já existentes. Demonstrativo dos pregões centralizados de livros O SIBiUSP, em parceria com a Reitoria, realizou também pregões para a Pró- Reitoria de Graduação e para o curso de Matemática Aplicada a Negócios (MAN) da FFCLRP. No gráfico abaixo está demonstrada a evolução da adesão ao processo de aquisição centralizada de materiais bibliográficos das 43 Bibliotecas do Sistema Integrado de Bibliotecas SIBiUSP. Em 2009, esse material foi adquirido nos pregões centralizados do Programa de Aquisição de Livros do SIBiUSP. Preservação e Conservação de Material Bibliográfico Esse recurso é distribuído às Bibliotecas de acordo com critérios referendados pelo Conselho Supervisor do SIBiUSP e a sua aplicação é acompanhada pelo DT/SIBi. Aquisição de periódicos e bases de dados Foram renovadas as assinaturas de periódicos que compõem as coleções das Bibliotecas da USP (formato impresso e eletrônico), assim como adquiridos novos títulos. 5

12 Assinaturas de periódicos e bases de dados Evolução do número de itens nos acervos da USP Preservação e conservação dos acervos da USP Evolução do número de títulos de periódicos disponíveis on-line (SibiNet e Portal Capes) Após avaliação pelos pesquisadores e aprovação pelo Conselho Supervisor do SIBiUSP, estão em processo de aquisição, para 2010, as seguintes bases de dados: Business Source Complete, MD Consult, Mosby s Nursing Consulting, Pascal, Web of Science: Century of Social Science e Reaxys. O Sistema Integrado de Bibliotecas da USP sempre teve como uma de suas prioridades zelar pela preservação e conservação dos acervos da Universidade. Em consonância com essa política, em 1997 foi criada a portaria GR 3075 que regulamenta as diretrizes para preservação e conservação preventiva dos acervos bibliográficos e bibliotecas do SIBiUSP. Como decorrência dessa portaria foi instituído um grupo, formado por bibliotecários do Sistema, para elaborar projetos de preservação e conservação dos acervos de suas Bibliotecas. Esse grupo encerrou suas atividades em Acervo das bibliotecas do SIBiUSP Graças à política de repasse de verbas da Reitoria e às doações encaminhadas às Bibliotecas da USP por entidades e/ou pessoas que elegem a Universidade como local de preservação e disseminação dos documentos, a quantidade de itens nos acervos da USP sofreu um aumento considerável no período, conforme demonstrado no gráfico abaixo. Capa da publicação Diálogos: conservação de acervos de bibliotecas 6

13 Em setembro de 2007, considerando a importância da preservação na manutenção do patrimônio público, reativamos a participação daquele grupo, que vem prestando enorme colaboração na capacitação dos funcionários das bibliotecas do Sistema nas questões que envolvem a preservação e conservação de acervos bibliográficos. Nesse sentido, seminários e workshops foram realizados e textos foram elaborados, destacando-se, entre eles, as publicações: Diálogos: conservação de acervos de bibliotecas. Série Cadernos de estudos do SIBiUSP, nº 11; Folder - Série Questões de Preservação, 1 (Minimizando danos e garantindo a permanência); Folder - Série Questões de Preservação, 2 (Orientações para o preparo de obras dos acervos da USP para licitação de encadernação). da FAPESP, que também contribui com sugestões. Dada a importância dessa ferramenta, concentramos esforços na sua manutenção e melhorias e o resultado foi: descritores revistos; descritores incluídos; 566 descritores alterados; 43 descritores excluídos; 11 qualificadores incluídos e 546 inclusões de notas, nos anos de 2008 e Além disso, foi efetuada a implementação do tutorial para uso do Vocabulário e incluído um link de acesso ao mesmo, ambos acessíveis a partir do Catálogo On-line Global DEDALUS, na web, entre outros. Vocabulário Controlado USP Desde 2005, o Vocabulário Controlado USP integra o conjunto de processos sistêmicos do SIBiUSP, sob a coordenação de seu Departamento Técnico. Conta com o apoio de uma equipe denominada Grupo de Gestão do Vocabulário Controlado da USP, integrada por representantes das bibliotecas, por área do conhecimento, da área acadêmica da ECA e do próprio Departamento Técnico. Este Vocabulário consta de uma lista de assuntos utilizada para a indexação de recursos de informação no Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS e abrange as áreas do conhecimento inerentes às atividades de ensino, pesquisa e extensão da Universidade de São Paulo. Sua manutenção se efetiva a partir das sugestões vindas das bibliotecas, por meio de formulário on-line, analisadas por bibliotecários especialistas. Conta, ainda, com a parceria da equipe de documentação Vocabulário Controlado do SIBiUSP, tela inicial Em reunião realizada em 24 de novembro de 2009, o Conselho Supervisor do SIBiUSP aprovou o Regimento Interno do Grupo de Gestão do Vocabulário Controlado USP, que tem como objetivo: Gerenciar as atualizações e promover a manutenção do Vocabulário Controlado do SIBiUSP, instrumento utilizado pelas Bibliotecas para indexar os registros bibliográficos do banco DEDALUS. O Projeto BRASILIANA USP também faz uso do Vocabulário na definição de seus metadados. Esta ferramenta encontra-se disponível aos usuários USP e ao público em geral, via web ( e tem registrado uma média de quase acessos/dia. 7

14 Portal de Revistas da USP Portal de Mapas Históricos A Comissão de Credenciamento, gestora do Programa de Apoio às Publicações Científicas Periódicas da USP, desde sua regulamentação em 1986, vem desenvolvendo ações voltadas para o apoio aos Editores Científicos da USP na consecução de seus objetivos, bem como na manutenção de padrões de qualidade das revistas publicadas pela Universidade. Em novembro de 2008, apoiada pela filosofia do Acesso Aberto, a Comissão criou o Portal de Revistas da USP ( biblioteca eletrônica cujo objetivo é reunir, organizar o prover acesso pleno às revistas publicadas sob responsabilidade da Universidade, ampliando a visibilidade daqueles periódicos em âmbito nacional e internacional. Deu-se sequência aos estudos no sentido de colocar, no DEDALUS, links apontando para o Portal de Mapas Históricos que torna disponível, para pesquisadores e público em geral, o conteúdo integral de vários mapas existentes nas diversas Bibliotecas da Universidade. Inicialmente, foram selecionados 57 mapas de várias regiões, obedecendo aos critérios de antiguidade, valor histórico e inexistência de novas impressões. Este núcleo foi digitalizado integralmente e está disponível para consulta ou impressão no endereço Outros mapas estarão disponíveis em breve. Essa iniciativa permite aos usuários o acesso ao texto completo, além de possibilitar a obtenção de indicadores da produção científica, como relatórios de índices de citação e de co-autoria. A iniciativa contou com a parceria da BIREME, que cedeu o modelo SciELO de publicações de revistas eletrônicas, bem como os títulos das revistas USP cadastrados naquela base de dados e do PEPsic Periódicos Eletrônicos em Psicologia, que cedeu os registros das revistas USP existentes naquela base de dados. A criação e manutenção do Portal de Revistas da USP está a cargo do Departamento Técnico do SIBiUSP e possui, até a presente data, 56 títulos de periódicos, fascículos, artigos e citações. Exemplo de mapa do portal de Mapas Históricos Portal de Periódicos CAPES De dezembro de 2008 a março de 2009 o Departamento Técnico do SIBiUSP participou da análise da nova plataforma de pesquisa do Portal CAPES, que constou de testes e envio de relatório com sugestões de alterações e inclusões de itens de pesquisa. O mesmo encontra-se disponível no Portal de Serviços do SIBiUSP SibiNet ( 8

15 Em março de 2010, o DT/SIBi promoveu treinamento para 49 profissionais, sobre o novo Portal de Periódicos CAPES, ministrado por representante da CAPES. Implantação de Tecnologia de Radiofrequência RFID A tecnologia de radiofrequência, ou RFID (Radio Frequency Identification) está sendo introduzida, de forma acelerada, nas principais bibliotecas do mundo para a gestão eletrônica do acervo, segurança e implementação de serviços de autoatendimento. Essa tecnologia permite: Inventariar as coleções das bibliotecas de forma ágil e segura com a utilização de coletores que fazem a leitura das etiquetas RFID nas obras, sem necessidade da retirada destas das estantes; Localizar materiais fora de lugar nas estantes com a utilização dos mesmos coletores; Aumentar a segurança dos acervos por meio de sistemas de detecção que impedem a saída de materiais da biblioteca, etiquetados, sem autorização; Implantar Sistema de auto-atendimento. Considerando que as bibliotecas da USP não podem ignorar os avanços tecnológicos em beneficio de seus usuários, estamos elaborando um projeto para ser apresentado à FAPESP, buscando recursos que permitam viabilizar a implantação da tecnologia de radiofrequência. IPTV Em outubro de 2007, foram efetuados estudos com a equipe do IPTV USP no sentido de cadastrar no DEDALUS os vídeos produzidos por aquela equipe. Os estudos incluem: Definição de metadados; Correspondência de campos entre IPTV e DEDALUS; Tela de exibição da base IPTV; entre outros. No que dependia do SIBiUSP os estudos foram concluídos e colocamo-nos à disposição da equipe do IPTV para o que for necessário. Catálogo Coletivo Regional de Livros do Estado de São Paulo O Catálogo Coletivo Regional de Livros do Estado de São Paulo CCL iniciou suas atividades em 1954, na Universidade de São Paulo, mediante ato do Reitor, devidamente autorizado pelo Governador do Estado (DO de ). Em 10 de fevereiro de 1958 a Resolução n. 897/58, do Governador do Estado, modificando a de número 678/56, regulou a cooperação das bibliotecas dos órgãos oficiais ao CCL. No início, o Catálogo foi coordenado pela Biblioteca Central da USP. Em 1981, com a criação do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP SIBiUSP, passou a ser gerenciado pelo seu Departamento Técnico que reestruturou as atividades do CCL. Com o advento das novas tecnologias e para o acompanhamento das tendências, a Coordenação do CCL direcionou ações relativas ao aprimoramento da forma de acesso àquele acervo cultural para ampliação de atendimentos e serviços prestados. 9

16 Atualmente, estamos trabalhando na atualização da plataforma de pesquisa desse Catálogo, possibilitando sua incorporação no software Aleph 500, recém adquirido. Acessibilidade CCL final da década de 80 O SIBiUSP, com o objetivo de garantir o acesso à informação aos usuários de suas Bibliotecas, portadores de deficiência visual, adquiriu, em 2009, equipamentos de avançada tecnologia: Leitor Autônomo-Poet Compact faz a conversão imediata de um texto impresso para sonoro, em mp3, pendrive, cd-rom ou no próprio HD do equipamento; Supervario 40 (teclado em Braille) acoplado ao Poet Compact, permite a leitura em Braille de texto, simultaneamente à conversão de voz; Ampliador Automático Smart View 7000, fabricado pela empresa HumanWare (Inglaterra), que pode ser conectado a monitores de computador ou televisões. Esse equipamento além de ampliar o texto, permite alterações de cores de fundo ou texto. A equipe do DT/SIBi recebeu treinamento para uso do equipamento pela empresa fornecedora, e também, da equipe da Rede Saci/USP Legal para atendimento adequado ao público com deficiência visual. Interface web para E-Books O Consórcio CRUESP Bibliotecas, com o apoio da FAPESP Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo coloca à disposição da comunidade das três Universidades Paulistas (USP, UNESP e UNICAMP) um conjunto de bases de livros eletrônicos de nível internacional, totalizando itens. Essas bases encontram-se distribuídas nos fornecedores: CRCnetBase; E-livro; Ebray; Ecco; Energy; Environmental Science; MOMW; NetLibrary; OVID; Referex Engineering; Safári; Springer. Um problema enfrentado pelos usuários desse serviço devia-se ao fato de que as consultas às obras tinham de ser realizadas na própria plataforma do fornecedor do recurso on-line. Dessa forma, sempre que um usuário desejasse efetuar buscas em assuntos constantes em mais de uma base, era obrigado a navegar entre elas e utilizar os mecanismos de busca próprios de cada uma delas. Em julho de 2008, objetivando solucionar esse problema, o Departamento Técnico do SIBiUSP desenvolveu uma interface web que permite efetuar uma única busca abrangendo todas as bases. Como resultado o usuário obtém uma lista ordenada e paginada de conexões (links) por meio das quais é possível acessar o recurso procurado diretamente no site do fornecedor do mesmo. O acesso a essa base de livros eletrônicos é feito a partir da página principal do SIBiUSP ( ). Os recursos de livros eletrônicos - E-Books estão disponíveis para a comunidade USP e usuários das bibliotecas de acordo com contratos de licença, firmados junto aos fornecedores. O acesso é definido a partir dos endereços IP das máquinas da USP. Os contratos estabelecem restrições para uso e respeito à propriedade intelectual. Os procedimentos para migração desses dados para o DEDALUS estão em fase de finalização. 10

17 Editora de revistas científicas eletrônicas para a USP Assim como a USP dispõe de editora para livros em formato impresso (EDUSP), julgamos pertinente a criação de uma editora de revistas científicas eletrônicas para a Universidade, cuja gestão caberia ao Departamento Técnico do SIBiUSP. Diante disso demos início a estudos no sentido de levantar os requisitos necessários de infraestrutura mínima (físicos, hardware, software, pessoas e competências) que permitam executar as atividades de geração e publicação dessas revistas, a partir de 2010, conforme Planejamento Anual do SIBiUSP. Comutação Bibliográfica A coordenação do Programa COMUT, do IBICT, para as bibliotecas da USP é de responsabilidade do Departamento Técnico do SIBiUSP, que também realiza atendimentos de pedidos. As bibliotecas da USP foram convidadas pelo IBICT para realizarem os testes da nova plataforma, que será lançada em No dia 04 de dezembro de 2009 houve um treinamento para uso dessa nova interface. PAQ Programa de Avaliação da Qualidade dos Produtos e Serviços oferecidos pelo SIBiUSP Partindo da premissa que é preciso investir na promoção da qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelas bibliotecas do SIBiUSP, a partir do conhecimento das expectativas e necessidade de seus usuários, o Sistema incorporou o PAQ, com o objetivo de verificar, por meio de questionários eletrônicos e entrevistas, a percepção dos usuários em relação aos serviços prestados. O Programa, fundamentado na metodologia LibQUAL, desenvolvida pela Association of Research Libraries em parceria com a Universidade do Texas, avalia os serviços bibliotecários em cinco dimensões: 1) Tangibilidade: facilidades e aparência física das instalações, equipamentos, pessoal e material de comunicação. 2) Confiabilidade/Credibilidade: habilidade em prestar o serviço prometido com confiança e precisão. 3) Receptividade: disposição para ajudar o usuário e fornecer um serviço com presteza. 4) Garantia: conhecimento e cortesia do funcionário e sua habilidade em transmitir segurança. 5) Empatia: cuidado em oferecer atenção individualizada aos usuários. Em 2009 o questionário do PAQ foi reformulado (Anexo 3) e submetido para obter novamente a opinião dos usuários das bibliotecas da USP, bem como para verificar até que ponto as medidas tomadas em resposta às opiniões obtidas nas etapas anteriores tiveram êxito. A participação dos usuários foi considerada satisfatória (ver tabela abaixo) e os dados, depois de trabalhados, foram analisados e a cada biblioteca foram encaminhados os respectivos, juntamente com as questões livres previstas nos questionários eletrônicos. A equipe responsável pelo PAQ elaborou um relatório final contendo uma análise dos dados coletados e recomendações a nível sistêmico. O relatório final do PAQ encontra-se na área técnica do SIBiUSP ( 11

18 Categoria de Usuário N. de questionários respondidos Alunos de Graduação ,23 Alunos de Pós-Graduação ,83 Docentes ,53 Funcionários USP 396 5,83 Comunidade Externa à USP 318 4,68 Outra categoria 189 2,78 Alunos de Especialização 144 2,12 Total Distribuição dos questionários respondidos no PAQ 2009, por categoria de usuário Empréstimo unificado Alunos e docentes da USP reivindicam, há tempo, a possibilidade de usufruir do empréstimo de obras dos acervos de todas as bibliotecas da Universidade. Esta demanda pode ser constatada no ambiente das próprias bibliotecas, pelos funcionários que lidam diretamente com os usuários, bem como a partir do Programa de Avaliação da Qualidade de Produtos e serviços das Bibliotecas do SIBiUSP PAQ. O serviço de empréstimo entre bibliotecas, usado para suprir essa necessidade, não é do agrado dos usuários das bibliotecas, que o consideram burocrático e trabalhoso. Visando o atendimento dessa demanda estabelecemos, como parte do Planejamento Anual para 2009, o desenvolvimento de um projeto para unificação do empréstimo nas bibliotecas do Sistema. Foi constituída uma equipe de trabalho, composta por bibliotecários da USP com experiência em serviços de circulação e empréstimo, com a incumbência de estudar o problema e propor soluções. A equipe realizou estudos teóricos e práticos e, no final de 2009, apresentou um relatório contendo a metodologia definida. O referido relatório foi encaminhado, para ciência, às bibliotecas e também ao Conselho Jurídico da Reitoria CJ, para análise e parecer sobre a viabilidade de implantação. Com a aprovação do CJ, o % processo encontra-se na Reitoria para análise. Programa de Gestão do SIBiUSP Desde 2002, o SIBiUSP vem adotando o planejamento por projetos, com base no PMBOK (Project Management Body Knowlwdge). A partir de estratégias e do SWOT das bibliotecas e do Departamento Técnico do Sistema são definidas ações de contingência e projetos. A partir de 2004, técnicas e ferramentas para uso na gestão pela Qualidade Total passaram a ser utilizadas por algumas bibliotecas e pelo Departamento Técnico do SIBiUSP. Em 2008, criou-se a Equipe de Gestão do SIBiUSP, constituída de 6 diretorias de bibliotecas do Sistema (2 de cada área do conhecimento: humanas, biológicas, exatas e tecnologia), além de 3 integrantes do próprio Departamento Técnico, incluindo a Diretora Técnica do SIBiUSP, para a construção de um modelo de gestão que alinhasse o sistema de gestão vigente ao Modelo de Excelência em Gestão Pública, preconizado pelo GESPÚBLICA USP. Coube também a essa equipe a elaboração do Planejamento Anual do Sistema. Modelo de gestão O modelo se desenvolve a partir de um conjunto de ações que tem, por finalidade precípua, traduzir a missão do SIBiUSP (Anexo 4) num conjunto de processos, desdobrados em subprocessos, os quais, por sua vez, desdobram-se em atividades com os respectivos procedimentos operacionais e os indicadores cabíveis. Foram definidos, ao todo: 2 Processos essenciais - Acesso contínuo à informação e ao documento; - Formação, tratamento e preservação de acervos; 12

19 5 Processos gerenciais - Gestão de pessoas; - Gestão de estruturas de bibliotecas; - Gestão de projetos; - Gestão de recursos financeiros; - Planejamento anual do SIBiUSP. 4 Processos de apoio - Apoio às revistas científicas da USP; - Apoio tecnológico e infraestrutura; - Divulgação de produtos e serviços; - Gestão do conhecimento. Todos os processos foram desdobrados e tiveram suas atividades definidas. Para os processos essenciais foram definidos também os indicadores (Anexo 5). O resultado do trabalho será um modelo de gestão a ser usado de forma sistêmica, guardadas as especificidades de cada biblioteca, e sua utilização será o caminho para sua melhoria. Planejamento Anual A integração do planejamento anual ao novo modelo de gestão, em fase de elaboração, estabelece a relação entre as políticas do Sistema, que se propõem a integrar as bibliotecas às atividades de ensino, pesquisa e extensão da Universidade e os processos que viabilizam o cumprimento da missão do SIBiUSP (Anexo 6). Para a elaboração do planejamento anual de 2010, a Equipe de Gestão concluiu que as estratégias de que dispúnhamos, definidas em exercícios anteriores, eram suficientes, sendo necessário fazer apenas alguns ajustes no SWOT, cujo resultado final é apresentado a seguir: SWOT Pontos fortes (ambiente interno) Acervo; Aquisição de material bibliográfico em qualquer suporte; Atualização do parque tecnológico; Compromisso com a qualidade; Conteúdos digitais (repositórios institucionais); Equipes bibliotecárias capacitadas; Espaço físico; Preservação do acervo. Pontos fracos (ambiente interno) Acessibilidade; Coleta e controle da Produção Científica da USP; Dimensionamento de estruturas organizacionais e de pessoas; Gestão consolidada para o SIBiUSP (indicadores, sistema de medição); Morosidade no processo de aquisição; Divulgação de produtos e serviços; Sistema de segurança; Software de gerenciamento do DEDALUS; Uso de EAD para capacitação. Oportunidades (ambiente externo) Captação de recursos externos; Convênios e parcerias; Gespública. Ameaças (ambiente externo) Crises políticas e/ou econômicas; Entraves burocráticos. Para o próximo exercício, a Equipe de Gestão definiu algumas ações de contingência e os 4 projetos abaixo: 1) Desenho do Sistema de Gestão (iniciado em 2009) Escopo: Dotar o SIBiUSP de um conjunto integrado e interativo de práticas de gestão voltadas para resultados que agreguem valor para o próprio SIBiUSP e para os seus usuários. 2) Implantação da nova versão do software Aleph (iniciada em maio de 2009) Escopo: Estabelecer diretrizes, implantar e avaliar as definições para personalização dos diversos módulos do software Aleph 13

20 para o Banco DEDALUS, de acordo com as necessidades do Sistema. Em outubro de 2009 foram constituídos 04 grupos (Catalogação, Circulação, Interface OPAC Web, Aquisição), com integrantes das bibliotecas do Sistema e DT/SIBi, para dar andamento às atividades relativas a cada grupo. 3) Criação de uma editora de revistas científicas eletrônicas para a USP Escopo: Levantar os requisitos necessários de infraestrutura mínima (físicos, hardware, software, pessoas e competências) para criar uma editora de revistas científicas eletrônicas, a fim de executar as atividades de geração e publicação dessas revistas. A partir de fevereiro de 2010 deu-se início às atividades preliminares desse projeto. 4) Revisão das estruturas de bibliotecas Escopo: Atualização do Caderno de Estudo, N.1: Estudo de estrutura organizacional para as Bibliotecas da USP - 2.ed., 1988, com vistas ao dimensionamento do porte das bibliotecas, utilizando os modelos propostos pelo documento Estrutura organizacional para as Bibliotecas da USP: estudo preliminar para atualização do modelo. A partir de abril de 2010 foi criado o grupo com representantes das bibliotecas do Sistema e DT/SIBi para início das ações previstas no projeto. Além dos projetos definidos no Planejamento Anual de 2010 foram identificadas ações de gestão participativa para 2010, a saber: Reuniões sistemáticas para trocas de experiências; Elaboração de tutoriais do EndNote e formação de multiplicadores nas bibliotecas.; Criação de um blog na área técnica da SibiNet para troca de experiências entre equipes bibliotecárias; Elaboração de curso para tratamento de arquivos administrativos e/ou não bibliográficos; Revisão de critérios de distribuição da verba de preservação de acervo. E para 2011/2012 foram previstas as seguintes ações: Definição de novos indicadores a serem aplicados, a partir do Projeto SIBindica; Revisão do Relatório Individual por Bibliotecas RIBi, para geração do Sistema de Informação, em forma de base de dados, com vistas à geração dos indicadores do SIBiUSP; Desenvolver base de dados para a memória técnica do conhecimento gerado pelas equipes bibliotecárias do SIBiUSP; Desenvolver bases de dados para gerenciamento das ações de capacitação das equipes bibliotecárias do SIBiUSP. Plano de capacitação de equipes bibliotecárias O Programa de Capacitação de Equipes Bibliotecárias do SIBiUSP ocorre como processo sistêmico para atendimento à demanda de capacitação a partir de: necessidades identificadas pelas bibliotecas e pelo DT/SIBiUSP; projetos em andamento, decorrentes do Planejamento Anual do SIBiUSP, em conformidade com as "Diretrizes para capacitação de equipes do SIBiUSP", documento norteador do processo. Durante o período compreendido entre , o DT/SIBiUSP promoveu 370 ações de capacitação, em forma de cursos, treinamentos, presenciais ou com recursos de EAD, com uso do Programa CoL (Cursos on- Line, desenvolvido pelo LARC/EP Laboratório de Arquitetura e Redes de Computadores da Escola Politécnica), totalizando participações de profissionais do SIBiUSP e de público externo, além da promoção e/ou apoio às equipes bibliotecárias para participação em eventos, como estímulo à produção e disseminação do conhecimento gerado pelo Sistema. 14

21 Remodelação das instalações do Departamento Técnico do SIBiUSP Jan./Abr Ações de capacitação para as equipes bibliotecárias do SIBiUSP, promovidas/apoiadas pelo seu Departamento Técnico Notas: A variação observada de aumento significativo do número de participações em ações de capacitação, em 2007 e 2008, decorre da realização de eventos de grande porte, na área de biblioteconomia, naqueles anos. Seleção de pessoal O Departamento Técnico do SIBiUSP, colabora com o DRH/USP na elaboração de editais e provas de concurso público para bibliotecários, além da etapa de correção quando incluem questões dissertativas, tendo colaborado também com provas para os níveis Básico e Técnico, conforme descrito pelo quadro abaixo. O concurso é realizado de forma centralizada, de acordo com a Portaria GR N. 3516, de Ano Função Data das Provas 2008 Auxiliar de Documentação e Informação Técnico de Documentação e Informação Nº. Vagas Bibliotecas Atendidas EACH (2 vagas), FD, FFLCH, FE, FEA, FO, IGc e MP EACH (4 vagas), EE (2 vagas), EP, FCF, FFLCH (2 vagas), FMVZ e IEB As instalações do Departamento Técnico do SIBiUSP, ocupando, desde sua criação, parte do primeiro andar do prédio, conhecido como Edifício da Antiga Reitoria, apresentam diversos problemas, tais como: funcionalidade dependendo de adaptações para seu correto funcionamento; variação de temperatura inadequada entre as fachadas leste e oeste do edifício; adaptações construtivas, bem como nos fechamentos e nas serralherias, comprometendo o patrimônio; ausência de padrão na ventilação mecânica; falta de segurança; instalações elétricas e hidráulicas necessitando de revisão total, em função da época em que foram executadas, a partir da qual vem sofrendo ajustes pontuais. Em vista disso e considerando a importância histórica e o valor simbólico do edifício, em meados de junho de 2008, propusemos fosse feito um estudo no sentido de solucionar os problemas existentes, além de conferir às instalações segurança, funcionalidade e conforto. Após conversações mantidas com o Presidente do Conselho de Administração do Prédio da Antiga Reitoria, prof. Dr. Oswaldo Massambani; com o Coordenador da COESF, prof. Dr. João Cyro André; e arquitetos, da USP e fora dela; originamos um processo ( ) contendo um estudo completo, incluindo orçamentos, para a remodelação das instalações deste Departamento Técnico. Bibliotecário e EACH (2 vagas), FE, FO e IP 2009 Bibliotecário EACH, EE, FAU (2 vagas), FD (6 vagas), FE, FM e IP (2 vagas) Demonstrativo de elaboração/correção de provas para realização de concursos públicos, destinados à contração de funcionários para a Família Biblioteca, em colaboração com o Departamento de Recursos Humanos da Reitoria 15

22 Portal SibiNet e Identidade Visual do SIBiUSP De acordo com o planejamento de atividades do DT/SIBi foi implementado o projeto de atualização da SIBiNet Rede de Serviços do SIBiUSP, passando a denominação para Portal de Serviços do SIBiUSP SibiNet, devido a ampliação de seu escopo incorporando uma base de dados que permite buscas de informações em seus conteúdos. O portal foi construído em linguagem HTML/PHP/JavaScript (gratuitas), utilizando modelo AJAX para solicitação e recebimento de dados, desonerando cargas de processamento e link de internet nos equipamentos clientes e servidor, utilizando também software gerenciador de banco de dados gratuito MySQL, compondo uma ótima solução e de baixo custo. Além disso o projeto contou também a atualização do logotipo da SibiNet e a realização de ensaio fotográfico das bibliotecas USP, para inclusão das fotos no site, restando somente as bibliotecas dos campi do interior para fotografar. A programação do site foi desenvolvida e implantada pela equipe do DT/SIBi, sendo o Portal SibiNet lançado em Dentro desse mesmo espírito, considerando a importância da marca ou logotipo de um entidade, para firmar sua identidade e imagem, desenvolveu-se um projeto no sentido de atualizar o logotipo do SIBiUSP e do Banco de Dados Bibliográficos da USP DEDALUS. O logotipo do SibiUSP está aguardando análise final do Conselho Supervisor para sua liberação. Logotipo do Portal de Serviços SIBiUSP, aprovado. Logotipo do Banco de Dados Bibliográfico da USP - DEDALUS, aprovado. Publicações Preocupados com a divulgação dos trabalhos das equipes do SIBiUSP, lançamos as seguintes publicações: Arquitetura de Bibliotecas (Cadernos de Estudos, 12) em fase de preparação. Diálogos: conservação de acervos de bibliotecas (Cadernos de Estudos, 11). Diretrizes para apresentação de dissertações e teses da USP: documento eletrônico e impresso (Cadernos de Estudos, 9) - 2ª ed. rev. e ampl. - Parte I (ABNT), Parte II (APA), Parte III (ISO) e Parte IV (Vancouver). Boletim Interação publicação mensal, on-line, com notícias de interesse das bibliotecas da USP. Série Questões de Preservação, 1 (Minimizando danos e garantindo a permanência). Série Questões de Preservação, 2 (Orientações para o preparo de obras dos acervos da USP para licitação de encadernação). Atualização de folders de divulgação dos serviços/produtos do SIBiUSP. Manual EndNote WEB. Logotipo do SIBiUSP apresentado ao Conselho Supervisor, em fase de aprovação. 16

23 Organização de eventos No período foram organizados os eventos a seguir relacionados: X Semana do Livro e da Biblioteca na USP - Mesa Redonda: As bibliotecas e o seu espaço ; - I Seminário Interno do DT/SIBi Dia do Bibliotecário - Mesa Redonda: Diálogos: conservação de acervos de bibliotecas ; - Lançamento Base JSTOR CAPES, em parceria com a CAPES; - XI Semana do Livro e da Biblioteca na USP - Biblioteca, Ética e o acesso à informação ; - II Seminário de Editores Científicos na USP; - XV Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, em parceria com o CRUESP Bibliotecas; - II Seminário Interno do DT/SIBi Dia do Bibliotecário - Mesa Redonda: O uso de Novas Tecnologias em serviços de Bibliotecas voltadas ao atendimento, com maiores facilidades de serviços aos usuários ; - XII Semana do Livro e da Biblioteca na USP - O papel das Bibliotecas da USP frente à produção científica ; - XIV Semana de Arte e Cultura da USP; - XVI Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias - SNBU / 2º Seminário Internacional de Bibliotecas Digitais Brasil início da organização, em parceria com o CRUESP Bibliotecas e a Universidade Federal do Rio de Janeiro, o evento ocorrerá em outubro de Dia do Bibliotecário Palestra: A Leitura além da Tecnologia Lançamento do novo Portal de Serviços SIBiUSP SibiNet; Lançamento da nova interface do DEDALUS. Participações em eventos e comissões Objetivando estabelecer laços de trabalho e troca de experiências com os demais segmentos da Universidade e com instituições relacionadas à nossa área de atuação, incentivamos a participação em Congressos, Seminários, Cursos, Comissões, etc. Dentro desse espírito, participamos de vários eventos e comissões, dentre os quais se destacam: 1º, 2º e 3º Encontros do GESPÚBLICA USP, promovidos pela Comissão Central do Programa de Gestão Estratégica e Desburocratização na Administração da Universidade de São Paulo GESPÚBLICA USP. On-line information, Londres, realizado por System Link International. XV Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, realizado no Palácio de Convenções do Anhembi, São Paulo (2008). Congreso Internacional de Información y el Taller Internacional sobre Inteligencia Empresarial y Gestión del conocimiento en la Empresa, Cuba (2008). IV Encontro Internacional de Editores e Publicadores de Bases de Dados Científicas, realizado por Systems Link Internacional. Peru/Cuzco (2008). 8º Congresso Regional de Informação em Ciência da Saúde CRICS (2008). World Library & Information Congress: 75th IFLA General Conference and Assembly. Milan, Italy (2009). 17

24 Annual Conference American Library Association (ALA), Chicago. V Encontro Internacional de Editores e Publicadores de Bases de Dados Científicas e V Congreso de Bibliotecas Universitárias y Unidades de Investigación (SIBIUP). Panamá (2009). International Conference on Scientornetrics and Informetrics ISSI (2009). Convidada pelo Departamento de Biblioteconomia e Documentação da ECA/USP, para proferir aula sobre as bibliotecas universitárias hoje e as habilidades necessárias aos futuros bibliotecários. Ministrou palestras sobre o SIBiUSP, nos anos de 2008, 2009 e 2010 junto à disciplina de Pós-Graduação da Escola de Enfermagem de Ribeirão Preto. Reunião Internacional de Editores e Publicadores de Bases de Dados Científicas (Tailândia, 2010). Congresso do Livro Digital no Brasil, promovido pela Câmara Brasileira do Livro (março, 2010). 2º Conselho Consultivo de Bibliotecas Latino-Americanas (Nova Jersey/EUA, 2010). Simpósio Internacional de Políticas Públicas para Acervos Digitais (abril, 2010). IV Encontro de Editores de Revistas Científicas em Psicologia (abril, 2010). Cerimônia Comemorativa da Nova Institucionalidade da Bireme (abril, 2010). Dot Lib Partner Meeting 2010 (Rio de Janeiro). Em julho de 2010 o DT/SIBi estará sendo representado na Annual Conference 2010 American Library Association (ALA) e na Reunião da Online Computer Library Center OCLC (Washington, D.C., 2010). Curso A publicação em acesso aberto dos resultados da pesquisa em ciências da saúde, referente ao Projeto NECOBELAC (Network of Collaboration Between Europe and Latin American Caribbean Countries) (abril, 2010). Membro do Conselho Deliberativo do Centro de Preservação Cultural CPC. Membro da Comissão de Digitalização das Obras Raras e Obras Especiais das Bibliotecas do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP SIBiUSP. Membro do Conselho de Administração do Prédio da Antiga Reitoria. Membro da Comissão incumbida de elaborar o Edital de Licitação para aquisição de software de gerenciamento do Banco de Dados Bibliográfico da USP DEDALUS. 18

25 Anexo 1