IBM TRIRIGA Versão 10 Release 4.2. Procurement Management Guia do usuário IBM

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1 IBM TRIRIGA Versão 10 Release 4.2 Procurement Management Guia do usuário IBM

2 Nota Antes de usar estas informações e o produto suportado por elas, leia as informações em Avisos na página 29. Esta edição se aplica à versão 10, liberação 4, modificação 2 do IBM TRIRIGA e a todas as liberações e modificações subsequentes até que seja indicado de outra forma em novas edições. Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

3 Índice Capítulo 1. Gerenciando compras Capítulo 2. Processo de gerenciamento de compra Capítulo 3. Iniciando o processo de compra Licitação para um fornecedor Processo de licitação Criando licitações Esclarecendo licitações Solicitando uma proposta Solicitação de proposta Criando solicitações de propostas Solicitando uma cotação Solicitações de cotações Criando solicitações de cotações Enviando licitações e solicitações aos fornecedores 10 Concedendo contratos de licitações Concedendo ordens de compra de solicitações Capítulo 4. Gerenciando contratos com fornecedores Contratos Criando contratos padrão ou principal Registrando mudanças em contratos Criando ordens de compra gerais Criando ordens de compra a partir de ordens de compra gerais Criando contratos de prestação de serviços Capítulo 5. Organizando produtos e serviços Produtos, serviços e catálogos Configurando registros de produtos e serviços Configurando catálogos do produto Configurando catálogos de solicitações Capítulo 6. Comprando produtos Comprando produtos com cartões de compra Cartões de compra Criando registros de cartão de compra Requisitando compras Requisições de compra Criando requisições de compra Incluindo produtos em requisições de compra.. 20 Pedindo compras Ordens de compra Criando ordens de compra Recebendo produtos Retornando produtos Capítulo 7. Pagando por produtos e serviços Emitindo faturas aos fornecedores Faturas Criando faturas de contrato Criando faturas de tarefa Criando faturas de serviços públicos Criando faturas de ordem de compra Liberando Pagamentos Avisos Considerações sobre a Política de Privacidade Marcas comerciais Copyright IBM Corp. 2011, 2015 iii

4 iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015

5 Capítulo 1. Gerenciando compras Os compradores e fornecedores requerem uma solução integrada e flexível de gerenciamento de compras para conectar, gerenciar conteúdo e colaborar efetivamente. Gerenciar as interações com os fornecedores significa que você tem maior controle e visibilidade, melhora a qualidade e a entrega de produtos e serviços e obtém economia por meio de processos aperfeiçoados e mais eficientes. Copyright IBM Corp. 2011,

6 2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

7 Capítulo 2. Processo de gerenciamento de compra O gerenciamento de compra no IBM TRIRIGA fornece um conjunto de objetos de negócios que otimizam a interação com o fornecedor e o desempenho em todo o ciclo de vida de compra. Ele oferece um processo eletrônico centralizado e completo de compra que permite participação total com fornecedores. É possível usar a função de gerenciamento de compra para criar, registrar e controlar contratos, ordens de compra e outros compromissos. Você pode registrar e controlar requisições de pagamento, ordens de mudança, notificações de envio, faturas e recebimentos com relação a esses compromissos. Um processo de compra típico no IBM TRIRIGA consiste nos seguintes estágios: 1. Um requisito é identificado e uma solicitação é enviada para o departamento de compras. O executivo de compra designado ou outro representante de negócios autorizado seleciona o melhor método de compra. 2. O gerente de inventário organiza e categoriza os produtos e serviços necessários que a organização deseja adquirir. 3. Se ordens de compra gerais ou contratos de prestação de serviços existirem com o fornecedor ou o provedor de serviços, e produtos ou serviços foram negociados, o agente de compra poderá emitir uma ordem de compra com relação ao contrato existente. Se nenhum contrato existir para o material ou serviço solicitado, uma solicitação de cotação será enviada para os fabricantes ou fornecedores. Caso contrário, o departamento de compra ou o solicitante poderá iniciar um processo de licitação. 4. Os fornecedores ou fabricantes respondem à licitação ou solicitação de cotação. 5. O executivo de compra analisa a resposta do fornecedor e concede o contrato ou a ordem de compra. Os contratos e as ordens de compra podem ser gerados a partir da licitação original, eliminando a entrada de dados redundantes e assegurando a precisão. 6. O executivo de compra adquire os produtos ou serviços. A compra pode ser realizada associando os registros de produto a uma ordem de compra. Como os produtos e serviços podem não ser incluídos em um contrato padrão, uma requisição de compra pode ser necessária para obter aprovação para criar a ordem de compra e obter os materiais. 7. O executivo de compra paga o fornecedor pelos produtos ou serviços usando faturas e liberações de pagamento. Copyright IBM Corp. 2011,

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9 Capítulo 3. Iniciando o processo de compra Licitação para um fornecedor Para iniciar o processo de compra, você envia uma licitação, uma solicitação de proposta, ou uma solicitação de cotação. Licitação é um método de compra pelo qual você pode selecionar o fornecedor para a compra das mercadorias necessárias ou para a conclusão de um trabalho subcontratado dentro do orçamento e tempo estimados. Processo de licitação O processo de licitação é usado para selecionar um fornecedor para subcontratar um projeto, ou comprar produtos e serviços que são necessários para um projeto. Os registros de licitação contêm as especificações do projeto ou os detalhes dos produtos e serviços a serem comprados. Um processo de licitação típico no IBM TRIRIGA consiste nos seguintes estágios: 1. O gerente de projeto ou de contrato/compra cria uma licitação que descreve as especificações e o custo estimado do projeto. 2. O gerente emite a licitação. 3. (Opcional) Os revisores aprovam a licitação. 4. O gerente envia a licitação a um grupo de fornecedores para obter resposta. 5. Os fornecedores analisam a licitação e calculam o custo na qual eles podem concluir o projeto. Cada fornecedor responde à licitação com detalhes sobre os produtos e serviços que são necessários e o custo geral. 6. O gerente gerencia e analisa as respostas de licitação. 7. O gerente concede a licitação ao fornecedor que melhor atende aos requisitos do projeto. 8. Um contrato padrão é automaticamente criado usando os detalhes e as informações de resposta da licitação. Durante o processo, o gerente ou fornecedor pode solicitar esclarecimentos sobre a licitação. Copyright IBM Corp. 2011,

10 Criar proposta de licitação Analisar resposta(s) de licitação Conceder contrato padrão Incluir documento de licitação Emitir licitação Enviar (licitação completa) Receber licitação (contratado geral) Enviar resposta de licitação Gerenciar e analisar licitações Conceder contrato padrão Localizar ou incluir fornecedor(es) Obter respostas de licitação de subcontratado Gerenciar e analisar itens de linha de licitação Localizar códigos de custo e criar item de linha Receber licitação (consultor AEC) Enviar resposta de licitação Criando licitações O documento de licitação descreve as especificações e os custos estimados do projeto. O documento de licitação também contém uma lista de fornecedores potenciais. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra ou gerente de projeto. 1. Selecione Compra > Propostas > Licitações e clique na ação Incluir. 2. Na guia Geral, insira o nome da licitação e outros detalhes. 3. Na guia Formulário de custo, inclua os produtos ou serviços para o projeto. 4. Na guia Fornecedores, inclua as empresas fornecedoras que deverão participar do processo de licitação. 5. Clique em Criar rascunho para salvar os dados. 6. Clique em Emitir. Resultados Se a lista de distribuição não contiver revisores, o status da licitação será alterado para Emitido. Se a lista de distribuição contiver revisores, a licitação será enviada aos revisores e o status da licitação será alterado para Revisão em andamento. Quando todos os revisores aprovarem a licitação, o status dela será alterado para Emitido. Esclarecendo licitações Se você precisar de esclarecimento durante o processo de licitação, poderá criar um registro de esclarecimento de licitação e enviá-lo para o fornecedor relevante. 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

11 Você deve se conectar como gerente de contrato/compra ou gerente de projeto. 1. Selecione Compra > Propostas > Esclarecimentos de licitação e clique na ação Incluir. 2. Na guia Geral, insira o nome e outros detalhes. 3. Na seção Para, especifique a pessoa a quem deseja enviar o esclarecimento. 4. Na seção Licitação, clique em Localizar e associe a licitação para a qual você precisa de esclarecimento. 5. Na seção Pergunta/Solicitação, insira as consultas que você tem sobre a licitação. 6. Clique em Criar rascunho. Solicitando uma proposta 7. Clique em Enviar para enviar o esclarecimento. Se você tiver um contrato padrão com um fornecedor, poderá solicitar uma proposta. Solicitação de proposta O processo de solicitação de proposta (RFP) é usado para solicitar preço e entrega de produtos ou materiais de um fornecedor para o qual já foi concedido um contrato padrão para um projeto. Depois de associar o RFP ao contrato padrão, é possível criar um formulário de custos ou importar os itens de linha do contrato. O RFP é enviado para o fornecedor que responde com a estimativa do custo. Quando um RFP é emitido e a resposta é recebida do fornecedor, é possível analisar a resposta e criar uma ordem de compra ou ordem de mudança de contrato. Criar proposta de RFP Analisar resposta de RFP Criar CO ou PO de contrato Incluir documento de RFP Emitir RFP Enviar RFP Receber RFP (fabricante /fornecedor) Enviar resposta de RFP Gerenciar e analisar RFP Criar CO ou PO de contrato Localizar ou incluir fornecedor existente Localizar códigos de custo e criar item de linha Capítulo 3. Iniciando o processo de compra 7

12 Por exemplo, você deseja montar baias em um prédio de escritório recém-construído. É possível enviar um RFP ao fornecedor para solicitar o custo das baias. O fornecedor responde com o custo total envolvido e você a analisar a resposta. Se você selecionar esse fornecedor, uma ordem de compra será criada automaticamente para obter os produtos e serviços. Criando solicitações de propostas A solicitação de proposta (RFP) é associado a um contrato padrão e herda os detalhes do contrato. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra ou gerente de projeto. 1. Selecione Compra > Propostas > Solicitações de propostas e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, insira o nome e outros detalhes. 3. Na seção Importar contrato padrão, associe o contrato padrão ao RFP. Os detalhes da empresa fornecedora e do formulário de custo são incluídos no RFP. 4. Opcional: Edite os detalhes da empresa fornecedora, faturar para e formulário de custo. 5. Clique em Criar rascunho para salvar os dados. 6. Clique em Emitir para rotear o registro para os membros da lista de distribuição para aprovação. Resultados Solicitando uma cotação Se a lista de distribuição não contiver revisores, o status do RFP será alterado para Emitido. Se a lista de distribuição contiver revisores, o RFP será enviado aos revisores e o status do RFP será alterado para Revisão em andamento. Quando todos os revisores aprovarem o RFP, o status dele será alterado para Emitido. Você pode solicitar uma cotação para comprar produtos ou serviços de qualquer fornecedor externo. Solicitações de cotações O registro de solicitação de cotação (RFQ) é usado para selecionar um fornecedor para a compra de produtos ou serviços para um projeto. Quando o RFQ é emitido, as respostas do fornecedor são registradas no registro RFQ. O RFQ geralmente é utilizado para requisitos pequenos ou únicos, em que um contrato não é necessário. Quando todas as respostas são recebidas e analisadas, o RFQ é concedido ao fornecedor bem-sucedido e uma ordem de compra é criada automaticamente. Essa atividade de compra é considerada uma confirmação única para o projeto. Como primeira etapa no ciclo de compra, o gerente de projeto cria um registro de RFQ. O registro de RFQ contém os dados que os fornecedores precisam para 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

13 decidir uma resposta, incluindo os materiais necessários e o orçamento estimado. Quando o RFQ é concedido a um fornecedor, uma ordem de compra é criada. Criar proposta de RFQ Analisar resposta(s) de RFQ Conceder ordem de compra Incluir documento de RFQ Emitir RFQ Enviar RFQ Receber RFQ (fabricante /fornecedor) Enviar resposta de RFQ Gerenciar e analisar RFQs Conceder ordem de compra Localizar ou incluir fornecedor(es) Receber RFQ (consultor AEC) Enviar resposta de RFQ Localizar códigos de custo e criar item de linha Criando solicitações de cotações O registro de solicitação de cotação (RFQ) contém detalhes sobre os produtos e serviços que você deseja comprar, detalhes do custo e as empresas fornecedoras. O registro de RFQ também inclui as empresas fornecedoras que são candidatos potenciais para o projeto. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra ou gerente de projeto. 1. Selecione Compra > Propostas > Solicitações de cotações e clique na ação Incluir. 2. Na guia Geral, insira o nome e especifique a pessoa de contato. 3. Na guia Formulário de custo, inclua os produtos ou serviços para o projeto. 4. Na guia Fornecedores, inclua as empresas fornecedoras para as quais você deseja enviar o RFQ. 5. Clique em Criar rascunho para salvar os dados. 6. Clique em Emitir para rotear o registro para os membros da lista de distribuição para aprovação. Resultados Se a lista de distribuição não contiver revisores, o status do RFQ será alterado para Emitido. Se a lista de distribuição contiver revisores, o RFQ será enviado aos revisores e o status do RFQ será alterado para Revisão em andamento. Quando todos os Capítulo 3. Iniciando o processo de compra 9

14 revisores aprovarem o RFQ, o status dele será alterado para Emitido. Enviando licitações e solicitações aos fornecedores Quando a licitação, solicitação de proposta (RFP) ou solicitação de cotação (RFQ) é aprovada e emitida, você envia esse registro aos fornecedores. Os fornecedores então podem responder à licitação ou solicitação e você pode acessar as respostas. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra ou gerente de projeto. O registro deve ter um status de Emitido. 1. Selecione Compra > Propostas. 2. Selecione Licitações, Solicitações de propostas ou Solicitações de cotações e abra o registro que você deseja enviar para o fornecedor. 3. Assegure-se de que todos os detalhes estejam corretos. 4. Clique em Concluir. Resultados O status do registro é alterado para Roteamento em processo e a licitação ou solicitação é enviada aos fornecedores. Os fornecedores agora podem acessar o registro e inserir suas estimativas de custo. Quando os fornecedores respondem, o status do registro é alterado para Concluído. Concedendo contratos de licitações Quando os fornecedores responderem à licitação, você poderá analisar suas respostas e decidir a quem conceder o contrato. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra ou gerente de projeto. A licitação deve ter um status de Concluído e as respostas da licitação devem ter um status de Emitido. 1. Selecione Compra > Propostas > Licitações e abra a licitação. 2. Na guia Análise, na seção Respostas da licitação, selecione a resposta à qual você deseja conceder a licitação. 3. Clique em Conceder. Concedendo ordens de compra de solicitações Quando os fornecedores responderem à solicitação de proposta (RFP) ou à solicitação de cotação (RFQ), será possível analisar suas respostas e conceder uma ordem de compra. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

15 Você deve se conectar como gerente de contrato/compra ou gerente de projeto. A solicitação deve ter um status de Concluído e a resposta da solicitação deve ter um status de Emitido. 1. Selecione Compra > Propostas. 2. Selecione Solicitações de propostas ou Solicitações de cotações e abra a solicitação. 3. Na guia Análise, na seção Respostas de RFP ou Respostas de RFQ, abra a resposta à qual você deseja conceder a ordem de compra. 4. Assegure-se de que os detalhes na resposta são aceitáveis. 5. Clique em Conceder. Capítulo 3. Iniciando o processo de compra 11

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17 Capítulo 4. Gerenciando contratos com fornecedores Quando um acordo é feito entre a organização e o fornecedor, é preciso registrar o acordo em um contrato. Um contrato pode ser concedido como resultado do processo de licitação ou pode ser criado separadamente. Contratos Um contrato cria uma obrigação legal entre sua organização e o fornecedor. Um contrato especifica os detalhes do acordo, como o escopo do projeto e o custo de materiais. Contratos incluem contratos padrão, contratos principais, ordens de compra gerais e acordos de nível de serviço. Os contratos são associados a faturas como parte do processo de pagamento. Contratos padrão Quando o processo de licitação é concluído e a licitação é concedida a um fornecedor, um contrato padrão é criado. O contrato padrão cria um acordo inicial entre o fornecedor e a organização. O registro de contrato padrão é um acordo de ligação; portanto, mudanças não podem ser feitas diretamente no registro de contrato padrão. Para alterar o contrato padrão, deve-se usar uma ordem de mudança de contrato padrão. Contratos principais Um contrato principal é semelhante em função a um contrato padrão. Um contrato principal é mantido pelo proprietário de um projeto ou por um contratado principal ou primário que tem a responsabilidade total para a tarefa. O registro do contrato principal é um acordo de ligação e as mudanças devem ser registradas em uma ordem de mudança do contrato principal. Ordens de compra gerais Ordens de compra gerais são usadas quando um acordo é feito entre uma organização e um fornecedor para um produto a ser comprado a um preço estabelecido. Como as unidades são compradas ao longo de um período de tempo especificado, o custo vem de um orçamento que está associado à ordem de compra geral. A ordem de compra geral pode ser usada para gerenciar compras periódicas de um fornecedor cujos itens comprados variam de compra para compra. A ordem de compra geral simplifica o processo de compra enquanto contabiliza os materiais adquiridos e as tarefas para as quais eles são utilizados. Por exemplo, você cria uma ordem de compra geral com um fornecedor local do equipamento elétrico. A duração é um ano e o orçamento é de $ Quando a equipe de manutenção precisa reabastecer itens elétricos, ela seleciona os itens requeridos do fornecedor, referenciando a ordem de compra geral e o ID da tarefa associada. Copyright IBM Corp. 2011,

18 As ordens de compra gerais são idênticas em função aos acordos de serviço, mas diferentes em uso. Normalmente, ordens de compra gerais são usadas para controlar fornecedores externos e especificar uma quantia aprovada para orçamento. Contratos de prestação de serviços Um contrato de prestação de serviços é criado quando um existe um contrato entre um fornecedor e uma organização para o fornecimento de materiais ou serviços a um preço especificado dentro de um período de tempo especificado. O contrato de prestação de serviços fornece detalhes sobre preço, tempo de avanço dos produtos, taxas horárias dos serviços, bem como produtos e serviços incluídos no acordo. Os contratos de prestação de serviços são idênticas em função às ordens de compra gerais, mas diferente em uso. Geralmente, os contratos de prestação de serviços são usados para controlar provedores de serviços internos, como workshops. Os contratos de prestação de serviços geralmente não especificam uma quantia aprovada porque os serviços internos não são tratados como custos de manutenção incremental. Criando contratos padrão ou principal Contratos padrão normalmente são criados como parte do processo de licitação. Entretanto, é possível criar um contrato padrão manualmente. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra ou gerente de projeto. 1. Selecione Contratos > Contratos. 2. Selecione Contratos padrão ou Contratos principais. 3. Clique na ação Incluir. 4. Na guia Geral, especifique o nome e outros detalhes. 5. Na guia Escopo, defina o escopo e as especificações do projeto. 6. Na guia Custo, especifique os custos associados aos produtos e serviços. 7. Na guia Planejar, especifique os marcos para o projeto. 8. Na guia Notificação, especifique os detalhes de aprovação e distribuição. 9. Clique em Criar rascunho. Registrando mudanças em contratos Um contrato padrão ou contrato principal é um acordo de ligação; portanto, mudanças não podem ser feitas diretamente no contrato. É possível usar uma ordem de mudança de contrato para registrar todas as mudanças feitas durante a execução do contrato. Por exemplo, os termos e condições podem ser alterados. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra ou gerente de projeto. 1. Selecione Contratos > Contratos. 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

19 2. Selecione Ordens de mudança de contrato padrão ou Ordens de mudança do contrato principal. 3. Clique na ação Incluir. 4. Especifique os detalhes sobre as mudanças no contrato. 5. Clique em Criar rascunho para salvar os dados. 6. Clique em Emitir. Criando ordens de compra gerais Ordens de compra gerais são usadas quando um acordo é feito entre uma organização e um fornecedor para uma quantidade definitiva de um produto a ser comprado a um preço estabelecido. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra, gerente de projeto ou outra função administrativa. 1. Selecione Contratos > Contratos > Ordens de compra gerais e clique na ação Incluir. 2. Na guia Geral, insira o nome e outros detalhes. 3. Na seção Provedor de serviços, especifique a organização que faz o trabalho. 4. Nas seções Detalhes e Datas, defina as regras de negócios e as datas críticas. 5. Na seção Resumo de Custos, insira a quantia aprovada atual, ou selecione Não especificar quantia aprovada. 6. Na guia Produtos e serviços, inclua detalhes sobre os produtos e serviços incluídos no acordo. 7. Clique em Criar rascunho. 8. Clique em Emitir. Criando ordens de compra a partir de ordens de compra gerais A partir da ordem de compra geral, é possível criar a ordem de compra usada para comprar os produtos e serviços. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra, gerente de projeto ou outra função administrativa. 1. Selecione Contratos > Contratos > Ordens de compra gerais e abra a ordem de compra geral. 2. Na guia Produtos e Serviços, clique em OC. Os detalhes da ordem de serviço geral são copiados para a ordem de compra. 3. Atualize os detalhes na ordem de compra. 4. Clique em Salvar e Emitir. Capítulo 4. Gerenciando contratos com fornecedores 15

20 Criando contratos de prestação de serviços O registro de contrato de prestação de serviços é criado quando um contrato existe entre um fornecedor e uma organização para o fornecimento de materiais ou serviços a um preço especificado dentro de um período de tempo especificado. Geralmente, os contratos de prestação de serviços são usados para controlar provedores de serviços internos, como workshops. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra, gerente de projeto ou outra função administrativa. 1. Selecione Contratos > Acordos. 2. Na seção Links Relacionados Acordos do Contrato, selecione Contrato de Prestação de Serviços. 3. Clique na ação Incluir. 4. Na guia Geral, insira o nome e outros detalhes. 5. Na seção Provedor de serviços, especifique a organização que faz o trabalho. 6. Na seção Detalhes, defina as regras de negócios e os tipos de itens que são fornecidos pelos termos do contrato de prestação de serviços. 7. Na seção Datas, especifique as datas críticas para o contrato. 8. Na seção Resumo de Custos, insira a quantia aprovada atual, ou selecione Não especificar quantia aprovada. 9. Clique em Criar rascunho. 10. Clique em Emitir. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

21 Capítulo 5. Organizando produtos e serviços É possível identificar e controlar os produtos e serviços que sua organização adquire para suportar seus projetos, manutenção e outras atividades diárias. Você pode organizar esses produtos e registros em catálogos. Produtos, serviços e catálogos Os registros de produtos e serviços contêm detalhes sobre especificações, fornecedor ou provedor de serviços, custo e tempo de avanço. Os produtos e serviços podem ser associados a catálogos. Os catálogos podem ser, por sua vez, vinculados às requisições de compra, controlando assim o que pode ser solicitado. Produtos são itens produzidos por um fabricante e vendidos pelo fabricante ou por um revendedor. Serviços são atividades relacionadas a mão de obra que produzem um determinado resultado, por exemplo, limpeza de um escritório. Com um registro de catálogo, é possível organizar uma lista de todos os produtos ou serviços que são fornecidos por um único fornecedor ou por vários. Registros de produtos ou especificações semelhantes podem ser agrupados em um registro de catálogo e podem ser associados a vários catálogos. Dois tipos de catálogos existem: de produtos e de solicitações. O gerente de catálogos é hierárquico. O catálogo é o nível mais alto na hierarquia. Sob a hierarquia de nível raiz, você pode criar registros para catálogos de produtos e de solicitações. Sob qualquer catálogo de produtos ou solicitações existentes, é possível criar registros filho. Configurando registros de produtos e serviços Um registro do produto contém especificações do produto, detalhes sobre o fornecedor e informações sobre os custos e tempo de avanço. Um registro de serviços contém detalhes sobre o serviço que é oferecido, o provedor de serviços, mão de obra e custos. Normalmente, um registro de produto ou serviço é criado a partir de uma ordem de compra geral. Você deve se conectar como gerente de contrato/compra, gerente de projeto ou outra função administrativa. Sobre Esta Tarefa As etapas a seguir descrevem a criação de um registro de produto ou serviço a partir de uma ordem de compra geral. Como alternativa, é possível criar um registro de produto ou serviço fora de uma ordem de compra geral selecionando Inventário > Configurar > Contratos. 1. Selecione Contratos > Contratos > Ordens de compra gerais e abra a ordem de compra geral. 2. Na guia Produtos e serviços, clique em Inclusão rápida. Copyright IBM Corp. 2011,

22 3. Selecione a especificação do produto ou serviço e clique em Incluir. O registro de produto ou serviço é incluído nos itens de linha. 4. Abra o item de linha, inclua os detalhes sobre o produto ou serviço e clique em Ativar. Configurando catálogos do produto Um catálogo de produtos organiza os produtos ou serviços em categorias. 1. Selecione Inventário > Configurar > Contratos > Gerente de catálogos. 2. Na área de janela Hierarquia, selecione o nó Catálogo e clique em Novo > Catálogo de produtos. 3. Na guia Geral, insira o nome e as informações do fornecedor. 4. Na guia Produtos, especifique os produtos que são listados no catálogo. 5. Na guia Clientes, especifique os clientes para os quais o catálogo de produtos é criado. 6. Clique em Criar rascunho. Configurando catálogos de solicitações Um catálogo de solicitações organiza especificações em categorias. 1. Selecione Inventário > Configurar > Contratos > Gerente de catálogos. 2. Na área de janela Hierarquia, selecione o nó Catálogo e clique em Novo > Catálogo de solicitações. 3. Na guia Geral, insira o nome e as informações do fornecedor. 4. Na guia Especificações, associe uma especificação ao catálogo. 5. Na guia Clientes, especifique os clientes para quem o catálogo de solicitações é criado. 6. Clique em Criar rascunho. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

23 Capítulo 6. Comprando produtos Como parte do processo de compra, você precisa gerenciar requisições de compra, ordens de compra, recibos e devoluções. Comprando produtos com cartões de compra Você poderá ter emitido um cartão de compra para comprar produtos e serviços para sua organização. Cartões de compra Um cartão de compra é um tipo de cartão de crédito que você utiliza para adquirir mercadorias para a organização. Quando você faz uma compra com cartão de compra, não é necessário concluir e encaminhar uma solicitação de compra para os serviços de compra. Cada cartão de compra recebe um número de conta padrão para fundos gerais e um código de objeto no sistema de contabilidade. Os pagamentos de todas as transações que são feitas com cartões de compra são feitos diretamente aos fornecedores pelo banco que emitiu os cartões para a organização. A organização então faz um único pagamento mensal para o banco. O cartão de compra fornece aos funcionários autorizados um método prático e com custo reduzido de compra e pagamento das compras, que custa relativamente pouco e é usado regularmente. Um limite de compra é definido em cada cartão emitido, com base nos gastos antecipados e na designação do funcionário. Conforme as compras são feitas, os titulares de cartão mantêm um log de todas as transações. Criando registros de cartão de compra Você cria registros de cartão de compra para registrar e gerenciar as compras que são feitas com o cartão de compra. Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. 1. Selecione Compra > Cartões de crédito e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, especifique o nome, os detalhes do cartão e o orçamento. 3. Especifique outros detalhes sobre o cartão de compra conforme apropriado. 4. Clique em Emitir. 5. Clique em Criar rascunho. Copyright IBM Corp. 2011,

24 Requisitando compras Se você deseja comprar produtos ou serviços que não estão incluídos em um contrato padrão, talvez precise obter aprovação para poder criar a ordem de compra. Crie uma requisição de compra para obter essa aprovação e solicitar os itens do fornecedor. Requisições de compra Crie uma requisição de compra para obter aprovação para adquirir os materiais do fornecedor. É possível também usar um registro de requisição de compra quando você não tem privilégios suficientes para criar uma ordem de compra diretamente. Na requisição de compra, você cria um item de linha para cada item a ser comprado. Envie a requisição de compra por meio do grupo de distribuição para obter feedback ou autorização. Por exemplo, o grupo de distribuição pode incluir os departamentos de finanças ou compra. Se o grupo de distribuição aprovar o registro, os itens de linha no registro de requisição de compra poderão ser associados ao registro de ordem de compra. Criando requisições de compra Crie a requisição de compra para obter aprovação para comprar produtos ou serviços. Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. 1. Selecione Compra > Requisições & Ordens de compra > Requisições de compra e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, especifique nome, detalhes da requisição e fornecedor. 3. Na guia Remessa, inclua os detalhes que são necessários para enviar os produtos. 4. Na guia Itens de linha, inclua os produtos na requisição de compra. 5. Opcional: Na guia Notificações, inclua os revisores que devem aprovar o registro antes de ele ser emitido. 6. Clique em Criar rascunho. 7. Clique em Emitir. O que Fazer Depois Se a lista de distribuição não contiver revisores, a requisição de compra será emitida imediatamente. Se a lista de distribuição contiver revisores, a requisição de compra será emitida quando todos os revisores concederem aprovação. Quando a requisição de compra for emitida, será possível concluir a requisição de compra. Incluindo produtos em requisições de compra Uma requisição de compra geralmente inclui a lista de produtos a serem adquiridos do fornecedor. Quando você inclui os produtos na requisição de compra, uma tarefa de ordem de material é gerada. A tarefa gerada é designada ao gerente de inventário que emite o produto. 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

25 Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. 1. Selecione Compra > Requisições & Ordens de compra > Requisições de compra e abra a requisição de compra. 2. Na guia Itens de linha, acesse a seção Itens de ordem pendentes. Opção Para selecionar itens do inventário Para selecionar itens de um catálogo Descrição 1. Clique em Itens do inventário. 2. Selecione o item do inventário e clique em OK. 1. Clique em Procura no catálogo. 2. Na seção Catálogo, selecione o catálogo. 3. Na seção Itens do catálogo de produtos ou Itens do catálogo de solicitações, selecione os itens que você deseja comprar. 4. Na seção Item selecionado, especifique a quantidade e as unidades de medida. 5. Clique em Incluir item. Pedindo compras 3. Salve a requisição de compra. Como parte do processo de compra, você precisa pedir os produtos e serviços junto ao fornecedor. Ordens de compra Uma ordem de compra é usada para comprar produtos do fornecedor selecionado. Ela fornece detalhes sobre os produtos e serviços, o fornecedor do qual a compra é feita e os termos e condições da compra. Cada item a ser adquirido é referido como um item de linha. Várias itens de linha podem ser associados a um registro de ordem de compra. Ordens de compra podem ser criadas das seguintes maneiras: v Automaticamente, quando uma solicitação de cotação (RFQ) ou uma solicitação de proposta (RFP) é concedida. O registro de ordem de compra tem o mesmo nome do respectivo registro RFQ ou RFP. v Automaticamente, quando um item do inventário é ressuprido. v Na ordem de compra geral, na guia Produtos e serviços. v No menu Compra > Requisições & Ordens de compra. Criando ordens de compra Ordens de compra normalmente são criadas de forma automática a partir de solicitações de cotações ou solicitações de propostas. Como alternativa, é possível criar manualmente um registro de ordem de compra para que você possa pedir diretamente do fornecedor selecionado. Capítulo 6. Comprando produtos 21

26 Recebendo produtos Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. 1. Selecione Compra > Requisições & Ordens de compra > Ordens de compra. 2. Clique em Incluir. 3. Na guia Geral, insira o nome e o fornecedor. 4. Na guia Remessa, inclua os detalhes da remessa dos produtos. 5. Na guia Itens de linha, na seção Itens de linha de OC, inclua os produtos na ordem de compra. É possível selecionar dentre itens do inventário, nos produtos e serviços existentes ou na requisição de compra. 6. Opcional: Na guia Notificações, inclua os revisores que devem aprovar o registro antes de ele ser emitido. 7. Clique em Criar rascunho. 8. Clique em Emitir. O que Fazer Depois Quando a ordem de compra for emitida, você poderá concluir, revisar ou obsoletar a ordem de compra. Crie recibos para controlar os materiais que foram recebidos pela organização e associar a ordem de compra ao fornecedor. Os detalhes da ordem de compra associada são incluídos no recibo. Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. 1. Selecione Compra > Requisições & Ordens de compra > Recibos e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, especifique nome, recebido por data e recebido na data. 3. Na seção Ordem de compra, associe uma ordem de compra ao recibo. Os detalhes da ordem de compra são incluídos no recibo, inclusive detalhes de outros recibos associados à ordem de compra. 4. Opcional: Na guia Itens de linha, inclua itens do inventário no recibo. 5. Opcional: Na guia Notificações, inclua os revisores que devem aprovar o registro antes de ele ser emitido. 6. Clique em Criar rascunho. 7. Clique em Emitir. O que Fazer Depois Quando o recibo for emitido, você poderá concluir, revisar ou obsoletar o recibo. 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

27 Retornando produtos Se a remessa for insatisfatória, será possível devolver o produto para o fornecedor. Por exemplo, um produto poderá ser devolvido se estiver danificado ou se remessas duplicadas forem feitas. Os detalhes da ordem de compra associada são incluídos no registro de devolução. Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. 1. Selecione Compra > Requisições & Ordens de compra > Devoluções e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, especifique nome, devolvido por data e devolvido na data. 3. Na seção Ordem de Compra, associe uma ordem de compra à devolução. 4. Opcional: Na guia Itens de linha, inclua itens de inventário no código de devolução. 5. Opcional: Na guia Notificações, inclua os revisores que devem aprovar o registro antes de ele ser emitido. 6. Clique em Criar rascunho. 7. Clique em Emitir. O que Fazer Depois Quando a devolução for emitido, você poderá concluir, revisar ou obsoletar a devolução. Capítulo 6. Comprando produtos 23

28 24 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

29 Capítulo 7. Pagando por produtos e serviços Com o aplicativo de gerenciamento de compra, é possível gerenciar e controlar ordens de compra, recibos e faturas para operações de manufatura e logística. Um banco de dados de fornecedor auxilia você com compras, controle de qualidade e aquisições. É possível trocar ordens e faturas com fornecedores que utilizam diversas moedas. Emitindo faturas aos fornecedores Quando os serviços são concluídos ou o produto é enviado, uma fatura é criada. Uma fatura geralmente está associada a um contrato ou uma ordem de compra. Faturas Uma fatura solicita que o pagamento seja feito pelos serviços prestados ou pelos produtos enviados. O IBM TRIRIGA pode gerenciar faturas de contrato, tarefa, serviços públicos e ordem de compra. Faturas de contrato Uma fatura de contrato registra os detalhes que são recebidos do fornecedor. Associe a fatura de contrato a um contrato. Você também associa a fatura de contrato a um orçamento, para que quando um pagamento for feito, a quantia seja confirmada com relação ao orçamento. Faturas de tarefa As faturas de tarefa que são enviadas para trabalho relacionada à tarefa devem conter o ID da tarefa no item de linha de fatura. A tarefa deve estar associada a um contrato de prestação de serviços ou a uma ordem de compra geral. O provedor de serviços é denominado nesse contrato de prestação de serviços ou na ordem de compra geral. Se uma organização interna tiver responsabilidade primária pela tarefa e um provedor de serviços externo executar o trabalho em nome da organização, a organização interna será listada como organização responsável na tarefa. O provedor de serviços externo será listado como um recurso da organização. Se um provedor de serviços externo tiver responsabilidade primária pela tarefa, o provedor de serviços externo será listado como a organização responsável na tarefa. Se o provedor de serviços externo subcontratar o trabalho para outro provedor de serviços externo, o subcontratado será listado como um recurso da organização. Faturas de serviços de utilidade pública A fatura de serviços de utilidade pública suporta funções de fatura que estão relacionadas à energia, água e esgoto. A fatura de serviços de utilidade pública inclui dados de custo que são reunidos a partir de leituras do medidor ou um provedor de serviços de utilidade pública. Copyright IBM Corp. 2011,

30 Os prédios podem ter um medidor mestre, o que significa que um único medidor pode atender a vários prédios. Quando as notas de serviços públicos são processadas e os registros de log correspondentes são criados no nível do prédio, você precisa saber os prédios que um medidor atende. Você também precisa saber a alocação proporcional de cada prédio no item de linha de fatura para o serviço público geral. Um único medidor pode atender vários prédios, enquanto o uso e os custos dos serviços públicos precisam ser dimensionados de forma proporcional. Os medidores são definidos como ativos de equipamento do prédio. Quando a fatura dos serviços públicos é aprovada, os registros de log de energia, água e esgoto são preenchidos para os prédios correspondentes. Faturas de ordem de compra Quando não existe um contrato entre o fornecedor e a organização, uma fatura de ordem de compra (OC) captura os detalhes sobre os produtos ou serviços fornecidos. Uma fatura é gerado para cobrar pelos produtos ou serviços. A fatura OC está associada à ordem de compra correspondente. A fatura de OC está associada a um orçamento. Quando um pagamento é feito, a quantia especificada na OC ou na fatura de OC é confirmada com relação ao orçamento. Criando faturas de contrato Uma fatura de contrato deve conter os detalhes do contrato associado e pode ser atualizada conforme necessário. Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. 1. Selecione Contratos > A pagar > Faturas > Contratos padrão e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, especifique o nome da fatura e clique em Criar rascunho. 3. Na seção Contrato, associe a fatura a um contrato. 4. Verifique os detalhes importados do contrato. 5. Salve e emita a fatura. Criando faturas de tarefa Use uma fatura de tarefa para enviar o pagamento pelo trabalho relacionado à tarefa. Associe a fatura da tarefa a um contrato padrão e, como opção, inclua várias tarefas nos itens de linha da fatura. Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. As tarefas devem ser associados a um contrato de prestação de serviços ou a uma ordem de compra geral. O provedor de serviços deve ser nomeado no contrato de prestação de serviços ou na ordem de compra geral. 26 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

31 1. Selecione Contratos > A pagar > Faturas > Tarefas e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, especifique o nome da fatura. 3. Na seção Contrato, associe a fatura a um contrato. 4. Verifique os detalhes importados do contrato. 5. Na guia Itens de linha, clique em Localizar tarefa, selecione uma ou mais tarefas e clique em OK. 6. Clique em Criar rascunho. 7. Salve e emita a fatura. Criando faturas de serviços públicos Use a fatura de serviços públicos para suporte de pagamento relacionado ao uso de energia, água e esgoto. Inclua os serviços públicos nos itens de linha da fatura. Você deve se conectar como Gerente de contrato/compras, Gerente de projeto, Gerente de inventário, Gerenciador de instalação, Operations Manager ou Gerente ambiental. 1. Selecione Contratos > A pagar > Faturas > Serviços públicos e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, insira o nome da fatura. 3. Na seção Contrato, associe a fatura a um contrato. 4. Na guia Itens de linha, clique em Incluir, insira os detalhes do serviço público e crie o item de linha. 5. Clique em Criar rascunho. 6. Salve e emita a fatura. Criando faturas de ordem de compra Associe a fatura da ordem de compra (OC) à ordem de compra correspondente e emita a fatura da OC para cobrar pelos produtos ou serviços. Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. 1. Selecione Contratos > A pagar > Faturas > Faturas de OC e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, insira o nome da fatura e clique em Criar rascunho. 3. Na seção Ordem de Compra, associe a fatura a uma ordem de compra. 4. Verifique os detalhes importados da ordem de compra. 5. Salve e emita a fatura. Capítulo 7. Pagando por produtos e serviços 27

32 Liberando Pagamentos Quando o pagamento é liberado para um contrato ou uma ordem de compra, um registro de liberação de pagamento é criado. O pagamento pode ser feito para a conclusão do contrato inteiro ou para fornecer os produtos e serviços necessários. O pagamento é feito a partir de um orçamento predeterminado que é atribuído para a compra de materiais ou serviços. Você deve se conectar como um gerente de compra/contrato, gerente de projeto, gerente de inventário, gerente de instalações ou gerente de operações. 1. Selecione Contratos > A pagar > Pagamentos > Liberações e clique em Incluir. 2. Na guia Geral, insira o nome e outros detalhes. 3. Na guia Faturas, associe as faturas cujos pagamentos estão liberados. 4. Clique em Criar rascunho. 5. Salve e emita a liberação do pagamento. 28 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

33 Avisos Estas informações foram desenvolvidas para produtos e serviços oferecidos nos Estados Unidos. É possível que a IBM não ofereça os produtos, serviços ou recursos discutidos nesta publicação em outros países. Consulte um representante IBM local para obter informações sobre produtos e serviços disponíveis atualmente em sua área. Qualquer referência a produtos, programas ou serviços IBM não significa que apenas produtos, programas ou serviços IBM possam ser utilizados. Qualquer produto, programa ou serviço funcionalmente equivalente, que não infrinja nenhum direito de propriedade intelectual da IBM poderá ser utilizado em substituição a este produto, programa ou serviço. Entretanto, a avaliação e verificação da operação de qualquer produto, programa ou serviço não IBM são de responsabilidade do Cliente. A IBM pode ter patentes ou solicitações de patentes pendentes relativas a assuntos tratados nesta publicação. O fornecimento desta publicação não lhe garante direito algum sobre tais patentes. Pedidos de licença devem ser enviados, por escrito, para: Gerência de Relações Comerciais e Industriais da IBM Brasil Av. Pasteur, Botafogo Rio de Janeiro, RJ CEP Para pedidos de licença relacionados a informações de DBCS (Conjunto de Caracteres de Byte Duplo), entre em contato com o Departamento de Propriedade Intelectual da IBM em seu país ou envie pedidos de licença, por escrito, para: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd , Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo , Japan O parágrafo a seguir não se aplica a nenhum país em que tais disposições não estejam de acordo com a legislação local: A INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION FORNECE ESTA PUBLICAÇÃO "NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRA", SEM GARANTIA DE NENHUM TIPO, SEJA EXPRESSA OU IMPLÍCITA, INCLUINDO, MAS A ELAS NÃO SE LIMITANDO, AS GARANTIAS IMPLÍCITAS DE NÃO INFRAÇÃO, COMERCIALIZAÇÃO OU ADEQUAÇÃO A UM DETERMINADO PROPÓSITO. Alguns países não permitem a exclusão de garantias expressas ou implícitas em certas transações; portanto, essa disposição pode não se aplicar ao Cliente. Essas informações podem conter imprecisões técnicas ou erros tipográficos. São feitas alterações periódicas nas informações aqui contidas; tais alterações serão incorporadas em futuras edições desta publicação. A IBM pode, a qualquer momento, aperfeiçoar e/ou alterar os produtos e/ou programas descritos nesta publicação, sem aviso prévio. Copyright IBM Corp. 2011,

34 Referências nestas informações a websites não IBM são fornecidas apenas por conveniência e não representam de forma alguma um endosso a esses websites. Os materiais contidos nesses websites não fazem parte dos materiais desse produto IBM e a utilização desses websites é de inteira responsabilidade do Cliente. A IBM pode utilizar ou distribuir as informações fornecidas da forma que julgar apropriada sem incorrer em qualquer obrigação para com o Cliente. Os licenciados deste programa que desejarem obter informações sobre este assunto com o propósito de permitir: (i) a troca de informações entre programas criados independentemente e outros programas (incluindo este) e (ii) o uso mútuo das informações trocadas, deverão entrar em contato com: Gerência de Relações Comerciais e Industriais da IBM Brasil Av. Pasteur, Botafogo Rio de Janeiro, RJ CEP Tais informações podem estar disponíveis, sujeitas a termos e condições apropriadas, incluindo em alguns casos o pagamento de uma taxa. O programa licenciado descrito nesta publicação e todo o material licenciado disponível são fornecidos pela IBM sob os termos do Contrato com o Cliente IBM, do Contrato Internacional de Licença do Programa IBM ou de qualquer outro contrato equivalente. As informações relativas a produtos não IBM foram obtidas junto aos fornecedores dos respectivos produtos, de seus anúncios publicados ou de outras fontes disponíveis publicamente. A IBM não testou estes produtos e não pode confirmar a precisão de seu desempenho, compatibilidade nem qualquer outra reivindicação relacionada a produtos não IBM. Dúvidas sobre os recursos de produtos não IBM devem ser encaminhadas diretamente a seus fornecedores. Todas as declarações relacionadas aos objetivos e intenções futuras da IBM estão sujeitas a mudanças ou cancelamento sem aviso prévio e representam apenas metas e objetivos. Estas informações contêm exemplos de dados e relatórios utilizados nas operações diárias de negócios. Para ilustrá-los da forma mais completa possível, os exemplos incluem nomes de indivíduos, empresas, marcas e produtos. Todos estes nomes são fictícios e qualquer semelhança com os nomes e endereços utilizados por uma empresa real é mera coincidência. Considerações sobre a Política de Privacidade Os produtos de Software IBM, incluindo software como soluções de serviço, ( Ofertas de Software ) pode usar os cookies ou outras tecnologias para coletar informações sobre o uso do produto, para ajudar a melhorar a experiência do usuário final, para ajustar as interações com o usuário final ou para outros propósitos. Em muitos casos, as Ofertas de Software não coletam nenhum tipo de informações de identificação pessoal. Algumas de nossas Ofertas de Software podem ajudar a coletar informações de identificação pessoal. Se as Ofertas de Software usarem cookies para coletar informações de identificação pessoal, especifique a informações sobre o uso desta oferta de cookies definidas abaixo. 30 Copyright IBM Corp. 2011, 2015