Manual do Fornecedor. Como ser um fornecedor da Telefônica. Manual para fornecedores na Plataforma Global de Compras da Telefônica ELEGIMOS TODO

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1 Manual do Fornecedor Como ser um fornecedor da Telefônica Manual para fornecedores na Plataforma Global de Compras da Telefônica Telefónica Compras Electrónicas Razón social15 Novembro 2018 ELEGIMOS TODO 1

2 Índice Registro do fornecedor 1. Como ser um fornecedor da Telefônica & contatos úteis 2. Pré-inscrição na plataforma 3. Completar registro 4. Aceitar o contrato de acesso à plataforma Renovação do registro 5. Renovação do registro 2

3 1. Como ser um fornecedor da Telefônica & contatos úteis 3

4 Registro de fornecedores: 2. Aprovação 3. Completar registro 5. Validação Responsável: Unidade de inscrição de Fornecedores Ações : Validar a Pré-inscrição Responsável: Fornecedor (Business Contact) Ações : Completar registro Acesse à seção Responsável: Unidade de inscrição de Fornecedores Ações: Validar registro Responsável: Fornecedor Ações: Realizar a Pré-inscrição Identificar Business Contact Acesse à seção Notificação de rejeição por Notificação de Senhas de acesso por Responsável : Fornecedor (Business Contact) Ações: Assinar contrato Identificar usuários Acesse à seção Notificação de Senhas de acesso aos usuários por Registro validado + Contrato assinado = Fornecedor Ativo 1. Pré-inscrição 4. Assinar contrato EC 4

5 Como ser um fornecedor da Telefônica 1 Pré-inscrição A Telefônica administra suas compras e negociações através da Plataforma de Compras, portanto, para ser um fornecedor do Grupo, é necessário estar registrado nela. c O fornecedor deve se auto-registrar na plataforma através do seguinte link ( ) ou através do site (veja mais detalhes na página 7). 2 Aprovação Depois de confirmar sua pré-inscrição, a Unidade de inscrição de Fornecedores atribuída a você analisará suas informações e se a Telefônica considerar sua empresa como um fornecedor em potencial, seu pré-registro será aprovado e você receberá uma notificação nas próximas etapas e com seus dados de acesso ao Portal. (ID do usuário e senha temporária que você terá que modificar na primeira vez que acessar ao Portal de Fornecedores.) NOTA: Observe que o seu registro não será aprovado até que a Telefônica precise de sua empresa como um fornecedor em potencial.. 3 Completar registro 4 Assinar contrato Com esses dados de acesso, você deve acessar ao Portal do Fornecedor e concluir o processo de registro executando as seguintes ações: a) Completar o registro: você deve completar o seu registro de fornecedor com as informações e documentação exigidas pela sua Unidade de inscrição de Fornecedores e responder à pergunta sobre o certificado anticorrupção (ver página 11). b) Assine o contrato referente ao uso da plataforma de comércio eletrônico e faturamento eletrônico. O referido contrato será aceito através da plataforma. 5 Validação Uma vez que o contrato seja aceito e o registro esteja completo, sua empresa estará ativa em nossos sistemas, podendo ser convidada para negociações e eventos de todo o Grupo Telefónica. Anualmente, você será solicitado a atualizar a documentação e as informações do seu Registro de provedor (Renovação do seu registro). 5

6 Contato 6

7 2. Pré-inscrição do fornecedor na Plataforma de Compras 7

8 Como acessar ao Portal de Fornecedor 1. Pré-inscrição Você pode acessar através do seguinte link ( ou através da página seguindo os seguintes passos: 1. Acesse a Sobre a Telefônica 3. Acesse a Registrar um novo fornecedor 2. Acesse a Fornecedores 8

9 Portal de Fornecedor Pré-inscrição 1. Pré-inscrição Quando estiver na página inicial da Plataforma Global de Compras y Fornecimentos, selecione "Registrar um novo fornecedor. Registrar um novo fornecedor 9

10 Portal de Fornecedores Pré-inscrição Preencha todos os campos no formulário de pré-inscrição (os campos obrigatórios são marcados com um asterisco). 1. Pré-inscrição Este é o usuário que poderá concluir o cadastro e aceitar o contrato de acesso à plataforma

11 3. Completar registro 11 11

12 Portal de Fornecedor Completar registro 3. Completar registro Assim que a sua Unidade de inscrição de Fornecedores aprovar sua pré-inscrição, você receberá uma notificação do sistema informando seus dados de acesso (ID do usuário e senha temporária que você terá que modificar na primeira vez que acessar ao Portal do Fornecedor). Acesse com seus dados enviados através da plataforma. Altere a senha temporária pela sua senha e preencha a pergunta secreta

13 Portal de Fornecedor Completar registro 3. Completar registro A primeira vez que o usuário acessa à plataforma, é necessário aceitar as condições relacionadas ao uso do portal do fornecedor. NOTA: não se trata da assinatura do contrato de comércio eletrônico

14 Portal de Fornecedor Completar registro 3. Completar registro Acesse a Preferências Acesse a Atualizar seu perfil NOTA: No mesmo menu você pode alterar sua senha, pergunta secreta, idioma do portal, moeda etc

15 Portal de Fornecedor Completar registro 3. Completar registro Uma vez no seu perfil, você deve preencher a documentação solicitada. Da mesma forma, é necessário aceitar o certificado anticorrupção da Telefônica. Somente se você for trabalhar com a Fundação Telefônica ou com a Fundação Profuturo, também precisará aceitar os certificados para essas Fundações. Depois de selecionar "Enviar", suas informações de perfil serão enviadas para a Unidade de inscrição de Fornecedores para validação, e seu perfil não será mais editável. Se você quiser salvar as informações para continuar a editá-las mais tarde, pode fazê-lo selecionando "Salvar no rascunho"

16 Portal de Fornecedor Completar registro 3. Completar registro Se você selecionar essas caixas, uma nova seção do certificado anticorrupção correspondente aparecerá para cada uma dessas Fundações. Selecione apenas essas opções se você for trabalhar com essas Fundações. Indique as informações do representante legal de sua empresa. Você deve indicar SIM ou NÃO. Se você indicar NÃO, você deve indicar as razões no campo de comentários. Marca que garante que você tem os poderes necessários para aceitar o certificado

17 Portal de Fornecedor Completar registro 3. Completar registro Verifique se os dados existentes no seu perfil estão corretos e confirme a edição do seu perfil. Por favor, forneça os documentos necessários nesta seção. Se aparecer vazio, é porque a documentação não é necessária para o país do fornecedor. Se você precisar anexar vários arquivos, anexe todos eles em um único arquivo no formato compactado (.zip,.rar,...). No final, você deve selecionar "Enviar" para concluir a atualização do perfil e enviar as alterações

18 Concluir inscrição - Validação Validação Depois que as informações forem enviadas, elas serão validadas pela sua Unidade de inscrição de Fornecedores (seu status na plataforma será "Pendente Validação"). Se os dados forem validados e você já tiver o contrato de acesso à plataforma assinado, o status do seu perfil será alterado para o status "Ativo". Nesse status, você pode ser convidado e adjudicado nos processos do Grupo Telefônica. Caso os dados estejam incorretos ou incompletos, seu perfil será retornado ao status "Aprovado", informando que você deve concluir / revisar seus dados. O processo continua conforme descrito no primeiro ponto. Até você não completar seu perfil, você não poderá ser adjudicado nos processos do Grupo Telefônica. Caso tenha perguntas ou dúvidas sobre o processo de cadastro, entre em contato com sua Unidade de inscrição de Fornecedores (veja contatos por país)

19 04. Assinatura do contrato de acesso à plataforma 19 19

20 Assinatura do contrato de acesso à plataforma 4. Assinar contrato Para ser convidado às negociações, é necessário aceitar o contrato de acesso à plataforma. Seu contrato, bem como a taxa, dependerão do país de origem do fornecedor. Você pode acessar ao contrato na página inicial de sua sessão na Plataforma, na seção "Tarefas", conforme mostrado na captura de tela. Além disso, o usuário receberá uma notificação em seu informando sobre a tarefa e com um link que o redirecionará para o contrato. Se você tiver dúvidas sobre o conteúdo ou os termos do contrato, pode entrar em contato com o parceiro de negócios que corresponde ao país de origem da sua empresa (consulte os contatos). Selecione o ícone 20 20

21 Assinatura do contrato de acesso à plataforma 4. Assinar contrato 2. Seleccione ésta pestaña Selecione a aba indicada para acessar à visualização do contrato. Você deve abrir o formulário de dados e preencher as informações solicitadas. 3. Abra o formulário de dados e preencha-o

22 Assinatura do contrato de acesso à plataforma 4. Assinar contrato 6. Seleccione Salvar 4. Preencha as informações do formulário. Todos os campos são obrigatórios. 5. Selecione Tipo de Assinatura eletrônica 22 22

23 Assinatura do contrato de acesso à plataforma 4. Assinar contrato 7. Selecione Inicio 8. Selecione Formulário de Dados e Publicar 9. Selecione "Aprovação de Contrato (Fornecedor)" e "Aprovar"

24 Assinatura do contrato de acesso à plataforma 4. Assinar contrato 10. Clique em "OK" para aceitar o contrato. FIM DO PROCESSO O contrato foi assinado. A tarefa desaparecerá do seu menu depois de concluída

25 05. Renovação do registro do Fornecedor 25 25

26 Renovação do registro do Fornecedor Lembre-se de que você deve atualizar seu registro uma vez por ano, a partir do momento em que muda para "Ativo". A plataforma enviará uma comunicação automática, 60 dias antes do vencimento do seu registro, solicitando que você atualize seu perfil. Em caso de exceder a data de vigência sem atualizar seu cadastro, seu perfil irá para o status "Bloqueado por cadastro vencido", impedindo sua participação em novos processos de negociação. Caso tenha perguntas ou dúvidas sobre o processo de cadastro, entre em contato com sua Unidade de inscrição de Fornecedores (veja contatos por país). Você pode entrar diretamente na página (Portal de Fornecedores): Acesse com seus dados enviados pela plataforma 26 26

27 Renovação do registro do Fornecedor Acesse a Preferências Acesse a Atualizar seu perfil NOTA: No mesmo menu você pode alterar sua senha, pergunta secreta, idioma do portal, moeda etc

28 Renovação do registro do Fornecedor Uma vez no seu perfil, você deve verificar se seus dados ainda são válidos e você deve atualizar ou fornecer as informações solicitadas. Da mesma forma, é necessário aceitar o certificado anticorrupção da Telefônica. Somente se você for trabalhar com a Fundação Telefônica ou com a Fundação Profuturo, também precisará aceitar os certificados para essas Fundações. Depois de selecionar "Enviar", suas informações de perfil serão enviadas para a Unidade de inscrição de Fornecedores para validação, e seu perfil não será mais editável. Se você quiser salvar as informações para continuar a editá-las mais tarde, pode fazê-lo selecionando "Salvar no rascunho"

29 Renovação do registro do Fornecedor Se você selecionar essas caixas, uma nova seção do certificado anticorrupção correspondente aparecerá para cada uma dessas fundações. Selecione apenas essas opções se você planeja trabalhar com essas Fundações. Indique as informações do representante legal de sua empresa. Você deve indicar SIM ou NÃO. Se você indicar NÃO, você deve indicar as razões no campo de comentários. Marca que garante que você tem os poderes necessários para aceitar o certificado

30 Renovação do registro do Fornecedor Verifique se os dados existentes no seu perfil estão corretos e confirme a edição do seu perfil. Por favor, forneça os documentos necessários nesta seção. Se aparecer vazio, é porque a documentação não é necessária para o país do fornecedor. Se você precisar anexar vários arquivos, anexe todos eles em um único arquivo no formato compactado (.zip,.rar,...). No final, você deve selecionar "Enviar" para concluir a atualização do perfil e enviar as alterações

31 Renovação do registro - Validação Validación Depois que as informações forem enviadas, elas serão validadas pela sua Unidade de inscrição de Fornecedores (seu status na plataforma será "Pendente Validação"). Se os dados forem validados e você já tiver o contrato de acesso à plataforma assinado, o status do seu perfil será alterado para o status "Ativo". Nesse status, você pode ser convidado e adjudicado nos processos do Grupo Telefônica. Caso os dados estejam incorretos ou incompletos, seu perfil será retornado ao status "Aprovado", informando que você deve concluir / revisar seus dados. O processo continua conforme descrito no primeiro ponto. Até você não completar seu perfil, você não poderá ser adjudicado nos processos do Grupo Telefônica

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