Unidade 13: Classificação e Filtros *

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1 Unidade 13: Classificação e Filtros * material 2010 * 13.0 Introdução Planilhas nos ajudam a dar sentido aos dados. Duas das melhores formas de fazer isto são por meio da reordenação das mesmas ou da seleção de valores chave ou de tipos de valores. Suponha que você tem uma base de dados de dezenas de milhares de vendas de carros de segunda mão por certo período. Como você tentaria dar sentido a esses dados? Você talvez queira restringir o período abrangido. Você talvez queira saber qual foi o carro mais caro vendido. Talvez queira focalizar sua atenção em uma marca de carro em particular. Ou talvez queira saber se algum dos carros tinha direção no lado esquerdo. Para cada uma dessas perguntas você teria de fazer uma reordenação e seleções. Uma dica são as ferramentas de Classificação e Filtragem do Excel. Note que existem alguns truques extras que podemos utilizar na versão 2010, isto será abordado na seção Excel with Business 1 Unidade 13: Classificação e Filtros

2 13.1 Classificação Método rápido: o botão A Z Você é um professor e os resultados de sua sala em um teste recente foram os seguintes: Você poderia classificar pelo Primeiro nome (em ordem alfabética), pelo Segundo nome (em ordem alfabética) ou pela pontuação no teste (numericamente). Em qualquer um desses casos, você irá querer que toda a coluna seja movida, para que assim Hermione Wisson não se torne Hermione Fineberg. Você pode selecionar qual coluna você deseja que o Excel classifique ao fazer o seguinte: Clique em qualquer célula na coluna pela qual você quer que a tabela seja classificada A partir da lista, selecione Dados > Classificar e filtrar > Do maior para o menor Nota: quando você passa a seta sobre o botão A Z, caso a caixa de informação do Excel lhe peça para classificar do Menor para o Maior (ou do Maior para o Menor): 2010 Excel with Business 2 Unidade 13: Classificação e Filtros

3 você saberá que ele classificará com base em uma coluna de números. Clicar em Classificar de Z a A classificará a tabela. Utilizando este método, o Excel classifica automaticamente todas as colunas da tabela, e não apenas a coluna selecionada, mas ele a ordena pelos valores da coluna selecionada. Se em vez de ter selecionado uma célula na coluna de números você tivesse selecionado uma célula de uma coluna de textos, o Excel teria sugerido classificá-la de AZ invés do Maior para o menor. Caso você selecione todas as colunas na tabela (da parte superior à esquerda até a parte inferior) antes de classificar, o Excel se oferecerá para classificar por números. Isto ocorre devido à classificação ser baseada na célula ativa. Isto lhe exibiria: Note que o botão AZ teria classificado os dados exatamente da forma oposta, do menor para o maior (isto é um pouco confuso, já que A e Z são letras e não números!). Muitos usuários ficam preocupados com este método. Porque você só clica em uma única célula em uma única coluna, passando assim o sentimento de que o Excel possa ter 2010 Excel with Business 3 Unidade 13: Classificação e Filtros

4 classificado apenas uma coluna isolada, desse modo quebrando a coerência dos dados. A próxima seção deve tranquilizá-lo. Especificando os dados exatos pelos quais classificar O botão A Z supõe que você quer classificar toda a tabela da qual a célula selecionada faz parte. A suposição que ele faz é que a tabela que você quer classificar esta delimitada por células em branco, e que você deseja classificar tudo até aquele ponto. Isto pode nem sempre ser o caso você pode, em vez disso, especificar precisamente o que você deseja classificar. Seja muito cuidadoso ao fazer isto normalmente os dados serão guardados em registros com cada coluna contendo os dados relacionados em cada um de suas colunas então, normalmente, classificar qualquer outra coisa além da tabela completa destruirá a integridade de seus dados. Por outro lado, algumas vezes classificar apenas algumas colunas pode ser útil na manipulação de dados. Basta selecionar todos os dados nas colunas que você deseja classificar e então clique no botão A Z (ou Z A). Por exemplo, no caso de você querer classificar uma única coluna: 2010 Excel with Business 4 Unidade 13: Classificação e Filtros

5 Então, caso você queira continuar a associar Ed, Knight e 98, você deve Expandir a seleção. Isto deve fazer você sentir-se mais feliz sobre o processo. Caso queira classificar apenas a coluna B, clique em Continuar com a seleção atual. Neste caso, ainda que façamos a expansão da seleção atual, os nomes, sobrenomes e pontuações de teste ficam na mesma coluna. Então clique em Classificar... para conseguir um registro pelo segundo nome: A EwB recomenda a utilização de cabeçalhos. Isto não apenas lhe poupa de desmarcar uma caixa todas às vezes, também lhe ajuda a reconhecer qual coluna você deseja classificar (É mais fácil escolher a partir da Categoria de Departamento, Data, etc., do que por A, B, C talvez você não lembre deles tão facilmente.) Caso você desejasse um registro pelo primeiro nome, você faria o mesmo processo, mas dessa vez destacaria a primeira coluna. Classificação avançada Os botões AZ e ZA são fáceis de utilizar e funcionam bem para pequenos exemplos como o acima. Mas eles não possuem a habilidade de fornecer uma hierarquia de classificação (ex: classificar pelo sobrenome e depois pelo primeiro nome) e, para piorar, possuem a possibilidade de invalidar toda a sua base de dados ao classificar acidentalmente por uma única coluna. A EwB recomenda, portanto, o processo levemente mais formal exibido aqui, que utiliza o botão Classificar: Se você criou sua própria tabela sem linhas ou colunas em branco, então você deve ser capaz de selecionar qualquer célula dentro da tabela e o Excel irá automaticamente 2010 Excel with Business 5 Unidade 13: Classificação e Filtros

6 reconhecer a tabela inteira. Alternativamente você pode destacar todos os dados relevantes e clicar neste botão Classificar. Você então verá a seguinte janela: A partir desta janela: 1. Adicionar Nível para pedir que o Excel considere outra coluna em qual classificar. Por exemplo, se existirem quatro pessoas com sobrenome Patel em sua classe, você talvez queira especificar como os nomes duplicados devem ser ordenados e você provavelmente faria isto pelo primeiro nome. Você conseguirá isto adicionando um nível e Classificando pelo Primeiro Nome para aquele nível. 2. Classificar por para decidir por qual coluna você gostaria de classificar para cada nível de hierarquia. 3. Ordem para decidir de que forma você gostaria de classificar os dados (menormaior, AZ, etc.) 4. Meus dados contêm cabeçalhos para informar ao Excel se é preciso incluir a linha de dados do topo ou não. Se você desmarcar esta caixa, o Excel classificará todos os seus dados, incluindo a coluna do topo. Classificação horizontal Você também pode classificar os dados horizontalmente. Supondo que você desejasse rearranjar a tabela abaixo: 2010 Excel with Business 6 Unidade 13: Classificação e Filtros

7 De forma que os jornais fossem ordenados alfabeticamente da esquerda para a direita: Destaque uma tabela completa de dados Dados > Classificar Opções Classificar dados da esquerda para a direita Características específicas da versão 2007 No Excel 2007, além do valor da célula, você pode classificar pela cor da célula, cor da fonte e ícone da célula: 2010 Excel with Business 7 Unidade 13: Classificação e Filtros

8 Você talvez ache isso particularmente útil ao utilizar em conjunto com a formatação condicional (veja a Unidade 29). Problemas comuns Seleção não expandida (como descrito acima) Em grandes bases de dados com muitas fórmulas referindo-se a diferentes linhas ( ex: PROCV E ÍNDICE - CORRESP), a classificação pode invalidar as referências. Caso você precise classificar uma base de dados como essa, cole os valores primeiro apenas em uma nova folha. Valores em branco nos dados às vezes lhe impedem de selecionar todo o conjunto de dados rapidamente, então verifique todos os dados para garantir que tudo está selecionado Filtragem Você pode filtrar uma tabela de dados para esconder quaisquer linhas que contenham informações que você não deseje ver. Limpar o filtro exibe novamente as linhas filtradas e assim você poderá ver todos os dados novamente. Antes de você filtrar Assim como na classificação, certifique-se de que cada uma de suas colunas tem um cabeçalho (o que normalmente é o caso). Se não o Excel tratará a primeira coluna como o cabeçalho e não incluirá a mesma no processo de filtragem. Auto filtragem O método rápido e sujo do Excel para filtrar é excelente e direto. Basta clicar em Dados > Filtrar: 2010 Excel with Business 8 Unidade 13: Classificação e Filtros

9 Você então verá caixas suspensas no topo de cada coluna de seus dados. Clique em uma dessas: Várias opções serão exibidas a você, incluindo as opções de classificação. Ignoraremos essas opções, pois já as abordamos anteriormente. Na área marcada você pode ver várias caixas de checagem correspondentes a todos os diferentes valores nessa coluna. Então, aqui, caso você quisesse ver apenas os políticos Conservadores, você teria que desmarcar a Selecionar Tudo e marcar caixa Con para obter o seguinte subconjunto: 2010 Excel with Business 9 Unidade 13: Classificação e Filtros

10 Para remover o filtro basta clicar no botão de filtragem na parte superior outra vez e selecionar a opção Limpar filtro e você retornará tudo a seu estado anterior. Múltiplos filtros Você pode aplicar mais de um filtro. Então, para utilizar o exemplo acima, se estivéssemos interessados apenas nos MPs Conservadores na área de Londres nós também marcaríamos as caixas apropriadas na coluna Área: 2010 Excel with Business 10 Unidade 13: Classificação e Filtros

11 Produzindo assim: Filtro avançado Uma importante utilidade do Filtro avançado é a de produzir valores únicos a partir de uma lista com valores duplicados. Suponha que nos MPs do Reino Unido acima você queira uma lista de todas as áreas únicas. Clique em Filtro avançado para abrir: Escolha Copiar para outro local. Será oferecida então a oportunidade de onde colocar os registros únicos (Copiar para) apenas clique em uma célula onde você gostaria que a lista iniciasse (tenha cuidado para não escolher uma célula sob a qual existam dados, já que esse processo pode reescrevê-los) Excel with Business 11 Unidade 13: Classificação e Filtros

12 Escolha o intervalo da lista destacando a Coluna D (comas Áreas). Normalmente você excluiria o cabeçalho desta lista. Marque Somente registros exclusivos: O que resultará em: 13.3 Alternativas Você deve estar ciente de outras técnicas similares para organizar dados, as quais listaremos em ordem crescente de complexidade: 2010 Excel with Business 12 Unidade 13: Classificação e Filtros

13 Barra de status (veja Unidade 1: O Painel de Controle do Excel) Funções de MÁXIMO e MÍNIMO (veja Unidade 21: Resumindo Dados) Formatação condicional (Unidade 29: Formatação condicional) Função de CLASSIFICAÇÃO (RANK) (Veja Unidade 26: Técnicas de modelagem) Tabelas dinâmicas (Veja Unidade 22: Tabelas Dinâmicas) 13.4 Ferramentas do Excel 2010 Caixa de busca por filtro Uma nova característica do Excel 2010 permite que a lista de valores de filtragem disponível seja restrita a valores que correspondam com o que seja escrito dentro da caixa de busca no menu suspenso de filtragem. Isto seria muito útil para colunas que contém um grande número de valores diferentes. Filtrando e classificando por cores Isso não é tudo, caso você mude a fonte ou a cor da célula, seja manualmente ou através do uso de formatação condicional, então as opções de Filtrar por Cor da Célula, Filtrar por Cor da Fonte e Ícone de Filtragem por Célula ficam disponíveis: 2010 Excel with Business 13 Unidade 13: Classificação e Filtros

14 Assim como nas classificações padrão crescentes e decrescentes, você também pode classificar por cor utilizando o mesmo conjunto de opções já que o filtro possibilita isso com a adição de uma opção personalizada de classificação que lhe permite definir a ordem exata na qual você quer que os atributos das células sejam classificados: 2010 Excel with Business 14 Unidade 13: Classificação e Filtros

15 Filtragem e classificação de cabeçalhos No Excel 2007, quando você deslizava uma tabela de forma que a linha de cabeçalho não fosse mais visível, os cabeçalhos substituíam os títulos das colunas, mas sem exibirem os indicadores de classificar/filtrar e de configurações. No Excel 2010 os títulos agora funcionam da mesma forma que cabeçalhos reais de tabela: 2010 Excel with Business 15 Unidade 13: Classificação e Filtros