Unidade 21: Resumindo Dados

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1 Unidade 21: Resumindo Dados 21.0 Introdução Grandes (ou mesmo não tão grandes) tabelas de dados e textos no Excel podem parecer assustadoras. Mas o Excel tem a habilidade de fazer descrições simples dessas tabelas, categorizando seu conteúdo, resumindo essas categorias e dando sentido aos resultados. Esta unidade aborda como utilizar o Excel para compreender tais tabelas de dados Características de um conjunto de dados Descrevendo todos os dados É comum a necessidade de resumir um conjunto de números de forma muito concisa, até mesmo com apenas um número. Existe um pequeno conjunto de funções do Excel que fazem isso para todas as células que são especificadas como entradas para a mesma: SOMA CONT.NÚM COUNTA MED MÁXIMO MÍNIMO O uso da CONT.NÚM, COUNTA e SOMA é abordado na Unidade 20, Funções Matemáticas. Nós abordamos as outras na lista acima. MED A função MED calcula a média de todas as células contendo números e que foram especificadas como entradas. MED (A1:B2) é equivalente a SOMA(A1:B2)/CONT.NÚM (A1:B2). A fórmula =MED(G1:H4;J1) calcula a média dos resultados de todas as células no intervalo G1:H4 e da célula J Excel with Business 1 Unidade 21: Resumindo Dados

2 A expressão contendo números na definição é importante. Se você possuir dados onde uma célula vazia significa que sua quantidade é zero (por exemplo, em uma base de dados de vendas, uma célula em branco pode significar nenhuma venda por um certo período), a função MED produzirá o resultado errado, pois essa célula será ignorada ao invés de ser contada como zero. Nós recomendamos que a função MED seja utilizada com cuidado (e com moderação). Pela razão mencionada acima e porque, geralmente, é mais óbvio entender o que está ocorrendo se o cálculo estiver dividido em SOMA/CONT.NÚM. MÁXIMO ou MÍNIMO Essas duas funções trabalham exatamente da mesma forma que as funções acima, mas retornam o maior (ou o menor) valor de célula nas células especificadas como entradas. Elas são úteis como uma verificação de que todos os seus dados estão dentro de uma variação esperada. Barra de Status A Barra de Status do Excel (veja a Unidade 1: O Painel de Controle do Excel) reporta as simples características por todas as células selecionadas seu valor médio, o número de células selecionadas que possuem conteúdo e seu valor somado (SOMA). Neste exemplo, todas as células no retângulo escuro são selecionadas e esses resultados são reportados na Barra de Status na parte inferior da captura de tela Excel with Business 2 Unidade 21: Resumindo Dados

3 Você pode alterar essas configurações padrão por exemplo, de forma que o Máximo das células selecionadas também seja reportado ou para impedir que uma das características seja exibida basta dar um clique com o botão direito na Barra de Status para essas opções de personalização: Tome cuidado ao utilizar a barra de status de Contagem. Assim como a função CONT.VALORES (e não como a função CONT.NÚM) a Barra de Status inclui células que não são formatadas como números. Se você quiser excluir células formatadas como texto da contagem da Barra de Status, você precisará especificar uma Contagem Numérica Contagem condicional Até o momento, nesta unidade, estamos utilizando o Excel para descrever o conjunto de dados como um só. Agora nós nos concentraremos em como descrever categorias em meio a dados. Um exemplo de tipo de base de dados da qual estamos falando é mostrada nessa planilha: 2010 Excel with Business 3 Unidade 21: Resumindo Dados

4 Se quisermos saber quantos funcionários existem em cada equipe nós poderíamos contá-los manualmente caso a base de dados fosse pequena. Se ela fosse maior nós poderíamos classificar as linhas pelo nome da equipe (veja a Unidade 13: Classificação e Filtros) e isso tornaria a contagem manual um pouco mais fácil. Mas caso a base de dados fosse muito grande, ou fosse sujeita a atualizações periódicas, o método manual consumiria muito tempo. Invés disso existe uma função que pode ser utilizada para contar células (da mesma forma que a CONT.NÚM faz), mas apenas se o conteúdo das células for algo em particular. Esta função é chamada CONT.SE. Na planilha mostrada acima, especificando =CONT.SE (B2:B12;"Strategy") Strategy = Estratégia verificará no intervalo B2:B12 (a primeira entrada) quantas células exatamente contém a entrada Strategy. O resultado será 3. O Excel chama o conjunto de células sendo contado (B2:B12 neste exemplo) de intervalo e chama o texto que seleciona qual dessas células será contada (neste exemplo, o conteúdo Strategy ) de critérios. Coisas a serem observadas ao utilizar o CONT.SE desta forma: 2010 Excel with Business 4 Unidade 21: Resumindo Dados

5 Os dados que você deseja contar devem ser inseridos como uma segunda entrada e entre aspas ( Strategy no exemplo acima). Todo o conteúdo da célula deve corresponder àquela sequencia a fim de ser contado então, por exemplo, caso no exemplo acima uma célula possuísse o texto Strategy Director, ela não seria contada. A correspondência não diferencia maiúsculas de minúsculas; uma célula contendo strategy também seria contada. Se você estiver contando números você pode escolher não incluir as. É um bom habito corrigir a referência de intervalo como absoluta (veja a Unidade 11 sobre referências de células). Então, no exemplo acima, o intervalo deveria ter sido inserido como $B$2:$B$12. Conte células em branco ao inserir "" como o segundo argumento: CONT.SE (C7:C14,"") 21.3 Contando categorias A função CONT.SE se torna muito mais poderosa se o critério for contido em uma célula em vez de inserido na fórmula como ocorre em Strategy já que ela permite a contagem de várias categorias diferentes no conjunto de dados. Como de costume, a melhor forma de compreender isto é através de um exemplo. Revisitando nosso exemplo da seção anterior, agora substituímos Strategy na fórmula com um link para a célula D3 que contém a palavra Strategy. O resultado dessa fórmula é exatamente o mesmo caso tivéssemos digitado Strategy em vez de D3 mas agora podemos copiar a célula E3 para E4, E5 e E6 e a função CONT.NÚM funcionará para os outros Nomes de Equipe (Team name) também Excel with Business 5 Unidade 21: Resumindo Dados

6 Agora é aparente porque foi uma boa ideia corrigir a referência de intervalo assim, quando a fórmula é copiada para baixo, o intervalo se mantém o mesmo e apenas a categoria de contagem muda. Utilizar essa técnica permite que simples resumos sejam produzidos rapidamente a partir de grandes bases de dados. Dica Utilize Dados > Classificação e Filtro > Avançado para produzir uma lista única (veja a Unidade 13: Classificação e Filtros) de categorias para contagem. Uso avançado Você pode combinar colunas (ex: inserindo o seguinte na célula C1 = A1&B1) para produzir categorias combinadas. Por exemplo, você pode combinar colunas que contenham sabores de bebidas leves e tamanhos de embalagem para produzir entradas como COLABOTTLE ou COLACAN. Isto constrói categorias mais detalhadas com as quais a CONT.SE pode ser utilizada. Tabelas Dinâmicas (veja a Unidade 22: Tabelas Dinâmicas) também podem ser a solução aqui Excel with Business 6 Unidade 21: Resumindo Dados

7 21.4 Somando categorias Assim como a função CONT.SE permite a contagem por categorias, a SOMASE faz a soma dos números por categoria. Esta planilha expande nosso exemplo de base de dados para incluir o número de dias que cada funcionário teve de férias. Agora, invés de contar linhas da base de dados para cada equipe, como fizemos no exemplo do CONT.SE, queremos somar os dias de férias de cada equipe. A SOMASE necessita de um intervalo extra como sua terceira entrada (destacada em roxo na planilha acima). Este intervalo extra possui os valores a serem somados. Normalmente a sintaxe para a função SOMASE é a seguinte: SOMASE(<intervalo de entradas a serem comparadas >,<texto de comparação >,<intervalo de números para somar >) 2010 Excel with Business 7 Unidade 21: Resumindo Dados