Termo de Abertura do Projeto

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1 Termo de Abertura do Projeto Termo Abertura do Projeto Ao trabalharmos com projetos, o Termo de Abertura, ou TAP, é o documento que nos fornece segurança para assumir responsabilidades sobre os recursos da empresa, sejam eles humanos, materiais ou mesmo financeiros. Desta forma, para que possamos conduzir um novo projeto com a responsabilidade e autoridade necessária é necessário e elaboração do tão conhecido Termo de Abertura. Introdução O Termo de Abertura do Projeto (TAP), também conhecido como Project Charter é o documento que autoriza formalmente o início de um projeto. É o primeiro documento forma que deve ser criado pelo Gerente de Projetos ou pelo menos com sua participação pois, é través deste que ele recebe a autoridade necessária para utilizar os recursos da empresa dentro das atividades necessárias para a realização do projeto. O Termo de Abertura possui diversas informações, porém ainda em um nível não tão profundo de detalhes, tais como estimativas iniciais, prazos e recursos necessários. Respostas Para Permite assim responder a questões como: O que deve ser feito para atingir o objetivo do projeto? Como deve ser feito? Quem o vai fazer? Quando deve ser feito? Conteúdo Dentro deste documento devemos descrever os itens abaixo, mas não se limitando a: Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente; Objetivos do projeto (que devem ser SMART); Propósito ou justificação do projeto; Stakeholders do projeto e os seus papéis e responsabilidades; Expectativas dos stakeholders; Identificação do gestor do projeto e nível de autoridade do gerente; Cronograma dos marcos do projeto; Premissas, ou pressupostos, organizacionais (fatores considerados verdadeiros, reais ou certos); Restrições organizacionais (fatores que limitam as opções da equipa); Investimento orçamento preliminar; Constrangimentos e riscos; Descrição dos subprodutos identificados; Marcos identificadas. Processos O Termo de Abertura do Projeto está relacionado com os seguintes processos: Processos Saída Desenvolver Termo de Abertura Entrada Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Coletar Requisitos Definir o Escopo Identificar as Partes Interessadas

2 Download Modelo gp4us Termo de Abertura do Projeto. Fases de um Projeto e seu Plano Sumário Fases de um Projeto e o Plano Sumário Olá Gerente de Projeto. Quando iniciamos no mundo do Gerenciamento de Projetos, um dos primeiros conceitos que tomamos conhecimentos diz respeito a categorização das fases, ou melhor, em Grupos de Processos. Segundo o PMBOK 5º Edição, são eles: Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento e Controle; Encerramento. Os processos apresentados em cada fase são elementos distintos e muito bem definidos. Porém, na prática, eles se sobrepõem e interagem entre si. O PMBOK descreve-os como como guias para aplicação de conhecimento e habilidades durante todo o projeto. Tais grupos de processos encontram-se vinculados através das saídas que cada um produz onde a saída de um processo normalmente torna-se a entrada de outro. Raramente são eventos distintos que ocorrem uma única vez. A figura abaixo apresenta a forma como os processos interagem entre si e apresenta o nível de sobreposição em várias situações.

3 Iniciação Apresenta os processos necessários para a definição de um novo projeto ou uma nova fase através da obtenção de uma autorização para iniciar o projeto ou fase. Neste primeiro momento devemos identificar a real necessidade do projeto para a organização, a viabilidade do mesmo, orçamentos e cronogramas em um nível ainda macro. Deve estar conectada com a estratégia organizacional desde a fase de idealização até o momento de elaboração do escopo preliminar e uma ligação clara como os objetivos estratégicos que deverão atendidos. Porém a criação dos conceitos básicos exigem cuidados quando necessita alto investimento, e aspectos relacionados as políticas internas. Principais atividades: Solicitação do Cliente e Contexto Operacional do Negócio; Identificação das Partes Interessadas; Desenvolvimento do Termo de Abertura identificando suas razões; Descrição básica do escopo, duração, previsão dos recursos); Identificação do porte do projeto e se há necessidade de mesmo ser quebrado em fases. Caso haja, o mesmo será realizado na próxima fase: Planejamento. De acordo com o PMBOK temos os seguintes processos: Desenvolver o termo de abertura do projeto; Identificar as partes interessadas. Planejamento Descreve os processos necessários para definir o escopo, refinar os objetivos e definir a linha de ação necessária para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado. Principais características: Construir progressivamente a estruturação das tarefas no tempo e suas interdependências junto a aspectos financeiros; Analisar os impactos gerados por riscos, mudanças e ajustes; Definir e aperfeiçoar o escopo, custo e o agendamento das atividades, através da coleta de informações; De acordo com o PMBOK temos os seguintes processos: Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto; Planejar o gerenciamento do escopo; Coletar os requisitos; Definir o escopo; Criar a estrutura analítica do projeto EAP; Planejar o gerenciamento do cronograma; Definir as atividades; Sequenciar as atividades;

4 Estimar os recursos das atividades; Estimar a duração das atividades; Desenvolver o cronograma; Planejar o gerenciamento de custos; Estimar os custos; Determinar o orçamento orçamentação; Planejar o gerenciamento da qualidade; Planejar o gerenciamento dos recursos humanos; Planejar o gerenciamento das comunicações; Planejar do gerenciamento de riscos; Identificar os riscos; Realizar análise qualitativa dos riscos; Realizar análise quantitativa dos riscos; Planejar as respostas aos riscos; Planejar o gerenciamento das aquisições; Planejar o gerenciamento das partes interessadas; Dentre todos os processos acima cabe ao Gerente de Projeto e da Equipe determinar, a partir do tamanho do projeto, quais processos serão utilizados. Execução Apresenta os processos necessários para executar o trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto, afim de satisfazer as especificações do projeto. Principais características: Reunir as pessoas e recursos, para concretizar as ideias, manifesto através de ação; E constituído de processos que visão terminar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, e envolve coordenação de pessoas e recursos sejam eles humanos, materiais ou financeiros; Aborda o escopo e implementa mudanças; De acordo com o PMBOK temos os seguintes processos: Orientar e gerenciar o trabalho do projeto; Realizar a garantia da qualidade; Mobilizar a equipe do projeto; Desenvolver a equipe do projeto; Gerenciar a equipe do projeto; Gerenciar as comunicações; Conduzir as aquisições; Gerenciar o engajamento das partes interessadas. Monitoramento e Controle São os processos exibidos para analisar, acompanhar, e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificando quaisquer áreas nas quais pode ser necessário realizar alterações no plano, iniciando assim, as mudanças necessárias. Principais características: Identificar variações relacionadas ao planejamento, podendo atuar corretivamente na execução ou adequar eventos futuros; Observar a execução no intuito de medir o desempenho, recomendar ações antecipando problemas e controlar mudanças através de monitoramento continuo; Várias fases podem ser aplicadas a fim de implementar ações, quando as variações comprometerem os objetivos; De acordo com o PMBOK temos os seguintes processos: Monitorar e controlar o trabalho do projeto; Realizar o controle integrado de mudanças; Validar o escopo; Controlar o escopo; Controlar o cronograma; Controlar os custos; Controlar a qualidade; Controlar as comunicações; Controlar os riscos; Controlar as aquisições; Controlar o engajamento das partes interessadas. Encerramento

5 São os processos necessários para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, objetivando encerrar, formalmente, o projeto ou fase. Principais características: Aceite do resultado ou produto. Processos para finalizar todas as atividades, e segundo PMBOK : encerramento de projetos e encerramento de aquisições. De acordo com o PMBOK temos os seguintes processos: Encerrar o projeto ou fase; Encerrar as aquisições. Unificando todos os projetos, temos as seguintes interdependências: Plano Sumário O objetivo de um Plano Sumário de Projeto consiste em descrever todos os procedimentos, políticas e práticas para a execução de um projeto. Trata-se de uma forma organizada e resumida de apresentar os principais os principais elementos planejados para o projeto, estabelecendo a melhor conectividade e as justificativas para a relação objetivo superior. Os tópicos descritos em um Plano Sumário do Projeto são descritos abaixo. Vale lembrar que nem todos os tópicos apresentados devem ser utilizados, cabendo a organização identificar os tópicos necessários a partir do projeto selecionado. Quais os conceitos e ideias a serem atendidas? Quais os limites a serem respeitados? O que é? O que não é? Que aspectos devem ser melhor avaliados? Por que deve ser realizado? Conectividade com o planejamento estratégico, outros projetos ou planos; Considerar a interdependência e a complexidade entre produtos e a estrutura ou as atividades necessárias; Produtos a serem gerados; Descritivo, especificações das entregas; Analise do ambiente e características gerais; Quais são as oportunidades a serem exploradas Quais são os principais problemas da situação que pretendemos mostrar; Quais as causas destes problemas e quais são seus efeitos; Que organizações instituições, pessoas, ou grupos estão ligados ao assunto; Quais são as possíveis resistências; Premissa Delimita as condições para realização do projeto:

6 Ambiente; Estrutura Organizacional; Estrutura Humana; Estrutura Financeira. Restrições Limitações para realizar o projeto (preferência da equipe de gerenciamento, tecnologia, partes interessadas mais atuantes); Análise de riscos Ter a percepção adequada aumenta a probabilidade de sucesso. Riscos para viabilização; Quais os tipos de riscos (financeiros, estratégicos, tecnológicos, ambientais); Quais os riscos existentes para execução dentro dos prazos, dos recursos e dos indicadores estabelecidos; Deve-se dimensionar os riscos de acordo com o possível impacto, a urgência e probabilidade de ocorrência; Riscos podem ser administrados por meios de contingenciamento financeiro; Benefícios potenciais justificam os riscos; Ciência dos riscos por parte das Partes Interessadas; Objetivos específicos, entregas e indicadores; O que necessita ser realizado para atender o escopo; Como descreveríamos a situação depois do termino do projeto com sucesso; Quais produtos ou serviços serão gerados com as principais atribuições e características; Quais os principais indicadores utilizados; Quais os valores estimados de retorno (PayBack, TIR, ROI, etc); Principais atividades, recursos e custos; Após a clareza do escopo, objetivos específicos, entregas, e possível estabelecer com mais segurança as principais atividades, os recursos e custos. Estruturação, organização da equipe básica; Referências PMI (Project Management Institute). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição. Newtown Square: Project Management Institute, 2013; Stakeholders Técnicas de Engajamento Técnicas de Engajamento

7 Muito se ouve falar sobre Partes Interessadas ( Stakeholders ) e os efeitos, positivos ou negativos, que os mesmos possuem sobre o projeto a partir do nível de engajamento dispendido por cada um. Muito se fala em estarmos próximos a elas, direta ou indiretamente, influenciá-las, monitorá-las e, ultimamente, engajá-las. A dúvida que fica é como realizar esse processo para afim de obter sucesso? O PMBOK 5 possui uma Área de Conhecimento específica para isso, apresentando algumas ferramentas muito úteis que podem ser aplicadas no dia a dia pelo Gerente de Projeto. Este artigo tem o objetivo de apresentar as principais Partes Interessadas em um projeto e descrever, com um pouco mais de detalhes, os mecanismos que podem ser utilizadas para engajar tais Partes. Deixe seu comentário ou questionamento caso não tenha entendido alguma parte do texto ou então fique a vontade para compartilhá-lo Vamos começar? Definição Segundo o PMBOK : Uma Parte Interessada é um indivíduo, grupo ou organização que pode afetar, ser afetada ou sentir-se afetada por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto. Partes Interessadas podem estar ativamente envolvidas no projeto e terem seus interesses afetados positiva ou negativamente, dependendo do bem ou mal que o projeto lhe proporcionará. Tomemos como exemplo um Gerente de Contas que necessita, com urgência, de alterações em um módulo financeiro do Sistema de Retaguarda da Organização. Por outro lado, temos na empresa um Gerente de Compras que por sua vez encontra-se satisfeito com o processo de Compras utilizado. Ambas são Partes Interessadas para um projeto que visa modificar a forma como o processo de compras será realizado. Esta é uma situação de extrema importância pois a realização do projeto terá impacto negativo em ambas as Partes. Por mais alinhado que possa estar o projeto o mesmo sofrerá uma forte resistência, tanto do setor de Contas quanto Compras pois o mesmo não atenderá as necessidades de cada um, apesar de ser necessário segundo a Visão da empresa.

8 Classificação A imagem abaixo, presente no Guia PMBOK, Pág. 30, apresenta a relação entre o projeto, o gerente de projeto, a equipe do projeto e outras Partes Interessadas. Elas possuem vários níveis de autoridade e responsabilidade que podem sim variar durante a execução do projeto. Por este motivo, o monitoramento constante e contínuo, e o entendimento e balanceamento de suas expectativas e exigências destas Partes torna-se especialmente importante para o sucesso do projeto. Identificação Patrocinador Pessoa ou grupo que fornece os recursos necessários para a execução do projeto. Cliente e Usuários Pessoas internas ou externas a organização que utilizarão o produto ou serviço. Vendedores e Fornecedores Empresas externas contratadas através de um contrato formal que fornecerão recursos ou serviços para execução do projeto. Gerentes Funcionais Pessoas dentro da organização que desempenham papel gerencial. Gerente de Projeto Pessoa responsável por executar as atividades necessárias para conclusão do projeto. Escritório de Projetos Célula da organização cuja função é prover suporte ao projeto e aos Gerentes de Projeto de várias formas. Equipe do Projeto Todos os recursos humanos da organização que participam da execução do projeto de alguma forma. Outras Partes Interessadas Podem ser órgãos públicos, ONG s, instituições financeiras, especialistas em determinada área de conhecimento, consultores ou qualquer um que possa, novamente, contribuir ou ser afetada pelo projeto. Para que seja possível realizar o mapeamento de forma correta o Gerente de Projetos deve buscar: Identificar as categorias das Partes Interessadas a partir da cadeia de valor da empresa; Aplicar os critérios de priorização definidos e selecionar as categorias das Partes Interessadas correspondentes; Listar pessoas que representem cada subcategoria das

9 Partes Interessadas a ser envolvido; Pesquisar dados secundários: documentos / web pesquisar documentos como o organograma e a cadeia de valor da empresa para checar os públicos (interno ou externo); Identificar subcategorias das Partes Interessadas a partir de brainstorming coletivo; Se necessário, realizar um trabalho de campo ou contar com parceiros que possam auxiliar na tarefa. Mapeamento Várias são as formas de se classificar as Partes Interessadas do projeto com o objetivo de exercer maior influência e controle sobre elas. Em um primeiro momento as Partes Interessadas devem ser classificadas como: Primárias Estão diretamente relacionados com a cadeia de valor da empresa. Empregados (gestores e operacionais diretos e indiretos); Investidores e proprietário; Clientes Fornecedores e parceiros. Secundárias Público que tem interesse e influência no negócio mesmo sem participar diretamente de sua cadeia de valor. Governo / Legislação ONGs / Sociedade civil; Sindicatos; Mídia; Associações comerciais; Competidores; Comunidade local. Priorização Após a identificação das Partes Interessadas em Primárias ou Secundárias é necessário aplicar os Critérios de Priorização identificando onde cada Parte Interessada se encaixa. Muitos são os critérios de priorização que podem ser utilizados não existindo o melhor ou o pior. O dia a dia de cada, a cultura, o ambiente e a forma como a Organização age nos fornecerá informações sobre quais critérios serão utilizados. São eles: Dependência Nível de dependência da Parte Interessada em relação à Organização. Essa dependência pode ser em relação a recursos financeiros (salários, investimentos, pagamentos, doações e afins) ou não financeiros (insumos, trabalho, produtos, serviços). Impacto Grau de alteração sofrida pela Parte Interessada por atividades e ações da Organização podendo ser no meio físico ou social. Influência Grau de interferência que a Parte Interessada pode exercer na tomada de decisão ou no andamento do projeto, sem necessariamente ter poder formal para tanto. Poder Domínio de responsabilidade formal (legal, financeira, governança e/ou operacional) estabelecido por meio de normas, contratos, políticas ou outros documentos normativos. Proximidade da relação Grau de proximidade das Partes Interessadas em relação à Organização. Inclui as Partes internos como empregados diretos e indiretos e externos como parceiros, fornecedores, governo e aqueles que vivem próximo aos locais de produção. Urgência ou Tensão Grau de urgência e tensão das Partes Interessadas em relação a uma situação específica.

10 Representação Partes Interessadas que se apresentam com legitimidade para representar o interesse ou a voz de um grupo impossibilitado de se expressar diretamente, como futuras gerações ou meio ambiente. Ponto de vista Partes Interessadas que podem trazer um ponto de vista menos conhecido, normalmente pelo perfil pessoal, mas também pelo contexto que vivencia. Após a identificação dos Critérios de Priorização a serem utilizados podemos agrupar todas as Partes Interessadas em uma única Matriz como a apresentada abaixo, afim de identificar a relevância de uma. Engajamento Pode ser entendido como o processo através do qual incluímos o ponto de vista da Parte Interessada no processo decisório da Organização. Desta forma, conseguiremos ampliar a percepção de cada Parte, o que nos permitirá desenhar estratégias de atuação mais adequadas para cada uma delas. Segundo o PMBOK 5, Pág. 401, os níveis de engajamento podem ser classificados como: Desinformado; Resistente; Neutro; Fornece Apoio; Uma matriz nova matriz deverá ser elaborada pelo Gerente de Projeto identificando o quão engajado cada parte se encontra e trabalhando constantemente para vencer as lacunas que as de apoiar o projeto. A mesma pode ser preenchida com as letras C indicando o estado Corrente e D para Desejado. Além da matriz apresentada acima, outros modelos também podem ser utilizados para classificar as Partes, tais como Grau de Poder x Influência; Grau de Influência x Impacto; Grau de Interesse x Poder; Grau de Influência Possas responsáveis pelas decisões, pela administração de processos ou mesmo formadores de opinião:

11 Interesse Pessoas que possuem ou não interesse pela realização e entrega do projeto; Grau de Poder Pessoas que possuem uma alta posição hierárquica dentro da organização, pelo carisma ou mesmo pela liderança apresentada pela Parte Interessada; Grau de Impacto Pessoas que podem efetuar mudanças no planejamento ou mesmo execução do projeto. Norteadores do Engajamento O principal objetivo a ser atingido com o processo de engajamento é dar voz as Partes Interessadas. Tais norteadores podem ser assim classificados: Inclusividade Diretamente relacionado ao nível de participação das Partes Interessadas que impactam e são impactadas, na busca por melhores soluções aos desafios de sustentabilidade. Materialidade Identificação das questões mais relevantes da Organização e Partes Interessadas, podendo impactar na estratégia definida pela própria. Responsividade Resposta dada pela Organização sobre assuntos materiais por meio de decisões, ações e execução de atividades, além da própria comunicação. Nível de Engajamento Durante a execução do projeto caberá ao Gerente de Projeto utilizar as ferramentas descrias abaixo para manter as Partes Interessadas apoiando o projeto. As que por algum motivo não apoiam devem receber uma atenção especial aplicando-se: Consulta Procura identificar o ponto de vista das Partes, não havendo, entretanto, diálogo com a Organização. Exemplos são iniciativas de averiguação de temas de interesse das Partes para a construção de teste de materialidade ou percepção sobre novo produto ou conceito. Diálogo Nível avançado de envolvimento das Partes Interessadas onde as mesmas são convidadas a participação sobre a discussão de um determinado tema ou assunto que poderá afetar a execução do Projeto. Resolução de Conflitos Processo de diálogo entre a Organização e as Pares Interessadas cujo objetivo final é eliminar uma situação de conflito ou disputa de interesses. Quanto maior for o diálogo e mais aberta a relação entre as Partes, mais duradoura serão as decisões pós-conflito. Parceria Formalização e desenvolvimento de uma parceria que visa beneficiar ambas as Partes. Geralmente esta associada à negociação, deveres e ganhos, firmada através de termos contratuais. Empoderamento Nível mais elevado dentre todos, pois através dele fornecemos maior poder às Partes para a tomada de decisões. Exemplo disso é a participação de stakeholders em conselhos de administração ou conselhos consultivos. Para se atingir o sucesso pretendido no processo de engajamento das Partes Interessadas várias metodologias podem ser aplicadas. Segundo Mille Bojer, Heiko Rochl, Marianne Knuth no livro Mapeando diálogos, algumas opções são:

12 Monitoramento É importante que o Gerente de Projeto monitore constantemente o nível de engajamento presente em cada Parte Interessada do projeto sem deixar nenhuma pessoa de fora do seu círculo de influência. Durante o processo de monitoramento algumas questões podem ser levantadas como ponto de partida. Os objetivos estavam claros? A Parte Interessada envolvida respondeu de forma produtiva ao diálogo proposto? O tema abordado era de interesse das Partes Interessadas e da organização? A metodologia utilizada foi adequada? A logística atendeu às necessidades? Quais os aprendizados extraídos da experiência? No caso de uma avaliação da qualidade do resultado, procure refletir sobre: Como a atividade foi avaliada pela Parte Interessada? O resultado objetivo atende às necessidades da Organização? Download Planilha de Controle das Partes Interessadas. Conclusão Existem várias técnicas e mecanismos que podem ser utilizados para aproximar as Partes Interessadas das decisões do Projeto. Estas opções devem ser utilizadas pelo Gerente de Projetos que, por sua vez, deve identificar quais técnicas podem ser aplicadas e quais serão descartadas. Uma boa identificação das Partes Interessadas aumenta, em muito, as chances de sucesso do projeto. Mas o processo de engajamento das Partes, trazendo-as para próximo da Organização, ouvindo suas preocupações, esclarecendo suas dúvidas, permitindo sua participação ativa no projeto oferecerão oportunidades singulares para obtenção do sucesso na conclusão do projeto. Até lá. Bibliografia PMI Um guia do conhecimento em gerenciamento de

13 projetos. Guia PMBOK 5a. ed. EUA: Project Management Institute, 2013; BOURNE, Lynda. Stakeholders relationship management: a maturity model for organizational implementation. England: Gower Publishing Limited, Livro Mapeando Diálogos, Mille Bojer, Heiko Rochl, Marianne Knuth.